Personnel Planning and Recruiting Presentation

Personnel Planning and Recruiting

والتوظيف التخطيط


The Recruitment and Selection Process واإلختيار التوظيف عملية


1- Decide what positions to fill through personnel planning and forecasting.2- Build a pool of candidates for these jobs, by recruiting internal or external candidates.3- Have candidates complete application forms and perhaps undergo initial screening interviews.4- Use selection tools such as tests, background investigations, and physical exams to identify suitable candidates.5- Decide who to make an offer to, by having the supervisor and perhaps others interview the candidates.

The Recruitment and Selection Process واإلختيار التوظيف عملية

عملية -1 خالل من الشاغرة الوظيفة تحديدوالتنبؤ التخطيط

عن -2 المرشحين من مجموعة تشكيلالخارج او الداخل من موظفين ايجاد طريق

التوظيف -3 طلبات تقديم المرشحين علىالشخصية المقابالت ببعض القيام وربما

االمتحانات، -4 مثل للتحديد طرق استخدامالمرشحين عن المعلومات بجمع والقيام

وربما -5 العرض تقديم بشأن القرار اتخاذالمسؤول مع شخصية بمقابلة القيام

المباشر


Planning and Forecasting والتنبؤ التخطيط عمليةThe link between the employer’s strategy and personnel planning.


• Personnel Planning is the process of deciding what positions the firm will have to fill, and how to fill them.

• Succession Planning is the process of deciding how to fill executive jobs.

• What to Forecast?- Overall personnel needs- The supply of inside candidates- The supply of outside candidates

Planning and Forecasting والتنبؤ التخطيط عملية

: األفراد تخطيطالشاغرة الوظائف بشأن القرار اتخاذ عملية

شغلها وكيفية

الوظيفي : التعاقبوظائف شغل كيفية حول القرار اتخاذ عملية

.تنفيذية

به؟ التنبؤ يجب مالذي

عام- بشكل الموظفين احتياجات الداخل - من بمرشحين التزودالخارج - من بمرشحين التزود


• Forecasting Personnel Needs:


Trend Analysisالشائع التحليل

Scatter Plottingالعشوائي التحليل

ForecastingTools

التنبؤ طرق

Ratio Analysisالنسب تحليل


• Forecasting Personnel Needs:- Trend Analysis: Study of a firm’s past

employment needs over a period of years to predict future needs.

- Ratio Analysis: A forecasting technique for determining future staff needs by using ratio between for example sales volume and number of employees needed

- The Scatter Plot: A graphical method used to help identify the relationship between two variables.


الموظفين احتياجات توقع- : الشائع التحليل

على السابقين الشركة موظفي احتياجات دراسةالمستقبلية اإلحتياجات لتوقع سنوات مدى

- : النسبي التحليلالموظفين احتياجات لتحديد للتنبؤ تقنية

على النسب، حساب طريق عن المستقبليةوعدد المبيعات نسبة بين المثال، سبيل

الموظفين : العشوائي- التحليل

متغيّرين بين العالقة لتحديد البياني الرسم طريقة اثنين



Size of Hospital (Number of Beds)

Number of Registered

Nurses

200 240

300 260

400 470

500 500

600 620

700 660

800 820

900 860

• Drawbacks to Trend, Ratio and Scatter Plot Analyses:

1- Focus on historical records2- In-consideration of the impact may occur on future staffing levels3- Support outdated compensation plans4- Support non-productive ideas5- Validating existing processes and ways of doing things



التحليل اساليب اتباع عيوبالنسبي التحليل الشائع،

: المبعثر والتحليل

التاريخية- 1 السجالت على التركيزقد -2 الذي االثر االعتبار بعين األخذ عدم

المستقبلية التوظيف مستويات على يحدثعليها -3 عفا التي التعويض خطط دعم

الزمنمنتجة -4 الغير األفكار دعم

تقليدية -5 بطريقة باألمور القيام

• Using Computers to Forecast Personnel Requirements

- Computerized Forecasts: Software that estimates future staffing needs by:1- Creating metrics for direct labour hours and three sales projection scenarios – minimum, maximum, and probable 2- Projecting sales, volume of production, and personnel required to maintain different volumes of output3- Forecasting staffing levels for direct labour, indirect staff, and exempt staff.



