PEIS 7.6.03 Con MS Project

8/19/2019 PEIS 7.6.03 Con MS Project

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Project EIS con MS Project


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Contenido:

Project EIS con MS Project................................................................................................................................ 4 Solución Integral ........................................................................................................................................... 4 Proceso .......................................................................................................................................................... 5

Funciones de Project EIS Agregadas a MS Project............................................................................................ 6 Leer Proyecto ................................................................................................................................................ 7 Consultas e Informes ..................................................................................................................................... 9

Consulta de Materiales ............................................................................................................................. 9 Cubo ....................................................................................................................................................... 10

Herramientas ............................................................................................................................................... 22 Asignar Recursos y Roles al Proyecto.................................................................................................... 22 Asignar Categoría a Hito ........................................................................................................................ 23 Asignar Código de WBS ........................................................................................................................ 24 Sumarizar................................................................................................................................................ 25 Importar WBS......................................................................................................................................... 26 Validar Proyecto ..................................................................................................................................... 27 Populate .................................................................................................................................................. 28

Grabar Proyecto........................................................................................................................................... 29 Cerrar Proyecto............................................................................................................................................ 29 Recomendaciones............................................................................................................................................. 30

Tareas .......................................................................................................................................................... 30 Hitos ............................................................................................................................................................ 30 Calendarios.................................................................................................................................................. 31

Niveles en el Plan de Trabajo y Asignaciones............................................................................................. 31 Trabajo Real en Recursos Tipo Horas ......................................................................................................... 31 Trabajo Real en Recursos Tipo Material ..................................................................................................... 31 Costos Fijos en las Tareas ........................................................................................................................... 31 Grupos de Proyectos.................................................................................................................................... 32 Versiones del Plan de Trabajo..................................................................................................................... 32 Cambios....................................................................................................................................................... 32 Planificación de los Proyectos..................................................................................................................... 32

Identificando Casos de Sobre Asignación de Trabajo ............................................................................ 33 Solución de Sobre Asignación de Trabajo Un Proyecto a la Vez ........................................................... 35 Solución de Sobre Asignación de Trabajo Para Un Grupo de Proyectos .............................................. 36

Bloqueo de Seguridad por Proyecto en Uso ................................................................................................ 37 Sistema Bloqueado...................................................................................................................................... 38 Idioma del Usuario ...................................................................................................................................... 38 Ciclo de Operación...................................................................................................................................... 38

Funciones de MS Project.................................................................................................................................. 39 Hitos ............................................................................................................................................................ 39 Dependencias entre Actividades.................................................................................................................. 39 Asignación de Recursos a Tareas ................................................................................................................ 40 Definición de Duración Estimada................................................................................................................ 40 Cambios en Duración Estimada de Tareas .................................................................................................. 42 Costos .......................................................................................................................................................... 43 Línea Base ................................................................................................................................................... 45 Personalización del Vistas........................................................................................................................... 46

Aspectos Técnicos............................................................................................................................................ 48 Instalación del menú de Project EIS para MS Project ................................................................................. 48 Versiones de MS Project compatibles con Project EIS ............................................................................... 48

________________________________________________________________________________________________________________________ Project EIS 7.6.03 2 de 48Project EIS con MS Project


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Copyright © 2006 Gerencia & Tecnología. Todos los derechos reservados.Project EIS es una marca registrada de Gerencia & Tecnología SACLa información incluida en este documento puede cambiar sin previo aviso.El software descrito en este documento es proporcionado bajo una licencia de uso.El software podrá ser usado o copiado solo de acuerdo a los términos de tal licencia de uso.

Todos los demás productos y marcas registradas son propiedad de sus respectivos propietarios.



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Project EIS con MS Project

Solución Integral

Microsoft Project es la herramienta utilizada para planificar los proyectos.Project EIS le agrega funciones que permiten su integración con el sistema.

Los cambios efectuados en MS Project a los planes de trabajo de los proyectos son actualizados en tiemporeal y están disponibles inmediatamente en las distintas consultas y reportes de Project EIS.

El sistema incluye un proceso de Autorización de Trabajo (proceso Populate) que permite generar los planesde trabajo semanal para cada recurso (Time Report).Cada recurso se entera así de las actividades que debe ejecutar e informa su avance.

