Nsoft Proposal Program Notaris

Halaman 1

Product Overview

NSOFT

NOTARIAL INTEGRATED APPLICATION Versi Reguler

Sekilas tentang NSOFT

Keunggulan dan manfaat

Fitur-fitur praktis

developed by

WUTSQO TEKNOLOGI – CV. ANTRASINDO NET Call (08129009659;02198967728, 087886036702)

Notarial Tracking Application

AntrasindoTM- the partner of your IT & Telecomunication Solurion@2009 2

Peningkatan Kualitas Pelayanan

Kualitas pelayanan adalah faktor penentu dalam dunia bisnis, dimana kesadaran masyarakat

(customer) terhadap layanan paripurna semakin meningkat. Bagi penyedia jasa layanan (services

provider) kepuasan pelanggan menjadi sangat penting karena kepuasan (customer satisfaction)

adalah indikator utamanya. Beragam upaya ditempuh oleh para penyedia jasa layanan untuk

merespon tuntutan masyarakat akan layanan yang berkualitas. Antara lain melalui sejumlah

inovasi untuk meningkatan efektivitas, ketepatan dan kecepatan serta efisiensi dalam setiap

bentuk proses pelayanan (services delivery) melalui pemanfaatan teknologi informasi.

Salah satu bentuk aktivitas penting dalam proses pelayanan terhadap pelanggan atau klien

tersebut adalah identifikasi dan penelusuran (tracking), pengarsipan data dan pelaporan. Proses

pelayanan dalam skala kecil dan konvensional tentulah sangat mudah dilakukan. Bahkan

terkadang pencatatan cukup dengan sehelai kertas yang kemudian disimpan dalam map atau

lemari dirasa sudah memadai. Sederhana memang, akan tetapi jika klien bertambah banyak dan

semakin banyak pula dokumen penting dan berharga yang dikelola maka faktor keamanan tidak

bisa ditawar lagi. Dokumen dan informasi tentang klien dalam jumlah banyak dan kompleks

membutuhkan perlakuan yang sistematis.

Disinilah perlunya manajemen pengelolaan data, selain aspek kerapihan, keamanan namun juga

kecepatan serta kemudahan sebuah data dapat diakses. Apalagi bila data dan informasi tersebut

berkaitan dengan layanan yang tengah diberikan kepada klien. Bila manajemen pengelolaan data

ini tidak dilakukan maka hampir bisa dipastikan akan terjadi kesulitan penelusuran data, penataan

yang semrawut bahkan hilangnya data atau informasi berharga. Kesemua itu dapat menyebabkan

penurunan kualitas layanan yang pada akhirnya akan mengakibatkan penyedia jasa layanan

kehilangan pelanggan.

Dewasa ini sistem pengarsipan modern telah menjadi tren di kalangan para penyedia jasa layanan.

Notaris dan PPAT misalnya, sebagai penyedia layanan administrasi publik perlu didukung oleh

sistem pengarsipan yang handal. Selain faktor akurasi dan keamanan, sistem pengarsipan

dibutuhkan oleh Notaris dan PPAT untuk menjamin pengelolaan dokumen yang terintegrasi. Hal ini

mengingat bentuk dan pemrosesan dokumen yang multipihak. Data dan dokumen klien umumnya

tersebar di berbagai instansi antara lain; Kantor Pajak, Kantor BPN, Kantor Arsip Negara, dll.

Untuk menguji apakah sistem pengarsipan yang dijalankan oleh seorang Notaris dan PPAT

pertanyaan berikut patut dipikirkan. Bisahkah anda dengan mudah mengetahui dimana dokumen

dan status setiap klien yang anda tangani sejak tiga bulan lalu? Status dan keberadaan data klien

di kantor Arsip Negara misalnya, dengan sekian banyak dokumen dan persyaratan yang

menyertainya tentu tidak mudah diperoleh setiap saat. Apalagi banyak sekali faktor infrastruktur,

sumber daya manusia dan aspek non teknis lainnya yang turut mempengaruhi.

