LAMU REPORT 1- 2012 Wednesday, 29.02.12 Time: 13.00- 14.30 Present: Ragni Indahl, Bernd Thiede, Eshrat Babaie, Galdys Tjørhom, Liv Bjørland (BiO) Elin Kaurstad, and Ingrid Guldvik (NCMM) Exused:, Henok Kassahun, Anders Egeland, Item 1- 1/12 Presentation of the new LAMU: BIO/NCMM.

- Since BiO and NCMM cooperate in daily work it has been decided that BIO/NCMM run a cooperative LAMU. Elin Kaurstad will represent the employer and Ingrid Guldvik the employees at NCMM. The balance of members BiO/NCMM will depend on the expanding of NCMM.

Item 1- 2/12. LAMU report 4-2012 01.12.11 was approved.

Item 1- 3/12 Briefings

- Summer – fire-alarm at NCMM. The sound of fire alarm is too weak in cold room. A summer has been ordered. Forskningsparken is responsible for the installation.

- Fire-detectors in the new cell- and BT-lab. Due to rebuilding new detectors have been ordered. Forskningsparken is responsible for the installation.

- Fire detector in the server room is installed. - Accident in the lab BiO. Due to the rebuilding of the cell lab one employee had a serious fall

in some left behind planks in the corridor. The fall caused serious pain for 4 weeks, but no sick leave. We have to be very careful concerning work in areas where people are staying.

- Mouse lab The technical installations after instructions from Mattilsynet are finished, but we have to change the fire detector due to the humidity.

- New cell lab is finished. The cell lab for Lentiwork is under establishment. We need some more equipment.

- Lab coats. Liv is still working with the problem to get disposable coats for the cell-lab. We need coats not too expensive and one size that can fit different people.

- Plan of action 2011 (CLP) The joint meeting about CLP and ECO-online is an unsolved issue, but some has got instruction.

- Report to UiO and plan of action 2012. The UiO has not asked for a plan of action from the local LAMUs for 2012.

- IP –telephones. They starting at NCMM spring 2012. NCMM avoid buying new telephones for analog trafficking. They can now invest directly on IP. BiO wil be finishes within 2013. This requires wires for more data traffic, but BiO has good capacity. IT has the responsibility for connection.

Item 1-4/12 News - Ledende verneombud. Ingrid Jenny Guldvik will be the leading safety representative for both

BiO and NCMM. - New HMS-coordinator at UiO is Elisabeth Mona. She will have a meeting with both NCMM

and BiO together the 21st. of March

Item 1- 5/12 Any other matter - Our new server is installed at IFI. If the network connection between IFI and BiO works OK,

IT wants to move all our servers (time aspect uncertain). This is done due to fire security where IFI has modern locations. Ragni talks to Kjetil.

- Ventilation. We need to do a check up of all our hoods both at NCMM and BiO.

Accepted.

- Evaluation. BiO has done a self- evaluation. An international committee will do a survey and give UiO recommendations.

- Ski-day. BiO will encourage people to take part and recommend Sognsvann with open fire. Item 1 - 6/12 Next meeting.

- Wednesday 16.05.12 11.02.12 Liv Bjørland Attached:

- LAMU report 1- 29.02.2012

REPORT LAMU 2 16.mai 12 Present: Ragni Indahl, Bernd Thiede, Eshrat Babaie, Gladys Tjørhom, Liv Bjørland (BiO) Elin Kaurstad, and Ingrid Guldvik (NCMM) Excused: Henok Kassahun, Anders Egeland Item 2- 1/12 The LAMU report 1-2012 29.02.12 was approved with a minor correction.

Item 2- 2/12 Briefings

- Ventilation/hoods: The inspection 16. April disclosed that NCMM had 1 and BiO 5 hoods not working properly. The technical problem at NCMM is repaired. BiO had one to restart (turned off). 4 hoods need change of volustats and monitors and 1 a new trafo. Service and components have been ordered. One hood in SLA-lab has been removed. Suggestion by safety deputy NCMM: We arrange a flow-metering every year. (Last time Nov.2009) Approved.

- Lentilab: The lab is up and running. The microscope arrives at the end of May.

- Labcoats: BiO has bought disposable lab-coats for use in the cell-labs. BiO and NCMM will instruct everybody in the labs about correct use of lab-coats. KT will send out the instruction.