Project EIS incluye un proceso formal de Revisión - Aprobación para los informes de avance (workflow).

El proceso de Cierre Semanal (proceso Post) permite actualizar automáticamente los proyectos a partir de losinformes de avance aprobados. Gracias a este proceso es posible mantener los proyectos actualizadosconsistentemente a una misma fecha de corte, facilitando el análisis y evaluación del estado de los proyectos.

Toda la información del sistema es almacenada en una base de datos, facilitando el desarrollo de programasad hoc para integrar la información de la base de datos de Project EIS con las de los demás sistemas de laempresa.



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Proceso

Entrada

Matricular Matricular Matricular Administrador Jefe Proyecto RecursosProyectos Recursos Usuarios

Ciclo Semanal de ControlApoyo

1

AsignarRecursos al Crear PeriodoProyecto

6 Cerrar Tareas 2 Completadas Generar

Re Planificar Planes(Populate)

DefnirPermisos de Acceso 5 3

Cierre InformarSemanal Actividad

(Post)4

Planificar Revisar yProyecto Aprobar

Ciclo Semanal Informes

Salida Cerrar proyectos completados

Project EIS permite implementar un Ciclo Semanal de Control.Este es un proceso formal de Planificación / Autorización de Trabajo / Ejecución / Informe de Avance / RePlanificación que facilita el control del estado de los proyectos, a la vez que permite mantener los proyectosactualizados consistentemente a una misma fecha.

Requisitos para planificar un proyecto:Qué Quién Dónde1. Matricular el proyecto Administrador Project EIS Manager (Administrador)2. Matricular los recursos Administrador Project EIS Manager (Administrador)3. Asignar recursos al proyecto Administrador Project EIS Manager (Administrador)

Jefe Proyecto MS Project4. Asignar permiso de acceso a proyecto Administrador Project EIS Manager (Administrador)5. Planificar el proyecto Jefe Proyecto MS Project



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Funciones de Project EIS Agregadas a MS Project

Menú de Project EIS1. Abrir proyecto desde el repositorio de Project EIS2. Consultas e Informes

o Consulta de Gastos y Consumos de Materialeso Project EIS Cube

3. Herramientaso Asignar Recursos al proyectoo Asignar Categorías a Hitos Estándaro

Asignar Código de WBS a Tareao Sumarizar columnas numéricas (1 al 4)o Importar WBSo Validar datos del proyectoo Generar Time Report (Populate)

4. Grabar proyecto en el repositorio de Project EIS5. Cerrar y Cancelar el “bloqueo” del proyecto



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Leer Proyecto

Para leer un proyecto del repositorio de Project EIS

Solicita identificación del usuarioantes de permitir el acceso a los proyectos

Control de método de acceso“Solo Lectura” o “Actualización”,según los permisos del usuario.

Opción “Importar Proyecto”Permite grabar un proyecto desde el disco.Utilizado durante la carga inicial del sistema y cuando se requiere actualizar el repositorio con un proyecto sincontar con Código de Bloqueo.

Importante:1) Requiere permiso especial.2) Nombre del Proyecto en el disco debe ser igual a nombre en la base de datos3) Proyecto en MSP no debe incluir líneas en blanco.



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Plantillas Permite definir Plantillas (Modelos deProyectos), que pueden ser utilizados paraconstruir automáticamente planes de trabajo denuevos proyectos.Al leer un proyecto nuevo , el sistema pregunta sidesea crear el nuevo proyecto en blanco, o

basado en una plantilla preexistente.



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Consultas e Informes

Consulta de Materiales

Permite consultar el detalle de gastos (facturas de proveedores) y consumos de materiales informados al proyecto.

Desde el Gantt, seleccione una tarea y haga clic en la opción Consulta de Materiales para conocer el resumende las transacciones e importes informados para esa tarea.



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Desde la Lista de Recursos, seleccione un recurso y haga clic en la opción Consulta de Materiales paraconocer las transacciones e importes informados para ese recurso.

Cubo

Este es el componente de Project EIS que permite acceder a la información de sus proyectos y recursos demanera simple y con importantes capacidades de análisis.

