PAMSIMASnew.pamsimas.org/data/download/SOP for Financial Accountability and... · Surat Perintah...
Transcript of PAMSIMASnew.pamsimas.org/data/download/SOP for Financial Accountability and... · Surat Perintah...
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
i
DAFTAR ISI
Hal
I. PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1
1. Gambaran Umum .................................................................................................. 1
2. Tujuan .................................................................................................................... 2
3. Pengguna Petunjuk Operasional ............................................................................ 2
II. KETENTUAN UMUM PEMBAYARAN ........................................................................ 4
1. Jenis Pembayaran ................................................................................................. 4
2. Jenis Tagihan ........................................................................................................ 4
3. Pembayaran Pihak Ketiga Atas Biaya-Biaya Di Dalam Kontrak ............................. 5
4. Pembayaran Atas Biaya-Biaya Kegiatan Swakelola ............................................... 8
5. Penagihan.............................................................................................................. 9
III. JENIS KEGIATAN .................................................................................................... 11
IV. KOMPONEN BIAYA ................................................................................................. 12
V. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELAPORAN .................................................... 15
1. Pertanggungjawaban ........................................................................................... 15
2. Pelaporan ............................................................................................................ 24
VI. VERIFIKASI TAGIHAN ............................................................................................. 26
LAMPIRAN
Lampiran 1. Format Buku Kas Fas, Regional, Propinsi, Kabupaten/Kota ......................... 29
Lampiran 2. Rekapitulasi Bukti Transfer ........................................................................... 30
Lampiran 3. Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas ............................................................. 31
Lampiran 4. Surat Pernyataan Sewa Kantor .................................................................... 32
Lampiran 5. Surat Pernyataan Sewa Kendaraan.............................................................. 33
Lampiran 6. Rekapitulasi Pemeriksaan Fisik (Physical Count Checklist) .......................... 34
Lampiran 7. Rekapitulasi Hasil Konfirmasi Kepada Pihak Ketiga ..................................... 35
Lampiran 8. Mekanisme Verifikasi Tagihan Pihak Ketiga Dan Swakelola ......................... 36
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
1
I . PENDAHULUAN
1. GAMBARAN UMUM
Program Penyediaan Air Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat (Pamsimas) telah
menjadi salah satu program andalan nasional (Pemerintah dan Pemerintah Daerah)
untuk meningkatkan akses penduduk perdesaan terhadap fasilitas air minum dan
sanitasi yang layak dengan pendekatan berbasis masyarakat
Program Pamsimas bertujuan untuk untuk meningkatkan jumlah warga masyarakat
kurang terlayani di wilayah perdesaan dan peri-urban yang dapat mengakses
pelayanan air minum dan sanitasi yang berkelanjutan.
Untuk mencapai tujuan tersebut, didalam pelaksanaannya Pamsimas memerlukan
dukungan, selain Pengelola Program itu sendiri. Agar pendukung Pamsimas
mempunyai kapasitas dan dapat menyelaraskan dengan tujuan program, maka
diadakan peningkatan kemampuan (capacity building). Peningkatan kemampuan
pendukung ini dibangun melalui pelatihan, lokakarya, maupun sosialisasi. Kegiatan lain
yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah rapat/pertemuan yang
diselenggarakan di luar kantor dalam rangka koordinasi dan penyelesaian pekerjaan
yang diperlukan secara intensif.
Penyelenggara pelaksanaan dukungan manajemen proyek maupun peningkatan
kapasitas tenaga pendukung dapat dilakukan melalui kegiatan Konsultan maupun
Bukan (Non) Konsultan. Baik kegiatan konsultan maupun non konsultan, didalam
pelaksanaannya dituntut akuntabilitas dan batas waktu pertanggungjawaban sesuai
dengan ketentuan yang berlaku. Berkaitan dengan pertanggungjawaban kegiatan,
perlu dilakukan proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban oleh penyelenggara
kegiatan.
Pamsimas merupakan program lintas sektoral, dan setiap sektor atau pelaksana (PIU)
mempunyai tenaga pendukung dan kegiatan capacity building atau kegiatan sejenis.
Pelaksanaan kegiatan tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur masing-masing,
oleh karena itu diperlukan suatu panduan, sehingga pelaksanaan kegiatan dapat
dipertanggungjawabkan secara akurat.
Secara garis besar pelaksanaan verifikasi antara lain harus berdasarkan hal-hal
sebagai berikut:
a. Kecukupan, validitas dan akurasi sistem pengelolaan keuangan proyek, yang
didalamnya telah termasuk pengendalian internal.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
2
b. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan (Loan Agreement dan Grant
Agreement), khususnya yang terkait dengan relevansi pelaksanaan akuntansi /
keuangan yang mencakup bahwa:
1) Semua dana eksternal telah digunakan sesuai dengan persyaratan dengan
memperhatikan prinsip ekonomi dan efisiensi dan sesuai dengan tujuan
pendanaan;
2) Semua pengeluaran yang dibebankan kepada proyek merupakan pengeluaran
yang layak dan telah dikelompokkan dengan benar;
3) Seluruh Barang dan Jasa yang didanai dan diadakan (pengadaan) sesuai
dengan kesepakatan pendanaan;
4) Semua bukti-bukti dokumen pendukung dan seluruh catatan pengeluaran telah
disimpan sesuai dengan kegiatan proyek.
Panduan ini juga dimaksudkan sebagai panduan untuk kegiatan swakelola. Swakelola
menurut Perpres nomor 4 tahun 2015 tanggal 16 Januari 2015 tentang Perubahan
Keempat Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah,
merupakan kegiatan pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan,
dikerjakan dan/diawasi sendiri oleh Kementerian/Lembaga /Departemen/Instansi
(K/L/D/I) sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan /atau
kelompok masyarakat. Contoh kegiatan swakelola adalah penyelenggaraan diklat,
kursus, penataran, seminar, lokakarya,dan penyuluhan.
Pedoman ini berlaku untuk Pamsimas III, dengan sumber dana Pinjaman dan Hibah
Luar Negeri dari Bank Dunia.
2. TUJUAN
Panduan ini bertujuan untuk memberikan petunjuk minimal yang harus ada didalam
pertanggungjawaban pekerjaan kontraktual baik itu konsultan, non-konsultan, maupun
kegiatan swakelola sehingga memudahkan bagi semua pihak, baik itu pihak ketiga,
penyelenggara kegiatan (panitia pelaksana) dan atau verifikator.
3. PENGGUNA PETUNJUK OPERASIONAL
a. Penanggungjawab Kegiatan
Penanggungjawab kegiatan pada masing-masing Project Implementation Unit (PIU) sebagai berikut :
PIU Kementrian PU (kontraktual, swakelola)
PIU Kementrian Kesehatan (kontraktual, swakelola)
PIU Kementerian Dalam Negeri (kontraktual, swakelola)
Sedangkan penanggungjawab pada pelaksana kegiatan adalah panitia pelaksana.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
3
b. Tim verifikasi
Tim Verifikator adalah tim yang ditunjuk untuk melakukan verifikasi dokumen
pertanggungjawaban kegiatan untuk masing-masing PIU. Verifikator melakukan
verifikasi dokumen invoice sesuai dengan Panduan ini. Hasil verfikasi dituangkan
didalam Berita Acara.
Penunjukkan verifikator dilakukan berdasarkan surat keputusan Kepala Satker
(mengikuti aturan PIU masing-masing).