متطلبات لتوقع الكمبيوتر أجهزة استخدامالموظفين

- : المحوسبة التوقعاتعن المستقبلية الموظفين احتياجات تقدر برامج

طريق:المباشرة- 1 العمل مقاييسلساعات إنشاء

أقصى، - حد أدنى، حد خيارات ثالثة وتكوينمحتمل

والموظفين- 2 اإلنتاج، وحجم المبيعات إبرازاالنتاج من مختلفة كميات على للحفاظ الالزمين

للعمال- 3 المختلفة التوظيف مستويات توقع


من بالمرشحين التنبؤالداخل:

: الكفاءات- مخازن

يُعرض محوسبة او يدوية سجالتالوظيفي، المسار التعليم، فيها

اللغات، التنموية، المصالحتخص التي خاصة ومهارات

الشركةموظفي


Manual Systems and Replacement

Chartsاليدوية االنظمة

االستبدال وخطط

Qualification Inventories

الكفاءات مخازن

Computerized Information

Systemsالمعلومات نظم

المحوسبة

• Forecasting the Supply of Inside Candidates:

- Qualifications Inventories: Manual or computerized records listing employee’s education, career, development interests, languages, and special skills, to be used in selecting inside candidates for promotion.


- : االستبدال وخطط اليدوية االنظمة

الموظفين- 1 استبدال خططالوظائف- 2 استبدال خطط

: المحوسبة- المعلومات نظم

العملية، الخبرة معلومات على تحتوي نظمالخبرة اإللمام، ومستوى المنتج، ومعرفة

والتعليم الصناعية


- Manual Systems and replacement Charts:

1- Personal Replacement Charts2- Position Replacement Cards

- Computerized Information Systems: Work experience codes, product knowledge, level of familiarity, industry experience, and formal education.


- الخصوصية مسألة

المعلومات عن التحري - 1 اختراق امكانية

الموظف- 2 وجود عدم حال فيتعيين يجب ال البيانات، عن المسؤول

الخارج من موظفين

مسائل- 3 تشمل قد بتحريات القياموالمخدرات االدوية تعاطي

امكانية - 4 للمعلومات تحديد الوصولفقط البشرية الموارد لمديري الحساسة


- The Matter of Privacy1- Perform background checks on anyone who is going to have access to personal information.2- If someone with access to personal information is off, don’t hire a temporary employee. Instead, bring in a trusted worker from another department. 3- Perform random background checks such as random drug tests. 4- Limit access to sensitive data such as health information to HR managers who require it to do their jobs.


• Forecasting the Supply of Outside Candidates:

- General economic conditions

- National and local labour market conditions

- Unemployment rates


: الخارج من بالمرشحين التنبؤ

االقتصادي- الوضع

لسوق- والوطني المحلي الوضعالعمل

البطالة- مستويات


• Employee Recruiting: Finding and/or attracting applicants for the employer’s open positions.

• Importance of Recruiting: Recruiting techniques such as interviews and tests.

• Recruiting’s Complexities:1- Company’s strategic plans2- Recruiting methods3- Non-recruitment issues and policies4- Pre-screening employees 5- The company’s image and reputation

Effective Recruiting الفعال التوظيف : التوظيف عملية

/ الوظائف لملئ متقدمين جذب ايجاد عمليةالشاغرة

: التوظيف أهميةوالمقابالت كاالمتحانات التوظيف أساليب

الشخصية

: التوظيف صعوباتاالستراتيجية- 1 الشركة خطةالتوظيف- 2 أساليببالتوظيف- 3 متعلقة الغير والمشاكل السياساتالموظفينغربلة - 4

وسمعتها- 5 الشركة صورة


• Organizing the recruitment function- Advantages of centralizing recruitment:

1- Applying the company’s strategic plan2- Reducing duplications of HR activities 3- Reducing the cost of new HR technologies4- Building a team of recruitment experts5- Providing better measurements of HR performances 6- Sharing of applicants pool through synergies

- Line and Staff Cooperation Importance in Recruiting

Effective Recruiting الفعال التوظيف: التوظيف عملية تنظيم

: التوظيف- مركزيّة مزايا

الشركة- 1 استراتيجية تطبيقالبشرية- 2 الموارد انشطة ازدواجية من الحدالبشرية- 3 الموارد تكنولوجيا تكلفة تقليلالتوظيف- 4 خبراء من فريق تشكيلالبشرية- 5 الموارد آلداء مقاييسافضل توفيرباقي- 6 في المتقدمين مجموعات مشاركة

