How to write a winning bid?

Maya van der Steenhoven

Welkom

2

CONTENT

14:00 Opening – Maya van der Steenhoven

14:15 EU subsidies: Kaders, doelstellingen, kansen en consortiumvorming – Joost Holleman HUDSON FINANCIAL INCENTIVES

15:30 Praktijkcasus ELENA subsidie Stadsverwarmingsbedrijf Purmerend– Marie Therese Tetteroo-Mathijsen

15:30 – 15:45 PAUZE 15.45 Parallelsessies ronde 1

– PDA, EFRO, EIB & HORIZON– FINANCIERINGEN

16.15 Parallelsessies ronde 2 (2 sessies) 17:00 AFSLUITING 17.00 Borrel

Onderwerpen van vanmiddag 4

WAT KUNNEN FINANCIELE

INSTRUMENTEN BETEKENEN

VOOR DE REALISATIE VAN

WARME PROJECTEN IN NEDERLAND

BINNEN WELKE EUROPESE

STRUCTUUR VALLEN DEZE FINANCIELE

INSTRUMENTEN

HOE WERKEN DEZE FINANCIELE INSTRUMENTEN?

HOW TO MAKE A WINNING BID?

Is Europese financiering ingewikkeld? 5

│ 6

3 categoriesof regions

< 75 % of EU average

GDP/capita*

*index EU27=100

75-90 %> 90 %

Regional GDP figures: 2006-07-08© EuroGeographics Association for the administrative boundaries

• Multi annual Financial FrameworkMFF

• National Strategic FrameworkNSRF

• Operational programsOP

• Grants• Financial Incentives• Financial Instruments

Programs

EU lange termijn doelstellingen 7

• Smart Grids• Energy Efficiency• European Infrastructure• International Cooperation

Proces…….een lange adem 8

Feasability study(±2 maanden)

Aanvraag voorbereiden(±2 maanden)

Aanvraagingediend

Start project

Aanvraag goedgekeurd(binnen 3-6 maanden) Project

Gereed24 – 36 maanden

Na start

Project financieelAfgerond 6 maanden na

afloop project

Eerste VoorschotNa 6 maanden

Tussentijdse rapportage

na 12 maanden

Waar zit het geld voor warmte?959 miljard

9

SMART CITIES

EIB – ELENA – HORIZON - SUBSIDIES

10

PDA

Feasability

Consortium

Financals

EFROINTERREG

Innovatie

HORIZON

Business Case Voorbereiding Uitvoering & Realisatie

Voornamelijk financiering

Subsidies & Incentives

EIB

EU Structural funds Budget verdeling 2014-2020ESF / EFRO / INTERREG

*index EU27=100

11

INTERREG

12

Thema’s in EU Operationele programma’s 13

PDA

Project Development

Assistance

EIB

EIB Financiering

MLEI PDA, Market uptake PDA, ELENA

14

HORIZON 2020

EIB

PDA Project Development Assistance

15

TOPICS ENERGY Efficiency

– EE CALLS Competitive Low-Carbon energy

– LCE CALLS Smart Cities

– SCC Calls ACTIONS

– B CALLS

SCOPE / content Technology development Pilot / Demonstration Financing solutions (PDA)

HORIZON 2020 call update

16

EE 13: Technology for district heating & CoolingEE 14: Removing market barriers to uptake efficient heating & Cooling solutionsEE 18: New technologies for utilization of heat recoveryEE 21: Development and market roll-out of innovative energy services and financial schemes for sutainable energyLCE 2: Developing the next generation technologies of renewable electricity and heating/coolingLCE 3: Demonstration of renewable electricity and heating/cooling technologies LCE 4: Market uptake of emerging renewable heating & Cooling technologiesSCC: Smart citiesB.1.2: Heating & Cooling

District Heating & cooling selection

17

Financial routes

MLEI PDA– 1 A 2 AANVRAGEN NEDERLAND naar Nederland in eerste ronde– DEADLINE 5 JUNI– DEADLINE 2015

ELENA– Meerdere projecten per land– GEEN DEADLINE

HORIZON– INNOVATIE (MEERDERE DEADLINES)– PILOT & DEMONSTRATIE– R&D / Industriële research, samenwerking over de grenzen– Mathematische kans 1:10, 25% - > 75%

KANSEN VOOR WEST– INNOVATIE– PILOT & DEMONSTRATIE– ENERGIE PROJECTEN– Mathematische kans 1:8

Chance of succes?Onderlinge concurrentie! Samenwerken?

