New UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE … · 2016. 12. 21. · universidad central del...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO A LA

EMPRESA PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL CÍA.

LTDA.

AUTORA: FRANCISCA TATIANA MORA CORELLA

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR: DRA. MIRIAM PAULINA VITERI MARTÍNEZ

[email protected]

QUITO, DM. ENERO 2015

Mora Corella, Francisca Tatiana (2015).Diseño e

implementación de un sistema de control interno

administrativo y financiero aplicado a la empresa

PRORESPALDO Cobertura Profesional Cía. Ltda.,

situada en el Distrito Metropolitano de Quito. Trabajo de

investigación para optar por el grado de Ingeniera en

Contabilidad y Auditoría. Facultad de Ciencias

Administrativas. Quito UCE. 171 p.

ii

DEDICATORIA

A Dios: Por la sabiduría, entendimiento y comprensión para escoger una carrera profesional que

llena de satisfacción mi vida.

A la gloriosa Universidad Central del Ecuador: Por haberme permitido ser parte de ella, por ser el

pilar fundamental en la formación de mi carácter y mi profesionalismo.

A mis padres: Genoveva Corella y Nelson Mora: Por su sacrificio y apoyo incondicional logrando

crear en mi la persona y la profesional que soy.

A mis hermanos: Karina y Moisés, quienes de una u otra forma contribuyeron con mi formación.

A mi esposo e hijo: Christian y Dante, por darme luz y esperanza al final del túnel, para seguir

cumpliendo mis metas.

A mis sobrinos: Kelly, Jeycob, Lindsay y Axel; quienes aunque pequeños pero han demostrado ser

grandes de corazón y su cariño me han dado las fuerzas necesarias para superar problemas.

A mis amigos: Ronald Banderas, Soledad, Pamela y David, por cada día darme los ánimos

suficientes para lograr superar los retos.

iii

AGRADECIMIENTO

A Dios, mis padres y hermanos por su apoyo incondicional en momentos de angustia, por

empujarme a seguir adelante para culminar con mis estudios.

A mi madre por cuidar de mi hijo mientras realizaba las investigaciones necesarias para lograr el

principal de mis objetivos.

A mi esposo e hijo quienes son mi fuerza para levantarme todos los días con energías renovadas.

A la Directora de Tesis, Doctora Paulina Viteri por su apoyo total, mis profesores quienes tuvieron

la dedicación necesaria para transmitir en palabras todo su conocimiento.

A todos quienes me impulsaron al término de mis estudios, les extiendo un sincero agradecimiento.

iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL




Yo, Francisca Tatiana Mora Corella en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis

realizada sobre “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, APLICADO A LA EMPRESA

PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL CÍA. LTDA.”, por la presente autorizo a la

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me

pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de

investigación.

Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, a 20 Enero 2015

__________________________

Francisca Tatiana Mora Corella

C.C. 172300571-4

[email protected]

mailto:[email protected]

v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS




Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la señorita

Francisca Tatiana Mora Corella, para optar el título profesional cuyo tema es: “DISEÑO E

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO APLICADO A LA EMPRESA PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL

CÍA. LTDA.”, la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a

evaluación por el tribunal calificador.

En la ciudad de Quito, a los 20 días del mes de Enero de 2015.

Dra. Miriam Paulina Viteri Martínez

C.C. 1706809264

vii

CONTENIDO

DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................. iv

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................... v

CONTENIDO .................................................................................................................................. vii

LISTA DE TABLAS ......................................................................................................................... xi

LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiii

ANEXOS......................................................................................................................................... xiii

RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................. xv

ABSTRACT .................................................................................................................................... xvi

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... xvii

CAPÍTULO I ....................................................................................................................................... 1

1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA PRORESPALDO CÍA.

LTDA. .................................................................................................................................. 1

1.1. Antecedentes ........................................................................................................................ 1

1.1.1. Reseña Histórica .................................................................................................................. 1

1.1.2. Base Legal ........................................................................................................................... 2

1.1.3. Objetivos de la Empresa ...................................................................................................... 4

1.1.3.1. Objetivo General .................................................................................................................. 4

1.1.3.2. Objetivos Específicos .......................................................................................................... 4

1.1.4. Misión .................................................................................................................................. 4

1.1.5. Visión ................................................................................................................................... 4

1.1.6. Actividad Principal .............................................................................................................. 5

1.1.7. Servicios que oferta ............................................................................................................. 5

1.1.8. Organigrama Estructural de la Empresa .............................................................................. 6

1.1.9. Organigrama Funcional de la Empresa ................................................................................ 7

1.1.10. FODA de la Empresa ........................................................................................................... 8

CAPÍTULO II ..................................................................................................................................... 9

2. ANÁLISIS SITUACIONAL ............................................................................................... 9

2.1. Análisis Interno .................................................................................................................... 9

2.1.1. Descripción de los Procesos Administrativos ...................................................................... 9

2.1.1.1. Convenio de alianza estratégica con la Aseguradora ACE Seguros. ................................... 9

2.1.1.2. Afiliación al Profesional de la salud .................................................................................. 10

2.1.1.3. Uso del Contrato de Responsabilidad Civil Médica .......................................................... 11

2.1.1.4. Asignación de un abogado al Profesional de la salud ........................................................ 12

viii

2.2. Análisis Externo ................................................................................................................. 12

2.2.1. Influencias Macroeconómicas ........................................................................................... 12

2.2.1.1. Factor Económico .............................................................................................................. 13

2.2.1.2. Factor Político .................................................................................................................... 13

2.2.1.3. Factor Social ...................................................................................................................... 13

2.2.1.4. Factor Tecnológico ............................................................................................................ 14

2.2.1.5. Factor Legal ....................................................................................................................... 14

2.2.2. Influencias Microeconómicas ............................................................................................ 14

2.2.2.1. Clientes .............................................................................................................................. 14

2.2.2.2. Proveedores ........................................................................................................................ 16

2.2.2.3. Competencia ...................................................................................................................... 16

2.3. Análisis Interno .................................................................................................................. 17

2.3.1. Capacidad Financiera ......................................................................................................... 17

2.3.1.1. Análisis vertical del Balance general ................................................................................. 17

2.3.1.2. Análisis vertical del Balance de Pérdidas y Ganancias ..................................................... 20

2.3.1.3. Análisis Horizontal ............................................................................................................ 23

2.3.1.3.1. Análisis Horizontal del Balance General ........................................................................... 23

CAPÍTULO III .................................................................................................................................. 25

3. CONTROL INTERNO ...................................................................................................... 25

3.1. Definición de Control Interno ............................................................................................ 25

3.2. Importancia del Control Interno ........................................................................................ 25

3.3. Objetivos del Control Interno ............................................................................................ 25

3.4. Elementos Básicos del Control Interno ............................................................................. 26

3.5. Clasificación del Control Interno ....................................................................................... 28

3.5.1. Por la Función .................................................................................................................... 28

3.5.1.1. Control Administrativo ...................................................................................................... 28

3.5.1.2. Control Financiero ............................................................................................................. 28

3.5.2. Por la Ubicación ................................................................................................................ 28

3.5.2.1. Control Interno ................................................................................................................... 28

3.5.2.2. Control Externo ................................................................................................................. 29

3.5.3. Por la Acción ..................................................................................................................... 29

3.5.3.1. Control Previo .................................................................................................................... 29

3.5.3.2. Control Concurrente .......................................................................................................... 29

3.5.3.3. Control Posterior ................................................................................................................ 29

3.6. Limitaciones del Control Interno ....................................................................................... 29

3.7. Normativa del Control Interno ........................................................................................... 30

3.8. Métodos de Control Interno ............................................................................................... 31

ix

3.8.1. COSO I Control Interno - Marco Integrado ...................................................................... 31

3.8.1.1. Definición: ......................................................................................................................... 31

3.8.1.2. Componentes de COSO I ................................................................................................... 32

3.8.2. COSO II. Gestión de Riesgos Corporativos – Marco Integrado ........................................ 35

3.8.2.1. Ventajas de COSO II ......................................................................................................... 36

3.8.2.2. Componentes de COSO II ................................................................................................. 37

3.8.3. Ámbito de aplicación del sistema de control interno: ........................................................ 41

3.8.4. Controles Efectivos de control Interno .............................................................................. 44

3.8.5. COSO III. Control Interno sobre los Informes Financieros – Guía para Pequeñas

Empresas Públicas ............................................................................................................. 48

3.8.6. Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica (MICIL) ................................... 49

3.8.7. Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador- (CORRE) ........................................... 49

3.8.8. COBIT: Modelo para Auditoría y Control de Sistemas de Información ........................... 50

3.9. Evaluación del Control Interno .......................................................................................... 51

3.9.1. Objetivos de la Evaluación del Control Interno ................................................................. 51

3.9.2. Métodos para Evaluar el Control Interno .......................................................................... 52

3.9.2.1. Método Descriptivo. .......................................................................................................... 52

3.9.2.2. Método de Cuestionarios ................................................................................................... 52

3.9.2.3. Método Gráfico .................................................................................................................. 53

CAPÍTULO IV .................................................................................................................................. 54

4. PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ..................................... 54

4.1. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO .................................... 54

4.1.1. PLANIFICACIÓN ............................................................................................................. 54

4.1.1.1. Planes ................................................................................................................................. 54

4.1.2. ORGANIZACIÓN. ............................................................................................................ 58

4.1.2.1. Estructura Organizacional Propuesta. ................................................................................ 59

4.1.2.2. Procesos Administrativos Propuestos ................................................................................ 61

4.1.2.2.1. ATENCIÓN AL CLIENTE ............................................................................................... 61

4.1.2.2.2. SELECCIÓN DE PERSONAL ......................................................................................... 64

4.1.2.2.3. VINCULACIÓN AL CARGO .......................................................................................... 67

4.1.2.2.4. EVALUACIÓN DEL PERSONAL ................................................................................... 70

4.1.2.2.5. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL ............................................................................... 73

4.1.2.3. Procedimientos .................................................................................................................. 76

4.1.2.4. Establecimiento de políticas .............................................................................................. 79

4.1.2.5. Funciones ........................................................................................................................... 86

4.1.2.6. Perfil profesional del puesto .............................................................................................. 96

x

4.1.2.7. Autoridad ........................................................................................................................... 99

4.1.3. DIRECCIÓN .................................................................................................................... 101

4.1.3.1. Alcance de la Dirección ................................................................................................... 101

4.1.3.2. Autoridad y Poder ............................................................................................................ 101

4.1.4. CONTROL ...................................................................................................................... 102

4.2. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO ............................................. 102

4.2.1. Factores de Control Interno ............................................................................................. 102

4.2.1.1. Ambiente de Control ........................................................................................................ 102

4.2.1.2. Evaluación de Riesgos ..................................................................................................... 103

4.2.1.3. Identificación de riesgos .................................................................................................. 104

4.2.1.4. Análisis de Riesgos .......................................................................................................... 104

4.2.1.5. Actividades de control ..................................................................................................... 105

4.2.1.6. Información y Comunicación .......................................................................................... 106

4.2.1.7. Supervisión y Seguimiento .............................................................................................. 107

4.2.2. ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA EJECUTAR LAS

ACTIVIDADES .............................................................................................................. 107

4.2.2.1. PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA ............................................................. 107

4.2.2.2. PROCESO DE FACTURACIÓN .................................................................................... 111

4.2.2.3. REPOSICIÓN DE CAJA CHICA ................................................................................... 113

4.3. INSTRUCTIVOS DE COMPROBANTES Y DOCUMENTOS DE SOPORTE ........... 118

4.3.1. Rol de pagos .................................................................................................................... 119

4.3.2. El cheque ......................................................................................................................... 119

4.3.3. Factura ............................................................................................................................. 120

4.3.4. Liquidación de compras ................................................................................................... 122

4.3.5. Comprobante de retención ............................................................................................... 122

4.3.6. Comprobante de ingreso .................................................................................................. 123

4.3.7. Comprobante de egreso ................................................................................................... 124

CAPITULO V ................................................................................................................................. 126

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 126

5.1. CONCLUSIONES ........................................................................................................... 126

5.2. RECOMENDACIONES .................................................................................................. 127

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 129

xi

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.1. Capital suscrito ................................................................................................................. 3

Tabla 2.1.Balance General................................................................................................................ 18

Tabla 2.2.Balance General (Análisis Vertical) ................................................................................. 19

Tabla 2.3. Estado de resultados ........................................................................................................ 21

Tabla 2.4. Estado de resultados (Análisis vertical)........................................................................... 22

Tabla 2.5. Balance General (Análisis Horizontal) ............................................................................ 24

Tabla 4.1.Componentes para la misión y visión de PRORESPALDO Cía. Ltda. ............................. 55

Tabla 4.2. Servicio al Cliente ............................................................................................................ 62

Tabla 4.3.. Vinculación al cargo ....................................................................................................... 68

Tabla 4.4. Evaluación del personal ................................................................................................... 70

Tabla 4.5.. Capacitación del personal .............................................................................................. 74

Tabla 4.6. Días festivos 2015 ............................................................................................................ 84

Tabla 4.7. Funciones Gerente General ............................................................................................. 86

Tabla 4.8. Funciones Jefe de Atención al Cliente ............................................................................. 87

Tabla 4.9. Funciones del Gerente Financiero ................................................................................... 88

Tabla 4.10. Funciones del Contador ................................................................................................. 89

Tabla 4.11. Funciones Gerente de Sistemas y Tecnología de la Información .................................. 90

Tabla 4.12. Funciones de Asistente de Gerencia .............................................................................. 91

Tabla 4.13. Funciones del Gerente de Talento Humano ................................................................... 92

Tabla 4.14. Funciones del Asesor de Indemnizaciones ..................................................................... 93

Tabla 4.15. Asesor Legal y Riesgos ................................................................................................. 94

Tabla 4.16. Funciones del Asesor de Reaseguros ............................................................................. 95

Tabla 4.Costo incremento de Personal ............................................................................................. 95

Tabla 4.18. Perfil profesional del puesto del Gerente General ........................................................ 96

Tabla 4.19. Perfil profesional del puesto del Gerente Marketing y Ventas ...................................... 96

Tabla 4.20. Perfil profesional del puesto del Asistente de Gerencia ................................................ 97

Tabla 4.21. Perfil profesional del puesto del Gerente de Talento Humano ...................................... 97

Tabla 4.22.Perfil profesional del puesto del Gerente Financiero ..................................................... 98

Tabla 4.23 Perfil profesional del puesto del Contador ..................................................................... 98

Tabla 4.24. Autoridad del Gerente General ...................................................................................... 99

Tabla 4.25. Autoridad del Gerente de Marketing y Ventas ............................................................... 99

Tabla 4.26. Autoridad del Asistente de Gerencia ............................................................................ 100

Tabla 4.27. Autoridad del Gerente de Talento Humano ................................................................. 100

Tabla 4.28. Autoridad del Gerente Financiero ............................................................................. 101

Tabla 4.29. Autoridad del Contador ............................................................................................... 101

Tabla 4.30 Factores externos e internos ......................................................................................... 104

xii

Tabla4.31. Clasificación de Riesgos ............................................................................................... 105

Tabla 4.32. Conciliación bancaria .................................................................................................. 109

Tabla 4.33. Facturación .................................................................................................................. 112

Tabla 4.34 Formato rol de pagos .................................................................................................... 119

xiii

LISTA DE FIGURAS

Figura3.1. Relación entre COSO I y COSO II ............................................................................... 35

Figura 3.2. Documentos adecuados ............................................................................................... 44

Figura 3.3. Procedimientos Adecuados ........................................................................................... 44

Figura 3.4. Medidas Físicas de Seguridad ...................................................................................... 45

Figura 3.5. Comprobación Independiente ........................................................................................ 45

Figura 3.6. Vacaciones y Rotación de puestos ................................................................................ 46

Figura 3.7. Análisis Costo-Beneficio ............................................................................................... 46

Figura 3.8. Entradas de Efectivo .................................................................................................... 47

Figura3.9. Salidas de Efectivo ......................................................................................................... 47

Figura 3.10. Fondo de caja Chica ..................................................................................................... 48

Figura 4.1.Organigrama Estructural ................................................................................................. 60

Figura 4.2. Servicio al Cliente ......................................................................................................... 63

Figura 4.3. Selección del Personal .................................................................................................... 66

Figura 4.4.Vinculación al cargo ....................................................................................................... 69

Figura 4.5. Evaluación de personal ................................................................................................. 72

Figura 4.6 Capacitación del personal .............................................................................................. 75

Figura 4.7.Cadena de valor ............................................................................................................... 77

Figura 4.9.Conciliación Bancaria ................................................................................................... 110

Figura 4.10.Facturación .................................................................................................................. 113

Figura 4.11Reposición de Caja Chica ............................................................................................ 117

Figura 4.12 Manera correcta de llenar un cheque ........................................................................... 120

Figura 4.13.Factura PRORESPALDO ........................................................................................... 121

Figura 4.14.Liquidación de compras PRORESPALDO ................................................................. 122

Figura 4.15. Comprobante de retención PRORESPALDO ............................................................ 123

Figura 4.16. Comprobante de ingreso PRORESPALDO ............................................................... 124

Figura 4.17. Comprobante de egreso PRORESPALDO ................................................................ 125

ANEXOS

ANEXO A Modelo de Conciliación Bancaria ................................................................................ 131

ANEXO B Modelo de Arqueo de Caja Chica ................................................................................. 132

ANEXO C PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL MÉDICA (CONTRATO) ...................... 133

ANEXO D CATEGORIZACIÓN DE PROFESIONALES DE LA SALUD SEGÚN

PRORESPALDO CÍA LTDA. ........................................................................................ 137

ANEXO E ....................................................................................................................................... 138

CODIGO PENAL INTEGRAL ..................................................................................................... 138

xiv

ANEXO F. PÓLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL A TERCEROS

CELEBRADA HOY 15 DE FEBRERO 2011, POR UNA PARTE, COMO

ASEGURADORA: ACE SEGUROS, Y POR OTRA, COMO CONTRATANTE:

PRORESPALDO Cobertura Profesional Cía. Ltda. ........................................................ 142

ANEXO G. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ................................................................... 148

ANEXO H. RUC PRORESPALDO .............................................................................................. 150

ANEXO I. CERTIFICADO DE OBLIGACIONES PATRONALES ............................................ 152

xv

RESUMEN EJECUTIVO

“DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, APLICADO A LA EMPRESA PRORESPALDO

COBERTURA PROFESIONAL CÍA. LTDA.”