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
4
II . KETENTUAN UMUM PEMBAYARAN
1. JENIS PEMBAYARAN
Jenis pembayaran yang dilakukan oleh pihak proyek kepada pihak penyedia jasa
adalah pembayaran uang muka dan pembayaran atas hasil pelaksanaan pekerjaan.
1.1 Pembayaran Uang Muka
a. Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)
Pekerjaan kontraktual yang ada dalam Pamsimas III adalah NMC, ROMS,
TDS, BIES, FAS, EO; Konsultan Individu.
Pembayaran uang muka kepada penyedia jasa digunakan sebagai modal
kerja yang besarannya telah ditentukan dalam dokumen kontrak. Uang muka
ini merupakan hak penyedia jasa dengan masa pengembalian maksimum 12
bulan atau ketentuan lain yang diatur dalam dokumen kontrak. Pembayaran
uang muka dilakukan pada saat pekerjaan akan dilaksanakan, atau setelah
Surat Perintah Kerja (SPK) ditandatangani dengan mewajibkan penyedia jasa
untuk menyerahkan jaminan uang muka yang diterbitkan oleh bank
umum/lembaga keuangan dengan nilai nominal sekurang-kurangnya sama
dengan uang muka yang dibayarkan kepada penyedia barang atau jasa.
b. Swakelola
Kegiatan swakelola yang diselenggarakan oleh Satker, pembayaran uang
muka oleh satker melalui bendaharawan mengikuti ketentuan dari
Kementerian Keuangan.
Kegiatan swakelola yang diselenggarakan oleh manajemen NMC, ROMS,
TDS, BIES, pembayaran uang dari manajemen kepada pejabat yang ditugasi
sebagai penanggung jawab kegiatan sesuai dengan kebijakan manajemen.
1.2 Pembayaran Hasil Pelaksanaan Pekerjaan
a. Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)
Pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan kegiatan kontraktual (NMC,ROMS,
TDS, BIES, FAS, EO; Individual Consultant) kepada penyedia jasa dilakukan
setelah adanya surat tagihan yang disebut invoice. Invoice dapat dibayarkan,
berdasarkan pembuktian yang akuntabilitasnya dapat dipertangungjawabkan.
b. Swakelola
Pembayaran kegiatan swakelola dilakukan mengikuti ketentuan dari
Kementerian Keuangan.
2. JENIS TAGIHAN
1.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
5
Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari dua jenis, yaitu tagihan
uang muka dan tagihan untuk pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan, tagihan
pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari; tagihan langsung personil
(remuneration) dan tagihan non personil yang terdiri dari duty travel, mobilization
and demobilization, rental expenses, utilities expenses, office equipment,
communication cost, reporting, dan training and socialization. Jenis tagihan
langsung personil dan non personil sesuai dengan jenis pembiayaan didalam
kontrak.
1.2 Swakelola
Pertanggungjawaban pembayaran perjalanan dinas, akomodasi (penginapan dan
penyelenggaran), serta pembayaran perlengkapan kegiatan lainnya.
3. PEMBAYARAN PIHAK KETIGA ATAS BIAYA-BIAYA DI DALAM KONTRAK
Manajemen melakukan pembayaran atas biaya-biaya yang terdapat didalam kontrak
melalui mekanisme transfer baik transfer langsung ataupun transfer tidak langsung
Transfer langsung adalah transfer dari manajemen langsung kepada rekening yang
dituju yang didasari oleh ikatan perjanjian, contoh : transfer pembayaran gaji tenaga
ahli, transfer biaya sewa kendaraan roda empat, transfer biaya sewa bangunan kantor.
Manajemen wajib membukukan setiap transfer tersebut sebagai dasar pengajuan
invoice.
Transfer tidak langsung adalah transfer dari manajemen kepada orang yang ditunjuk
oleh manajemen sebagai perantara pembayaran.nama orang tersebut harus tercantum
didalam dokumen kontrak dalam hal ini office manager, project manager, provincial
coordinator, district coordinator. Transfer tidak langsung dilakukan karena jenis biaya
yang akan dibayarkan relatif kecil sehingga digabung dengan pembayaran lainnya
(contoh: transfer untuk biaya office running cost digabung dengan transfer utilities
expenses digabung dengan biaya komunikasi). Manajemen wajib membukukan setiap
transfer tersebut sebagai dasar pengajuan invoice, dan penerima transfer wajib
membukukan setiap transfer yang diterimanya seperti pada Lampiran 1, 2, 3 dan bukti-
bukti pembelanjaan harus diadministrasikan dengan baik dan disimpan di kantor
masing-masing dengan tertib dan aman. Bukti-bukti asli akan diperiksa pada saat ada
kunjungan lapangan dan harus tersedia apabila dibutuhkan baik dalam rangka
konfirmasi maupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan.
Berikut adalah mekanisme transfer dan pengajuan penagihan :
ROMS, Manajemen STBM
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
6
Catatan:
*) diperuntukkan pembayaran remunerasi dan BOP untuk personal yang ditunjuk
**) BOP dan pembayaran lain melalui personal yang ditunjuk
FAS
Penagihan oleh FAS didahului dengan pelaporan yang disusun baik oleh Fasilitator
Masyarakat maupun Senior Fasilitator. Mekanisme pelaporan Fasilitator Masyarakat
maupun Senior Masyarakat:
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
7
Bagan Arus Pelaporan Fasilitator Masyarakat dan Senior Fasilitator.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
8
Bagan Arus Mekanisme Penagihan FAS
#dilakukan menggunakan aplikasi
4. PEMBAYARAN ATAS BIAYA-BIAYA KEGIATAN SWAKELOLA
Pembayaran atas biaya-biaya kegiatan swakelola melalui mekanisme:
4.1 Transfer (langsung melalui KPPN-SP2D LS) untuk pembayaran kontrak yang
terkait langsung dengan kegiatan yang diselenggarakan (misal: hotel, material kit,
dan lain-lain), serta perjalanan dinas.
4.2 Pertanggungjawaban kegiatan (misal: biaya perjalanan dinas peserta, operasional
atas penyelenggaraan kegiatan).
Mekanisme pembayaran melalui transfer dan pertanggungjawaban biaya mengikuti
aturan dari Kementerian Keuangan.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
9
5. PENAGIHAN
5.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan)
Proyek akan melakukan pembayaran tagihan pelaksanaan setelah pihak proyek
menerima hasil pelaksanaan pekerjaan berupa laporan-laporan (Laporan Awal
Penugasan, Laporan Bulanan, Tiga Bulanan, Tahunan, dan Laporan Akhir
Penugasan).
5.2 Swakelola
Untuk pekerjaan yang dikerjakan sendiri (swakelola), proyek akan
mempertanggungjawabkan penggunaan dana dan mengajukan permintaan dana
ke KPPN.
Pembayaran atau pertanggungjawaban kegiatan dapat diajukan kepada proyek
dengan melampirkan dokumen pendukung berupa:
Nomor Urut
Jenis dokumen pendukung Kontraktual Swakelola Event
Organizer (EO)
1 Kwitansi dalam rangkap lima (5) bermaterai cukup, bernomor, tanggal, dan ditandatangani oleh Direktur/Pimpinan Perusahaan
2 Laporan Kegiatan (Laporan Awal Penugasan, Bulanan, Tiga bulanan, Tahunan, dan Laporan Akhir Penugasan).
Laporan suatu kegiatan pelatihan/workshop/sosialisasi, rapat koordinasi.*
3 Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dibuat rangkap lima (5) dan telah ditandatangani oleh panitia penerima pekerjaan.
