pema-undiknas | 2016spm.undiknas.ac.id/lampiran/AUDIT MUTU INTERNAL Universitas.pdf · borang. 2....

Manual Prosedur Audit Muti Internal Undiknas | MP-UND/AMI-001

i

pema-undiknas | 2016 |

MANUAL PROSEDUR

AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) UNIVERSITAS PENDIDIKAN NASIONAL

(UNDIKNAS)

©undiknas, 2016 all rights reserved

MP-UND/AMI-001


ii


Daftar Isi

Tujuan .............................................................................................................................. 1

Ruang Lingkup ............................................................................................................... 1

Definisi ............................................................................................................................. 1

Rujukan ........................................................................................................................... 4

Garis Besar Prosedur ..................................................................................................... 4

Bagan Alir ....................................................................................................................... 6

Lampiran ........................................................................................................................ 9

1. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AMI UNIT(MP- UND/AMI –

001/01) ................................................................................................................. 9

2. Jadwal Sosialisasi (MP- UND/AMI – 001/02) .................................................. 10

3. Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal (MP- UND/AMI –

001/03) ............................................................................................................... 11

4. Surat Undangan Sosialisasi AMI UNIT(MP- UND/AMI – 001/04) .................. 13

5. Surat Undangan Refreshing Auditor Internal (MP- UND/AMI –

001/05) ............................................................................................................... 14

6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AMI UNIT(MP- UND/AMI –

001/06) ............................................................................................................... 15

7. Surat Tugas Tim AMI UNIT(MP- UND/AMI – 001/07) ...................................... 17

8. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AMI UNIT(MP- UND/AMI –

001/08) ............................................................................................................... 19

9. Checklist AMI UNIT(MP- UND/AMI – 001/09) ................................................. 20

10. Borang Laporan Audit Internal dan Tindakan Koreksi (MP-

UND/AMI – 001/10) ........................................................................................... 21

11. Borang Klarifikasi & Rencana Tindakan Koreksi Auditee (MP-

UND/AMI – 001/11) ........................................................................................... 22

12. Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI UNITuntuk Auditee (MP-

UND/AMI – 001/12) ........................................................................................... 24

13. Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI untuk Auditor (MP- UND/AMI –

001/13) ............................................................................................................... 23

14. Borang Umpan Balik Auditor (MP- UND/AMI – 001/14) .............................. 26

15. Borang Umpan Balik Auditee (MP- UND/AMI – 001/15) ............................. 27

16. Checklist Penyerahan Laporan AMI UNIT(MP- UND/AMI – 001/16) .......... 28

17. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AMI UNIT(MP- UND/AMI – 001/17) .......... 30

18. Format Laporan Pelaksanaan AMI UNIT(MP- UND/AMI – 001/18) ............ 29

19. Surat Permintaan Tindakan Koreksi (MP- UND/AMI – 001/19) ................... 31


1


Tujuan

Memastikan bahwa Undiknas Denpasar yang terdiri dari Fakultas dan

Porgram Studi telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) sesuai

dengan standar BAN PT.

Ruang Lingkup

Manual Prosedur (MP) AMI UNITini berlaku untuk pelaksanaan AMI

Tahap I dan AMI Tahap II di Undiknas . Pihak-pihak yang terlibat dalam

prosedur ini adalah Rektor, Direktur Akademik, Pimpinan dan Kabag

UNIT(auditee), Direktorat Penjaminan Mutu dan Akreditasi dalam hal ini

Kepala Audit Mutu Prodi (Ka.AM Prodi).

Audit Mutu Internal Tahap I (AMI) UNITadalah evaluasi kecukupan

organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi

persyaratan standar sistem mutu.

Audit Mutu Internal Tahap II (AMI) UNITadalah evaluasi terhadap

implementasi SMM yang telah ditetapkan/dijanjikan, pemenuhan

terhadap standar mutu dan kepuasan pengguna jasa layanan (audit

kinerja).

Definisi

1. Kebijakan mutu (Quality Policy) adalah pernyataan resmi manajemen

puncak (Top Management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu

(quality performance) organisasi. Pernyataan resmi ini harus

terdokumentasi dan mencakup komitmen untuk memenuhi

persyaratan-persyaratan (requirements) dan secara

berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu

nya.

2. Sasaran Mutu (Quality objective) adalah target yang terukur, sebagai

indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama

waktu tertentu. Sasaran mutu ditetapkan sesuai dengan persyaratan

pelanggan dan kebijakan organisasi.

3. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi

untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif

untuk menentukan sejauh mana kesesuaian antara kriteria audit

dengan kenyataan dipenuhi.

4. Audit Mutu Internal (AMI) adalah audit yang dilakukan oleh auditor

internal universitas yang dikoordinir oleh Direktorat Penjaminan Mutu


2


dan Akreditasi (PEMA).

5. Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor Unitkerja yang

dikoordinir oleh Management Representative.

6. Audit Sistem adalah audit terhadap kecukupan kebijakan dan

prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar

mutu.

7. Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau memastikan

kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu fakultas/program,

jurusan/program studi atau UNITterhadap standar mutu yang

ditetapkan. Audit ini dilakukan di tempat auditee (visitasi).

8. Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi,

yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi (dilakukan

kebenarannya).

9. Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau

persyaratan yang digunakan sebagai rujukan.

10. Temuan Audit adalah hasil evaluasi kumpulan bukti audit yang

dibandingkan dengan kriteria audit.

11. Ketidaksesuaian adalah apabila ditemukan: tidak terdapat elemen

sistem, suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari

persyaratan sistem mutu, penerapan suatu klausul sangat tidak

konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah

pada ketidakpuasan pelanggan, tindakan perbaikan yang tidak efektif

dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut.

12. Kesimpulan Audit adalah hasil audit oleh tim audit setelah

mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.

13. Auditee atau teraudit adalah organisasi atau orang yang diaudit.

14. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas:

- Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen

mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan

terlaksana serta terpelihara

- Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan

manajemen, audit internal serta perbaikan SMM Direktorat PEMA

Undiknas Denpasar.

- Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya

di lingkungan Direktorat PEMA Undiknas


3


- Membantu Top Management merencanakan, merumuskan,

memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan

lainnya

- Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu

minimal dua kali setiap tahun

15. Auditor adalah seseorang yang memiliki kemampuan (kompetensi)

untuk melakukan audit.

16. Tim Audit adalah seorang atau lebih auditor yang diberi tugas untuk

melaksanakan audit.

17. Rencana Audit adalah penjelasan aktifitas dan pengaturan audit di

lapangan.

18. Ruang lingkup audit adalah jangkauan dan batasan audit.

19. Direktorat Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA) adalah

Unitfungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk

mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat

Universitas.

20. Subyek yang diaudit meliputi Pusat Penelitian dan Pengabdian

Masyarakat, Internasional Office, Pusat Sistem Informasi Akademik,

Sumber Daya, fakultas, program studi, Pusat Administrasi Akademik,

Pusat Operasional Perkuliahan, dan Perpustakaan yang

menyelenggarakan kegiatan tridharma PT.

21. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya

22. Dokumen induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat

Universitas dan Rektor dibantu Direktorat PEMA, Universitas, Fakultas,

Senat Fakultas dan Dekan dibantu Kepala Akreditasi dan Gugus

Kendali Mutu (kA&GKM) sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen

induk untuk universitas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, Rencana

Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Akademik. Dokumen induk

untuk Fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program

Kerja Dekan, dan Pedoman Akademik. Adapun Dokumen induk untuk

Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis,

Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman Akademik.

23. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk,

digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen

mutu untuk universitas/fakultas/jurusan/PS meliputi Manual Mutu,

manual prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung dan borang.

24. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi


4


manejemen mutu.

25. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan

yang mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat

pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit-Unitkerja. Suatu standar mutu

terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat

digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan

kelayakan Unitkerja untuk menyelenggarakan program-programnya.

Rujukan

1. Dokumen SPMI Undiknas 2010, meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta,

Organisasi dan Tata Kerja, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor,

Pedoman Pendidikan, Manual Mutu, Standar Mutu, Manual Prosedur

Wajib BAN-PT , instruksi kerja, dokumen pendukung, serta borang-

borang.

2. Peraturan Pemerintah no. 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan

Penyelenggaraan Pendidikan

3. Permenristekdikti 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Perguruan

Tinggi

Garis Besar Prosedur

Prosedur pelaksanaan AMI untuk UNITdilakukan langkah-langkah

berikut:

1. Direktorat PEMA melalui Kepala Audit Mutu Prodi (Ka.AM Prodi)

menyiapkan ruang lingkup dan dokumen masing-masing unit,

kemudian menyampaikannya kepada Direktur Akademik.

2. Rektor melalui Direktur Akademik menyetujui dan mengesahkan ruang

lingkup AMI.

3. Direktorat PEMA melalui Ka.AM Prodi menyusun jadwal sosialisasi dan

pelaksanaan AMI, serta menentukan Tim AMI.

4. Direktorat PEMA meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor

internal.

5. Direktur Akademik didampingi oleh Direktorat PEMA melakukan

sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AMI dengan para auditee.

6. Direktorat PEMA melalui Ka.AM Prodi menyelenggarakan refreshing

AMI UNITuntuk para auditor internal.

7. Direktur Akademik meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit

kepada auditee.

8. Ka.AM Prodi menyusun konsep Surat Tugas Tim AMI disertai distribusi

auditor internal, jadwal dan tempat pelaksanaan AMI.


5


9. Rektor mengesahkan Surat Tugas Tim AMI.

10. Direktur Akademik menyampaikan pemberitahuan kepada auditee

untuk mempersiapkan diri menghadapi AMI sesuai dengan ruang

lingkup yang ditetapkan dan menginstruksikan untuk mempersiapkan

dokumen sesuai ruang lingkup AMI dan mengirimnya ke Direktorat

PEMA.