El COSO es una herramienta para promover el compromiso, transparencia y honestidad en la

gestión que realizan las personas en pro de las entidades que existen con el fin último de generar

valor para sus grupos de interés, es decir, sus clientes.

Debido a la falta de control en las empresas es que surge la necesidad de crear e implementar

controles que efectivicen el trabajo realizado; utilizando eficientemente los recursos humanos,

materiales y económicos; es así que en la compañía PRORESPALDO Cobertura Profesional Cía.

Ltda., se ha visto esta necesidad, dado que existen procesos en los cuales no se mantiene un control

adecuado.

Para cada empresa se elige un tipo de control interno, es por ello que para la empresa en cuestión se

ha tomado en consideración el control por áreas específicas, en donde existirá mayor importancia y

debilidad de la empresa, aplicando las herramientas que señala el COSO I, como son el ambiente

de control con el que se verificará la estructura actual y como se puede mejorar en la empresa,

evaluación de riesgos, en donde se da una valoración a las áreas elegidas, actividades de control

verificando el proceso de contabilidad, información y comunicación confirmando que las

directrices que llevan al logro de los objetivos se cumplen, y finalmente la supervisión y

seguimiento.

PALABRAS CLAVES:

COSO

CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVA-FINANCIERA

ACTIVIDADES DE CONTROL

xvi

ABSTRACT

INTRODUCCIÓN

En el Ecuador y el mundo las entidades requieren que sus procesos se desarrollen con eficiencia y

productividad, en general que sean cumplidos a cabalidad, para que se pueda garantizar este

proceso, el personal de las empresas implementa diferentes maneras o tipos de controles, es así que

el presente tema de investigación se establece para el diseño e implementación de un Sistema de

Control Interno tanto administrativo como financiero para la Compañía PRORESPALDO

Cobertura Profesional, mismo que se encuentra aplicado conforme a las necesidades y

requerimientos de cada una de las áreas que una vez estudiadas se ha encontrado posibles falencias

en su ejecución.

El entorno en el cual se desempeña la Compañía PRORESPALDO, es muy competitivo y necesita

implementar controles internos, que busquen el camino hacia la excelencia, precautelando los

bienes de la misma, y no se comentan errores, fraudes o cualquier hecho que signifique una pérdida

de tiempo, recurso humano, material y económico; por tal motivo, se debe crear controles internos

que sean aplicados en beneficio y ayuda del personal administrativo, y orientar al personal de la

empresa hacia el desarrollo en áreas específicas.

El propósito de diseñar un sistema de control interno en la empresa es:

- Disminuir el riesgo en el manejo de los recursos con que cuenta la empresa.

- Lograr que todos los integrantes de la empresa contribuyan, para el logro de los objetivos

planteados, estableciendo procedimientos para optimizar el tiempo y la utilización de

recursos.

Al diseñar un sistema de control interno se convertirá en una herramienta fundamental para el

desarrollo económico de la empresa fortaleciendo y optimizando los recursos de la misma.

La Tesis está estructurada en cinco capítulos que contienen aspectos generales, situación actual de

la empresa, Control Interno, propuesta del diseño del Control Interno, Conclusiones y

Recomendaciones

En el Capítulo I, se describe los aspectos generales, los antecedentes, reseña histórica, los servicios

que ofrece la empresa, misión, visión, objetivos, estructura organizacional y el análisis FODA.

El Capítulo II, contiene lo relacionado con la Situación Actual de la Empresa, que ayudará a

conocer la necesidad de la implementación del Sistema de Control Interno.

El Capítulo III, acoge aspectos generales del control interno, que ayudara a comprender mejor la

definición, importancia, objetivos, métodos de control interno, método COSO I, método COSO II,

método MICIL, método CORRE y los componentes de control interno.

El capítulo IV, ámbito de aplicación del control interno administrativo y financiero, a la Compañía

de PRORESPALDO Cía. Ltda.

El Capítulo V, contiene las conclusiones y recomendaciones, que son el resultado de la

investigación, para mejorar las actividades y lograr el cumplimiento de los objetivos que persigue

la Compañía de PRORESPALDO Cía. Ltda.

1

CAPÍTULO I

1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA PRORESPALDO CÍA. LTDA.

1.1. Antecedentes

Con el paso del tiempo las actividades económicas en nuestro país han ido aumentando en los

diferentes campos, una de ellas es la Salud, en donde se toma en consideración los riesgos y

consecuencias que tiene dicha profesión, para lo cual se ha ejecutado un nuevo Código Orgánico

Integral Penal, en el que se sanciona con penas inclusive privativas de libertad a los profesionales

de la salud.

Es así que, en el Ecuador, al cumplir dicho código, los profesionales de la salud quedan indefensos

y surgen varias entidades orientadas a la cooperación de los médicos mediante varias alternativas,

propuestas y otras, pero no ofrecen servicios completos, por lo cual la Compañía PRORESPALDO

Cobertura Profesional ve la necesidad de proteger de manera integral (Civil, Penal y

Administrativa), mediante su servicio denominado PROMEDIC GOLD, pero como toda compañía

el crear un producto o servicio implica el uso de controles internos, que colaboren con el desarrollo

correcto del mismo.

Para cumplir con la necesidad de mejorar los controles internos tanto administrativos como

financieros de la compañía se propone el diseño e implementación controles internos en la empresa

PRORESPALDO Cía. Ltda., de tal manera que contribuyan al mejoramiento, perfeccionamiento y

modernización de procesos, que garanticen la seguridad y tranquilidad a los accionistas y sus

clientes.

1.1.1. Reseña Histórica

PRORESPALDO Cobertura Profesional, fue constituida el 05 de noviembre del 2007, siendo la

primera compañía en desarrollar este paquete de servicios integral en el Ecuador, está ubicada en la

Av. Capitán Rafael Ramos y Carlos Andrade Marín Conjunto Portal de las Acacias Departamento

E22.

PRORESPALDO surge al palpar la necesidad a la que los profesionales de la Salud se exponen al

realizar el ejercicio diario de su profesión, es por ello que dos personas decidieron juntar sus

capitales, para la creación de una ayuda, un respaldo enfocado al profesional de la Salud; así

crearon el paquete conocido como “PROMEDIC GOLD”, mismo que defiende a los profesionales

2

de la Salud en el caso de ser demandados, este paquete engloba la conciliación, el pago de

honorarios a abogados expertos en derecho de la salud, peritos, gastos procesales e indemnización.

PRORESPALDO cuenta con personal conciliador, el que pretende llegar a un acuerdo evitando

llegar a una demanda, en el caso de no darse dicha conciliación la compañía dispone de abogados

especialistas en derecho de la salud, mismos que se empoderan del caso y la compañía asume a su

cargo el pago de éstos así como los peritos, costas y gastos judiciales en general, adicional a ello

también el paquete cuenta con una indemnización que varía entre los $15.000,00 y $100.000,00,

los que le permiten al Profesional de la salud su uso en el caso en el que el Juez determine pago de

indemnización al paciente, pago de fianza o en el caso en el que el cliente lo requiera.

1.1.2. Base Legal

PRORESPALDO Cobertura Profesional Cía. Ltda., se constituyó mediante escritura pública

otorgada ante el Notario Primero del Distrito Metropolitano de Quito el 05 de noviembre del 2007,

mediante resolución de la Superintendencia de Compañías No. 07.Q.IJ.004476.

El domicilio de la compañía se encuentra en el Distrito Metropolitano de Quito, Provincia de

Pichicha.

El plazo de duración de la compañía es de cincuenta años contados desde el 05de noviembre del

2007, pudiendo disolverse antes del vencimiento del plazo indicado.

La administración de la compañía estará a cargo del Presidente y Gerente General.

La representación legal y extrajudicial, estará a cargo del Gerente General.

El capital inicial de la compañía se encuentra de la siguiente manera:

3

Tabla 1.1. Capital suscrito

NOMBRE CAPITAL

SUSCRITO

CAPITAL

PAGADO

CAPITAL POR

PAGAR

PARTICIPACIONES

Carlota Cecilia

Sánchez

Paredes

USD. 200,00 USD. 200,00

……………….

200

Pablo

Fernando

Moya Carrillo

USD. 200,00 USD. 200,00 ………………. 200

Total USD. 400,00 USD. 400,00 ……………….. 400

Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Capital suscrito

Ley de Compañías.- PRORESPALDO Cía. Ltda., está sujeta a la vigilancia y control de la

Superintendencia de Compañías, y por esta razón debe enviar anualmente lo siguiente

información:

a) Copias autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y

ganancias,

b) Los demás datos que se contemplaren en el reglamento expedido por la Superintendencia

de Compañías.

Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento de Aplicación.- PRORESPALDO Cía.

Ltda., observa las normas y disposiciones vigentes en esta ley para el cumplimiento de las

obligaciones tributarias tales como:

a) Declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado IVA

b) Declaración mensual de la Retención del Impuesto a la Renta

c) Declaración anual del Impuesto a la Renta de Sociedades

d) Presentación del Anexo Transaccional Simplificado.

Ley de Seguridad Social.-PRORESPALDO suscribe un contrato con el trabajador en relación de

dependencia este se encuentra bajo la protección del Seguros General Obligatorio. Para efectos de

cumplimiento de estas obligaciones la compañía mensualmente presenta la declaración de las

siguientes obligaciones:

4

a) La aportación individual obligatoria de los afiliados;

b) La aportación patronal obligatoria de los empleados sujetos al Código del Trabajo;

pasantes o becarios;

c) La aportación patronal al IECE;

d) La aportación patronal SECAP; y

e) La Acumulación de los Fondos de Reserva de los empleados.

1.1.3. Objetivos de la Empresa

1.1.3.1. Objetivo General

- Crecer constantemente desarrollando mayores beneficios con nuestro CONTRATO DE

RESPONSABILIDAD CIVIL; PROMEDIC GOLD, para salvaguardar las necesidades de

los profesionales de la Salud evitando el abuso por parte de personas inescrupulosas,

llegando a ser los líderes en cobertura profesional integral.

1.1.3.2. Objetivos Específicos

- Dar satisfacción total a nuestros clientes.

- Lograr una participación en el mercado internacional.

- Ser una empresa reconocida internacionalmente.

- Incrementar las ventas.

1.1.4. Misión

La empresa PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL CIA LTDA, es una organización

ecuatoriana, consciente de la responsabilidad que afrontan los profesionales de la salud, ofrece y

comercializa un contrato de responsabilidad civil (cobertura de honorarios profesionales de

médicos auditores- conciliadores y abogados, gastos procesales e indemnización civil) con el

propósito de salvaguardar el buen nombre del profesional de la salud ganado a través de largos

años de estudio y ejercicio profesional.

1.1.5. Visión

Ser los líderes en el servicio de cobertura profesional integral para los profesionales de la salud, a

través de nuestro CONTRATO PROMEDIC GOLD, adicionando valor mediante la prestación de

servicios de primera, a nivel nacional.

5

1.1.6. Actividad Principal

PRORESPALDO tiene como actividad principal la capacitación y asesoría empresarial en las

áreas de Talento Humano, Legal, Económico, Financiero, a todo tipo de personas naturales y

jurídicas, nacionales o extranjeras, públicas o privadas.

1.1.7. Servicios que oferta

La Compañía PRORESPALDO ofrece los servicios de:

- Asesoría Especializada, en las diferentes áreas como: laboral, tránsito, salud, etc., con

especialistas para cada una de ellas.

- Paquete PROMEDIC GOLD, contempla las áreas de prevención, conciliación, defensa

en procesos legales judiciales o extrajudiciales e indemnización civil a profesionales de la

salud, en caso de procesos iniciados en su contra.

- - Honorarios Profesionales, en el caso de defensa a clínicas, casas de salud u hospitales.

6

1.1.8. Organigrama Estructural de la Empresa

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

PRESIDENCIA EJECUTIVA

GERENCIA GENERAL

DEPARTAMENTO FINANCIERO - CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE MARKETING Y VENTAS

DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

ASISTENTE DE GERENCIA

7

1.1.9. Organigrama Funcional de la Empresa

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

- Determinar las políticas.

- Aprobar planes, programas y presupuesto anual

- - Designar al Presidente y Gerente General de la Compañía

PRESIDENCIA EJECUTIVA

- Velar por el cumplimiento del reglamento y garantizar su

arbitraje el buen funcionamiento de la compañía.

- Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias

- Presidir, suspender y levantar sesiones.

GERENCIA GENERAL

- Dirigir, formular y evaluar mediante el control de todo lo

relacionado con la fijación y cumplimiento de políticas y

estrategias generales, de orden administrativo, financiero y

operativo de la misma.

ASISTENTE DE GERENCIA

- Manejar la agenda de reuniones del Gerente

General. - Concertar citas y ordenamiento de

documentos. - Realizar llamadas

concerniente a las actividades del Gerente.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

- Realizar los registros financieros,

presupuestarios, transacciones varias a

través de un sistema contable.

DPTO. TALENTO HUMANO

- Seleccionar, capacitar, reclutar y

mantener al personal siempre motivado en

pro- de la empresa

DPTO. MARKETING Y VENTAS

- Planificar las actividades de

comercialización de los servicios que

oferta la compañía.

8

1.1.10. FODA de la Empresa

FORTALEZAS DEBILIDADES

- Servicios Innovadores en su paquete

PROMEDIC GOLD que oferta.

- Rentabilidad del servicio de PROMEDIC

GOLD

- Flexibilidad de precios

- Capacidad financiera que posee

PRORESPALDO para cubrir costos de

adquisición.

- Personal de ventas capacitado.

- Habilidad de gestión que posee la gerencia

de PRORESPALDO al realizar alianzas

estratégicas

- Calidad, seriedad y confiabilidad del servicio

que oferta.

- No se cuenta con una central telefónica.

- Falta de asesoramiento en redes publicitarias

para promocionar sus servicios

- Dificultad en la reducción del tiempo para la

adquisición de un paquete PROMEDIC GOLD

- Falta de Inversión en talleres de motivación

para los trabajadores.

AMENAZAS OPORTUNIDADES

-Tasas de interés con tendencia a bajar dentro

de Ecuador

- Crisis de valores monetarios

- Ubicación actual de PRORESPALDO

- Incremento del índice delincuencial en el

Sector Médico

- Incremento del índice de desempleo en el

Sector Médico

- Resistencia a ciertos cambios tecnológicos

en computación

- Presencia de la competencia con servicios

similares

- Cambios drásticos en las leyes que regulan

ciertas actividades respecto a los seguros

médicos

- Estabilidad de política monetaria en el

Ecuador

- Existencia de Alianzas Estratégicas y

oportunidad para realizarlas

- Responsabilidad frente a las instituciones

públicas

- Cumplimiento de las Leyes y políticas del

país

- No existe discriminación social dentro del

país

- Aumento de la inversión en el tema de

seguridad médica

- Existencia de servicio de

Telecomunicaciones

- Globalización de la información dentro del

Ecuador

9

CAPÍTULO II

2. ANÁLISIS SITUACIONAL

La Compañía PRORESPALDO ha tomado en consideración la creciente evolución en cuanto a la

especialización, perfección y reingeniería de la organización e infraestructura de la misma, por lo

que ha optado tomar en consideración áreas específicas en lo referente al capital humano, calidad,

garantía y una adecuada atención al cliente. Además se ha intensificado la búsqueda en cuestión a

diversificación de productos y servicios para mantener y mejorar la posición de la compañía en un

mercado competitivo.

2.1. Análisis Interno

Para ejecutar el análisis interno de la compañía, se ha procedido a la revisión de procesos

adoptados por la administración, para conocer su situación organizacional y poder determinar

cuáles son los riesgos que dominan en la actualidad y con el desarrollo de la presente investigación

establecer controles que permitan disminuir la intensidad de problemas encontrados.

2.1.1. Descripción de los Procesos Administrativos

La compañía Prorespaldo no cuenta con los suficientes procedimientos administrativos para el

desarrollo de sus operaciones, por lo cual, no genera los resultados de manera oportuna y en

algunas situaciones confiables a la gestión administrativa en el uso de los recursos. Además

causando retrasos y faltas en el desarrollo de sus procesos operativos. A continuación se detalla los

procesos que la compañía tiene como lineamientos para el cumplimiento de sus funciones:

2.1.1.1. Convenio de alianza estratégica con la Aseguradora ACE Seguros.

Objetivo del Proceso: Establecer un acuerdo o alianza con la aseguradora ACE Seguros

Colaboradores: Gerente General, asistente de gerencia y talento humano.

Proceso:

La Asistente de Gerencia deberá coordinar una cita tanto con el Gerente de Responsabilidad Civil

en ACE Seguros, como con el Gerente de PRORESPALDO, para que pueda ir y tratar sobre una

alianza estratégica.

10

Una vez coordinada la reunión el Gerente de Prorespaldo es el encargado de demostrar las

posibilidades de crecimiento que tiene ACE Seguros y Prorespaldo al mantener convenios fuertes.

Debe quedar aclarado que Prorespaldo cuenta con profesionales en su equipo de trabajo, en

materias tanto de derecho civil, penal, administrativo, auditores, conciliadores, entre otros, quienes

mediante su labor demuestran su seriedad y compromiso con la misma.

Cuando el Gerente de Responsabilidad Civil tiene toda la información con respecto a Prorespaldo,

éste se reúne con el Gerente General de ACE Seguros, para tomar la decisión más efectiva.

2.1.1.2. Afiliación al Profesional de la salud

Objetivo del Proceso: Afiliar al profesional de la Salud con el Paquete PROMEDIC GOLD.

Colaboradores: Departamento de Ventas y Marketing, Gerente General.

Proceso:

El departamento de Ventas y Marketing con la base de datos de Profesionales de la salud, llamará a

cada uno de éstos para coordinar una o varias reuniones, en las que se pueda ofertar los servicios de

Prorespaldo.

Puede existir casos en los que se requiera la presencia del Gerente de Prorespaldo, para lo cual se

deberá realizar una cita previa con este último, fuera de dichos casos se designará a cada una de las

reuniones a un vendedor, mismo que está encargado de la presentación completa del paquete

PROMEDIC GOLD, dando todas las facilidades de conocimiento al profesional de la Salud.

