Presentacion erp kickoff v.1.1

E R P 2011

2

SITUACION ACTUAL Dispersión de información

ACCOUNTING ERP COMMERCIAL EXECUTIONS SERVICE

MANAGEMENT SYSTEM

COMPETENCE CENTER

MANUAL INTERFACE

AUTOMATIC INTERFACE

SPAIN

PORTUGAL

COMMON

CUSTOMERS REMINDER

SUPPLIERS DOCUMENTATION

AS/400ACCOUNTING

STOCKS INVOICINGORDERS

PURCHASES

GPSIBCRM

TIME TRECKING SYSTEM

PROJECTS PROFITABILITY.

XLS

TRAINING CENTRE PUPILS AND COURSES

REPAIRS AND WARRANTY

MATERIALS TO SBA

OFFERSCOST CALCULATION

PHC ADVANCEDACCOUNTING

STOCKS INVOICINGORDERS

PURCHASES

OFFERS AND COST

CALCULATION .XLS

TIME TRECKING SYSTEM .XLS

PROJECTS PROFITABILITY

.XLS

PROJECTS SCHEDULING

.XLS

MAINTENANCE AND TECHNICAL

ASSITANCE SCHEDULING .XLS

TIME to QUALITY

CASE SUITE

IN PROCESS OF IMPLEMENTATION

E R P 2011

3

SITUACION ACTUAL

Control de procesos por papel Problemas de coordinación entre departamentos

•Surge de varios sistemas independientes que existen actualmente para cada área de negocio, lo que crea islas de información y trae como consecuencia una deficiencia en la comunicación y en la eficiencia.

E R P 2011

4

SITUACION ACTUAL

E R P 2011

5

POR QUÉ NECESITAMOS UN ERP?

SITUACION ACTUAL PROBLEMAS NECESIDADES

1 Evolución desde empresa de distribución a gestión de proyectos e instalación con recursos propios y subcontratados

AS400 y PHC no satisfacen las necesidades actuales y su adaptación no es viable

ERP con gestión de proyectos, servicios y recursos

2 Demasiadas Bases de Datos no relacionadas entre sí

La información no es visible fácilmente y no hay visiones de conjunto

Unificar toda la información en una única plataforma

3 Dificultades para conseguir y tratar la información

El análisis de información difícil y parcial

Reducir tiempo en preparar información y aumentar tiempo analizando información

4 España y Portugal (y el resto de países) tienen diferentes sistemas sin relación entre ellos

Reporting manual entre Portugal y España, y de los países con Suiza.

Consolidación de información ha de hacerse manualmente

Un único sistema con dos compañías y un nivel superior de consolidación.

5 Gestión de proyectos y mantenimientos en Excel

Dificultades en coordinar y planificar los recursos

Asignación fácil de recursos relacionados con planificación de proyectos, mantenimientos y fechas de entrega

E R P 2011

6

Qué es un ERP

• Enterprise Resource Planning es una herramienta que da a la empresa:• las capacidades y recursos necesarios para • integrar las funciones aisladas en un proceso continuo de negocios• para aumentar su competitividad

• Las mejores empresas necesitan herramientas de gestión modernas y eficaces (ERP).

E R P 2011

7

IFS Ejemplos de funcionamiento integrado

E R P 2011

8

Arquitectura

NSO 1

NSO 2

NSO 3

Branch 1

Branch 3

Branch 2

Mobile staff

SBA

VPN over internet

ERP Server farm at SBA

E R P 2011

9

NSO ERP project information:Process Analysis 2009 (SMR / SIB / SIM …)

E R P 2011

10

Conclusions and decisionsevaluation funnel

Short list RFP Workshops Check Finance Decision GL

6 4 2 2 1

Reference Visits

PriceNegotiations

E R P 2011

11

Methodology

E R P 2011

12

Process coverage

Process

Systems ServicesComponent

sAverag

e

SAP 3.80 3.83 4.34 3.99 4

IFS Applications 4.80 4.13 4.78 4.57 1

MS Dynamics NAV 4.00 3.42 4.86 4.09 3

Infor ERP LN 4.04 4.38 4.60 4.34 2

Role support

Systems Services Components Average

SAP 3.88 4.08 4.33 4.10 3

IFS Applications 4.77 4.15 4.67 4.53 1

MS Dynamics NAV 3.81 3.55 4.80 4.05 4

Infor ERP LN 3.94 4.15 4.56 4.22 2

E R P 2011

13

IFS

E R P 2011

14

Project Blue Print

• En la fase Blue Print se definió el sistema básico del ERP. Con estas definiciones se construyó el núcleo del ERP Corporativo, idéntico para todos los paises. Durante la implementación en los paises se harán adaptaciones sobre éste núcleo.

