NOAA Atmospheric Baseline Observatory Cooperative Agreement Proposal 

Part I ‐ Reference Information 

Cooperative Project Name:   __________________________________________________  

GMD Project Number (to be assigned upon approval): ________________________________ 

Contact Information 

1. Principal Investigator (PI): _________________________________________  Ph.D.    

2. Institution: __________________________________________________ 

3. Department: __________________________________________________ 

4. Mailing Address/Street: __________________________________________________ 

5. City: __________________________________________________ 

6. State __________________________________________________ 

7. Zip code: __________________________________________________ 

8. Country (if not US): __________________________________________________ 

9. Telephone: __________________________________________________ 

10. Fax Number: __________________________________________________ 

11. Cell phone: __________________________________________________ 

12. E‐mail address __________________________________________________ 

13. Organization’s website: __________________________________________________ 

Technician/Co‐investigator (PI‐tech): Attach more sheets if there are more people involved. 

1. Principal Investigator: _________________________________________  Ph.D.   

2. Institution: __________________________________________________ 

3. Department: __________________________________________________ 

4. Mailing Address/Street: __________________________________________________ 

5. City: __________________________________________________ 

6. State __________________________________________________ 

7. Zip code: __________________________________________________ 

8. Country(if not US): __________________________________________________ 

9. Telephone: __________________________________________________ 

10. Fax Number: __________________________________________________ 

11. Cell phone: __________________________________________________ 

12. E‐mail address __________________________________________________ 

13. Organization’s website: __________________________________________________ 

Brief statement describing project (What, why, how, etc.): 

Duration and funding of project: 

Estimated starting date: __________________    Estimated ending date: ___________________ 

a. Project has firm starting and  ending dates

b. Project termination based on renewable funding

Enter date of funding renewal____________________

Describe support for this project (NSF, university, government, private, or other).  Indicate if 

funding is a one‐time grant or renewable source of funding: 

New or modified proposal 

Complete “A.” if new proposal or complete “B.” if proposal is a modification of an existing project. 

A.   Check here if this is a new proposal: 

Discuss in reasonable detail the scientific basis and goals of this cooperative research.  (Attach extra sheets if 

necessary.)  The NOAA/ESRL reviewers are interested in your research and its relation to the overall NOAA 

research.  List any of your publications completed or in preparation that are related to the research of 

NOAA/ESRL: 

B.   Check here if this is a request for a renewal, a modification, or a next phase of previous 

NOAA/ESRL cooperative research: 

Please give a progress report of your activities to date, including any publications/data reports, summaries, 

etc., submitted or in preparation from previous NOAA/ESRL station observations.  (Attach extra sheets if 

necessary.) Describe the new modifications to the project: 

Part II ‐ Installation Phase 

Site(s) project will take place: 

American Samoa Observatory (SMO)  Barrow Observatory (BRW) 

Mauna Loa Observatory (MLO)  South Pole Observatory (SPO) 

Facility Space Requirements  

1. Location of equipment (Check all apply)

  Indoor    Outdoor    Slab/ground  

  Deck     Tower     Roof  

  Other  

2. Indoor Mounting Type (Check all apply)

  Table    Floor 

  Rack    Trailer housed 

  Other  

3. Enter the number of units and dimensions (include auxiliary parts, pumps, etc.)  Note supplemental

storage for supplies, tanks, or accessories: 

Instrument:  

Computer/datalogger:   

External pump:  

Instrument accessories:  

Tanks:  

Other (e.g. Racks, tripods, etc.):  

4. How much total floor space or table space is required?

5. Do you require work space at the Hilo office? (MLO only)   Yes   No  

If so explain needs and estimated space (MLO only): 

6. Do you need observatory staff to fabricate/machine any parts? If so describe:(Not available at all observatories)

7. After installation are you going to store the empty instrument boxes at the observatory site?

  Yes     No 

8. How much space do you require for storage?

If your project is one year or longer, it is recommended that you ship the crates back to your 

organization.  Storage of instrument boxes at the observatory may incur additional charge. GMD 

will also not guarantee and or be liable for damaged or missing items. 