Una vez que el profesional de la Salud tenga toda la información existirá dos posibilidades:

1. Que el profesional de la Salud solicite que se le dé tiempo (lapso de 7 días máximo,

contados a partir de la visita), para que él mismo tome la decisión más acertada, el

vendedor deberá estar pendiente de dicho cliente para llamarlo y verificar la decisión

tomada.

2. Que el profesional de la Salud adquiera el servicio; para lo cual el vendedor deberá

inmediatamente realizar el correcto llenado de la correspondiente factura para que el

profesional de la Salud lo único que deba hacer sea colocar su rúbrica o firma, mientras

que el vendedor solicitará al profesional de la Salud una forma de pago, puede ser en

efectivo directamente o en tarjeta de crédito, con la que realizará el llenado y rastrillaje;

11

adicional se llenará conjuntamente con el profesional un contrato en el que consta las

condiciones y términos en los cuales éste adquiere el servicio.

Por último el vendedor entregará al profesional de la Salud una copia de la factura, boucher

y contrato, así como realizará la devolución de los documentos de profesional (cédula y

tarjeta de crédito); para dar por terminada la reunión el vendedor agradecerá la acogida y

dirá al profesional que en un lapso de 10 días contados a partir del día de la visita se le

entregará su correspondiente credencial y contrato en formato de diploma.

2.1.1.3. Uso del Contrato de Responsabilidad Civil Médica

Objetivo del Proceso: Determinar el correcto uso de PROMEDIC GOLD

Colaboradores: Gerente General, profesionales expertos en derecho de la Salud

Proceso:

El Profesional de la salud que ha contratado el servicio de cobertura integral (PROMEDIC GOLD),

dará conocimiento a PRORESPALDO, ya sea mediante correo electrónico, llamada u otro medio

de comunicación sobre la/las notificaciones de todo incidente proveniente de la relación médico

paciente recibidas, en dicho caso PRORESPALDO dispone a su staff de técnicos especialistas la

asistencia y toma del proceso de conciliación con el paciente involucrado o con sus familiares de

ser el caso.

Si el proceso de conciliación no ha encontrado solución alguna, PRORESPALDO ejecutará la

segunda etapa del paquete de servicios, es decir, dispondrá a su equipo de profesionales

especialistas en derecho de la salud quienes están listo y dispuesto a tomar cada caso y

empoderarse del mismo, es decir, prevenir y prever la defensa absoluta de nuestro cliente; cabe

recordar que el profesional se encuentra cubierto en lo que implica pago de honorarios a

profesionales de salud, pago de peritos, costas judiciales y absolutamente todo el proceso judicial.

En tal caso, nuestro cliente podrá ejecutar el contrato de cobertura por Indemnización Civil, y su

monto contratado estará a disposición tanto para la solución extra-procesal del conflicto (en caso de

existir error médico); o, para el caso en que alguna autoridad judicial competente, determine el

pago de dinero por concepto de indemnización.

12

“PROMEDIC GOLD” garantiza una defensa óptima con profesionales especializados, los mismos

que cuentan con todas las herramientas necesarias para realizar sus labores con eficiencia y eficacia

en todo el proceso.

2.1.1.4. Asignación de un abogado al Profesional de la salud

Objetivo del Proceso: Seleccionar a un abogado en el caso de demanda a un profesional de la

Salud.

Colaboradores: Asistente de gerencia, Gerente General, profesionales expertos en derecho de la

Salud

Proceso:

La asistente de gerencia mediante aprobación previa de los departamentos de Gerencia y Jurídico,

notificará al profesional experto en derecho de la salud que ha sido convocado a la defensa de un

profesional de la Salud, mismo que presentará su agenda para confirmación de espacio para el caso

del profesional implicado en un incidente médico.

El profesional abogado presentará después de cada audiencia su informe a la asistente de gerencia,

y registrará la próxima audiencia de ser el caso.

De igual manera con cierto tiempo se le notificará al Profesional de la salud sobre su próxima

audiencia de ser el caso o requerimiento de firmas u otros.

2.2. Análisis Externo

PRORESPALDO Cía. Ltda., se encuentra implicado en diferentes entornos, mismos que permitirán

conocer la realidad de la compañía, los diferentes factores que amenazan su funcionamiento, las

consecuencias y posibles soluciones para equilibrarlos en los diferentes escenarios.

2.2.1. Influencias Macroeconómicas

Las variables macroeconómicas se resumen en los factores económico, político, social, tecnológico

y legal que intervienen de manera global al país y de igual forma a todas las entidades que operan

en el Ecuador, ya sean éstas públicas o privadas.

13

2.2.1.1. Factor Económico

En cuanto a la política de tipo económico corresponde a un conjunto de medidas impuestas por el

Estado, mismo que se encuentra encabezado por el Presidente de la República y el Banco Central,

ambos orientados a controlar la cantidad de dinero o las condiciones de crédito que con que cuenta

el país.

La inflación, los aumentos en los salarios, el aumento en el ingreso de los consumidores, la

decisión de éstos de ahorrar su dinero o gastarlo, son algunos ejemplos de factores económicos

nacionales que repercuten en las ventas y desempeño de las empresas.

PRORESPALDO Cía. Ltda., es una empresa joven que puede acoplarse perfectamente a las

posibilidades de crecimiento que le da el Estado ecuatoriano, sin embargo, en varias ocasiones sus

expectativas de crecimiento a nivel nacional se ven limitadas por una falta de liquidez y

financiación por instituciones e incremento impositivo y aumento en los gastos laborales que debe

incurrir, ya que es su obligación patronal.

2.2.1.2. Factor Político

El Estado ecuatoriano que es el regulador de las políticas ha pasado en su historia un sinnúmero de

sucesos que han enriquecido la actual situación política de este país.

En cuanto al factor político PRORESPALDO Cía. Ltda., se mantiene al margen. Sus directivos no

poseen ningún tipo de afiliación o preferencias políticas, por lo que no se encuentran afectadas sus

operaciones ni con sus inversionistas ni con sus clientes.

2.2.1.3. Factor Social

La medicina y los seguros desde el principio de la historia han estado ligados con la sociedad ya

que, es una de las actividades más practicadas e influyentes en la economía nacional misma que

genera plazas de trabajo, aumentando la población económicamente activa y reduciendo la tasa de

desempleo.

PRORESPALDO Cía. Ltda., procura contribuir al pleno desarrollo de la sociedad, tratando que en

su desempeño económico no solamente no se vulnere los valores sociales y personales

fundamentales, sino que en lo posible se promuevan.

14

2.2.1.4. Factor Tecnológico

Con respecto al factor tecnológico es muy importante, ya que las empresas en general deben estar a

la par con los cambios tecnológicos en equipos y software para así optimizar costos, incrementar la

eficiencia, mejorar la calidad de sus productos y dar un servicio oportuno y más ágil sus clientes.

El ánimo de PRORESPALDO es mantener una eficiente gestión de la tecnología para dar

continuidad a la excelencia en el servicio dado a sus clientes.

2.2.1.5. Factor Legal

El factor legal se encuentra ligado íntegramente a las reglas establecidas de antemano en el país

para “x” sector económico, es decir, debemos tomar en consideración que el desconocimiento de

las leyes no exime a nadie de su incumplimiento.

PRORESPALDO Cía. Ltda., al ser una empresa basada en la asociación, sólo la responsabilidad de

los socios es limitada al capital aportado, dando a conocer que todos los socios tienen derechos

individuales, teniendo que participar ellos en la toma de decisiones.

Cabe recalcar que la empresa cumple con todas las leyes y reglamentos impuestos por el régimen

ecuatoriano, para mantener su normal funcionamiento y cumpliendo normalmente con los pagos de

permisos, tasas e impuestos.

2.2.2. Influencias Microeconómicas

2.2.2.1. Clientes

Los clientes que tiene PRORESPALDO son exclusivamente la sociedad médica, es decir todo tipo

de Profesional de la salud, indistintamente de su especialización, que esté dispuesto a que su

patrimonio y profesionalismo sea protegido por personal experto en distintas áreas.

Por el tipo de clientes con que la empresa debe trabajar se ha implementado la filosofía de mejora

del proceso de ventas y atención al cliente, para ello tenemos los siguientes casos:

En el caso en que el contacto sea telefónico:

15

Actitud positiva

o Lenguaje verbal

Conocimiento del servicio

o Conocer íntegramente lo que se oferta, para ello se mantiene constantes clínicas de

ventas.

Atención al cliente

o Saber escuchar al cliente, mantener su atención, ser atento y obtener

retroalimentación.

Calidad de servicio

o Mantener un servicio único y exclusivo con cada cliente

En el caso de que el contacto sea personal

Actitud positiva

o Lenguaje verbal y corporal.

Conocimiento en el servicio

o Amplio conocimiento del servicio, opciones de pago y otros.


o Escuchar al cliente y responder adecuadamente todas sus inquietudes.

o Satisfacer las necesidades básicas del cliente. Proporcionar el servicio ofrecido y

solucionar los problemas del cliente. Terminar la venta adecuadamente.

Reglas de calidad:

El cliente es el único juez de la calidad del servicio.

La compañía debe formular promesas que le permitan alcanzar los objetivos, ganar dinero

y distinguirse de sus competidores.

La compañía debe gestionar la expectativa de sus clientes, reduciendo en lo posible la

diferencia entre la realidad del servicio y las expectativas del cliente.

Reglas de atención al cliente:

No haga esperar al cliente, salúdelo de inmediato

Dé atención total, sin distracciones o interrupciones

Origine una buena impresión, Haga que los primeros 30 segundos cuenten

Sea natural, no falso o robotizado

Demuestre energía y cordialidad

16

Sea agente de su cliente; si no puede usted resolver el problema, ayude para ver quién

puede

Piense, use su sentido común para ver cómo puede resolver el problema del cliente

Haga que los últimos 30 segundos cuenten (dejar una buena impresión)

Educación continua en:

Excelencia en el Liderazgo

Servicio de Primera

Gestión de Personal

Lealtad de Clientes y Empleados

Creatividad Intraempresarial

Cadena de Distribución

La compañía conoce que las expectativas más importantes para sus clientes son que la atención a

sus requerimientos sea ágil, combinando al mismo tiempo una atención amigable y profesional.

2.2.2.2. Proveedores

Los proveedores son un anillo importante dentro del sistema total de entrega de valor a los clientes

de la empresa. “Ellos proporcionan los recursos que la empresa necesita para producir sus bienes y

servicios” (KOTLER, 2010)

PRORESPALDO cuenta con el apoyo y seguridad que puede darle ACE Seguros, una compañía

mexicana quien confía en la empresa, y la impulsa con su respaldo total.

2.2.2.3. Competencia

El mercado de contratos y pólizas en cuestión a la responsabilidad civil del Profesional de la salud

es creciente, ya que como es un producto – servicio innovador varias empresas desean colocar al

mismo dentro de su staff de servicios.

PRORESPALDO se encuentra ubicada en la ciudad de Quito en la que tiene los siguientes

competidores directos:

- LEXMEDIC

- PROLEGALMED

- SEGUROS COLONIAL

17

2.3. Análisis Interno

2.3.1. Capacidad Financiera

2.3.1.1. Análisis vertical del Balance general

El análisis vertical, también llamado estático, estudia las relaciones entre los datos

financieros de una empresa para un solo juego de estados, es decir, para aquellos que

corresponden a una sola fecha o a un solo período contable.

El análisis vertical del Balance General consiste en la comparación de una partida del

activo con la suma total del activo, y/o con la suma de las partidas del pasivo total más el

patrimonio total. El propósito de este análisis es evaluar la estructura de los recursos de la

empresa y de sus fuentes de financiamiento.

1) En el año 2012 el porcentaje de participación en el activo de la cuenta caja, bancos son de

0.00%, quedando como activo de inmediata disponibilidad 0.00%, es decir de cada 100.00

dólares de activo no dispone de efectivo. El sistema utilizado indica que se proporciona los

servicios pero los da a crédito, el 32.08% del activo total corresponde a este rubro. El

38.19% del activo total corresponde a crédito tributario esto indica que se ha pagado tanto

en IVA, como en retenciones en la fuente más de lo que se ha cobrado, esta situación da a

entender que no se factura correctamente, ya que si se tiene crédito tributario esto es debido

a que las compras son mayores a las ventas, dando a entender que el sistema de facturación

no es el adecuado y por lo tanto no se registran todos los ingresos.

2) En un procedimiento caótico los riesgos de control se incrementan ostensiblemente, es muy

probable que se esté captando la misma cantidad de clientes pero no se registra

adecuadamente y no existen políticas contables.

18

Tabla 2.1.Balance General

Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Balance General 2012 y 2013

3) Por lo tanto no existe eficacia y eficiencia en el uso de recursos económicos, la

información contable no es fiable, y también es posible que no se cumpla la normativa y

regulaciones. Un sistema de control interno permite una seguridad razonable en el logro de

estos objetivos, el éxito dependerá de cómo se desempeñen las actividades dentro de los

controles establecidos por la entidad.

ESTADO SITUACIÓN FINANCIERA

PRORESPALDO Cía. Ltda. AL 31 de diciembre del 2013

EJERCICIO ECONÓMICO 2012 2013 ACTIVOS Activos Corrientes Cuentas y documentos por cobrar clientes-corrientes 5.913,88 6.750,12 Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (IVA) 3.410,74 2.996,54 Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (RENTA) 3.474,21 3.005,01 Total activo Corriente 12.798,83 12.751,67 ACTIVOS FIJOS Muebles y enseres 3.387,00 2.822,00 (-) Depreciación acumulada activo fijo 565,00 1.130,00 TOTAL ACTIVOS FIJOS 2.822,00 1.692,00 ACTIVO DIFERIDO (INTANGIBLE) Gastos de organización y constitución 2.334,66 1.732,73 Otros activos diferidos 675,00 675,00 (-) Amortización acumulada 601,93 1.203,86 TOTAL ACTIVO DIFERIDO 2.407,73 1.203,87 TOTAL ACTIVO 18.028,56 15.647,54 PASIVO CORRIENTE Cuentas y documentos por pagar proveedores corrientes 341,94 489,30 Obligaciones con instituciones financieras corrientes 843,92 843,92 Prestamos de accionistas/Locales 1.449,22 8.698,01 Impuesto a la renta por pagar del ejercicio 2.521,35 - Participación trabajadores por pagar del ejercicio 1.934,54 - Obligados emitidas corto plazo 183,00 9.709,29 TOTAL PASIVO CORRIENTE 7.273,97 19.740,52 PATRIMONIO NETO Capital suscrito y/o asignado 400,00 400,00 Reserva legal 1.644,36 - Utilidad no distribuida ejercicios anteriores 269,20 - Utilidad del ejercicio 8.441,03 (1.294,24) TOTAL PATRIMONIO NETO 10.754,59 (894,24) Total Pasivos + Patrimonio 18.028,56 18.846,28

19

Tabla 2.2.Balance General (Análisis Vertical)

PRORESPALDO Cía. Ltda.


AL 31 de diciembre del 2013 EJERCICIO ECONÓMICO 2012 % 2013 %

ACTIVOS

Activos Corrientes

Cuentas y documentos por cobrar clientes-corrientes

5.913,88 32,80% 6.750,12 43,14%

Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (IVA)

3.410,74 18,92% 2.996,54 19,15%

Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (RENTA)

3.474,21 19,27% 3.005,01 19,20%

Total activo Corriente 12.798,83 70,99% 12.751,67 81,49%

ACTIVOS FIJOS

Muebles y enseres 3.387,00 18,79% 2.822,00 18,03%

(-) Depreciación acumulada activo fijo 565,00 -3,13% 1.130,00 -7,22%

TOTAL ACTIVOS FIJOS 2.822,00 15,65% 1.692,00 10,81%

ACTIVO DIFERIDO (INTANGIBLE)

Gastos de organización y constitución 2.334,66 12,95% 1.732,73 11,07%

Otros activos diferidos 675,00 3,74% 675,00 4,31%

(-) Amortización acumulada 601,93 -3,34% 1.203,86 -7,69%

TOTAL ACTIVO DIFERIDO 2.407,73 13,36% 1.203,87 7,69%

TOTAL ACTIVO 18.028,56 100,00% 15.647,54 100,00%

PASIVO CORRIENTE

Cuentas y documentos por pagar proveedores corrientes

341,94 1,90% 489,30 3,13%

Obligaciones con instituciones financieras corrientes

843,92 4,68% 843,92 5,39%

Prestamos de accionistas/Locales 1.449,22 8,04% 8.698,01 55,59%

Impuesto a la renta por pagar del ejercicio 2.521,35 13,99% - 0,00%

Participación trabajadores por pagar del ejercicio

1.934,54 10,73% - 0,00%

Obligados emitidas corto plazo 183,00 1,02% 9.709,29 62,05%

TOTAL PASIVO CORRIENTE 7.273,97 40,35% 19.740,52 126,16%

PATRIMONIO NETO

Capital suscrito y/o asignado 400,00 2,22% 400,00 2,56%

Reserva legal 1.644,36 9,12% - 0,00%

Utilidad no distribuida ejercicios anteriores 269,20 1,49% - 0,00%

Utilidad del ejercicio 8.441,03 46,82% (1.294,24) -8,27%

TOTAL PATRIMONIO NETO 10.754,59 59,65% (894,24) -5,71%

Total Pasivos + Patrimonio 18.028,56 100,00% 18.846,28 120,44%

Nota. Adaptado de: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Balance General 2012 y 2013

20

4) Si se divide el activo corriente para el pasivo corriente (12751.67/19740.52) = 0.65 para el

año 2013, no se encuentra en condiciones de cancelar sus obligaciones ya que por cada

dólar que adeuda no cuenta con otro dólar para respaldo.

5) Para el año 2012 el patrimonio neto es de 59.65% y el pasivo 40.35%, es decir que por

cada $100 que tiene la empresa $59.65 son propios y $40.35 corresponde a financiación

externa. No así en para el año 2013 donde tiene pérdida

6) El financiamiento a corto plazo, prácticamente ellos son dueños de los recursos que se

obtiene de las ventas, ya que para el año 2013 corresponde el 49.18%

Se puede entonces determinar que después de realizado el análisis correspondiente los resultados

obtenidos se deben a que se esté captando la misma cantidad de clientes pero no se registra

adecuadamente, es decir, no existen controles adecuados.

2.3.1.2. Análisis vertical del Balance de Pérdidas y Ganancias

1) Este análisis de ha realizado a partir de la ventas totales (100%) y en base a este rubro se

calcula los otros valores.

