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NTP 484: Documentacin del sistema de prevencin de riesgoslaborales (I)

Documents du systme de prevention des risques du travail

Work risk prevention system. Documentation

Vigencia Actualizada por NTP Observaciones

Vlida Complementada por las NTP 485 y 591

ANLISIS

Criterios legales Criterios tcnicos

Derogados: Vigentes: S Desfasados: Operativos: S

Redactores:

Manuel Bestratn BellovIngeniero Industrial

Olga NadalLcda. en Ciencias Qumicas

CENTRO NACIONAL DE CONDICIONES DE TRABAJO

Esta Nota Tcnica de Prevencin ofrece de forma sintetizada el conjunto de documentos que deberan conformar el sistema de

prevencin de riesgos laborales de una organizacin, el cual, adems de cumplir lo legislado en la materia, ha de facilitar un

aceptable diseo e implantacin del mismo. La siguiente hace hincapi en el ndice de un posible Manual General de Prevencin , y

el proceso de control de los documentos.

Introduccin

Uno de los principios bsicos de todo sistema de calidad de una empresa u organizacin es que sea documentado. Ello permitedisponer de los procedimientos necesarios para establecer la manera correcta de realizar determinadas actividades o tareas, que sondel todo necesarias, y el control de su eficacia. Mediante los adecuados registros documentales podremos medir resultados yparmetros de las actividades realizadas para alcanzarlos. Ello es fundamental en todo proceso de mejora continua en el que todaorganizacin debiera estar inmersa en vistas a asegurar su adecuacin a las necesidades que la sociedad exige y por ello supervivencia.

Evidentemente la documentacin ha de ser la estrictamente necesaria y gestionada de la forma ms sencilla y prctica posible a fin deno caer en trmites burocrticos de dudosa eficacia por el tiempo que requieren o por su baja utilidad. Por ello nos parece oportuno darun toque de alerta para tratar de evitar la trampa de los papeles que pretenden justificar ms que estimular, sin desmerecer a lasestrictamente necesarias informaciones de control que es preciso disponer. Pero tambin es cierto que cuando los datos y las

informaciones facilitan el autocontrol de quienes deban actuar de una forma determinada pueden contribuir a estimular positivamente.

En esta Nota Tcnica se referencian los principales documentos del sistema preventivo, y en la siguiente se dedica un apartadoprecisamente a la generacin y control documental.

Conceptos y bases de trabajo para la documentacin del sistema preventivo

La Ley de Prevencin de Riesgos Laborales (LPRL) y el Reglamento de los Servicios de Prevencin (RSP), inspirados en principios decalidad en un sentido global, aportan una serie de conceptos clave para definir el modelo preventivo a desarrollar en la empresa uorganizacin y su documentacin.

Uno de ellos es el de la integracin de la actividad preventiva, en el conjunto de sus actividades y decisiones, tanto en los procesostcnicos, en la organizacin del trabajo y en las condiciones que este se preste, como en la lnea jerrquica de la empresa, incluidostodos los ni veles de la misma. La integracin de la prevencin en todos los niveles jerrquicos de la empresa implica la atribucin atodos ellos y la asuncin por stos de la obligacin de incluir la prevencin de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen yen todas las decisiones que adopten (Art. 1.1 R.S.P.) En esta lnea cabe afirmar que si bien debern existir determinados documentosespecficos para la actividad preventiva de riesgos laborales, en muchos otros, los aspectos preventivos debieran estar debidamenteintegrados.

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La necesidad de simplificacin del sistema documental lo avala. Ha sido frecuente encontrarnos por ejemplo con instrucciones detrabajo que describen secuencialmente las operaciones a realizar en un proceso y por otro lado en documento aparte las normas deseguridad a seguir en el mismo. Si bien es cierto que las precauciones deben ser destacadas, la mejor manera de integrarlas esincorporarlas tambin en las propias instrucciones y no separarlas.

El Art. 2.1 del R.S.P. referente a la accin de la empresa en materia de prevencin de riesgos dice que El establecimiento de unaaccin de prevencin de riesgos integrada en la empresa supone la implantacin de un plan de prevencin de riesgos que incluya laestructura organizativa, la definicin de funciones, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para llevara cabo dicha accin.

Precisamente este conjunto de elementos es lo que conforma un sistema de prevencin de riesgos laborales como parte del sistemageneral de gestin de la organizacin ,que a su vez asegure que funciona por s mismo y con las suficientes garantas de control de sueficacia.

Al respecto el R.S.P. en su Art. 30 se refiere a la auditoria como instrumento de gestin que ha de incluir una evaluacin sistemtica,documentada y objetiva del sistema de prevencin de riesgos laborales Por tanto, la evidencia objetiva de la existencia de un sistemade prevencin es un requisito indispensable. Adems, habr que demostrar su existencia mediante el manual, los procedimientos,especificaciones, instrucciones, registros y todo un conjunto de documentos inherentes a su correcto funcionamiento.

