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PROJEKTHANDBUCH Projekt: TK-Datacenter Ort: Hamburg

PHB_TK_V1.1-final-1_V1.1 Seite 1 von 24 Version 1.1 vom 07.12.2018

P R O J E K T H A N D B U C H

Projekt: TK-Datacenter Ort: Hamburg

Stand: 07.12.2018 Version: 1.1


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Änderungsverzeichnis

Vorherige Version des Projekthandbuchs:

Datum: 07.11.2017 Version: 1.0 Dateiname:

Aktuelle Version des Projekthandbuchs:

Datum: 07.12.2018 Version: 1.1 Dateiname:

Projekthandbuch Textteil

Seite Änderungen

1. - Einpflege aktueller Daten

2. - -

3. - -

Projekthandbuch Anlagen

Nr. Änderungen

1. 1.5.01 Aktualisierung Projektbeteiligtenliste

2. - -

3. - -



Inhaltsverzeichnis

Ziel und Zweck des Projekthandbuchs ............................................................................... 5

1 Allgemeine Projektinformationen .................................................................................... 5

1.1 Projektziele ............................................................................................................. 5

1.2 Projektbeschreibung................................................................................................ 5

1.3 Adresse ................................................................................................................... 6

1.4 Projektaufbauorganisation und Struktur................................................................... 6

1.5 Projektbeteiligte ....................................................................................................... 6

1.6 Qualitäten und Schnittstellen zwischen den Projektbeteiligten ................................ 6

1.6.1 Schnittstellenerfassung und -klärung ................................................................ 7

1.6.2 Zuordnung der Aufgaben „Schnittstellenabstimmung“ ...................................... 7

2.1 Schriftverkehr .......................................................................................................... 8

2.2 Ablageordnung ........................................................................................................ 8

2.3 Besprechungen ....................................................................................................... 8

3 Kostenverfolgung und -management .............................................................................. 9

3.1 Kostenmanagement ................................................................................................ 9

3.2 Mittelbedarfspläne ..................................................................................................10

3.3 Kostenverfolgung ...................................................................................................10

4 Abrechnungsverfahren ..................................................................................................10

4.1 Rechnungsstellung .................................................................................................10

4.2 Grundsätze der Rechnungsprüfung ........................................................................11

4.3 Rechnungsprüfung .................................................................................................12

4.3.1 Rechnungsprüfung durch die Objektüberwachung ..........................................12

4.3.2 Plausibilisierung durch die Projektsteuerung ...................................................12

4.3.3 Freigabe der Rechnungen durch die TK ..........................................................13

5 Terminplanung und -kontrolle ........................................................................................13

5.1 Terminplanung allgemein .......................................................................................13

5.2 Ebenen...................................................................................................................13

5.3 Terminüberwachung und –steuerung ....................................................................14

5.3.1 Planungsphase .....................................................................................................14

5.3.1 Ausführungsphase ..........................................................................................14

6 Nachtragsverfahren .......................................................................................................14

6.1 Voraussetzungen ...................................................................................................14

6.2 Ablauf Nachtragsverfahren .....................................................................................14

7 Genehmigungen ............................................................................................................16

7.1 Verteilung von Baugenehmigungen ........................................................................16

7.2 Erfüllung Auflagen aus Baugenehmigungen ...........................................................16



8 Planung .........................................................................................................................17

8.1 Planprüfung Planung LP 1 – 5 ................................................................................17

8.2 Planprüfung der W+M-Planung ..............................................................................17

9 Ausführung ....................................................................................................................18

9.1 Allgemeines ...........................................................................................................18

9.2 Baustellenordnung .................................................................................................18

9.3 Berichterstattung ....................................................................................................18

9.3.1 Bautagesberichte (Vergabeeinheiten) .............................................................18

9.3.2 Bautagebücher ................................................................................................19

9.3.3 Monatsberichte................................................................................................19

9.4 Bedenkenanmeldung .............................................................................................20

9.5 Behinderungsanzeigen ...........................................................................................20

9.6 Mehrkostenanzeigen ..............................................................................................20

9.7 Mängel vor Abnahme .............................................................................................20

9.8 Leistungsfeststellungen / Abnahmen ......................................................................20

10 Inbetriebnahme ..........................................................................................................21

10.1 Inbetriebnahmeprozess ..........................................................................................21

10.2 Verantwortlichkeiten und Vorgaben ........................................................................22

11 Dokumentation ..........................................................................................................23

11.1 Grundsätzliches .....................................................................................................23

11.2 Anforderungen und Inhalt .......................................................................................23

11.3 Verantwortlichkeiten im Dokumentationsprozess ...................................................24



Ziel und Zweck des Projekthandbuchs Im vorliegenden Projekthandbuch sind wesentliche Informationen, Regularien, Abläufe und Verantwortlichkeiten für das Projekt „TK-Datacenter“ als einheitliche Handlungsgrundlage für die Projektbeteiligten zusammengefasst. Einheitlich zu verwendende Formatvorlagen und Formulare sind in Anlagen beigefügt. Bei eventuellen Widersprüchen zwischen den Verträgen der Projektbeteiligten mit der TK und dem Projekthandbuch gelten vorrangig die Inhalte der abgeschlossenen Verträge.

1 Allgemeine Projektinformationen

1.1 Projektziele Das bestehende TK-Datacenter wird die künftig erwarteten Anforderungen nicht mehr in allen Belangen erfüllen. Es ist daher vorgesehen, durch Umbaumaßnahmen im Bestand eine zukunftssichere und funktionsstabile Einheit zu schaffen. Folgende Ziele sind für das Projekt „TK-Datacenter“ zu erreichen:

- Schaffung einer den künftigen Anforderungen entsprechenden Raumsituation für den Rechnerbetrieb einschl. funktionsstabiler und anforderungsgerechter peripherer Funktionen, z.B. für Elektroversorgung, Klimatisierung, Sicherheitseinrichtungen unter Berücksichtigung von Kapazitätserweiterungen

- Planung und Ausführung der Maßnahme ohne Unterbrechung des Rechenbetriebes - Einhaltung der von der TK vorgegebenen Qualitäts-, Termin- und Kostenvorgaben

1.2 Projektbeschreibung

Das Projekt umfasst alle notwendigen Planungs- und Ausführungsleistungen, die für das neue Rechenzentrum erforderlich sind; sowohl auf dem Areal des neuen Rechenzentrum-Standortes als auch in anderen Bereichen des Grundstücks.



Die den Vertragspartnern jeweils vorliegende Leistungsbeschreibung beinhaltet eine ausführliche Projektbeschreibung.

1.3 Adresse Die Projektadresse lautet: Techniker Krankenkasse

Bramfelder Straße 140 22305 Hamburg

1.4 Projektaufbauorganisation und Struktur Das Projekt ist gemäß nachfolgender Struktur organisiert:

Die weisungsbefugten Vertreter des Bauherrn sind Herr Lorenzen, Herr Gebhardt und Herr Schröder.

