Presentatie Factuurautomatisering P2 P Ricoh 2013
description
Transcript of Presentatie Factuurautomatisering P2 P Ricoh 2013
Factuur-automatisering
P2P
Onze bijdrage aan uw productiviteit
Gerrit van den Brink : Account ManagerBusiness Solutions
Den Bosch, 2013
Agenda
• Ricoh in het kort• Optimalisatie factuurverwerking• Scannen en herkennen met ReadSoft• Factuurverwerking met Basware Alusta• Demonstratie van de oplossing• Vragen en antwoorden
Ricoh Nederland
16Ricoh Document Centers
Marktaandeel21%
Omzet in FY 2011€ 300 miljoen
Klanten14.000
Werknemers1.300
Specialisten Business Solutions180
In Nederland marktleider in “Innovatieve Digitale Oplossingen” zoals digitale factuurverwerking
Ricoh
KantoormachinesPrinters, Copiers, Faxen, MFP’s
SoftwareDigitalisering, Document automatisering, P2P, Document management
DienstenAdvies, implementatie,Beheer, training
OutsourcingRepro-services, Scanservices, Drukwerk & Distributie
IT ServicesWerkplek, Email, Documenten delen, Netwerkbellen, Hardware, Print & Scan oplossingen
“Ricoh is een onderscheidende leverancier van innovatieve Document Automatiserings-oplossingen om de productiviteit van onze klanten te optimaliseren”
E-invoicing
platform
Payment
Matching
Invoice Processing
E-InvoicingReceiving
Procurement
Contracting
Sourcing
Spend Visibility
P2P Cyclus
Benchmarks tonen aanzienlijk potentieel bij de optimalisatie van het AP process
Research has shown that best-in-class enterprises report:
Top performers are four times as productive as Non-top performers
• Invoice processing costs that are, on average, 84% below their peers;
• Invoice processing time cycle times that are, on average, 59% faster than their peers.
Number of invoices a full time employee can process per year
Source: The Hackett Group
Stap 1 – Mix & match automatisering ~5000 Facturen/FTE
Stap 2 – Basis matching en workflow ~15 000 Facturen/FTE
Stap 3 – Volledig PO matching ~30 000 Facturen/FTE
Stap 4 – Volledige AP automatisering ~100 000 Facturen/FTE
10%
33%
75%
100%
Paper-based handling
Paperless workflow
Invoice automation
Touchless invoicing
Optimalisatie in stappen
Ricoh maakt o.a. gebruik van drie onderliggende producten:
•I-invoicing – Managed Services • Volledige ontzorging door uitbesteden factuur scanning, herkenning en
validatie
•ReadSoft Documents for Invoices – On premise / Online• scannen van facturen • herkennen van factuurgegevens
•Basware Alusta – On premise / Cloud• matchen van facturen met orders of contracten• voorboeken van de kosten• coderen van de factuurkosten• workflow• factuurautorisatie • boeken van facturen• archief• rapportages
Onderliggende producten
Ricoh, Readsoft en Basware
• Eerste partner Basware in Nederland
• Start partnership in 1999
• 50+ Basware implementaties door Ricoh
• In totaal meer dan 1.000.000 gebruikers bij meer dan
1.600 grote organisaties
• Start partnership in 1997
• 200+ Readsoft implementaties door Ricoh
• Wereldwijd meer dan 5.000 operationele klanten
• Marktleider op het gebied van document scanning en data capture met de beste beschikbare technologie en functionaliteit.
• Automatische data capture mogelijk door een combinatie van verschillende technologieën:
• Out of the Box Free Form herkenning met 70-80% herkenning op veld niveau
• Optimaliseert zelf templates door middel van user input• Optionele optimalisatie van templates voor belangrijke crediteuren om
uitzonderingen te kunnen afhandelen
• Bewezen Ricoh interface tussen Readsoft en Basware producten
• Automatische crediteuridentificatie
• Mogelijk automatische bedrijfsortering
• Mogelijk automatische factuurtype identificatie (PO/non PO)
• Toepassing landenprofielen
• Mogelijkheid tot uitbreiding naar factuurregel herkenning
ReadSoft
Verwerking met Readsoft Invoices
VerifyInterpret Transfer
Optimise
IMAGE & DATA
E-MAIL COLLECTORE-MAIL COLLECTOR
Tuning
Inkomende facturen
Administration Manager
Scan
ERPERP
Transport
Gezondheidszorg
Financieel
Food & Beverages
Overheid
Productie
Retail
Vastgoed & bouw
En ook …
200+ Readsoft klanten
Basware Alusta
Basware PurchaseBasware Purchase
Basware SourceBasware Source Basware ContractsBasware Contracts BaswareMatch - Plans
BaswareMatch - Plans
BaswareMatch - Orders
BaswareMatch - Orders
Basware InvoiceBasware Invoice
Procurement Invoice Automation
Basware ShopBasware Shop
Basware AnalyticsBasware Analytics
Basware ArchiveBasware Archive
Basware MobileBasware Mobile
Basware ExpenseBasware Expense
Basware Alusta P2P Solutions
Kernpunten van de oplossing
12/04/23 16
Single client. Gemakkelijk en intuïtief •Ontwikkeld en getoets met gebuikers in de praktijkRol-gebaseerde gebruikers interface• Optimaliseerde Gebruikerservaring voor elke rol in
uw organisatieModerne Rich Internet Application (RIA)• Moderne intuïtieve UI technologie voor gebruikersOveral toegankelijk• WEB client, Mobile clients, WidgetsModerne Smart-Client technologie• Snelle gebruikservaring (zoals Windows)
Unieke gebruikerservaring
12/04/23 17
Startscherm•Met mogelijkheid om recente acties en informatie terug te zien•Samenwerking bijv. (chat-)discussies op basis van zakelijke documentenMijn taken•Een interface voor het hele P2P procesAP Dashboard•Een direct totaaloverzicht van de facturen en actieve taken in het systeemMobile Client•Voor touchscreen apparaten bijv. Android, iPhone & iPadGeoptimaliseerde schermen voor takenVoorspelde, voorgestelde coderingVolledige audit trail•Oude / nieuwe waarden, veranderingen aan leveranciers, gebruikers, rollen, rechten, processen worden bewaard
Unieke functionaliteit
Volledige factuurdata
Basware Invoice Automation
Matchen met inkooporders1
Matchen met contracten2
Automatische workflow3
Handmatige workflow4
Basware anyERP adapter
Stamgegevens
ERP
Data capture
eInvoicing
Overdracht voor betaling
Factuurautomatisering
Meer dan 50 Ricoh klanten
Transport & Logistiek Bouw & Vastgoed
Food & Beverage
Productie
Publieke sector
Gezondheidszorg
Overig