11. Ka.AM Prodi menyampaikan checklist AMI kepada auditee dan

auditor internal

12. Sebelum pelaksanaan AMI, auditor internal dan MR setiap

Unitmengkoordinasikan pelaksanaan AMI di masing masing Unitkerja.

13. Auditor internal melakukan AMI sesuai ruang lingkup SMM pada

masing-masing Unitkerja. melalui pemeriksaan lapangan, wawancara,

dan pemeriksaan dokumen.

14. Auditor internal mendiskusikan hasil temuan AMI dengan auditee

untuk mendapatkan persetujuan, kemudian menyerahkan hasilnya

(softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan umpan balik

pelaksanaan AMI kepada Ka.AM Prodi

15. Auditee menyampaikan umpan balik pelaksanaan AMI kepada

Ka.AM Prodi.

16. Ka.AM Prodi menyusun laporan hasil AMI kemudian menyampaikan

kepada Rektor (melalui Direktur Direktorat PEMA) disertai dengan

konsep permintaan tindakan koreksi (PTK).

17. Rektor menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan

koreksi kepada Pimpinan Unit.

18. Pimpinan Unitmelakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektor

dan melaporkannya kepada Rektor melalui Direktorat PEMA.


6


Bagan Alir

Ka.AM Prodi Direktorat

PEMA

Direktur Akademik


PEMA

Direktur PEMA

Direktur Akademik


PEMA

Direktur Akademik

A

Surat Permintaan Kesediaan dan Waktu Pelaksanaan AMI (MP- UND/AMI – 001/06)

Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada auditee

Surat Undangan refreshing (MP- UND/AMI – 001/05)

Menyelenggarakan refreshing AMI

bagi auditor internal

Surat Undangan Sosialisasi (MP- UND/AMI – 001/04)

Melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AMI, didampingi tim

PEMA

Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal (MP- UND/AMI – 001/03)

Meminta kesediaan dan alokasi

waktu auditor internal

Jadwal Sosialisasi (MP- UND/AMI – 001/02)

Menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AMI, serta menentukan

Tim AMI

Surat Pengesahan Ruang Lingkup AMI Unit (MP- UND/AMI – 001/01)

Mengesahkan ruang lingkup AMI

Menyiapkan ruang lingkup dan

dokumen AMI

Mulai

ya

tidak


7



PEMA

Rektor

Direktur Akademik


PEMA

Auditor Internal

Auditor Internal

B

Mendiskusikan temuan AMI dan penilaian dengan auditee, kemudian menyerahkan hasilnya kepada Ka.

AM Prodi

- Checklist AMI (MP- UND/ AMI – 001/09)

- Borang Laporan AMI (MP- UND/ AMI – 001/10)

- Borang Penilaian (MP-

UND/ AMI – 001/11) Instruksi Kerja Auditor

(MP- UND/ AMI – 001/12)

Instruksi Kerja Auditee (MP- UND/ AMI – 001/13)

Melakukan audit sesuai jadwal dan

tempat yang disepakati

Checklist AMI (MP- UND/AMI – 001/09)

Menyampaikan checklist AMI kepada auditee dan auditor internal

Surat Pemberitahuan dan Permintaan Dokumen AMI (MP- UND/AMI – 001/08)

Memberitahukan kepada auditee untuk mempersiapkan diri dan

mengirimkan dokumen sesuai ruang lingkup AMI kepada PEMA

Surat Tugas Tim AMI (MP- UND/AMI – 001/07)

Mengesahkan Surat Tugas Tim AMI

Menyusun konsep Surat Tugas Tim

AMI

A


8


Auditee

Auditor Internal &

Auditee


PEMA

Direktur PEMA

Rektor

Pimpinan UNIT

Selesai

Borang Laporan Perbaikan atas PTK (MP- UND/AMI – 001/21)

Melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektor dan

melaporkannya melalui PEMA

Surat PTK (MP- UND/AMI – 001/20)

Menerbitkan surat permintaan tindakan koreksi (PTK) kepada

Pimpinan Unit(auditee)

Surat Undangan Klarifikasi Hasil AMI (MP- UND/AMI – 001/19)

Mengundang Unitdengan tingkat kepatuhan rendah untuk

mengidentifikasi hambatan dan

solusi bagi perbaikan kinerja

Format Laporan (MP- UND/AMI – 001/18)

Menyusun laporan pelaksanaan dan hasil AMI, serta menyampaikannya

kepada Rektor dengan konsep permintaan tindakan koreksi

- Borang Umpan Balik

Auditor (MP- UND/AMI – 001/15)

- Borang Umpan Balik Auditee (MP- UND/AMI – 001/16)

- Checklist Penyerahan Berkas AMI (MP- UND/AMI – 001/17)

Mengisi umpan balik dan mengirim-kannya kepada Ka.AM Prodi

Borang Klarifikasi (MP- UND/AMI – 001/14)

Membuat klarifikasi atas hasil temuan AMI, kemudian

menyerahkan hasilnya kepada Ka.AM Prodi

B


9


Lampiran

1. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AMI Unit

(MP- UND/AMI – 001/01)

No. : .................................... Denpasar, ...................

