ntp 392.030-2_1997

NORMA TÉCNICA NTP 392.030-2PERUANA 1997

Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales - INDECOPICalle de la Prosa 138, San Borja (Lima 41) Apartado 145 Lima, Perú

MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones queoperan sistemas de producción de microformas. Parte 2:Medios de archivo electrónico

MICROFORMS. Requirements for Organizations that work with microforms production systems. Part 2:Electronics storage media

1997-12-231a Edición

R.068-97-INDECOPI/CRT.Publicada el 98-01-16 Precio basado en 21 páginas

22

I.C.S.: 37.080 ESTA NORMA ES RECOMENDABLEDescriptores: Micrografía, requisitos, archivo electrónico.

i

ÍNDICE

Página

PREFACIO ii

INTRODUCCIÓN iv

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 1

2. REFERENCIAS NORMATIVAS 2

3. DEFINICIONES 3

4. REQUISITOS 5

5. FORMATOS Y REGISTROS 10

6. DOCUMENTOS, ARCHIVOS ORIGINALES Y DUPLICADOS 11

7. REQUISITOS DEL SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO 13

8. REQUISITOS DEL SISTEMA DE INDIZACIÓN 16

9. REQUISITOS DEL MEDIO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO 16

10. SUPERVISIÓN 18

11. ANTECEDENTES 19

ANEXOS:

ANEXO A EJEMPLOS DE FORMATOS DEL SISTEMA 20

---oooOooo---

ii

PREFACIO

A. RESEÑA HISTÓRICA

A.1 La presente Norma Técnica Peruana fue elaborada por el Comité TécnicoEspecializado de Micrograbación, mediante el Sistema 2 ó Sistema Ordinario, durante el mes deSetiembre de 1997, utilizando como documento inicial la norma BS 6498:1984 Preparation ofmicrofilm and other microforms that may be required as evidence.

A.2 El Comité Técnico Especializado de Micrograbación presentó a la Comisión deReglamentos Técnicos y Comerciales -CRT-, con fecha 97-10-10, el PNTP 392.030-2:1997MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de producción demicroformas. Parte 2: Medios de archivo electrónico, siendo sometido a la etapa de DiscusiónPública el 14 de Noviembre de 1997. No habiéndose presentado ninguna observación, fueoficializado como Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:1997 MICROFORMAS.Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de producción de microformas.Parte 2: Medios de archivo electrónico, 1ª Edición, el 16 de Enero de 1998.

B. ENTIDADES QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN DE LAPRESENTE NORMA TÉCNICA PERUANA

SECRETARIO TÉCNICO Miguel Véliz Granados

ENTIDAD REPRESENTANTE

A&D ASOCIADOS S.A. Fernando Leguía Nugent

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Eleodoro Balboa Alejandro

ASOCIACIÓN AFP Gustavo López Niño de Guzmán

B. C. R. P. José Demichelli Vidal

BANCO DE CRÉDITO Roger G. Basauri Olaya

Ricardo Bedoya Revollar

Juan Carlos Verme Rocha

COM S.A. Gabriel Echegaray Oblitas

COLEGIO DE ABOGADOS DEL PERÚ Julio Nuñez Ponce

iii

José Ochoa Reyes

CHIP’S DATA S.A. William Sorogastua

Mario Torres Puglianini

GRAÑA Y MONTERO DATA Daniel Grobman

IBM DEL PERÚ S.A. Ezra Zaharia Milcas

IMATION PERÚ Mario Giuffra Monteverde

INASSA Elmer Pisfil Languasco

Cesar Marky Linares

INSTITUTO NACIONAL DEESTADÍSTICA E INFORMÁTICA

Carlos M. Rodríguez Cortijo

KODAK PERUANA LTDA Fernando Zanabria Sevilla

MEXIMP S.A. Ángel Miranda Felix

OFICINA REGISTRAL DE LIMA YCALLAO

Rood-win Bahamonde Melendrez

SANDOVAL S.A. CENTRAL FILE Liliana Tassara Cabada

SGS DEL PERÚ S.A. Edwing Herrera Loayza

Jorge Mendoza Sayán

SOUTHERN PERÚ LIMITED Gullermo Payet

SUNAT Yolanda Valer Bautista

Warren Ríos Guevara

SUPERINTENDENCIA DE AFP Ana Ravines Tobies

Carmen R. Ravello Avilés

TELEFÓNICA DEL PERÚ S.A. Max Quiros

iv

INTRODUCCIÓN

Los propósitos de esta Norma Técnica Peruana son los siguientes:

a) Establecer los requisitos que deben cumplir las Organizaciones que operan sistemas deproducción de microformas.

b) Brindar a las Organizaciones que operan sistemas de producción de microformas, unaguía para desarrollar sus propias políticas y procedimientos particulares de operación,para satisfacer sus requerimientos fundamentales.