1. Barra de Herramientas2. Dimensiones de Análisis

también llamadas Criterios deAnálisis o Viewpoints,

3. Dimensiones de análisisHorizontal.Puede ser ninguno, uno ovarios.

4. Dimensiones de análisisvertical.Puede ser ninguno, uno ovarios.

5. Datos.

Opciones de consulta:

1. Proyectos,2. Costos de Proyectos,3. Disponibilidad de Recursos,4. Trabajo Restante (en horas y costo)5. Trabajo Real (en horas y costo),6. Cambios,

7. Informes de Avance (Time Report),8. Herramientasa) Gráfico,

b) Exportar a Microsoft Excel,c) Imprimir,d) Grabar vista como archivo .CUBe) Leer vista desde archivo .CUB

9. Salir



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Configurar

Para facilitar el análisis de la información, el sistema permite a cada usuario configurar las consultas,ubicando las dimensiones en sentido vertical y horizontal, según sus requerimientos.

Para ello, solo debe hacer clic en el nombre de la dimensión, y sin solar el mouse, ubicarlo en la ubicación

requerida.

Una línea verde en el borde izquierdo, indica que la dimensión se insertará en el eje vertical

Una línea verde en el borde superior, indica que la dimensión se insertará en el eje horizontal

Ejemplo de una consulta utilizando múltiples dimensiones verticales y horizontales



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Filtrar por Dimensiones

Permite seleccionar los criterios a incluir en cada dimensión.

Haga clic en la lista de valores de la dimensión y marque / desmarque las opciones, según requiera

A continuación, el sistema incluye solo los elementos seleccionados...



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Opciones de Dimensión

Haga clic con el botón derecho del mouse sobre los datos de una dimensión, para indicar:1. Ordenar Por:

a) Nombre (según el ejemplo mostrado) b)Valor Descendente

c) Valor Ascendente2. Incluir el Total de la dimensión,3. Mostrar el resumen (colapsar)4. Mostrar el detalle (expandir)5. Filtro: Seleccionar solo el elemento seleccionado (donde se encuentra ubicado el mouse)6. Cancelar el Filtro

Ejemplos:

Ordenado Por Nombre

Ordenado Por Valor Ascendente



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Sin Total

Colapsar: El símbolo más “+” indica que hay más detalle para cada Categoría.

Expandir



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Filtrar

Para filtrar por algún elemento de alguna dimensión:1. Haga clic en el área de datos del elemento requerido (en el ejemplo, en 03/Nov/2003 de Raquel Camino),2. Haga clic con el botón derecho sobre los elementos de la dimensión Recursos, y3. Seleccione la opción Filtro.

A continuación el sistema aplica el filtro solicitado.



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Mostrar porcentaje de contribución respecto al total de cada columna

Mostrar porcentaje de contribución respecto al total de cada fila

Definición de variablevirtual:

En el ejemplo, se estádefiniendo la variableVarianza en Costo, que secalculará aplicando la fórmula

(Costo Real + Costo Restante) – Costo Previsto



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Selección de variables a incluir en laconsulta:

En el ejemplo, se están seleccionandolas variables Trabajo Restante yVarianza en Costo



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Herramientas

Graficar : Seleccione el rango de datos a graficar

Cambiar Estilo de Gráfico

Haga clic dos veces sobre enel gráfico



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Girar el Gráfico

Facilita su visualización desdedistintos ángulos.

Para girar:

1. Presione la tecla control (Ctrl),2. Sin soltar, haga clic con el

botón izquierdo del mouse, y3. Señale con el cursor del mouse

la dirección de giro requerida.



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Exportar a MS Excel

Los datos de la consulta son copiados automáticamente a MS Excel

Imprimir

Configure la vista según sus requerimientos y genere el reporte.



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Herramientas

Asignar Recursos y Roles al Proyecto

Los recursos pueden ser asignados a los proyectosde modo centralizado desde Project EIS Manager , o desde MS Project (se requiere permiso correspondiente).

• En MS Project no está permitido definir manualmente nuevos recursos, ni modificar sus datos.• Si requiere efectuar alguna modificación al equipo de trabajo asignado a su proyecto, comuníquese con el

Administrador del Sistema o asígnelos directamente desde MS Project, si cuenta con el permisocorrespondiente.

• Si desea eliminar un recurso de su proyecto, asegúrese que no tenga “Trabajo Real”.