2) De acuerdo a los datos proporcionados por la empresa para el 2012 las ventas gravadas con

tarifa 12% representan el 16.80%, y las ventas con tarifa 0% representan el 83.20% de los

ingresos, para el año 2013 las ventas se incrementan y llegan a ocupar un 16.67% para las

ventas con el 12% y 83.33% para las ventas del 0%.Por lo tanto los ingresos más altos son

provenientes de las ventas con tarifa 0%.

3) En los dos años los gastos de gestión el rubro más elevado en el año 2012 representa

81.06% respecto del gasto total, para el año 2013disminuye a 68.96% respecto del gasto

total, estos porcentajes es el reflejo de los altos costos en pagos a los profesionales que

trabajan para institución. Se tendrá que revisar estos honorarios ya que para el año 2013,

existe pérdida.

21

Tabla 2.3. Estado de resultados


ESTADO DE RESULTADOS

AL 31 de Diciembre del 2013

EJERCICIO ECONOMICO 2012 2013

INGRESOS

Ventas netas locales gravadas con tarifa 12% 15.958,29 13.995,56

ventas netas locales gravadas con tarifa 0% 79.026,63 69.961,69

Total Ingresos 94.984,92 83.957,25

COSTO Y GASTOS

Constituyen materia gravada del IESS 3.000,00 3.250,00

Beneficios sociales, indemnizaciones y otras remuneraciones

1.100,00 1.119,00

aporte a la seguridad social (incluye fondo de reserva) 364,50 420,87

Arrendamiento de inmuebles 2.915,00 2.915,00

Mantenimiento y reparaciones 6,98 10,00

Suministros y materiales 1.892,23 11889,25

Transporte 1.416,00 1501,23

Local 258,97 258,97

Gastos de gestión 66.542,74 58790,23

Depreciación de activos fijos / No acelerada 565,00 621,5

Amortizaciones 601,93 662,123

Servicios públicos 2.123,61 2460,33

Pagos por otros servicios 1.301,04 1352,99

Total Costos y Gastos 82.088,00 85.251,49

UTILIDADES DEL EJERCICIO 12.896,92 (1.294,24)

(-) 15% Participación a trabajadores 1.934,54

Utilidad gravable 10.962,38 (1.294,24)

(-) 23% Impuesto a la renta 2.521,35

UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 8.441,03 (1.294,24)

Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Estado de Resultados 2012 y 2013

22

Tabla 2.4. Estado de resultados (Análisis vertical)


ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO

AL 31 DE Diciembre del 2013

EJERCICIO ECONÓMICO 2012 % 2013 %

INGRESOS

Ventas netas locales gravadas con tarifa 12% 15.958,29 16,80% 13.995,56 16,67%

ventas netas locales gravadas con tarifa 0% 79.026,63 83,20% 69.961,69 83,33%

Total Ingresos 94.984,92 100,00% 83.957,25 100,00%

COSTO Y GASTOS

Constituyen materia gravada del IESS 3.000,00 3,65% 3.250,00 3,81%

Beneficios sociales, indemnizaciones y otras

remuneraciones

1.100,00 1,34% 1.119,00 1,31%

aporte a la seguridad social (incluye fondo de

reserva)

364,50 0,44% 420,87 0,49%

Arrendamiento de inmuebles 2.915,00 3,55% 2.915,00 3,42%

Mantenimiento y reparaciones 6,98 0,01% 10,00 0,01%

Suministros y materiales 1.892,23 2,31% 11.889,25 13,95%

Transporte 1.416,00 1,72% 1.501,23 1,76%

Local 258,97 0,32% 258,97 0,30%

Gastos de gestión 66.542,74 81,06% 58.790,23 68,96%

Depreciación de activos fijos / No acelerada 565,00 0,69% 621,50 0,73%

Amortizaciones 601,93 0,73% 662,12 0,78%

Servicios públicos 2.123,61 2,59% 2.460,33 2,89%

Pagos por otros servicios 1.301,04 1,58% 1.352,99 1,59%

Total Costos y Gastos 82.088,00 100,00% 85.251,49 100,00%

Nota. Adaptado de: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Estado de Resultados 2012 y 2013

4) Los costos y gastos en los otros rubros como arriendo de inmuebles (3.42%), pago de

transporte (13.49%), los cuales son los más relevantes, pero en comparación con los gastos

de gestión son pequeños.

23

2.3.1.3. Análisis Horizontal

Cuando realizamos buen estudio, es necesario contar con datos de períodos anteriores y tener

información relevante sobre los mismos, para lo que se tendrá en cuenta situaciones atípicas que

puedan impactar sobre los análisis. Se podrá utilizar el análisis horizontal sobre el balance para ver

la evolución de las partidas de circulante e inmovilizado, comparar las deudas y la variación del

patrimonio neto. (Estupiñan & Estupiñan , Análisis financiero y de gestión, 2011, pág. 156)

Es importante mencionar que este análisis permite obtener conclusiones globales sobre cómo ha

llegado la compañía al momento presente y cómo puede evolucionar hacia el futuro, así, cuánto

más detalle de información más potencia de análisis.

Problemas a detectar a través del análisis:

Excesiva inversión en cuentas por cobrar.

Excesiva inversión en activo no corriente.

Excesivo endeudamiento

Insuficiencia de utilidades.

Inadecuada relación de capital de trabajo con las ventas.

2.3.1.3.1. Análisis Horizontal del Balance General

1) El análisis horizontal representa una comparación de valores absolutos del

desenvolvimiento de las cuentas durante el periodo de comparación en base al año 2012.

De este ejercicio se obtiene el siguiente análisis necesario para la toma de decisiones.

2) No se puede hablar de excesiva inversión en cuentas por pagar, existe insipiencia de

utilidades por lo tanto se debe tomar correctivos. Las variaciones entre los 2013 y 2012, en

cuanto al activo corriente el mayor cambio se observa en crédito tributario a favor del

sujeto pasivo (renta) -13.51%, existe un decremento del activo corriente.

3) En los activos fijos existe un decremento en -16.68%, debido al desgaste o depreciación

que tienen todos los activos fijos. En los pasivos se aprecia un decrecimiento en el pago

del impuesto a la renta (22%) y la participación de trabajadores en las utilidades debido a

que en el año 2013 la empresa presenta pérdidas.

4) Dentro del patrimonio se observa un decremento en las reservas, la ley indica que se debe

reservar un mínimo del 5% de las utilidades pero en este caso no hubo utilidades por lo

tanto decrece este rubro.

24

Tabla 2.5. Balance General (Análisis Horizontal)



AL 31 DE Diciembre del 2013

EJERCICIO ECONÓMICO 2012 2013 2012-2013 % ACTIVOS

Activos Corrientes

Cuentas y documentos por cobrar clientes-corrientes

5.913,88 6.750,12 836,24 14,14%

Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (IVA) 3.410,74 2.996,54 (414,20) -12,14%

Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (RENTA)

3.474,21 3.005,01 (469,20) -13,51%

Total activo Corriente 12.798,83 12.751,67 (47,16) -0,37%

ACTIVOS FIJOS

Muebles y enseres 3.387,00 2.822,00 (565,00) -16,68%

(-) Depreciación acumulada activo fijo 565,00 1.130,00 565,00 100,00%

TOTAL ACTIVOS FIJOS 2.822,00 1.692,00 (1.130,00) -40,04%

ACTIVO DIFERIDO (INTANGIBLE)

Gastos de organización y constitución 2.334,66 1.732,73 (601,93) -25,78%

Otros activos diferidos 675,00 675,00 - 0,00%

(-) Amortización acumulada 601,93 1.203,86 601,93 100,00%

TOTAL ACTIVO DIFERIDO 2.407,73 1.203,87 (1.203,86) -50,00%

TOTAL ACTIVO 18.028,56 15.647,54 (2.381,02) -13,21%

PASIVO CORRIENTE

Cuentas y documentos por pagar proveedores corrientes

341,94 489,30 147,36 43,10%

Obligaciones con instituciones financieras corrientes

843,92 843,92 - 0,00%

Prestamos de accionistas/Locales 1.449,22 8.698,01 7.248,79 500,19%

Impuesto a la renta por pagar del ejercicio 2.521,35 - (2.521,35) -100,00%

Participación trabajadores por pagar del ejercicio 1.934,54 - (1.934,54) -100,00%

Obligaciones emitidas a corto plazo 183,00 9.709,29 9.526,29 5205,62%

TOTAL PASIVO CORRIENTE 7.273,97 19.740,52 12.466,55 171,39%

PATRIMONIO NETO

Capital suscrito y/o asignado 400,00 400,00 - 0,00%

Reserva legal 1.644,36 - (1.644,36) -100,00%

Utilidad no distribuida ejercicios anteriores 269,20 - (269,20) -100,00%

Utilidad del ejercicio 8.441,03 (1.294,24) 7.146,79 -115,33%

TOTAL PATRIMONIO NETO 10.754,59 (894,24) (11.648,84) -108,31%

Total Pasivos + Patrimonio 18.028,56 18.846,28 817,71 4,54%

Nota. Adaptado de: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Balance General 2012 y 2013

25

CAPÍTULO III

3. CONTROL INTERNO

3.1. Definición de Control Interno

“El control interno es el proceso ejecutado por todos los niveles jerárquicos y el personal de una

organización para asegurar en forma razonable la ejecución de sus operaciones en forma eficiente y

efectiva, la confiabilidad de la información financiera y de gestión, la protección de los activos, y el

cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias” (Gestiopolis, 2012).

3.2. Importancia del Control Interno

Para todas las personas y entidades es innegable la importancia y los beneficios que proporciona el

control, que de no existir conllevaría a un caos total. Dentro de una entidad es de mucho valor,

tanto en la administración, como en el control de la información financiera y de las operaciones, ya

que permite el manejo adecuado de los bienes, y la delegación y separación de funciones, con el

objeto de sanear y generar información confiable sobre su situación y sus operaciones en el

mercado. Además ayuda a que los talento humano, materiales, financieros y tecnológicos

disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su

integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. También el control interno

permite a la administración prevenir fraudes, malversación de activos y errores en la información

financiera voluntarios o involuntarios.

3.3. Objetivos del Control Interno

Según el Dr. René Fonseca Borja, en su libro Auditoría Interna un enfoque moderno de

planificación, ejecución y control, pagina 114, manifiesta que los objetivos del control interno son

diseñados para ayudar a organizar, controlar y mejorar las operaciones en las distintas etapas de su

proceso, lo cual se relaciona con:

a. Promover la eficiencia de las operaciones en lo relativo a las recaudaciones, distribución y uso de

los recursos que generan las actividades empresariales o públicas dentro del marco legal

correspondiente.

b. Promover la utilidad y convivencia de los sistemas de administración y finanzas, diseñados para

el control de las operaciones e información de los resultados alcanzados.

26

c. Ayudar a generar información útil, oportuna, confiable y razonable sobre el manejo, uso y

control de los derechos y obligaciones de las empresas o entes públicos.

d. Promover la actualización, modernización y sostenibilidad de los sistemas y su tecnología.

e. Promover la aplicación de las leyes, reglamentos y los procedimientos diseñados para que toda

autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta oportuna de los resultados de su gestión en el

marco de un proceso transparente y ágil de rendición de cuentas

f. Motivar la capacidad administrativa para reaccionar frente a los estímulos negativos de su

entorno, para que esté en condiciones de identificar, comprobar e impedir, posibles malos manejos

de los recursos disponibles, así como administrar los riesgos existentes.

3.4. Elementos Básicos del Control Interno

Los elementos básicos del control interno son:

I. Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades

funcionales.- Algunos factores que debe considerarse al evaluar un plan de organización son los

siguientes:

- Delimitación de responsabilidades funcionales;

- Definición de la responsabilidad individual;

- Contar con un medio eficaz de control de los deberes asignados y autoridad delegada;

- Autorización a los funcionarios para la toma de decisiones oportunas;

- Consultar en casos de excepción, cuando la autoridad delegada no se enmarque en los

términos prescritos;

- Informar sobre el cumplimiento de deberes y los resultados en función de lo planteado;

- Flexibilidad de la organización como para permitir una sincronización de los cambios en su

estructura;

- Asignar funciones, obligaciones y deberes para evitar la duplicación o conflicto de labores;

- Establecer una estructura organizacional lo más simple posible;

- Utilización de organigramas y manuales de organización; y

- Diseñar las unidades de organización para obtener un máximo de efectividad a un mínimo

costo.

27

II. Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proveer un

control financiero razonable sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos.- Para asegurar la

adecuada documentación de las operaciones y transacciones deben implantarse:

- Adecuados registros y formularios de operaciones y transacciones; y

- Plan de cuentas que asegure la sistematización del control interno.

III. Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad y

servidor de la organización.- Medidas para viabilizar los procedimientos de control interno:

- Plantear una lista actualizada de los proveedores autorizados;

- Solicitar cotizaciones de precios y varios proveedores para realizar adquisiciones;

- Contar independientemente todas las mercaderías recibidas;

- Hacer que la unidad contabilidad verifique las facturas y documentación sustentadora,

como base para el pago;

- Establecer el uso de bodegas cerradas con acceso limitado para el almacenamiento de las

mercaderías;

- Contratar seguros para el personal que maneja recurso materiales y financieros; y

- Propiciar y efectuar reuniones periódicas de los jefes de las unidades con su personal, para

mantener siempre abierta una línea de comunicación.

IV. Un grado de idoneidad del personal proporcional a sus responsabilidades.- Selección de

funcionarios hábiles con experiencia y personal capaz de poder llevar a cabo los procedimientos

prescritos por la administración en forma eficiente y económica.

- Entrenamiento continuo y control interno de las funciones y responsabilidades de cada

empleado;

- Eficiencia del personal en las actividades posterior al entrenamiento y con la exigencia y

aliento de la administración;

- Moralidad del personal en las actividades que desempeña, considerando como

complemento indispensable para un adecuado control interno la fidelidad en las finanzas; y

V. Una función efectiva de auditoría interna.- Examen de las actividades contables-financieras,

administrativas y de gestión, realizada por un profesional independiente, pero dentro de la

organización de la empresa.

28

3.5. Clasificación del Control Interno

Clasificación del control interno desde tres puntos de vista. (Maldonado, 2013, págs. 3; 6-10)

3.5.1. Por la Función

3.5.1.1. Control Administrativo

Es el que se aplica a todas las actividades de la entidad:

- Control de personal;

- Control financiero;

3.5.1.2. Control Financiero

De la mayoría de actividades administrativas se deriva una serie de operaciones que se miden en

términos monetarios. Estas operaciones son de carácter financiero y en consecuencia deben ser

controladas, razón por la cual existe el control financiero.

3.5.2. Por la Ubicación

Este proviene de la propia entidad que cuando es sólido y permanente resulta ser mejor.

3.5.2.1. Control Interno

Teóricamente si una entidad tiene un sólido sistema de control interno, no requeriría de ningún otro

control; sin embargo es muy beneficioso y saludable el control externo o independiente que es

ejercido por una entidad diferente; ya que quien controla desde afuera mira desviaciones que la

propia administración no puede detectarlas y dado el carácter constructivo del control externo, las

recomendaciones que él formula resultan beneficiosas para la organización.

En nuestro país la Contraloría General del Estado, la Superintendencia de Compañías y la

Superintendencia de Bancos resultan ser organismos que ejercen control externo; que por tener una

enorme cantidad de entidades a controlar les interesa que cada dependencia mantenga su propio

control interno para ellas poder realizar, en definitiva, un control de controles, un macro control o

un control selectivo (Gerencia por Excepción) en las entidades con problemas significativos.

29

3.5.2.2. Control Externo

3.5.3. Por la Acción

3.5.3.1. Control Previo

Cuando se ejercen labores de control antes de que un acto administrativo surta efecto.

3.5.3.2. Control Concurrente

Es el que se produce al momento en que se está ejecutando un acto administrativo.

3.5.3.3. Control Posterior

Es el que se realiza después de que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se

encuentra la auditoría.

3.6. Limitaciones del Control Interno

"El Control Interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a

alcanzarse los objetivos de la administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control

interno, tales como:

a. El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su costo; es

decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la pérdida potencial

debida a fraudes o errores;

b. El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones

esperadas y no a operaciones poco usuales;

c. El error humano potencial debido a descuido, distracción, errores de juicios o comprensión

equivocada de instrucciones;

d. La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes externas a la entidad o

con empleados de la misma;

30

e. La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa

responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración que violara algún control;

f. La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios de

las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control".

3.7. Normativa del Control Interno

Normativa sobre control emitida por el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA)

interno. La Declaración Sobre Normas de Auditoría No 78 SAS-78 Evaluación de la estructura del

Control Interno en una Auditoría de Estados Financieros: corrección a la SAS-55.- proporciona una

guía sobre la consideración de los auditores independientes sobre la estructura el control interno de

una entidad, en una auditoría de estados financieros de acuerdo con normas de auditoría

generalmente aceptadas. Lo define como control interno, describe los elementos objetivos y

componentes de una estructura de control interno, y explica como un auditor deberá considerar la

estructura de control interno en la planificación y desarrollo de una auditoría. En particular esta

declaración proporciona una guía para implantar la segunda norma del campo del trabajo: "Un

suficiente entendimiento del control interno, tendrá al planificar la auditoría y para determinar la

naturaleza, tiempo y extensión de las pruebas a ser desarrolladas". Una estructura de control interno

de una entidad, para los propósitos de esta declaración, consiste de tres elementos: el ambiente de

control interno, el sistema contable y los procedimientos de control. En todas las auditorías, el

auditor deberá obtener un suficiente entendimiento de cada uno de los tres elementos del control

interno, suficiente para planificar la auditoría en el desarrollo de los procedimientos para entender

el diseño de los controles importantes en una auditoría de estados financieros, políticas y

procedimientos importantes para la planificación de la auditoría y si han sido puestos en operación.

