Presentación Salas De Conferencias Flash

Salas de Video Conferencias Comunicación por internet www.Videoconferencias.LideresEnRed.com

Carlos Dagnino Mardones Carlos.dagnino@LíderesEnRed.com

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Santiago - Chile

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SALAS DE VIDEO CONFERENCIAS VIRTUALES, Comunicación por Internet

Imaginemos por un segundo un salón de conferencias real de un hotel o de una empresa usted es el expositor y está realizando un entrenamiento hablando con un micrófono y presentando diapositivas en una pantalla gigante que ha preparado y tiene en su computador portátil. Vemos, además, parlantes que amplifican el sonido y 40 personas sentadas asistiendo al entrenamiento. Ellos son personal de la sucursal de la ciudad de Arica de su empresa. Durante la exposición algunas personas participan para hacer preguntas. Mañana deberá realizar el mismo entrenamiento a 50 personas en la ciudad de Calama por ello más tarde debe ir del hotel al aeropuerto y embarcarse en el vuelo 512. Sabe que está recién empezando una larga semana porque debe visitar en total 5 ciudades para entrenar a un total de 300 personas.

Imaginemos ahora esta otra historia.

Usted llega a su oficina en la casa matriz en Valparaíso, enciende su computador portátil y se conecta a internet para entrar a una sala de conferencias virtuales. Ingresa con una contraseña especial porque es el expositor de un entrenamiento corporativo y las personas que asisten a este entrenamiento están en las ciudades de Arica, Calama, Valparaíso, Concepción y Punta Arenas. Son 300 personas que poco a poco van llegando a sus oficinas y también entran a la sala de conferencias en sus respectivos computadores con una contraseña que previamente les fue comunicada por email. En Calama, no todos tienen computadores, por ello se han reunido las 50 personas en una sala de reuniones de la empresa, han conectado un computador a internet y han ingresado a la sala de conferencias virtual. Para mayor comodidad se ha conectado este computador a un proyector para que todos vean la presentación en una pantalla gigante y a un equipo amplificador de sonido para que todos escuchen. En general, todos los asistentes ven en su computador la lista de personas que van ingresando a la sala de reuniones virtual.

A la hora estipulada de inicio de la conferencia, usted observa en la sala virtual que el contador de computadores conectados muestra 250 personas, más una conexión que dice Calama, y mientras se da inicio a la charla algunos conversan animadamente entre ellos a través del chat y usando los micrófonos de sus equipos. Ud. va a comenzar la conferencia entonces activa la cámara y micrófono de su computador y saluda a los asistentes que le escuchan y ven nítidamente cada uno en su computador. Les explica como pueden pedir la palabra para hacer preguntas o dar una opinión durante la charla usando sus micrófonos y les avisa que usted procederá a deshabilitar el chat temporalmente mientras hace su presentación.

Comienza la conferencia activando el grabador de video y audio de la sala y parte saludando al subgerente de operaciones de Valparaíso, quien, debido al mal tiempo, no pudo salir de su casa pero está

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presente en la conferencia conectado desde el computador de su casa. Las diapositivas de su charla van siendo presentadas una a una en la pantalla de cada computador mientras explica su contenido. Algunas personas piden la palabra y usted les cede el micrófono. Al final de la presentación detiene la grabación del video, y el archivo tipo flash generado se lo envía a todos los asistentes junto con una copia de su presentación en powerpoint, ésto usando una opción de envío de archivos de la sala virtual. De esta forma todos los asistentes podrán luego repasar el entrenamiento. Se despide de todos los asistentes les agradece su asistencia. Usted. ha terminado el entrenamiento de 300 personas, en una mañana, sin salir de su oficina… y sin incurrir en gastos de hoteles ni pasajes de avión. Se siente contento porque esa tarde vuelve a casa a descansar y compartir con la familia.

¿Una historia de Ciencia ficción? ¡No!, técnicamente es posible a través del servicio de Líderes En Red.

¿Cómo es una Sala de Video Conferencias por Internet?

Todo lo que se relata en la segunda historia anterior es totalmente factible de realizar, ya que nuestras

Salas de Video Conferencias poseen todas las características descritas. Lo que usted leyó puede ser

realidad para su empresa o como profesional independiente. ¿Qué elementos caracterizan a los

distintos tipos de Salas de Conferencias?. Veamos.