RolesTambién llamados “Perfiles de Recursos”.Es una opción que ofrece Project EIS

para facilitar la planificación de proyectos, cuando aun no ha sidoconfirmado el nombre de la persona queserá asignado al proyecto.

Ejemplo:Si usted requiere de un AnalistaTécnico para su proyecto, perodesconoce quién será la personadesignada para tal función, puedeentonces asignar las tareas al rol “Analista Técnico”.Mas adelante, cuando la personaindicada sea asignada a su proyecto,solo necesitará resignar el trabajo

planeado, del Rol al Recurso.



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Asignar Categoría a Hito

Desde el Gantt, seleccione una tarea y haga clic en la opción Asignar Categoría a Hito.El código de Hito es grabado en la variable Texto 3.

La “M” indica que el hito esMandatario (obligatorio).

El sistema no permite grabarel proyecto en el repositoriocuando falta asignar algún hitomandatorio.

Importante: Los hitos deben tener duración cero (0).



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Asignar Código de WBS

Desde el Gantt, seleccione una tarea y haga clic en la opción Asignar Código de WBS.El código de WBS es grabado en la variable Texto 5.

El sistema asigna a la tarea el código de WBScorrespondiente del nodo seleccionado.



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Sumarizar

Esta opción permite acumular los importes definidos en las variables numéricas 1 al 4.



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Importar WBS

Permite construir automáticamente la lista de tareas en MS Project, a partir de las definiciones efectuadas enla opción WBS de Project EIS Manager.

La opción Importar WBS genera la lista de tareas en MS Project a partir de los Entregables definidos en elWBS.

Incluye además los recursos asignados a cada entregable, las dependencias y duración estimada en el WBS.



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Validar Proyecto

Aplica las “R eglas de Negocio” para validar la Información del plan de trabajo.El sistema genera un archivo de control con el resultado del análisis.

Importante: Se recomienda utilizar esta opción antes de grabar el proyecto en el repositorio.

Archivo con resultado del análisis (fecha de último cierre semanal: 16 Oct 2005):1. Proyecto tiene Trabajo Restante antes de la fecha del Ultimo Cierre Semanal.

Indica que el plan esta atrasado y deberá ser re planificado antes de ser grabado en el repositorio.

2. Proyecto tiene Trabajo Real después de la fecha del Ultimo Cierre Semanal.Indica que existen tareas con avance en fechas futuras (posteriores al último cierre semanal).Esta condición implica error en el plan, ya que todo trabajo realizado debe corresponder a fechas pasadas(anteriores al último cierre semanal).



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Populate

Genera Time Report para todos los recursos del proyecto, para la semana seleccionada.Antes de generar los time reports aplica las “R eglas de Negocio” para validar la información del plan detrabajo y graba el cronograma en el repositorio.



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Grabar Proyecto

La opción grabar aplica las reglas de negocio definidas para el proyecto y si se cumplen, entonces actualiza elrepositorio de Project EIS con la información del proyecto.

El sistema informa al usuario de las condiciones de error detectadas, que deberán ser resueltas por el usuarioantes de grabar el proyecto.

La opción grabar mantiene el código de bloqueo en el proyecto, evitando que otro usuario pueda hacercambios al mismo proyecto hasta que se ejecute la opción Cerrar.

Importante :1. Antes de Grabar el sistema verifica que no existan filas en blanco en el proyecto.2. Las opciones “Grabar” y “Grabar Como” de MS Project (se refieren a las opciones estándar de MS Project)

permiten grabar la información del proyecto en el disco de la PC.Estas opciones NO permiten grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS.

Solo la opción Grabar Proyecto del menú Project EIS permite grabar los datos de MS Project en ProjectEIS.

Cerrar Proyecto

La opción Cerrar Proyecto da por terminada la sesión de cambios al proyecto en MS Project y cancela elcódigo de bloque o del proyecto.

Importante :Al usar la opción Cerrar (se refiere a la opción estándar de MS Project) o hacer clic en la opción “X” en MSProject (en la esquina superior derecha de la ventana de MS Project) NO cancelan el código de bloqueo del

proyecto.Solo la opción Cerrar Proyecto del menú Project EIS da por terminada la sesión de cambios en MS Project ycancela el código de bloqueo



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Recomendaciones

TareasDatos reservados para uso de Project EIS:1. Textos:

a) Texto 1 (Ayuda) Nombre del archivo que contiene la ayuda para la tarea.Si no esta ubicado en el directorio estándar, se deberá indicar la ruta.Casos:• Archivo de Ayuda ubicado en el directorio estándar (...\Páginas\Guidelines):

En este caso, indique el Nombre del Archivo de Ayuda, incluyendo su tipo.(Ejemplo: Código de Tarea 1010.htm).

