Optimizacion de Invent a Rio de Repuestos

Asociación Colombiana de IngenierosCapítulo Cundinamarca

Optimización de inventarios de repuestos: más allá de los cálculos del punto óptimo

(hay que retar los paradigmas)

Optimización de Inventarios de Repuestos Daniel Ortiz Plata

Daniel Ortiz Plata


PARADIGMAS

“If we want to make relatively minor changesin our lives, we can perhaps appropriately focus on our attitudes and behaviors . But if we want


on our attitudes and behaviors . But if we want to make significant, quantum change , we need to work on our basic paradigms .”

Stephen R. Covey


VALOR BODEGAS

PARÁMETROS DEREPOSICIÓN

OPTIMIZACIÓNTRADICIONAL

BÁSICASISTEMA DE INFORMACIÓN


CONOCIMIENTO

SISTEMA DE GESTIÓN

POLITICAS

INTERACCIONES

PROCEDIMIENTOS

PARADIGMAS

?


¿Estamos gerenciando los Repuestos de la misma manera que los demás recursos, esto es vulgarmente :


manera que los demás recursos, esto es vulgarmente : “le paramos las mismas bolas”?


Repuestos, uno de los recursos claves para las inte rvenciones de mantenimiento

Costos Directos para Ejecución de

Mantenimiento

Personal Materiales Herramientas

Procesos de mantenimiento

Par

adas

de

Pla

nta

Pro

yect

os d

e m

ante

nim

ient

o


Propio

Contratado

Repuestos

Consumibles

Mayores

Menores Par

adas

de

Pla

nta

Rut

inar

io

Pro

yect

os d

e m

ante

nim

ient

o

Mantenimiento Basado en Condición¿Se ha analizado el pronóstico de la demanda si tenemos nuestro mantenimiento basado en condición

o todavía con alto nivel de correctivos?


¿Reconocemos el contexto de nuestra empresa frente al manejo de los materiales, entre ellos los Repuestos ?


manejo de los materiales, entre ellos los Repuestos ?


Tipos de Empresa : Tipos de Materiales

Por cantidad de activos productivos

Por tipo de proceso productivo

• Intensiva

• Intermedia

• Baja

• Continuo

• Manufactura

• Servicio

• Materia Prima

• En proceso

• Terminado

• Insumos

• Repuestos

• Uso General

Directo del Producto

Asociado al proceso

Clasificaciones claves para la definición del inven tario


Tipos de Inventarios Tipos de Manejo de Inventariosy abastecimiento

• Otros

• Especulativo

• Perecederos

• En tránsito

• “No stock”

• Otros

• Estratégico

• Rotativo

• Seguridad

• Consumibles

• Otros

• Consignación

• Gestión del cliente

• Gestión del vendedor

• Otros

• Bodega propia

• Justo a tiempo “No stock”

• Centros de distribución


¿Nuestro paradigma para la gestión de inventarios e stá basado en el manejo que se tiene para las materiale s


basado en el manejo que se tiene para las materiale s denominados Materia Prima y Producto Terminado?


Comparación Inventarios de Repuestos con Inventarios de Manufactura

Aspecto Repuestos MP y PT Observación

Cantidad de ítems catalogados Muy alto Pocosla cantidad de repuestos es muy alta

comparados con MP y PT

Posibilidad de Proyección de demanda media altaHay muchos repuestos que no tienen

precisión en la demanda

Cantidad de códigos en demanda no

planeadaalta-media baja

Cantidad de proveedores alta bajaMúltiples proveedores por la


Cantidad de proveedores alta bajaMúltiples proveedores por la

multiplicidad de repuestos, no por ítem

Cantidad de clientesbaja

(interno)

alta

(externo)

