Plan de comunicación
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¿QUÉ ES UN PLAN DE COMUNICACIÓN?
Proyecto de comunicación es el intercambio de información específica del proyecto con énfasis en la creación de entendimiento entre el emisor y el receptor. La comunicación efectiva es uno de los factores más importantes que contribuyen al éxito de un proyecto.
• Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. (PMBok)
¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN DE PROYECTOS?
Proyecto de Comunicación es la responsabilidad de todos los miembros del equipo en el proyecto. El líder del proyecto, sin embargo, es el responsable de desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto de Comunicación con el aporte de los jefes de proyecto y el Equipo de Desarrollo de Proyectos (PDT).
La administración de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. (PMBok)
DOS TIPOS DE PLANES DE COMUNICACIÓN PARA TU PROYECTO
1. Regular o plan de comunicación en marcha
2. Una sola vez o Plan de Comunicación por Eventos
REGULAR O PLAN DE COMUNICACIÓN EN MARCHA
UNA SOLA VEZ O PLAN DE COMUNICACIÓN POR EVENTOS
¿POR QUÉ LO HACEMOS?
Los lideres de proyectos utilizan la gestión de proyectos de comunicación para:
Desarrollar un plan de comunicación para el proyecto
Distribuir la información a través de los métodos para llegar a los clientes más eficazmente
Tener un archivo de documentos de acuerdo con el departamento de retención de registros.
VISIÓN GENERAL DE LA GESTIÓN DE COMUNICACIÓN DE UN PROYECTO
Identificar a los Interesados
Planificar las Comunicaciones
Distribuir la Información
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Informar el Desempeño
¿ENTENDER EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN ES EL PRIMER PASO EN LA PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN?. CONSIDERE LOS SIGUIENTES CINCO FACTORES:
¿Quién participa en el proceso de comunicación? - los grupos de interés identificados, como los miembros del equipo de proyecto, lideres de proyectos y el personal, administración de clientes y el personal, y las partes externas interesadas.
¿Qué se comunica? - el mensaje, la información que se comunica
Cuando se comunica la información?- semanal, mensual, trimestral, según sea necesario
¿Cómo se distribuye la información? - en una reunión, un memorando, un correo electrónico, un boletín, una presentación, etc
¿Quién va a proporcionar la información que se comunica?
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS (STAKEHOLDERS )
Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
Ejemplo de Matriz de Poder/Interés de los Interesados
Comunicación a los altos ejecutivosDestacar problemas, los riesgos y las excepcionesHerramientas usadas:Reportes de excepcionesReportes de estatus semanalesEspecificación del proyecto Actualizaciones vía correo Revisiones cara-caraPlan de comunicación
Fortalcer el convecimiento de los superiores
Guiar al equipo del proyecto
Destacaras tareas pendientes, tareas programadas, fechas, sesiones informativas con el equipo en general
Herramientas usadas:Intercambio verbalAgendasMinutas CorreoInstrucciones de proyectoPlan del proyectoRegistro de riesgos
Requiere habilidades de delegación
Comunicación a clientes, proveedores y gerentes funcionales. Implica la negociación de los recursos, presupuestos y la asignación de tiempoHerramientas usadas:Plan de comunicaciónDeclaración de trabajoContratos CorreoRequiere diplomacia y tacto
Charvat, J. P. (13 de Noviembre de 2002). Techrepublic. Recuperado el 18 de Septiembre de 2012, de Techrepublic: http://www.techrepublic.com/article/project-communications-a-plan-for-getting-your-message-across/1061894
EJEMPLOS
RBS group Function Name TelephoneStakeholders goals on this
project
Preferred method of
communication
Second preferred method of
communication
Preferred method for rewarding the team
106 Project Management
Lisa Gonzalez
(909) xxxxxxx
Efficient project
Completionemail Cell Phone Team
celebration
140 Capital Outlay Mgmt Fred Carter (909) xxxxxxx Secure funding email Telephone Team
celebration
152 Agreements Jim Black (909) xxxxxxx
Clear and concise
agreementsemail Telephone Team Award
Stakeholders Analysis
WBS Code WBS Trade Sub-Productproduct
Requiered on this project?
Product Produced by
(task Manager
Name)
Product received by
(Name)Method of transmit
Uniform fabing system location
PHP
165.05
Perform environmental
soping and select alternatives for
study
165.05.05 Review projectinitial
environmental project file
setupYes Jane Moore Roose
Wilson mail 421.01 x
165.05.10Public and
Agency Scoping process
Public Participation
PlanYes Sandra
Moore Lisa Gonzalez mail 331.09 x
Stakeholders Analysis
FaseMensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta
Periodicidad¿Qué se comunica?
¿Quién comunica?
¿Cómo se comunica?
¿Cuándo se comunica?
¿A quién se comunica?
¿Cómo se retroalimenta?
Planeación
Políticas y objetivos de
calidad (acuerdos y
normas reglamentarias)
Representate de la dirección
Reunión con el
equipo de gestion de la calidad,
intenet, software
de control
Plan de trabajo del proyecto
Responsables del proyecto
Verificación de la
implementación del SIGCC
Durante la fase de
planeación
Todo el proyecto
Noticias de avance de
proyecto de implementación
del SIGCC
Comité de gestión de
calidad
Pagina web Promulagacion de la norma
Todo el personal de
la corporación y
ciudadania
Buzón de sugerencias
En el desarrollo de
la implementaci
ónCartelones, boletines,
folletoscada mes 1er. Dia hábil
de cada mes
Todo el proyecto
Mensaje de compromiso de la direccion con
la implementación del SIGCC y de
informacion sobre el avance
Representate de la Alta dirección
Correo electronico
, pagina web,
internet
Semestral
Todo el personal de
la corporación y
ciudadania
Buzón de sugerencias
Durante el desarrollo del
SIGCC
INFORMES DE DESEMPEÑO
El análisis del desempeño pasado El estado actual de los riesgos e incidentes El trabajo completado durante el período El trabajo que se completará a continuación El resumen de los cambios aprobados en el
período Otra información relevante que debe ser
revisada y analizada
REQUISICIÓN DE CAMBIOS
PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA
REPORTE DE AVANCE CON CURVA S
REPORTE DE AVANCE CON CURVA S
REPORTE DE AVANCE CON GANTT
REPORTE DE AVANCE CON GANTT