- Unfortunate incidents with N2 and CO2 . The firm that connected the gas to the incubators in the new cell lab had not secured the connections of gas-tubes properly. The gas hose popped off the switches three times and twice the gas was emptied into the lab. The last time we disclosed that the strips were not tightened by the supplier. Suggestion by safety deputy NCMM: Alarms. Approved: LB will check the price of alarms and ask HMS/UiO if this is an incident that should be reported as a deviation. Suggestion by CAO at BiO: Not report this as a deviation, since there was no one at BiO who had done anything to cause this, neither did we break any rules or routines; the whole incident was caused by the firm that installed the equipment. The purchase dep should maybe be informed. BiO has talked seriously with the serviceman in charge of the installation.

- Yearly report for LAMU: Earlier UiO demanded an audit of “ identified problems”.

This is no longer asked for. But AMU advises the LAMUs at UiO to work out an annual report of their activity for the boards and labor union. Decision: For 2012 we regard the detailed reports from LAMU meetings as sufficient for us to follow up all running cases, we decided not to write an annual report this year.

- The new HMS-coordinator Elisabeth Mona and Eva Isaksen had a meeting the 21. March with both the CAOs and the HMS-coordinator at BiO and NCMM

- Development, implementation and review of procedures. . LB informed that the central

HMS-stab is working with the implementation of the standard OHSAS 18001. It will become the guide for development of HMS- rules and routines at UiO. The implementation of OHSAS 18001 will also influence on our local procedures, internal control and elections for instance the election of safety deputy. More info later.

New regulations: Info from UiO: Unified regulation from January 2013. 47 regulations will merge into 6. There is no amendments/endringer in procedures or instructions. 1.Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2.Arbeidsplassforskriften 3. Forskrift om utførelse av arbeid (all connected to the internal control system). 4. Forskrift om tiltak og grenseverdier. 5. Forskrift om administrative ordninger. 6. Produsentforskriften.

- Implementation of the quality system for medical and health research at UiO. The information is found at: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/kvalitetssystem/kvalitetssystem-helse/ According to the instruction the time limit for implementation of local procedures is 01.07.12. More information after the deadline between MLS and Mette Sollihagen Hauge.

- Rebuilding/expansion at NCMM. NCMM needs more room and will expand into the

Diatec`s facility when they move out during summer 2012. Forskningsparken has to reconstruct a wall due to a water leakage. The area does not need too much rebuilding, but there are problems with the climate room, the cooling room and the ventilation system needs to be repaired before NCMM moves in. EK/NCMM has sent a note to Teknisk/UiO and asked for a meeting.

Item 2- 3/12 Targeted heath check.

- At UiO all employees are not called for regular health checks, only people who have work that is known to give health risks are to be called regularly: This is called a targeted health check. UiO regards people working with animals as among this group. BiO has been recommended to do a request to BHT about the staff at BIO working with mice. BiO has to make a survey of how many, frequency and for how long people have been exposed to allergens from mouse. Approved: LB sends an inquiry to the group leaders and request to BHT

Item 2- 4/12 Risk evaluation.

Forskningsparken wants an overview of all dangerous chemicals, solutions, gasses and actual volume at BiO and NCMM and the risk-evaluation of the Centers. Has to be finished within 15.06.12. LB in cooperation with the leaders at BiO and NCMM

Item 2- 5/12 Any other matter - The employees want more immediate information when new people are arriving and if

possible also when people are leaving. All new members of BiO and NCMM receive a form with information which is signed when fulfilled. Approved: BiO and NCMM will inform about new arrivals by e-mail. Group leaders will be encouraged to inform when people are leaving. RI and EK

- IT-staff has got reinforcement for the spring. Requests are sent to: it-support@biotek.uio.no A yellow label on the door will show who is on duty.

- The quality of the cleaning is dropping. Approved: LB sends a request to the new leader Aahid Touhle in charge of the cleaners. Both BiO and NCMM need better maintenance / polish of the floors.

Item 2 - 6/12 Next meeting. Wednesday, 29.08.12 21.05.12 Ragni Indahl and Liv Bjørland

Referat fra MED-LAMU 12.9.12

Til stede: Arbeidsgiversiden: Bjørn Hoel, Astrid Hobøl, Knut Tore Stokke

Arbeidstakersiden: Erlend Huglen, Britt R. Hansen

Invitert til sak 26/12: Irene Sandlie

Sekretær: Liv B. Finess

Ikke til stede: Ole Martin Nodenes (AMU) og Daniel Barth (student)

Sak 24/2012 Godkjenning av møteinnkalling Møteinnkallingen ble godkjent

Sak 25/12 Godkjenning av referat fra forrige MED-LAMU http://www.med.uio.no/for-ansatte/organisasjon/utvalg/lamu/moter/2012/06-15/

I referatet fra sak 20/12 står det at HMS-nettsidene til fakultetet vil bli revidert høsten 2012. I den

forbindelse vil lenken til rutinene for varsling bli flyttet til en mer synlig plass på For ansatte-sidene.

