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ASISTENCIA VIRTUAL

Optimiza tiempo y recursos

2 | Asistencia Virtual: optimizando tiempo y recursos

Irene Láiz

Irene Láiz es Asistente virtual Certificada por Bureaured, Social Media Manager y experta en Marketing Online.

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TABLA DE CONTENIDOS

En qué situación se encuentra…………………4

Asistencia Virtual………………………………..……8

Por qué contratar una Asistente Virtual.. 11

Beneficios para mi negocio………….…………14





CAPITULO 1

En qué situación se encuentra







Ponte en situación!!

Como propietario de un negocio, sabe que toda empresa requiere de una gran variedad de departamentos para funcionar y poder hacer que su negocio crezca y prospere. Temas tan dispares como ventas, marketing, servicio de atención al cliente, administración, contabilidad… son aspectos vitales para su negocio y requieren de una atención constante y de alguien que se encargue de este tipo de trabajo.

Incluso las pequeñas y medianas empresas invierten sus recursos para tener atendidas estas áreas y asegurarse de que el trabajo salga adelante. Si usted es un empresario, lo más probable es que el jefe del departamento responsable sea usted mismo. Pero seguro que ha experimentado, que a menudo no se disponen de todos los recursos necesarios, ni del tiempo suficiente para realizar todo el trabajo, por lo que es difícil que su negocio esté debidamente atendido.

La mayoría de empresarios, propietarios de pequeños negocios o de negocios online tienen su propio negocio porque tienen la pasión y la habilidad para ello. El trabajo de administración es algo que no suelen hacer de forma rápida y experta porque o no tienen las habilidades para ello o no tienen tiempo para dedicarle.

Esto provoca invertir tiempo en realizar una serie de trabajos que no son el foco principal de su actividad y perder ese tiempo tan valioso en vez de invertirlo en lo que usted realmente sabe hacer bien y que es lo que le genera ingresos.

En este momento, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Tiene montones de cartas o mails que enviar, correos que responder o remitir a sus clientes, posibles clientes u a otros?

• ¿Cada “x” tiempo se dedica a preparar y dar forma a una oferta o a enviar un boletín de noticias?

• ¿Pierde el control sobre sus reuniones, eventos o citas?

• ¿No tiene un sitio web pero intenta aprender para hacerla usted mismo? O ¿Tiene un sitio web y pasa muchas horas intentando actualizarla?







• ¿Trata de estar al día en sus tareas de marketing o en las redes sociales y acaba frustrado porque se le ha ido toda su jornada laboral?

¿Se siente identificado? Si es así, no se preocupe porque está en el sitio correcto. Lo único que tiene que hacer es poner de su parte y estar dispuesto a renunciar a un poco de control y conseguir ayuda. Y nadie mejor que una Asistente Virtual para prestarle toda la ayuda que su negocio necesita.







Cómo conseguir ayuda para mi negocio

Ahora que ya se ha dado cuenta que el día tiene sólo 24 horas y que no puede hacerlo todo usted sólo o que hay ciertas tareas que su personal no puede hacer y no quiere tener a nadie más en plantilla, es el momento de conocer la solución.

Como dueño de su negocio, el 80% de su tiempo debe estar enfocado exclusivamente a la planificación, formulación de estrategias, marketing y desarrollo de su negocio. Por no hablar del tiempo que ha de dedicarle a sus clientes si quiere dar un servicio profesional.

¿Sabía usted que, según una encuesta, los empresarios y propietarios de pequeños negocios que realizan ellos mismos todas las gestiones de su negocio pierden entre un 40 y un 60% de lo que podrían estar ingresando?

La solución es una Asistente Virtual. Con el apoyo de una Asistente Virtual obtendrá el mayor beneficio que puede conseguir cualquier negocio, “TIEMPO”

El tiempo es el mayor recurso que una Asistente Virtual puede ofrecerle ya que cuanto más tiempo disponga más y mejor podrá dedicarse a las áreas de su negocio que son las que le reportan ingresos.

