Piattaforma e-learning Manuale d’usohrvision.afalcor.it/help.pdf · 2018. 1. 20. · Piattaforma...

30 dicembre 2014

Piattaforma e -learning

Manuale d’uso

This information was prepared by A2A and it is not to be relied on by any 3rd party without A2A’s prior written consent. 2

Agenda

� PREMESSA

� Premessa

� Accesso alla Piattaforma

� AUTOISCRIZIONE

� ISCRIZIONE DA PARTE DEL RESPONSABILE


Premessa

� Auto – iscriversi a corsi di formazione:

selezionare la sessione alla quale iscriversi o modificare la

propria iscrizione entro i termini stabiliti

� Iscrivere i propri collaboratori a corsi di formazio ne

selezionare le sessioni a cui iscrivere i propri collaboratori

secondo le necessità di servizio della propria Unità

Organizzativa

� Visionare materiale didattico a supporto dei corsi (pre-work, o

dispense al termine del corso)

� Compilare questionari on line (es. valutazione gradimento

corsi)

� Partecipazione, ove previsto, a Forum di discussione on line

IN QUESTA

PRESENTAZIONE SONO

ILLUSTRATE LE

ISTRUZIONI D’USO DI

QUESTE NUOVE

FUNZIONALITA’

La piattaforma Formazione e Addestramento è l’applicativo che consente di:

(*) i programmi dei corsi sono disponibili

nell’Intranet aziendale «corsi attivati»

http://cww.a2a.eu/a2a/cms/intranet/funzioni/risor

se_umane/crescere_a2a/formazione/attivati/


Agenda

� PREMESSA

� Novità

� Accesso alla Piattaforma

� AUTOISCRIZIONE



Accesso alla Piattaforma

1. OPZIONE: TRAMITE INTRANET

• Accedere alla sezione servizi on line area del

personale:

http://cww.a2a.eu/a2a/cms/intranet/servizi/

sistemi_area_personale

• Entrare nell’applicativo «Piattaforma

Formazione e Addestramento»

2. OPZIONE: TRAMITE LINK RICEVUTO CON E-

MAIL DI INVITO

MODALITA’ D’ACCESSO:

Tutti i dipendenti che hanno indirizzo di posta aziendale sono abilitati alla piattaforma

LOGIN

NOME UTENTE: indirizzo e-mail aziendale (es. [email protected])

PASSWORD: al primo accesso digitare Accesso11* (NOTA BENE: “A” maiuscola e “*” sono parte

integrante della password) oppure Password precedentemente salvata (*)

(*) Ti invitiamo a modificare la password in occasione del primo accesso e ad annotarla in quanto ti servirà per tutte le attività, in ambito Risorse Umane, che sisvolgeranno in piattaforma.


Agenda

� PREMESSA

� AUTOISCRIZIONE A CORSI DI FORMAZIONE

� Premessa

� Processo

� Auto-iscrizione da parte del partecipante

� Autorizzazione da parte del responsabile

� Modifica iscrizione da parte del partecipante

� Conferma e annullamento da parte di Ufficio Formazione e Addestramento



ASPETTI POSITIVI PER IL PARTECIPANTE

1. Libertà di scelta della sessione formativa più congrua con le necessità della propria Unità Organizzativa

2. Disponibilità di più sessioni tra le quali scegliere

3. Flessibilità e velocità nel modificare l’iscrizione

4. Condivisione con il proprio responsabile dell’impegno preso e delle eventuali modifiche

5. Possibilità di iscriversi in «lista d’attesa » e di ricevere conferma nel caso di nuove disponibilità

6. Ricezione di promemoria in prossimità dell’evento

ASPETTI POSITIVI PER IL RESPONSABILE

1. Visione completa delle iscrizioni dei propri collaboratori

2. Possibilità di annullare tempestivamente l’iscrizione di un proprio collaboratore se non in linea con le necessità della

propria unità Organizzativa

ASPETTI D’ATTENZIONE

1. Attenzione alla data di «chiusura iscrizioni»: oltre tale data non è possibil e effettuare / modificare la propria

iscrizione (o le iscrizioni dei propri collaboratori) tramite l’applicativo, ma è necessario contattare l’Ufficio Formazione e

Addestramento

2. Le assenze non comunicate, o comunicate oltre la «data di chiusura», verranno addebitate e comportano l’esclusione

da future edizioni. Le uniche assenze giustificate sono quelle per malattia.

Premessa auto iscrizione


Agenda

� PREMESSA


� Premessa

� Processo






This information was prepared by A2A and it is not to be relied on by any 3rd party without A2A’s prior written consent.