Web-redaksjonen vil i samarbeid med HMS-koordinator og fakultetsverneombudet, starte dette

arbeidet i uke 38.

Orienteringssaker

Sak 26/2012 Varslingsfunksjonen ved UiO v/Personalsjef Irene Sandlie Irene Sandlie orienterte om varslingsrutinene ved UiO ved å gå igjennom nettsidene som omhandler

disse: http://www.uio.no/om/hms/varsling/

Hun opplyste om at rutinene ville bli revidert og at en sak om dette ville bli forelagt rektoratet i løpet

av kort tid. Etter dette ville rutinene bli forelagt fakultetene, tillitsvalgte og verneombud for uttalelse.

Dagens rutiner er like for studenter og ansatte, men har ikke samme hjemmelsgrunnlag. Dette bør

fremkomme av rutinene. Skillet mellom hva som er en varslingssak og hva som er en personalsak bør

tydeliggjøres i rutinene og gjennom gode eksempler. Hvordan UiO håndterer en varslingssak må

også tydeliggjøres.

I diskusjonen/erfaringsutvekslingen i etter kant av gjennomgangen, understreket Sandlie viktigheten

av at ansatte /studenter først tar opp saken gjennom linjen. Ansvarlig leder må følge opp sakene og

dokumenter hva som blir gjort. Dersom det gjelder personlige forhold, kan vedkommende gå til

tillitsvalgt og/eller verneombud avhengig av hva saken gjelder. En slik sak er ikke en varslingssak,

men vil bli klassifisert som en personalsak.

Dersom saken er en klar varslingssak som ikke blir løst på aktuelt nivå, kan saken ende som en

varslingssak til UiO sentralt. Det er da viktig at de formelle rutinene blir fulgt. Det stilles krav til

saklighet og at saken innholdsmessig er godt beskrevet. Varsler kan være anonym, men det kan

hindre at man klarer å få en løsning på saken. Ved varsling er det viktig at aktuelt fakultet blir

informert og at det innhentes informasjon og dokumentasjon gjennom linjen.

Sak 27/2012 Kort orientering fra ledelsen Bjørn Hol opplyste om at Fakultetsstyret på neste møte skal behandle flere høringsuttalelser knyttet

til ulike IHR-prosjekter. Rapportene og høringsuttalelsene ligger på nettet:

http://www.med.uio.no/om/organisasjon/styret/moter/2012/09-18/sakskart-fakstyre-med-2012-09-

18.html

Det er først og fremst implementeringen av det som blir vedtatt i IHR-prosjektet ”Roller og ansvar”

som kan by på utfordringer. I rapporten som nå er ute på høring er det foreslått tre alternative

modeller for hvor hovedtyngden av administrative oppgaver skal utføres; på lavest mulig nivå, på

sentralt nivå eller en mellomting, mer likt det som gjelder i dag. Det er imidlertid ikke gjort en

detaljert beskrivelse av hvilke oppgaver som bør utføres på hvilket nivå. Dette må utredes uavhengig

av hvilken modell som blir vedtatt.

Moskvasenteret skal nedlegges og aktiviteten overflyttes til senteret i St. Petersburg. Tre fra

fakultetet er i St. Petersburg for å legge til rette for overflyttingen og for å få på plass avtaler med

aktuelle samarbeidspartnere.

Sak 28/2012 Kort orientering fra fakultetsverneombudet Erlend Huglen opplyste at han skal delta på en konferanse i Trondheim for hoved-/fakultets

verneombud m/vara fra universitetene i Norge. Temaet for konferansen er blant annet ” Ulike roller

innen HMS-arbeidet”.

Saken om arealsituasjonen for de ansatte i sykehusene utsettes til neste møte. Marianne Østby fra

Klinmed vil da komme å gi en kort orientering om de utfordringene instituttet står overfor.

HR-direktør Anita Sandberg kommer på neste møte i MED-LAMU for å orientere om det nye

kartleggingsverktøyet for psykososialt arbeidsmiljø.