االقسام

عملية- في الموظفين بين التعاون أهمية التوظيف


• Measuring Recruiting effectiveness:

Effective Recruiting الفعال التوظيف

What to Measureقياسه يجب ما

How to Measureقياسه كيفية

Evaluating Recruiting Effectiveness

التوظيف فعالية تقييم

التوظيف فعالية تقييم


• The Recruiting Yield Pyramid:

The historical arithmetic relationships between recruitment leads and invitees, invitees and interviews, interviews and offers made, and offers made and offers accepted.

Effective Recruiting الفعال التوظيف : الهرمي التوظيف

بين تاريخية حسابية عالقةالتوظيف مسؤولي

المتقدمين والمتقدمين،الشخصية، والمقابالت

الشخصية المقابالتالمطروحة، والعروضالمطروحة والعروض

المقبولة والعروض

50

100

150

200

1200


Internal Sources of Candidates الداخلية المصادر من المرشحين• Internal Sources: - Pros:

1- Foreknowledge of candidate’s strengths and weaknesses.2- More accurate view of candidate’s skills3- Candidates have a stronger commitment to the company

- Cons:

1- Failed applicants become discontented2- Time wasted interviewing inside candidates

: الداخلية المصادر

: المزايا-

والقوة- 1 الضعف بنقاط مسبقة معرفةالموظفين لدى

الموظفين- 2 لمهارات دقة اكثر نظرةالموظفين- 3 من اكبر ا التزام لشركة تجاه

: العيوب-

بعدم- 1 المستبعدين الموظفين شعورالرضا

لن- 2 موظفين مقابلة في المهدر الوقتتعيينهم يتم


Internal Sources of Candidates الداخلية المصادر من المرشحين

Hiring from Withinالداخل من التعيين

Job Postingاالعالنات نشر

Succession Planning (HRIS)

الوظيفي الت عاقب

Rehiring Former Employees

سابقين موظفين تعيين

• Job Posting: Publicizing an open job to employees and listing its attributes, like qualifications, supervisor, working schedule and pay rate.

• Succession Planning: The ongoing process of systematically identifying, assessing and developing organizational leadership to enhance performance.

Succession planning steps:1- Identifying and analysing key jobs2- Creating and assessing candidates3- Selection of right candidates


Internal Sources of Candidates الداخلية المصادر من المرشحين: الوظيفة نشر

وسرد للموظفين شاغرة وظيفة عن االعالنالمطلوبة، كالمؤهالت بها الخاصة السمات

الدفع ومعدل العمل جدول

: الوظيفي التعاقبوتطوير وتقييم منهجية لتحديد الجارية العملية

. األداء لتحسين التنظيمية القيادة

: الوظيفي التعاقب خطواتالرئيسية- 1 الوظائف تحديدالمرشحين- 2 وتقييم تحديدالمناسبين- 3 المرشحين اختيار

• Improving Productivity through HRIS; Succession Planning Systems:

- HRIS A software or an online solution for the data management needed by the HR.

- Such data includes information about employee skills and qualifications, and their personal updates.

- It is useful in facilitating the succession planning which helps companies to understand their available talent and identify who is available for transition into other positions.


Internal Sources of Candidates الداخلية المصادر من المرشحينمعلومات نظم خالل من االنتاجية تحسين

: البشرية الموارد

حلول- او معلوماتية الدارة الكترونية نظمالبيانات

مهارات- عن معلومات البيانات هذه تشملالشخصية ومعلوماتهم ومؤهالتهم الموظفين

التعاقب- عملية المعلومات هذه تسهلعلى تساعد والتي الشركة على الوظيفي

نقلها ليتم والجاهزة المتاحة المواهب تحديداعلى لوظيفة


Outside Sources of Candidates الخارجية المصادر من المرشحين

Outside Source of

Candidatesالمرشحيمن ن

المصادر الخارجية

Recruiting Via the Internet

التوظيف عبر

االنترنت Advertisingاالعالنات

Employment Agenciesوكاالت

التوظيف

Offshoring/Outsourcing White Collarالتوظيف

الخارج منExecutive Recruitersالُموظفي

ن التنفيذيي

ن

On-Demand Recruiting Servicesخدمات

التوظيف حسب الطلب

College Recruiting

التوظيف الجامعي

Referrals and Walk-Ins

الدعوات الوظيفية

• Recruiting Via the Internet: - Advantages:

1- Cost effective way to publicize job openings2- More applicants are attracted over a longer period

- Disadvantages:1- Un-qualified applicants2- Additional work for HR staff

- Applicant Tracking Systems: Online systems that help employers attract, gather, screen, compile, and manage applicants.