9. Special requirements. List any special requirements needed for your projects: viewing apertures, air

lines, ports, tracking mounts, clear sky view, etc:

Shipping  

1. Give details of method of shipment to and from the observatory.  Are there any restricted items (gas

cylinders, radioactive materials, etc.)? What are the estimated amount, size, and weight of boxes being

sent?

It is recommended that large and heavy instruments be taken by a hauling company directly to the 

observatory site (not applicable at all stations). 

2. Do you require GMD staff to bring equipment to site? (not applicable at all stations)

  Yes    No 

Travel of Cooperative Staff 

10. How many of your staff will be coming out for the installation of your project?  _____________

11. Do you require overnight stay at the observatory?   Yes    No  

Installation must be completed when staff are present. Observatory staff are not present on weekends.

12. Will you require transportation to and from the observatory?   Yes    No 

13. How long is your estimated stay?  _____________________________

14. How many days do you estimate to train GMD staff?  _________________________

15. Do any of your personnel require any special accommodations? If so, explain what is needed:

16. Do you need assistance in locating and reserving a hotel and car?   Yes    No 

17. Indicate requirements and any contact information needed for travel:

Electrical Power Requirements: 

1. General power

  120 V ‐ 60 Hz    Other:   

  208 V ‐ 60 Hz 

  240 V ‐ 60 Hz   (may need step‐up transformer depending on location or if 3‐phase is required). 

2. Energy use:  List daily kWh consumption for each component that has its own electrical plug or is

wired directly to an electrical breaker (e.g. computer, instrument, pump, motor, chiller, etc.).  Also,

list monthly or yearly kWh consumption if there is a difference due to different operating

parameters throughout the month or year (e.g. calibrations, operating schedule, etc.).  Depending

on location, new power circuits may need to be installed.

Uninterruptable Power Supply (UPS) 

It is highly recommended that you have a UPS for your computers and other sensitive electronic devices.

1. Are you going to provide your own UPS?      Yes    No 

2. Do you want observatory staff to replace UPS battery?   Yes    No 

3. Who will pay for battery replacement and disposal?         ___________________________ 

Gas Cylinders, Cryogens and Hazardous Materials 

1. Do you require any gas cylinders?   Yes    No 

2. Supplier: (please specify) ______________________________________________________

3. List gas types, cylinder sizes, and quantities? How often will each cylinder need to be replaced? How

will the cylinders be transported to and from the observatory?

4. Will you require any cryogenic liquids?   Yes       No 

Please specify type if needed and consumption rate: 

5. Will your project use any hazardous materials or chemicals?   Yes     No 

6. List types and quantities if applicable:

7. Gas cylinder tanks need to be secured to prevent from falling. Will you provide a holder or a stand to

secure tanks?     Yes    No

List any other space or facility Special Requirements (Please describe): 

The observatory does not provide UPS units.

Note: All air conditioners and refrigerators are prohibited at the observtory.

IT Equipment and Services 

Network and Connectivity 

1. Do you require internet connection? If not you can skip this section.    Yes   No 

2. How many static IP addresses do you need for the project?

3. How many visitor addresses do you need? This is for you to do web browsing and check email when

you visit.

Remote connection 

3. Your  system will be placed behind the observatory firewall.  Indicate the software, ports to be

opened in our firewall, and source and destination IP address you are accessing from.  Note: that we

do not allow any open source addresses.  We recommend that you transfer the files back to your

site and then have it offered to all sources. Using web sites directly from any observatory computer

is not allowed.

Note that, your device will be placed in a VLAN at the site with other cooperative devices. It is 

recommended that your computer has its own firewall installed. Any damages your computer causes to 

other systems will be your responsibility and not GMD's. 

4. Do  you require access to the site’s time server?  Yes   No 

Computer/Data Logger Information 

1. It is required that you have an Antivirus program and personal firewall on your computer. What

antivirus and firewall software will you be using?

Note: GMD can provide McAfee antivirus program while under contract. The software must be

removed at the end of the term. Did you want to use GMD’s version of McAfee?

2. Describe the hardware of the   computer or data logger  system.

3.

4. Other hardware descriptions:

Do you require a remote connection? No 1.