Lamp. : 1 (satu) berkas

Perihal : AMI UnitSiklus .....

Kepada Yth.: Pimpinan Unit

di lingkungan Undiknas Denpasar

Denpasar

Dalam rangka evaluasi implementasi BAN PT pada UnitKerja

maka telah ditetapkan ruang lingkup Audit Mutu Internal

(AMI) UnitSiklus ..... tahun ........, yaitu:

1. .....................

2. ............................

3. ..................................... dst

Untuk itu, diharapkan masing-masing Unitmemperhatikan

checklist AMI terlampir, sebagai pedoman untuk

mempersiapkan diri.

Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Rektor,

.....................................

NIP. ..............................

Tembusan:

1. Yth. Direktur Sumber Daya

2. Yth. Direktur PEMA

3. Arsip


10


2. Jadwal Sosialisasi (MP- UND/AMI – 001/01)

Jadwal Sosialisasi AMI UnitSiklus ...... Tahun ...........

Hari/

Tanggal

Pukul /

Tempat Peserta

Penanggung

Jawab

Kegiatan

Sosialisasi


11


3. Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal

(MP- UND/AMI – 001/03)

Nomor : ....................................

Lampiran : 1 (satu) lembar

Perihal : Kesediaan menjadi Auditor

untuk AMI UNIT Siklus ...... Tahun

..............

Kepada Yth. ............................................

............................................

(Auditor Internal)

di Undiknas Denpasar

Denpasar

Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI). Undiknas Denpasar melalui Audit Mutu Internal (AMI)

Unit Kerja Siklus ....... Tahun ............., maka diperlukan Tim

Auditor yang akan melaksanakan AMI Unit dengan ruang

lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan AMI Unit. Untuk

itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor

Internal dengan mengisi Borang Kesediaan terlampir.

Waktu pelaksanaan AMI Unit adalah tanggal

...............................;

Borang Kesediaan harap dikirim kembali ke Sekretariat

Direktorat PEMA-Undiknas, paling lambat hari ............, tanggal

...................................

Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih.

Denpasar, .......................

Direktur PEMA,

.............................................

NPP. ....................................

Tembusan:

1. Arsip


12


Lampiran Surat No. ...................................

S U R A T K E S E D I A A N

Kepada Yth. Direktur

Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA)

Undiknas Denpasar

Denpasar

Sehubungan dengan surat Direktur PEMA Nomor

............................. mengenai Permintaan Kesediaan Audit Mutu

Internal (AMI) Unit Siklus ...... Tahun .......... di Undiknas Denpasar,

dengan ini saya sampaikan:

Nama : ....................................................................

UnitKerja : ....................................................................

Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi

Auditor Internal untuk AMI Unit Siklus ..... Tahun ............. sesuai

alokasi waktu yang disediakan PEMA, serta tidak mengganggu

tugas pokok dalam Tri Dharma PT.

Apabila dikemudian hari ditemui hal-hal yang menyebabkan

saya berhalangan melaksanakan tugas audit, maka saya

akan memberitahu 1 (satu) minggu sebelumnya dan bersedia

dibebas-tugaskan.

Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan

terimakasih.

Denpasar, ......................

Auditor,

(.....................................) Tanda tangan & nama terang

*) coret yang tidak perlu


13


4. Surat Undangan Sosialisasi AMI Unit (MP- UND/AMI – 001/04)

No. : .................................... Denpasar,

.......................

Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal : Penjelasan AMI Unit Tahap .. Siklus ......

Kepada Yth. Kepala Unit

di lingkungan Undiknas Denpasar

Denpasar

Dalam rangka mempersiapkan Audit Mutu Internal (AMI) Unit

Siklus ..... Tahun ..........., maka bersama ini dimohon kesediaan

para Management Representative (MR) untuk hadir dalam

sesi acara penjelasan AMI Unit Siklus ...... Adapun tempat dan

jadwal terlampir.


Denpasar, ....................................

Rektor,

..................................................

NIP. .........................................

Tembusan:

1. Yth. Dekan terkait

2. Yth. Kaprodi terkait

3. Yth. Tim Direktorat PEMA

4. Arsip


14


5. Surat Undangan Refreshing Auditor Internal

(MP- UND/AMI – 001/05)

Nomor : ....................................

Lampiran : -

Perihal : Refreshing Auditor Internal

Kepada Yth. _______________________________

_______________________________

Undiknas Denpasar

Denpasar

Dalam rangka menyamakan persepsi di antara Auditor Internal

untuk menghadapi Audit Mutu Internal (AMI) Unit Tahap .... Siklus

..... Tahun ............, maka Saudara diharapkan hadir pada,

Hari : ......................................

Tanggal : ......................................

Jam : ......................................

Tempat : ......................................

Acara : ......................................

Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara

diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan

kehadirannya diucapkan terima kasih.