- Designing Effective Internet Ads and Systems


Outside Sources of Candidates الخارجية المصادر من المرشحين: االنترنت عبر التوظيف

: المزايا- االعالنات- 1 نشر في فعالة تكلفة ذات وسيلةاطول- 2 لفترات الموظفين من اكبر عدد استقطاب

: العيوب- مؤهلين- 1 غير متقدمينالبشرية- 2 الموارد لموظفي اضافي عمل

: المرشحين- تعقب تساهم انظمة الكترونية أنظمة jj،جذب المتقدمين تصنيف، غربلةفي وادارة ،

فعالة- توظيف وانظمة اعالنات تصميم

• Advertising:- Media: The selection of the

best media source depends on the position.

- Constructing the Ad: The four-point guide AIDA ( Attention – Interest – Desire – Action ).

- Employment Ads andImage: Employers shouldcreate right impressions through job postings, websites and other means.



االعالنات: : االعالم افضل وسائل اختيار

على يعتمد اعالم وسيلةالمطروحة الوظيفة

: االعالن نظرية بناء استخداماالنتباه ) – نقاط االربع

) العمل – – الرغبة االهتمام

: الشركة وصورة االعالناتتبني ان الشركة على

اعالناتها عبر جيدة انطباعاتالمختلفة الوسائل خالل من

Attention

Interest

DesireAction



Employment Agenciesوكاالت التوظيف

Temp Agencies الوكاالت المؤقتة

Private Agencie

sالوكاالت الخاصة

Why Use a Private Employment Agency?

- No HR department- Attract a pool of qualified applicants- Fill a particular opening quickly- Attract a greater number of applicants- Reach currently employed individuals - Reduce internal time devoted to recruiting



التوظيف لوكاالت نلجأ لماذاالخاصة؟

بشرية- موارد قسم وجود عدمالمتقدمين - من مجموعة جذب

المؤهلينوقت الوظيفة الشغل - باسرع شاغرة

المتقدمين - من اكبر عدد جذبالفراد - شركات عاملين الوصول في

اخرىلعملية - المخصص الوقت من التقليل

التوظيف

Avoiding Problems with Employment Agencies

- Provide the agency with accurate and complete job descriptions.

- Make sure tests, application blanks, and interviews are part of the agency’s selection process.

- Screen agency for effectiveness in filling positions.

- Review the internet and classified ads to discover the agencies that handle the positions wanted.

- Supplement the agency’s reference checking by the recruiting company itself checking the final candidate’s references.


Outside Sources of Candidates الخارجية المصادر من المرشحينالوكاالت هذه مع المشاكل لتجنب

: ان يجب

دقيق- وظيفي بوصف الوكالة تزويدوكامل

والمقابالت - االختبارات مهمة تركللوكالة الشخصية

ناحية- من الوكالة فعالية مدى من التأكدالتوظيف

والمبوبة- االلكترونية االعالنات استعراضالمطلوبة الوكالة لتحديد

طريق- عن الوكالة فعالية من التحققوالمرشحيين نفسها للشركة الرجوع

النهائيين

- Benefits of Temps- Increased productivity - Allows ‘trial run’ for prospective

employees- No recruitment, screening, and payroll

administration costs- Costs of Temps- Increased labor costs due to fees paid to

temp agencies- Temp employees’ lack of commitment to

the firm



: المؤقتة الوكاالت مزايا

االنتاجية- في زيادة

تجريبية- تشغيل بفترة السماحالمحتملين للموظفين

توظيف- مصاريف وجود عدم- : الوكاالت مصاريف

نتيجة- الموظفين اجور في زيادةللوكالة المدفوعة الرسوم

بالشركة- الموظفين التزام عدم

- Concerns of Temp Agencies:- Disrespectful treatment toward employees- Insecurity about employment future- Lack of insurance benefits- Being misled regarding job assignments