2. Describe how you are going to connect to your system from your location. (Are you using ftp, ssh,

remote desktop etc.).  Note the bandwidth usage, amount of data and at what interval. Is it a

continous connection?

Yes

Project participants are prohibited from bringing/changing wireless access points without GMD prior approval.

Make: _______  Model:______  OS and version: _________________________________________

Note: Windows systems must use Windows 7 or later. In 2020, Windows 10 will be the minimum.

5. List software being used on system.  It is required that all software on system is updated.

6. Do you want GMD observatory staff to maintain your system? (Maintain updates, patches, and virus

definitions). If so pick the level of service.

Level  IT service

1  COOP PI or tech will take care of all updates, installations, maintenance.  Observatory staff will only check for compliance and assist in troubleshooting. 

2  COOP PI or tech will do installation and major software changes.  Observatory staff will take care of updates and patches, compliance checking and assist in troubleshooting. 

3  Observatory staff will do all installations, major software changes, updates and patches, compliance checking, and assist in troubleshooting. 

Any other special IT request. 

Staff Time 

Give an estimate on how much observatory staff time will be needed for the installation and 

training, daily checks, maintenance, & calibrations (etc). 

Diagram

Please attach a diagram, photo, or drawing of your instrumentation and setup.

Standard Operating Procedures (SOPs) 

SOPs must be provided to clarify observatory staff expectations. SOPs may have to be modified 

for the observatory site. PI shall create & maintain the SOP.  Someone from the project must 

train the observatory staff on site before departing the observatory. 

Part III ‐ Operations & Maintenance Phase 

1. In order to help NOAA/ESRL/GMD staff better understand your project and its requirements, please

describe your anticipated observing procedures, including the approximate number of observations

the observer makes, their duration (continuous or discrete), calibration needs, quick‐look displays

and requirements, daily/weekly checks, etc.  Include all aspects of experiments, such as:  paperwork,

telephone calls, packaging and mailing, etc. (Attach current SOP to this document).

2. Describe any discrete collections (flasks/filters, etc.).  How will the samples be shipped to and from

the Observatory?  What are your resupply methods?  Are there any gas cylinders or other restricted

articles involved in collections?

3. How will data be acquired, stored and sent to you?

4. Will any data analysis or reduction be done at the Observatory?  Describe.  What method of data

quality control will be provided to the Observatory staff to ensure proper data acquisition?

5. Will you require NOAA/ESRL data?

  Yes     No    Which data?  ___________________________________________ 

6. What time resolution?  In what form?  When will you need it?

7. When will your data be available to NOAA/ESRL/GMD (how soon after collection)?  In what form?

What time resolution?

8. Will the project will be operated independently by your own staff and not involve observatory staff

for routine operations and maintenance?       Yes    No

9. If yes, answer the two questions below:

a.) Indicate how often (and with how many vehicles) your group will be driving to the observatory.  

__________________________________________________________________________________ 

b.) How many personnel will be on each trip?  

__________________________________________________________________________________ 

10. Any other special operational information regarding your project not previously discussed?

Part IV ‐  Project Termination Phase 

Describe how the project will be terminated.  Who will shut down equipment? Who will pack, haul it from 

observatory, and have it shipped back to the project’s organization? Enter the estimated amount of time 

GMD staff will be used to remove project from site. 

If the project is on a year‐to‐year contract, contract renewal musy be determined about two months prior 

to termination date to allow time for removal of equipment if project is not renewed. 

A project passing the termination date of contract without renewal may be shut off and removed from the 

network.  A fee may be charged to the parent organization for unclaimed equipment which must be 

removed by site staff.  If agreed to by GMD management, a project may remain at the site for a reasonable 

period of time if new funding is likely. 

Three attempts will be made to contact the PI to determine how cost of removal and shipping equipment 

will be done.  If PI does not respond, the equipment will be considered GMD’s and its fate will be 

determined by GMD Staff.  Note failure to respond may jeopardize any future applications from PI and its 

organization. 

Part V ‐ Foreign National Visitor Policy Foreign national guests (non US) visiting a NOAA site for more than three days must complete the following procedure:

1) Please notify Julie Singewald 90 days in advance of any foreign national visitation to a GMD site.