Las normas técnicas establecen un determinado nivel de calidad de microformas y por tanto sucumplimiento garantiza la obtención de una calidad final uniforme. Las normas técnicasevolucionan a menor velocidad que las transformaciones tecnológicas, por lo tanto losresponsables de aplicar estas normas deben tener cuidado de utilizar las ediciones apropiadasacorde con la tecnología de elaboración del tipo de microforma que utilizan en sus procesos.

---oooOooo---

NORMA TÉCNICA NTP 392.030-2PERUANA 1 de 21

MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones queoperan sistemas de producción de microformas. Parte 2:Medios de archivo electrónico

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

La presente Norma Técnica Peruana establece los requisitos que deben cumplir lasOrganizaciones que operan sistemas de producción de imágenes en medios de archivoelectrónico.

La presente Norma se aplica en:

- La evaluación del sistema de producción de archivos mediante sistemas dearchivo electrónico, administrado por una Organización, que incluye los procesos,recursos, equipos, medios y demás elementos del sistema de archivo de imágenesen medios electrónicos, o los servicios proporcionados por empresasespecializadas.

- La evaluación de los requisitos de calidad que deben cumplir los medios físicosno regrabables de soporte y almacenamiento de documentos, información odatos tales como discos ópticos de los tipos WORM, CD-R, CD-ROM u otrosmedios físicos de igual o superiores características o propiedades actualmenteconocidos o por desarrollarse.

- La evaluación de los medios físicos de soporte que sirven de patrón a partir delos que se producen copias de las microformas con características similares aloriginal.

La presente Norma Técnica Peruana no se aplica para medios de almacenamiento demicroformas que intrínsecamente tengan la capacidad de poseer imágenes borrables, removibleso reemplazables debido a que no es posible confiar en el contenido de tales microformas comoregistros verdaderos y exactos.


2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Las siguientes normas contienen disposiciones que al ser citadas en este texto, constituyenrequisitos de esta Norma Técnica Peruana. Las ediciones indicadas estaban en vigencia en elmomento de esta publicación. Como toda norma esta sujeta a revisión. Se recomienda a aquellosque realicen acuerdos en base a ellas, que analicen la conveniencia de usar las ediciones recientesde las normas citadas seguidamente. El Organismo Peruano de Normalización posee lainformación de las Normas Técnicas Peruanas en vigencia en todo momento.

2.1 Normas Técnicas Peruanas

2.1.1 NTP-ISO 3334:1997 MICROGRAFÍA. Mira de Resolución ISO No 2.Descripción y uso.

2.1.2 NTP-ISO 6196-1:1997 MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte 1: Términosgenerales.

2.1.3 NTP-ISO 6196-2:1997 MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte 2: Posición delas imágenes y métodos de grabación.

2.1.4 NTP-ISO 6196-3:1997 MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte 3:Procesamiento de películas.

2.1.5 NTP-ISO 6196-4:1997 MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte 4: Materialesy envasados.

2.1.6 NTP-ISO 6196-5:1997 MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte 5: Calidad deimágenes, legibilidad, inspección.

2.1.7 NTP-ISO 10196:1997 MICROGRAFÍA. Recomendación para la creaciónde Documentos Originales.

2.2 Normas Internacionales


2.2.1 ISO 446:1991 MICROGRAPHICS. ISO character and ISO testchart N° 1. Description and use.

2.2.2 ISO 3272-1:1983 MICROFILMING OF TECHNICALDRAWINGS AND OTHER DRAWING OFFICEDOCUMENTS. Part 1: Operating procedures.

2.2.3 ISO 6428:1982 TECHNICAL DRAWINGS. Requirements formicrocopying.

2.2.4 ANSI/AIIM MS44-1988 Recommended Practice for Quality Control of ImageScanners.

2.2.5 ANSI/AIIM MS52:1991 Recommended Practice for the Requirements andCharacteristics of Documents Intended for OpticalScanning.

2.2.6 Guía ISO/IEC 57:1991 Lineamientos para la presentación de resultados deinspección.

3. DEFINICIONES

Para los propósitos de esta Norma Técnica Peruana se aplican las siguientes definiciones:

3.1 microforma1: Un término genérico para cualquier medio que contiene imágenes.

3.2 archivo: Información conservada por cualquier técnica en cualquier medio,actualmente conocido o recientemente desarrollado.

3.3 archivo original: Un archivo preparado en la primera instancia; un archivoproveniente de otros archivos o cualquier copia destinada a tener el mismo efecto. Si los datosestán almacenados en una computadora o dispositivo similar, cualquier impresión u otro productolegible que refleje los datos con exactitud a simple vista, es un original.