1.5 Projektbeteiligte Die Kontaktdaten der Projektbeteiligten sind in einer Übersicht aufgeführt. Das Verzeichnis wird durch den Projektsteuerer (im Folgenden auch als PS bezeichnet) fortgeschrieben und ergänzt. Tool: Projektbeteiligtenliste -Anlage 1.5_01

1.6 Qualitäten und Schnittstellen zwischen den Projektbeteiligten Mit den Planungsleistungen am Projekt ist ein Generalplaner (im Folgenden auch als GP bezeichnet) beauftragt. Er organisiert und dokumentiert über alle Leistungsphasen eine



regelmäßige Erfassung und Klärung der Schnittstellen im Projekt in Zusammenarbeit mit den anderen Planungs- und Ausführungspartnern einschl. deren gegenseitiger Abstimmung. Die Verwaltung und Dokumentation der Schnittstellen erfolgt in Verantwortung des GP. Für die Koordinierung notwendiger Schnittstellenabstimmungen zwischen den Projekt-beteiligten benennen die Vertragspartner im Rahmen ihrer Organisationsstruktur einen verantwortlichen Mitarbeiter als zuständigen Beauftragten und als Ansprechpartner für Schnittstellenbeteiligte.

1.6.1 Schnittstellenerfassung und -klärung Über den Abstimmungsprozess werden die TK und der Projektsteuerer durch den Generalplaner regelmäßig, bzw. bei akutem Bedarf informiert. Schnittstellenkonflikte, die auf Arbeitsebene unter Berücksichtigung der Kosten- und Terminvorgaben nicht gelöst werden können, erfasst der Generalplaner einschl. Lösungs-, bzw. Entscheidungsvorschlägen gesondert und zeigt diese der TK sowie der Projektsteuerung umgehend an. Der Generalplaner sorgt dafür, dass die festgelegten Schnittstellenlösungen in der jeweiligen Kosten- und Terminplanung berücksichtigt werden.

1.6.2 Zuordnung der Aufgaben „Schnittstellenabstimmung“ GP AN PS TK

1 Listenmäßige Erfassung und laufende Ergänzung relevanter Schnittstellen unter Mitwirkung der beteiligten Schnittstellenpartner

x

M

2 Prüfung und Bewertung der Anforderungen sowie Herbeiführung der notwendigen technischen und organisatorischen Entscheidungen

x

M

Info

3 Zusammenstellung Verteilung der Ergebnisse an alle direkt beteiligten Schnittstellenpartner

x

Info

Info

4 Berücksichtigung der Prüfergebnisse und Entscheidungen im weiteren Projektablauf

x

5 turnusmäßige Information zu erfolg- ten Schnittstellenabstimmungen und deren Ergebnissen

x

Info

Info

6 Sofortinformation und Entschei-dungsverlangen bei nicht klärbaren Schnittstellenkonflikten sowie bei erkennbaren Kosten- und Termin-auswirkungen

x

Info

Info

Legende: TK TK als Auftraggeber GP Generalplaner PS Projektsteuerer AN Auftragnehmer X verantwortlich M Mitwirkung Info zu informieren



2. Allgemeine Projektregularien

2.1 Schriftverkehr Für sämtlichen Schriftverkehr an die TK sind die nachstehend genannten Kommunikationskanäle zu nutzen. Soweit nicht ausdrücklich die Schriftform vorgesehen ist, ist die Verwendung von E-Mails vorzugswürdig. Es ist folgende Adressierung zu verwenden

1. E-Mail: [email protected] sowie in Kopie an:

[email protected] [email protected]

2. Post: Techniker Krankenkasse

Bereich IO PP Projects & Procurement-F1.01 z.H. Herrn Lorenzen

Bramfelder Straße 140 22305 Hamburg sowie in Kopie an:

b.i.g. bechtold projektsteuerung gmbh z.H. Herrn Dr. Große Uhlandstraße 97 10715 Berlin

3. hilfsweise per Fax: 040 / 6909-82196 sowie in Kopie an: 030 / 51301130-99

Der Betreff ist stets mit dem Projektnamen und der Vertragsnummer des Auftragnehmers zu beginnen:

TK-Datacenter (bei SV per Mail und Post) Vertragsnummer

2.2 Ablageordnung Es ist keine zentrale Projektdatenbank vorgesehen. Die Ablage von Schriftverkehr, Plänen, Berichten und sonstigen Unterlagen hat jeweils lokal bei den Projektbeteiligten in Daten- und in Papierform mit klarem Bezug zum Projekt zu erfolgen. Die Kommunikation von Planunterlagen erfolgt ausschließlich über einen Planserver, der vom GP verwaltet wird. Den einzelnen Projektbeteiligten werden durch den GP die Zugangsrechte und –daten bereitgestellt.

2.3 Besprechungen Folgende Regeltermine sind vorgesehen: Projekt Jour Fixe (PR JF): Themen: Organisation, Kosten, Termine, Verträge, Genehmigungen, Qualitäten Teilnehmer: TK, Projektsteuerung, Generalplaner,

(Fachplaner, Vergabeeinheiten bei Bedarf) Leitung: TK/ Projektsteuerung Protokoll: Projektsteuerung Turnus: 14-tägig

mailto:[email protected]



Planungs Jour Fixe (Pl JF) ab Leistungsphase 1: Themen: Planung Teilnehmer: Generalplaner, Fachplaner

(TK, Nutzer, Projektsteuerung, nur bei Bedarf) Leitung: Generalplaner Protokoll: Generalplaner Turnus: 14-tägig/vor PR JF

Jour Fixe Baubesprechung (JF BAU) ab Leistungsphase 8: Themen: Organisation Bauablauf, Kosten, Termine Bauablauf, Bauverträge, Dokumentation, Objektbetreuung Teilnehmer: TK, Projektsteuerung, Objektüberwachung, Vergabeeinheiten, bei Bedarf Architekt/Fachplaner Leitung: Objektüberwachung des Generalplaners Protokoll: Objektüberwachung des Generalplaners Turnus: wöchentlich

Der Besprechungsleiter ist für Tagesordnung und Besprechungsraum verantwortlich. Eine Agenda wird den Teilnehmern vor der Besprechung übermittelt. Die getroffenen Festlegungen sind durch die Verantwortlichen im Anschluss an die Besprechung unverzüglich entsprechend der gestellten Terminierungen umzusetzen und zu erfüllen. Protokolle sind als Ergebnisprotokolle mit Verantwortungs- und Terminfestlegungen zu verfassen und innerhalb von fünf Werktagen nach der jeweiligen Besprechung per E-Mail zu versenden. Einsprüche zu Protokollen sind unverzüglich schriftlich an den Protokollführer sowie in Kopie an die TK zu richten. Protokollierungen und Teilnehmernachweis erfolgen gemäß einheitlichen Mustervorlagen Tools: Vorlage Protokoll - Anlage 2.3_01 und Teilnehmerliste. – Anlage 2.3_02.

3 Kostenverfolgung und -management Die Projektbeteiligten sind verpflichtet, in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich eine kontinuierliche Verfolgung der Kostenentwicklung einschl. der kostenseitigen Auswirkungen von zu treffenden bzw. getroffenen Entscheidungen zu organisieren. Alle Projektbeteiligten haben die TK und die Projektsteuerung über sich abzeichnende Kostenabweichungen unmittelbar nach Bekanntwerden zu informieren.