Le macro fasi del processo di

auto - iscrizione sono le

seguenti:

9

PUBBLICAZIONE sessioni di formazione da parte di Formazione

e Addestramento

EFFETTUAZIONE AUTO ISCRIZIONE da parte del partecipante

•Validazione da parte del responsabile

•Possibilità di modificare la propria iscrizione

CONFERMA delle iscrizioni da parte di

Formazione e Addestramento

Il seguente flusso di

dettaglio illustra tutti i

passaggi che si verificano

all’interno del processo di

auto-iscrizione

evidenziando gli eventi che

provocano l’invio di e-mail

t1=DATA CHIUSURA

ISCRIZIONI

t0=DATA APERTURA

ISCRIZIONI

Processo di auto - iscrizione da parte del partecipante


Agenda

� PREMESSA


� Premessa

� Processo







Auto – iscrizione 1/2

(da parte del partecipante)

1. Dopo aver ricevuto e-mail di invito ed essere entrati nella piattaforma

come descritto nella slide 7 si visualizza la seguente schermata

«Corsi Disponibili – ISCRIZIONE »

In questa pagina si vedono tutti i titoli dei corsi ai quali si deve

partecipare (solo quelli per i quali è prevista l’auto-iscrizione in

piattaforma)

2. Per procedere all’iscrizione cliccare su «visualizza sessioni »

11


3. Si apre di seguito la pagina «SESSIONI DISPONIBILI - ISCRIZIONE»

In questa pagina si visualizzano tutte le edizioni programmate e i

dettagli dei corsi

4. Scegliere l’edizione alla quale iscriversi (condividendo la scelta

con il proprio responsabile) e procedere all’iscrizione cliccando

«iscriviti » oppure «iscriviti in waiting list »

Attenzione alla data di

chiusura iscrizioni!

Attenzione al numero di posti

disponibili e al numero dei posti in

lista d’attesa

Quando i posti sono occupati è possibile

inserirsi in lista d’attesa. Si verrà

contattati qualora si liberassero i posti.

12

5. Il partecipante riceve un’e-mail di promemoria ed è responsabile di annotare in agenda l’impegno

Auto – iscrizione 2/2



Agenda

� PREMESSA


� Premessa

� Processo







6. Dopo aver effettuato l’iscrizione il partecipante visualizza il seguente

messaggio:

L’iscrizione è autorizzata, salvo diverse comunicazioni successive di

annullamento

7. Il responsabile riceve un’e-mail che lo informa dell’avven uta

iscrizione : in tale e-mail è contenuto un link tramite il quale il

responsabile può «annullare» l’iscrizione del proprio col laboratore

entro la data chiusura iscrizioni

8. Se il responsabile annulla l’iscrizione del proprio collaboratore,

quest’ultimo riceve un invito a selezionare un’altra edizione (è

necessario effettuare tale selezione in accordo con il proprio

responsabile per evitare ulteriori annullamenti successivi)

14

Autorizzazione iscrizione

(da parte del responsabile)


Agenda

� PREMESSA


� Premessa

� Processo







9. Il partecipante entrando nella pagina

«VISUALIZZA/MODIFICA ISCRIZIONI » vede

tutte le iscrizioni effettuate

10. Entro la DATA di CHIUSURA ISCRIZIONI il

partecipante può annullare la propria

iscrizione e iscriversi in altra data;

11. E’ necessario cliccare sul pulsante «Elimina

iscrizione »; il responsabile ne riceverà

comunicazione

Modifica iscrizione


12. Di seguito selezionare la nuova edizione nella quale si intende partecipare, selezionandola tra quelle disponibili

nella sezione «Corsi Disponibili – ISCRIZIONE »


Agenda

� PREMESSA


� Premessa

� Processo




� Conferma e annullamento da parte di Ufficio Formazio ne e Addestramento



Conferma sessioni

(da parte di Ufficio Formazione e Addestramento)

13. In prossimità della DATA DI CHIUSURA

ISCRIZIONI l’Ufficio Formazione e

Addestramento verifica le adesioni : se si

raggiunge il numero adeguato di partecipanti

conferma l’edizione

14. I partecipanti che si erano iscritti ricevono un’e-

mail di conferma del corso con un promemoria

e le indicazioni logistiche per partecipare

15. I partecipanti che si erano iscritti in waiting list

per i quali non si è liberato alcun posto,

ricevono un’e-mail di non disponibilità per

l’edizione scelta e invito a iscriversi ad altra

data

Le persone che si erano iscritte in waiting list

potrebbero essere richiamate anche dopo la

data di chiusura in caso di defezioni

successive

Dopo la data di chiusura non è possibile

modificare/annullare la propria iscrizione in

piattaforma: è necessario contattare l’Ufficio

Formazione. Le assenze non comunicate, o

comunicate oltre la «data di chiusura»

iscrizioni, verranno addebitate e comportano

l’esclusione da future edizioni dello stesso corso.