4 Rekapitulasi Tagihan (Invoice) beserta bukti- bukti pengeluaran dibuat rangkap 2 (dua) dan menyertakan bukti transfer untuk pengeluaran yang mensyaratkan bukti transfer (1 asli dan 1 foto copy)
*Sesuai dengan kegiatan didalam kontrak
1. Jika salah satu persyaratan didalam tabel diatas tidak terpenuhi maka, pihak
proyek/verifikator menolak dan mengembalikan permohonan pembayaran
invoice/tagihan tersebut.
2. Jika seluruh bukti pengeluaran tidak disusun sesuai dengan urutan Rencana
Anggaran dan Biaya (RAB), maka tim verifikasi berhak menolak permohonan
Pembayaran invoice/tagihan tersebut.
3. Bukti-bukti pengeluaran yang dinyatakan tidak valid oleh tim verifikasi (seperti: bukti
pengeluaran dalam bentuk tidak asli/scan/fotocopy, bukti pengeluaran yang tidak
wajar, dan sejenisnya) akan dikembalikan ke pihak penyedia jasa pada kegiatan
kontraktual. Ketidaksesuaian akan dikomunikasikan (dalam waktu dua hari) kepada
penyedia jasa dan penyedia jasa diberi kesempatan menjelaskan/memperbaiki.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
10
Verifikasi akan dilakukan 10 hari kerja dari diterimanya dokumen penagihan.
Klarifikasi atas hasil verifikasi dilakukan segera atau paling lambat dalam kurun
waktu 10 hari kerja setelah proses verifikasi selesai, dimana pihak ketiga diberikan
waktu selama tiga (3) hari kerja untuk memberikan penjelasan maupun melakukan
perbaikan atas klarifikasi tersebut.
Sedangkan apabila kegiatan swakelola, terhadap bukti yang tidak valid, tidak dapat
diajukan pertanggungjawaban dan atau pengajuan pembayaran ke KPPN.
Terhadap bukti yang belum lengkap dapat dilengkapi sepanjang tidak merubah bukti
utama dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya (paling lambat dalam kurun
sepuluh (10) hari kerja tersebut).
Harap merujuk pada diagram alur di Lampiran 8 mengenai mekanisme verifikasi
tagihan pihak ketiga dan swakelola.
4. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyatakan valid
apabila pembelian tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah
tandatangan kontrak, kecuali pembelian dengan spesifikasi khusus (indent) dan
harus mendapat persetujuan dari pemberi pekerjaan.
5. Personil yang ada/ditugaskan harus sesuai dengan nama, posisi / jabatan yang
tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, sesuai dengan periode dimulainya
kontrak yang bersangkutan. Bilamana terjadi ketidak sesuaian maka tidak dapat
ditagihkan.
6. Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk pada:
Persyaratan kontrak (untuk pekerjaan kontraktual) yaitu:
- Biaya dengan plafon (ceiling cost) yaitu merupakan penagihan atas
pengeluaran dari jenis biaya dengan pagu atas; wajib disertai bukti pendukung
asli yang menunjukkan jumlah biaya aktual, dilengkapi dengan rekapitulasi
sesuai RAB yang disiapkan oleh office manager (manajemen). Wajib pula
disertai bukti transfer asli dari office manager (manajemen) ke rekening
personal/ pihak ketiga/ project manager/ koordinator propinsi/ koordinator
kabupaten-Kota;
- Biaya yang bersifat tetap (fixed cost) yaitu merupakan biaya yang bersifat
tetap sesuai dengan unit cost didalam kontrak. Penagihan jenis biaya dengan
fixed cost ini wajib disertai bukti transfer asli dari Office Manager (manajemen)
ke rekening penerima masing-masing personal/pihak ketiga / petugas
administrasi / Koordinator Propinsi / Koordinator Kabupaten-Kota / Fasilitator
disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager
(Manajemen).
RAB (untuk kegiatan baik yang dilakukan sendiri/swakelola) yaitu biaya –biaya
yang dapat ditagihkan oleh pihak penyelenggara kegiatan atau
dipertanggungjawabkan adalah komponen biaya didalam RAB yang telah
disepakati atau telah mendapat persetujuan dari donor/lender.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
11
III . JENIS KEGIATAN
Bagan Kegiatan Pamsimas
Penjelasan:
(1) Kegiatan adalah aktivitas yang dilaksanakan didalam program Pamsimas.
(2) Kegiatan kontraktual adalah kegiatan yang dilakukan oleh pihak ketiga melalui suatu proses pengadaan.
(3) Swakelola menurut Perpres nomor 4 tahun 2015 tanggal 16 Januari 2015 tentang Perubahan Keempat
Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, merupakan kegiatan pengadaan
Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/diawasi sendiri oleh Kementerian/ Lembaga
/ Departemen/ Instansi (K/L/D/I) sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau
kelompok masyarakat. Contoh kegiatan swakelola adalah penyelenggaraan diklat, kursus, penataran,
seminar, lokakarya, dan penyuluhan.
(4) Jasa Konsultasi menurut Perpres nomor 4 tahun 2015 tanggal 16 Januari 2015 tentang Perubahan Keempat
Perpres nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, adalah jasa layanan profesional
yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir
(brainware). Sedangkan Penyedia Barang/Jasa adalah badan atau orang perseorangan yang menyediakan
barang/konstruksi/jasa konsultan/jasa lainnya.
(5) Non konsulting services1 adalah layanan dimana aspek-aspek dari suatu kegiatan yang utama/dominan.
Kegiatan yang utama tersebut yang dilelang dan dikontrak berdasarkan kinerja dari output fisik yang terukur,
dan dimana standar kinerja dapat dengan jelas diidentifikasi dan secara konsisten dijalankan.
1Guidelines Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants byWorld Bank
Borrowers
NMC/ Individual Konsultan (4)
Kontraktual (2)
KEGIATAN (1)
Swakelola (3)
ROMS, TDS: Kemen PU;
EO: Kemen PU,
Kesehatan; Dalam Negeri;
Kemendes
FAS: PSPAM Provinsi
Kemen PU; Kesehatan;
Dalam Negeri; Kemendes
Non Konsultan (5)
ROMS, TDS, EO, Mgmn STBM, FAS
NMC: Kemen PU;
Individual: Kemen PU,
Kesehatan; Dalam
Negeri; Kemendes
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
12
IV. KOMPONEN BIAYA
Komponen biaya yang ada dalam kontrak masing-masing mempunyai unit cost dengan sifat
yang berbeda, perbedaan itu terletak pada keharusan menyertakan bukti-bukti pendukung
untuk pengajuan pembayaran (invoice).
Tabel di bawah ini harus dijadikan acuan bagi penyedia jasa didalam melakukan
pembayaran kepada pelaksana.
Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada:
1. Sifat Unit Cost (ceiling / fixed)
Untuk item biaya dengan sifat unit cost ceiling (biaya dengan plafon): pengajuan
pembayaran (invoice) wajib disertai bukti pendukung belanja asli dan rekapitulasinya
yang sesuai dengan struktur yang ada dalam RAB kontrak, bukti transfer asli dari
manajemen ke Office Manager atau dari Office Manager ke Provincial Coordinator dan
Dictrict Coordinator lengkap dengan rekapitulasi bukti transfer.