El cliente interno es mantenimiento, el

cliente externo son los compradores

Variedad en la Especialidad de los

materialesalta baja

las tecnologías de una planta son muy

variadas

Cantidad de ítems (códigos) a

almacenarmuy alta baja

Tipo de embalaje y empaque para

almacenarmuy alta baja-media

Cada repuesto requiere un tipo de

embalaje y empaque

Cantidad a almacenar por ítem baja altaSe almacenan pocas cantidades de un

repuesto



Movimiento (rotación del inventario)

media-baja

altaLos repuestos rotan muy poco, las MP y PT deben rotar muchisimo más

Cambios por renovación de tecnología

baja alta-media

En la manufactura se cambia rápidamente de tecnología. Las plantas de proceso son lentas en cambio de equipos

Tiempos por obsolescencia en inventario

altos bajosHay repuestos que deben permanecer por muchos años.


inventario permanecer por muchos años.ERP's especializados en su manejo

bajo alto

Necesidad de especialización en la inspección al recibo

muy alta media-alta

Costo de preservación medio bajo

Control de bodegas "satélite" alto muy bajoLos técnicos acostumbran guardar repuestos hasta en su oficina

Procedencia de los materiales (por paises)

medio bajo

Cantidad de posibles proveedores interesados

altabaja-media



Costo y complejidad en la toma

del inventariomedia baja

Bajo un esquema de poca cercanía de

proveedores - alta necesidad de tener en

bodega

Costo y complejidad para

identificar la criticidad de los

materiales

media baja

No solo por la cantidad de repuestos sino

por la definición del impacto del repuesto y

del equipo en el proceso operativos

Posición del administrador de

inventarios en la organizaciónbaja media

Complejidad de la matriz de alta media-baja


Complejidad de la matriz de

aprovisionamientoalta media-baja

Interacción con proveedores para

actualizar el catálogoalta baja

Impacto de los proyectosalto-

muy altomedio-bajo

Los proyectos introducen muchos nuevos

repuestos e igualmente sobrantes.

Complejidad en la optimización

del inventarioalto medio

Requiere un buen sistema de información y

muy bien documentado,

Riesgos en el manejo de

excedentesalto medio

Los excedentes pueden ser un peligro por el

reciclaje inadecuado

Capital invertido en materiales bajo altoMP&PT puede ser hasta el 40% del capital,

Repuestos puede ser el 5%


CO

STO

Lo óptimo no es un punto

COSTO IMPACTOEN EL NEGOCIO PORABASTECIMIENTO

AREAAREAOBJETIVOOBJETIVO

Estas diferencias llevan a pensar que:


t

Inventarios muy bajosInventarios muy bajos ÓptimoÓptimo Inventarios muy altosInventarios muy altos

NIVEL DE INVENTARIONIVEL DE INVENTARIO

COSTO DE TENER

Costo de abastecer


Visión EVA

EVA = NOPAT – Costos de Capital(Economic Value Added) (Net Operating Profits After Taxes) WACC = Weighted Average Cost of Capital

(Ventas Costos)– (Capital invertido WAAC)x–

Efecto sobre las ventas al no poder operar las plantas por

Valor de los inventarios como parte del capital invertido por


¿Cuál es el impacto que tienen los inventarios de repuestos sobre cada uno de los elementos del indicador?

Capital invertido = Equipos + Inversiones + Obras en ejecución + Inventario Materia Prima + Inventario Materiales + Gastos pagados por anticipado + Cuentas por Pagar + Otros pasivos + Otros Activos

Costos = Costos de producción + Gastos operacionales + Otros gastos + Impuestos operativos + Otros Activos

poder operar las plantas por falta de repuestos

parte del capital invertido por los dueños de la Empresa.


ELEMENTOS CLAVES PARA UNA EFECTIVA OPTIMIZACIÓN DE INVENTARIOS, ALINEADOS CON:

• LAS POLÍTICAS DE LA EMPRESA• LOS SISTEMAS DE GESTIÓN


• LOS SISTEMAS DE GESTIÓN• EL GERENCIAMIENTO DE ACTIVOS• LOS MODELOS DE PROCESOS• LA ORGANIZACIÓN Y EL MODELO DE

LIDERAZGO


Aseguramiento

Liderazgo, GENTEOrganizaciónAsegurar: Calidad,

Oportunidad y Conocimiento

Aptitud, Actitud, Conocimiento

Plan de Competencias

Entrenamiento, Gestión del

Estructura administrativa

Importancia en la empresa y su visualización en los

organigramas

Definición de roles y responsabilidades.