1 En el país, la Ley N°26612 establece una definición de orden legal del término microforma.


3.4 archivo duplicado: Un archivo que con exactitud reproduce el original.

3.5 patrón: Microforma usada para producir las sucesivas generaciones demicroformas.

3.6 escala de reducción: Relación entre las dimensiones de una microimagen y lasdimensiones correspondientes del original.

3.7 resolución:

a) Aptitud de un sistema fotográfico (equipo, óptica, emulsión sensible yprocesamiento) para registrar detalles finos; y

b) Aptitud de un sistema óptico para representar visualmente detalles finos.

3.8 poder de resolución: Expresión numérica del límite de resolución de un sistemaóptico o fotográfico, determinada con la ayuda de una mira y expresada como el número depares de líneas por milímetro distinguibles en una imagen de esta mira.

NOTA: En razón de las imperfecciones inherentes a todo sistema óptico, el poder de resolución no esconstante en toda el área de imagen.

3.9 legibilidad: Aptitud de una imagen para ser interpretada.

3.10 registro: Procedimiento mediante el cual un organismo indica las característicaspertinentes de un producto, proceso o servicio o las características particulares de un organismo,o de una persona, en una lista apropiada disponible públicamente.

3.11 lote: Es una cantidad especificada de documentos, información, datos oimágenes de características similares o que han sido producidos, colectados, ordenados o


transmitidos bajo procesos o condiciones esencialmente uniformes, que se someten a inspeccióncomo un conjunto unitario.

3.12 muestra: Es un grupo de unidades extraídas de un lote que sirve para obtener lainformación necesaria que permita apreciar una o más características de ese lote, para servir debase a una decisión sobre ese lote o sobre el proceso que lo produjo.

3.13 inspección: Es el proceso que consiste en medir, examinar, ensayar o compararde algún modo, la unidad en consideración con respecto a los requisitos establecidos.

3.14 sistema de la tecnología de la información: (Sistema de la información,sistema de procesamiento de información, sistema de procesamiento de datos): Cualquierproceso o sistema que emplea un dispositivo mecánico, óptico, magnético, electrónico, u otrodispositivo tecnológico para producir o reproducir archivos.

3.15 sistema de archivo electrónico: Es un sistema para preparar, registrar,transferir, indizar, almacenar, preservar, recuperar y reproducir archivos ya sea mediante la copiade las imágenes electrónicas de documentos a un medio de archivo electrónico o transfiriendo losarchivos en computadora a un medio de archivo electrónico usando un sistema de la tecnologíade la información.

3.16 medio de archivo electrónico: Medio o sistema de archivo digital producido oreproducido para contener archivos.

3.17 organización: Es aquella que se dedica a operar un sistema de producción demicroformas, independientemente o como parte de otras actividades.

4. REQUISITOS

4.1 La Organización debe:


4.1.1 Estar legalmente constituida.

4.1.2 Tener disposiciones para asegurar que su personal esté libre de cualquier presióncomercial, financiera u otra que pueda afectar adversamente la calidad de su trabajo.

4.1.3 Estar organizada de tal manera que en todo momento mantenga su independenciade juicio e integridad.

4.1.4 Tener una dirección con responsabilidad ejecutiva, que asuma la responsabilidadtotal de las operaciones técnicas, que posea la autoridad y recursos necesarios para administrarun sistema de producción de archivos generados por el uso de las tecnologías de información.

4.1.5 Especificar y documentar la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo elpersonal que dirige, ejecuta o verifica la elaboración de archivos y las operaciones que afecten lacalidad de las mismas y en particular en aquellos casos en que se requiera libertad organizativa yautoridad para:

a) iniciar acciones para prevenir la ocurrencia de no conformidades relativas a laelaboración de archivos;

b) identificar y registrar cualquier problema relativo a la elaboración de archivos, susprocesos y el sistema de calidad;

c) iniciar, recomendar o dar soluciones a través de los canales establecidos;

d) verificar la puesta en práctica de las soluciones; y

e) controlar el tratamiento posterior, la entrega o la instalación de los productos,equipos o sistemas no conformes hasta que se haya corregido la deficiencia o lasituación insatisfactoria.

4.1.6 Proporcionar supervisión mediante personas familiarizadas con el objetivo, losmétodos y procedimientos y la verificación de los resultados de la elaboración de archivos. La


relación de personal supervisor a personal supervisado debe ser tal, que se asegure unaadecuada inspección.

4.2 Establecimiento del programa de elaboración de archivos

4.2.1 La dirección de la Organización con responsabilidad ejecutiva debe definir yaprobar el programa de elaboración de archivos.