Diskusjonssaker

Sak 29/2012 Lokal beredskapsplan for Det medisinsk fakultet Forslaget til Lokalberedskapsplan ble akseptert. Det ble påpekt at det ikke står noe om hvordan våre

ansatte på sykehusene skal forholde seg dersom det oppstår en krisesituasjon på deres arbeidssted.

Dette vil bli tydeliggjort i planen under pkt.2.2. før den sendes til godkjenning av dekanen.

Bjørn Hol ønsker å ta varslingsrutinene opp i et direktørmøte for å få klargjort en tvetydelighet i

planene. Det kommer ikke tydelig fram i teksten hvem som skal varsles først ved hendelser som kan

medføre at beredskap i verksettes.

Forslag om at sikkerhet for alle ansatte bør bli et fokusområde for det videre arbeidet i LAMU.

Forslaget tas med i den kommende diskusjonen om hva som skal være fokusområde for MED-LAMU i

2013. Dette må bli et tema på neste møte i LAMU.

Sak 30/2012 Handlingsplan for bedre arbeidsmiljø – Oppfølging av

prosjektet Arbeidsmiljøfokus 2011 Handlingsplanene for Helsam og IMB ble behandlet på LAMU- møtet 15. juni 2012 (se referatet fra

møtet). Vedlagt ligger handlingsplanen fra Klinmed (lenke).

Saken ble ikke behandlet pga av tidsnød. Saken kommer opp på neste møte.

Sak 31/2012 Sammensetning av MED-LAMU Av de to alternativene som var skissert i saksfremlegget, gikk flertallet inn for alternativet med 6

representanter der den totale sammensetningen av utvalget sikrer at alle instituttene og

fakultetsadministrasjonen blir representert. Denne modellen medfører at det må foretas valg av

arbeidstakerrepresentantene før ledelsen kan utpeke sine representanter. Knut Tore mente

imidlertid at det var viktigere at de som blir valgt er motiverte for oppgaven enn at alle institutt er

representert.

Når utvalget behandler saker knyttet til læringsmiljøet, trer studenten inn som medlem av utvalget

med stemmerett. I slike saker må arbeidsgiversiden suppleres med et medlem for å opprettholde likt

antall representanter fra begge sider. Ledelsen vil da utpeke en representant som deltar under

aktuell sak. Hvem som deltar vil avhengig av sakens karakter og innhold.

Vedtakssaker

Sak 32/2012 Nedsettelse av valgstyrer Forslagene til sammensetning av de fire valgstyrene ble vedtatt.

Referatsaker

Sak 33/2012 Referat fra møte i Klinmed-LAMU 20.6.2012

I sak 15/12 står det at saken om flytting av BUP vil bli tatt opp på generelt grunnlag i MED-LAMU over

sommeren. Erlend Huglen presiserte at det kun er problematikken, ikke selve saken som er tenkt tatt

opp i MED-LAMU. Selve saken tilhører Klinmed-LAMU.

Sak 34/2012 Eventuelt Ingen saker

Naturhistorisk museum

1

Til

LAMUs medlemmer, varamedlemmer og observatører.

Administrasjonen

Postboks 1172 Blindern

NO-0318 Oslo

www.nhm.uio.no

e-post: postmottak@nhm.uio.no

Besøksadresse:

Sars’gate 1, Oslo

Telefon: 22 85 17 04

Telefaks: 22 85 18 32

e-post: k.e.semb@nhm.uio.no

Dato: 26. 09. 2012 Saksnr.: 2008/115

REFERAT FRA EKSTAORDINÆRT MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET DEN 28. 08. 2012.

Arbeidsgiverrepresentanter:

Arne Fridtjof Mehlum Forskningssjef og ansvarlig for studentenes læringsmiljø.

Jon Lønnve Seksjonssjef.

Arbeidstakerrepresentanter:

Nils-Petter Bergersen Verneombud. Leder for LAMU i 2012.

Tom Victor Segalstad Verneombud. Forfall.

Lovisa Gustafsson Studentrepresentant. Forfall.

Observatører:

Hege Lynne Hovedverneombud ved UiO.

Bjørn Petter Løfall Ledende verneombud.

Nina Myrland Varamedlem for arbeidstakerrepresentantene. Forfall.

Kaj R. Jensen Områdeleder Teknisk avdeling. Forfall.