Equipos de trabajo

Control de Gestión

Reuniones

Planes de trabajo

Reportes, Árbol de Indicadores

Gestión integral

Datos en Contexto


Datos

Tecnología

Procesos

Conocimiento Entrenamiento, Gestión del Conocimiento

Compromiso, plan de carrera

Políticas, Procedimientos, Instructivos

Declaración, Definición, Formalización, implementación

Blandas y Duras

Sistemas de información, redes y equipos, aseguramiento de la información

Códigos de empresa, códigos de proveedores, descripciones, parámetros, datos de transacciones, clasificadores internos, clasificadores externos

Documentos


1. Liderazgo, GENTE: aptitud, actitud, gestión del co nocimiento

Aptitud• Preparación académica formal• Aplicación del Conocimiento• Plan de competencias• Plan de entrenamiento basado

en competencias• Condición física

Actitud• Compromiso• Alineación proyecto de vida

con proyecto laboral• Aspectos sicológicos• Relaciones laborales• Compensación laboral


• Condición física • Compensación laboral

Gestión del conocimiento

• Manejo del conocimiento tácito:• Incentivos• Valoración y aprovechamiento

• Manejo del conocimiento explícito, • Lecciones aprendidas, • Redes de trabajo, • Páginas amarillas, • Gestión documental


Política dentro del marco de Gestión de Activos (As set Management)

• Definición : estrategia para optimizar el impacto total en costos, desempeño, y riesgo en el ciclo de vida de los activos del negocio, para asegurar el logro de sus metas y cumplir regulaciones externa e internas (ambientales, salud ocupacional, seguridad).

• Objetivo : Agrupar todas las herramientas / guías existentes (mas algunas nuevas) en un proceso de gestión integral coherente.

2. Procesos: Política, procedimientos, instructivos


nuevas) en un proceso de gestión integral coherente.

• Cubrimiento : Operación, Mantenimiento, Confiabilidad, Inspección de planta y equipos, Proyectos.

• Referenciación : Gestión de HSE, Gestión de Calidad, Gestión del Riesgo

• Sistema de Gestión : - Políticas y objetivos, - Organización, Responsabilidades, Recursos, - Procedimientos y normas, - Monitoreo de desempeño, - Auditorías, -Revisión gerencial, - Corrección y Mejoramiento

• Procesos comprometidos : Operación, Mantenimiento, Inventarios, Compras, Financiero, Proyectos, Contratación, Logística, Presupuesto.


Definición desde la Política para el uso del Modelo para Valoración del Riesgo

CONSECUENCIAS PROBABILIDAD

1A nivel Efecto

Primeros auxilios/ <$X

EconomíaPersonas Ambiental GoodWill 5Varias veces al año

4Probable próximos

año3

Probable próximos 10 años

2 Posible1 Improbable

Riesgo = Consecuencia X Probabilidad X Exposición


Efecto importante

1

2

3

4

5

Import. a nivel nacional

A nivel personal

A nivel interno

A nivel local

Import. a nivel internal.

Efecto leve

Efecto menor

Efecto localizado

Efecto masivo

Una sola víctima

auxilios/ MTC

Acc. con Tperdido

Incapacidadpermanente

Varias víctimas

$1000X-

10000X

<$X

$10X -

100X

$100X-

1000X

>10000X


COMPLEJIDAD MERCADO BAJO ALTO

Cuello de botella Críticos

MATRIZ DE GESTIÓN DEL SUMINISTRO

IM

ALTO

VALOR DE COMPRABAJO ALTO

Cuello de botella Críticos

IM

ALTO

MATRIZ DE POSICIÓN DE SUMINISTRO

Definición desde la Política para el relacionamiento con Abastecimiento


Rutinario Apalancamiento

MPACTO

O

BAJO

Rutinario Apalancamiento

MPACTO

BAJO

Por ejemplo: ¿Cómo cruzar la matriz de riesgos con estas matrices para la definición de las criticidades de los repuestos? O ¿Cómo definir los Acuerdos a

Nivel de Servicio en Abastecimiento y Mantenimiento?