Declaración sobre Normas de Auditoría SAS-47. El Riesgo de Auditoría y la importancia en la

realización de la misma.- Sirve de guía para la consideración del auditor del riesgo de auditoría y la

importancia cuando planifica y efectúa un examen de los estados financieros de acuerdo con las

normas de auditoría generalmente aceptados. El riesgo de auditoría y la importancia afectan la

aplicación de las normas de auditoría generalmente aceptadas, especialmente las de ejecución del

trabajo, y están implícitas en el dictamen estándar. El riesgo de auditoría y la importancia, entre

otras cuestiones, deben considerarse junto con la determinación de la naturaleza, oportunidad, y

alcance de los procedimientos de auditoría y en la evaluación de los resultados de esos

procedimientos. Declaración sobre Normas de Auditoría No 53 SAS-53 Responsabilidad del

Auditor para detectar e informar sobre errores e irregularidades.- Proporciona los lineamientos en

cuanto a la responsabilidad del auditor independiente para detectar errores e irregularidades en una

31

auditoría de estados financieros, de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas.

Describe los factores que influyen en la habilidad del auditor para detectar errores o irregularidades

y explica como el ejercicio del debido cuidado, deberá contemplar adecuadamente la posibilidad de

errores o irregularidades. Proporciona asimismo, orientación sobre la responsabilidad del auditor de

comunicar los asuntos detectados, tanto dentro como afuera de la entidad, cuyos estados

financieros se auditan. Declaración Sobre Normas de Auditoría No 54 SAS-54 Actos Ilegales

Cometidos por los Clientes.- Describe la naturaleza y alcance de la consideración que un auditor

independiente, debe dar a la posibilidad de actos ilegales del cliente en una auditoría de los estados

financieros, de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. La declaración

también proporciona consejos acerca de la responsabilidad del auditor, cuando se detecte un

posible acto ilegal.

Declaración Sobre Normas de Auditoría No. 60 SAS-60 Comunicación de los asuntos relacionados

con la Estructura del Control Interno observados en una Auditoría.- Proporciona los lineamientos

necesarios para la identificación de condiciones relacionadas con la estructura del control interno

de la entidad, que se presentan durante una auditoría de los estados financieros. Esta declaración

establece que la comunicación, se debe mantener principalmente con el comité de auditoría o con

personas de alto nivel de autoridad y responsabilidad o equivalentes, donde éste no existe, tales

como el consejo de administración, el consejo fiduciario, el dueño en una empresa de un solo

dueño o con quienes hayan contratado al auditor. Para el propósito de esta declaración, el término

―Comité de auditoría‖, se utilizará para referirnos al recipiente adecuado de comunicación. Esta

declaración, también proporciona los lineamientos para establecer un criterio de acuerdo entre el

auditor y el cliente para identificar y reportar asuntos adicionales a los requeridos por esta

declaración.

3.8. Métodos de Control Interno

3.8.1. COSO I Control Interno - Marco Integrado

3.8.1.1. Definición:

Al control interno es un proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto

del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad

razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías, eficacia y

eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de leyes y

normas que sean aplicables. (Fonseca Luna, 2011, págs. 11-20; 216-220; 341-350; 366-368)

32

Componentes del COSO

Entorno de control

Evaluación de los riesgos

Actividades de control

Información y comunicación

Supervisión

3.8.1.2. Componentes de COSO I

1) Ambiente de control

Factores del ambiente de control figuran los siguientes: (Whittingtong, 2010, págs. 389-401)

Integridad y valores éticos

La eficacia del control interno depende de la integridad y valores éticos del personal de crear,

administrar y vigilar los controles. La dirección debe establecer la normativa necesaria que

desaliente la realización de actos deshonestos, ilegales e inmorales. Si los controles son

inadecuados e ineficaces aumenta la probabilidad de cometerse lo anteriormente descrito.

Compromiso de competencia profesional

En la aplicación de controles es especialmente importante que los empleados tengan la capacitación

profesional adecuada y los conocimientos necesarios para cumplir con estas obligaciones.

Consejo de Administración y Comité de Auditoría:

Un consejo de administración activo y efectivo, es un elemento de control importante. Dado que la

dirección tiene la posibilidad de eludir los sistemas de control, el consejo tiene un papel importante

para asegurar un control interno efectivo.

La Filosofía de Dirección y el Estilo de Gestión

La filosofía de dirección y el estilo de gestión suelen tener un efecto omnipresente en una entidad.

Estos son, naturalmente, intangibles, pero no se pueden buscar indicadores positivos o negativos.

33

Estructura organizativa

La estructura organizativa no debe ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las

actividades de la empresa ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información. Los

ejecutivos deben comprender cuáles son sus responsabilidades de control y poseer la experiencia y

los niveles de conocimientos requeridos en función de sus cargos.

Asignación de autoridad y responsabilidad

Señala que para mejorar el ambiente de control los directivos preparan descripción de puestos

donde deben estar claramente definidas la autoridad y responsabilidad. La asignación de

responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas ofrecen una

base para el seguimiento de las actividades y el sistema de control y establecen los papeles

respectivos de las personas dentro del sistema.

Políticas y prácticas en materia de los talento humano

Afirma que la orientación, capacitación, evaluación influyen en el ambiente de control. Las

políticas de talento humano son esenciales para el reclutamiento y el mantenimiento de personas

competentes que permitan llevar a cabo los planes de la entidad y así lograr la consecución de sus

objetivos.

2) Evaluación de riesgos

(Delgado González & Ena Ventura, 2011, págs. 23-30) Los riesgos se relacionan con el objetivo de

obtener informes financieros confiables. Los siguientes factores podrían indicar un mayor riesgo

para la empresa:

Cambios en la normativa interna de la empresa.

Cambios de personal

Sistemas de información nuevos

Crecimiento rápido de la organización

Cambios de la tecnología que afectan los procesos o sistemas de información.

Nuevos modelos de productos, o actividades.

Adopción de nuevos principios contables.

34

3) Actividades de control

(Abraham, 2000, págs. 25-27, 245-258) Manifiesta que las actividades de control abarcan una gran

variedad de políticas y los procedimientos correspondientes de implantación que ayudan a asegurar

que se siguen las directrices de la dirección. Ayudan a asegurar que se llevan a cabo aquellas

acciones identificadas como necesarias para afrontar los riesgos y así conseguir los objetivos de la

entidad.

4) Información y comunicación:

(Mantilla Blanco, 2013, págs. 377-389), expresa que:

Información

Se identifica, recoge, procesa y presenta por medio de los sistemas de información. La información

pertinente incluye los datos del sector y los datos económicos y de organismos de control obtenidos

de fuentes externas así como la información generada dentro de la organización.

Comunicación

La comunicación es inherente al proceso de información. La comunicación también se lleva a cabo

en un sentido más amplio, en relación con las expectativas y responsabilidades de individuos y

grupos. La comunicación debe ser eficaz en todos los niveles de la organización (tanto hacia abajo

como hacia arriba y a lo largo de la misma) y con personas ajenas a la organización.

5) Supervisión

La supervisión continuada se produce en el transcurso normal de las operaciones e incluye las

actividades habituales de gestión y supervisión, así como otras acciones que efectúa el personal a

realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.

35

Relación entre COSO I y COSO II

COSO I

Ambiente de Control

Evaluación del Riesgo

Actividades de control

Monitoreo


COSO II

Ambiente Interno Establecimiento de objetivos

Identificación del riesgo Evaluación de riesgos Respuesta a los riesgos

Actividades de Control

Monitoreo


Figura3.1. Relación entre COSO I y COSO II

3.8.2. COSO II. Gestión de Riesgos Corporativos – Marco Integrado

Hacia finales de 2004 como respuesta a escándalos, irregularidades en las grandes empresas

(EEUU) que provocaron pérdidas importantes a inversionistas, empleados y grupos de interés la

Committee of SponsoringOrganizations of theTreadwayCommissionpublicó el Enterprise Risk

Management – Integrated Framework (ERM) y sus aplicaciones técnicas asociadas. Donde se

amplía el concepto de control interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la

identificación, evaluación y gestión integral de riesgo. ERM es una ampliación de COSO I. (Tellez

trejo, 2011, págs. 150, 245-256)

¿Qué se puede obtener a través de COSO II?

Proporciona un marco de referencia aplicable a cualquier organización.

El proceso (COSO) debe estar integrado con el negocio, de tal manera que ayude a

conseguir los resultados esperados en materia de rentabilidad y rendimiento.

36

Trasmitir el concepto de que el esfuerzo involucra a toda la organización: desde la alta

dirección hasta el último empleado.

3.8.2.1. Ventajas de COSO II

Permite a la dirección de la empresa poseer una visión global del riesgo y accionar los

planes para su correcta gestión.

Posibilita la priorización de los objetivos, riesgos clave del negocio, y de los controles

implantados, lo que permite su adecuada gestión. toma de decisiones más segura,

facilitando la asignación del capital.

Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de negocio, así

como los riesgos asumidos y los controles puestos en acción.

Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno.

Permite cumplir con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas prácticas de

gobierno corporativo.

Relación entre objetivos y componentes

Existe una relación directa entre los objetivos que la entidad desea lograr y los componentes de la

gestión de riesgos corporativos, que representan lo que hace falta para lograr aquellos. La relación

se representa con una matriz tridimensional, en forma de cubo. (Peña Bermúdez, 2010, pág. 120)

Las cuatro categorías de objetivos estrategia, operaciones, información y cumplimiento están

representadas por columnas verticales, los ocho componentes lo están por filas horizontales y las

unidades de la entidad, por la tercera dimensión del cubo. Este gráfico refleja la capacidad de

centrarse sobre la totalidad de la gestión de riesgos corporativos de una entidad o bien por categoría

de objetivos, componente, unidad o cualquier sub conjunto deseado.

El presente modelo de gestión de riesgos corporativos que están orientados a alcanzar los objetivos

de la compañía:

Estratégicos: Referidos a metas de alto nivel, alineadas y dando soporte a la misión, visión,

de la organización.

Operativos. Referidos a la eficacia y eficiencia de las actividades de la organización,

incluyendo los objetivos de rentabilidad y desempeño.

Información: Referidos a la fiabilidad de la información suministrada por la organización

que incluye datos internos y externos, así como información financiera y no financiera.

37

Cumplimiento: Referidos al cumplimiento de las leyes y normas

3.8.2.2. Componentes de COSO II

1) Ambiente Interno

El ambiente interno corresponde a la parte de la organización, que influye en la conciencia de los

empleados sobre el riesgo y forma la base de los otros componentes de la gestión de riesgos

corporativos, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente interno incluyen la

filosofía de gestión de riesgos de una entidad, su riesgo aceptado, la supervisión ejercida por el

consejo de administración, la integridad, valores éticos y competencia de su personal y la forma en

que la dirección asigna la autoridad y responsabilidad y organiza y desarrolla a sus empleados.

(Estupiñan, Control interno y fraudes, 2011, págs. 24-30)

Filosofía de la gestión de riesgos

Se puede decir que la filosofía de la gestión de riesgos de una organización es el conjunto de

creencias y actitudes compartidas que caracterizan el modo en que la entidad contempla el riego en

todas sus actuaciones, desde el desarrollo e implantación de la estrategia hasta sus actividades

cotidianas. Dicha filosofía queda reflejada prácticamente en todo el quehacer de la dirección al

gestionar la entidad y se plasma en las declaraciones sobre políticas, las comunicaciones verbales y

escritas y la toma de decisiones.

Integridad y valores éticos

La integridad y el compromiso con los valores éticos son propios del individuo. Los juicios de

valor, la actitud y el estilo se basan en experiencias personales, los niveles más altos de la dirección

de la empresa deben contribuir a que:

Los miembros de la entidad hagan lo correcto, tanto desde el punto de vista legal como

moral.

Se cree una cultura de apoyo al cumplimiento, comprometida con la gestión de riesgos

corporativos.

No se navegue por zonas “grises” en las que no existen normas o pautas específicas de

cumplimiento.

38

Se fomente una voluntad de buscar ayuda e informar de los problemas antes de que éstos

no tengan solución.

2) Establecimiento de Objetivos

Ilustra el vínculo entre la misión de una entidad y los objetivos estratégicos, así como con otros

objetivos relacionados, y la alineación de estos dos tipos de objetivos con el nivel de riesgo

aceptado y las tolerancias al riesgo.

Objetivos Estratégicos

Al considerar las posibles formas alternativas de alcanzar los objetivos estratégicos, la dirección

identifica los riesgos asociados a una gama amplia de elecciones estratégicas y considera sus

implicaciones.

Objetivos relacionados

Los objetivos al nivel de empresa están vinculados y se integran con otros objetivos más

específicos, que repercuten en cascada en la organización hasta llegar a sub objetivos establecidos,

por ejemplo, en las diversas actividades de ventas, ingeniería e infraestructura.

3) Identificación de riesgos.

Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados,

diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la estrategia de la

dirección o los procesos para fijar objetivos. (Estupiñan, Control interno y fraudes, 2011, págs.

125-140)

Técnicas e identificación de riesgos:

Análisis PEST (Factores políticos o gubernamentales, económicos, tecnológicos y

sociales).

Análisis FODA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas)

Técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro

Técnicas de diverso grado de sofisticación

39

Ejemplos:

Inventarios de eventos

Análisis de información histórica (de la empresa/sector)

Indicadores de excepción

Entrevistas y cesiones grupales guiadas por facilitadores.

Análisis de flujos de procesos.

Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o combinado, representando los

primeros riesgos inmediatos, medianos o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del

ERM.

4) Evaluación de riesgos.

Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo

deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una base inherente y residual bajo las

perspectivas de probabilidad (posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su

ocurrencia), con base en datos pasados internos (pueden considerarse de carácter subjetivo) y

externos (más objetivos).

5) Respuesta al riesgo.

La dirección selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos -

desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo

de la entidad.

Las categorías de respuesta al riesgo son:

Evitarlo: Se toma acciones de modo de discontinuar las actividades que generan riesgo.

Reducirlo: Se toma acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia

del riesgo o ambos.

Compartirlo: Se toma acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de

ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo.

Aceptarlo: No se toma acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del

riesgo

40

En cuanto a la visión del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, ERM establece:

ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la entidad en su

conjunto de riesgos.

Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de unidades de negocio

como a nivel de la entidad.

Es necesario considerar como los riesgos individuales se interrelacionan.

Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad está acorde con su apetito de

riesgo global.

6) Actividades de Control

Una vez identificados los riesgos se procede a establecer las políticas y actividades para controlar

dichos riesgos. Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar

que se lleven a cabo las respuestas de la dirección a los riesgos. Las actividades de control tienen

lugar a través de la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama

de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,

revisiones del funcionamiento operativo, seguridad de los activos y segregación de funciones.

(Mira Navarro, 2011, págs. 98-100)

7) Información y Comunicación

Los sistemas de información usan datos generados internamente y otras entradas de fuentes

externas y sus salidas informativas facilitan la gestión de riesgos y la toma de

decisiones informadas relativas a los objetivos.

También existe una comunicación eficaz fluyendo en todas direcciones dentro de la organización.

Todo el personal recibe un mensaje claro desde la alta dirección de que deben

considerar seriamente las responsabilidades de gestión de los riesgos corporativos. Las personas

entienden su papel en dicha gestión y cómo las actividades individuales se relacionan con el

trabajo de los demás. Asimismo, deben tener unos medios para comunicar hacia arriba

la información significativa. También debe haber una comunicación eficaz con terceros, tales como

los clientes, proveedores, reguladores y accionistas

41

8) Supervisión o Monitoreo

(AUDITOOL, 2012)Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que

compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Para

lograr esto se llevan a cabo actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una

combinación de las dos cosas.

La supervisión continua se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades

normales de dirección y control, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la

realización de sus funciones. El alcance y frecuencia de las evaluaciones depende de la evaluación

de riesgos y de la eficiencia de los procesos de supervisión.

3.8.3. Ámbito de aplicación del sistema de control interno:

(Estupiñan, Control interno y fraudes, 2011, págs. 157-159), indica que el “Control Interno

Gerencial” o simplemente el “Control Interno“, es una expresión utilizada con el objeto de

describir todas las medidas adoptadas por los accionistas y directores de empresas para dirigir y

controlar las operaciones de sus empresas. Normalmente para una empresa específica se refiere a

su “Sistema de Control Interno”, las técnicas específicas para ejercer un control sobre las

operaciones y recursos varía de una empresa o entidad a otra según la magnitud, naturaleza,

complejidad y dispersión geográfica de las operaciones de la entidad.

Sin embargo, los siguientes pasos básicos deben ser parte de un Sistema de Control Interno

Gerencial eficaz:

Establecer normas, metas u objetivos (criterios).

Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).

Tomar acciones correctivas.

Cada uno de estos pasos implica algún tipo de acción. Su eficacia depende de la competencia y

actitud de todos los funcionarios y empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y

de rendir cuenta de los resultados. El proceso administrativo cubre todos los niveles de supervisión

y su eficacia en el resultado de los esfuerzos de muchos funcionarios y empleados.

El término “Control Interno Gerencial” abarca la organización, políticas, procedimientos y

prácticas empleadas para administrar las operaciones de una entidad y promover el cumplimiento

de las responsabilidades asignadas en forma efectiva, para alcanzar los resultados deseados.

42

Lo esencial del Control Interno Gerencial está en las acciones tomadas para dirigirlo o llevar a cabo

operaciones, dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones, para

que estén de conformidad con las normas o con los objetivos deseados.

Hablar de control es sencillo; sin embargo implica un carácter abstracto e inmaterial y por otro una

serie de acciones a través de las cuales se hace palpable y por consiguiente tiene un resultado el

cual es medible o evaluable. El control es inherente a la entidad y específicamente a la

administración personificada en sus órganos de decisión y ejecución correspondiente.

El primer sentido limitaría el control a lo que hoy día llamamos la “auditoria”, pero es en realidad

el segundo sentido de “regular” que más bien describe el Control Interno Gerencial dentro de los

conceptos de la administración moderna.

Una definición más apropiada para fines de “control” en el ámbito gerencial conforman a un plan

de acción deseado y dicho plan debe estar de acuerdo a las actividades de la organización.

Aquí es importante subrayar la importancia de un plan de acción realista, simple y factible en vez

de un plan teórico, sofisticado y no alcanzable que frecuentemente constituye el defecto principal al

logro de resultados y casi siempre produce desperdicios de recursos. Por esto el plan debe de estar

de acuerdo a la visión, misión, objetivos y actividades o metas de la empresa o entidad.

Para que el control funcione es necesario:

Establecer en forma sistematizada, es decir, que debe seguir un ordenamiento racional.

Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento.

Orientarlo a objetivos específicos, de manera que su efecto por la acción que produce,

puede ser evaluable.

El control interno puede aplicarse a cualquier actividad operativa y toma sentido concreto

únicamente cuando se asocia con una situación operacional específica.