Una Sala de Conferencias tradicional reúne en un

mismo lugar físico al expositor que realiza una presentación

sobre un tema determinado y al público asistente, utilizando

elementos tecnológicos, como computador, proyector, pantalla

gigante, micrófono, sistema de amplificación, etc.

Una Sala de Video Conferencias NO reúne en el mismo

lugar físico al expositor y su público. La presentación del

expositor se transmite a través de un circuito cerrado de TV

(audio y video) a una o varias salas de conferencias distantes,

donde los asistentes presencian al expositor a través de una

pantalla de televisión o pantalla gigante. Este sistema permite

que una misma exposición pueda ser presenciada,

simultáneamente, por un universo mayor de personas, en

muchos lugares distintos a la vez.

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Imagen

webcam del

Presentador

Compartir

archivos

Charla Privada

control usuarios

Una Sala de Video Conferencias por Internet permite que el expositor y cada uno de los

asistentes participen de la presentación a través de un computador conectado a Internet, cada uno

cómodamente sentado en su oficina, casa, cibercafé, ó donde quiera que haya conexión a Internet.

Este sistema permite que una misma exposición pueda ser presenciada, simultáneamente, por un

universo enorme de personas… ¡ en todo el mundo!

Zona de

publicidad o

de chat de

Texto

Lista de

asistentes

Zona de Presentación

- Chat de texto

- Navegador

- Diapositivas (ppt)

- Show

- Escritorio compartido

Volumen de audio y micrófono

Manos Libres para hablar

Grabación video y audio

Control de usuarios

Tipos de presentaciones

Configuración

del Idioma

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Beneficios por el uso de Salas de Conferencias virtuales

� Evitar el gasto de tiempo y dinero por viajes, hoteles, salones de eventos, etc.

� Interacción inmediata y desde cualquier lugar físico con Internet

� Disponibilidad a toda hora; no requiero hacer reservas para su uso

� Acceso sin límites de tiempo; yo fijo la hora de término de mi reunión

� Alta capacidad de convocatoria; puedo llegar a personas de todo el mundo

� No requiere infraestructura especial

� Bajo costo operativo en arriendo de la sala de video conferencias

¿Quiénes se Benefician?

El uso de esta fantástica herramienta tecnológica beneficia a todas las empresas y personas

cuya actividad requiera establecer contacto, de forma rápida y económica, con otras empresas ó

personas geográficamente lejanas, con el propósito de compartir información, realizar

reuniones de planificación, entregar capacitación ó entrenamientos.

A personas y profesionales independientes se les abre un mundo de oportunidades para

contactar a personas de todo el mundo y ofrecer sus servicios de una forma ágil y económica.

Sólo para dar algunos ejemplos de quienes se benefician con este servicio, podemos mencionar:

� Conferencistas

� Profesores

� Profesionales

� Entrenadores (Coaching)

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� Empresas (comunicación interna y externa)

� Estudiantes

� Vendedores

� Distribuidores de Network Marketing

� Usted y familia

� … y muchos más…

Características de las Salas de Video Conferencias

Las Salas de Video Conferencias poseen las siguientes características funcionales:

� Conversación con Audio, Texto y Video

� Navegador por Internet

� Presentación con Microsoft Powerpoint

� Presentación de videos en formato flash (flv)

� Presentación Show

� Presentación del Escritorio Compartido.

� Transmisión de archivos

� Funciones de Moderador

� Acceso protegido con contraseña

� Disponibilidad Total 24x7

� Configuración de la Sala en 8 idiomas

Nota : Detalles de cada una de estas funciones en el anexo A de este documento.

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¿Quién provee el servicio de Salas de conferencia?

Las Salas de Video Conferencias y el servicio asociado de comunicación es ofrecido por la

empresa canadiense, Telco Advertising Ltd, madre de GVO Titanium (Kyosk) empresa

de Hosting y GVO Conference (HotConference) empresa creadora de las Salas de Video

Conferencias, con oficinas en Canadá e instalación de servidores de comunicaciones en Texas,

Estados Unidos.

Telco Advertising Ltd ha sido una compañía exitosa, estable y sólida en el campo de la

publicidad durante más de 33 años.

Esta empresa está dedicada a ayudarle a conseguir sus objetivos. Por su ayuda, foros,

herramientas y soporte en línea las 24 horas del día, está considerada dentro de las mejores en el

mundo entero en soporte al cliente. Tiene personal en muchos países en el mundo para solucionar

las necesidades de la comunidad internacional. Las oficinas corporativas están en Quebec Canadá.

