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PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION

YMANTENIMIENTO DEL REGISTROGENERAL DE LEGAJOS PERSONALES2015Gerencia de Recursos HumanosGrupo SFB CorporativoClnicas Maison de SantDIRECTIVA DE GESTION: Gerencia de Recursos Humanos

Ing. Alfredo Escudero Ramos

PREPARADO POR: Sra. Maritza Lozano Lozano

Jefe de Planillas

REVISADO POR: Gerente de Planemiento y Lic. Emilio GarcaAPROBADO POR: Gerente General Grupo Corporativo SFB

Dr. Vidal Huamn CruzDESCRIPCION: Registro general de Legajo PersonalPERSONA RESPONSABLE DEL REGISTRO: Guillermo Boggiano PomianoOFICINA DE CONTROL Y MANTENIMIENTO: Carlos Vela Lorenzo

CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. CAMPO DE APLICACIN

3. BASE LEGAL

4. RESPONSABILIDADES

5. APROBACIN Y ACTUALIZACION

6. CARACTERISTICAS DEL LEGAJO PERSONAL7. ORGANIZACION DEL LEGAJO PERSONAL7.1 Apertura del Legajo Personal

7.2 Datos Personales y Familiares7.3 Contratos y Condiciones Laborales7.4 Beneficios Laborales7.5 Estudios y Capacitacin7.6 Licencias7.7 Mritos

7.8 Sanciones7.9 Registro de Asistencia

7.10 Produccin Intelectual y Cultural

7.11 Situacin y archivo del Legajo Personal

8. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

9. INSTRUCCIONES PARA LA CLASIFICACION DE DOCUMENTOS PERSONALES

1. OBJETIVOEl objetivo fundamental de este instrumento es normar el proceso de elaboracin de los Legajos del personal que permita una mejor organizacin, mantenimiento y custodia de los legajos de los trabajadores y otros de la institucin, que desarrollan funciones bajo el Decreto Legislativo N 728 Ley de la Productividad y Competitividad Laboral del TUO, a fin de obtener informacin actualizada y confiable para la evaluacin continua de los colaboradores del Grupo Corporativo SFB y mantener un orden que permita el control de la informacin. 2. CAMPO DE APLICACIONEs de aplicacin en la Oficina de Registro y Control los criterios tcnicos que permitan organizar, implementar, mantener y depurar los legajos personales.3. BASE LEGAL3.1 Decreto Legislativo N 728 Ley de Productividad y Competitividad Laboral

3.2 D.S. N 003-97-TR TUO

3.3 Ley N27444 Ley del procedimiento administrativo general

3.4. Resolucin Jefatural N 019-95-INAP/DNP, Manual Normativo de Personal para el Legajo Personal4. RESPONSABILIDADES

El Gerente de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente procedimiento. El Administrador de Recursos, se reservar del derecho de verificar la autenticidad y/o veracidad de los documentos presentados, si se detectara irregularidades se considerar como falta grave de carcter disciplinario, adoptndose las medidas pertinentes.5. APROBACION Y ACTUALIZACION El Gerente General del Grupo Corporativo SFB, aprobar el presente procedimiento.

El Gerente de Recursos Humanos, evaluar permanentemente lo dispuesto en el presente procedimiento, a fin de asegurar su aplicacin y constante actualizacin.

6. CARACTERISTICAS DEL LEGAJO PERSONAL El legajo personal es un documento oficial de carcter estrictamente confidencial, en donde se archivan los documentos personales y administrativos del trabajador a partir de su ingreso a la institucin y se incrementar con los que genere durante su trayectoria laboral.

La administracin y custodia del legajo personal depende directamente de la Jefatura de Administracin de Recursos, bajo la supervisin del encargado del control y mantenimiento de los legajos, asumiendo ambos la responsabilidad de la conservacin de los archivos y la actualizacin de los documentos contenidos en la misma. Igualmente asumen responsabilidad los servidores que manipulen dichos documentos.

Bajo ninguna circunstancia se permitir la salida de los legajos personales fuera de la Oficina de Registro y Control, excepcionalmente se remitirn cuando sean requeridos por la Gerencia General del Grupo Corporativo SFB, con conocimiento del Administrador de Recursos. Los documentos obligatorios deben ser originales o copia fedateada del documento original, por ende no tendrn validez sino cuenta con dicho requisito. Peridicamente en plazos no mayor a tres (3) meses, la Oficina de Recursos Humanos efectuar controles de la informacin computarizada contrastada con la del legajo personal.