3.1 Kostenmanagement Der Generalplaner hält die Kostenentwicklung einschl. sich abzeichnender Änderungen und Kostenrisiken unter ständiger Kontrolle, informiert bei erkannten Risiken unmittelbar die TK und die Projektsteuerung und schlägt Gegensteuerungs-, bzw. Kompensationsmaßnahmen vor. Als Bestandteil der monatlichen Berichterstattung an die TK und die Projektsteuerung dokumentiert der Generalplaner im Kostenbericht die aktuelle Kostenentwicklung

- in den Lph 3 – 6 anhand des Erkenntnisszuwachses in den Planungsprozessen - in den Lph 7 – 8 im Zusammenwirken mit den beauftragten Ausführungsfirmen nach

einzelnen Vergabeeinheiten und als Gesamtentwicklung auf der Grundlage der geschlossenen Verträge, bzw. vorliegender Angebote und erkannter Leistungs-änderungen



In einer Textanlage sind besondere Sachverhalte zu erläutern, insbesondere sind die voraussichtlichen Mehrungen/Minderungen sowie alle bekannten, jedoch noch nicht beauftragten Leistungen anzugeben. Tool: Kostenbericht – Anlage 3.1_01

Statusbericht - Anlage 3.1_02 (Statusbericht lt. Anlage 8 zum GP-Vertrag) Der Generalplaner, bzw. seine Objektüberwachung erfasst und dokumentiert alle Sachverhalte mit ihren kostenseitigen Auswirkungen unter Mitwirkung aller weiteren Planungsbeteiligten sowie der bauausführenden Vergabeeinheiten und führt eine aktuelle Übersicht zur Kostenentwicklung. .

3.2 Mittelbedarfspläne Soweit von der TK gefordert, sind die Vergabeeinheiten verpflichtet, 2 Wochen nach Beauftragung auf Grundlage des Vertrags-Terminplanes einen Mittelbedarfsplan für ihre Beauftragungssumme über die Projektlaufzeit der TK und bei der Projektsteuerung einzureichen.

3.3 Kostenverfolgung Die in der Leistungsphase 8 der HOAI vorgesehene Kostenkontrolle wird durch die Objektüberwachung des Generalplaners während der gesamten Dauer der Bauausführung fortlaufend durchgeführt. Alle Vergabeeinheiten sind verpflichtet, in den Regel- Jour Fixe Bau die Objektüberwachung über die Kostenentwicklung in Ihrem Verantwortungsbereich und über sich abzeichnende Kostenrisiken rechtzeitig zu informieren.

4 Abrechnungsverfahren

4.1 Rechnungsstellung Ergänzend zu den vertraglichen Vereinbarungen sind die folgenden Festlegungen bei der Einreichung von Rechnungen zu beachten. Die Vergabeeinheiten dürfen Abschlagsrechnungen legen, soweit in den Verträgen keine anderweitigen Regelungen getroffen sind. Unabhängig davon ist jede Vergabeeinheit verpflichtet, mindestens monatlich Leistungsnachweise vorzulegen. Sollte dies nicht erfolgen, kann ein Dritter beauftragt werden diese, im Rahmen einer Ersatzvornahme, zu erstellen. Sofern ein Zahlungsplan vereinbart wurde, dürfen nur die dem bestätigten Zahlungsplan entsprechenden Teilleistungen, sofern diese dem tatsächlichen Leistungsstand entsprechen und dieser gemäß Punkt 4.1 bestätigt wurde, in Rechnung gestellt werden. Voraussetzung für die Rechnungslegung ist die vertragsgerecht erbrachte Leistung. Rechnungen werden von der TK nur angenommen, wenn diese gemeinsam mit einer Leistungsbestätigung für die abgerechnete Leistung vorgelegt werden, und zwar

- bei Abrechnungsaufträgen mit einem von der TK, bzw. der Objektüberwachung bestätigten Aufmaß

- bei Pauschalaufträgen mit einem von der TK, bzw. der Objektüberwachung bestätigten Leistungsfeststellungsprotokoll

- bei Stundenlohnarbeiten mit Regiestundenblättern, die von der TK, bzw. von der Objektüberwachung ordnungsgemäß bestätigt wurden.



Rechnungen müssen grundsätzlich 1-fach im Original in Schriftform vorliegen und sind an die im Vertrag genannte Rechnungsadresse auszustellen. Rechnungen der Vergabeeinheiten werden zusätzlich in Kopie einschl. der Original-Aufmassunterlagen direkt dem Generalplaner zugeleitet. Handschriftliche Änderungen oder Zusätze sind nicht zulässig. Sämtliche Rechnungen sind kumuliert zu stellen und müssen den genauen Betrag ohne Auf- oder Abrundungen mit nachstehenden Angaben enthalten

vollständiger Name, Anschrift sowie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens

vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers Auftragsbezeichnung gemäß Vertrag sowie Auftrags- /Vergabenummer

Rechnungsart (Vorauszahlung/ Abschlagsrechnung/ Teilschlussrechnung

bzw. Schlussrechnung)

Rechnungsdatum sowie Leistungszeitraum

fortlaufende Rechnungsnummer

Beschreibung der Leistung (z. B. genaue Bezeichnung der Dienstleistung)

Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der abgerechneten Leistung, z. B. entsprechend Vertrags-LV nach Leistungspositionen, der Leistungsmenge und der Vertrags-Einheitspreise

Ausweis des Nettobetrages

Ausweis des Steuersatzes (derzeit 7%/19%) und des Steuerbetrages, Ausweis des Bruttobetrages

Ausweis jeder im Voraus vereinbarten Minderung des Entgelts (z.B. Rabatte, Skonti oder Nachlässe)

Bankverbindung (Name, Anschrift, IBAN, BIC-Code)

nachvollziehbarer Ausweis der Hauptauftrags- und Nachtragsleistungen

vertraglich vereinbarte Sicherungseinbehalte

Abzüge aus Ersatzvornahmen etc.

In der Rechnung sind von der Gesamtforderung die geleisteten Zahlungen abzusetzen. Entspricht eine Rechnung nicht den vertraglichen Festlegungen oder enthält nicht alle vorgeschriebenen Angaben, so gilt sie als nicht ordnungsgemäß und daher nicht prüfbar. Sofern keine Nachreichung der durch die Prüfstelle angezeigten fehlenden Unterlagen innerhalb einer geforderten, Prüffrist-verlängernden Terminstellung erfolgt, wird die Rechnung durch die TK zurückgewiesen. Für Ausführungsverträge erfolgt die rechtzeitige Vorlage des Zurückweisungsschreibens bei der TK durch die Objektüberwachung, für Honorarverträge, die mit der TK geschlossen sind, durch die Projektsteuerung.

4.2 Grundsätze der Rechnungsprüfung Das Rechnungs-Prüfexemplar wird durch die TK digital einschl. der vom Einreicher vorgelegten Leistungsnachweise / Leistungsbestätigung an die Prüfstelle weitergeleitet. Prüfstellen sind: - die Objektüberwachung des Generalplaners für Rechnungen der Bauausführung - die Projektsteuerung für Rechnungen aus Honoraraufträgen, die durch die TK erteilt



wurden Durch die Prüfstelle erfolgt die rechnerische und sachliche Prüfung auf der digital übermittelten Rechnungskopie. Das Prüfexemplar und die ergänzenden Dokumente einschl. eines einheitlichen Rechnungslaufdeckblattes werden durch die Prüfstelle über die Projektsteuerung an die TK übermittelt.