• Archivo de Ayuda ubicado en un sub directorio creado dentro del estándar (...\Páginas\Guidelines):En este caso, indique el Nombre del Subdirectorio/Nombre del Archivo de Ayuda , incluyendo sutipo.(Ejemplo: Finanzas/Código de Tarea 1010.htm).

b) Texto 2 (Descripción del Entregable)Descripción del entregable de la tarea

c) Texto 3 (Categoría de Hito)

Categoría del Hito. Solo para hitos estándar (administrados por Project EIS)d) Texto 4 (Código Externo de la Tarea)Para relacionar la tarea con el Trabajo Real que son informados vía interfase de Actuals Externos.Este dato es opcional, pero si es asignado, debe ser único en el proyecto.Debe ser definido al nivel mas detallado del plan de trabajo y no puede ser modificado si existeTrabajo Real para los recursos tipo material en dicha tarea.

e) Texto 5 (Código del nodo del WBS)Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con los entregables (WBS)

f) Texto 6 (Nombre del archivo “Modelo de Documento”)Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con un archivo (modelo de documento)

2. Indicadores (SI / NO)a) Indicador 1 (Tarea Cerrada)

Permite de identificar las tareas completadas.Project EIS controla que las Tareas Cerradas NO reciban Trabajo Real desde el Time Report ni víaInterfase de Actuals Externos

b) Indicador 2 (Tarea Crítica)Permite identificar las Tareas Clave en el plan de trabajo (puede o no formar parte de la Ruta Críticadel proyecto)

3. Númerosa) Número 1 al 4 (Valor 1 al 4)

Variables que pueden ser definidos según los requerimientos de cada de cada proyecto.La opción “Sumarizar” de Project EIS permite acumular los valores 1 al 4 en las Fases y Actividadesdel proyecto.

Hitoso Un hito no es una tarea, es solo un punto de control en el proyecto.

Por esa razón, no se le debe asignar recursos, horas ni costos.o La duración de un hito debe ser cero días.o Una tarea resumen (fase o actividad) no puede ser definida como hito.o Se considera que la Fecha Planeada es la fecha de inicio del hito.o Se considera que un hito está “Bloqueado” (que debe ejecutarse en una fecha determinada), cuando se

especificó la restricción “Debe comenzar el”



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o Un hito puede tener dos estados: Pendiente o Completado.o Se considera que un hito está Completado cuando tiene 100% Completado

CalendariosSe recomienda trabajar con calendarios estándar, es decir, NO realizar cambios a los calendarios que MSProject utiliza por defecto.Si es necesario efectuar cambios a los calendarios, se recomienda que dichos cambios sean aplicados en todoslos proyectos de manera consistente.

Niveles en el Plan de Trabajo y AsignacionesSe recomienda definir el Plan de Trabajo en 3 niveles:a) Nivel 1 Fase Tarea Resumen

b) Nivel 2 Actividad Tarea Resumenc) Nivel 3 Tarea e HitoSolo se debe asignar recursos a las Tareas

No se debe asignar recursos, horas ni costos a nivel resumen (por ejemplo Fases y Actividades), ni a hitos.

Trabajo Real en Recursos Tipo HorasEs la actividad informada para recursos tipo Trabajo (Mano de Obra).Es informada al sistema por medio del módulo Project EIS Time Report.

Consulta de Trabajo Real informados al proyecto:En MS Project, se puede utilizar la variable “Trabajo Real” para consultar la actividad informada hasta elúltimo proceso de Cierre Semanal ejecutado.Se recomienda no modificar los valores del Trabajo Real en MS Project.Existe una opción en Project EIS Manager - Administrador, que permite actualizar las estadísticas de ProjectEIS con el Trabajo Real de recursos tipo hora (mano de obra) definidos en MSP

Trabajo Real en Recursos Tipo MaterialEs la actividad informada para recursos tipo Material (Cantidad y Costo).Son actualizados por medio del proceso Actualización de Actuals Externos para Materiales.