Denpasar, ....................................

Direktur PEMA,

..................................................

NPP. ..........................................

Tembusan :

1. Yth. Direktur Akademik

2. Arsip


15


6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AMI UNIT

(MP- UND/AMI – 001/06)

No. : ....................................... Denpasar, ......................

Lampiran : satu lembar

Perihal : Permintaan Kesediaan Waktu AMI UNIT

Kepada Yth. Pimpinan Unit Auditee

Undiknas Denpasar

Denpasar

Menindaklanjuti pertemuan sebelumnya tentang penjelasan

Audit Mutu Internal (AMI) Unit Siklus ..... Tahun ........., maka

diharapkan Pimpinan Unit menyediakan waktu untuk kegiatan

tersebut.

Alokasi waktu yang ditetapkan PEMA untuk pelaksanaan AMI

Unit Tahap ... Siklus ...... Tahun ............ yaitu ...................... s/d

........................ Untuk itu, Saudara diminta menyampaikan

kesediaan alokasi waktu untuk AMI Unit Tahap ... Siklus ......

sesuai borang terlampir.


Direktur Sumber Daya,

.................................................

NIP. ..........................................

Tembusan:


2. Arsip


16


Lampiran Surat No. ......................................

Kepada Yth. Direktur PEMA

Undiknas Denpasar

Sehubungan dengan surat Direktur Akademik Nomor

........................ mengenai Kesediaan Waktu Audit, maka dengan

ini disampaikan bahwa:

Unit Kerja : ..........................................

Bersedia mengalokasikan waktu audit sebagAMIana telah

ditetapkan oleh Direktorat PEMA, yaitu:

Hari : ..........................................

Tanggal : ..........................................

Atas kesempatan yang diberikan disampaikan terimakasih.

Denpasar, ..........................

Pimpinan Unit Kerja,

........................................

NIP. .................................


17


7. Surat Tugas Tim AMI UNIT(MP- UND/AMI – 001/07)

S U R A T T U G A S No. ....................................

Rektor Undiknas Denpasar menugaskan kepada nama-nama berikut:

Pengarah : Rektor

Penanggungjawab : Direktur Sumber Daya

Ketua Pelaksana : .............................................

Sekretaris : .............................................

Auditor Internal : 1. .............................................

2. .............................................

3. .............................................

4. .............................................

5. .............................................

6. .............................................

7. .............................................

8. .............................................

9. .............. dst .........................

Sekretariat : 1. ............................................

2. ............................................

3. ............................................

4. .............. dst .........................

Sebagai Tim Audit Mutu Internal (AMI) bagi Unit Tahap ... Siklus ..... Tahun

..............

Demikian, surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya

dan penuh rasa tanggung jawab serta auditor diharap menyampaikan

laporan selama proses kegiatan dan pada akhir pelaksanaan tugas.

Denpasar,

Rektor

..........................................

NIP. ...................................

Tembusan:

1. Yang bersangkutan

2. Arsip


18


Lampiran Surat Tugas No. ................................

Distribusi Auditor Internal

AMI UNIT Tahap ... Siklus ...... Tahun ..............

No. UnitKerja Teraudit Rencana

Jadwal AMI

Auditor Internal

1 (Ketua) 2 (Anggota)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Denpasar,

Rektor

..........................................

NIP. ...................................


19


8. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AMI UNIT

(MP- UND/AMI – 001/08)

No. : ................................... Denpasar,

......................

Lampiran : -

Perihal : Pemberitahuan Pelaksanaan AMI UNIT

Kepada Yth. Pimpinan UNIT

Undiknas Denpasar

Denpasar

Menindaklanjuti Surat Tugas Rektor No.............................. serta

surat kesediaan waktu Audit Mutu Internal (AMI) Unit Siklus ......

Tahun ............, maka diharapkan Pimpinan Unit

mempersiapkan diri dan mengirimkan dokumen sesuai ruang

lingkup AMI. Dokumen dikirimkan ke Direktorat PEMA mulai

dari tanggal surat ini diterbitkan s/d H-2 pelaksanaan audit,

dalam bentuk soft copy atau upload via website.

Alokasi waktu yang disepakati seperti tercantum dalam

lampiran Surat Tugas tersebut di atas.


Direktur Akademik,

........................................

NIP. ................................

Tembusan:


2. Arsip


20


9. Checklist AMI UNIT(MP- UND/AMI – 001/09)

Checklist Audit Mutu Internal (AMI) UNIT Tahap ... Siklus .. Tahun .........

Auditor : 1. Auditor Ketua : ................................

2. Auditor Anggota : ................................

Lingkup : 1. ..................................................

2. ..................................................

3. ...........dst..................................

Auditee : ................................

Hari : ................................

Tanggal : ................................

Waktu : ................................

No. Kriteria dan Bobot Ada/Tida

k Keterangan

Auditor 1, Auditor 2,

............................................ ............................................