4.2.2 El programa de elaboración de microformas debe incluir las disposiciones einstrucciones necesarias para establecer que un archivo elaborado de acuerdo con el programaes una copia fiel del original.4.2.3 Se debe presentar una evidencia escrita que los programas de elaboración dearchivos son sistemáticamente planificados y autorizados y que para la administración delprograma se designa a personal debidamente calificado.

4.2.4 Se debe conformar un comité asesor el mismo que puede estar integrado porasesores legales (internos o externos), auditores de sistemas, representantes de la alta dirección,administradores de archivos, y/o técnicos archiveros.

4.3 Documento de autorización

Se debe conservar el documento que define la política adoptada por la Organización paraestablecer un programa de elaboración de archivos.

4.4 Delegación de Autoridad

La Organización debe:

4.4.1 Establecer por escrito la delegación de la autoridad de acuerdo con los términosdel documento de autorización (véase 4.3).


4.4.2 Emitir un documento, nombrando al personal responsable de la implantación yoperación del programa, firmando los documentos correspondientes.

4.4.3 Asegurar la inclusión de las normas técnicas o especificaciones aplicables,debidamente identificadas, sea que los archivos se preparen al interior de la Organización o poruna empresa de servicios.

4.5 Plan

Se debe elaborar un documento que establezca el plan de la Organización para implementar unprograma de elaboración de archivos. Este documento debe proporcionar detalles de losiguiente:

a) La definición de las categorías y tipos de originales a procesar;

b) Clara identificación de la etapa (fase) de la vida del documento o de laelaboración de la información en la que se debe iniciar el proceso de migraciónde imágenes hacia los medios de almacenamiento;

c) Los procedimientos para cada fase del sistema, tales como: para la creación, lamodificación, el procesamiento/digitalización, administración del software, elcontrol de calidad, la supervisión y los métodos para la recuperación deinformación, y para resolver otras situaciones en las cuales pueden presentarseinconsistencias, dudas, o malas interpretaciones;

d) Las disposiciones para el mantenimiento de los registros necesarios;

e) La definición de los periodos de conservación de los originales y los archivos;

f) Los procedimientos para la destrucción de originales o eliminación de archivos enlos medios electrónicos y para el registro de su destrucción;

g) Las disposiciones para la revisión del programa de elaboración de archivos; y

h) Las medidas y niveles de seguridad para evitar la alteración de la información ypara mantener el sistema libre de riesgos que atenten contra su integridad. (La


inclusión de claves, o códigos de acceso, la restricción del uso de terminales,seguridad física de los elementos o equipos de procesamiento del sistema).

El plan debe ser aprobado por escrito antes de poner en funcionamiento el programa deelaboración de archivos.

4.6 Fecha de inicio del programa

Una vez que el plan ha sido aprobado, la organización debe autorizar, por escrito, el inicio delprograma de elaboración de archivos a partir de una fecha específica, como parte de la actividadhabitual de la Organización.

4.7 Manual

La Organización debe elaborar un manual que establezca instrucciones detalladas para elpersonal involucrado en las diferentes etapas del programa de elaboración de archivos. El manualdebe proporcionar información sobre lo siguiente:

a) Descripción de los equipos y los tipos de medios físicos de almacenamiento de lainformación y datos a utilizar;

b) Descripción del sistema y componentes de la tecnología de la información autilizar;

c) Descripción del sistema de acceso, salidas y seguridad del sistema de latecnología de la información, incluyendo la capacidad de realizar auditorías delsistema que identifique no sólo las acciones que se ejecutaron sino también a laspersonas involucradas;

d) Descripción del sistema de acceso, salidas y seguridad de la información y datoscontenidos en los archivos;


e) Los requisitos y procedimientos de auditoría interna o control de calidad y lasnormas técnicas o especificaciones técnicas aplicables al sistema de la tecnologíade la información;

f) El sistema de indización;

g) Los procedimientos o técnicas admisibles para evitar, prohibir, detectar y corregiralteraciones o errores, de acuerdo al tipo de software y hardware a utilizar;

h) Los procedimientos de control de calidad, la supervisión (seguimiento) de rutinade los procedimientos;

i) La producción de impresos de tamaño real a partir de los archivos, si esnecesario;

j) La descripción de las instancias y procedimientos para la intervención de losrepresentantes de la fe pública; y

k) Otras especificaciones o requisitos que se definan por mutuo acuerdo entre laorganización y los usuarios o las establecidas en leyes o reglamentos.

4.8 Empresas de Servicios

Si se encarga a una empresa de servicios la producción de los archivos y las demás operaciones,la Organización debe asegurarse que dicha empresa cuente con su correspondiente certificado deidoneidad.