PLANES DE MEJORAMIENTO

Definición desde la Política para el referenciamiento de los procesos de mantenimiento que requieren los materiales


PLANES DE INSPECCIÓN GENERAL DE PLANTA

CORRECTIVOS

PLANES PROACTIVOS (PROGRAMDOS O POR CONDICIÓN)


PLANEACIÓN DE LA

DEMANDAOPTIMIZACIÓN

Definición y estructuración de los procesos y procedimientos que manejan los repuestos


CATÁLOGACIÓN

REPOSICIÓN COMPRA ALMACENAM/TO

INV. FISICO

EXCEDENTES

¿DEBEMOS CONCENTRAR LOS ESFUERZOS SOLO EN EL CÁLCULO DE LOSPARÁMETROS DE REPOSICIÓN PARA LOS MÚLTIPLES MATERIALES?.

Hoy con la ayuda del sistema de información podríamos plantearlo y calcularlo sinque por ello aseguremos la optimización de los inventarios ni su buen manejo.


EOQ: MODELO LOTE ECONOMICO

Cantidad • C1 = Costo de tener

• C3 = Costo de comprar

• R = Consumo Anual

Nota: modelo aplicable en repuestos que cumplan con este modo de demanda. Nota: modelo aplicable en repuestos que cumplan con este modo de demanda. Nota: modelo aplicable en repuestos que cumplan con este modo de demanda. Nota: modelo aplicable en repuestos que cumplan con este modo de demanda.

Sin embargo, la mayoría de los repuestos (críticos) no se comportan así. Sin embargo, la mayoría de los repuestos (críticos) no se comportan así. Sin embargo, la mayoría de los repuestos (críticos) no se comportan así. Sin embargo, la mayoría de los repuestos (críticos) no se comportan así.

Ilustración 1 de los procesos: Reposición


Tiempo

• R = Consumo Anual

• LT = Tiempo de reposición

• K = Constante ( Nivel de servicio)

• MAD = Desviación media absoluta de la demanda

• ROP = Punto de reorden: K(MAD) + (FU x LT) / 30.42

• ROQ = Cantidad a pedir (Lote económico) = 2 R C3

C1

• SS = Stock de Seguridad

EOQ

SSLT

ROP

ROQ

SSLT


¿Cuando tener inventario?Se recomienda tener inventario si la siguiente desigualdad se cumple:

N*CTP < fR*LC*TCosto de Tener < Costo de no tener

N = factor de inventario asociado al precio del producto (alrededor de 0,25).

CTP = Costo total del producto

Ilustración 2 de los procesos: Planeación


¿Cuanto tener?:regla simple “de dedo gordo” si no se tiene histori a de consumos (equipos recién instalados, sin historia y sin referencias)

“ Raiz cuadrada de las instalaciones del material que haya sido definido para tener en stock.”

CTP = Costo total del productofR = Frecuencia de los requerimientos en un añoLC = Lucro cesante por día, debido a la no disponibilidad del repuestoT = tiempo en días que demoraría el repuesto desde que es requerido.

Si se tiene una buena información del consumo, es r ecomendable usar un algoritmo de acuerdo con el tipo de demanda.


•Metodología para la gestión de materiales que utiliza los principios de RCM

•Logra importantes ahorros aplicando el método a las partes críticas de baja rotación de

inventarios

•RCS determina el nivel de inventarios para repuestos

•No se basa en las recomendaciones del fabricante, ni en los juicios subjetivos del

Reliability Centered Spare (RCS)

Ilustración 3 de los procesos: Planeación


•No se basa en las recomendaciones del fabricante, ni en los juicios subjetivos del

nivel de servicio

•Se basa en los requerimientos actuales del equipo, la operación y el mantenimiento

que los inventarios soportan

LAS PREGUNTAS PARA EL PROCESO RCS

1. Cuáles son los requerimientos de mantenimiento p ara el equipo?

2. Qué pasa si no hay repuestos disponibles?

3. Los repuestos requeridos se pueden predecir?

4. Cuál es el inventario de repuestos que se necesi ta?


Actualización de: Punto de Reorden + Cantidad a reordenar + Estrategia de Abastecimiento