Mehmet Eser Driftsleder Teknisk avdeling

Knut E. Semb Lokal HMS-koordinator (Sekretær).

Agenda:

Seksjonssjef Jon Lønnve innleder og svarer på spørsmål.

- NHM planlegger å flytte samlinger og aktiviteter til Økern. Dette vil by på utfordringer

personalmessig og organisasjonsmessig.

- For å være mest mulig forberedt ønsker LAMU å diskutere hva som kan gjøres for at prosessen skal

gå så greit som mulig.

- Hvor langt er NHM kommet i diskusjonen i dag?

Campus Økern på 1400 m² er fylt opp, men ytterligere 3000 m² i kjelleren er ventet, og kanskje

kommer det til en til to etasjer til. Det skal lages en plan for utnyttelsen av plassen i samarbeide med

KHM som i dag har 7700 m². Begge museene ønsker å frigjøre plass på grunn av rehabiliteringer. Det

vil bli laget et notat til UiO om plassmulighetene sett i sammenheng med krav fra Riksrevisjonen.

Bygging av et nytt tverrbygg/magasinbygg på Tøyen er foreløpig lagt på is. Det har vært avholdt

allmøter, seksjonsmøter og gruppemøter om flytteprosessen da det er mulig at all samlingsvirksomhet

flyttes til Økern. Spørsmålet er når? Kjellerlokalene på Økern fristilles nå i forbindelse med

rehabilitering av Brøggers hus med verksteder bl.a. til Paleontologi. Det er i utgangspunktet planlagt å

flytte inn på Økern høsten 2013.

Naturhistorisk museum

2

Alle møter om Økern har hatt samme mal og noe av bekymringen kan oppsummeres med:

Ønske om bedre fysiske forhold.

Mulige ulemper ved splittelse av fagmiljøer.

Noen synes det er negativt å forlate Botanisk hage.

Negativt med en virksomhet på to steder.

Dårlig løsning med utstillinger på Tøyen og forskning på Økern.

Noen håper prosessen går fort på grunn av dårlige bygninger på Tøyen.

Noen få sier de vil slutte hvis de må flytte.

Usikkerhet om dette er en omorganisering eller bare justeringer.

Noen mister kollegaer i Botanisk hage.

Lengere reisevei.

Langt til biblioteket.

Biblioteket, renholdspersonalet og Botanisk hage ikke er informert.

I løpet av høsten 2012 regner en med å ha kommet igjennom alle gruppene.

Det er viktig å informere og be personalet ta det med ro da det ikke er bevilget noen penger, og

flyttingen ikke er brutt ned på person ennå.

Spørsmålet er hvordan en håndterer personalet og hvordan organisasjonsjusteringer/endringer ledes fra

NHM og TA. Prosessen ledes i dag fra seksjon for konserverings- og forskningsteknisk personale

(SKF). NHM er i en god dialog med tjenestemannsorganisasjonene, men mye er usikkert. Alt

avhenger av penger til rehabilitering, flytting og leie av lokaler. Hovedverneombudet på pekte at det er

fare for støy blant personalet og at god informasjon er viktig. Ledende verneombud har sendt inn

ønske om kartlegging.

HMS-koordinatoren påpekte at de fysiske forholdene på Tøyen er dårlige og at det derfor re viktig å

komme i nye arbeidslokaler som tilfredsstiller Arbeidsmiljøloven. Ledende verneombud var opptatt av

hvem som skal flytte, og J. Lønnve svarte at i dag er det to grupper som ønsker å flytte: insektgruppa

og paleontologene. Botanikerne har ikke vært langt fremme i diskusjonen, men en ny etasje på Økern

kan sannsynligvis romme herbariene.

NHM blir et annet museum enn det er i dag, og hovedverneombudet fortalte at UiO har erfaringer fra

Fysisk institutt der noen ble flyttet til Forskningsparken og hvor personalet som splittet.

Suksesskriteriet var god og tett informasjon samt allmøter for å unngå diskusjoner i krokene og

klikkdannelse. Det gjelder å holde et trykk på personalet slik at det kan vende seg til tanken på

flytting. Fysisk institutt har egne hjemmesider om flytteprosessen og arbeidsgiver har kjørt gode

prosesser. Ledelsen la vekt på å være tydelig og hadde i god tid nedlagt forbud mot omkamper. Det ble

laget grupper på tvers av avdelingene for å utrede blant annet psykososiale spørsmål. Alle forslag ble

lagt ut på Nettet.