Consulta del Trabajo Real informado para materiales en el proyecto:En MS Project, puede utilizar la Consulta a Actuals Externos .Además, puede utilizar la variable “Trabajo Real” para consultar la actividad informada hasta el último

proceso de Cierre Semanal ejecutado.Se recomienda no modificar los valores del Trabajo Real en MS Project.

Costos Fijos en las TareasLos costos fijos asignados a las tareas no son considerados en las consultas dinámicas de Project EIS.Se recomienda no utilizar costos fijos en los proyectos.



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Grupos de ProyectosProject EIS le permite acceder a la información de sus proyectos “uno a la vez” o “agrupados”.Para agrupar proyectos, utilice la opción Grupos en Project EIS Manager - Administrador.Un proyecto puede pertenecer a más de un grupo.Una vez agrupados, usted puede definir dependencias entre tareas de distintos proyectos y planificar todo el

grupo, entre otras opciones.

Versiones del Plan de Trabajoa) Línea Base

Se utiliza para mantener (guardar una copia) del plan en un momento determinado, por ejemplo al iniciodel proyecto.

b) Actual (también llamado Versión Current)Es la versión actual del plan.

Una manera de identificar desviaciones en los proyectos consiste en comparar la Línea Base con la versiónActual del plan.

Se recomienda actualizar la línea base únicamente en casos justificados, por ejemplo:A la aprobación inicial del proyecto y en caso de aprobarse una modificación importante en el proyecto.

CambiosProject EIS le permite documentar los cambios en la Fecha de Termino o Presupuesto de sus proyectos.Tipos de Log:a) Automático

Generado automáticamente cuando al grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS se identifica uncambio en la Fecha de Término o Presupuesto de la versión Actual del plan.

b) Línea BaseGenerado automáticamente cuando al grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS se identifica uncambio en la Fecha de Término o Presupuesto de la Línea Base.

Los registros de cambios Automático y Línea Base deben ser documentados por el gerente del proyectoindicando la razón que motivó el cambio en el plan de trabajo.Se recomienda hacer referencia a documentos de sustento.Por ejemplo, una solicitud de cambio del usuario, autorizaciones, etc. que posteriormente faciliten la revisióny análisis de las desviaciones y sus causas.

Planificación de los ProyectosComo parte del proceso de formulación inicial del plan; luego del proceso de cierre semanal (proceso Post) yluego de algún cambio importante es necesario que el jefe de proyecto evalúe el estado del proyecto y lanecesidad de resolver casos de sobre asignación de trabajo y planificación adicional de los proyectos.a) El proceso Cierre Semanal (Post) actualiza en los proyectos:

a.1) Trabajo Real, con las horas informadas por los recursos en los Time Reports que fueron aprobados.a.2) Trabajo Restante, con las horas informadas por los recursos en el dato “Propuesto” en los Time

Report que fueron aprobados (si se seleccionó la opción Actualizar el Trabajo Restante con el ETCPropuesto , en los parámetros del sistema).

b) Luego del Cierre Semanal (Post), se debe re-planificar el Trabajo Restante en los proyectos.Todas las tareas pendientes deben estar planificadas para fechas posteriores al último proceso de CierreSemanal ( Post) .



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Ejemplo : Si se ha “ Cerrado ” hasta el 31 de Diciembre, entonces todas las tareas pendientes deben estar planeadas a partir del 1ro Enero.

c) No debe existir Trabajo Real para fechas posteriores al último proceso de Cierre Semanal.Ejemplo : Si se ha “Cerrado” hasta el 31 de Diciembre, entonces no debe existir Trabajo Real para fechas

posteriores al 31 de Diciembre.

Importante:Project EIS permite planificar un proyecto a la vez o en grupos de proyectos relacionados.En el caso de grupos, es posible definir relaciones de dependencia entre tareas de distintos proyectos y

planificar todos los proyectos del grupo, considerando las prioridades, dependencias y disponibilidad derecursos.

Identificando Casos de Sobre Asignación de Trabajo

El caso ocurre cuando un recurso tiene trabajo planificado en una cantidad de horas superior a sudisponibilidad.

Ejemplo: Un recurso trabaja 40 horas semanales, pero tiene trabajo asignado por 60 horas en una semana

Diagrama Gantt: En las semanas del 14 y 21 se ha planificado trabajo en exceso para el recurso.