4.3 Rechnungsprüfung

4.3.1 Rechnungsprüfung durch die Objektüberwachung des Generalplaners Die Rechnungen für Ausführungsleistungen werden von der Objektüberwachung in fachtechnischer, wirtschaftlicher und rechnerischer Hinsicht sowie hinsichtlich der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Rechnungsmodalitäten (Tilgung von Anzahlungen, Gegenrechnungen, Sicherheiten, Einbehalte usw.) vollständig geprüft. Für die Prüfung und Freigabe eingereichter Rechnungen der Vergabeeinheiten gelten nachstehende Regeln.

- Voraussetzungen und Bedingungen für die Einreichung von Rechnungen der

Vergabeeinheiten sind im PHB unter Punkt 4.1 geregelt.

- Geprüfte Abschlagsrechnungen werden durch die Objektüberwachung ohne Aufmaß-

unterlagen in den weiteren Durchlauf gegeben. Das geprüfte Aufmaß verbleibt bei der

Objektüberwachung, eine Kopie des geprüften Aufmaßes wird dem AN zugesandt.

- Bei Schlussrechnungen werden nach erfolgter Prüfung die kompletten Unterlagen

(einschl. geprüftem Schlussaufmaß) in den weiteren Prüfprozess weitergereicht.

Zur Rechnungsprüfung ist ein Prüfbericht anzufertigen, der den freigegebenen Zahlbetrag ausweist und vom Prüfer zu unterzeichnen ist. Der Gesamtvorgang ist auf einem Zahlungsanweisungsblatt einschl. zugehöriger Erläuterungen zu dokumentieren. Der abgeschlossene Vorgang ist an die Projektsteuerung zur Prüfung und Freigabe zu übergeben. Der Generalplaner führt eine Übersicht der Rechnungen. Tools Zahlungsanweisungsblatt – Anlage 4.3_01 Formblatt „Ergänzungen / Erläuterungen zur Rechnungsprüfung“ – Anlage 4.3_02

Rechnungsliste – Anlage 4.3_03

4.3.2 Plausibilisierung durch die Projektsteuerung Die Projektsteuerung plausibilisiert die Rechnungsprüfung der Objektüberwachung nach folgenden Schwerpunkten:

Vertragskonformität

Ordnungsmäßigkeit der Dokumentation der Rechnungsprüfung und der Prüfergebnisse

Konformität mit freigegebenen Zahlungsplänen

Stichprobenprüfung von Einheitspreisen/Leistungsständen bei Einheitspreisverträgen

Stichprobenprüfung von Leistungsfeststellungen bei Pauschal-Preisverträgen



Die Projektsteuerung leitet die geprüften Rechnungen zusammen mit den von der Objektüberwachung übergebenen Formblättern (Anlagen 4.3_01 und 4.3_02) an die TK weiter.

4.3.3 Freigabe der Rechnungen durch die TK Die Freigabe und Zahlung erfolgt durch die TK. Diese übermittelt den abschließend freigegebenen Zahlbetrag digital an die Projektsteuerung. Im Falle einer Änderung der Prüfergebnisse/ Freigaben durch die TK erhält die Projektsteuerung nach der Rechnungsfreigabe ein Rücklaufexemplar der Rechnung sowie eine Kopie der korrigierten Zahlungsanweisung. Gegebenenfalls erfolgt eine weitere Verteilung durch die Projektsteuerung an die zuständige Objektüberwachung. Im Ergebnis der Rechnungsprüfung erhält der Einreicher einen von der Prüfstelle erstellten und über die TK auszureichenden Rücklauf, aus dem evtl. vorgenommene Korrekturen ersichtlich sind.

5 Terminplanung und -kontrolle

5.1 Terminplanung allgemein Für alle Terminplanebenen sind die Vorgaben und Eckpunkte des Rahmenterminplanes verbindliche Arbeitsgrundlage Sämtliche Terminpläne werden mittels MS-project-erstellt.

5.2 Ebenen 5.2.1 Rahmenterminplanung Die Projektsteuerung führt und koordiniert in Abstimmung mit der TK die Ablauf- und Terminplanung/ Terminsteuerung auf der Rahmenterminplanebene über die gesamte Projektlaufzeit. Im Rahmenterminplan sind die wesentlichen Planungs-/Genehmigungs- und Ausführungsvorgänge abgebildet. Der Rahmenterminplan einschl. dessen Ecktermine wird Arbeitsgrundlage aller Leistungsverträge. Seine Einhaltung wird durch die Projektsteuerung kontrolliert. 5.2.2 Steuerungsterminplanung Der Generalplaner erarbeitet auf Grundlage des Rahmenterminplanes einen Steuerungsterminplan mit Vorgaben

- für einzelne Gewerke/ Vergabeeinheiten und den zugehörigen Planbereitstellungs-

terminen sowie einer optimalen Ablauffolge

- für Ausschreibungs- und Vergabetermine der einzelnen Gewerke/ Leistungspakete

- für Freigabetermine für die Ausführungsplanung

- für Termine einschl. Freigabe der W- und M-Planung

5.2.3 Detailterminplanung und Bauablaufplanung Die jeweiligen Vergabeeinheiten erarbeiten für ihren Leistungsumfang auf Grundlage der Steuerungsterminpläne und ihrer vertraglichen Verpflichtungen Detailterminpläne als Steuerungs- und Kontrollinstrument für den Ablauf der Bauprozesse Die Bauablaufpläne sind von den Vergabeeinheiten zu den vertraglich vereinbarten Zeitpunkten, spätestens jedoch rechtzeitig vor Ausführungsbeginn vorzulegen.



Die Objektüberwachung des Generalplaners prüft diese Terminpläne auf Einhaltung der Vertragsvorgaben und der Steuerungsterminplanung sowie der Einhaltung erfolgter Schnittstellenabstimmungen, gibt diese frei, oder verlangt ggf. Nachbesserungen. Bestehen durch den vorgelegten Detailterminplan übergeordnete Konflikte, die über die vertraglichen (Koordinations-)pflichten der Vergabeeinheiten hinausgehen, bereitet die Projektsteuerung Empfehlungen zur Vorgehensweise der TK vor.

5.3 Terminüberwachung und –steuerung Im Ergebnis des Termincontrollings erarbeitet der Generalplaner unter Einbeziehung der Vergabeeinheiten Terminkontrollberichte und legt diese in regelmäßigen Abständen der Projektsteuerung und der TK vor. Bei erkannten Termingefährdungen, oder -abweichungen schlägt der Generalplaner Anpassungs- und Gegensteuerungsmaßnahmen in Abstimmung mit der Projektsteuerung vor. Tools: Erfassung Terminkontrolle – Anlage 5.3_01

Terminkontrollbericht - Anlage 5.3_02

5.3.1 Planungsphase Durch die Objektüberwachung des Generalplaners erfolgt ein regelmäßiger Abgleich der Soll-Ist-Entwicklung. Notwendige Gegensteuerungsmaßnahmen bei sich abzeichnenden Terminüber-schreitungen werden in den Regelbesprechungen mit der Projektsteuerung und der TK abgestimmt.