21


10. Borang Laporan Audit Mutu Internal dan Tindakan Koreksi (MP- UND/AMI – 001/10)

Laporan Audit Mutu Internal, Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (Corrective Action Requirement – CAR)

Audit: Auditor : Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : Auditee : Tanda tangan

Auditee:

No. Temuan

Kategori Temuan

Status Temuan

Bidang yang diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan

Target Waktu Selesai

Verifikasi Status Akhir

(1) (3) (4) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /Unitkerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed


22


11. Borang Penilaian (MP- UND/AMI – 001/11)

Penilaian AMI

Siklus ..... Tahun ............

Nama Unit : ......................................

Nama Auditor Ketua : ......................................

Nama Auditor Anggota : ......................................

Tanggal Penilaian : ......................................

No Kriteria & Bobot Maksimum

Nilai *) Nilai

Nilai

Terbobot Keterangan

Nilai Keseluruhan

*) Nilai maksimum untuk tiap kriteria adalah 100.

Auditor 1, Auditor 2,

.......................................... ..........................................


23


12. Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI untuk Auditor (MP- UND/AMI – 001/12)

a. Mengikuti refreshing AMI UNIT;

b. Menerima Surat Tugas dan Distribusi Auditor dari Rektor;

c. Memastikan Unit Auditee dan teman auditor, luas/batasan ruang lingkup audit

dan periode audit sesuai dengan Surat Tugas dan Distribusi Auditor;

d. Merencanakan audit dan mendiskusikannya dengan teman satu Tim Audit;

e. Melakukan tinjauan Dokumen dan Borang Kinerja Unitkerja Auditee untuk

persiapan pelaksanaan audit;

f. Mendapatkan potensi temuan berdasarkan Dokumen sesuai dengan lingkup audit

yang dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan audit (check list);

g. Melakukan visitasi ke Unitkerja Auditee sesuai waktu yang telah ditentukan

h. Membuka, beraktivitas dan menutup audit di tempat Auditee dengan kegiatan

sebagai berikut:

(1) Ketua Tim Audit memimpin acara setelah dipersilahkan oleh Auditee;

(2) Memperkenalkan tim audit kepada wakil manajemen Auditee (Pimpinan,

Management Representative/MR dan anggota);

(3) Melakukan Audit Sistem terhadap dokumen Manual mutu (Ruang lingkup

SMM, Penetapan dan Persyaratan Pelanggan, Proses Bisnis, Struktur Organisasi

dan Tupoksi, Kebijakan mutu, Sasaran Mutu, Kriteria dan Metode yang

Berkaitan Sumber Daya, Tinjauan Manajemen), MP Pengendalian Dokumen

dan Rekaman, MP tindakan korektif dan preventif , MP penanganan produk

tidak sesuai, MP Audit internal dan MP dan Instruksi Kerja (IK) yang berkaitan

dengan proses jasa layanan dan audit Internal

(1) Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah

benar);

(2) Mengelompokkan temuan-temuan (Ketidaksesuaian/KTS atau Observasi);

(3) Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit;

(4) Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar;

(5) Menyampaikan temuan secara lisan kepada Auditee;

(6) Meminta persetujuan temuan kepada Auditee;

(7) Menyusun temuan audit dalam laporan audit rangkap 4 (empat);

(8) Menyerahkan laporan audit 1 (satu) eksemplar kepada Auditee;

(9) Memberi waktu Auditee mengisi borang klarifikasi (yang dibuat rangkap 4);

(10) Menyetujui rencana tindakan koreksi dan waktu penyelesaian yang

ditetapkan Auditee;

(11) Memastikan borang klarifikasi yang telah diisi ditandatangani oleh Auditee

dan diberi stempel;

(12) Mengingatkan kepada Auditee untuk mengisi borang feedback PEMA;

i. Masing-masing Tim Audit menyimpan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy

dan softcopy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasi temuan.

j. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective

Action Requirement – CAR)

k. Memberi penilaian

l. Menyerahkan hasil audit sistem ke PEMA dalam bentuk softcopy secara langsung

atau melalui e-mail: [email protected] ;

m. Menyerahkan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1

(satu) eksemplar klarifikasi temuan kepada kepada Rektor melalui PEMA (e-mail:

[email protected] ) selambat-lambatnya 2 X 24 jam setelah audit selesai,

mengisi berita acara penyerahan laporan audit.