Gráfico de Recursos: Antes de Redistribuir Recursos muestra sobre asignación de trabajo



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Para Redistribuir Recursos (balancear asignación de trabajo y corregir excesos)Herramientas / Redistribuir Recursos

Diagrama Gantt: Proyecto después de Redistribuir Recursos

Grafico de Recursos: Después Redistribuir Recursos muestra asignación de trabajo del recurso



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Solución de Sobre Asignación de Trabajo Un Proyecto a la Vez Sobre asignación de trabajo debido a que en un proyecto se ha asignado trabajo en exceso a la disponibilidadde los recursos.

Usando la función LeerProyecto para leer desde MSProject el proyecto Inversiones

Las tareas 1 y 4 tomarán una semana, están asignadas al mismo recurso y han sido planeadas para ejecutarseen la misma fecha.La disponibilidad del recurso es 40 horas semanales, lo que implica sobre asignación de trabajo en la semana1 del proyecto.

Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

La opción Herramientas / Redistribuir Recursos de MS Project permite resolver la sobre asignación de trabajo



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Las tareas del proyecto son re planificadas de acuerdo a las dependencias y disponibilidad de los recursos.

Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Solución de Sobre Asignación de Trabajo Para Un Grupo de Proyectos Sobre asignación de trabajo en un recurso debido a que la suma de las asignaciones de trabajo asignado entodos los proyectos excede su disponibilidad.

En estos casos se recomienda balancear la carga de trabajo utilizando un grupo de proyectos que incluyatodos los proyectos que consideran al recurso sobre asignado.

Usando la función Leer Grupos para acceder desde MS Projecta todos los proyectos queconforman el grupoInversiones

La función de Project EIS “Leer Grupos” muestra todos los proyectos que componen el grupo Inversiones .

Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.



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La opción Herramientas / Redistribuir Recursos de MS Project permite resolver la sobre asignación de trabajo

Las tareas de todos los proyectos que conforman el grupo inversiones son re planificadas de acuerdo a lasdependencias y disponibilidad de los recursos.

Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Bloqueo de Seguridad por Proyecto en UsoEsta opción tiene dos propósitos:1) Asegurar que un proyecto no sea modificado, mientras un usuario lo esté actualizando, y2) Facilitar el control de versiones de los proyectos que pueden ser actualizados en el repositorio.

Procedimiento:a) Cada vez que un usuario solicita un proyecto del repositorio en modo Actualización , el sistema asigna

un Código de Bloqueo de Seguridad a dicho proyecto, identificando además qué usuario y cuándo iniciola sesión de actualización.

b) Si posteriormente: b.1) El mismo usuario intenta leer en modo Actualización el mismo proyecto , el sistema le informará que

dicho proyecto ya tiene un Código de Bloqueo de Seguridad a su nombre, requiriendo confirmaciónantes de leer nuevamente el proyecto del repositorio y otorgar un nuevo Código de Bloqueo deSeguridad.En este punto, es importante señalar que el sistema permitirá grabar en el repositorio, solo la copiadel proyecto que corresponda al último Código de Bloqueo otorgado.Si hiciera falta actualizar el repositorio con otra copia del proyecto, éste deberá ser importado .



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b.2) Otro usuario intenta leer en modo Actualización el mismo proyecto , el sistema le informará quedicho proyecto tiene un Bloqueo de Seguridad a nombre de otro usuario, permitiéndole acceder enmodo Solo Lectura.

c) Una vez que el usuario concluya los cambios al proyecto, debe Grabarlo y Cerrarlo en el repositorio .

Notas:1) La opción Grabar el proyecto en el repositorio NO cancela el Bloqueo de Seguridad , el que se mantiene

hasta que el usuario ejecute la opción Cerrar el proyecto en el repositorio.2) Si el usuario termina su sesión en MSP sin haber Cerrado del proyecto, el Bloqueo se mantiene.

Sistema BloqueadoEsta opción tiene por finalidad, evitar que la información de los proyectos y Time Reports, pueda seractualizada mientras se ejecuta un proceso crítico en el sistema, por ejemplo, el Cierre Semanal.Mientras el sistema se encuentre bloqueado, No se permite leer ni actualizar proyectos.