Ilustración 4 de los procesos: Optimización

OPTIMIZAR CONDICIONES PARA FUTURO ABASTECIMIENTO


Análisis grupal

Evaluación por el Equipo núcleo de confiabilidad aplicando RCM y RCS: Materiales de equipos críticos …

BASE /DATOS

Análisis unitario

Evaluación por el Administrador de Inventarios con el apoyo de la herramienta informática básica. Materiales únicos

BASE /DATOS

Análisis masivo

Evaluación por Equipo de Optimización con el apoyo de herramienta de Optimización: Materiales afines

BASE /DATOS


3. Tecnología

Sistemas de información: SAP, JD EDWARDS, MINCOM, P EOPLESOFT, ORACLE, DATASTREAM, … + de 200 ADICIONALES (ESTRATEG IA INFORMÁTICA)

Computadores: CAPACIDAD, TECNOLOGÍA, POLÍTICA DE AC TUALIZACIÓN

¿Cuál es el más adecuado para la empresa?, ¿Quién p articipa en la selección?¿Cómo está definida la estrategia informática en la empresa?


Computadores: CAPACIDAD, TECNOLOGÍA, POLÍTICA DE AC TUALIZACIÓN

Telecomunicaciones: TELÉFONO, RADIO, CELULAR, INTER NET …

¿Cuál es la actual instalación en la empresa?, ¿Es la adecuada?¿Cómo son sus costos?¿Cómo está definida la estrategia informática en la empresa?

¿Cuál es la actual instalación en la empresa?, ¿Es la adecuada?¿Cómo está definida la estrategia informática en la empresa?


4. Datos

• Identificador único•Código único

• Identificadores de referencia•Códigos del proveedor (número de parte)

• Descriptor único

• Análisis•Fechas•Datos de Modificaciones

• Utilización•Equipos•Planes

Por ejemplo: ¿cuáles son los mínimos para un catálogo óptimo


• Descriptor único•Texto único descriptivo•Unidad de medida

• Descriptores de referencia•Nombres coloquiales internos•Nombres de proveedores

• Clasificadores•Internos•Regionales•Nacionales•Internacionales

•Planes•Preferencias

• Manejos•Compra•Recibo•Almacén•Despacho

¿Cómo está definido su catálogo?¿Qué está utilizando de ese potencial?


5. ORganización: Estructura administrativa para la administración de inventarios y bodegas

¿Piramidal? ¿Jerárquicas?

¿Aplanada? ¿Funcional?

¿Matricial? ¿Procesos?


?PROCESO (ACTIVIDADES)

INSUMOS PRODUCTO

RECURSOS

CONDICIONES EXTERNAS

�


Pronóstico

LargoPlazo

ReunionesDe

Retroalimentación

ReporteEjecución /

ControlPlaneación/

Programación

Annual

Semestral

Pronóstico

LargoPlazo

ReunionesDe

Retroalimentación

ReporteEjecución /

ControlPlaneación/

Programación

Annual

Semestral

PlanesPronósticosProgramas

Elementos estándar para una organización

6. Aseguramiento : Elementos de una Estructura de control


Semanal

Diario

Plazo

Plan aMediano

Plazo

ProgramaCortoPlazo

EjecuciónReporte

ConIndicadores

ReunionesDe

Evaluación

De Evaluación

Retroalimentación

Annual

Semestral

Mensual

Semanal

Semanal

Diario

Plazo

Plan aMediano

Plazo

ProgramaCortoPlazo

EjecuciónReporte

ConIndicadores

ReunionesDe

Evaluación

De Evaluación

Retroalimentación

Annual

Semestral

Mensual

Semanal

Reuniones

Elementos culturales que impiden su efectividad

IndicadoresBenchmarking / Empresa / Proceso


Pirámide de indicadores (ejemplo)

EVAResultados

Objetivos y Metas del Negocio

¿Cuál es la pirámide en su empresa?