5.3.1 Ausführungsphase Die Vergabeeinheiten liefern auf Grundlage des aktuellen Bautenstandes auf dem Formblatt „Erfassung Terminkontrolle“ monatlich einen Terminbericht als Abgleich zum gültigen Detailterminplan sowie eine Terminvorschau.

6 Nachtragsverfahren

6.1 Voraussetzungen Die Voraussetzungen und grundsätzlichen Bedingungen für die Geltendmachung von Nachtragsforderungen sind in den Verträgen zwischen der TK und den Auftragnehmern geregelt. Ergänzend gelten die nachstehend genannten Regelungen und Verfahrensweisen.

6.2 Ablauf Nachtragsverfahren Ordnet die TK geänderte oder zusätzliche Leistungen oder sonstige vergütungsrelevante Vertragsänderungen an, so ist vom Auftragnehmer unverzüglich ein Nachtragsangebot einzureichen. Sofern zusätzliche, über den beauftragten Leistungsumfang hinausgehende Leistungen nach Erkenntnis der Vergabeeinheit erforderlich werden, für die jedoch keine Anordnung der TK vorliegt, sind die Vergabeeinheiten verpflichtet, Mehrkostenanzeigen gemäß Punkt 9 dieses Handbuches zu stellen. Auf dieser Grundlage wird die TK in Abstimmung mit der Projektsteuerung und ggf. mit dem Generalplaner eine dementsprechende Anordnung ausreichen, die Grundlage für die Einreichung eines Nachtragsangebotes ist.



Für Honorarnachträge gilt die analoge Verfahrensweise mit Prüfung durch die Projektsteuerung. 6.2.1 Nachweisführung durch den Auftragnehmer Das Nachtragsangebot ist vom Auftragnehmer in Papierform zu erstellen und im Original per Post inkl. der nachfolgend genannten Unterlagen bei der TK über den Generalplaner einzureichen. Der Generalplaner versendet die Unterlage nach Eingang in Kopie (noch ungeprüft) an den Projektsteurer zur Information. Der Anspruch auf Zusatzvergütung muss sowohl sachlich begründet als auch der Höhe nach belegt sein. Es ist nachzuweisen, dass der neue Preis auf der Grundlage der Preisermittlung des Hauptauftrages gebildet worden ist. Das vom Auftragnehmer eingereichte Nachtragsangebot muss insbesondere folgende Unterlagen beinhalten:

Nachtragsangebotsschreiben

Nachtragsbegründung des Auftragnehmers/ Anspruchsgrundlage/ Abgrenzung zur beauftragten Leistung

Änderungsanordnung der TK/ Protokolle/ freigegebene Pläne etc.

Mehrkostenanzeige

Auswirkungen der Nachtragsleistungen auf die Vertragsbauzeit

Leistungsverzeichnis inkl. Preise und Kalkulation (mit Bezug zum Hauptangebot)

Nachweise (Nachunternehmer-/ Lieferantenangebote etc.)

Sonstiger nachtragsrelevanter Schriftverkehr

Die Nachtragsnummerierung ist 99.Nummer NT.Titel NT.PosNr.

Die Einreicher von Nachtragsangeboten haben darauf zu achten, ob und inwieweit mit dem Nachtragsangebot Minderungen des Umfangs der Hauptauftragsleitungen bewirkt werden. In der Endsumme des Nachtragsangebotes sind die

Minderkosten (für entfallene Leistungen gem. Hauptauftrag) als auch die

Mehrkosten (für zusätzliche bzw. geänderte Leistungen) getrennt auszuweisen. 6.2.2 Nachtragsprüfung durch die Objektüberwachung Die Objektüberwachung des Generalplaners prüft eingereichte Nachtragsangebote der Vergabeeinheiten unverzüglich gemäß der im Projekthandbuch festgelegten Grundsätze

- dem Grunde nach (Nachtragsberechtigung) - der Höhe nach (Kalkulationsniveau des Hauptauftrages, Angemessenheit der Preise)

und dokumentiert den Prüfvorgang und das Prüfergebnis nachvollziehbar in einem Prüfbericht einschl. einer Beauftragungsempfehlung über die Projektsteuerung an die TK. Im ersten Prüfschritt ist innerhalb von 5 Arbeitstagen festzustellen, ob das Nachtragsangebot vollständig und somit prüfbar ist und ob dem Grunde nach ein Vergütungsanspruch besteht. Ist dies nicht der Fall, erstellt die Objektüberwachung ein Zurückweisungsschreiben zum Versand für die TK, bzw. es werden Unterlagen nachgefordert; Kopie an die Projektsteuerung. Im zweiten Schritt erfolgt die Prüfung der Höhe nach innerhalb von 10 AT (bei Vollständigkeit der Unterlagen des AN) und die Fertigstellung der NT-Prüfung innerhalb von 15 AT.



Bei Änderungen des Bauentwurfs oder anderer Anordnungen des Auftraggebers (VOB B § 1 Nr. 3) ist zu prüfen, ob und inwieweit mit der Nachtragsbeauftragung Minderungen des Umfangs der Hauptauftragsleitungen bewirkt werden. Im Prüfergebnis durch die Objektüberwachung sind

Minderkosten (für entfallene Leistungen gem. Hauptauftrag) als auch die

Mehrkosten (für zusätzliche bzw. geänderte Leistungen) getrennt auszuweisen. Das Prüfergebnis ist vom Prüfer auf dem Formblatt zur Nachtragsprüfung sowie dem korrigierten Angebot mit Stempel, Unterschrift, Name in Druckbuchstaben sowie Prüfdatum zu bestätigen. Sämtliche Prüfvermerke, Korrekturen und dergleichen sind nur in dokumentenechter Form vorzunehmen. Alle etwaigen in das Auftragsschreiben aufzunehmenden Vertragsbestandteile sind von der Objektüberwachung im Prüfexemplar dezidiert aufzuführen. Ggf. notwendige Nachtragsverhandlungen sind durch die Objektüberwachung inhaltlich und organisatorisch vorzubereiten und zu protokollieren. Verhandlungsergebnisse sind als Ergänzung im Prüfbericht zu dokumentieren. Die abschließenden Ergebnis- und Beauftragungsunterlagen sind sodann über die Projektsteuerung an die TK zu übergeben. Im Ergebnis der Nachtragsprüfung erhält der Einreicher mit dem Beauftragungsschreiben ein Prüfexemplar, ggf. mit den eingetragenen Korrekturen, das als Abrechnungsgrundlage für die Nachtragsleistung dient. Tools: Nachtragsprüfbericht Bauverträge – Anlage 6.2_01 6.2.3 Projektsteuerung Durch die Projektsteuerung werden sowohl die eingereichten Nachtragsangebote als auch die Prüfergebnisse der Objektüberwachung registriert. Sie prüft die von der Objektüberwachung übergebenen Prüfberichte auf Plausibilität (vertragsgemäße Prüfung und sachgerechte, nachvollziehbare Dokumentation des Prüfprozesses und des Prüfergebnisses). Nach Prüfung hinsichtlich der Budgetdeckung leitet die Projektsteuerung den kompletten Vorgang an die TK zur Beauftragung, bzw. Ablehnung des Angebotes weiter. Bei Honoraraufträgen obliegt die Prüfverantwortung der Projektsteuerung in analoger Verfahrensweise.