El concertar entrevistas, mandar emails, hacer ofertas, tener presencia en Internet, actualizar su web o su blog…. no es lo que genera ingresos en su negocio. Sí, son tareas vitales para el funcionamiento de su negocio, pero no es necesario que sean realizadas por usted. Pueden ser encomendadas a una persona que tenga los conocimientos y la experiencia para realizarlo y, en muchos casos, de forma más eficiente que si lo hiciera usted mismo.







CAPITULO 2

Asistencia Virtual







Pero, qué es una Asistente Virtual

En los años 70 en Estados Unidos surgió la industria de los Servicios Secretariales, servicios que hoy en día difieren enormemente de los Servicios de Asistencia Virtual.

La Asistencia Virtual surge como una evolución de los Servicios Secretariales, motivada por una mayor especialización y una mayor calidad de trato y de relación con el cliente, además de un cambio en la metodología en la prestación de servicios.

La base en la que se mueve la Asistencia Virtual, a diferencia de los Servicios Secretariales, es que mientras éstos están enfocados a tareas específicas sin demasiado aporte, por parte de la persona que los realiza, la Asistencia Virtual se sustenta en la alianza estratégica con el cliente, es decir, desaparece la figura de asistente/jefe y aparece aliada/cliente, aportando la Asistente Virtual, toda su experiencia y conocimientos para asesorar al cliente sobre la mejor forma de optimizar e implementar su negocio.

Las Asistentes Virtuales son profesionales independientes que, desde sus oficinas, prestan sus servicios administrativos, creativos y técnicos a clientes de diferentes industrias.

Hasta hace unos años la Asistente Virtual sólo prestaba soporte administrativo pero, ahora las Asistentes Virtuales se han ido especializándose en distintas ramas y nos podemos encontrar con Asistentes Virtuales especializadas en Marketing Online, Redes Sociales, Eventos, Bienes Raíces…

Las Asistentes Virtuales se han formado expresamente para eso, para prestarles apoyo de manera virtual o remota. Como cualquier otro profesional cuentan con su Certificación, como garantía de excelencia profesional.







La Certificación es, desde mi punto de vista, un requisito esencial que se ha de exigir a cualquier Asistente Virtual con la que estemos pensando en trabajar. Al igual que cuando contratamos a un abogado para que nos represente y sabemos que es abogado porque está respaldado por su licenciatura o por el colegio de abogados, hemos de exigir la Certificación a la Asistencia Virtual.

En el mundo se han desarrollado estándares que las Asistentes Virtuales deben cumplir a los efectos de brindar un servicio basado en la excelencia y nivel de satisfacción del cliente. Por este motivo es esencial contratar a una Asistente Virtual Certificada, cuya garantía será la seriedad con la que realizará sus tareas a nivel humano y técnico. Los servicios de una Asistente Virtual Certificada son reconocidos a través de las referencias generadas por sus propios clientes y el flujo de trabajo continuo con los mismos.

Por desgracia, actualmente existen, como en otros muchos trabajos, personas que cometen la temeridad de ofrecer sus servicios de Asistencia Virtual sin tener la formación necesaria para ello. Se aprovechan de la buena voluntad de las personas que dan por hecho que cuando uno ofrece ciertos servicios será porque puede ofrecerlos. No se deje engañar, exiga la Certificación!!!







¿Por qué voy a contratar una Asistente Virtual por el trabajo que puedo hacer yo?

Quizá en este momento se esté haciendo esta misma pregunta “¿Por qué pagar a alguien por el trabajo que puedo hacer yo?. Parece que sería más fácil y más barato hacerlo yo mismo”.