Jon Lønnve la vekt på at det må lages funksjons- og bemanningsplaner før Økern og den nye

organisasjonen som kommer i kjølevannet av dette. Organisasjonsprosesser er under arbeid:

Forskerseksjonen har levert et notat og SKF arbeider med saken. Studentene er nesten fraværende i

diskusjonen om Økern.

Studentrepresentanten uttrykte at studentene har korte kontrakter og at det er laboratoriene som

bekymrer dem mest fordi de ar avhengig av disse til å drive forskning, men de er positive til å få et

bedre arbeidsmiljø. Nils-Petter Bergene foreslo å innkalle studentene til et eget informasjonsmøte på

engelsk. Hovedverneombudet mente det er lurt å informere om når laboratoriene stenger slik at en kan

få en overgangsfase for å roe studentene. Fridtjof Mehlum svarte at det ikke kommer på tale å stenge

noen laboratorier da laboratoriene tidligst blir berørt om tre år. Det kan imidlertid bli aktuelt å stenge

«Gammel DNA-lab.» da det er tanker om å kjøpe flere tjenester eksternt. Studentrepresentanten spurte

om en ikke kan bruke DNA-laboratoriet på Blindern og om ikke forholdet til Blindern kunne bedres.

Det er ikke planlagt hvor forskningen skal foregå og hvor laboratoriene skal ligge. Det er derfor ikke

mulig å detaljplanlegge ennå.

Naturhistorisk museum

3

Hovedverneombudet påpekte at det er en ledelsesoppgave å tydeliggjøre at flyttingen ligger langt fram

i tid og derfor vanskelig å få engasjert studentene. Jon Lønnve forklarte at styringsdokumentene og

strategisk plan ligger i bunn. Økern er et midlertidig prosjekt 15 år inn i tiden. Noen funksjoner blir

værende på Økern hele denne perioden. Noen blir værende der under rehabiliteringsfasen.

Nils-Petter Bergersen ønsket Flytteprosessen til Økern som fast punkt på LAMUmøtene, og at

det blir avholdt faste informasjonsmøter. Det er nødvendig med informasjon på nettsidene for å slippe

alliansebygging.

Nils-Petter Bergersen så fram til møter om det psykososiale miljøet til høsten og at emnet bør opp på

ledermøtet. Fridtjof Mehlum viste til flytteprosessen til Polarinstituttet og advarte mot for mye

aktivitet rundt noe som kanskje ikke blir noe av. Han mente at en også kunne lære av flytteprosessen

ved KHM og Veterinærhøyskolen som flyttet til Ås.

Teknisk avdeling gjorde det klart at oppussingen av Brøggers hus ikke vil komme i gang i 2013, men

kanskje i 2014. Jon Lønnve påpekte at det er nødvendig å lage en kommunikasjonsplan med OPA og

tjenestemannsorganisasjonene. En helhetlig ledelse av rehabiliteringsprosessen, flytteprosessen og

omorganiseringen er nødvendig da alle disse prosessene skjer samtidig. Frem til nå har disse

prosessene blitt håndtert separat.

Neste møte er 9. oktober 2012 klokken 1000-1200.

Kopi:

Arbeidsmiljøutvalget v/HMS-stab.

NHMs interne informasjonsside v/E. Aronsen.

Seksjonsledere og verneombud ved NHM.

Hovedverneombudet ved UiO Hege Lynne.

Arkiv

Universitetet i Oslo Notat

Organisasjons- og personalavdelingen Kontoradr.: Lucy Smiths hus, 6. et., Problemveien 7, 0313 OSLO

Telefon: 22 85 63 81 Telefaks: 22 85 62 50 postmottak@admin.uio.no http://www.uio.no/om/organisasjon/adm/opa

Referat fra møte i SA-LAMU – sentraladministrasjonen

Mandag 24.september 2012

Til stede: Fra arbeidsgiversiden: Johannes Falk Paulsen, Tove Kristin Karlsen, Lars Oftedal Forfall: Ingrid Sogner

Fra arbeidstakersiden: Bjørg Hoff (leder), Ruth Karin Lødding, Niclas J.M.Berger, Vigdis Rønnestad