Empresa

Estratégico

Táctico

Operativo


Entradas Salidas

Nivel de servicio

Disponibilidad de Plantas

Excedentes

Rotación

Inventarios vs activos

Transacción

Programación

Activos

Planeación

Despliegue de objetivos


Indicadores globales del proceso

Widely used maintenance benchmarks Indicator

Low range High range Best practice

Asset value based

Maintenance cost/ERV* 2% 5% 2%

Stores investment/ERV 0.8% 1.2% 1%


Stores investment/ERV 0.8% 1.2% 1%

Spare parts inventory turns 0.5 1.4 Varies

Stores service level 80% 99% 95%-97%

*ERV = total plant estimated replacement value

• Benchmarking or performance measurment, Terry Wireman, Plant Engineeering, 2004/01, www.Terrywireman.com


Costo de no tener:

Oportunidades del negocio +

Costo y tiempo de

aprovisionar

Costo de tener:

Almacen/mto

INVENTARIOS ÓPTIMOS:Oportunidad, Cantidad, Costo

Construyendo un nivel de inventarios de repuestos ó ptimoResumen


del negocio + RRM

Asociación a Equipos (Lista de partes) :Materiales de Configuración, de Mantenimientos

Pronóstico de la DemandaGestión de activos y Confiabilidad Operacional :

Previsible, Inesperado, Proyectos

aprovisionarAbast/nto

Almacen/mto

Catalogo General de materiales y por Negocio:Aplicación de la política de Stock, No stock y carg o directo

Organización, Políticas, Procesos :Políticas, procedimientos e instructivos para manej o de Inventarios…

Interrelaciones, ANS, ECG


Costo de no tener:

Oportunidades del negocio +

Costo y tiempo de

aprovisionar

Costo de tener:

Almacen/mto

INVENTARIOS ÓPTIMOS:Oportunidad, Cantidad, Costo

Construyendo un nivel de inventarios de repuestos ó ptimo

¿Cuánto vale aplicarlo vs

Resumen


del negocio + RRM

Asociación a Equipos (Lista de partes) :Materiales de Configuración, de Mantenimientos

Pronóstico de la DemandaGestión de activos y Confiabilidad Operacional :

Previsible, Inesperado, Proyectos

aprovisionarAbast/nto

Almacen/mto

Catalogo General de materiales y por Negocio:Aplicación de la política de Stock, No stock y carg o directo

Organización, Políticas, Procesos :Políticas, procedimientos e instructivos para manej o de Inventarios…

Interrelaciones, ANS, ECG

¿Cuánto vale aplicarlo vs cuánto beneficio se

obtiene?


MUCHAS GRACIAS


Daniel Ortiz Plata

[email protected]


BIBLIOGRAFÍA• Diccionario de la Real Academia Española.

• Mejoramiento de los procesos de la empresa, H. J. Harrington, McGrawHill, 1993

• Model for an Asset Management Sistem, Shell Global Solution International.

• Strategic Asset Management Inc., www.samicorp.com

• Norma ISO 9001-2000

• Seven Habits of Higly Effectiv People, Stephen Covey

• Gerencia Moderna de Materiales, Fane Atkinson, 1995.

• RCS, Information Science Consultants Ltd, www.infoscience.co.uk

• MINCOM ELLIPSE, www.mincom.com


• Benchmarking or performance measurment, Terry Wireman, Plant Engineeering, 2004/01, www.Terrywireman.com

• Economic Value Added EVA, Stern Stewart & Co.

• Estudio de la gestión de la cadena de suministro en España. IESE Business School, Flaviano Moreira, ALG ([email protected])

• Guide for contracting, Procurement and Warehousing for asset management, Shell Global Solution

• Sistema Modular de Formación en Gestión de Compras y Aprovisionamiento Internacional, Centro de Comercio Internacional UNCTAD/OMC, Módulo 11, Gestión de Existencias y Almacenes, 2000.

• www.unspsc.org

• Análisis y Diseño de Sistemas de Información, James Senn.

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