16. In prossimità della DATA DI CHIUSURA

ISCRIZIONI l’Ufficio Formazione e

Addestramento verifica le adesioni. Se NON

viene raggiunto il numero adeguato di

partecipanti l’edizione viene ANNULLATA.

17. I partecipanti che si erano iscritti ricevono un’e-

mail di annullamento e invito a procedere

alla scelta di un’altra data

18. I responsabili vengono avvisati

dell’annullamento

Annullamento sessioni


Le sessioni saranno pubblicate nella quantità necessaria a coprire tutte le partecipazioni

previste, ma non garantiscono la copertura in caso di continue defezioni alle iscrizioni.

L’ufficio Formazione e Addestramento è a disposizione per i chiarimenti e le necessità che si

rendessero necessari.

L’Ufficio formazione si riserva di detrarre i gettoni di partecipazione a coloro che al termine

dell’anno formativo in corso (ottobre 2014 - giugno 2015) non avessero effettuato alcuna

iscrizione in piattaforma


Agenda

� PREMESSA



� Premessa

� Processo

� Iscrizione da parte del responsabile





ASPETTI POSITIVI PER IL PARTECIPANTE

1. Condivisione con il proprio responsabile dell’impegno preso e delle eventuali modifiche

2. Ricezione di promemoria in prossimità dell’evento (per chi ha indirizzo di posta elettronica)

ASPETTI POSITIVI PER IL RESPONSABILE

1. Libertà di scelta delle sessioni formative cui iscrivere i propri collaboratori scegliendo l’edizione più congrua con le

necessità della propria unità Organizzativa

2. Disponibilità di più sessioni tra le quali scegliere

3. Flessibilità e velocità nel modificare l’iscrizione

4. Visione completa delle iscrizioni dei propri collaboratori

5. Possibilità di annullare tempestivamente l’iscrizione di un proprio collaboratore se non congrua con le necessità della

propria unità Organizzativa

ASPETTI D’ATTENZIONE

1. Attenzione alla data di «chiusura iscrizioni»: oltre tale data non è possibil e effettuare / modificare le iscrizioni

tramite l’applicativo, ma è necessario contattare l’Ufficio Formazione e Addestramento

Premessa iscrizione da parte del responsabile


Agenda

� PREMESSA



� Premessa

� Processo






Le macro fasi del processo di

iscrizione da parte del

responsabile sono le

seguenti:

23

PUBBLICAZIONE sessioni di

formazione da parte di Formazione

e Addestramento

EFFETTUAZIONE ISCRIZIONE da parte del responsabile

•Iscrizione massiva / per corso / per singolo collaboratore

•Possibilità di modificare le iscrizioni effettuate

CONFERMA delle iscrizioni da parte di Formazione e Addestramento

Il seguente flusso di

dettaglio illustra tutti i

passaggi che si verificano

all’interno del processo

evidenziando gli eventi che

provocano l’invio di e-mail

t1=DATA CHIUSURA

ISCRIZIONI

t0=DATA APERTURA

ISCRIZIONI

Processo di iscrizione da parte del responsabile


Agenda

� PREMESSA



� Premessa

� Processo

� Accesso alle funzionalità da responsabile

� Elenco collaboratori da iscrivere

� Sessioni formative disponibili





Accesso alle funzionalità

da responsabile

25

1. Dopo aver ricevuto e-mail di invito ed essere entrati nella piattaforma

come descritto nella slide 5, accedendo alla piattaforma, la MODALITA’

DI ISCRIZIONE disponibile in automatico è quella di

«AUTOISCRIZIONE»

E’ necessario cliccare su «ISCRIVI I TUOI COLLABORATORI » per

passare alle funzionalità specifiche dedicate ai responsabili

2. La barra degli strumenti diventa la seguente

3. In ogni momento è possibile tornare alla modalità di auto-iscrizione cliccando su «AUTOISCRIZIONE»


Agenda

� PREMESSA



� Premessa

� Processo








Elenco collaboratori da iscrivere

27

4. La prima schermata «ELENCO ISCRIZIONI DA EFFETTUARE»

riporta l’elenco di tutti i propri collaboratori con almeno un corso di

formazione disponibile in piattaforma (*).