• Participaron todos los países que utilizarán el ERP en una primera fase.

ERP SMR ERP SIB ERP SIM ERP Sxx

Blue Print (Basic System Parameters)

Local adaptions Local adaptions Local adaptions Local adaptions

E R P 2011

15

Fases del Proyecto

Projectsetup

Blueprint(Solution map)

Adapting Blueprint &

Implementation

PreparationGo-live

Go-live

• Contrato• Gestión del Proyecto• Planificación del proyecto• Presupuesto• Equipos• Alcance del Proyecto

• Análisis de procesos• Diseño de procesos• Estandarización de procesos• Procesos locales• Data concept / estandarización• Migration concept• Worthflow concept• Document concept• Roles / User concept• GAP list SGR• Planificación y Realización del Sistema-> System (SGR) prototipo

• Adaptación de Blueprint a países• GAP list países• Personalización• Modificaciones• Realizar la migración de datos• Realizar conceptors de roles y usuarios• Entrenamiento Key-users • Prueba de la solución

-> Systema del país en fase prototipo

• Entrenamiento usuarios finales• Migración de datos (test)• Resolución de problemas• Test de integración

-> Systema y personal listo para go live

• Migración de datos final• Test de integración final• Asistencia a usuarios finales• Asistencia a Key-users• Resolución de problemas

-> Systema en funcionamiento y uso

SBA ERP project team

ERP Supplier team (europe)

ERP Supplier team (local)

SGR ERP team (SMR/SIM/SIB …)

NSO ERP team (e.g. SIB)

Equipos implicados:

E R P 2011

16

Ventajas de un ERP

• Uniformidad de gestión: toda la empresa trabaja igual (Barcelona, Madrid, Lisboa, Porto,...)

• Toda la información a la vista y en tiempo real:• Facilidad para compartir información,• Facilita la toma de decisiones• Reduce errores• Evita la duplicidad de trabajo • Reduce el esfuerzo desperdiciado • Elimina las actividades que no representan valor.

E R P 2011

17

Ventajas de un ERP (2)

• Menor tiempo en procesar información• se eliminan los Excels independientes que han de ser alimentados a

mano• La información entra una vez y se usa desde cualquier departamento

que la necesite• Se eliminan cuellos de botella

• cada parte alimenta la información una vez y todos la ven y actúan.

E R P 2011

18

Ventajas de un ERP (3)

• Mejora en la comunicación:• autorizaciones en línea con toda la información a la vista

• Se elimina trabajar sobre papel• Facilidad de planificación:

Mejor planificación -> mejor servicio ->menores costes ->más competitividad.

E R P 2011

19

Sin embargo un ERP implica:

• cambios en los procesos de negocio

• un redefinición de la organización (responsabilidades)

• un esfuerzo adicional en aprender

• un cambio en la disciplina de trabajo

• modernización de las herramientas de gestión.

E R P 2011

20

Quién es IFS

• Multinacional fundada en 1983 en Suecia

• Produce y distribuye IFS Applications, ERP basado en componentes y orientado a servicios y gestión de activos, fabricación, cadena de suministro y proyectos.

• 2.700 empleados en 50 paises

• Facturación 2.010: 293 millones €

• Clientes en:• Fuerzas Armadas, Operadores de Flotas, Aviación Comercial • Construción/Contratistas, Ingenierías, Construcción y/o

Mantenimiento de Instalaciones, Infraestructuras, Astilleros

• Oficinas en Madrid.