(Maldonado, 2013, págs. 15-16) El proceso de control interno no puede existir sino existen

objetivos, principios o normas. Si no se conocen los resultados deseados es imposible definir las

medidas necesarias para alcanzarlas y evaluar el grado de su alcance, por tanto la función de

control es imposible. Es por esto que el concepto del Control Interno está íntimamente vinculado

con la aplicación de “Gerencia o Administración por Objetivos”, a veces denominado “Gerencia

por Objetivos y Resultados” para dar énfasis a los resultados concretos.

43

Componentes básicos del control interno que son necesarios para su eficaz funcionamiento y que se

debe seguir en la empresa:

Un deseo básico, necesidad directiva o disposición, y la autoridad y capacidad para su

ejercicio.

Comprender a cabalidad los propósitos y los resultados de los objetivos percibidos.

Es necesario establecer un plan de organización, el cual conlleva el establecimiento de una

planificación estratégica y unas directivas internas acerca del accionar de las diversas áreas

de la empresa.

Definir claramente las unidades de organización, donde cada una de ellas tenga su propia

autoridad delegada y claramente delimitada, con cierta independencia en las decisiones

pero que actúe de acuerdo a los principios establecidos por la gerencia.

Identificación de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organización y de las

funciones y actividades de ser llevadas a cabo para lograr este fin.

Establecimiento de políticas que dirige las operaciones incluyendo políticas pertinentes a

control interno e información gerencial tanto como la auditoría interna.

Revisiones continuas por cada uno de los niveles superiores del flujo de operaciones y

rendimientos electivos por medio de la observación directa e informes internos seguidas por

decisiones que conducen a tomar medidas en cuanto a los cambios propuestos de

propósitos, alcance y procedimientos; y

Exámenes profesionales, independientes y objetivos periódicos de los objetivos de la

entidad, de los logros reflejados en sus actividades de la presentación razonable de su

situación financiera, de los cambios de la misma y de los resultados de sus operaciones en

sus estados financieros, la evaluación del valor y aceptación de sus productos o servicios de

la pertinencia del actual plan de operación y su ejecución y rendimiento, así como,

recomendaciones de mejoramiento y posibles eliminaciones.

44

3.8.4. Controles Efectivos de control Interno

Documentos adecuados

Registro inmediato de una transacción, completo y a prueba de alteraciones

Esto es importante para administrar las ventas en efectivo

Figura 3.2. Documentos adecuados

Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:

ECOE EDICIONES.

Procedimientos adecuados

Hacer uso de manuales de procedimientos para especificar: el flujo de la documentación, dar información e

instrucciones necesaria para el mantenimiento de los registros

Inspeccionar frecuentemente

Figura 3.3. Procedimientos Adecuados


ECOE EDICIONES.

45

Medidas Físicas de Seguridad

El uso de cajas de seguridad, candados, personal de vigilancia, accesos restringidos. Minimizan las pérdidas de activos (Efectivo,

mercaderías, documentos)

Figura 3.4. Medidas Físicas de Seguridad


ECOE EDICIONES.

Comprobación Independiente

Auditores internos o personal que ayude a diseñar sistemas de

controles internos o a vigilar los que ya existen

Auditores externos que realicen exámenes especiales

Contraloría

Figura 3.5. Comprobación Independiente


ECOE EDICIONES.

46

Vacaciones y Rotaciones de puestos

A los altos directivos, gerentes de sucursales, personal que maneja

dinero o producto indispensable que tomen vacaciones y su remplazo

pueda verificar su accionar

En una empresa nadie indispensable

Capacitar para que al menos dos personas sepan el mismo trabajo, para cuando alguien se ausente lo

remplace

Figura 3.6. Vacaciones y Rotación de puestos


ECOE EDICIONES.

Análisis Costo-Beneficio

Los gastos no deben ser mayores a los ingresos

Tramites Engorrosos, Sistemas Complejos

Beneficios previstos. Si no se llegan a ciertos beneficios presupuestados es necesario

investigar

Figura 3.7. Análisis Costo-Beneficio


ECOE EDICIONES.

47

Entradas de Efectivo

Registro inmediato y deposito en el banco al día siguiente

Figura 3.8. Entradas de Efectivo


ECOE EDICIONES.

Salidas de Efectivo

Cheques numerados secuencialmente, Autorización de

otra persona que no lo emite y limitantes en su valor

Figura3.9. Salidas de Efectivo


ECOE EDICIONES.

48

Fondo de Caja Chica

Su utilización solo para pagos pequeños, arqueos periódicos

Figura 3.10. Fondo de caja Chica


ECOE EDICIONES.

3.8.5. COSO III. Control Interno sobre los Informes Financieros – Guía para Pequeñas

Empresas Públicas

Se emitió un borrador para discusión en el período de octubre 2005 a enero de 2006 y en julio de

2006 se publicó el documento definitivo.

En un principio eran los 5 componentes del Modelo COSO emitido en 1992 que incluye un

componente adicional y 26 principios:

1. Ambiente de control

2. Evaluación de riesgos

3. Actividades de Control

4. Información y Comunicación

5. Monitoreo

6. Roles y Responsabilidades

Finalmente quedaron los cinco primeros componentes:

- Cada principio tiene varios atributos

- El no cumplir con un principio = Deficiencia

49

- No todos los atributos son requeridos pero todos los principios si son requeridos.

3.8.6. Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica (MICIL)

La Conferencia Interamericana de Contabilidad de San Juan, Puerto Rico en 1999 recomendó un

marco latinoamericano de control interno similar al COSO en español en base de las realidades de

la región. Se nombró una comisión especial de representantes de la Asociación Interamericana de

Contabilidad (AIC) y la Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI) para iniciar el

desarrollo de tal marco.

Se emite en el año 2004, es un modelo basado en los estándares de control interno para las

pequeñas, medianas y grandes empresas desarrollado en el informe COSO. En la preparación del

MICIL, expertos de varias organizaciones profesionales trabajaron conjuntamente para promover

mejores prácticas de responsabilidad y transparencia. Particular mención merece la Federación

Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI) y la Asociación Interamericana de Contabilidad

(AIC), a través de su Comisión Interamericana de Auditoría Interna.

3.8.7. Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador- (CORRE)

El Proyecto Anticorrupción ¡Si Se Puede!, que cuenta con el financiamiento de la Agencia de los

Estado Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), cuyo principal objetivo es apoyar al

Ecuador en la Lucha Contra la Corrupción, impulsó la elaboración del estudio Control de los

Recursos y los Riesgos – Ecuador- (CORRE), porque considera que es el medio más eficaz para

prevenir o identificar oportunamente errores o irregularidades.

Para elaborar el CORRE, se tomó como base técnica, los dos estudios realizados por el Committe

of Sponsoring Organizations: Informe COSO y la Gestión de Riesgos Corporativos-Marco

Integrado cuya traducción al español fue realizada por Price Waterhuose&Cooper y el Instituto de

Auditores Internos de España. Además de los dos estudios referidos, se consideró como

fundamento el Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano conocido como MICIL,

elaborado por el ecuatoriano Edison Estrella con el auspicio del Proyecto

Responsabilidad/Anticorrupción en las Américas.

El CORRE desarrolla su estudio a través de los siguientes ocho componentes:

1. Ambiente Interno de control;

2. Establecimiento de objetivos;

50

3. Identificación de eventos;

4. Evaluación de riesgos;

5. Respuesta a los riesgos;

6. Actividades de control;

7. Información y comunicación; y

8. Supervisión y monitoreo.

La condición para el éxito del modelo planteado es que todos los componentes funcionen en forma

coherente e interrelacionados y que sean aplicados en toda la organización para alcanzar los

objetivos previstos, con el menor riesgo posible.

3.8.8. COBIT: Modelo para Auditoría y Control de Sistemas de Información

Las siglas COBIT significan Objetivos de Control para Tecnología de Información y Tecnologías

relacionadas (Control ObjectivesforInformationSystems and relatedTechnology). El modelo es el

resultado de una investigación con expertos de varios países, desarrollado por Asociación de

Auditoría y Control de Sistemas de Información– ISACA.

COBIT, lanzado en 1996, es una herramienta de gobierno de TI que ha cambiado la forma en que

trabajan los profesionales de tecnología. Vinculando tecnología informática y prácticas de control,

el modelo COBIT consolida y armoniza estándares de fuentes globales prominentes en un recurso

crítico para la gerencia, los profesionales de control y los auditores. COBIT se aplica a los sistemas

de información de toda la empresa, incluyendo los computadores personales y las redes. Está

basado en la filosofía de que los recursos TI necesitan ser administrados por un conjunto de

procesos naturalmente agrupados para proveer la información pertinente y confiable que requiere

una organización para lograr sus objetivos.

El conjunto de lineamientos y estándares internacionales conocidos como COBIT, define un marco

de referencia que clasifica los procesos de las unidades de tecnología de información de las

organizaciones en cuatro ―dominios‖ principales, a saber:

1. Planificación y organización;

2. Adquisición e implantación;

3. Soporte y Servicios; y

4. Monitoreo

51

Estos dominios agrupan objetivos de control de alto nivel, que cubren tanto los aspectos de

información, como de la tecnología que la respalda. Estos dominios y objetivos de control facilitan

que la generación y procesamiento de la información cumplan con las características de

efectividad, eficiencia, confidencialidad, integridad, disponibilidad, cumplimiento y confiabilidad.

Asimismo, se debe tomar en cuenta los recursos que proporciona la tecnología de información,

tales como: datos, aplicaciones, plataformas tecnológicas, instalaciones y recurso humano. La

estructura del modelo COBIT propone un marco de acción donde se evaluan los criterios de

información, como por ejemplo la seguridad y calidad, se auditan los recursos que comprenden la

tecnología de información, como por ejemplo el recurso humano, instalaciones, sistemas, entre

otros, y finalmente se realiza una evaluación sobre los procesos involucrados en la organización.

3.9. Evaluación del Control Interno

La evaluación del control interno consiste en la revisión y análisis de todos los procedimientos que

han sido incorporados al ambiente y estructura de control interno, así como a los sistemas que

mantiene la organización para el control e información de las operaciones y sus resultados, con el

fin de determinar si éstos concuerdan con los objetivos institucionales, para el uso y control de los

recursos, así como la determinación de la consistencia del rol que juega en el sector que se

desarrolla. La evaluación del control interno es una actividad que puede aplicarse a toda la

organización o ente público, en forma global o parcial, bajo una metodología que motive al auditor

interno a revisar y analizar todos los conceptos, criterios y acciones utilizados en la de información

como resultado de la ejecución de las operaciones.

La evaluación debe llevarse a cabo en el verdadero alcance institucional, que se refiere a todas las

interrelaciones departamentales, así como de las relaciones entre empresas que forman el mercado,

o en el sector público, las relaciones interinstitucionales con los demás organismos y dependencias

que forman el sector en el que se desenvuelve, para determinar que la información, de y hacia la

organización, se canalice por los medios adecuados y en forma oportuna.

3.9.1. Objetivos de la Evaluación del Control Interno

La evaluación del control interno es una posibilidad dentro de un universo denominado

organización y su entorno, donde ese todo, metodológicamente, se puede fraccionar en funciones,

procesos, departamentos, etc., para facilitar su evaluación, lo cual origina los siguientes objetivos

generales:

52

a. Obtener un conocimiento global de la organización y funcionamiento del área a evaluar para

determinar el grado de confianza a depositar en el control interno como base para planificar la

evaluación del control interno o cualquier tipo de auditoría.

b. Evaluar las condiciones de la estructura de control interno existente en la actividad sujeta a

revisión, y su interrelación funcional y operativa para identificar las áreas de mayor riesgo en la

ejecución de las operaciones.

c. Identificar las causas específicas que originan las áreas críticas, para desarrollar los hallazgos

identificados en la evaluación, y presentar recomendaciones que permitan el mejoramiento

permanente del control interno, así como la posibilidad de agregar valor a los procesos.

d. Establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía en la salvaguarda de los recursos y la

confiabilidad de su información financiera, técnica y administrativa.

3.9.2. Métodos para Evaluar el Control Interno

Existen tres métodos para efectuar el estudio y evaluar el control interno: descriptivo, de

cuestionarios y gráfico.

3.9.2.1. Método Descriptivo.

Consiste en la explicación, por escrito, de las rutinas establecidas para la ejecución de las distintas

operaciones o aspectos específicos del control interno. Es decir, es la formulación de memoranda

donde se transcribe en forma fluida los distintos pasos de un aspecto operativo.

3.9.2.2. Método de Cuestionarios

En este procedimiento se elabora previamente una relación de preguntas sobre los aspectos básicos

de la operación a investigar y a continuación se procede a obtener las respuestas a tales preguntas.

Generalmente estas preguntas se formulan de tal suerte que una respuesta negativa advierta

debilidades en el control interno; no obstante, cuando se hace necesario deben incluirse

explicaciones más amplias que hagan suficientes las respuestas.

53

3.9.2.3. Método Gráfico

Este método tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de dibujos

(flechas, cuadros, figuras geométricas varias); en dichos dibujos se representa departamentos,

formas, archivos, etcétera, y por medio de ellos se indica y explica los flujos de las operaciones.

En la práctica resulta más conveniente el empleo mixto de los tres métodos, ya que de este modo se

logra resultados más completos y se soporta mejor las conclusiones. En cualquier caso, el examen

de control interno consta de dos fases:

- La investigación con los funcionarios y empleados para describirlo, graficar o resolver el

cuestionario; y

- El estudio real de la operación para ver si efectivamente responde a lo propuesto en la

investigación anterior.

54

CAPÍTULO IV

4. PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

La reestructuración tanto de las competencias personales como organizacionales, serán un soporte

fundamental para el logro de resultados desde una estructura por procesos, donde la gestión por

procesos en todas las áreas de la empresa, pueden ser una alternativa para que la empresa logre sus

objetivos y su crecimiento económico y social.

Partiendo de la información obtenida de la matriz FODA, se evidencia la necesidad de reestructurar

y fortalecer el Área Administrativa y Financiera, a continuación se presenta la propuesta de la

reestructuración administrativa de PRORESPALDO Cía. Ltda.

4.1. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

4.1.1. PLANIFICACIÓN

La planificación no debe ser rígida, al contrario debe ser abierta, flexible al cambio,

innovadora y con apoyos tecnológicos en todos sus niveles como requerimiento

indispensable y necesario para trabajar en procesos.

Objetivos de la planificación de PRORESPALDO Cía. Ltda.:

1) Tomar una decisión en el momento adecuado.

2) Mostrar un orden y disciplina de trabajo.

3) Proporcionar un medio de comunicación tanto vertical como horizontal.

4.1.1.1. Planes

Las iniciativas de cada una de las perspectivas dan las pautas para determinar los cursos de

acción que la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., debe seguir, a fin de alcanzar sus

objetivos organizacionales, ejecutar la estrategia y hacer realidad su visión.

a) Tipos de Planes

1) Propósitos o misiones

55

2) Objetivos o metas

3) Estrategias

4) Políticas

a.1 Propósitos o misiones

La misión o el propósito identifican la función o tarea básica de la empresa o de

una parte de ella. Cualquier clase de operación organizada tiene propósitos o

misiones. Las empresas tienen una función o tarea básica que les asigna la

sociedad.

Para la definición de la misión de PRORESPALDO Cía. Ltda., se considera los

siguientes componentes mostrados en la siguiente tabla.

Tabla 4.1.Componentes para la misión y visión de PRORESPALDO Cía. Ltda.

Negocio Contrato de responsabilidad civil médica

creado para defender a los Profesionales de la

salud en el caso de ser demandados.

Principios organizacionales Respeto al cliente, atención personalizada,

eficacia, trabajo en equipo

Valores Honestidad, innovación, experiencia

integridad, solidaridad, responsabilidad.

Clientes Profesionales del área médica

Productos y servicios Asesoría Especializada, Paquete PROMEDIC

GOLD, honorarios profesionales.

Ventaja competitiva Abogados especializados en jurisprudencia

sobre la práctica médica en Ecuador

Razón de ser Generación de valor para accionistas y

clientes.

Ámbito de acción A nivel nacional.

56

La empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., ha encontrado un nicho de mercado para ofrecer sus

servicios a los profesionales médicos, debido a la publicación del Código Orgánico Integral Penal

(COIP), el cual algunos médicos lo han tomado como atentatorio a su actividad profesional y

prefieren asegurarse de alguna manera, en caso de fallecimiento de alguno de sus pacientes. Sin

embargo, para que ocurra la llamada mala práctica médica tienen que concurrir varios factores

entre ellos que si el fallecimiento se produce por acciones innecesarias, peligrosas e ilegitimas,

deben producirse las tres acciones para catalogarla como mala práctica profesional.

El artículo en cuestión es el número 146 que indica:

Artículo 146.- Homicidio culposo por mala práctica profesional.- La persona que

al infringir un deber objetivo de cuidado, en el ejercicio o práctica de su profesión,

ocasione la muerte de otra, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a

tres años.

El proceso de habilitación para volver a ejercer la profesión, luego de cumplida la

pena, será determinado por la Ley.

Será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años si la muerte se

produce por acciones innecesarias, peligrosas e ilegítimas.

Para la determinación de la infracción al deber objetivo de cuidado deberá

concurrir lo siguiente:

1. La mera producción del resultado no configura infracción al deber objetivo de

cuidado.

2. La inobservancia de leyes, reglamentos, ordenanzas, manuales, reglas técnicas o

lexartis aplicables a la profesión.

3. El resultado dañoso debe provenir directamente de la infracción al deber

objetivo de cuidado y no de otras circunstancias independientes o conexas.

4. Se analizará en cada caso la diligencia, el grado de formación profesional, las

condiciones objetivas, la previsibilidad y evitabilidad del hecho.

De acuerdo a estos componentes se planteó una nueva Misión:

a.1.1. Nueva misión de PRORESPALDO Cía. Ltda.

Cumplir eficiente y eficazmente la labor de proteger a los profesionales médicos y su

patrimonio, asumiendo riesgo e indemnizando las pérdidas cubiertas por las pólizas,

con atención personalizado excelente servicio y personal altamente calificado.

57

a.1.2. Nueva Visión de PRORESPALDO Cía. Ltda.