Untuk item biaya dengan sifat unit cost fixed (biaya yang bersifat tetap): pengajuan
pembayaran (invoice) wajib disertai bukti transfer asli dari manajemen ke Office
Manager atau dari Office Manager ke Provincial Coordinator dan District Coordinator
lengkap dengan rekapitulasi bukti transfer.
Biaya Personal (THP): manajemen transfer langsung kepada masing-masing
personal.
Biaya perjalanan Dinas: Manajemen transfer kepada Office Manager.
Biaya kantor: manajemen transfer ke Office manager, Korprov, Korkab/kot
Biaya sewa: manajemen transfer kepada pihak ketiga
2. RAB yang disetujui oleh donor/lender (swakelola) (ceiling cost/fixed cost)
Untuk pembayaran kegiatan swakelola, pembayaran biaya dengan persyaratan ceiling
cost maupun fixed cost wajib disertai bukti asli dan rekapitulasi sesuai dengan RAB.
Tabel A Komponen Biaya dan Sifat Unit Cost
No. Komponen Biaya NMC Individu ROMS TDS EO ****) FAS Swakelola
A Biaya Personil (Remuneration) Fixed*) Fixed***) Fixed**) Fixed***) Fixed*****)
B Biaya Yang Dapat Digantikan (Reimbusable Cost)
1 Perjalanan Dinas (Duty Travel) Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling
2 Biaya Transpotasi (transportation allowance)
Fixed
2
Biaya penempatan tenaga dan pengembalian ke tempat asal (Mobilisation dan Demobilisation)
NA Ceiling/NA Ceiling NA
NA
3 Sewa Kantor (Office Space -Rental) Ceiling NA Fixed Ceiling NA
4 Biaya Rumah tangga (Utilities Expense)
Ceiling Fixed Fixed Ceiling
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
13
No. Komponen Biaya NMC Individu ROMS TDS EO ****) FAS Swakelola
5 Peralatan Kantor (Office Equipment) Ceiling NA Fixed Ceiling Fixed
6 Sewa Kendaraan (Vehicle Rental) Ceiling Fixed Fixed Ceiling NA
7 Biaya Komunikasi (Communication Cost)
Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling
Fixed
8 Pelatihan/pertemuan (Training/meeting)
Ceiling NA Ceiling/
Fixed Ceiling
NA
9 Pembuatan laporan (Reproduction of Report)
Fixed Fixed Fixed Fixed
Fixed
C Paket Kegiatan
1 Honor Narasumber NA Fixed Fixed Fixed
2 Per diem peserta/OSA Fixed Fixed Fixed
3 Tiket pesawat/kapal laut/kereta/ bus/travel
Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling/
Fixed Ceiling
4 Paket Fullboard/Fullday/Halfday Ceiling Fixed Ceiling Ceiling/
Fixed Ceiling
5 Bahan Pelatihan (material training & Kit)
Ceiling Ceiling Fixed Ceiling
6 ATK Fixed Fixed Ceiling/
Fixed Fixed
7
Perlengkapan:
- Sewa kamera video - Sewa kendaraan - Sewa printer
NA Ceiling Ceiling/ Fixed
Ceiling
8
Percetakan: spanduk, poster, leaflet
Fixed Ceiling Ceiling/ Fixed
Ceiling
Catatan:
Tabel mengenai sifat unit cost ceiling dan fixed di atas biasanya tercantum dalam kolom
“keterangan/remarks” masing-masing kontrak pekerjaan kontraktual, sedangkan untuk kegiatan swakelola
harus mengikuti ketentuan RAB yang disetujui dan pertanggungjawaban DIPA (per MAK dan Kegiatan).
Apabila terdapat perbedaan sifat unit cost dengan yang ada pada kolom “keterangan/remarks” kontrak, maka
keterangan di kontrak yang diberlakukan. Apabila dalam kontrak tidak terdapat keterangan yang
menyebutkan sifat masing-masing unit cost, maka tabel di atas dipakai. Untuk kontrak-kontrak baru tabel di
atas harus dijadikan acuan dalam menyusun kontrak.
*) Untuk konsultan harga satuan billing rate adalah fixed, termasuk didalamnya biaya overhead,
keuntungan perusahaan, dan lain lain. Perusahaan diharuskan menyiapkan bukti penugasan personil
yang ditagihkan dengan timesheet.
**) Untuk ROMS biaya satuan personal adalah fixed, termasuk di dalamnya keuntungan perusahaan
dan lain lain. Selain bukti penugasan perusahaan harus dapat membuktikan (bila diperlukan) bahwa
sejumlah pembayaran kepada personal yang bersangkutan tidak kurang dari angka minimum yang
disyaratkan dalam dokumen kontrak dengan didukung oleh bukti transfer.
***) Pada konsultan individu, termasuk yang dibayarkan melalui TDS, maka biaya satuan personal
konsultan individu adalah fixed rate dan merupakan pembayaran yang diterima oleh personal yang
bersangkutan. Untuk pembayaran konsultan individu dalam TDS maka pihak ketiga mendapatkan
fee sebesar yang tercantum dalam kontrak.
****) Sesuai dengan kontrak
*****) Untuk FAS biaya satuan personal adalah fixed. FAS tidak diperbolehkan memperoleh keuntungan
atas biaya personal. Pemotongan yang diperbolehkan adalah PPh 21, asuransi kesehatan
(kesepakatan dengan personal).
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
14
Di dalam Kontrak Pamsimas terdapat kegiatan yang dititipkan kedalam pemegang kontrak
lain yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan dalam rangka efisiensi. Misal: Kegiatan
pelatihan STBM dititipkan ke dalam kontrak TDS. Untuk kegiatan yang bersifat titipan
seperti ini, unit rate (ceiling/fixed/ fixed – ceiling) mengikuti ketentuan didalam kontrak
yang dititipkan untuk item yang sama. Untuk item yang tidak ada di dalam kontrak yang
dititipkan, maka unit rate ditentukan berdasarkan negosiasi dengan disertai dokumen
pendukung. Untuk item yang unit ratenya ditentukan oleh Pemilik Pekerjaan, maka
penyedia jasa berhak untuk management fee.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
15
V. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELAPORAN
1. PERTANGGUNGJAWABAN
Semua pembayaran dilakukan dengan transfer. Pembayaran akan dilakukan untuk
pengeluaran yang ada bukti transfernya, baik untuk komponen biaya remuneration cost
maupun reimbusables cost. Rekap bukti transfer harus dilampirkan (lampiran 2)
termasuk detail pembayaran duty travel kepada penerima (lampiran 3) pada saat
pengajuan penagihan (invoicing). Rincian penggunaan reimbusables cost akan
menjadi obyek verifikasi pada saat kunjungan lapangan oleh tim verifikasi atau audit
oleh BPKP, atau review oleh Bank Dunia. Bukti-bukti yang dianggap valid (akurat) dan
dapat dipertanggungjawabkan akan diproses lebih lanjut. Sedangkan bukti yang
dianggap tidak valid (tidak akurat) tidak dapat di proses. Bukti-bukti yang tidak valid
antara lain bukti pengeluaran dalam bentuk scan/fotocopy, bukti pengeluaran yang
pola penulisan huruf atau angkanya sama pada nota yang berbeda serta besaran
volume bukti pengeluaran yang tidak wajar (yaitu pengeluaran dengan harga melebihi
harga pasar setempat). Terhadap bukti-bukti yang dinyatakan tidak valid atau tidak
wajar (dalam hal berkaitan dengan volume maupun biaya) dan telah dinyatakan dalam
berita acara antara penyedia jasa dengan tim verifikator, tidak dapat di tagihkan
kembali pada periode berikutnya.