Aquí la cuestión es la palabra “parece” porque en honor a la verdad, tratando de hacer todo usted sólo realmente cobra un alto precio en su negocio, mucho más de lo que piensa. El hecho de que usted puede hacer algo, no significa que lo deba hacer. Éstas son sólo algunas de las mejores razones para trabajar con una Asistente Virtual:

Más energía

Más tiempo

Mejor enfoque

Progreso más

rápido

Menos estrés

Más recursos

Más dinero







¿Se ha parado a pensar alguna vez la cantidad de energía que pierde cuando intenta realizar todo usted sólo? La energía es nuestro bien más valioso, nos permite tener las fuerzas suficientes para afrontar nuestro día pero, es un bien finito. Es como las pilas, al comienzo del día están rebosantes, a toda capacidad pero llega un momento que la energía se acaba y, conforme se va acabando, la máquina funciona de forma más lenta. Si comenzamos nuestro día a toda capacidad y empezamos a realizar tareas rutinarias, poco a poco nuestra energía se va acabando y las reservas que necesitamos para ser creativos, para idear estrategias, marketing… se van a realizar de forma más lenta o bien, cuando queramos ponernos manos a la obra nos daremos cuenta que ya no nos queda energía para afrontar estos aspectos de nuestro negocio que son vitales y son los que realmente nos generan beneficios.

Contando en su equipo con una Asistente Virtual Certificada podrá disponer de la energía necesaria para abordar esos aspectos tan importantes de su negocio e incluso dispondrá de más tiempo para dedicarle a sus clientes, tiempo que seguro no dispone en estos momentos o no del que usted sabe que necesitan.

Si intentamos controlar todo nosotros mismos lo único que vamos a conseguir es estar distraído pensando en todas las cosas que tenemos que hacer y nos va a impedir estar centrado en lo que estamos haciendo, en el “aquí y ahora”.

Además, las personas no podemos saber de todo e intentar hacer cosas que no dominamos nos lleva inevitablemente a no enfocarnos en lo que tenemos que hacer y a perder gran cantidad de tiempo porque esa tarea no la controlamos y necesitas más tiempo que alguien que la controla para poder realizarla.

Piense por un momento, cuánto tiempo le lleva realizar una tarea para la que usted no es experto y cuánto tiempo podría usted ahorrarse si la realizara por usted una persona que tiene la experiencia necesaria y que la realiza todos los días.







Por no hablar del estrés que genera intentar llevar todo su negocio usted sólo. Seguro que hay veces en las que se siente quemado!!! ¿No sería mejor contar con la ayuda de alguien que le hace la vida más fácil?

Recuerde que dos mentes piensan mejor que una y que lo que a una no se le ocurre, se le puede ocurrir a la otra. Una Asistente Virtual Certificada pone a disposición de su negocio toda la experiencia y el conocimiento, por lo que su negocio será más inteligente y será más competitivo.

Si usted tiene más tiempo, más energía y más concentración para poder dedicarse a sus clientes y al desarrollo de su negocio, conseguirá tener más clientes y ganará más dinero. Seguro!!





Qué beneficios obtengo al contratar una Asistente Virtual Certificada?

Con el advenimiento de las nuevas tecnologías y las nuevas formas de hacer negocios, nace la Industria de la Asistencia Virtual para asistirlo a lo largo de su camino en el momento en que usted la necesite. En este sentido, detallamos a continuación algunos de los beneficios que obtendrá al contratar una Asistente Virtual Certificada:

Asistencia Virtual

Servicio integral

Servicio a la medida

Asistente sin barreras

Ahorro costes

Altamente cualificadas







1. Servicio Integral

Una Asistente Virtual puede realizar múltiples y variadas tareas dentro del marco administrativo, marketing y diseño; como por ejemplo, procesamiento de textos, creación de documentos utilizando distintas herramientas, tareas contables y financieras (tanto personales como comerciales), creación y mantenimiento de bases de datos, organización de eventos y viajes, marketing, RR.PP., sitios web, campañas de email marketing…. La Asistente Virtual puede realizar todo tipo de tareas y así formar parte de su equipo de trabajo y contribuir al desarrollo de su empresa.

2. Servicio a la medida de sus necesidades

Ya sea que necesite realizar una carta, transcribir un documento o realizar el seguimiento de un proyecto a largo plazo, el diseño de una Web o incrementar base de datos de clientes, la Asistente Virtual puede ejecutar dichas tareas por única vez en base a la contratación de proyectos puntuales, a corto, mediano o largo plazo. Cualquiera sea su necesidad, la Asistente Virtual y usted generan una relación de mutuo beneficio.