(*) L’elenco non è da considerarsi esaustivo; per avere l’elenco di tutte le domande di formazione autorizzate per i propri collaboratori è disponibile il Report«Formazione Richiesta» in HRVweb

COGNOME 1 NOME 1 SIGLARIO 1






Sono evidenziate con il colore VERDE: le iscrizioni già effettuate

Sono evidenziate con il colore ARANCIO: le iscrizioni effettuate in waiting list (in autoiscrizione)

Dopo che il corso è stato confermato, il nominativo del proprio collaboratore iscritto non viene più visualizzato


Agenda

� PREMESSA



� Premessa

� Processo








Sessioni formative disponibili

29

5. Per visualizzare tutte le edizioni disponibili è necessario cliccare su

«ELENCO SESSIONI FORMATIVE»

I posti disponibili sono indicati nella

colonna dedicata

La disponibilità di posti in lista d’attesa «waiting list»

è variabile a seconda del corso


Agenda

� PREMESSA



� Premessa

� Processo








Iscrizione

da parte del responsabile

31

6. Sono disponibili diverse modalità di iscrizione dei propri collaboratori:

� Iscrizione massiva : permette di selezionare prima l’edizione e poi i propri

collaboratori ( anche più di uno )

� Iscrizione singolo collaboratore : permette di selezionare prima il

singolo collaboratore e poi iscriverlo alla singola edizione

� Iscrizione per corso : permette di selezionare prima l’edizione del corso e

di inserire poi, uno ad uno i propri collaboratori

Cid Cognome e nome Collaboratore da iscrovere

Cid Cognome e nome Collaboratore da iscrivere

Cid Cognome e nome Collaboratore da iscrivere

Cid Cognome e nome Collaboratore ISCRITTO

Cid Cognome e nome Collaboratore ISCRITTO

Cid Cognome e nome Collaboratore NON ISCRITTO

Risultato delle

iscrizioni massive

effettuate

Sezione dedicata

alle iscrizioni da

effettuare

Il responsabile è tenuto ad avvisare i propri

collaboratori della convocazione, in quanto

viene inviato un promemoria solo a coloro che

hanno indirizzo e-mail

La conferma della disponibilità del

collaboratore avviene al di fuori della

piattaforma, secondo le modalità consuete

dell’Ufficio/Reparto


Agenda

� PREMESSA



� Premessa

� Processo








Modifica iscrizione

da parte del responsabile

33

7. Cliccando su «VISUALIZZA / MODIFICA ISCRIZIONI» si ha una

visione d’insieme di tutte le iscrizioni effettuate (*)

(*) Sono visibili anche le iscrizioni fatte dai propri collaboratori in auto-iscrizione, ma non è possibile modificarle da questa vista: può solo eliminarle e di seguito ilcollaboratore scegliere un’altra sessione, come indicato alla slide 14

8. Per ELIMINARE LE ISCRIZIONI: selezionarle nella colonna dedicata e cliccare su «ANNULLA ISCRIZIONI SELEZIONATE»

9. Per MODIFICARE LE ISCRIZIONI: cliccare su «CAMBIA SESSIONE» in prossimità del nominativo per il quale si intende

modificare l’iscrizione

Cid Cognome e nome

Cid Cognome e nome

Cid Cognome e nome

Cid Cognome e nome

Il responsabile è tenuto ad avvisare i propri collaboratori della modifica/annullamento della convocazione,

in quanto viene inviato un promemoria solo a coloro che hanno indirizzo e-mail


Agenda

� PREMESSA



� Premessa

� Processo






� Conferma e annullamento da parte di Ufficio Formazio ne e Addestramento


10. In prossimità della DATA DI CHIUSURA ISCRIZIONI

l’Ufficio Formazione e Addestramento verifica le

adesioni.

11. Se viene raggiunto il numero adeguato di partecipanti

l’edizione viene CONFERMATA.

12. Se NON viene raggiunto il numero adeguato di

partecipanti l’edizione viene ANNULLATA.

13. I responsabili che avevano iscritto i propri collaboratori

ricevono un’e-mail di conferma/annullamento (se

annullamento: si viene invitati a procedere alla

scelta di un’altra data).

Annullamento sessioni


Le sessioni saranno pubblicate nella quantità necessaria a coprire tutte le partecipazioni

previste, ma non garantiscono la copertura in caso di continue defezioni alle iscrizioni.

L’ufficio Formazione e Addestramento è a disposizione per i chiarimenti e le necessità che si

rendessero necessari.

Il responsabile è tenuto ad avvisare i propri collaboratori dell’ annullamento della convocazione, in quanto

viene inviato un promemoria solo a coloro che hanno indirizzo e-mail

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