Idioma del UsuarioLos mensajes de Project EIS son mostrados en el idioma definido para cada usuario.Estos mensajes pueden ser personalizados.

Ciclo de Operación Administrador Jefe de Proyecto Recursos

Hra Lun Mar Mie Jue Vie Sab Dom

8

9

Aprobación Time Reports 10

11

12

Cierre Semanal 1314

Re Planificar Proyectos 15

16

Generar Plan de Trabajo Personal 17

Informar Actividad 18

Cuándo Qué QuiénLunes 8:00 -12:00 Aprobación de Informes de Avance (Time Reports) Jefe de ProyectoLunes 13:00 -14:00 Cierre Semanal (Post) Administrador SistemaLunes 14:00 -17:00 Re Planificación de Proyectos Jefe de ProyectoLunes 17:00 -17:30 Generación Planes de Trabajo (Populate) Administrador SistemaDiariamente -17:30 Informar Actividad del Día Cada Recurso



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Funciones de MS Project

Hitos

Permite definir hitos.Los hitos pueden usarse como puntos de control en el proyecto, para indicar el momento en que se completaráuna fase o entregable importante en el proyecto.También puede usarse para señalar puntos de coordinación entre proyectos.

Dependencias entre Actividades

Opciones para definir relaciones de dependencia entre tareas:

Fin a Comienzo, Comienzo a Comienzo, Fin a Fin y Comienzo a Fin



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Asignación de Recursos a Tareas

Permite asignar los recursos a cargo de cada tarea del proyecto.

Definición de Duración Estimada

Permite definir la duración puntual para cada actividad

Permite definir la duración por rangos (Optimista, Esperada, Pesimista)



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Para estimación Pert, permite definir los pesos

Cálculo de holgura por tarea

Gráfico en formato Gantt

Gráfico en formato Red (Pert)



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Cambios en Duración Estimada de Tareas

Permite modificar la duración de tareas.Ejemplo, modifica duración de tarea 2, de 5 a 15 días.

Recalcula automáticamente las fechas de inicio y fin de las tareas relacionadas

Muestra:a) Holguras o tiempos de reserva de actividades (flechas en lado izquierdo)

b) Gantt con Línea Base y Plan Actual del proyecto (flechas en lado derecho)



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Muestra:a) Holguras o tiempos de reserva de actividades e indicación de tarea en Ruta Critica (lado izquierdo)

b) Gantt con identificación de tareas de Ruta Critica

CostosMuestra costos asociados a actividades, entregables, recursos

Costo Previsto (línea base), Real (incurrido a la fecha), Restante y TotalPor Tarea y Entregable

Costo Previsto (línea base), Real (incurrido a la fecha), Restante y TotalPor Recurso y Tarea. Total y por semana



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Costo Previsto (línea base), Real (incurrido a la fecha), Restante y TotalPor Tarea y Recurso. Total y por semana



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Línea Base

Duración, Horas de Trabajo, Costo, Fecha de Inicio y Fin por Actividad (lado izquierdo).Gantt mostrando plan Línea Base y Versión Actual (lado derecho).

Duración, Horas de Trabajo, Costo, Fecha de Inicio y Fin por Actividad y Recuso (lado izquierdo).Costo Previsto (Línea Base) por semana (lado derecho).

Duración, Horas de Trabajo, Costo, Fecha de Inicio y Fin por Recurso y Actividad (lado izquierdo).Costo Previsto (Línea Base) por semana (lado derecho).



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Personalización del Vistas

Muestra amplia variedad de vistas pre definidas con opción de modificar y crear nuevas.

Opción para modificar vistas. Permite definir los datos a ser incluidos en cada vista.



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Opción para definir símbolos y colores a ser utilizados en los gráficos.

Opción para personalizar la presentación del diagrama Gantt.



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Aspectos Técnicos

Instalación del menú de Project EIS para MS ProjectDesde MS Project, lea el archivo GTAddIns.mpp ubicado en el directorio Project EIS/BinY siga las instrucciones.

Importante: Durante la instalación, a la pregunta: Desea habilitar macros, responda SI .

Versiones de MS Project compatibles con Project EISProject EIS es compatible con MS Project 2000 SR-1, 2002 y 2003 estándar

PEIS 7.6.03 Con MS Project

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