7. ORGANIZACIN DEL LEGAJO PERSONAL

7.1 Apertura del Legajo Personal

El legajo personal se apertura con los documentos que de acuerdo a ley presenta el trabajador al momento del ingreso a la institucin en el servicio donde ha sido contratado, debiendo el colaborador presentar toda la documentacin pertinente.

7.2 Datos Personales y Familiares Se tendr en cuenta los siguientes documentos:

a. La Ficha de Datos Personales y Datos Familiares

b. Partida de Nacimiento Original con una vigencia de tres meses

c. Copia DNI o Pasaporte

d. Certificado de Salud

e. Certificado de antecedentes Penales

f. Partida de Matrimonio Original o Certificado de Convivencia

g. Copia DNI de los hijos

7.3 Contratos y Condiciones LaboralesSe refiere a las acciones estrictamente relacionadas con su ingreso de trabajo y trmino de la misma debidamente sustentas, tales como:

a. Contratos a plazo fijo o indeterminado, prrrogas, reingreso, destaques o traslados.

b. Encargatura, designaciones de cargos y trmino de las mismas.

c. Cambios de categora, clase o de grupo ocupacional, promociones.

d. Reconocimiento por Tiempo de Servicios.

e. Rescisin de contrato, cese temporal y definitivo, destitucin.

f. Fichas de Evaluacin Laboral

7.4 Beneficios LaboralesSe tendr en cuenta todos los beneficios concedidos al trabajador como consecuencia de su desempeo laboral tales como:

a. Vacaciones acumuladas

b. Rgimen de pensiones, cambio de rgimen de pensiones

c. Beneficio por Sepelio

d. Autorizaciones de descuentos (cuenta corriente)

e. Constancias de liberalidad de CTS, en caso de cese

f. Liquidacin de Beneficios Sociales en caso de cese

7.5 Estudios y Capacitacin

Se archivar los documentos que acrediten los estudios de formacin profesional y/o tcnica, pre grado y post grado, actualizacin, perfeccionamiento, as como el Ttulo Profesional, Colegiatura, Habilitacin y Acreditacin segn sea el caso.

7.6 Licencias

Se registrar todos los permisos o licencias concedidas por la institucin tales como:

a. Enfermedad, Maternidad, Accidente de Trabajo

b. Capacitacin

c. Asuntos Personales

7.7 Mritos

Se archivarn los reconocimientos por los aos de servicios (quinquenios), diplomas y certificados de participacin en actividades culturales, deportivas y de proyeccin social a la comunidad que tenga trascendencia. Asimismo de participacin calificada no relacionada con su trabajo.7.8 Sanciones

Contiene todos los documentos de llamadas de atencin o sanciones por faltas disciplinarias cometidas por el trabajador, pueden ser:

a. Memorando de amonestacin

b. Memorando de suspensin sin goce de remuneracin, cese temporal o destitucin.

c. Resolucin de absolucin de recursos impugnados en contra del trabajador.

7.9 Registro de AsistenciaSe archivar el cuadro estadstico anual de su control de asistencia, tomando en cuenta sus tardanzas, inasistencia, licencias y permisos personales de cada trabajador.7.10 Produccin Intelectual y cultural

Se refiere a proyectos y trabajos de investigacin, as como documentos de aportes culturales, publicacin de libros, revistas, artculos y otros similares, certificados de labor docente o ponente en charlas, conferencias, cursos y seminarios.

7.11 Situacin y Archivo del Legajo Personal

La situacin del legajo personal depende de la condicin activa o pasiva del trabajador, consecuentemente ser clasificado y archivado segn los siguientes grupos:a. Legajo de personal activo

b. Legajo de personal pasivo

8. DISPOSICONES COMPLEMENTARIAS

El Gerente de Recursos Humanos en coordinacin con el encargado del control y registro o quien haga sus veces, propondrn los procedimientos o instructivas internas complementarias que considere necesarias para la mejor aplicacin del presente procedimiento.9. INSTRUCCIONES PARA LA CLASIFICACION DE DOCUMENTOS PERSONALES

Los contratos, nombramientos, promociones, ascensos, reasignaciones, destaques, comisiones de servicio, transferencias, reconocimientos por tiempo de servicios, deben archivarse en estricto orden cronolgico de manera que la ms reciente quede encima de todas. En este mismo orden se archivarn las aprobaciones de la licencias, sanciones disciplinarias y otros.

Las aprobaciones de incremento salarial, segn sea el caso.

Todos los documentos archivados deben tener la misma orientacin, de modo que para leerlos no sea necesario cambiar de posicin al legajo. Para el caso de documentos que por su tamao excedan al del legajo, debe ser doblados.