En los términos contractuales deben incluirse las cláusulas necesarias para que dicha empresalleve a cabo el programa de elaboración de archivos cumpliendo las especificaciones establecidaspor la Organización.

5. FORMATOS Y REGISTROS

5.1 Formatos


El programa de elaboración de archivos debe tener instrucciones detalladas sobre el uso de losformatos que se deben llenar y firmar en cada etapa. En el Anexo A se describen algunosejemplos de formatos, sin embargo no todos son esenciales para cada programa. El uso deformatos variará de acuerdo a las necesidades de diferentes organizaciones y las exigenciasestablecidas por leyes o reglamentos legales.5.2 Registros

El programa de elaboración de archivos debe poseer un procedimiento que incluya los requisitospara establecer y mantener un registro, el cual es necesario para evidenciar la confiabilidad delsistema de elaboración de archivos. Este registro debe incluir lo siguiente:

a) la referencia de identificación de los originales. (véase 6.1);

b) la fecha y la referencia del documento autorizando la grabación. (véase A.2);

c) la fecha y referencia del registro del operador de captura de imágenes. (véaseA.3);

d) la fecha y referencia del registro de destrucción. (véase A.5);

e) la referencia del medio físico de archivo de la información y datos;

f) la fecha y referencia del registro de aceptación, si es requerido. (véase A.4);

g) la ubicación del archivo patrón;

h) registros de los informes de control de calidad. (véase el capítulo 10); y

i) el periodo de conservación de los registros, el cual debe ser definido de acuerdoa lo establecido por las disposiciones particulares de la Organización y lasexigencias legales o reglamentarias.

6. DOCUMENTOS, ARCHIVOS ORIGINALES Y DUPLICADOS


6.1 Referencias de identificación

Los documentos, información o datos originales deben tener referencias que sean suficientementeclaras y precisas para identificarlos.

Se incluye entre los originales a todo documento, información o datos contenidos enmicroformas que tengan vigente su correspondiente certificado de idoneidad. Para este caso laOrganización debe poseer un procedimiento para convertir los archivos de un medio o tecnologíaa otro, que asegure que no existan cambios en la calidad y la exactitud durante los procesos deconversión.

6.2 Calidad

Si al producir un documento, se conoce que posteriormente será archivado en una microforma,éste debe prepararse de acuerdo con las recomendaciones de las Normas Técnicas aplicables,tales como la NTP-ISO 10196 ó la norma ANSI/AIIM MS52 para el proceso de capturaóptica de las imágenes.

Claramente se debe especificar lo siguiente:

- Letras, números y símbolos en forma individual.- La combinación de letras, números y símbolos formando palabras u oraciones.- Gráficos tales como firmas, logos, figuras, dibujos, etc.- Sonidos, imágenes en movimiento, etc.- Otras características de los archivos tales como el color, la forma, textura etc.,

que se refiera al contenido de la información.

6.3 Integridad

Ya que es esencial que la integridad de los originales sea preservada cuando ellos son grabadosen los medios físicos de archivo, no deben alterarse o retocarse para mejorar su legibilidad.

6.4 Secuencia


Se debe tener cuidado para asegurar que los documentos son grabados en la secuenciarequerida.

6.5 Destrucción

Si un archivo se tiene que presentar como evidencia, la Organización debe establecer que eloriginal fue destruido como parte de la rutina de trabajo. El programa de elaboración de archivosdebe incluir requisitos para la destrucción de rutina de los originales después que éstos han sidograbados.

6.6 Archivos originales

Los archivos originales deben conservar la información o datos en un formato idéntico ofuncionalmente equivalente al documento original.

6.7 Archivos duplicados

Deben reproducir exactamente los archivos originales. La información que es legible oreconocible en los originales debe ser legible o reconocible en los duplicados y viceversa,excepto que los archivos duplicados pueden contener datos de producción, control, indización, uotros datos no referidos al contenido informativo de los archivos originales

Excepcionalmente sólo se permiten datos adicionales en los duplicados para la administración delproceso de reproducción si la calidad o el contenido informativo del archivo no sonadversamente afectados.

6.8 Nuevo Original

Un archivo resultante de un proceso en el cual se cambia el contenido informativo de un archivooriginal, debe ser considerado un nuevo original. Para que adquiera valor legal como originaldebe cumplir los requsitos de Ley.


7. REQUISITOS DEL SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO

7.1 Se deben tener disposiciones para establecer y mantener un nivel consistente decalidad en los archivos electrónicos.

7.2 Un sistema de archivo electrónico debe asegurar una exacta y completatransferencia de los documentos, información o datos a un medio de archivo electrónico elegido.