Apabila terdapat dokumen yang tidak dapat dibuktikan kebenarannya, maka pihak
penyelenggara wajib memberikan penjelasan mengenai pengeluaran yang
dipertanyakan tersebut. Apabila tidak dapat dijelaskan, pembayaran tersebut tidak
dapat dibayar. Apabila setelah pembayaran dilakukan oleh KPPN transaksi tersebut
dinyatakan sebagai ineligible expenditure oleh donor/lender, maka atas pembayaran
tersebut pihak penyelenggara harus mengembalikan ke Rekening Khusus (mengikuti
mekanisme dari Ditjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan).
Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada sifat masing-masing unit cost
(ceiling cost / fixed costs), dokumen yang diperlukan pada saat pertanggungjawaban
kontraktual dan non kontraktual adalah seperti terlihat didalam tabel dibawah ini.
1.1 Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual.
Tabel dibawah ini menjelaskan dokumen yang harus diserahkan ke tim verifikasi
saat pengajuan tagihan (invoice).
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
16
Tabel B. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual
Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS
Biaya Personil (Remuneration)
Biaya Personil (Remuneration)
a. Bukti transfer atas pembayaran remunerasi baik secara perorangan atau payroll (daftar penggajian, dimana transfer dilakukan sekaligus dari satu rekening ke rekening masing-masing penerima yang terdapat didalam daftar),
b. Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Tenaga Ahli (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama). Lampiran Bukti setoran pajak adalah setoran bulan sebelumnya, atau wajib memberikan pada saat konfirmasi/pemeriksaan (bulanan maupun tahunan)
c. Melampirkan kwitansi penerima dengan menyebutkan jabatan bukan nama (masing-masing jabatan 1 kwitansi)yang ditandatangani Manajemen (direktur perusahaan) sebesar “take home pay (THP)” dengan mencamtunkan rinciannya.
NA
d. Daftar hadir/ absensi (Time sheet)yang ditandatangani seluruh personel atau finger print
Time sheet harus disetujui oleh Team Leader dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Time sheet harus disetujui pengendali teknis dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Time sheet harus disetujui oleh Project Manager/ Provincial Coordiantor/ District coordinator dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Time sheet harus disetujui oleh Team Leader dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Reimbursable Cost
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
17
Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS
Perjalanan Dinas
(duty travel)
Tiket adalah tiket yang digunakan oleh personil baik yang dipesan dari kantor pusat atau dibeli di lapangan (dalam kasus tertentu), baik dalam bentuk elektronik tiketing maupun reguler tiket.
a. Tiket pesawat-boarding pass/kapal laut/ bis / tiket kereta / sewa mobil / kwitansi/ bukti transfer atas penyerahan uang jalan
b. Surat Perintah Tugas
c. Laporan perjalanan Dinas
d. OSA (per diem) harus didukung dengan bukti transfer dan dibuatkan rekapitulasi bukti perjalanan dinas sesuai dengan lampiran 3
Mobilisasi/ demobilisasi
Tiket pesawat-boarding pass/kapal laut/ bis / tiket kereta / sewa mobil / kuitansi atas penyerahan uang jalan
Ruang Kantor (Office Space)
Copy surat perjanjian sewa kantor &Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh pihak pemilik rumah/ bangunan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas tanah dan bangunan tersebut. Surat pernyataan yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 4 dan harus dilengkapi dengan dokumen:
NA
a. Surat/tanda bukti lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan bangunan kantor/rumah, misal: Foto Rumah, PBB atau tagihan rekening listrik.
b. No telp & KTP Pemilik bangunan kantor;
c. Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa bangunan kantor
Biaya rumah a. Bukti pembayaran listrik, air, - -
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
18
Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS
tangga (utility expenses) dan office running cost
pembelian perlengkapan kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi); kebutuhan computer, kebutuhan fotocopy.
b. Bukti transfer ke penerima dana
Peralatan kantor (Office Equipment)
a. Bukti-bukti pembayaran atas pembelian peralatan kantor. Bukti –bukti tersebut (invoice) mencantumkan nama supplier, tanggal, tanda tangan penjual, jenis barang yang dibeli, jumlah barang, nilai rupiah per unit, jumlah nilai uang
-
b. Untuk peralatan yang disewa
a. Perjanjian/kesepakatan sewa
b. Bukti pembayaran/ transfer sesuai dengan kesepakatan pembayaran didalam perjanjian.
- -
c. Rekapitulasi Pengecekan fisik (Physical count checklist) dilakukan minimal setahun 2 (dua) kali.
Sewa Kendaraan (Vehicle rental)
a. Surat perjanjian sewa &Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh pihak pemilik kendaraan (boleh pribadi atau perusahaan) atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut. Surat pernyataan (lampiran 5) harus sesuai dengan spesifikasi kendaraan dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan – jika ada, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan);
b. Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
19
Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS
checklist)
c. Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;
d. No telp dan alamat pemilik kendaraan
e. Surat Pernyataan Menyewakan Kendaraan
f. Bukti pembayaran/ transfer sesuai dengan kesepakatan pembayaran didalam perjanjian
Komunikasi dan Pengiriman Dokumen
a. Kwitansi yang diterima pihak ketiga, bukti transfer (penerima sama dengan tagihan)
b. Bukti tagihan dari provider, bukti voucher (untuk pulsa prabayar), nota/slip ATM untuk pembayaran isi pulsa elektronik.
Training/ workshop/ pelatihan
a. Bukti kegiatan berupa SPK dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai dan bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan
NA
b. Bon / kwitansi pembelian training kits (kelengkapan penunjang seperti tas, ATK, dll)
c. Kwitansi tanda terima honorarium dari narasumber (jika menggunakan tenaga outsourcing)
d. TOR Kegiatan
e. Laporan Kegiatan
- Undangan peserta dan narasumber
- Agenda Kegiatan - Absensi peserta (daftar
hadir asli) - Dokumentasi
- Notulensi
Pelaporan a. Bukti pendistribusian/ pengiriman dan atau tanda
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
20
Item Data yang dibutuhkan NMC Individual ROMS TDS
terima report kepada pihak-pihak terkait
b. Kwitansi dan nota pembayaran dari pihak percetakan/toko yang mencantumkan nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp toko, tandatangan dan nama jelas penerima
Tabel C. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual
FAS
Item Data yang dibutuhkan
Biaya Personil (Remuneration)
a. Bukti transfer atas pembayaran personil baik secara perorangan atau payroll (daftar penggajian, dimana transfer dilakukan sekaligus dari satu rekening ke rekening masing-masing penerima yang terdapat didalam daftar)
b. Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Tenaga Ahli (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama). Lampiran Bukti setoran pajak adalah setoran bulan sebelumnya, atau wajib memberikan pada saat konfirmasi/pemeriksanaan (bulanan maupun tahunan)
c. Melampirkan kwitansi penerima dengan menyebutkan jabatan bukan nama (masing-masing jabatan 1 kwitansi) yang ditandatangani Manajemen (direktur perusahaan) sebesar nilai didalam Kontrak dengan mencamtunkan rinciannya
d. Daftar hadir / absensi (Time sheet) yang ditandatangani seluruh personel Time sheet harus disetujui oleh District Coordinator (DC) dan diketahui oleh District Project Management Unit (DPMU).