Dibuat oleh : Ka.AM Prodi

Dikendalikan oleh : Sekretaris Direktorat PEMA

Disetujui oleh : Direktur PEMA

Ttd

........................................

mailto:[email protected]:[email protected]


24


13. Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI UNIT untuk Auditee

(MP- UND/AMI – 001/13)

a. Mengikuti sosialisasi kebijakan dan pelaksanaan AMI UNIT, termasuk penjelasan

ruang lingkup audit, distribusi auditor dan jadwal audit;

b. Menyiapkan dan menginformasikan pada semua staf akan adanya audit maupun

visitasi di Unitkerja masing-masing;

c. Menerima daftar Auditor Internal, seberapa luas/batasan ruang lingkup audit dan

jadwal audit;

d. Menyiapkan dokumen Manual mutu (visi misi, Ruang lingkup SMM, Penetapan dan

Persyaratan Pelanggan, Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Tupoksi, Kebijakan

mutu, Sasaran Mutu, Kriteria dan Metode yang Berkaitan Sumber Daya, Tinjauan

Manajemen), MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman, MP tindakan korektif dan

preventif , MP penanganan produk tidak sesuai, MP Audit internal dan MP dan

Instruksi Kerja (IK) yang berkaitan dengan proses jasa layanan.

e. Menyerahkan informasi ke Sekretariat AMI tentang kesediaan waktu audit dengan

mengunduh borang di email yang dikirim

f. Menerima rencana audit dari Tim Auditor dan mendiskusikannya;

g. Menerima tim auditor pada waktu pelaksanaan audit yang telah ditetapkan

sebelumnya;

h. Selama auditor melakukan audit dan visitasi:

(1) Memperkenalkan tim auditee yang hadir dan mempersilahkan tim auditor

untuk memulai audit;

(2) Menyetujui agenda visitasi yang ditetapkan auditor dengan kisaran waktu

audit 4-6 jam;

(3) Menyamakan persepsi tentang “tujuan dan lingkup audit”;

(4) Mengikuti proses audit dan menunjukkan bukti yang diminta auditor;

(5) Mendengarkan temuan audit dan mengklarifikasikan temuan dengan

auditor;

(6) Menerima 1 (satu) eksemplar laporan audit yang telah ditandatangani

auditor;

(7) Mengisi borang klarifikasi temuan dengan menetapkan dan mengisikan akar

penyebab ketidaksesuaian, tindakan koreksi atas temuan dan akar

penyebab, jadwal/waktu dan penanggung jawab perbaikan, serta

mengkonfirmasikan pada auditor; kemudian menandatanganinya dan

membubuhkan stempel;

(8) Borang isian klarifikasi temuan ini dibuat untuk masing-masing temuan dan

diperbanyak rangkap 4 (empat). Satu untuk arsip auditee dan tiga

diserahkan auditor, satu diantaranya untuk diserahkan rektor melalui auditor

dan PEMA.

(9) Mengisi borang feedback yang dikirimkan PEMA;

(10) Mendapatkan penjelasan selanjutnya dari auditor;

(11) Berterimasih atas kunjungan auditor dan mengakhiri audit;

(12) Menyerahkan 2 (dua) eksemplar borang feedback ke PEMA selambat-

lambatnya 2 X 24 jam setelah audit selesai.

Dibuat oleh : Ka.AM Prodi

Dikendalikan oleh : Sekretaris PEMA

Disetujui oleh : Direktur PEMA

Ttd

...........................................

NPP. ...................................


25


14. Borang Klarifikasi (MP- UND/AMI – 001/14)

Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi

Kategori Temuan:

Tanggal Temuan:

No. Temuan: Auditor:

1.

2.

Uraian temuan:

Akar penyebab:

Rencana tindakan koreksi atas temuan :

Rencana tindakan perbaikan atas

akar penyebab :

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi :

Dipersiapkan oleh: _________________ Tanggal: ________________

Catatan :

Tanda Tangan Auditee :

(Lembar ini dapat diperbanyak)


26


15. Borang Umpan Balik Auditor (MP- UND/AMI – 001/15)

Lembar Umpan Balik Auditor

Kepada Yth. Direktorat Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA)

Undiknas Denpasar

Denpasar

Setelah pelaksanaan AMI UNIT Tahap .... Siklus ....... Tahun ......... pada hari .................

tanggal ...... ......................, maka selaku Auditor Internal untuk Unitkerja

...................................................................... Saya menyampaikan hasil evaluasi kepuasan

sebagai berikut:

Pusat Jaminan Mutu

No Kriteria Kepuasan

Nilai

1

Sangat

kurang

2

kurang

3

cukup

4

baik

5

Sangat

baik

1 Ketepatan Proses AMI

2 Manajemen waktu

3 Pelayanan Direktorat PEMA

Nama UnitKerja Auditee : ......................................................


Nilai

1

Sangat

kurang

2

kurang

3

cukup

4

baik

5

Sangat

baik

1 Keterlibatan Top Manajemen

2 Keterlibatan dalam Audit

3 Manajemen waktu

4 Kemampuan komunikasi

5 Sopan santun

6 Kemampuan menanggapi temuan untuk

Unitkerja

Demikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya.

Denpasar, ...... ...................... ..........

Auditor,

(.....................................)* Tanda tangan, nama terang dan NIP dicantumkan pada borang

hardprint, namun jika borang dikirimkan via e-mail, maka

tanda tangan tidak perlu.


27


16. Borang Umpan Balik Auditee (MP- UND/AMI – 001/16)

Lembar Umpan Balik Auditee

Kepada Yth. Direktorat Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA)

Undiknas Denpasar

Denpasar

Setelah pelaksanaan AMI UNIT Tahap.... Siklus...... Tahun .......... pada hari ......................

tanggal ...................., maka selaku pimpinan Unitkerja ..............................................................