3. Asistencia permanente y sin barreras geográficas

Una Asistente Virtual está siempre disponible, aún cuando su cliente se encuentre en su oficina, en su casa o de vacaciones. Ella utilizará las nuevas tecnologías para establecer un flujo de trabajo continuo y una comunicación permanente tanto en el área local como en el extranjero.

4. Contribuye a la economía de su negocio

Al contratar una Asistente Virtual usted ahorra el dinero que debería abonar en impuestos, seguros, cargas sociales, vacaciones, pagas extras y equipamiento de oficina. No tiene la necesidad de tener un empleado bajo relación de dependencia cuando una Asistente Virtual puede estar allí donde y por el tiempo que la necesite, trabajando para usted.






5. Personas altamente capacitadas en gestión de negocios

Las Asistentes Virtuales son profesionales independientes que cuentan con la experiencia adquirida en el mundo corporativo de grandes y medianas empresas. Ellas han adquirido las habilidades necesarias para adaptarse a las necesidades del profesional o empresario del mundo actual.







En qué puede ayudarle una Asistente Virtual Certificada?

Como decíamos anteriormente las Asistentes Virtuales Certificadas son profesionales altamente cualificadas y en constante formación y es por eso, que pueden prestarle soporte en diferentes áreas de su negocio.

En general las Asistentes Virtuales certificadas pueden ayudarle en sus tareas de administración, pero además, existen Asistentes Virtuales Certificadas, como en el caso de Assistantgroup, que se han formado en áreas como Social Media, Marketing Online… para ofrecer a sus clientes un abanico más extenso de servicios.

Asistencia Virtual

Servicios Administr

ativos

Marketing Online

Social Media

Posicionamiento

web

Diseño web

Identidad Corporativa

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Algunos ejemplos de lo que una Asistente Virtual Certificada puede hacer:

Servicios Administrativos

• Atención telefónica

• Gestión de agenda

• Organización viajes

• Realización de presupuestos

• Reclamación y recordatorio de pagos

• Recepción de CV y comprobación de referencias

• Reservas, compras tickets y entradas…

Servicios de Marketing Online

• Creación y gestión de webs y blogs

• Búsqueda de información

• Gestión de encuestas y eventos

• Marketing con artículos y publicación de artículos en su web/blog

• Envío de información por mail a sus clientes, proveedores y suscriptores

Social Media

• Diseño y gestión de su presencia en las principales redes sociales

Identidad corporativa

• Diseño de tarjetas, logos, flyers…

Como puede ver una Asistente Virtual Certificada especializada en áreas concretas puede ser la solución para su negocio, proporcionándole soporte en todos aquellos aspectos que su negocio necesita.


Conclusión

Hemos llegado al final de este ebook donde hemos querido presentar esta profesión a las personas que no la conocían y disipar dudas a todas las personas que pudieran tenerlas sobre la Asistencia Virtual.

Deseamos que le haya parecido interesante este ebook y que hayamos cumplido con sus expectativas. Nuestro objetivo no era otro que informar y ayudarles en su camino al éxito.

No lo dude, la Asistencia Virtual es la profesión del futuro y el apoyo fundamental para los empresarios y dueños de negocios, sean del tipo que sea. No se quede atrás!!!

Pero esto no es todo. Queremos ofrecerle un bono por haber tenido la deferencia de habernos leído. Como decíamos antes, sólo queremos ayudar y por eso, les ofrecemos la oportunidad de mantener una consultoría GRATUITA de 30 minutos con nosotros para poder aclarar cualquier duda que pueda tener o para plantearnos su situación y ayudarle a optimizar su tiempo y sus recursos.

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Esta obra “Como reducir gastos y optimizar recursos con una Asistente Virtual” ha sido registrada por Irene Láiz Reverte bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0 España License. Creado a partir de la obra en http://www.assistantgroup.com.

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