e. Laporan Kemajuan kegiatan KKM (progress) yang ditandatangani DC dan DPMU, dan telah diinput didalam SIM Pamsimas.
f. Laporan kegiatan harian;
g. Rekapitulasi transfer;
Office Manager (nama sesuai dengan TOR FAS)
a. Bukti transfer atas pembayaran personil baik secara perorangan atau payroll (daftar penggajian, dimana transfer dilakukan sekaligus dari satu rekening ke rekening masing-masing penerima yang terdapat didalam daftar)
b. Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Office Manager (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama). Lampiran Bukti setoran pajak adalah setoran bulan sebelumnya, atau wajib memberikan pada saat konfirmasi/pemeriksanaan (bulanan maupun tahunan)
c. Melampirkan kwitansi penerima dengan menyebutkan jabatan bukan nama (masing-masing jabatan 1 kwitansi) yang ditandatangani Manajemen (direktur perusahaan) sebesar nilai didalam Kontrak dengan
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
21
Item Data yang dibutuhkan
mencamtunkan rinciannya
d. Daftar hadir / absensi (Time sheet) yang ditandatangani Office Manager FAS. Time sheet harus disetujui oleh Provincial Coordinator (PC) dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) pada Satker PAMS province.
Alat Tulis Kantor a. Kwitansi yang diterima pihak ketiga, bukti transfer (penerima sama dengan tagihan)
b. Bukti tagihan dari penyedia barang
Peralatan kantor Peralatan yang disewa
a. Perjanjian/kesepakatan sewa
b. Bukti pembayaran/ transfer sesuai dengan kesepakatan pembayaran didalam perjanjian.
c. Rekapitulasi Pengecekan fisik (Physical count checklist) dilakukan minimal setahun 3 (tiga) kali.
Komunikasi dan Pengiriman Dokumen
a. Kwitansi yang diterima pihak ketiga, bukti transfer (penerima sama dengan tagihan)
b. Bukti tagihan dari provider, bukti voucher (untuk pulsa prabayar), nota/slip ATM untuk pembayaran isi pulsa elektronik.
Biaya Transportasi a. Laporan kegiatan harian;
b. Bukti Transfer
Pelaporan a. Bukti pendistribusian/ pengiriman dan atau tanda terima report kepada pihak-pihak terkait ;
b. Kwintansi dan nota pembayaran dari pihak percetakan/toko yang mencantumkan nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp toko, tandatangan dan nama jelas penerima
c. Bukti transfer pembauaran ke pihak ketiga
a. Pengajuan Tagihan Paket Kegiatan
Tabel biaya di bawah ini menjelaskan dokumen yang harus diserahkan untuk
pembayaran paket kegiatan yang akan dilaksanakan (misal: penyelenggaraan
diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan) oleh penyelenggara
(swakelola atau pihak ketiga).
Tabel D. Dokumen Pendukung Pengajuan Tagihan Paket Kegiatan
Item Data yang dibutuhkan Event
Organizer (EO) Swakelola ROMS TDS
Honor Narasumber a. Bukti pembayaran sesuai dengan nama di dalam surat undangan
b. Surat tugas dari instansi terkait
c. Undangan
Catatan: Narasumber yang dibayar adalah bukan dari
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
22
Item Data yang dibutuhkan Event
Organizer (EO) Swakelola ROMS TDS
personil NMC, TDS, Individual, ROMS dan pihak lain sesuai dengan ketentuan penggunaan Pinjaman/Hibah
Per diem peserta/OSA a. Bukti pembayaran sesuai dengan nama didalam surat tugas dan ketentuan pembiayaan
b. Surat Tugas
c. Tiket Pesawat-boarding pass/Kapal Laut/Kereta/Bus/Travel
Catatan: Biaya perjalanan hanya untuk peserta (ROMS, NMC, TDS, Individual: tidak termasuk)
Paket Fullboard/Fullday/ Half day
a. Bukti kegiatan berupa SPK dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai dan bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan
b. Berita Acara Penerimaan Pekerjaan
c. Kuitansi pembayaran atas kegiatan paket full board.
d. Undangan / agenda meeting
c. Daftar hadir lengkap (selama waktu pelaksanaan), lengkap dengan tanda tangan asli dari peserta
d. Laporan singkat hasil training/workshop
e. Kwitansi lainnya untuk keperluan kegiatan (contoh: photocopy, dll) ditandatangani oleh staff yang bertanggung jawab atas acara yang diselenggarakan.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
23
Item Data yang dibutuhkan Event
Organizer (EO) Swakelola ROMS TDS
f. Apabila ada tambahan rental peralatan workshop (contoh: proyektor, sound system, dll) harus disertai dengan jadwal acara meeting dan kuitansi dari penyedia jasa
g. Bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran diatas Rp. 2.000.000,-
Bahan Pelatihan (material training & Kit)
a. SPK dengan penyedia supplier
b. Berita Acara Terima Barang
c. Tagihan (invoice) dari pihak ketiga
d. Kwitansi pembayaran
ATK Bukti pembayaran dari toko/pemasok
Perlengkapan:
- Sewa kamera video - Sewa kendaraan - Sewa printer
a. Perjanjian kerja (SPK)
b. Tagihan (invoice)
c. Kwitansi pembayaran dari pihak ketiga
Percetakan: spanduk, poster, leaflet
a. Jumlah unit buku/spanduk/ laporan/mediayang dicetak harus sesuai dengan kontrak
b. Laporan/berita acara serah terima media yang telah dicetak
c. Kwitansi dari perusahaan percetakan / fotocopy yang menjelaskan mengenai tipe printing yang dilakukan, jumlah, dan biaya total
d. Bukti penerimaan barang (goods receipts atau delivery order)sesuai spesifikasi
e. Untuk percetakan yang tidak dapat dilampirkan (contoh: spanduk, banner), harus dilam-pirkan dengan fotonya.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
24
Item Data yang dibutuhkan Event
Organizer (EO) Swakelola ROMS TDS
f. Untuk pembuatan data elektronik (CD), cover CD harus dilampirkan.
g. Bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran diatas Rp. 2.000.000,-
2. PELAPORAN
a. NMC, ROMS, TDS, BIES, Individual Consultant
Penyedia jasa akan mengajukan permohonan pembayaran sesuai dengan
ketentuan dalam kontrak, sedangkan penyelenggara kegiatan yang dilakukan
sendiri akan mengajukan permohonan pembayaran/pertanggungjawaban setelah
kegiatan selesai dilaksanakan. Surat permohonan pembayaran (invoice) dilampiri
dengan dokumen pendukung antara lain kwitansi, dokumen pelaporan kegiatan,
berita acara serah terima pekerjaan, bukti-bukti pengeluaran, dan RAB invoice.
Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada verifikator
paling lama dua bulan sekali (untuk pembayaran biaya personal), sedangkan untuk
biaya perjalanan dinas, office running cost (biaya yang bersifat operasional) dapat
diajukan 3 bulan sekali, dengan dilampiri Berita Acara Serah Terima (BAST)
pekerjaan.