2) Please send Julie via email a list of the computing systems any foreign nationals will access atGMD facilities.

3) If the foreign national will have access to the Research and Development High PerformanceComputing System, it is required to get prior approval from GFDL. Julie is responsible for gaining approval from GFDL. This adds processing time. Please allow an additional 5 works days for this approval.

4) Julie will notify the foreign national what date they can enter the site. Do not purchase airline tickets before receiving this information.

5) Mandatory background investigations are performed for every foreign national who will be onsite six months or longer. Background processing requires fingerprint cards, completing the OF-306, and a Security cover sheet. Julie can provide you with these forms.

PLEASE NOTE THAT VISITORS WITH A "GREEN CARD" DO NOT NEED TO COMPLETE THIS PROCESS.

Foreign nationals must be escorted by observatory staff at all times at NOAA facilities. Escort must be coordinated with the observatory station chief.

Contact Information:Julie SingewaldNOAA Earth System Research Laboratory 325 Broadway, R/GMD1Boulder, CO 80305

Phone: (303) 497-6074Email: julie.singewald@noaa.gov

PART VI ‐ Agreement Terms‐of‐Use 

Your signature below indicates that you have read and that you consent to NOAA/ESRL/GMD’s Terms of Use 

for the NOAA/ESRL/GMD’s Baseline Observatories.  If granted access, it will be required that you will adhere 

to the following policies to ensure continued success for all research activities at the site.   In addition, this 

terms‐of‐use agreement will also be enforced  (as applicable) to cooperative programs that do not require 

personnel access to an observatory and only have  instrumentation  in the field.   NOAA/ESRL/GMD reserves 

the  right  to  revoke  any  cooperative  agreement  when  it  deems  the  actions  (or  lack  thereof)  of  any 

cooperative partner are detrimentally affecting  the  staff and/or observatory.    In general,  failure  to meet 

these terms of use will first result in a written notification that will include a request to become compliant 

by a specified date.   Continued failure to meet these terms, after written notification has been  issued, will 

result in the discontinuation of your program and the revocation of your cooperative agreement.   

NOAA/ESRL Terms of Use includes (not limited to): 

The observatory station chief is the site director and has final authority at the facility.

All station visits must be coordinated with the local station chief for access to the site.

All cooperative partners and their guest must sign‐in to the guest book when they arrive at thesite.

Guests are not allowed at the site without prior approval from NOAA/ESRL/GMD.

No computers are allowed onto the local observatory network without prior approval from NOAAIT observatory staff.

Any or all uses of the observatory’s computer/network system and all files on this network maybe  intercepted, monitored,  recorded,  copied,  audited,  inspected,  and  disclosed  to  authorizedsite, Department of Commerce, and law enforcement personnel, as well as authorized officials ofother agencies, both domestic and foreign. By using the observatory network, the user consentsto such  interception, monitoring, recording, copying, auditing,  inspection, and disclosure at  thediscretion of authorized site or Department of Commerce personnel. Unauthorized or  improperuse of this computer system may result in administrative disciplinary action and civil and criminalpenalties.

No smoking (indoor or outdoor) at the site.

No open fires, camp stoves, or BBQ grills.

No portable generators or space heaters at the site.

No chemicals and/or solvents without prior permission.

No spray foam, “blue board”, or “pink board” insulation.

All projects must use energy efficient pumps, computer towers, monitors, etc. when possible.

NOAA/ESRL  tools will  only  be  loaned  to  cooperative  project  on  a  limited  basis  and  only withstation chief’s permission.

All loaned tools and materials must be returned to the observatory staff when finished.

After  the  cooperative  project  ends,  you  are  responsible  for  returning  the  site  to  the  samecondition as it was prior to your arrival (within reason).  This includes: patching holes in the wall/roof, removing trash, and shipping the equipment back to your home institution.

No  longer  than one year after  the  termination of your project all equipment, air and electricallines, gas cylinders and shipping containers etc. must be  removed  from  the observatory site atthe expense of your project or employer.  This includes the cost of transporting and shipping yourproject materials back to your base of operations.