E R P 2011

21

SIB rollout: Fases del proyecto (1)

Fase Contenido ActividadResponsable Participan Fecha inicio Fecha fin

Fase Start Rollout SIB

Definición de aspectos fundamentales consolidacion y operacion SIB E - SIB PDefinición de qué incluye el proyecto y qué no

Strategy meeting

Martin Kaiser (SBA)

Martin Kaiser (SBA)Rupert Schmid (SMR)Carlos CrespoJuan Ignacio PratsJoan SalesConsultores IFS-FinanzasEquipo soporte IFS- España

10/10/2011 10/10/2011

Personal clave informado sobre el proyecto

Proyecto iniciado oficialmente

Kick-Off meeting

Stefan Widmer (SBA)

Martin Kaiser (SBA)Stefan Widmer (SBA)Sacha Meier (SBA)Rupert Schmid (SMR)?Carlos CrespoJuan Ignacio PratsJoan SalesKey-usersEquipo soporte IFS- España

11/10/2011 (2 horas)

11/10/2011

Determinar desviaciones entre Blueprint y procesos en SIB

Definir procesos o partes que faltan

Workshops Process Analysis

Martin Kaiser (SBA)

Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-users

24/10/2011 04/11/2011

E R P 2011

22



Fase Key-user training

Rollout SIB

Entrenar a los Key-users en el ERP IFS (estado Blueprint)

Key-users training

Martin Kaiser (SBA)


07/11/2011 02/12/2011

Fase Adaptation SIB

Rollout SIB

Configurar ERP para SIB

ERP listo para soportar los procesos de SIB

Workshops Adaptation

Martin Kaiser (SBA)


05/12/2011 20/01/2012

Fase Business Case TestingRollout SIB

Verificar la configuración del ERP para SIB

El ERP soporta los procesos de SIB

Business Case Testing

Martin Kaiser (SBA)


30/01/2012 09/03/2012

Fase Integration Test

Rollout SIB

Verificar que todos lo procesos trabajan juntos (workflow)

ERP listo para trabajar

Workshops Integration Test

Martin Kaiser (SBA)

Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-usersKey-users SMR- (soporte)

12/03/2012 06/04/2012

E R P 2011

23



Fase End-user training

Rollout SIB

Entrenamiento de todos los usuarios finales

End-user trainings

Martin Kaiser (SBA)

Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-usersEnd-usersSoporte IFS Iberia

09/04/2012 20/04/2012

Fase MigrationRollout SIB

Migrar los datos de los sistemas actuales al ERP

Sistema preparado para Go-live

Preparación de migración de datos

Denis Harnist (SBA)

Joan SalesJuan Ignacio PratsDepartamento IT SIBSoporte IT SIB PortugalTecnocomEnrique (GPSIB)

31/10/2011 02/05/2012

Data Migration

Martin Kaiser (SBA)

Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Denis Harnist (SBA)Equipo tecnico IFS- (datos financieros)

23/04/2012 27/04/2012

E R P 2011

24



Fase Go-liveRollout SIB

Empieza la utilización del nuevo ERP

ERP en modo Producción

Comunicar Go-live inicio con puntos clave

Joan Sales 25/04/2012 28/04/2012

Go-live: arranque del nuevo ERP

Stefan Widmer (SBA)

Stefan Widmer (SBA)Martin Kaiser (SBA)Sacha Meier (SBA)Joan SalesKey-usersEnd-usersIFS Solution Manager- (Huber)IFS Consultant FinanceIFS technical staff- (stand by)Soporte IFS Iberia

02/05/2012 02/05/2012

Fase Optimization / AcceptanceRollout SIB

07/05/2012 29/06/2012

Resolución de incidencias

E R P 2011

25

SIB equipo del proyecto:

España Portugal

Coordinador del proyecto Joan Sales

Coordinador Portugal Manuel Queiroz

Finance Key-user Juan Ignacio Prats Maria Joao

Systems Key-user Carlos Torras Jorge Rebelo

Operaciones Key-user Andreu Cortes Sofia Baptista

Components Key-user Cristina Alvarez

Mº José Sevillano

Vitor Rodrigues

Fernando Castro

Service Key-user Eva Marquez

David Saavedra

Nuno Silva

E R P 2011

26

La hora del cambio

E R P 2011

27

Las mejores empresas necesitan las mejores herramientas

E R P 2011

28

Gracias por vuestra atención

Presentacion erp kickoff v.1.1

Business

Transcript of Presentacion erp kickoff v.1.1