Apabila ada item kegiatan bulan berjalan yang tidak ditagihkan setelah dua bulan
(biaya personil) tiga bulan untuk biaya perjalanan dinas dan biaya operasional
maka tagihan tersebut tidak dapat ditagihkan lagi. Pengajuan tagihan atas
pembayaran selambat-lambatnya dalam waktu dua bulan setelah akhir periode
tagihan. Contoh: tagihan/invoice bulan Januari 2016, hanya bisa ditagihkan paling
lambat 31 Maret 2016. Setelah tanggal tersebut tagihan bulan Januari 2016 tidak
dapat ditagihkan. Biaya perjalanan dinas dan biaya operasional, selambat-
lambatnya tiga bulan setelah periode tagihan. Contoh: tagihan/invoice bulan
Januari 2016, hanya dapat ditagihkan paling lambat 31 April 2016. Dan setelah
tanggal tersebut tagihan bulan Januari tidak dapat ditagihkan.
FAS
Penyedia jasa akan mengajukan permohonan pembayaran sesuai dengan
ketentuan dalam kontrak. Surat permohonan pembayaran (invoice) dilampiri
dengan dokumen pendukung antara lain kwitansi, dokumen pelaporan kegiatan,
berita acara serah terima pekerjaan, bukti-bukti pengeluaran, dan RAB invoice.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
25
Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada verifikator
setiap bulan.
Jenis pelaporan dan waktu penyampaian pelaporan sesuai dengan kontrak. Pihak
ketiga dapat menagihkan pembayaran kepada Satker setiap bulan setelah
menyerahkan laporan.
b. Penyelenggara Kegiatan
Penyelenggara wajib membuat laporan kegiatan sebagai satu kesatuan dari proses
pertanggungjawaban penyelenggaraan kegiatan. Kewajiban dari penyelenggara
acara untuk memastikan kelengkapan dokumen dan menyiapkan Laporan
Pertanggung Jawaban (LPJ) paling lambat 2 (dua) minggu setelah acara selesai.
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
26
VI. VERIFIKASI TAGIHAN
Untuk memastikan bahwa sistem pengelolaan keuangan berjalan dengan baik, maka setiap
pengeluaran harus diperiksa secara cermat dan teliti, sehingga sesuai dengan kesepakatan
yang tercantum di dalam dokumen kontrak dan memenuhi ketentuan dan aturan yang
berlaku.
Verifikasi dilakukan terhadap data-data pendukung tagihan dan berpedoman pada kontrak.
Verifikasi terhadap seluruh dokumen/bukti pendukung harus mengacu pada prinsip kehati-
hatian, kejujuran dan dapat dipertanggung jawabkan, sehingga dapat mencegah terjadinya
pembayaran yang ineligible dan terhindar dari terjadinya pinjaman yang tidak dapat
direplenish (tidak dapat dibiayai oleh donor).
Untuk penyelenggaraan kegiatan yang menggunakan jasa pihak ketiga, maka pemberi kerja
dapat menugaskan stafnya untuk memfasilitasi dan memonitor jalannya acara, memastikan
OSA / per diem dan penggantian transport dibayarkan kepada peserta dan narasumber yang
bersangkutan dengan jumlah yang sesuai dengan tanda terima (bukti). Apabila dibutuhkan,
staff verifikasi akan melakukan konfirmasi kepada peserta dan atau narasumber secara
langsung.
Tugas verifikasi dilakukan oleh tim resmi yang dibentuk oleh Kepala Satker (Kasatker).
Tugas utama tim ini adalah memverifikasi keabsahan dokumen dan kelengkapan bukti-bukti
pendukung. Proses verifikasi harus diselesaikan dalam 10 hari kerja setelah dokumen
diterima oleh tim verifikasi. Selama 10 hari kerja tersebut, hasil dan temuan dari tim verifikasi
akan dikomunikasikan dan diselesaikan dengan pihak ketiga (firms dan panitia kegiatan-
swakelola). Apabila diperlukan pihak ketiga akan memberikan jawaban atau perbaikan
dalam kurun waktu 10 hari tersebut.
Hasil pemeriksaan wajib dituangkan kedalam sebuah berita acara resmi yang disepakati
oleh kedua belah pihak.
ROMS
Tim verifikasi juga diharuskan untuk melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik, serta
pemeriksaan kelengkapan dokumen bukti pembayaran ke Kantor Regional, Propinsi,
maupun Kabupaten/kota (ROMS) yang mencakup:
Verifikasi sewa, maupun pembelian dan pembayaran lainnya yang diajukan sebagai
pendukung invoice penagihan. Penagihan atas sewa harus dilengkapi dengan surat
pernyataan sewa yang menyatakan spesifikasi ketentuan didalam kontrak (lampiran 4,
lampiran 5)
PAMSIMAS 2016
PANDUAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
27
Melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik langsung ke Kantor Regional, Propinsi,
dan Kabupaten/Kota secara acak sekurang-kurangnya dua kali dalam setahun (setiap
ROMS) (lampiran 6)
Memeriksa administrasi dan pembukuan di Kantor Regional, Propinsi, dan
Kabupaten/Kota.
Melakukan tugas-tugas khusus lain yang diperintahkan oleh Kasatker terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan keabsahan alat-alat bukti secara langsung di lapangan.
Konfirmasi kepada pihak ketiga secara acak dan dituangkan didalam rekapitulasi hasil
konfirmasi (lampiran 7)
FAS
Tim verifikasi diharuskan untuk melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik, serta
pemeriksaan kelengkapan dokumen bukti pembayaran, serta konfirmasi secara acak yang
mencakup:
Memeriksa Kelengkapan dokumen pembayaran kepada fasilitator, termasuk bukti
transfer, dan konfirmasi langsung kepada fasilitator, sewa yang dilakukan oleh FAS
(Lampiran 7).
Melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik langsung atas sewa.
Memeriksa administrasi dan pembukuan sekretariat FAS.
Melakukan tugas-tugas khusus lain yang diperintahkan oleh Kasatker terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan keabsahan alat-alat bukti secara langsung di lapangan.
Untuk penyelenggaraan kegiatan (swakelola) verifikasi mencakup:
Verifikasi pembayaran yang dilakukan dalam penyelenggaraan suatu kegiatan.
Verifikasi peserta dan narasumber yang hadir. Apabila dibutuhkan staff verifikasi akan
melakukan konfirmasi positif (yaitu konfirmasi yang mengharuskan jawaban) kepada
peserta dan atau narasumber secara langsung.
LAMPIRAN
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 1:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLAPROGRAM PAMSIMAS
29
LAMPIRAN 1.
FORMAT BUKU KAS FAS, REGIONAL, PROPINSI, KABUPATEN/KOTA
Fas/ROMS/Provinsi/Kabupaten : .....................................#
BUKU KAS
Bulan: ........................ 20..........
Tanggal Uraian No. Bukti Transaksi
Saldo Debet Kredit
1 2 3 4 5 6
# diisi sesuai dengan lokasi, coret yang tidak perlu
Cara Pengisian
1. Diisi tanggal transaksi secara urut
2. Diisi dengan uraian sesuai dengan transaksi yang dilakukan
3. Diisi dengan nomor bukti sesuai dengan ketentuan/aturan manajemen
4. Diisi dengan transaksi debet (yang menambah) kas/uang di tangan
5. Diisi dengan transaksi yang berakibat mengurangi uang di tangan
6. Diisi dengan penambahan pada sisi debet dikurangi dengan sisi kredit pada tanggal
yang sama
dibuat oleh penerima dana
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 2:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
30
LAMPIRAN 2.