Dalam situasi tersebut kantor Notaris dan PPAT membutuhkan sebuah aplikasi yang mampu

mendata dan menelusuri sampai tahap mana layanan klien, bagaimana statusnya dan keberadaan

dokumen mereka. Disamping fungsi-fungsi lain seperti pelaporan dan pembayaran yang dapat

dibuat lebih mudah dan terkontrol. Sebagai upaya mendukung peningkatan kualitas pelayanan

administrasi publik, Wutsqo Teknologi (WTP) telah mengembangkan sebuah aplikasi bagi para

Notaris dan PPAT, yang praktis dan terjangkau. Semoga !



Sekilas Tentang NSOFT

Aplikasi NSOFT adalah sebuah aplikasi order notaris untuk mendata dan mentraking sampai

sejauh mana pelayanan yang di berikan kepada seorang klien dan status keberadaannya di kantor

atau instansi yang berhubungan dengan proses layanan tersebut. NSOFT merupakan alat bantu

dalam mencatat dan mentraking order sebuah jasa pelayanan notaris sehingga memudahkan

dalam pekerjaannya. Aplikasi NSOFT dapat dioperasikan oleh seorang manager, sekretaris, dan

staf pendukung lainnya pada kantor Notaris dan PPAT. Setiap pengguna (user) mempunyai hak

akses yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan fungsinya masing-masing.

Aplikasi NSOFT merupakan alat bantu yang praktis, menjamin faktor keamanan data klien dan

bisa diandalkan dalam menyelenggarakan pelayanan adminitrasi. Antara lain dengan

kemampuannya melakukan tracking untuk mengetahui status dokumen dan kebutuhan klien, serta

tindakan apa saja yang perlu dilakukan segera untuk memastikan layanan sesuai harapan.

Aplikasi ini di lengkapi dengan fitur dan format yang selalu dibutuhkan oleh seorang Notaris dalam

membuat laporan jasa layanan notariat atau jasa layanan pembentukan badan hukum oleh PPAT.

Aplikasi NSOFT di lengkapi juga dengan fungsi pencatatan pembayaran klien dalam melunasi

kewajibannya atas jasa layanan yang diberikan.



Keunggulan NSOFT

NSOFT memiliki sejumlah keunggulan yang selain praktis dan mudah dioperasikan, aplikasi ini

menjawab beberapa aspek mendasar

1. Teknologi

Fully integrated NSOFT memberikan solusi dalam satu kesatuan sistem yang

meningkatkan efisiensi operasional dan menghasilkan informasi serta laporan yang

komprehensif.

Modular NSOFT terdiri dari modul-modul dengan fleksibilitas yang memadai sehingga

memudahkan implementasi, pemeliharaan dan penambahan modul baru.

Client – Server Architecture NSOFT dirancang dengan arsitektur yang difungsikan untuk

pengaksesan data dan transaksi dengan kapasitas besar yang meliputi business rules, user

level, security dan metodologi programming.

Multi User – Multi Tasking NSOFT bisa dioperasikan oleh beberapa pengguna (user)

secara bersamaan (concurrent) tanpa menimbulkan interupsi sehingga proses data lebih cepat,

efektif.

Scalable NSOFT memiliki tingkat skalabilitas yang tinggi. Kemampuan menyimpan data dan

skalabilitas dapat ditingkatkan dan dikembangkan sesuai dengan ketersediaan teknologi.

2. Keamanan

NSOFT didesign dengan sistem keamanan yang optimal untuk menjamin aplikasi diakses user

yang berwenang sehingga meminimalkan terjadinya unauthorized user. Tingkat keamanan

dirancang oleh aplikasi NSOFT terdiri dari beberapa jenis pengguna (apllication levels) :

Level Manager : Otoritas untuk sejumlah modul yang berhubungan dengan seluruh

operasi aplikasi NSOFT.

Level Keuangan : Otoritas untuk modul keuangan.

Level Operator : Otoritas untuk pengguna (user) lain kecuali bagian atau pengoperasian

proses keuangan.

3. Pemeliharaan

Sistem Integrasi dikembangkan untuk :

- Dukungan support dalam implementasi dan setelah implementasi system

- Dikembangkan oleh tim pengembang yang professional.

- Inovasi dan pengembangan secara kontinu.

Sentralisasi data dan manajemen (keamanan data).

Meningkatkan produktivitas SDM.