7 Genehmigungen

7.1 Verteilung von Baugenehmigungen Die TK vervielfältigt eingegangene Baugenehmigungen umgehend nach deren Eingang und verteilt diese wie folgt weiter:

an den Generalplaner/ Entwurfsverfasser: 1 x Papierkopie und 1 x digital

an die Unternehmer: jeweils 1 x digital

an die Projektsteuerung: 1 x digital

7.2 Erfüllung Auflagen aus Baugenehmigungen Die in den Baugenehmigungen enthaltenen Auflagen werden vom Generalplaner in einer Liste erfasst und jeweils

den für die Erfüllung der einzelnen Auflagen verantwortlichen Projektbeteiligten (in Abstimmung mit der Projektsteuerung der TK) mitgeteilt

die Erfüllung der einzelnen Auflagen terminiert und deren Erfüllung kontrolliert



Auswirkungen auf Kosten, Bauabläufe, Termine und ggf. zusätzlich erforderliche Leistungen ermittelt

Für die baurechtliche Abnahme nach Fertigstellung aller Leistungen wird unter aktiver Mitwirkung der beauftragten Vergabeeinheiten durch den Generalplaner in Zusammenarbeit mit den Fachplanern eine Übersicht aller TGA- Anlagengruppen mit Angaben zu denjenigen Anlagen und Systemen erstellt, bei denen zur Erlangung der Nutzungsfreigabe Prüfungen durch Prüfsachverständige/Zertifizierer durchzuführen sind.

8 Planung

8.1 Planprüfung Planung LP 1 – 5 Der Generalplaner verantwortet die technische und genehmigungsrechtliche Übereinstimmung der Ausführungsplanung mit der Entwurfsplanung und der Baugenehmigung. Auf Vorschlag des Generalplaners und Abstimmung mit der Projektsteuerung gibt die TK die Ausführungsplanung zur Ausführung frei.

8.2 Planprüfung der W+M-Planung Die beauftragten Ausführungsunternehmen (=Vergabeeinheiten) übergeben die von ihnen erstellten Werk- und Montageplanungen zur Prüfung und Freigabe an den

Generalplaner (Weiterleitung an Fachplaner und Objektüberwachung) sowie an

Projektsteuerung/ TK. (digital)

Durch den Generalplaner und die Fachplaner erfolgt eine kontrollierende Begleitung der Werk- und Montageplanung. Durch den Generalplaner wird die W+M-Planung auf die Einhaltung/ Beachtung der örtlichen Gegebenheiten, der Vorgaben für die Bauausführung und die Ausführungsschnittstellen mit anderen Vergabeeinheiten sowie auf Einhaltung der vertraglichen Vorgaben kontrolliert. Die Ergebnisse werden in einem Prüfbericht dokumentiert. Analog wird durch den Generalplaner/ die Fachplaner eine Prüfung auf Übereinstimmung mit der freigegebenen Ausführungsplanung und auf Einhaltung der Festlegungen in der Baugenehmigung durchgeführt. Sofern es Abweichungen zur Ausführungsplanung gibt, sind diese auszuweisen und der TK sowie der Projektsteuerung mit ggf. notwendigen Entscheidungsvorschlägen vorlegen. Als Regelfrist für die Prüfung der W+M-Planung sowie die Erstellung des Prüfberichtes sind 2-3 Wochen vorgesehen. Die Projektsteuerung führt eine stichpunktartige Prüfung auf Plausibilität durch.

Nach erfolgreicher Prüfung übergibt der Generalplaner die Unterlage mit dem Vermerk „Zur

Ausführung freigegeben“, inklusive Stempel und Unterschrift, an die Vergabeeinheiten und

zur Information an die TK in digitaler Form. Im Baubüro erfolgt wird ein Ordner mit

Papierexemplaren vorgehalten.



9 Ausführung

9.1 Allgemeines Die Objektüberwachung des Generalplaners und die Vergabeeinheiten sind verpflichtet, die organisatorischen, technischen und personellen Voraussetzungen für die fach- und termingerechte Ausführung der Bauarbeiten zu schaffen und über die gesamte Laufzeit der beauftragen Projektstufen vorzuhalten. Die Durchführung dieser vorbereitenden Maßnahmen und deren Ergebnisse sind gegenüber der TK und der Projektsteuerung nachzuweisen. Der Generalplaner wird in seinen Objektüberwachungsprozessen auftretende Bedenken, Mängel zeitnah klären und beseitigen. Er organisiert eine kontinuierliche Kontrolle der Realisierung der freigegebenen Planung in fach- und vertragsgerechter Qualität und Quantität sowie gemäß dem bestätigten Termin- und Bauablauf. Er dokumentiert den Stand und die Bearbeitungs-/ Klärungsergebnisse zu Behinderungen, Bedenken und Mängeln fortlaufend und berichtet regelmäßig an die Projektsteuerung und an die TK.

9.2 Baustellenordnung Die Baustellenordnung und sonstige allgemeingültige Regelungen für den Zugang zur und Arbeiten auf der Baustelle/ auf dem Areal der TK werden durch die TK als Anlage zu den Leistungsverträgen gesondert herausgegeben. Unabhängig davon gelten die allgemeinen gesetzlichen Regeln und sonstigen Ordnungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz uneingeschränkt. Lärmintensive Arbeiten sind von 09:00 – 16:00 Uhr zu unterbinden.

9.3 Berichterstattung 9.3.1 Bautagesberichte (Vergabeeinheiten) Die Vergabeeinheiten haben arbeitstäglich Bautagesberichte zu erstellen. Das Original mit einem Durchschlag ist der Objektüberwachung am wöchentlich zu übergeben. Die Berichte müssen alle Angaben über Ausführung, Abrechnung und sonstige Vorkommnisse von Bedeutung enthalten. Die Form der Bautagesberichte ist in Abstimmung mit der Objektüberwachung zu Beginn der Arbeiten festzulegen. Die Kosten für die Formulare sind von der Vergabeeinheit zu tragen. Einzutragen sind:

Zahl und Qualifikation der auf der Baustelle anwesenden Arbeitskräfte;

Beginn und Ende der regelmäßigen Arbeitszeit;

Zahl und Art der eingesetzten Großgeräte;

Zu- und Abgang von Hauptbaustoffen und Großgeräten;

Art und Umfang sowie Ort der geleisteten Arbeiten mit den wesentlichen Angaben über den Baufortschritt, insbesondere Beginn und Ende von Leistungen größeren Umfanges,

Abnahmen nach VOB/B § 12/2 sowie Zustandsfeststellungen nach VOB/ § 4 und und Leistungsfeststellungen

Grund und Dauer von Unterbrechungen und Verzögerungen, mit Angabe der betroffenen Bereiche

Arbeitseinstellungen mit Angabe von Gründen,

Stundenlohnarbeiten,

Unfallmeldungen,

sonstige wichtige Ereignisse



durchgeführte Prüfungen von Baustoffen, Boden, Grundwasser usw.