REKAPITULASI BUKTI TRANSFER
No.
Bukti Transfer
No. Bukti Tanggal Nama Penerima Jabatan Bank
Penerima No. Rek. Penerima
Jumlah (Rp.)
Keterangan# Item di dalam Kontrak Periode
Jumlah
# diisi sesuai dengan komponen biaya sesuai kontrak
dibuat oleh penerima dana
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 3:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLAPROGRAM PAMSIMAS
31
LAMPIRAN 3.
REKAPITULASI BUKTI PERJALANAN DINAS
PT. XXXX
NMC/ROMS..................................
Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas
Periode.......................... (invoice XX)
Regional/Provinsi/Kabupaten/Kota .......................................
No. No. Bukti Transfer Nama Penerima
Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas
Posisi Jumlah (Rp) Keterangan No. Item di Dalam
Kontrak
Jumlah
dibuat oleh Office manager (OM)
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 4:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLAPROGRAM PAMSIMAS
32
LAMPIRAN 4.
SURAT PERNYATAAN SEWA KANTOR
SURAT PERNYATAAN
Bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Aaaaaa Bbbbbbbb
Jabatan : Office Manager PT XYZ
Alamat Kantor : Jl. Pasadena Blok C4 nomor 5 RT 003 – RW 23 Berlian Indah
Tangerang Selatan - Banten
Menyatakan bahwa benar PT XYZ (ROMS aa) telah menyewa 1 (satu) unit kantor secara
bulanan dengan penyewa sebagai berikut:
Nama Pemilik : Ccccccc
Nomor Telepon : 021-5996666, 0821223013854
Alamat : Jl. Rumah Kaca 10 nomor 3 RT 001 – RW 014 Kelurahan
Kalisat, Kec. Pangkalan Kulon
Kota Tangerang – Banten
Luas Tanah : 400 m2
Luas Bangunan : 600 m2 (2 Lantai)
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Banten, 1 Juni 2016
Mengetahui
Ccccccc
Pemilik Kantor
Yang Menyatakan
Aaaaaa Bbbbbbbb
Penyewa
dibuat oleh pihak ketiga
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 5:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLAPROGRAM PAMSIMAS
33
LAMPIRAN 5.
SURAT PERNYATAAN SEWA KENDARAAN
SURAT PERNYATAAN
Bertanda tangan dibawah ini:
Nama : ...............................................
Jabatan : ...............................................
Bertindak atas nama : ...............................................
Alamat Kantor/Rumah : ...............................................
Menyatakan bahwa benar telah menyewakan kendaraan kepada PT ...................(ROMS....
untuk propinsi/kabupaten/Kota)secara bulanan/tahunan dengan spesifikasi sebagai berikut:
No Jenis Tahun STNK
(Nama, Nomor)
Model/ Type/CC
Warna Asuransi Perbaikan, Perawatan
Pengemudi Jml bi.sewa/ bulan/tahun
(Rp)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
................................., ..........................20....
Mengetahui
.................................
Penyewa
Yang Menyatakan
.................................
Pemilik Kendaraan
dibuat oleh pihak ketiga
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 6:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLA PROGRAM PAMSIMAS
34
LAMPIRAN 6.
REKAPITULASI PEMERIKSAAN FISIK (PHYSICAL COUNT CHECKLIST)
Pemeriksaan Dilakukan oleh : ...................................
Nama/Jabatan : ...................................
Tanggal Pemeriksaan : ...................................
No. Obyek Pemeriksaan Nomor dan Tanggal Kontrak Spesifikasi di Dalam
Kontrak Spesifikasi Sesuai
Pemeriksaan Sesuai/Tidak Sesuai# Lokasi
#: apabila tidak sesuai diberi keterangan Dibuat oleh (yang melakukan cek fisik
Mengetahui PT. ............................
(Managemen) Kesimpulan: ............................................ ............................................
(............................)
(............................)
dibuat staf yang ditugaskan
melakukan pemeriksaan fisik
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 7:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLAPROGRAM PAMSIMAS
35
LAMPIRAN 7.
REKAPITULASI HASIL KONFIRMASI KEPADA PIHAK KETIGA
Pemeriksaan Dilakukan oleh : ...................................
Nama/Jabatan : ...................................
Tanggal Pemeriksaan : ...................................
No. Obyek Pemeriksaan Nama yang Dikonfirmasi Alamat Nilai Hasil Konfirmasi Sesuai/Tidak Sesuai#
Jumlah
% Nilai yang konfirmasi : Total biaya yang diajukan
#: apabila tidak sesuai diberi keterangan Dibuat oleh (yang melakukan konfirmasi)
Mengetahui PT. ............................
(Managemen) Kesimpulan: ............................................ ............................................
(............................)
(............................)
dibuat oleh Verifikator/staf yang dtugaskan untuk
melakukan konfirmasi
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 8:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLAPROGRAM PAMSIMAS
36
LAMPIRAN 8.
MEKANISME VERIFIKASI TAGIHAN PIHAK KETIGA DAN SWAKELOLA
BAPP
PAMSIMAS 2013
LAMPIRAN 8:
PANDUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DAN PELAPORAN PEKERJAAN JASA KONTRAKTUAL DAN SWAKELOLAPROGRAM PAMSIMAS
37
Keterangan:
1. Pihak Ketiga, Panitia Penyelenggara menyiapkan Tagihan (invoice) beserta
bukti-bukti pendukung dan laporan yang disyaratkan.
7. Kelengkapan pembayaran dan dokumen tagihan diajukan ke
Bendaharawan Satker
2. Dokumen tersebut diajukan kepada Tim verifikasi Tagihan. 8. Bendaharan melakukan uji: dengan hasil diterbitkan SPM
3. Berdasarkan dokumen yang diajukan pada no. 2 diatas, tim melakukan verifikasi
selama maksimum 10 hari kerja
9. Bendahara mengajukan SPM ke KPPN
4. Hasil verifikasi:
1. Tidak OK (masih ada kekurangan dan atau ketidakjelasan
a. Pihak Ketiga
Untuk memberikan tanggapan dan bukti pendukung, apabila hasil
tanggagapn tidak memenuhi persyaratan pembayaran, maka tim
verifikasi akan memberikan rekomendasi item pembayaran yang
tidak bisa ditagihkan.
b. Panitia Penyelenggara Swakelola
Melengkapi dokumen sepanjang tidak merubah subtansi.
2. OK
10. KPPN akan menerbitkan SP2D berdasarkan SPM dari bendahara
11. SP2D akan dikirim/diterima bendahara (baik SP2D pihak ketiga maupun
SP2D an. Bendahara untuk swakelola)
12. Bendahara menerima transfer (swakelola)
Pihak ketiga menerima transfer atas tagihan yang diajukan.
5. Tanggapan dan bukti pendukung disiapkan maksimum 3 hari. Dokumen
tanggapan beserta bukti pendukung diajukan kembali tim verfikasi.
6. Atas dokumen tagihan yang sudah OK, tim verifikasi akan menyiapkan
kelengpakan pengajuan pembayaran (BAP, SPTJB, SPP dst)