7.3 Un sistema de archivo electrónico debe incluir:

a) Los controles necesarios para asegurar la integridad, exactitud y confiabilidad delsistema de archivo electrónico;

b) Los controles necesarios para prevenir y detectar la creación no autorizada,adición, alteración, borrado o deterioro de los documentos, información o datosarchivados electrónicamente;

c) Un programa de inspección y aseguramiento de la calidad, evidenciado porevaluación regular del sistema de archivo electrónico, incluyendo verificacionesperiódicas de los archivos producidos;

d) Un sistema de recuperación que incluya un sistema de indización, (de acuerdo alo indicado en 8.1); y

e) La capacidad para reproducir copias en papel legible y de fácil lectura a partir delos archivos producidos (de acuerdo a lo indicado en 7.4).

7.4 Todo documento, información o datos reproducidos por el sistema de archivoelectrónico debe presentar un alto grado de legibilidad y facilidad de lectura cuando se muestresobre un proyector de video de una terminal. El término legibilidad significa que el observadordebe ser capaz de identificar las letras y números rápida e inequívocamente y distinguirlas detodas las demás letras y números. El término fácil lectura significa que el observador debe sercapaz de reconocer un grupo de letras o números como palabras o números completos. LaOrganización debe asegurar que los procesos de reproducción mantienen la legibilidad y facilidadde lectura de los documentos archivados electrónicamente.

7.5 La información conservada en un sistema de archivo electrónico debeproporcionar respaldo a los registros de la Organización, es decir deben tener referencias


cruzadas o trazabilidad entre los documentos oficiales o generales de la Organización y losdocumentos originales.

7.6 Para cada sistema de archivo electrónico usado, la Organización debe mantener yponer a disposición de los responsables de evaluar o inspeccionar, una descripción completa de:

a) El sistema de archivo electrónico, incluyendo todos los procedimientos relativos asu uso; y

b) El sistema de indización. (véase el capítulo 8).

7.7 Al momento de un control o inspección de acuerdo a lo descrito en el capítulo10, la Organización debe:

a) Recuperar y reproducir (incluyendo las copias en papel, si es el caso) losdocumentos, información o datos elaborados por el sistema de archivoelectrónico; y

b) Proporcionar al evaluador o inspector los recursos (hardware y softwareapropiados, personal, documentación, manuales, instrucciones, etc.) necesariospara ubicar, recuperar, leer y reproducir (incluyendo copias en papel) cualquierarchivo electrónicamente producido.

7.8 Un sistema de archivo electrónico no debe estar sujeto, en su totalidad o parte, acualquier acuerdo contractual o de licencia, que pueda limitar o restringir el acceso al evaluador oinspector, al uso del sistema de archivo electrónico en el local de la Organización (o cualquierotro lugar donde se conserva el sistema de archivo electrónico) incluyendo el acceso al personal,hardware, software, archivos, índices y documentos de software.

7.9 La Organización debe conservar los archivos electrónicos por un periodoestablecido por la propia Organización o las disposiciones contenidas en las leyes o reglamentosaplicables.

7.10 En el caso que una Organización posea más de un sistema de archivo electrónico,cada sistema de archivo electrónico debe cumplir con los requisitos establecidos en la presentenorma. Un medio de archivo electrónico que contiene información o datos elaborados por unsistema de archivo electrónico respecto al cual, la Organización cesa en mantener el hardware y


el software necesario para satisfacer las condiciones de esta norma debe ser destruidos por laOrganización, a menos que el medio de archivo electrónico con la información o datos semantenga disponible para la evaluación o inspección en conformidad con los requisitos de lapresente norma.

7.11 La Organización debe usar tecnologías de compresión de información o datos oformatos apropiados como parte de su sistema de archivo electrónico de tal forma que secumplan los requerimientos de la presente norma.

8. REQUISITOS DEL SISTEMA DE INDIZACIÓN

8.1 Para propósitos de la presente norma, un sistema de indización es aquel quepermite la identificación y recuperación para ver o reproducir la información o datos contenidosen un sistema de archivo electrónico. Por ejemplo, un sistema de indización puede consistir enasignar a cada documento electrónicamente archivado un único número de identificación ymantener una base de datos por separado que contiene descripciones de todo documento,información o datos electrónicamente archivados junto con sus números de identificación.Además, cualquier sistema utilizado para mantener, organizar o coordinar múltiples sistemas dearchivo electrónico es tratado como un sistema de indización de acuerdo a la presente norma. Elrequisito para mantener un sistema de indización es satisfecho si el sistema de indización esfuncionalmente comparable con un sistema de archivo en papel. Los requisitos para mantener unsistema de indización no requiere que se conserve una descripción por separado de la base dedatos de los documentos, información o datos electrónicamente archivados si se pueden lograrresultados comparables sin la descripción por separado de la base de datos. (véase 6.1).