19

Voorbeeld MLEI PDA 2011 - 2012

20

How to make a winning bid!

Subsidie selectie

Context & feasability

Building the

project

Writing the proposal

Final version

Evaluatie

• Elke subsidie aanvraag is een competitie– Sales pitch– Toon alles aan met

bewijs– Robuuste organisatie

• Ver vooruit plannen

Subsidie selectie

Welke subsidies zijn er mogelijk? Bezoek info dagen Interne / externe hulp? Maak een subsidie landschap voor je organisatie / projecten;

meerdere opties op meerdere tijdstippen Lange termijnplanning

Context & Feasability

Wat zijn de contouren van het project, De noodzakelijke “one pager” Voldoet het aan de toegangseisen van de subsidie “entrance criteria” Hoe scoort het project op de Kwalitatieve criteria / Qualitative criteria Waarom is dit project beter dan eerdere en vergelijkbare projecten Wie zijn belangrijke partners in het project en waarom Wat zijn de resultaten van het project (kwantificeerbaar) Disseminatie effect? Lighthouse dimension? Innovatie meestal een belangrijk onderdeel van het project, is het innovatief genoeg? Analyseer oude calls Maak een grove inschatting hoe het project scoort t.o.v. je competitie Samenwerken in de keten

GO / NOGO

Building the project

Detail onderzoek naar vergelijkbare bestaande betere projecten Onderzoek “added value” van het project / Welke gaps zijn er? Project kosten & planning Consortium bouw (penvoerder) Risico’s voor partners in kaart brengen Wat is het effect van het subsidie bedrag (additionaliteit)

– Bigger, better, faster Disseminatie verder uitwerken Contacten markt: zijn er vergelijkbare initiatieven Draft outline - > contact met subsidieverlener Is het project “value for money” Bezoek info dagen in Brussel / Nederland

Laatste kans om het niet te doen

Writing the proposal

Scherpe analyse aanvraagformulier + noodzakelijke documenten Start met een draft management summary de structuur van de aanvraag “one pager” Verdeel het werk onder de consortium leden Projectmatige aanpak Welke tijdslijnen houden we aan voor het schrijven van de aanvraag (vakantie

periodes) Vermijd eigen vakjargon "We talk a language the rest of the world doesn't

understand,” Describe how it meets the criteria set out in the call Demonstrate how it is aligned with the objectives of your college or institution Vanuit welke entiteit wordt er aangeboden vanuit de partners?

Writing the proposal

Duidelijke taal: Niet te veel, niet te weinig een goede balans Ga er niet van uit dat de subsidieverlener het begrijpt neem ze mee in het verhaal Kom met voorbeelden, vergelijkbare uitkomsten Heb je ervaring met vergelijkbare projecten? Krijgt de subsidieverlener vetrouwen in

realisatie van het project Risico’s zijn geen sluitpost. Demonstrate that an initial assessment of project risks

has been undertaken Een plaatje zegt meer dan een paar alineas tekst Cijfers moeten kloppen, schreifvouten en het verhaal moet als een huis staan Neem niet aan dat de subsidieverlener alles begrijpt “ You have to explain yourself” Maak een aanvraag vanuit het perspectief van de subsidieverlener

Moving towards a final version

Checklist voor indiening voor alle consortium leden Stel niet tot het laatst alles uit Hou alle kikkers in de kruiwagen; backup scenario 1st FULL draft; Feedback van alle consortium leden ver voor

deadline Revise, rewrite, delete 2nd draft Let op met last minute uploads Ondertekening

Evaluatie

3 - 6 maanden evaluatie door subsidieverlener Revisie van project Wijzigingen? Open communicatie - > oplossingsgericht Contractondertekening Project start na indiening aanvraag of pas na contract ondertekening

Verloren? Feedback - > Herindiening? Gewonnen? Klaar maken voor administratie!