Para el año 2018 PRORESPALDO Cía. Ltda., será la empresa líder en el mercado

asegurador a profesionales médicos, consolidándose como empresa responsable,

dinámica, eficiente y altamente competitiva, ofreciendo respuestas oportunas,

logrando la satisfacción de los asegurados, empleados y accionistas.

b) Objetivos de los planes

Cada plan tendra sus objetivos que coadyuvarán a los objetivos estratégicos de la

empresa a fin de obtener un rumbo u horizonte en el cual podrá desenvolverse de

manera oportuna y adecuada.

A continuación se presenta los objetivos estratégicos con relación a sus productos y

servicios.

Plan1

Aprendizaje y crecimiento

Capacitar a los empleados en forma continua.

Motivar al personal para mejorar su desenvolvimiento.

Plan 2

Procesos Internos

Controlar y rectificar las posibles fallas en el área administrativa

Realizar informes permanentes de todos los departamentos de la empresa.

Cumplir con los estándares de calidad establecidos

Plan 3

Clientes

Servicios de asesoría de calidad.

Ofrecer la protección contra riesgos de la práctica médica para satisfacción del

cliente

58

Buscar nuevas alianzas estratégicas con empresas de seguros a nacionales y

extranjeras.

Lograr y mantener la fidelización del cliente.

Reducir y evitar la cantidad de reclamos.

c) Estrategias

Fortalecer, desarrollar e impulsar el crecimiento de la empresa.

Abastecer las necesidades de los profesionales de la Salud con servicios de

óptima calidad

Mantener estabilidad laboral, capacitaciones y desarrollo profesional

Realizar alianzas estratégicas con empresas públicas y privadas

Controlar que los Contratos de Responsabilidad Civil sean confiables y aptos

para nuestros clientes.

Promoción de hasta un 10% de descuento a los profesionales de la Salud

Comprometer y motivar al personal para el cumplimiento de la misión y visión

de PRORESPALDO

d) Políticas

Desarrollar un plan administrativo que permita mayores beneficios en los

clientes

Adquisición del Contrato de Responsabilidad Civil con instituciones confiables

que garantice la inversión.

Supervisar que los beneficios de los contratos sean cumplidas con todos los

profesionales de la Salud.

Mantener y desarrollar el estándar de calidad de nuestros servicios

Establecer sistemas de contratación para seleccionar personal calificado.

4.1.2. ORGANIZACIÓN.

La función que tiene la organización dentro de la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., es

integrar y coordinar el talento humano, material y financiero que se dispone, con el

objetivo de maximizar la eficiencia.

59

4.1.2.1. Estructura Organizacional Propuesta.

En base a la información proporcionada por PRORESPALDO Cía. Ltda., no cuenta con una

estructura organizacional formalmente establecida, razón por la cual se realiza la propuesta de la

misma, ya que es la base de la organización gerencial mediante la cual se logrará mantener un

orden y una estructura de mando, capaz de velar por el cumplimiento de cada uno de los objetivos

trazados.

Diseño de Organigramas

A continuación se presenta la nueva Estructura Organizacional propuesta para la empresa


Controlar y rectificar las posibles fallas en el área administrativa y de ventas.

Agilizar los diferentes procesos.

Realizar informes permanentes de todos los departamentos de la empresa.

60

Organigrama Estructural

Talento Humano

Gerencia general

Marketing y ventas Financiero - Contable

Sistema y Tecnología

de Información

Reaseguros Dirección Legal y

riesgos Indemnizaciones

Presidencia Ejecutiva

Asistente de Gerencia

Nivel Asesoría/Apoyo

Nivel Operativo

Nivel Superior

Cajero y Atención al

cliente

Junta General de

Accionistas

Figura 4.1.Organigrama Estructural

61

4.1.2.2. Procesos Administrativos Propuestos

Dentro de los procesos propuestos para la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda.se

encuentran los siguientes:

a) Atención al Cliente

b) Selección de Personal

c) Vinculación al cargo

d) Evaluación del Personal

e) Capacitación del Personal

4.1.2.2.1. ATENCIÓN AL CLIENTE

1. Objetivo

a) Establecer el proceso a seguir para recibir a los clientes.

b) Optimizar la atención al cliente para fidelizar a los mismos.

2. Alcance

Aplica a todos los niveles, en el caso que un cliente requiera hablar con algún colaborador

en específico.

3. Responsabilidad de autorización

Gerente de Talento Humano: responsable de designar al capacitador.

4. Descripción de actividades

62

Tabla 4.2. Servicio al Cliente

SERVICIO AL CLIENTE

PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUNTO DE

CONTROL

FORMATO

1 Asistente de Gerencia El funcionario encargado de atención al

cliente se contacta con el mismo vía

teléfono, correo electrónico o visita

personalizada.

2 Cliente Recibe la oferta del servicio.

3 Cliente Pide cotización de tipo de pólizas que la

empresa oferta.

4 Asistente de Gerencia Ofrece contacto directo con el cliente.

5 Cliente Si acepta contacto directo prosigue el

siguiente proceso caso contrario no se

llega a ningún acuerdo (fin).

6 Cliente Formula una solicitud pidiendo hora y

fecha para contacto directo

7 Asistente de Gerencia Agenda una cita para la entrevista.

8 Cliente Llega a las oficinas de la empresa.

9 Asistente de Gerencia Brinda una explicación detallada del tipo

de seguros que ofrece la empresa.

10 Cliente Si acepta la oferta continua con el

siguiente trámite, caso contrario no se

llega a ningún acuerdo (fin).

11 Cliente Solicita datos de cuentas bancarias de la

empresa para realizar primer pago.

12 Asistente de Gerencia Facilita datos de la cuenta corriente para

realizar el primer pago.

13 Cliente-Gerente General Firman el contrato del Seguro

63

Contrato de trabajo

Cotización

INICIO

Contacto con el cliente vía teléfono, correo electrónico o

visita personalizada.

Formular una solicitud pidiendo cita para el contacto

directo.

Solicita datos para primer pago.

Se agenda una cita fijando fecha y hora para entrevista.

Llega a las oficina de la empresa.

Se brinda una explicación detallada del tipo de seguros

que ofrece la empresa.

Acepta la oferta?

FIN

Acepta el contacto?

Recibe la oferta de pólizas que ofrece la empresa.

PRORESPALDO CIA. LTDA. Ofrece contacto directo con el

cliente.

Firma del contrato

Facilita datos de cuenta corriente para realizar el primer pago y firma de

contrato.

Pide cotización del tipo de pólizas que ofrece la empresa.


Cliente

Cliente Asistente de Gerencia

Cliente

Cliente

Asistente de GerenciaCliente

Cliente y Gerente General



A

A

NO

SI

SI

NO

Figura 4.2. Servicio al Cliente

64

4.1.2.2.2. SELECCIÓN DE PERSONAL

1. Objetivo

Seleccionar al personal calificado.

2. Alcance

Se aplica a todos los departamentos


a) Gerente de Talento Humano

b) Gerente General


Tabla 4.3. Selección de personal

SELECCIÓN DE PERSONAL

PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN PUNTO DE

CONTROL

FORMATO.

1 Gerente de Talento

Humano

Realiza un estudio de

puestos dentro de la empresa


Humano

Si necesita nuevo personal,

indica de manera escrita

mediante correo electrónico

al Gerente General las

razones de la solicitud.

3 Asistente de

Talento Humano

Se encarga de aprobar o

negar dicha solicitud.


Humano

Si la solicitud es aprobada, se

busca candidatos.

65

5 Asistente de

Talento Humano

Recibe las hojas de vida de los

postulantes y selecciones

máximo 5.

6 Asistente de

Talento Humano

Convoca a entrevistas.

7 Asistente de

Talento Humano

Realiza entrevistas, tomando

como puntos principales de la

misma: experiencia laboral,

profesión, estabilidad familiar.


Humano

Analiza información de

referencias y toma decisiones

para la toma de pruebas en las

siguientes fases.

9 Asistente de

Talento Humano

Si aprueba las fases posteriores

se selecciona al candidato y se

comunica al Gerente General

caso contrario se continúa la

búsqueda.


Humano y

Gerente General

Coordina conjuntamente con el

Gerente General el inicio de

labores del nuevo empleado.

66

INICIO

Se requiere nuevo Talento Humano?

Realizar un estudio de puesto dentro de la empresa

Indicar de manera escrita mediante correo electrónico

al Gerente General las razones de la solicitud

Buscar candidatos

Coordina conjuntamente con el Gerente General el inicio de labores del nuevo empleado.

Recibe las hojas de vida de los postulante y seleccionar

máximo 10

Analizar información de referencias y toma de pruebas

en la siguiente fase.

Convocar a las entrevistas a los seleccionados

Realizar entrevistas, tomando como puntos principales de la

misma: Experiencia laboral, profesión, estabilidad

familiar.

El candidato aprobó satisfactoriamente todas

las fases?

FIN

La solicitud es aprobada?

Gerente de Talento HumanoAsistente Talento Humano

Gerente Talento Humano

Asistente Talento Humano




Gerente Talento Humano

B

B

NO

SI

NO

SI

1

1

Figura 4.3. Selección del Personal

67

4.1.2.2.3. VINCULACIÓN AL CARGO

1. Objetivo

Conocer cuáles son las características de las personas idóneas para su desempeño en el

lugar de trabajo.

2. Alcance

Todos los departamentos.


Gerente de Talento Humano


68

Tabla 4.3.. Vinculación al cargo

VINCULACIÓN AL CARGO

PASO RESPONSABLE DESCRIPCION PUNTO DE

CONTROL

FORMATO.

1

Asistente de

Talento Humano

Recibe los documentos del nuevo

colaborador para la carpeta e

ingresa los datos al sistema.

2

Gerente de Talento

Humano

Comunica a los colaboradores de

la empresa el ingreso de nuevo

personal y socializa la

incorporación.

3

Asistente de

Talento Humano

Prepara el proceso de inducción.


Humano

Registra el ingreso del nuevo

personal en el sistema del IESS.

5 Asistente de

Talento Humano

Elabora el contrato de trabajo, de

acuerdo a los parámetros de la

empresa y darlo a conocer al nuevo

colaborador en caso de desacuerdo

no se firma el contrato.

6 Asistente de

Talento Humano

Ingresa el contrato en el Ministerio

de Relaciones Laborales.


Humano

Gestiona el ingreso y entrega claves

de acceso según sea el caso.

69

Contrato de trabajo

Documentos

INICIO

Recibir los documentos del nuevo colaborador para la

carpeta e ingresar los datos al sistema.

Elaborar el contrato de trabajo, de acuerdo a los

parámetros de la empresa y darlo a conocer al nuevo

colaborador.

Registrar el ingreso del nuevo personal en el sistema del

IESS.

Ingresar el contrato en el Ministerio de Relaciones

Laborales.

Gestiona el ingreso y entrega de equipos y claves de ingreso

al sistema

FIN Las partes están de

acuerdo con el contrato?

Preparar el proceso de introducción.


Asistente de Talento Humano Asistente de Talento Humano

Asistente de Talento Humano



C

C

NO

SI

Figura 4.4.Vinculación al cargo

70

4.1.2.2.4. EVALUACIÓN DEL PERSONAL

1. Objetivo

Determinar el valor del trabajo y medir el nivel competitivo de cada trabajador en la

empresa.

2. Alcance

Se aplica a todos los departamentos


Gerente de Talento Humano supervisa que las personas encargadas de la evaluación

realicen su trabajo (Supervisor) acorde a la normativa, y controla el cumplimiento de la

evaluación de cada uno de los trabajadores.


Tabla 4.4. Evaluación del personal

EVALUACIÓN DEL PERSONAL


CONTROL

FORMATO.

1

Gerente de Talento

Humano

Planifica y coordina

semestralmente la evaluación

del personal, notificando al

Jefe inmediato con una semana

previa la evaluación al

empleado.

2 Asistente de

Talento Humano

Envía las evaluaciones al

personal involucrado.

71

3 Jefe Inmediato Se realiza las evaluaciones.


Humano

Analiza la información y genera

resultados.

5 Asistente de cada

área

Entrega resultados al Gerente

General.

6 Jefes inmediatos Proponen acciones de mejora y

retroalimentación en caso de

necesitarlo. Si necesitan una

retroalimentación se coordina

una capacitación posterior.

7 Gerente Talento

Humano

Si se requiere capacitación

coordinar y programar dicha

capacitación, caso contrario

proceder con la inducción.


Humano

Coordina capacitación con los

demás jefes de área y

capacitador.

72

Evaluaciones de personal

INICIO

Planificar y coordinar semestralmente la evaluación

del personal

Envía las evaluaciones al personal involucrado

Coordinar capacitación

El jefe inmediato de cada área realiza las evaluaciones

Proponen acciones de mejora

Analiza la información y genera resultados

Entrega resultados a los jefes inmediatos y al Gerente

General

Necesitan capacitación?

FIN



Gerentes de cada Área

Gerente de Talento Humano Asistente de cada Área

Gerente de Talento Humano Asistente de Talento Humano

D

D

NO

SI

Figura 4.5. Evaluación de personal

73

4.1.2.2.5. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

1. Objetivo

Lograr la adaptación de personal para el ejercicio de determinada función o ejecución de

una tarea específica, en la empresa.

2. Alcance

Todo el personal que trabaja en la empresa.


La autorización para la capacitación del talento humano se dará por parte del Gerente

General, siempre y cuando el Gerente de Talento Humano justifique la necesidad de

dictar capacitación a los trabajadores.


74

Tabla 4.5.. Capacitación del personal

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL.


CONTROL

FORMATO.


Humano

Análisis de conocimientos del

ocupante del cargo están acorde al

puesto.


Humano

Consolida los requerimientos de

capacitación.


Humano

Elabora un plan de capacitación, el

mismo que lo aprobará o rechazará

el Gerente General.

4 Asistente de Talento

Humano

Convoca al personal involucrado

indicando: Hora, fecha y lugar en el

que se llevará a cabo la capacitación.

5 Capacitador y Gerente

de Talento Humano

Evalúa los conocimientos adquiridos

durante la capacitación.

Registro de

Asistencia


Humano

Analiza los resultados.

7 Asistente de Talento

Humano

Envía al Gerente General para la toma

de decisiones.

75

Resultados evaluación

Plan de capacitación

INICIO

Análisis de conocimiento Evaluación al conocimiento adquirido

FIN

Definición de requerimientos de capacitación

Elaborar un plan de capacitación

Envía resultados Gerente General

Análisis de resultados

Convocatoria



Capacitador y Gerente de Talento Humano





E

E

Figura 4.6 Capacitación del personal

76

4.1.2.3. Procedimientos

a) Cadena de valor de los procesos de la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda.

Para realizar la identificación de los procesos de la organización se eligieron las

herramientas administrativas como lluvia de ideas que se determinaron en reuniones con

el personal de la empresa para determinar los diferentes procedimientos que deberán

tomar en consideración todos los colaboradores que se encuentran dentro de la compañía.

En la siguiente figura 4.7 se indican los procesos de ejecución u operación y los procesos

estratégicos y de soporte.

1) Logística de entrada

Se propone que la logística de entrada para la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., sea el

análisis de información, segmentar a los clientes, analizar sus productos actuales, su

potencial compra, su riesgo, y en base a estos datos desarrollar su actividad aseguradora.

2) Operaciones

La administración de cartera y la gestión de siniestros representan los mayores costos

para un distribuidor de seguros, por lo que se debe dedicar una especial atención a lograr

mayor eficiencia posible en el desarrollo de tareas como suscripción de pólizas, la

empresa tiene un programa de suscripción llamado PROMEDIC GOLD, asesoría

especializada.

3) Logística de salida

En esta actividad se incluye tareas como el cobro de los recibos y la entrega al cliente de

pólizas. Se considera que estas actividades generan valor para el cliente, ya que es muy

importante que el cliente se encuentre presente para la entrega de la documentación, para

constancia y respaldo de su afiliación.

77

Infraestructura de la empresa: Planificación de la empresa y Control de gestión

Gestión del Talento Humano: Gestión por competencias, formación, retribución

Desarrollo de Tecnología: Implantación de programa informático

Logística entrada:

Análisis de Datos

Operaciones:Asesoría especializada,Paquete PROMEDIC GOLD,Honorarios profesionales

Logística Salida: Cobro, Entrega de documentos

Marketing y Ventas: Construir equipos de ventas, Renovación de pólizas, Posicionamiento de marca

Servicios: Casuística, eventualidades, revisión de riesgos

Figura 4.7.Cadena de valor

Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Cadena de Valor

de

78

4) Marketing y ventas

La empresa PRORESPALDO Cia. Ltda., presta poca atención a esta actividad en

detrimento de actividades como administración, las cuales se están llevando la mayor

parte de los recursos, por lo cual se propone cambiar esta tendencia para convertir las

tareas de marketing y ventas en ventajas competitivas las tareas que se consideran más

destacadas son las siguientes: construir una imagen corporativa, renovación de pólizas, y

posicionamiento de marca.

5) Servicios post venta

Gestionar los reclamos de forma eficiente tiene un impacto importante tanto en el costo

económico como en los niveles de satisfacción del cliente. Se recomienda prestar especial

atención a dicha gestión y la información que recibe el cliente a lo largo de todo el

proceso. Las revisiones periódicas de los principales riesgos al firmar una póliza de

seguros de los profesionales médicos son un factor importante de satisfacción del cliente

y que, junto con la gestión de los reclamos supone las principales fuentes de fidelización

del cliente.

6) Gestión de talento humano

La empresa adaptará un sistema de talento humano por competencias (conjunto de

comportamientos observables que están causalmente relacionados con un desempeño

bueno o excelente en un trabajo concreto y una organización concreta). Esto significa que

todas las responsabilidades de talento humano: selección, formación, evaluación del

desempeño, etc., se desarrollarán en el marco de las competencias, las principales tareas

serán:

a) Implantación del modelo de gestión por competencias

b) Formación de personal

c) Política de retribución

7) Infraestructura

La tarea principal de esta tarea será la Planificación Estratégica y el Control de Gestión

por este motivo, esta actividad es la encargada de vigilar que la empresa crezca en base al

cumplimiento de objetivos estratégicos.

79

8) Desarrollo de tecnología

Mediante el uso de un completo sistema informático se creará valor y satisfacción para el

cliente, ya que, se solventará las inquietudes y servicios de los afiliados con eficiencia y

rapidez.

4.1.2.4. Establecimiento de políticas

La empresa posee las siguientes políticas establecidas, que el empleado debe conocer

desde el primer día que ingresa a las filas de PRORESPALDO Cía. Ltda.