“Estamos orgullosos de lo que hacemos para tener un ciberespacio amigable. Cada uno de

nosotros disfruta del hecho de poner el aspecto humano a todo lo que hacemos. Somos más que

una compañía de Internet, somos gente de verdad y nuestro negocio está basado en el hecho que

tu también eres una persona de verdad”.

El Equipo de Telco Advertising Ltd. en Canadá.

Arriba de Izq a De : Jo-ann Therien, Frank Therien, Ilona Therien, Joel Therien

Abajo de Izq a Der : Jamie Savard, Dan Paquet, Olivier Bédard

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Requerimientos Técnicos

Para el uso de las Salas de Video Conferencias se recomienda la siguiente configuración en los

equipos:

� Procesador : Pentium IV ó superior

� Memoria RAM : 1 GB o superior

� Disco : 2 MB

� Conexión a Internet : Banda Ancha de 1 Mbps ó superior

� Sistema Operativo : Windows XP, Windows Vista, Linux

� Resolución pantalla : 1024 x 768 o superior

� Cámara Web : Resolución VGA, conexión USB 2.0

� Micrófono

� Parlantes ó Audífonos

� Sala Flash : habilitación de puertos 80, 21 y 1935

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Servicios de Líderes En Red

Líderes En Red – Videoconferencias está representada por el Sr. Carlos Dagnino

Mardones, Ingeniero Informático Universidad de Chile, con más de 25 años de experiencia laboral

en empresas como Sonda LTDA, LAN Chile S.A., Consorcio Nacional de Seguros y Computer

Associates Chile, en cargos relacionados tanto en el área del Análisis y Desarrollo de Sistemas como

también en el área de la Ingeniería de Sistemas.

Nuestro servicio es administrar las Salas de Video Conferencias realizando la configuración

básica de ellas y atender los problemas operativos que el cliente pudiese tener en la conectividad a

la misma. Para ello Líderes En Red tiene contacto directo en inglés con Soporte Internacional de

GVO Conference.

Arriendo de Salas

Para el uso de las salas de Video Conferencias, usted puede acceder a las siguientes

modalidades de arriendo :

1.- Por evento

Usted arrienda una sala de conferencias por hora, un día y horario predefinido para realizar una

conferencia privada. Este arriendo incluye servicio de :

� Contraseña de ingreso al evento. Ingresan a su conferencia sólo las personas a las que usted haya invitado entregándole esta contraseña de acceso a la sala. Si desea evitar el

uso de dicha contraseña por terceras personas no invitadas, podemos implementar un

acceso controlado complementario de mayor seguridad.

� Servicio de Organización de Conferencia. Usted recibe : una invitación virtual en formato PDF con todos los datos e información de su conferencia para enviar a sus

invitados. Tiene servicio de emailing para el envío de dicha invitación a los correos de sus invitados.

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2.- Mensual a empresas o profesionales independientes.

Usted puede arrendar una o varias salas de videoconferencias por un mes calendario y

puede disponer libremente de cada sala las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Las salas son

totalmente independientes entre sí pudiendo efectuarse eventos paralelos en ellas.

Cada sala en arriendo incluye los servicios complementarios 1, 2 y 3, especificados más adelante,

para un evento que usted elija. Si realiza otros eventos durante el mes, puede contratar estos

servicios complementarios a pedido.

3.- Mensual como Distribuidor Independiente.

Presentamos al cliente interesado directamente a la compañía HotConference para que

arriende su Sala de Video Conferencias a precios preferenciales como Distribuidor Independiente. Si usted está interesado en esta oportunidad de negocios como distribuidor,

contáctenos para realizar una presentación y enviarle la información correspondiente.

Servicios Complementarios

En Líderes En Red – Videoconferencias no sólo queremos poner en sus manos esta fantástica

herramienta como son las Salas de Video Conferencias por Internet, sino que además deseamos

ofrecer todas las condiciones para que su evento o conferencia sea un éxito. Por ello, hemos

creado los siguientes servicios complementarios que esperamos sean un gran apoyo para

empresas pequeñas, emprendedores o profesionales.

1. Organización de Conferencias.

Este servicio está incluido en el arriendo de Salas por Eventos y también está disponible para los

clientes en arriendo mensual que deseen promover sus conferencias :

� Invitación virtual. Usted recibe una invitación en formato PDF con los datos de la

conferencia :

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- Fecha y hora del evento,

- Nombre del relator,

- Nombre de la conferencia y objetivo del evento,

- Programación de expositores,

- Enlace (URL) con dirección de Internet de la Sala de Video Conferencias,

- Contraseña de ingreso, y opcionalmente código de identificación del invitado para control

de seguridad para impedir el uso múltiple de una invitación. Ejemplo en Anexo C.