Observatører: Lars Riddervold Ken Jansen

Sekretær: Marit Fosseli Olsen

Sak /2012 Valg av verneombud, ledende verneombud og representanter til SA-LAMU Innen 1.november 2012 skal det velges nye verneombud i Sentraladministrasjonen. Eva Isaksen gikk i gjennom rammene for sammensetningen av LAMU og deres ansvarsområde. Hun gjennomgikk også verneombudsordningen og dens oppbygging ved UiO. Videre gjennomgikk hun prosedyrene for hvordan valg skal gjennomføres ihht. regelverket, og refererte til universitetsdirektøren som har gitt klar beskjed om at regelverket skal følges. Det ble videre anbefalt at verneombudene i SA velges for samme funksjonsperiode, og at man tilpasser dette ved forestående valg. De nye verneombudene tiltrer 1.januar. Før valgene foretas er det nødvendig å få en oversikt over alle enheter i sentraladministrasjonen og hvilke verneområder de har. Følgende enheter ble definert under SA og med antall verneombud. 3 områder ble foreslått lagt under ledende verneombud pga. størrelsen. Enhet Antall verneombud

Udir.kontor 1 – ledende verneombud OPA 2 verneombud ØPA 3 verneombud KA 2 verneombud IR IR – lednede verneombud STA 3 verneombud FA 1 verneombud Apollon 1 – ledende verneombud

Universitetet i Oslo 2

Uniforum 1 – ledende verneombud Barnehagen 1 verneombud Samordna opptak 1 verneombud Ledende verneombud i SA, Bjørg Hoff, vil ta kontakt med de ansatte på følgende enheter for avklare om disse bør være ivaretatt av det ledende verneombud i SA, eller har egne verneombud med tilhørende vara:

Universitetsdirektørens kontor Enhet for intern revisjon Uniforum Apollon

Videre vil hun informere den ansatte på studentprestkontoret at hun er verneombud for de UiO- ansatte der. Spørsmålet om verneorganisasjonen til Samordnet opptak vil Hoff løfte til hovedvernombudet og eventuelt AMU. Et valgstyre på 3 personer ble valgt og består av: Johannes Falk Paulsen Ruth Karin Lødding Niclas J.M.Berger 25.9.2012 Marit Fosseli Olsen

Det utdanningsvitenskapelige fakultet REFERAT

Universitetet i Oslo

Fakultetssekretariatet Kontoradr.: Sem Sælands vei 7, Helga Engs hus, 3. etasje

Telefon: 22 85 82 76 Telefaks: 22 85 82 41 postmottak@uv.uio.no www.uv.uio.no

Til

Medlemmer av Lokalt arbeidsmiljøutvalg, UV-fakultetet - LAMU

Dato: Oslo, 5. oktober 2012

REFERAT FRA MØTE I LAMU VED DET UTDANNINGSVITENSKAPELIGE FAKULTET

fredag 5. oktober 2012,

kl. 09.15 – 11.00 , i fakultetets styrerom, Helga Engs hus.

Til stede: Kjersti Anette Ektvedt (arbeidsgiverrepresentant), Lars Lomell (arbeidsgiverrepresentant), Simen Fraser

(ledende verneombud), Ivar Morken (verneombud ISP), Siri Jønnum (verneombud IME),

Kristin Solgård (studentrepresentant), Solveig Bauge Løland (arbeidsgiverrepresentant samt leder og referent i møtet)

Meldt forfall: Stig Åge Solemsli (arbeidsgiverrepresentant og leder av LAMU), Kristin Flood Strøm (verneombud

ILS), Linda Valdø-Schwartz (HMS koordinator og referent i LAMU)

Agenda for møtet:

Sak 1 GODKJENNING AV REFERAT FRÅ MØTET 31.08.12

Konklusjon: Referatet ble godkjent.

Sak 2 EN ORIENTERING/INFORMASJON VEDRØRENDE SEMINARVIRKSOMHET

VED MN V/ KAI ÅGE FJELDHEIM

Konklusjon: Kai Åge Fjeldheim hadde meldt sykdomsforfall. LAMU prøver å få til et ekstraordinært

møte med ham enten fredag 12. oktober eller fredag 19. oktober kl. 10.00.

LAMU ønsker nytt møte med ham så raskt som mulig. LAMU har behov for innspill med

tanke på planlegging ad sak 3.

Sak 3 ORIENTERING FRA ARBEIDSGRUPPEN FOR GJENNOMFØRING AV

SEMINAR VED UV

Siri Jønnum orienterte. Arbeidsgruppen bestående av Ivar Morken, Siri Jønnum, Kristin

Flood Strøm, Simen Fraser og Stig Åge Solemsli har vurdert ulike alternativer. Det ble lagt

fram forslag om et halv dags seminar med tema «den gode medarbeider/kollega».