- Guidelines working with Temp Agencies:- Invoicing - Time Sheets- Temp-To-Perm Policy - Benefits for temp employees- Dress Codes- Job Description


Outside Sources of Candidates الخارجية المصادر من المرشحين- : المؤقتة الوكاالت من المخاوف

الموظفين- مع السيئة المعاملة

الوظيفي- المستقبل تجاه االمان عدم

تأمينات- وجود عدم

الوظيفية- المهام تضليل

- : العمل توجيهات

الفواتير- العمل- ساعات

- الدائمة- المؤقتة العقود سياساتالمؤقت- التوظيف فوائد و مزايا

الموحد- اللباسوظيفي- الوصف



Offshoring/Outsourcing

من التوظيفالخارج

Foreign contracts, liabilities and legal

issuesعقود

والتزامات خارجية

Political and military

instabilityعدم

استقرار امني وسياسي

Cultural misunders

tandingالفهم سوءالثقافي

Customers’ security and

privacy concerns

حول قلقوامن خصوصية

الزبائن

• Executive Recruiters: Special employment agencies retained by employers to seek out top-management talent for their clients.

- Pros:1- Skilled in contracting well qualified candidates2- Keep company’s name confidential3- Save top management’s time- Cons: 1- Explain the sort of candidates required2- Persuading on hiring than just finding candidates- Guidelines:1- Conducting a thorough search2- Meeting individuals3- Inquiry of the charges 4- Never rely solely



: التنفيذjين الُموظفيينللبحث العمل أرباب بها يحتفظ خاصة توظيف وكاالت

عمالئها إلدارة المواهب أفضل عن

: المزايا- اخرى- 1 شركات من مؤهلين افراد توظيف في المهارةالشركة- 2 معلومات بسرية االحتفاظاالدارة- 3 على الوقت توفير

: العيوب- المطلوبين- 1 jالمرشحين عن مفصل شرحموظفين- 2 ايجاد فقط jوليس التوظيف على المساومة

: العمل- توجيهاتالشركة- 1 عن ببحوث القيامالموظفين- 2 مع شخصية مقابلةالدjفع- 3 رسjوم عن االستفسار

كامل- 4 بشكل عليهم االعتماد عدم

• On-Demand Recruiting Services (ODRS):

- A service that provides short-term specialized recruiting to support specific projects without the expense of retaining traditional firms.

- They are paid by the hour or project, instead of percentage fee.



: الطلب التوظيفحسب خدمات

للمدى- مختص توظيف تقدم خدمةدفع بدون معين مشروع لدعم القصير

المعتادة للوكاالت مصاريف

حسب- وعلى بالساعة لهم الدفع يتممعينة رسوم نسبة عن عوضا المشروع



College Recruiting التوظيف الجامعي

On-Campusالحرم الجامعي

On-Site Visitsزيارة المواقع

Internships

الدورات التدريبية

• Referrals and Walk-Ins: - Pros & Cons:

1- Generating high-quality candidates

2- Cost Effective

3- May not be effective if morale is low



: الوظيفية الدعوات

: والعيوب- المزايا

مجموعة - 1 مؤهلين تشكيل موظفين التكلفة -2 حيث من فعالية

السمعة -3 حالة في فعالة تكون ال قد السيئة

• Improving Productivity through HRIS: An Integrated Technology Approach to Recruiting



Requisition Management Systemالطلبات ادارة نظم

Integrated Recruiting Solutionالمتكاملة التوظيف حلول

Screening Servicesالغربلةخدمات

Hiring Managementالتوظيف خدمات

Integrated Employee Recruitment System

المتكاملة التوظيف نظم


Recruiting A More Diverse Workforce تنوعا أكثر عمل قوة توظيف

Minorities & Womenواالقليات Expatriatesالنساءالمغتربين

Older Workersالسن كبار

40

Applicant’s education and

experienceوخبرة تعليم

المتقدم

Applicant’s likelihood of

successنجاح احتمال

المتقدم

Applicant’s progress and

growthونمو تطور

المتقدم

Uses of Application Forms

نماذج استخدامالطلبات تقديم

Applicant’s employment

stabilityاالستقرار الوظيفي للمتقدم


Developing and Using Application Forms

Thank You

Ahmed AlMoghrabi

Personnel Planning and Recruiting Presentation

Documents

Transcript of Personnel Planning and Recruiting Presentation