Fitur-Fitur NSOFT

Aplikasi ini mempunyai sejumlah fitur yang mudah pengoperasiannya, diantaranya :

A. Pendataan Bentuk Layanan Hukum

Fitur ini adalah mengolah dan mensetting nama layanan bentuk hukum pada sebuah kantor notaris atau PPAT dengan jumlah harga pada masing-masing layanan tersebut. Fitur ini hanya level manager atau pejabat notaris atau PPAT saja berhak mengaksesnya.

B. Pendataan Klien

Fitur ini untuk mendata dan mengolah identitas klien sebelum melakukan dan memilih layanan pembuatan bentuk hukum.



C. Remainder waktu pelayanan

Fasilitas ini adalah informasi berjalan bagi operator atau pejabat notaris selaku manager untuk dapat melihat informasi waktu yang telah dilakukan dalam pembuatan bentuk hukum di sebuah kantor notaris dan PPAT.

Dari informasi ini didapatkan kinerja dalam pembuatan bentuk layanan hukum dengan melihat status order dan waktu pembuatannya.

D. Pendataan Order Klien dan Monitoring Status Klien

Klien atau pelanggan yang sudah tercatat di kantor notaris (option A), dipastikan akan memilih jasa layanan pembuatan bentuk hukum, dan inilah awal tracking bagi seorang klien.

Proses traking pelanggan dapat dilakukan dengan melihat atribut status order atau flow order flow inilah yang akan membawa data klien sehingga cukup memudahkan dalam pembuatan dan pelayanan klien. Flow Order ini dibagi menjadi :

► ISI DOKUMEN, Flow ini awal pihak notaris atau PPAT menginputkan data-data yang berkaitan dengan layanan yang diinginkan klien tanpa pengisian penomeran akta.

► BUAT NOKTA, Flow ini menginputkan penomoran akta dan tanggal pembuatan akta.



► CEK DOKUMEN, Flow ini akan melakukan verifikasi data-data yang telah diinputkan sebelumnya dengan mengecek kelengkapan dokumen sebuah bentuk layanan pembuatan bentuk hukum di kantor notaris atau PPAT. Selain mengecek kelengkapan dan kebenaran data klien flow ini juga dapat melakukan pemilihan lokasi klien pada tempat atau kantor publik yang akan berhubungan dengan jenis layanan Notaris atau PPAT.

► PROSES LOKASI, Flow ini akan meproses data klien dengan merubah lokasi keberadaan klien setelah berada di suatu tempat, pasca flow Order Cek Dokumen, misalnya Kantor BPN. Dokumen klien ini akan kembali ke kantor notaris jika sudah selesai berurusan dengan kantor BPN. Demikian seterusnya....

► PEMBAYARAN, Flow Pembayaran merupakan proses pembayaran klien kepada pihak notaris sesuai perjanjian diawal pembuatan bentuk hukum. Pembayaran ini dapat dilakukan berkali-kali sampai status pembayaran adalah LUNAS. Proses ini dapat dilakukan hanya oleh bagian keuangan dan manager, sedangkan bagian lain tidak dapat melakukannya.

► SELESAI, Flow ini akan terjadi jika status pembayaran seorang klien sudah dinyatakan selesai dan tidak ada proses apa-apa lagi.

E. Monitoring Order Notaris

Pada fitur ini juga disediakan history klien dimana pada halaman ini terdapat informasi

kegiatan atau keterangan flow yang telah di lakukannya. Yang paling menarik pada menu ini

adalah fasilitas pengembalian ke flow sebelumnya jika terjadi kesalahan pada suatu lokasi

atau tempat pelayanan publik yang berhubungan dengan klien notaris (FLOW PROSES

LOKASI), sehingga dapat dengan leluasa pihak kantor notaris memberikan tindakan atau

memperbaiki dan melangkapi dokumen-dokumen klien. Status history ini adalah Kembali.



Contoh : Klien A, berstatus Flow Proses Lokasi dimana lokasi dokument notaris berada pada Kantor BPN. Kemudian terdapat kekurangan berkas dokument atau lain yang membuat harus kembali lagi ke Kantor Notaris. Sistem Aplikasi NSOFT dapat dengan mudah menjalankannya dan mengembalikan ke status klien sebelumnya yaitu flow Order Aktivasi dengan di tambahkan keterangan apa yang menjadi latar belakangnya sehingga klien tersebut direject (Telah Kembali). Begitu seterusnya...dan inilah yang kami namakan dengan Traking Order Notaris itu.