Para empezar, tras una deteccin y evaluacin de necesidades, la empresa ha de definir su poltica en este campo. La Norma UNE 81-900/96 Ex da la siguiente definicin sobre poltica: Son las directrices y objetivos generales de una organizacin relativos a laprevencin de riesgos laborales tal y como se expresan formalmente por la direccin. Se han de determinar funciones yresponsabilidades. Adems todo ello ha de traducirse en hechos, para demostrar el compromiso visible de la direccin y de toda laestructura jerrquica, que es una cuestin clave para iniciar con buen pie todo plan de trabajo.

Tras la definicin de la poltica, habr que poner a punto una organizacin con los recursos humanos y materiales para poderdesarrollarla; realizar correctamente sus funciones y las correspondientes actividades preventivas.

La evaluacin de riesgos es, la actividad central a partir de la cual se establecer la planificacin preventiva para el control de losmismos. La planificacin preventiva debera englobar tambin las actividades para alcanzar los objetivos en vistas a la aplicacin de loselementos del sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales. En resumen, la planificacin preventiva integrara objetivos yplazos para la creacin e implantacin del sistema preventivo. Por otra parte el programa preventivo se centrara preferiblemente en losobjetivos anuales y las actividades para alcanzarlos.

La materializacin del plan preventivo se desarrollar obviamente sobre los tres pilares bsicos de la informacin, la formacin y laparticipacin de mandos y trabajadores.

La Auditora de las actividades contempladas en el plan y del funcionamiento de los diferentes elementos del sistema cerrar el ciclo

para su mejora continua. La fig. 1 representa tal proceso de mejora continua del sistema preventivo.

Fig. 1: Dinmica del sistema preventivo para su mejora continua

Veamos a continuacin como estructurar los diferentes tipos de documentos para integrar los diferentes elementos expuestos.

Caractersticas del sistema documentado de prevencin de riesgos laborales. tipos dedocumentos

De acuerdo a los criterios de un sistema documentado de calidad, los documentos tpicos que constituyen el sistema preventivo seestructuran en cuatro niveles: el Manual, los Procedimientos, las Instrucciones y los Registros.

El Manual General de Prevencin

Es el documento bsico que describe el sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales adoptado y establece la poltica y laorganizacin para desarrollarla.

Debera incluir al menos un esquema bsico de la planificacin y las actividades preventivas. Dado que este documento debera serentregado de forma personalizada a todos los trabajadores, es conveniente que recoja una sntesis de todo aquello que les pueda

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afectar y por tanto deban conocer, como mnimo, los objetivos y los elementos bsicos de las diferentes actuaciones, respondiendo alporqu de su realizacin, y a su alcance.

En tal sentido sera correcto que el Manuel General de Prevencin incluyera las normas generales de prevencin de riegos laboralesde la empresa, ya que afectan a todos o a colectivos significativos de trabajadores. No sera suficiente, por el contrario, que el Manualde Prevencin, fuera tan slo un compendio de normas de seguridad.

El Manual debiera tambin describir las interrelaciones de los elementos y actividades del sistema y proporcionar orientacin sobre ladocumentacin bsica a emplear. Debe ser firmado por el mximo responsable de la organizacin.

Los Procedimientos del sistema de gestin

Son las distintas actuaciones previstas en el sistema de gestin, con sus correspondientes procedimientos especficos, en los que hande indicarse fundamentalmente sus objetivos, los responsables de realizarlos y en qu circunstancias son exigibles y como han deaplicarse, con los registros a cumplimentar para evidenciar y controlar lo realizado.

Evidentemente los procedimientos completos han de ser entregados a los responsables de las unidades implicadas y estar adisposicin de quienes puedan verse afectados.

Es recomendable que los procedimientos estn ubicados en las diferentes unidades de la organizacin, en un lugar especfico prximoa los lugares de trabajo, para su fcil consulta.

Las Instrucciones de trabajo y las normas de prevencin de riesgos laborales.

Desarrollan con detalle aquellos aspectos concretos de necesario cumplimiento en la realizacin de un trabajo o tarea. Las normaspodrn ser generales o especficas de un puesto de trabajo o tarea.

Hay que destacar lo comentado anteriormente respecto a la conveniencia de integracin de las normas de prevencin de riesgoslaborales en las instrucciones de trabajo, que debieran existir siempre en tareas crticas que por desviaciones a lo previsto puedangenerar daos a evitar. Aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta debieran ser destacados dentro del propio contexto delprocedimiento normalizado de trabajo, para que el operario sepa como actuar correctamente en las diferentes fases de la tarea yadems se aperciba claramente de las atenciones especiales que debe tener en momentos u operaciones claves para su seguridadpersonal, la de sus compaeros y la de las instalaciones.