Bautagesberichte sind generell: o Keine Regiezettel, keine Anerkenntnis von Stundenlohnarbeiten. o Keine Behinderungen oder Bedenken, diese sind gesondert zu formulieren. o Keine Nachträge oder Mehrkostenanmeldungen, diese sind gesondert zu

formulieren. Die Tagesberichte sind vom Bauleiter der Vergabeeinheit oder seinem Vertreter zu unterzeichnen. Die Vergabeeinheit übergibt den Bautagesbericht im Original in Papierform ggf. mit Kopie der Bautagesberichte seiner Nachunternehmer (NU) an die Objektüberwachung. Einen von der Objektüberwachung gegengezeichneten Durchschlag erhält die Vergabeeinheit, während das Original bei der Objektüberwachung zur Ablage verbleibt.

9.3.2 Bautagebücher Die Objektüberwachung des Generalplaners ist für die Führung der Bautagebücher über die von ihm zu überwachende Leistung verantwortlich. Die Bautagebücher müssen alle relevanten Ereignisse des Bauablaufs lückenlos festhalten. Falls erforderlich kann die Objektüberwachung das Gegenzeichnen der Eintragungen durch den Bauleiter der ausführenden Firmen verlangen. Folgende Punkte sind im Bautagebuch einzutragen:

Verfasser, Tagesdatum, Nummerierung

täglich die höchsten und niedrigsten Tagestemperaturen, die Witterung und ggf. die Niederschlagsmengen

die am jeweiligen Tag auf der Baustelle beschäftigten AN’s, die Art der Leistung und die Nummer des dazugehörigen Bautagesberichtes

besondere Vorkommnisse, wie Unfälle, Wassereinbrüche usw., jedoch auch Verkehrsfreigaben, Bauübergaben und Abnahmen sowie ein eventueller Wechsel des verantwortlichen Objektüberwachers und eventuelle Arbeitseinstellungen mit Angabe der maßgeblichen Gründe.

Generell gilt, dass Bautagebücher sind: o Keine Regiezettel, keine Anerkenntnis von Stundenlohnarbeiten. o Keine Behinderungen oder Bedenken, diese sind gesondert zu formulieren. o Keine Nachträge oder Mehrkostenanmeldungen, diese sind gesondert zu

formulieren.

9.3.3 Monatsberichte Die Objektüberwachung liefert in digitalen Monatsberichten in kurzer und übersichtlicher Form Angaben zum aktuellen Projektstand, zum Projektfortschritt und eine zeitnahe Vorausschau für die TK und die Projektsteuerung. Berichtsschwerpunkte sind:

1. Bautenstand (Terminkontrolle) und eingesetzte Kapazitäten 2. Schnittstellen/ Schnittstellenkonflikte 3. Termincontrolling 4. Übersichtslisten zu Nachträgen, Rechnungen, Anordnungen,

Mehrkostenanmeldungen 5. Behinderungen und Bedenken 6. Kosten/Nachträge/Mehrkostenanzeigen 7. Risiken 8. Bautagebücher (Kopie)



9.4 Bedenkenanmeldung Für die Anmeldung von Bedenken durch eine Vergabeeinheit gelten die Regelungen nach VOB B § 4, Abs. 1. Die Bedenkenanzeige ist gemäß §4 Nr. 3 VOB/B unverzüglich und vor Beginn der betreffenden Arbeiten schriftlich der TK anzuzeigen. Die hier enthaltenden Angaben müssen hinsichtlich der Prüfung auf Berechtigung und einer eventuellen Änderung vollständig und verständlich beschrieben sein. Die Meldung hat nur mit der Unterzeichnung eines Zeichnungsberechtigten Gültigkeit. Eingereichte Bedenkenanzeigen werden durch die Objektüberwachung kurzfristig geprüft und deren Beantwortung (= Entscheidungsvorschlag) über die Projektsteuerung der TK vorgelegt. Nach Prüfung durch die Projektsteuerung und die TK wird das Antwortschreiben an die Vergabeeinheit durch den Bauherrn versandt. Tool: Bedenkenanmeldung Bau - Anlage 9.4_01

9.5 Behinderungsanzeigen Behinderungsanzeigen von Vergabeeinheiten, die gemäß den Regelungen in der VOB B, § 1 eingereicht werden, werden von der Objektüberwachung dem Grunde nach und nach formalen Aspekten geprüft. Entscheidungen zur Abstellung der behindernden Umstände werden entweder unmittelbar in eigener Zuständigkeit der Objektüberwachung, oder unter Einbeziehung weiterer notwendiger Partner getroffen und über die TK schriftlich der Vergabeeinheit mitgeteilt, Tool: Formblatt Behinderungsanzeige - Anlage 9.5_01 .

9.6 Mehrkostenanzeigen Im Unterschied zur geänderten Leistung nach VOB B, § 2 Nr. 5, muss die Vergabeeinheit im Falle von zusätzlich geforderten Leistungen nach § 2 Nr. 6 ihren Mehrvergütungsanspruch der TK vor Ausführungsbeginn schriftlich ankündigen. Nach deren Prüfung durch die Objektüberwachung (ggf. unter Einbeziehung des Generalplaners und der Projektsteuerung) und der Feststellung, dass grundsätzlich ein Vergütungsanspruch besteht wird von der Objektüberwachung eine entsprechende „Anordnung von Leistungen“ für die TK vorbereitet. Sofern kein Vergütungsanspruch festgestellt, übergibt die Objektüberwachung der TK ein dementsprechendes Rückweisungsschreiben zur Ausreichung. Tool: Formblatt Mehrkostenanzeige - Anlage 9.6_01

9.7 Mängel vor Abnahme Ausführungsmängel vor Abnahme werden durch die Objektüberwachung, per Mängelrüge auf Grundlage der VOB B, § 4 Nr. 7 dem verursachenden Unternehmer mit der terminierten Aufforderung zur Mängelbeseitigung angezeigt. Die Mängelbeseitigung wird durch die Objektüberwachung unter ständiger Kontrolle gehalten.

9.8 Leistungsfeststellungen / Abnahmen Die grundsätzlichen Abnahmeregelungen sind in den Verträgen enthalten. Wesentliche Voraussetzung für die Abnahme ist die vorliegende freigegebene Dokumentation der Vergabeeinheit entsprechend den Vorgaben des Projekthandbuchteils 11. Vorlaufend zur Abnahme werden im Ergebniswerden regelmäßiger Begehungen Zustandsfeststellungen der ausgeführten Teilleistungen durchgeführt werden, mit denen der Vergabeeinheit durch die Objektüberwachung und die TK eine ordnungsgemäße Ausführung



bestätigt wird (). Dies stellt jedoch keinerlei Abnahme im vertragsrechtlichen Sinne dar. Zustandsfeststellungen haben stattzufinden, wenn diese Leistung durch weitere Ausführung der Prüfung und Feststellung im Rahmen der Abnahme entzogen wird. Teilabnahmen werden ausgeschlossen Tool: Niederschrift Zustandsfeststellung - Anlage 9.8_01 Von der Objektüberwachung erhalten die Vergabeeinheiten einen Abnahmeterminplan mit Terminen für Vorbegehung, Funktionsprobe, Schulung, Übergabe der Dokumentation, Einweisungen usw. und übergibt dieses zeitgerecht der TK zur Freigabe. Nach schriftlicher Bestätigung der Abnahmefähigkeit durch die Objektüberwachung wird eine Abnahme eingeleitet, die Einladung erfolgt durch die Objektüberwachung. Teilnehmer sind neben der TK, der Nutzer, die Projektsteuerung, und ggf. die notwendigen Behördenvertreter. Die Abnahme wird entsprechend dem Formblatt in der durchgeführt. Im Ergebnis der gemeinsamen Verhandlung/ Begehung werden etwaige Vorbehalte wegen bekannter Mängel und wegen Vertragstrafen aufgenommen, ebenso etwaige Einwendungen der Vergabeeinheit. Tool: Abnahmeprotokoll - Anlage 9.8_02 Die Objektüberwachung verwaltet und dokumentiert ein Gewährleistungsverzeichnis, um die laufenden Gewährleistungsfristen zu verfolgen.