F. Keuangan Pelanggan

Seperti dijelaskan diatas keuangan ini adalah merupakan Flow Pembayaran dari seorang klien notaris. Proses pembayaran dapat di lakukan lebih dari sekali selama status pembayaran belum LUNAS, dan hanya dilakukan oleh bagian Keuangan dan Manager. Walaupun pembayaran dapat dilakukan beberapa kali, sitem ini memberikan fasilitas untuk dapat mengubahnya kapan saja. Sistem keuangan pelanggan juga dapat memberikan informasi berapa tagihan dan kekurangan kewajiban pembayaran jasa pembuatan bentuk hukum sesuai kesepakatan bersama.

E. Users

Users adalah pemakai program aplikasi. Perlu diketahui pada aplikasi NSOFT ini terdapat

tiga group (level) yaitu Manager, Keuangan, Operator. Masing-masing bagian mempunyai

lebih dari satu user, hal ini tergantung dari setting saat pembuatanya. Jadi setiap login pada

setiap user akan mendapatkan hak akses yang berbeda-beda sesuai pensettingan

pembuatan pemakai.

Group Manager berhak atas seluruh proses aplikasi NSOFT.

Group Keuangan hanya berhak khusus bagian keuangan (flow order billing)

Group Operator hanya berhak pada Proses pendataan klien, kecuali keuangan.



F. Laporan

Dalam sebuah aplikasi laporan merupakan hal yang paling diperlukan, apalagi sebuah jasa pelayanan seperti notaris. Laporan ini di buat sesuai dengan kebutuhan diantaranya laporan bulanan PPAT dan laporan bulanan notaris dan laporan keuangan.

Format laporan ini di buat dan dapat di simpan pada format pdf dan microsoft excel. Sehingga pihak notaris dapat mengubah dan menggunakannya dengan leluasa dan dapat di simpan dengan mudah.

a. Laporan Bulanan PPAT Seluruh data klien yang mempunyai pembuatan bentuk hukum PPAT baik AJB, APHT

dan lain-lainya akan terangkum dalam menu ini.

b. Laporan Bulanan Wasiat Laporan Wasiat adalah informasi seluruh pembuatan sifat surat wasiat dalam tiap bulannya yang akan di tujukan ke Kepala Sub Direktorat Harta Peninggalan Direktorat Perdata Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Bentuk Tampilannya adalah sebagai berikut :



Laporan ini dapat di pindahkan ke Ms. Excel sebagai bahan dokumentasi dan keperluan-keperluan lainnya, atau mencetaknya langsung ke printer. Bentuk Tampilannya adalah :

c. Laporan Bulanan Notaris

Laporan Notaris adalah informasi seluruh pembuatan sifat surat atau jenis layanan jasa pejabat Notaris yang terangkum dalam bentuk laporan : 1. Laporan Daftar Otentik 2. Laporan DIBUKUKAN 3. Laporan DISAHKAN



Laporan ini dapat di pindahkan ke Ms. Excel, atau mencetaknya langsung ke printer. Bentuk Tampilannya adalah :

d. Laporan Keuangan Laporan ini digunakan untuk menampilkan data pembayaran dari tanggal tertentu sampai tanggal yang diinginkan. Jadi seluruh data klien yang telah bayar pada pihak notaris dapat tercatat di menu ini.



Laporan ini dapat pula disimpan dalam format pdf dan dengan mudah menyimpannya atau mencetaknya.

Solusi

Kami menyediakan layanan konsultasi dan demo produk gratis bagi Notaris dan PPAT yang tertarik untuk menggunakan NSOFT. Untuk mengoptimalkan manfaat penggunaan NSOFT dalam menunjang pelayanan Notaris dan PPAT, kami menyediakan beberapa paket solusi :

► Individual ► Kantor/Korporasi

Tim kami setiap saat siap memberikan layanan profesional, bantuan teknis dan training sesuai kebutuhan anda dan staff. Untuk informasi lebih lanjut hubungi :

CV. ANTRASINDO NET - Partner IT Solution

contact person : Anthony

Mobile : 08129009659, 02198967728, 087886036702 E-mail : [email protected]

Nsoft Proposal Program Notaris

Documents

Transcript of Nsoft Proposal Program Notaris