Kontaktperson om tema psykososialt arbeidsmiljø ble for kostbar og seminar med dette tema

ble foreslått utsatt.

Konklusjon: LAMU arbeider for halv-dags seminar med tema «den gode medarbeider/kollega».

Det er nå for knapp tid til å få dette seminaret arrangert i 2012. LAMU utsetter

seminaret til medio januar. Det er viktig med forankring i ledelsen. Seminaret

er ment for alle, med invitasjon fra ledelsen. Tenker innleder med noen utenfor fakultet

og kanskje også UiO.

Sak 4 KAN VI TENKE OSS ET ARBEIDSMILJØSEMINAR I LØPET AV

HØSTEN 2012?

Det vises til diskusjonen under sak 3.

Det utdanningsvitenskapelige fakultet

Universitetet i Oslo

2

Konklusjon: Man sluttet seg til at det nå var for knapp tid igjen av 2012 til å planlegge å arrangere

seminar i løpet av høsten. LAMU ønsker også møte med MN fakultetet ved Fjeldheim for å

høre mer om hvordan de gjennomfører sine seminar.

Sak 5 HVEM SKAL VÆRE NY LAMULEDER FRA NOVEMBER 2012

Det ble orientert om at nåværende leder av LAMU Stig-Åge Solemsli slutter ved UV.

Konklusjon: LAMU må få en vara-leder til neste møte og som kan erstatte Stig-Åge ut året.

Fra januar 2012 overtar arbeidstagersiden ledelsen av LAMU.

Sak 6 EVENTUELT

I: Til neste møte:

a) For valg av verneombud bes det til neste møte om et saksnotat utarbeidet av HMS –

koordinator Linda Valdø-Schwartz med bl.a. oversikt over de ulike verneombud pr i dag

og når de ble valgt sist, slik at man vet mer om når det skal arrangeres valg av

verneombud neste gang.

Notatet legger også fram en oversikt over

hvilke enheter som bør/kan ha verneombud fra 2013. Vi har

i) PFI og IME samorganiseres, samt ILS og ISP

ii) Produksjons- og formidlingsdelen ved IME blir skilt ut som egen enhet lagt

under UV-fakultetets sekretariat. Denne enheten blir formodentlig værende i

Forskningsparken (skal denne enheten ha eget verneombud?)

alle verneombud bør ha en vara

Leder av LAMU bør ha en vara

periode for verneombud

sammensetning av LAMU ved UV

mandat til LAMU ved UV

Det er ønskelig at disse informasjonene legges på nett.

b) Det er ønskelig å invitere inn hovedvernombud til møtet slik at LAMU bl.a. kan få en

gjennomgang av valgregler etc.

c) Det er ønskelig at studentene fremmer flere saker til LAMU. Eksempler

studentrepresentanten nevnte var Læringsmiljøundersøkelsen 2012 -

http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/undersokelser/laeringsmiljo/

Informasjon om MN prosjektet ForVei - http://www.mn.uio.no/studier/admin/forvei/

LAMU vil gjerne drøfte disse. ALMU er opptatt av studentenes psykosiale arbeidsmiljø.

Det vil snart bli gjennomført den årlige vernerunden med studentene. Viktig å melde

klart fra de forbedringer etc. som det er behov for. Det gjennomføres prioriterte

utbedringer hvert år. Andre saker som ble nevnt var brukermøtet med SiOs lokale

kantine i Helga Engs hus. Studentene ønsker å delta i disse brukermøtene.

d) Simen meldte om egen budsjettpost til HMS området for 2013. Konkret informasjon om

dette legges fram i neste møte.

II: For øvrig: Saker fra møtet 31.august:

Hjertestarter: Hva skjer

Det utdanningsvitenskapelige fakultet

Universitetet i Oslo

3

Oppfølging av sak: LAMU ønsker referat fra møtene

Arbeid med Årsplan og Årshjul.

LAMU ønsker å ha IHR prosessen på agenda til hvert møte

Neste ordinære møte i LAMU: fredag 2.11.2012. Deretter fredag 7.12.12

Referent: Solveig Bauge Løland

Kopi: Hovedverneombudet Områdeleder Seksjon for HMS, sentralt arbeidsmiljøutvalg Dekanatet UV Kontorsjefene UV