- Envío de la Invitación virtual por correo electrónico a la lista de invitados que usted nos indique. Esta invitación puede ser enviada por usted desde su correo electrónico

personal o corporativo, o bien, puede ser enviada por nosotros desde el correo

invitació[email protected] como empresa organizadora.

2. Formulario de registro de invitados.

Las personas invitadas o interesadas en asistir al evento podrán registrarse o confirmar su

asistencia, ingresando sus datos en un formulario computacional que será publicado en la página

web de promoción. Una vez completado este formulario, se envía correo electrónico automático a

la persona encargada de organizar el evento indicada por usted. Líderes En Red no crea base de

datos con esta información, la cual se borra al finalizar el evento.

3. Páginas Web para publicar y promover sus conferencias (15 días activa).

Se ofrece servicio de publicidad y promoción de su conferencia a través de una página web de

Líderes En Red, en la que usted podrá compartir todos los detalles de su evento, como es: fecha

y hora, duración, tema de la conferencia, relatores, contactos, teléfonos, correos, folletos, etc.

Esta página incluye servicio anterior de Formulario de registro de invitados. Finalmente, esta

página será una puerta de entrada más a su sala de video conferencias al momento de realizarse

su evento. Esta página desaparece una vez finalizado el evento publicitado. Ejemplo en anexo D.

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4. Creación de Base de Datos legal de prospectos y clientes para proceso automatizado de fidelización, doble confirmación opt-in, realizando email marketing para convertir sus visitantes en clientes.

Mediante un sistema automatizado creamos una Base de Datos con información de los

potenciales clientes interesados en sus productos y servicios, quienes se inscriben voluntariamente a través de un formulario con doble verificación opt-in. Este formulario puede ser publicado, por ejemplo, en nuestra página Web de promoción para captar

información de los visitantes interesados en su conferencia, o bién, usted lo puede publicar en su

propio sitio web para los visitantes interesados en sus productos o servicios. Luego con esta Base

de prospectos, posibles clientes, le apoyamos para desarrollar una estrategia de marketing de

fidelización, usando un sistema que, periódica y automáticamente, enviará correos electrónicos

con los documentos que usted defina, por ejemplo, un boletín, folletos de promoción,

invitaciones, etc. Este material de marketing usted lo prepara solamente una vez, se guarda en

nuestro sistema el cual lo envía automáticamente en las fechas que usted programa en cada

campaña.

Este es un servicio de estrategia de marketing que usted puede programar mes a mes con

material de seguimiento de clientes o de captación de nuevos clientes. La frecuencia y la duración

de sus campañas las define usted. Se programa una vez y los correos son enviados a sus

prospectos mientras usted descansa o atiende otros proyectos. Para analizar el éxito de su

campaña usted tendrá estadísticas de lectura de correos y de las visitas a los enlaces que usted

incluya en dichos correos. Sabrá cuánta gente abre y lee sus correos y sabrá si visitan sus sitios

web.

5. Sitio Web permanente corporativo o para Profesional Independiente.

Se ofrece el diseño y construcción de un sitio Web personalizado por usted, con contratación de

dominio y hosting en Internet, creando para usted correos electrónicos personalizados con

dominio propio. No más correos gratuitos de uso masivo. Un sito web y correo electrónico

corporativo da mejor imagen y ofrece más confiabilidad en su empresa y en usted como

profesional..

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6. Capacitación y Entrenamiento.

Líderes En Red ha preparado una serie de folletos, manuales y videos para que los clientes

puedan entrenarse en el uso de las Salas de Video Conferencias y herramientas de apoyo como

Power Point, apuntes y cursos de e-marketing, liderazgo, etc. Este material está accesible a

través de nuestro sitio web, disponible en todo momento mediante una clave de acceso personal.

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ANEXO A

Funcionalidades de las Salas de Conferencias.

Las Salas de Video Conferencias Virtuales poseen las siguientes características

funcionales:

� Conversación con Audio, Texto y Video

� Navegador por Internet

� Presentación de Diapositivas con Microsoft Powerpoint

� Presentación de videos en formato flash (.flv)

� Presentación Show

� Presentación del Escritorio Compartido.