Saya menyampaikan hasil evaluasi kepuasan sebagai berikut:

Nama Auditor 1: ......................................................


Nilai

1

Sangat

kurang

2

kurang

3

cukup

4

baik

5

Sangat

baik

1 Kompetensi (kemampuan mengaudit)

2 Manajemen waktu


4 Sopan santun

5 Manfaat temuan bagi Unitkerja

Nama Auditor 2 : ......................................................


Nilai

1

Sangat

kurang

2

kurang

3

cukup

4

baik

5

Sangat

baik

1 Kompetensi (kemampuan mengaudit)

2 Manajemen waktu


4 Sopan santun

5 Manfaat temuan bagi Unitkerja

Demikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya.

Denpasar, ..................................

Pimpinan UnitKerja: ..................................

(.....................................)* * Tanda tangan, nama terang, NIP dan stempel dicantumkan pada borang

hardprint, namun jika borang dikirimkan via e-mail, maka tanda tangan dan

stempel tidak perlu.


28


17. Checklist Penyerahan Laporan AMI UNIT (MP- UND/AMI – 001/17)

No.

Auditor Internal UnitKerja Pelaksana

Akademik (UNIT)

Laporan AMI Umpan Balik Lembar Klarifikasi Auditee

1 (Ketua) 2 Checklist Daftar

Temuan Auditor

1 Auditor

2 Auditee

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14


29


18. Format Laporan Pelaksanaan AMI UNIT (MP- UND/AMI – 001/18)

JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

1.2. Tujuan

2. PELAKSANAAN

2.1. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan

2.2. Auditor dan Distribusinya

2.3. Auditee

2.4. Prosedur Pelaksanaan

2.5. Evaluasi Pelaksanaan

2.6. Feed back

2.7. Analisis Data

3. HASIL

4. PENUTUP

LAMPIRAN

1. Schedule Audit

2. Kesediaan Auditor

3. Distribusi Auditor

4. Nomor Telepon Auditor

5. Alokasi Waktu Auditor

6. Jadwal visitasi

7. Checklist Berkas

8. Temuan Audit

9. Borang Audit


30


19. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AMI UNIT (MP- UND/AMI – 001/19)

Nomor : ......... /J.10/LL/..........

Lampiran : -

Perihal : Klarifikasi Hasil AMI UNITTahap ..... Siklus ....

Kepada Yth.- Auditee

- Auditor Internal

Undiknas Denpasar

Denpasar

Sehubungan dengan telah diperolehnya hasil Audit Mutu

Internal Tahap .... Siklus ......... Tahun ........., maka bersama ini

dimohon kepada Auditor Internal dan Auditee untuk hadir

pada,

Hari : ......................................

Tanggal : ......................................

Jam : ......................................

Tempat : ......................................

Acara : Klarifikasi Hasil AMI Tahap .... Siklus .....


Denpasar, ................

Direktur PEMA,

..................................................

NPP. ...........................................

Tembusan:

1. Yth. Direktur Akademik

2. Arsip


31


20. Surat Permintaan Tindakan Koreksi (MP- UND/AMI – 001/20)

No. : .........../UN10/LL/............ Denpasar, .......................

Lampiran : ...... (.........) lembar

Hal : Permintaan Tindakan Koreksi

Kepada Yth. Kepala

di Undiknas Denpasar

Berikut disampaikan hasil temuan Auditor Internal dalam Audit

Mutu Internal (AMI) Unit Tahap .... Siklus .... Tahun .....

Diharapkan Saudara memberikan tanggapan terhadap

temuan. Sekaligus meminta tanggapan terhadap temuan

yang ada di Unitkerja yang Saudara pimpin.

Laporan Tindakan Perbaikan harap dikirim paling lambat hari

..........., tanggal .........................................., ke:

Direktorat Penjaminan Mutu

Gedung B Lantai 1 Undiknas

e-mail: [email protected]

Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima

kasih.

Rektor,

........................................

NIP. ................................

Tembusan:

1. Direktur Akademik Undiknas

2. Direktur Direktorat PEMA Undiknas

3. Ketua Pelaksana AMI


32


21. Borang Laporan Perbaikan atas PTK (MP- UND/AMI – 001/21)

Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi

Audit ke : Auditor : 1. 2.

Tanda tangan Ketua Auditor:

Tanggal : Auditee :

Tanda tangan Auditee:

No

Kategori Status

Uraian Temuan

Tindakan Perbaikan Tanggal

Perbaikan Dokumen

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(1) Nomor Urut (2) Ketidaksesuaian (KTS), Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah diselesaikan) (4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk

pema-undiknas | 2016spm.undiknas.ac.id/lampiran/AUDIT MUTU INTERNAL Universitas.pdf · borang. 2....

Documents

Transcript of pema-undiknas | 2016spm.undiknas.ac.id/lampiran/AUDIT MUTU INTERNAL Universitas.pdf · borang. 2....