Long distance phone calls are prohibited, unless authorized by the station chief.

Participants are prohibited from bringing or changing wireless access points without GMD approval.

Hazards  at  the  site(s) may  exist  and  you  are  responsible  for  your  own  safety.    Hazards mayinclude  (but,  not  limited  to):  cold  weather  exposure,  altitude  exposure,  extreme  weather,wildlife, terrain, electrical, noise, EMF, optical, laser, pressurized gas, tower, chemical, and fire.

This agreement is only for the project and devices listed above, any new instruments or majorchanges in procedure will require another cooperative agreement or this existing agreement tobe updated, reevaluated, and approved by appropriate GMD management.

Definition of roles: 

PI (Principle investigator) – Person in charge of the project. This person determines the procedures (SOPs) 

that needs to be done for the project.  

PI‐Tech ‐ Staff member working with the PI for project support, computer person, technician, etc. this 

usually is a person Observatory staff would contact for troubleshooting (if not the PI). 

Observatory PI – At some stations, a specific staff member that is assigned to the project. This person is the 

main point of contact of the PI and PI‐tech(s). This person would be the most knowledgeable person for the 

project at the observatory site when the PI and PI‐tech are not at the site. 

Annual Status Report An “Annual Status Report” on your project needs to be submitted to GMD annually.  The project will be 

reviewed yearly to verify that it is current and expenses are covered. Changes in staff wages and costs of 

resources will be used to update the project fees for renewal. 

Send the annual report to GMD Field Operations Manager (gmd.cooperative.agreement@noaa.gov) and the observatory station chief.  Note:   During May, GMD hosts an annual conference in Boulder, Colorado.  

Presenting a paper or poster is highly encouraged. 

This agreement only applies to the instruments listed above. Any additions of equipment or major 

changes to procedures will require another coop agreement or an update and re‐evaluation of this 

agreement. Changes must be approved by GMD management before any new implementations can take 

place.

I, __________________________(printed name), affirm that I have read and understand these general terms‐

of‐use (outlined above) for the NOAA/ESRL baseline observatory facility(s), and I agree to operate within 

and adhere to the stated policies.   

Signature Date 

NOAA ESRL GMD COOPERATIVE AGREEMENT 

RESEARCH AND OBSERVING PROPOSAL REQUEST 

Project Name 

Project Investigator 

In  return  for  assisting with  your measurement  program, we  ask  that  you  assist  us  by  providing  a  short 

Annual Report.   Your  signature below  indicates you agree  to provide NOAA/ESRL with a yearly  report on 

your project.  A report must be submitted during renewal or at the end date of this agreement. We may also 

invite you to give a short presentation on the results  from your program at our Annual Meeting, which  is 

typically in May of each year 

Signature Date 

Your initials below indicate you agreed that NOAA/ESRL may publicly post your complete cooperative 

agreement, including contact information, to the NOAA/ESRL/GMD Cooperative Project webpage. 

Initials Date 

Return this statement to:  NOAA/ESRL/GMD 

Observatory Operations   

325 Broadway, R/GMD1 

Boulder, CO  80305 

Phone:  (303) 497‐6655 

Fax:  (303) 497‐5590 

To be completed by observatory staff

PART VII‐  Observatory Staff Review 

Observatory Staff Questions and Comments 

Please contact your observatory contact listed below to start installation process. 

Your observatory primary contact is:  

Email:           ________________________________________________________ 

Telephone:           ____________________________________________________ 

Mailing Address:    ________________________________________________ 

City        _________________________ State    Zip code        ___________ 

Your backup contact person is:  

Email:           ________________________________________________________ 

Telephone:           ____________________________________________________ 

Observatory Review Done  Date:

PART VIII ‐ NOAA/ESRL/GMD PROJECT APPROVAL 

We will send you a copy of this page after the project has been reviewed and approved by our staff, and a 

number assigned

The project proposal has been approved by:     _____________________________________   

Title: _____________________________________ 

Signature Date 

NOAA/ESRL Cooperative Research Project Number:

(Assigned in GMD) 

Your official start date is: _________________________________________  

This contract/project will end on:  __________________________________    

Renewal of this contract/project must be done by: ____________________