8.2 Se debe incorporar los apropiados controles para proteger el sistema deindización contra la creación no autorizada, adición, alteración o eliminación, o el deterioro decualquier acceso.

9. REQUISITOS DEL MEDIO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO

9.1 El medio de archivo electrónico debe:

a) Conservar los archivos exclusivamente en un formato no regrabable, no borrable;

b) Permitir la verificación automática de la calidad y exactitud del proceso degrabación de la documentación, información o datos;


c) Estar codificado en serie. Asimismo se deben codificar las unidades duplicadasdel medio de archivo, indicando la fecha y el periodo requerido de conservaciónde la información contenida en dicho medio de archivo electrónico; y

d) Tener la capacidad de proyectar fácilmente los índices y archivos contenidos enel medio de archivo electrónico a cualquier medio aceptable de acuerdo a losrequisitos establecidos tanto por la propia Organización como las disposicionescontenidas en las leyes o reglamentos.

9.2 La organización que utiliza los medios de archivo electrónico debe:

a) Poner a disposición para propósitos de pruebas o exámenes las facilidadesnecesarias para proyección o producción inmediata y de fácil lectura de losmedios de archivo electrónico de imágenes, y la producción de imágenes de fácillectura;

b) Tener listo en todo momento y proporcionar inmediatamente, cualquier copiaampliada, cuando sea requerido para propósitos de evaluación o inspección;

c) Archivar en forma separada del original, una copia duplicada del archivo encualquier medio aceptable de acuerdo a los requisitos de la presente norma o lasestablecidas en las leyes y reglamentos aplicables. (véase 9.3);

d) Organizar e indizar con exactitud toda la información contenida tanto en el originalcomo en cualquier medio de archivo duplicado;

d.1) En todo momento, tener disponible tales índices para examen, inspección oauditoría;

d.2) Cada índice de ser duplicado y cada copia duplicada deben ser almacenadasseparadas de la copia original de cada índice;

d.3) Los índices originales y duplicados deben ser conservados por el tiemporequerido para los archivos indizados;

e) La Organización debe establecer un sistema de auditoría que incluya laresponsabilidad y la identificación de los responsables de efectuar la grabación,así como de la custodia de los medios de archivos electrónicos. Los registros dedicho sistema de auditoría deben estar disponibles para examen o inspección y se


deben conservar durante el tiempo que se debe conservar la documentación,información o datos grabados;

f) La Organización debe garantizar la conservación del medio de archivoelectrónico en ambientes de almacenamiento que cumplan los requisitos técnicosy condiciones ambientales inherentes al medio físico utilizado, así como losrequisitos de seguridad para el acceso a dichos ambientes de acuerdo a loestablecido en las leyes o reglamentos aplicables;

g) La organización debe conservar y mantener actualizada toda la informaciónnecesaria para poder acceder a los archivos e índices almacenados en los mediosde archivo electrónico, o mantener bajo custodia y actualizada una copia delformato físico y lógico de cada medio de archivo electrónico, el formato delcampo de todos los diferentes tipos de información grabada en el medio dearchivo electrónico y el programa fuente junto con la documentación apropiada yla información necesaria para acceder a los registros y a los índices.

9.3 Duplicados

Se deben hacer también dos copias cuando un archivo es requerido como referencia frecuente opara duplicación, de tal manera que una copia permanece en buena condición para uso comoevidencia. Debe registrarse su ubicación. (véase 5.2.g).

9.4 Integridad

Se debe tener cuidado para asegurar que la totalidad del original, con todos sus detalles eimperfecciones, es grabado con fidelidad. El archivo electrónico debe ser revisado enconcordancia con el programa de producción citado en 4.2, antes que los originales seandestruidos.

10. SUPERVISIÓN

10.1 Revisión de procedimientos


Todos los procedimientos deben ser objeto de una revisión periódica para verificar que se estánllevando a cabo de acuerdo con el programa, véase 4.7.e. Si se hacen cambios como resultadode la revisión, el personal involucrado debe ser informado de éstos por escrito.

10.2 Revisión del programa

El plan de la Organización debe ser revisado periódicamente para tomar en cuenta cualquiercambio en la legislación, la tecnología y otros aspectos relevantes (véase 4.7.g).

10.3 Manual

Cualquier cambio hecho en el programa o en sus procedimientos después que hayan sidorevisados deben ser registrados por escrito y el manual debe ser corregido.