� Transmisión de archivos

� Funciones de Moderador

� Acceso protegido con contraseña

� Disponibilidad Total 24x7

� Configuración de la Sala en 6 idiomas : Inglés, Español, Francés, Ruso,

Ucraniano y Polaco.

Conversación con Audio, Texto y Video

Los participantes pueden hacer preguntas o sostener discusiones o dialogar durante una

presentación. El Chat de Texto permite enviar mensajes privados a cualquier participante en la

reunión sin que los otros se enteren. Guarda las preguntas o discusiones en archivos de texto en

tu PC. Calidad de voz cristalina y todas las funcionalidades de una webcam.

Navegador por Internet

El área de presentación también se puede usar como navegador por Internet pudiendo usar así

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toda la información de la red en su presentación.

Presentación de Diapositivas con Microsoft Powerpoint

El área de presentación también se puede usar para proyectar diapositivas con una presentación

tipo PowerPoint. Esta presentación se carga en la sala del presentador (upload) y queda

disponible para ser ejecutada sólo por él en todo momento.

Presentación de videos en formato flash (.flv)

El área de presentación de la sala permite al presentador mostrar videos en formato flash Estos

videos se cargan en la sala del presentador (upload) y queda disponibles para ser ejecutados sólo

por él en todo momento.

Presentación Show

El área de presentación también se puede usar mostrar la imagen de la cámara web del

presentador, permitiendo realizar una presentación en vivo, como si se tratara de un show. Por

ejemplo, como parte de la presentación podemos pasar a este modo para realizar una entrevista

en vivo a un invitado.

Presentación del Escritorio Compartido.

El área de presentación también se puede usar mostrar la información que el presentador tiene

en el escritorio de su computador. Por ejemplo, se podrá mostrar un archivo Excel con datos y

cálculos o bien gráficos con resultados estadísticos, o cualquier archivo que el presentador estime

apropiado para su presentación.

Transmisión de archivos

Envío de archivos de audio, documentos, imágenes, presentaciones, etc a cualquier participante

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en la sala.

Funciones de Moderador

El presentador o moderador es quién tiene el control de lo que ocurre en una sala,

administrando la presentación y a quienes participan de la presentación, pudiendo :

� Invitar a participar a cualquier persona.

� Ver la información de las personas presentes en la Sala.

� Activar / desactivar el chat de texto.

� Activar / desactivar la lista de asistentes a la sala.

� Cambiar los modos de presentación

� Grabar el audio y video durante la presentación.

� Otorgar privilegios de moderador a los asistentes a la sala

� Enviar archivos a los asistentes

� Expulsar temporalmente a personas de la sala.

� Rechazar o prohibir la entrada definitiva de personas.

Acceso protegido con contraseña

Puedes controlar el acceso a la sala por medio de una contraseña para restringir la asistencia de

invitados cuando la conferencia o reunión es privada. Si usted requiere realizar un mayor control

sobre quien ingresa a su sala, le podemos asesorar como administrarlo.

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Disponibilidad Total 24x7

Cada sala que usted arrienda en la modalidad mensual, está disponible para usted las 24 horas

del día, los 7 días de la semana. El servicio de comunicaciones de HotConference es continuo.

Si usted desea conocer como se usan todas estas características en una sala, vea y descargue gratuitamente el Manual del Expositor en www.videoconferencias.LideresEnRed.com, o bien, directamente en www.lideresenred.com/Manual-expositor_SVC-F3.0.58.pdf .

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ANEXO B Ejemplo de uso de una Sala de Video Conferencias por Internet.

En el punto tenemos a un presentador en la ciudad de Santiago de Chile efectuando

una presentación en vivo. También podría tratarse de una conferencia tradicional con público

presente en un salón de eventos el cual se está transmitiendo (audio y video) a otros

asistentes a través del mundo.

En el punto se representan los servidores de HotConference en Texas USA y las demás

personas en los distintos países son invitados a la sala de video conferencias por internet. En

Nueva York USA, en el punto , se muestra este evento en una sala de reuniones usando

un proyector para verlo en pantalla gigante, transformando dicho lugar en un salón de Video

Conferencias tradicional (asistentes reunidos en la sala ven en pantalla a conferencista

remoto).

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2

3

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ANEXO C: EJEMPLO DE INVITACIÓN

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ANEXO D: EJEMPLO DE PÁGINA WEB DE PROMOCION

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Business

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