10 Inbetriebnahme

10.1 Inbetriebnahmeprozess Die Inbetriebnahme der Anlagen und Systeme wird in 6 Prozesschritten organisiert: 1. „Installation und Inbetriebsetzung“ Prüfung/ Test der Einzelfunktionen 2. „Funktions- und Integrationstests“ Prüfung/ Test der Einzelsysteme je Vergabe-

einheit, Übergabe der Dokumentation, die Schulungen für Nutzer und Betreiber

3. „Verbundtests“/Lasttest Prüfung/ Test aller Systemfunktionen/ Systeme 4. 4. „Objektübernahme“ VOB-Abnahmen sowie die baurechtliche Abnahme/Verantwortungsübergang an die TK/ Technische Freigabe und die Übergabe an den Nutzer. 5. „Schulungen und Probebetrieb“ Objekteinweisungen, Restschulungen/ Erpro-

bung der nutzerinternen Betriebsabläufe/ Freigabe für den Gesamtbetrieb

6. Inbetriebnahme Inbetriebnahme und Nutzung der Gesamtanlage



Die vorgenannten Prozesschritte können im Projektablauf bei Bedarf komprimiert werden. Die Vorgabe der einzuweisenden TK Mitarbeiter und die Organisation der Teilnahme obliegt der TK.

10.2 Verantwortlichkeiten und Vorgaben Bereits in den Planungsprozessen wird durch den Generalplaner ein Grundkonzept zur Inbetriebnahme/Lasttest erarbeitet und nach Abstimmung mit Bauherr sowie Projektsteuerung verbindliche Handlungsgrundlage für alle Projektbeteiligten. Die weitere Detaillierung der Aktivitäten und Arbeitsschritte zur planmäßigen Organisation der Inbetriebnahmeprozesse werden in einem Nachtrag zum vorliegenden Projekthandbuch geregelt.

Grundsätzlich sind im Gesamtprozess die nachstehend aufgeführten Komplexe und Zuständigkeiten relevant.



11 Dokumentation

11.1 Grundsätzliches Die von den Vergabeeinheiten zu erstellende Dokumentation für ihren Leistungsumfang ist Bestandteil einer erfolgreichen Abnahme der Leistungen. Die Dokumentation wird spätestens 4 Wochen nach Abnahme übergeben. Im Rahmen der Vergabeverhandlungen wird hierfür ein Einbehalt festgelegt. Alle Planunterlagen, Nachweise, Listen und sonstige für die Planung und Bauausführung relevante Unterlagen sind vollständig und entsprechend der Vorgaben geordnet der TK zu übergeben. Die Dokumentation ist wesentliche Grundlage für die Inbetriebnahme und Nutzung des TK-Datacenters. Sie ist rechtzeitig für die zur Inbetriebnahme notwendigen Funktionstests zu übergeben. Spätestens 4 Wochen vor Abnahme ist ein Vorab-Exemplar zu übergeben. Die Dokumentation ist 2-fach in Papierform und digital zu übergeben.

11.2 Anforderungen und Inhalt Umfang, Inhalt und Gliederung der zu übergebenden Dokumentationsunterlagen werden mit den Vergabeeinheiten abgestimmt. Grundsätzlich gelten jedoch die nachgenannten Lieferungen gemäß HOAI und VOB Teil C als Mindestanforderung. Die Planungsunterlagen müssen in digitaler und in Papier-Form erstellt werden. Weiterhin ist ein Planverzeichnis zu erstellen. Die CAD Vorgaben der TK sind einzuhalten. Die Vergabeeinheiten haben der TK sämtliche laut VOB Teil C „Mitzuliefernde(n) Unterlagen“ zu übergeben. Bestands- und Revisionspläne sind grundsätzlich sowohl in Papier-Form als auch digital zu übergeben. Beide Ausführungen sind inhaltlich identisch und im Umfang der Montageplanung und dem letzten Stand der Ausführung entsprechend erstellt.



Die vollständigen Revisionsunterlagen sind spätestens vor Abnahme der Baumaßnahme zu übergeben. Im Rahmen der Bestandsdokumentation ist eine Katalogisierung der Leistungen zur Wartung und Instandhaltung technischer Objekte gefordert.

11.3 Verantwortlichkeiten im Dokumentationsprozess Die von den Vergabeeinheiten über den Generalplaner zu liefernden Dokumen-tationsunterlagen werden von diesem zu einer Gesamtdokumentation integriert und ergänzt Vor der Übergabe an die TK wird von der Projektsteuerung eine Beurteilung der Gesamtdokumentation vorgenommen. Die einzelnen Aufgaben der Verantwortlichen im Dokumentationsprozess sind wie folgt festgelegt: Ausführende Firma/ Vergabeeinheit

- Gewerkespezifische Erstellung der Dokumentationen dem letzten Stand der freigegebenen Ausführungsplanung/ dem gebauten Ist

- Termingerechte Übergabe der Dokumentationen an die Objektüberwachung zur Prüfung

- Übergabe der abgestimmten/ geprüften Dokumentation an die Projektsteuerung und die TK

- Umsetzung und Nachweis der Auflagenerfüllungen - Umsetzung und Nachweis der Auflagenerfüllungen

Projektsteuerung

- termingerechte Prüfung (Inhalt / Struktur/ Format) der Gesamtdoku-mentationen

- Erstellung eines Protokolls über die gelieferte Dokumentation mit ggf. Mängelauflistung einschl. Information der Projektleitung

- Kontrolle der Auflagenerfüllung aus Baugenehmigungen Anlagenverzeichnis 1.5_01 Projektbeteiligtenliste 2.3_01 Protokollvorlage 2.3_02 Teilnehmerliste 3.1_01 Kostenbericht 3.1_02 Muster Statusbericht GP 4.3_01 Zahlungsanweisungsblatt 4.3_02 Ergänzungen und Erläuterungen zur Rechnungsprüfung 4.3_03 Rechnungsliste 5.3_01 Erfassung Terminkontrolle 5.3_02 Terminkontrollbericht 6.2_01 Prüfbericht Nachtragsangebot Bau 9.4_01 Bedenkenanmeldung Bau 9.5_01 Behinderungsanzeige Bau 9.6_01 Mehrkostenanzeige 9.8_01 Niederschrift Zustandsfeststellung 9.8_02 Abnahmeprotokoll

P R O J E K T H A N D B U C H - vergabe.tk.de filePROJEKTHANDBUCH Projekt: TK-Datacenter Ort:...

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