11. ANTECEDENTES

11.1 Regulations Securities and Exchange Commission (SEC) 17 CRF Part 240.Reporting Requirements For Brokers Or Dealers Under the Securities ExchangeAct Of 1934. Pag. 1 to 8.

11.2 Regulations. Internal Revenue Service (IRS). Revenue Procedure 97-22. Pag 1to 4.

11.3 ANSI/AIIM TR 31-1994. Performance Guideline for the Legal acceptance ofRecords Produced by Information Technology Systems. Part II: PerformanceGuideline for the acceptance by Government Agencies of Records Produced byInformation Technology Systems.

11.4 ANSI/AIIM TR 31-1994. Performance Guideline for the Legal acceptance ofRecords Produced by Information Technology Systems. Part III: Implementationof the Performance Guideline for the Legal Acceptance of Records Produced byInformation Technology Systems.


11.5 ANSI/AIIM TR 31-1994. Performance Guideline for the Legal acceptance ofRecords Produced by Information Technology Systems. Part IV: Model Act andRule.


ANEXO A(Informativo)

EJEMPLOS DE FORMATOS DEL SISTEMA

A.1 Generalidades. Los formatos de registro simples descritos en A.2 al A.5 estánbasados en la práctica de grandes organizaciones. No tienen la intención de ser obligatorias, ni deotorgar una garantía que el uso de éstos registros asegura necesariamente, la admisibilidad de lamicroforma como evidencia.

Los formatos de registro pueden requerir ser adaptados de acuerdo con las prácticas deorganizaciones individuales o de acuerdo a las exigencias establecidas en leyes o reglamentos.

A.2 Autorización de grabación o Acta de Apertura. Un formato mediante el cualse autoriza la grabación de cada lote de documentos debe ser llenado y firmado por la personaque tiene la custodia de los documentos u originales antes que sean grabados. Este formatodebidamente llenado debe ser grabado inmediatamente antes de los documentos a los cuales serefiere, o puede ser conservado en su forma original durante toda la vida de la microforma. Losdocumentos deben ser identificados con los detalles suficientes para mostrar que la autoridad hasido dada para la grabación de tales documentos particulares (véase A.1.)

A.3 Registro del operador responsable de la captura de imágenes. El operadorde la cámara debe firmar un formato indicando el tipo de original o documento que contiene lainformación a procesar, su nombre y la fecha de grabación y dando fe que la microforma es unagrabación completa de los documentos que se entregaron para grabar. Este formato debe sergrabado inmediatamente después de los documentos a los que se refiere y, en el caso que elformato de autorización (véase A.2) no ha sido grabado, inmediatamente antes que ellos.

Si hay un relevo de operadores durante la producción de un lote de microformas el primeroperador debe grabar su registro inmediatamente después del último documento que se grabe, yel siguiente operador debe grabar su respectiva constancia inmediatamente antes que el primerdocumento que se grabe.


A.4 Registro de aceptación o Acta de conformidad o Certificado deautenticidad. Cuando los documentos han sido grabados, se requiere que una personaautorizada firme un formato declarando que ha revisado y aceptado la copia en microforma delos documentos.

A.5 Registro de destrucción. Cuando los documentos que han sido grabados sondestruidos, se debe llenar y firmar un formato indicando el número de referencia y la fecha dedestrucción de los documentos y el número de referencia de la microforma debe completarse yfirmarse. El registro de aceptación puede ser combinado con el registro de destrucción.

A.6 Registro o Acta de retoma. Un formato mediante el cual se evidencia larepetición de la grabación cuando se identifican deficiencias que afectan los requisitos de calidad,fidelidad o la integridad de las grabaciones. Debe ser llenado y firmado por una personadebidamente autorizada.

A.7 Registro o Acta final de retoma. Formato que se llena y firma por la personaautorizada al final del proceso de repetición de la grabación.

A.8 Registro o Acta de cierre . Formato que se llena al término del proceso degrabación, en el cual se indican la fecha en la que se termina el proceso, la cantidad eidentificación de los medios de archivo, datos del contenido, referencias al periodo que abarca,índice y observaciones entre otros. Debe ser llenado y firmado por la(s) persona(s) autorizada(s)por la Organización o las designadas por las leyes o reglamentos aplicables.

A.9 Procedimiento de registro de una muestra para la producción de datos.Cuando sea requerido el responsable de la custodia de los archivos debe emitir y firmar unaconstancia que ha examinado todos los registros de un determinado archivo, incluyendo lasinspecciones, los cortes o paradas operativas y de mantenimiento y que ha determinado que nose han presentado alteraciones intencionales de los datos archivados ni mal funcionamiento delhardware que puede comprometer la integridad de los datos.

ntp 392.030-2_1997

Documents

Transcript of ntp 392.030-2_1997