La integracin de los procedimientos de trabajo y de las normas de prevencin de riesgos laborales puede ser flexible. Cabria introducirpaulatinamente las normas y recomendaciones de seguridad a medida que se van describiendo las diferentes etapas de la tarea arealizar o cabria tambin desarrollar un apartado especfico relativo a normas de seguridad de prevencin de riesgos dentro de lainstruccin de trabajo ya sea porque se trata de una cuestin general, por ejemplo, el uso de un determinado equipo de proteccin

personal, o bien por tratarse de una cuestin especfica de especial relevancia, por ejemplo, efectuar una serie de verificacionesprevias de la calidad del aire de un espacio confinado, antes de iniciar cualquier trabajo en su interior.

Obviamente los responsables de la reas de trabajo y de los procesos productivos son quienes deben cuidar de la elaboracin de lasinstrucciones de trabajo y de las normas especficas de seguridad, contando para su redaccin con la opinin y colaboracin de lostrabajadores.

Las instrucciones de trabajo y las normas deberan ser entregadas a todos aquellos que deben cumplirlas. Igual como se dijo con losprocedimientos del sistema de gestin tambin las instrucciones y normas debieran ser localizadas en lugares concretos de fcilacceso y consulta.

Los Registros

Son documentos o datos que recogen sobre todo los resultados de las actividades preventivas realizadas. Los formularios utilizados endeterminadas actividades preventivas, debidamente archivados, pueden constituir por si mismo un registro.

Es fundamental el disponer de sistemas de registro de datos e informaciones que de forma sencilla puedan tratarse y revertirperidicamente tanto a quienes los han generado como a los responsables de las unidades, a fin de facilitar el autocontrol y la toma dedecisiones. En el adecuado tratamiento de la informacin que genera el sistema preventivo radica parte del xito de la planificacinpreventiva y del propio sistema. Los registros para ser tiles han de constituir elementos bsicos de medicin.

Documentos bsicos en prevencin de riesgos laborales

La Ley de Prevencin de Riegos Laborales en su artculo 23.1 relativo a la documentacin mnima en materia preventiva que cualquierempresa u organizacin sea cual sea su actividad, debe elaborar, conservar y mantener a disposicin de la autoridad laboral estableceque estar compuesta por:

la evaluacin de riesgos; la planificacin de la actividad preventiva; las medidas y material de proteccin y prevencin a adoptar; losresultados de los controles peridicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores; y la relacin de accidentes detrabajo y enfermedades profesionales con incapacidad laboral superior a un da Aunque en tal artculo 23.1 no los cita expresamente,cabe destacar la presencia de otros documentos, cuya actividad es exigida legalmente, por ejemplo; la investigacin de accidentes, elplan de emergencia y la auditoria del sistema preventivo.

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En la Tabla 1 se indica una propuesta de interrelacin entre la documentacin genrica apuntada en el art. 23.1 de la L.P.R.L. sobredocumentacin y los documentos especficos bsicos que deberan conformar el sistema preventivo.

Tabla 1. Documentacin legalmente exigida y documentos especficos del sistema preventivo

Art. 23.1 L.P.R.L. SOBREDOCUMENTACIN

DOCUMENTOS ESPECFICOS BSICOS

EVALUACIN DE RIESGOS q EVALUACIN DE RIESGOS

PLANIFICACIN DE LA ACTIVIDADPREVENTIVA

q PLANIFICACIN PARA EL CONTROL DERIESGOS

q MANUAL DE PREVENCIN Y PROCEDIMIENTOSDE LAS ACTIVIDADES PREVENTIVAS,INCLUYENDO EL PLAN DE FORMACIN

q AUDITORA DEL SISTEMA

MEDIDAS Y MATERIAL DEPROTECCIN Y PREVENCIN AADOPTAR

RESULTADOS DE LOS CONTROLES

PERIDICOS DE LAS CONDICIONESDE TRABAJO Y DE LA ACTIVIDAD DELOS TRABAJADORES

q PROYECTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOSq MANUALES DE INSTRUCCIONESq INSTRUCCIONES DE TRABAJO Y NORMAS DE

SEGURIDADq PLAN DE EMERGENCIA

q EPISq REVISIONES DE INSTALACIONES, EQUIPOS Y

LUGARES DE TRABAJOq OBSERVACIONES DEL TRABAJOq ACTAS DE REUNIONES DE PREVENCIN

PRCTICA DE LOS CONTROLES DELESTADO DE SALUD DE LOSTRABAJADORES

q PRCTICA DE LOS CONTROLES DEL ESTADODE SALUD DE LOS TRABAJADORES

RELACIN DE ACCIDENTES DETRABAJO Y ENFERMEDAD

PROFESIONAL CON INCAPACIDADLABORAL SUPERIOR A UN DIA

q REGISTRO Y CONTROL DE LA SINIESTRALIDADq INVESTIGACIONES DE ACCIDENTES

ACAECIDOS

Bibliografa:

(1) Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales (BOE n 269 de 10 de Noviembre).

(2) R.D. 39/1997. Reglamento de los Servicios de Prevencin (BOE n 27 de 31 de enero).

(3) Serie de normas ISO 9000 sobre sistemas de calidad. ISO 10013 Manual de Calidad.

(4) Serie de normas UNE 81.900-Ex sobre sistemas de Prevencin de Riesgos Laborales.

INSHT