PLANEACIÓN DOCUMENTAL

GLORIA VIVIANA GUTIÉRREZ MONTOYASANDRA PATRICIA CORDERO RIVERA

  GRUPO 06

 DOCENTE

JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS 

ASIGNATURAGESTÓN DOCUMENTAL I

 

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA

INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICABOGOTÁ D.C - CALI

2015

GESTION DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

(Art. 3 Ley 594 de 2000)

PLANEACIÓNConjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

OBJETIVO Y ALCANCE Establecer lineamientos, con el propósito de formular programas, políticas, estrategias y objetivos que cumplan con las directrices del archivo general de la nación y que permitan la construcción de la memoria institucional de las entidades

FASES*Diagnóstico*Gestión Proyecto*Definición Estrategia*Documentación

PROCESOS*Producción*Recepción*Distribución*Trámite*Organización*Consulta*Conservación*Disposición final de documentos

https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Ww

LA GRAFICA REPRESENTA EL ESQUEMA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN IMPLÍCITA EN LA OBRA DE LAUDON Y LAUDON (1996)

CICLO VITAL DE DOCUMENTOS

TEORIA FASES MODELOS DE GESTION-PAÍSES

Wiffels, 1972 Planteo su teoría sobre las fases

o edades básicas del ciclo vital

del documento, esta

denominación hace relación a

las etapas que cumple un

documento a lo largo de su vida

útil.

Norte Americano: orientado a la de la

intervención sin excepciones en la fase

activa y semiactiva del documento

González de Ríos Las etapas se pueden considerar de

la siguiente manera: Planeación,

elaboración, utilización,

mantenimiento, y eliminación.

Europeo: Partidario de un escaso

control en la fase activa, limitando la

intervención directa del profesional de

información en la fase semiactiva del

documento

FORMACIÓN DE ARCHIVOS –CICLO VITAL DE DOCUMENTOS

POLITICAS *Contextualización de la gestión documentalcon los procesos de la entidad*Sistema integrado de conservación*Seguridad de la información*Creación y diseño de los documentos independientemente del medio y soporte*El sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo – SGDEA*Los mecanismos de autenticación y metadatos.

*Capacitación a los funcionarios sobre normas archivísticas, sistemas de información, tablas de retención documental*Todos los integrantes deben cumplir con los lineamientos y parámetros establecidos en la entidad para dinamizar el proceso de Gestión documental*Toda la planificación debe ir de la mano con el área de Talento Humano para facilitar su cumplimiento*El conjunto de actividades de capacitación, socialización, cronograma de transferencias primarias y secundarias, ajustes a las tablas de retención documental y cronogramas de seguimientos para determinar el grado de aplicación de la normatividad, políticas y procedimientos de la gestión Documental

DISPOSICIONES NORMATIVASLEYES LEY 594 DE 2000

LEY 1712 DE 2014LA LEY 1437 DE 2011

DECRETOS DECRETO 2609 DE 2012DECRETO 103 DE 2015

ACUERDOS ACUERDO 07 DE 1994ACUERDO 002 DE 2014ACUERDO 003 DE 2015

CIRCULARES CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2012. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNCIRCULAR EXTERNA NO. 005 DE 2012. AGN

NORMAS TÉCNICAS DE CALIDAD LA ISO 15489-1LA ISO 15489-2LA ISO 9001:2008NTC-GP 1000:2009

ACCIONES*Diseño y normalización de formas, formatos y formularios registrados en el Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta las características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a la producción y valoración de los documentos de la entidad

PROGRAMAS ESPECÍFICOS

*Normalización de formas y formularios electrónicos*Documentos vitales o esenciales*Gestión de documentos electrónicos*Documentos especiales

NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ESPECIFICOS

Se basa en el proceso de análisis diplomático de los documentos independientes del soporte, delimitando y fijando sus características y atributos, con el propósito de crear las formas, formatos y formularios en entorno electrónico, denominándolos con nombres propios.

DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

Comprende desde la identificación, evaluación, selección, protección, preservación y recuperación de aquella información que en caso de emergencia sirve para la defensa y restitución de derechos y deberes de personas y entidades cuya documentación haga parte del fondo documental administrativo del Archivo General de la Nación, permitiendo con ello la preservación de los documentos, evitando pérdida, adulteración, sustracción y falsificación de los mismos.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Propende por el diseño, implementación y seguimiento de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico junto a los procesos de la gestión documental, armonizado con la racionalización de trámites e intercambio de información electrónica en el marco del gobierno electrónico en la administración pública

DOCUMENTOS ESPECIALESEstá encaminado a los documentos de archivo que por sus características no convencionales requieren tratamiento diferente:*Gráficos*Cartográficos*Fotográficos*Audiovisuales*Sonoros*Orales de comunidades indígenas o afrodescendientes*Redes sociales*Páginas Web e Intranet

BIBLIOGRAFÍA*Archivo General de la Nación*Comisión General de Valoración Documental del Gobierno de Canarias*Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Programa de Gestión Documental *PGD Programa de Gestión Documental. Obtenido de Archivo General de la Nación. Bogotá: El AGN, 2014. 48 p.

CIBERGRAFÍA*http://www.gestiopolis.com/planeacion-documental-documentos-administrativos/*http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/la-planeacion-archivistica.html*https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y*https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Ww

GRACIAS