1) Política de remuneraciones

a) Períodos de Pago

Todos los empleados recibirán su pago en el último día de trabajo antes del 05 de cada

mes y en el último día de trabajo del mes para el período que termina.

b) Clasificación del Trabajo

Los niveles de salarios y beneficios se basan en información del mercado de salario local

y se aprueban por la Junta de Accionistas. Es política de PRORESPALDO Cía. Ltda., es

desarrollar un plan que sea competitivo en el mercado local y le permita atraer y retener

profesionales altamente calificados.

Los niveles de salario se determinarán de acuerdo a los antecedentes, experiencias y

calificaciones del candidato y de acuerdo con la descripción del puesto de

PRORESPALDO Cía. Ltda., mantendrá una política flexible con respecto a las

promociones tomando en cuenta el desempeño del trabajo, la motivación y la

compatibilidad con los objetivos de la empresa.

c) Política de evaluación de desempeño

Todos los empleados participarán en la evaluación de desempeño desde el primero al 30

de julio de cada año, para luego establecer metas y objetivos para el próximo año. Dicha

80

evaluación será una parte del archivo de personal de cada empleado. Este proceso busca

ayudar a los empleados a mejorar su desempeño de trabajo y que su potencial sea

consistente con sus capacidades.

d) Política de revisión salarial

Todo empleado recibirá una revisión anual de salario en diciembre de cada año.

Cualquier aumento salarial se haría efectivo el primero de enero del siguiente año.

Se establecerá bonos por eficiencia, por metas cumplidas; cada vendedor obtendrá:

Un 5% del valor de la prima por cada póliza vendida.

Por cada 10 contratos suscritos, de manera general todos los empleados obtienen

un % de Salario Básico Unificado.

e) Política de pagos salariales

Todo el personal recibirá su salario por medio de transferencia a las cuentas de cada

empleado.

f) Política de adelantos de salario

PRORESPALDO Cía. Ltda., no alienta el adelanto de salario pero en una situación de

emergencia puede hacer arreglos para ello con las aprobaciones apropiadas. En tales

circunstancias, después de seis meses de estar laborando en la organización. El Gerente

puede aprobar un adelanto de hasta 3 salarios.

g) Política de retenciones y descuentos del salario

Solamente podrán realizarse las siguientes retenciones y descuentos:

a) El importe del impuesto sobre la renta

b) La cuota del Seguro Social en la parte que debe abonar el trabajador

c) El pago de las deudas que el trabajador contraiga con el empleador en concepto de

anticipos de salarios o pagos hechos en exceso. Estas obligaciones serán

amortizadas por el trabajador durante la vigencia del contrato, según mutuo acuerdo,

81

pero en ningún caso los descuentos en este concepto podrán ser superiores al diez

por ciento (10%) del salario devengado en el respectivo período de pago.

d) El pago de pensiones alimenticias a favor de quienes tuvieren derecho a exigir

alimentos, siempre que el descuento fuere ordenado por autoridad competente

e) Las sumas que el trabajador autorice le sean descontadas para cubrir préstamos

bancarios y créditos comerciales, hasta por un diez por ciento (10%) de su salario.

Según el artículo 90 del código de trabajo vigente indica que:

Art.90.- Retención limitada de la remuneración por empleador; el

empleador podrá retener e salario o sueldo por cuentas de anticipos o por

compra de artículos producidos por la empresa pero tan solo hasta el diez

por ciento del importe de la remuneración mensual; y, en ningún caso, por

deudas contraídas por asociados, familiares o dependientes del

trabajador,…(p.46)

f) Si el empleado ya tiene un préstamo no podrá acceder a otro, mientras no termine de

pagar el primero.

g) No podrá hacer préstamos en los meses de marzo y abril ya que esos meses

disminuyen la suscripción de contratos.

2) Políticas sobre el Personal

Política de reserva

Esta política orienta las prácticas de información personal de PRORESPALDO Cía.

Ltda., sobre solicitudes de trabajo de empleados, exceptuando aquellos casos donde la ley

exige un acceso diferente.

La política de reserva se establece para:

Asegurar que toda información personal recopilada es necesaria y relevante.

Asegurar que la organización establece y mantiene claros estándares para la

protección de la confidencialidad de datos sobre los individuos.

PRORESPALDO Cía. Ltda., no recopilará información acerca de clientes para su

uso en la toma de decisiones, sin una autorización escrita de dicho cliente. La

autorización estará en lenguaje sencillo, indicando el nombre o categoría de personas

u organizaciones autorizadas para proporcionar información.

82

La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública en su artículo 6

indica en qué casos de puede divulgar información confidencial:

Art. 6.- Información confidencial.- Se considera información confidencial aquella

información pública personal, que no está sujeta al principio de publicidad y

comprende aquella derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales,

especialmente aquellos señalados en los artículos 23 y 24 de la Constitución

Política de la República.

El uso ilegal que se haga de la información personal o su divulgación, dará lugar a

las acciones legales pertinentes.

No podrá invocarse reserva, cuando se trate de investigaciones que realicen las

autoridades públicas competentes, sobre violaciones a derechos de las personas que

se encuentran establecidos en la Constitución Política de la República, en las

declaraciones, pactos, convenios, instrumentos internacionales y el ordenamiento

jurídico interno. Se excepciona el procedimiento establecido en las indagaciones

previas. (p. 4)

3) Política de terminación voluntaria

Incluye instancias en las cuales un empleado renuncia dando por lo menos dos semanas

de aviso. El empleado y el supervisor deberán discutir y acordar sobre una fecha de

terminación justa y razonable. El empleado que termina el empleo voluntariamente no es

elegible para pagos adicionales.

Para el pago de indemnizaciones en caso de renuncia voluntaria el Código de Trabajo en el

Art. 95 expresa lo siguiente:

Art. 95.- Sueldo o salario y retribución accesoria.- Para el pago de indemnizaciones

a que tiene derecho del trabajador, se entiende como remuneración, todo lo que el

trabajador reciba en dinero, en servicios o en especies, inclusive lo que percibiere

por trabajos extraordinarios y suplementarias, a destajo, comisiones participación

en beneficios, el aporte individual al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

cuando lo asume el empleador, o cualquier otra retribución que tenga carácter

normal en la industria o servicio. (p. 48)

El décimo tercera y cuarta remuneración, así como las vacaciones se pagarán de manera

proporcional.

4) Política de desvinculación del cargo

El Gerente General consultará con el Gerente de Talento Humano para discutir y

determinar la razón de la desvinculación de un empleado y seguir los procedimientos que

el Código de Trabajo estipula para despido intempestivo y/o renuncia voluntaria.

83

La desvinculación del cargo por despido intempestivo está prevista en el Art. 188 Código

de Trabajo que manifiesta:

Art. 188.- Indemnización por despido intempestivo.- El empleador que despidiere

intempestivamente, será condenado a indemnizarlo, de conformidad con el tiempo

de servicio y según la siguiente escala:

Hasta tres años de servicio, con el valor correspondiente a tres meses de

remuneraciones; y, de más de tres años, con el valor equivalente a un mes de

remuneraciones por cada año de servicio, sin que en ningún caso ese valor exceda

de veinte y cinco meses de remuneraciones.

La fracción de año se considera como año completo.

El cálculo de estas indemnizaciones se hará en base de la remuneración que hubiere

estado percibiendo el trabajador al momento del despido, sin perjuicio de pagar las

bonificaciones a las que se alude en el caso del artículo 185 de este Código. (p. 87)

5) Eliminación de Trabajo - Reducción de Personal o Reorganización

La eliminación de trabajo es normalmente el resultado de reducción de personal o de

reorganización organizativa. La Junta General de Accionistas examinará las necesidades

de la organización y decidirá qué posición(es) deberán ser eliminadas.

6) Políticas sobre días de fiesta, duelo nacional, vacaciones y licencias

a) Días feriados

Todos los empleados tienen derecho días feriados al año, los que decrete en

Gobierno Nacional. (Véase tabla 4.6.Días festivos)

b) Vacaciones

Todo empleado tiene derecho a un descanso anual remunerado. La Junta General de

Accionistas de PRORESPALDO Cía. Ltda., exige a los empleados que se acojan a su

tiempo de vacaciones a su vencimiento a fin de descansar de la presión del trabajo. El

empleado tendrá derecho a quince días por cada once meses continuos de trabajo, el

trabajador que cumpla el quinto año de trabajo tendrá un día adicional

84

El Director de Talento Humano señalará con dos meses de antelación la época en que el

empleado iniciará el disfrute de las vacaciones, consultando lo mejor posible los intereses

de la organización y los del empleado.

Tabla 4.6. Días festivos 2015

Días festivos 2015

Enero

Jueves, 1 de Enero 2015 Año Nuevo

Viernes, 2 de Enero 2015 Año Nuevo

Febrero

Lunes, 16 de Febrero 2015 Carnaval

Martes, 17 de Febrero 2015 Carnaval

Abril

Viernes, 3 de Abril 2015 Viernes Santo

Mayo

Viernes, 1 de Mayo 2015 Día del Trabajo

Domingo, 24 de Mayo 2015 Batalla del Pichincha

Agosto

Lunes, 10 de Agosto 2015 Primer Grito de Independencia

Octubre

Viernes, 9 de Octubre 2015 Independencia de Guayaquil

Noviembre

Lunes, 2 de Noviembre 2015 Día de Difuntos

Martes, 3 de Noviembre 2015 Independencia de Cuenca

Diciembre

Viernes, 25 de Diciembre 2015 Navidad

En: El calendario. (20 de Enero de 2014). El-calendario.retira.eu. Recuperado el 13 de Diciembre

de 2014, de El Calendario: http://el-calendario.retira.eu/dias-festivos/ecuador/2015/ y Art. 65

Código de Trabajo

Las vacaciones se concede para que el empleado disfrute de descanso y no se permitirá su renuncia

a cambio de una remuneración o compensación. El tiempo de vacaciones sólo puede ser tomado si

se tiene derecho a él y no puede ser "prestado" contra futuras acumulaciones. No se otorgará el

pago en lugar de vacaciones excepto en la jubilación o separación.

Respecto a las vacaciones el Artículo 69 del Código de Trabajo señala:

Art. 69.- Vacaciones anuales.- Todo trabajador tendrá derecho a gozar anualmente

de un periodo ininterrumpido de quince días de descanso, incluidos los días no

laborables, los trabajadores que hubieren prestado servicios por más de cinco años

en la misma empresa o al mismo empleador, tendrá derecho a gozar

http://el-calendario.retira.eu/dias-festivos/ecuador/2015/

85

adicionalmente de un día de vacaciones por cada uno de los años excedentes o

recibieran en dinero la remuneración correspondiente a los días excedentes. (p. 41)

c) Licencia por Enfermedad.

La licencia por enfermedad pagada solo se utiliza para:

Enfermedad actual o incapacidad

Citas médicas u odontológicas de tres horas o más ocurridas durante un día de

trabajo

Art. 175.- Caso de enfermedad no profesional del trabajador.- El empleador no

podrá desahuciar ni despedir intempestivamente al trabajador durante el tiempo que

éste padeciere de enfermedad no profesional que lo inhabilite para el trabajo,

mientras aquélla no exceda de un año.

d) Licencia por Embarazo/Licencia por Maternidad

Toda empleada en estado de gravidez gozará de descanso forzoso retribuido del mismo

modo que su trabajo durante las dos (12) semanas que dispone la Ley para estos casos. El

Artículo 152 del código de Trabajo actualizado en 2012 establece que:

Art. 152.- Toda mujer trabajadora tiene derecho a una licencia con remuneración

de doce (12) semanas por el nacimiento de su hija o hijo; en caso de nacimientos

múltiples el plazo se extiende por diez días adicionales. La ausencia al trabajo se

justificará mediante la presentación de un certificado médico otorgado por un

facultativo del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y, a falta de éste, por otro

profesional; certificado en el que debe constar la fecha probable del parto o la fecha

en que tal hecho se ha producido.

El padre tiene derecho a licencia con remuneración por diez días por el nacimiento

de su hija o hijo cuando el nacimiento sea por parto normal; en los casos de

nacimientos múltiples o por cesárea se prolongará por cinco días más.

86

4.1.2.5. Funciones

Tabla 4.7. Funciones Gerente General

Datos de Identificación

Departamento Gerencia General (Representante Legal)

Nivel de reporte inmediato Presidente

Responsabilidades del Cargo

1. Funciones como representante legal de la empresa

2. Velar por el crecimiento y mantenimiento de los activos de la compañía dentro de las políticas

corporativas establecidas y las disposiciones de la Junta General.

3. Mantener el liderazgo empresarial en el sector asegurador.

4. Precautelar los intereses de los accionistas de la compañía.

5. Mantener la participación de mercado asegurador, observar su entorno y relación con proveedores.

6. Asegurar el cumplimiento de leyes, reglamentos y normas nacionales, internacionales y

corporativas que rigen el funcionamiento del sector asegurador.

7. Mantenerse actualizado en técnicas modernas del Management para lograr un desarrollo armónico

de la compañía.

8. Velar por el adecuado manejo de inversiones y niveles de productividad de la empresa.

9. Mantener las relaciones comerciales del negocio. Alianzas estratégicas con reaseguradoras.

10. Controlar el cumplimiento del Plan Operativo de la compañía, brindando soporte en la

elaboración del mismo.

11. Establecer y aprobar manuales, procedimientos y políticas de la empresa, que permitan lograr un

mejor desenvolvimiento operativo y administrativo.

12. Revisar y someter a consideración del Junta General de Accionistas el presupuesto anual y plan

operativo de la compañía.

13. Aprobar los estados financieros de la compañía.

14. Establecer la política salarial e incrementos para los trabajadores de la empresa.

Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos

Reporte Administrativo:

Gerente Financiero Contable


Jefe de Sistemas

Personal de atención al cliente

Gerente de marketing y ventas

Asesores operacionales

Todos los departamentos de la

empresa

Aseguradoras y Reaseguradoras

Colegio de Médicos de

Pichincha, Federación Médica

ecuatoriana, Asociación de

Médicos del Ecuador

87

Tabla 4.8. Funciones Jefe de Atención al Cliente


Departamento Atención al cliente

Nivel de reporte inmediato Gerente General


1. Consultas de clientes

2. Receptar denuncias

3. Dar trámite a reclamos

4. Rectificación de datos de identificación de clientes

5. Certificados de pólizas

6. Constancias de depósitos

7. Constancia de afiliación.


Personal de atención al cliente


Todos los departamentos de la

empresa.

Aseguradoras y Reaseguradoras

Colegio de Médicos de

Pichincha, Federación Médica

ecuatoriana, Asociación de

Médicos del Ecuador

88

Tabla 4.9. Funciones del Gerente Financiero


Departamento Financiero – Contable



1. Dirigir el proceso contable de la empresa, velando porque éste sea completo, oportuno,

fidedigno y permanente.

2. Coordinar el desarrollo y mantenimiento de sistemas de información financiero-contable con

el fin de registrar y controlar los hechos económicos ocurridos en la empresa y para apoyar la

gestión de la Gerencia General, de modo que permitan conocer y evaluar eficazmente el

comportamiento financiero de la misma.

3. Supervisar las funciones relativas a la contabilidad y control de activos fijos e inventarios,

exigiendo información cuantitativa y cualitativa útil para el apoyo de la gestión financiera del

área.

4. Requerir y analizar la información contable-financiera generada, e informar periódicamente

acerca de la situación patrimonial y resultados, tanto en conjunto como individualmente.

5. Elaborar estados de información financiero-contable, que permitan conocer los resultados y

situación patrimonial de la empresa.

6. Desempeñar otras actividades relacionadas que le encomiende el Gerente General.


Contador

Asistente de Gerencia Proveedores

Clientes

89

Tabla 4.10. Funciones del Contador


Departamento Financiero - Contabilidad



1. Realizar declaraciones de impuestos.

2. Presentación de anexos al SRI

3. Contabilidad en general

4. Conciliaciones bancarias

5. Preparación y presentación de informes

6. Elaboración de Estados Financieros

7. Análisis de cuentas.

8. Presentación de informes de Costos.

9. Control y supervisión de pago puntual de los servicios básicos de la empresa

10. Administrar el proceso contable considerando la normativa legal y políticas

organizacionales vigentes

11. Proveer información oportuna y razonable para clientes internos y externos así como para

organismos de control.


Financiero

Asistente de Gerencia Proveedores

Clientes

90

Tabla 4.11. Funciones Gerente de Sistemas y Tecnología de la Información


Departamento Sistemas y TIC



1) Encargado de Planificar, organizar, y controlar el desarrollo de los proyectos de sistemas de

Información computarizados en áreas funcionales básicas de la compañía.

2) Proponer nuevas mejoras a los sistemas.

3) Proponer cursos de capacitación.

4) Analizar los requerimientos de entrada, salida, flujo de datos, hardware, y software, así como

métodos alternativos a la solución de problemas.

5) Soporte a los usuarios.

6) Restringir el acceso a los programas y archivos que puedan causar daño al Sistema y respaldo

de información crítica de la empresa.

7) Hacer mantenimiento constante al software y hardware.


Personal de técnicos y programa-

dores


Departamento de Talento

Humano


Caja

Facturación

Proveedores de software y

hardware.

91

Tabla 4.12. Funciones de Asistente de Gerencia


Departamento Gerencia



1. Registrar los compromisos, juntas y proyectos de la Gerencia.

2. Atender a participantes en cursos de capacitación, y a las visitas que vienen a tratar asuntos de

índole laboral.

3. Asistir a los eventos realizados por la Gerencia.

4. Canalizar las llamadas telefónicas según corresponda y tomar nota de los recados cuando el

personal de la Gerencia esta de comisión o ausente.

5. Recibir y canalizar la correspondencia al personal de la Gerencia.

6. Archivar todos los documentos generados por la Gerencia.

7. Resguardar y controlar los expedientes de la Gerencia.

8. Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos) las bases de datos, así como los archivos de

cómputo que se utilizan en la Gerencia.

9. Elaborar las solicitudes de viáticos y pagos diversos.

10. Realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos.

11. Enviar correspondencia y materiales de forma interna y usuarios externos que tienen relación con

la Gerencia.


Gerente General


Gerente Financiero – Contable

Todos los departamentos. Proveedores

Clientes.

92

Tabla 4.13. Funciones del Gerente de Talento Humano


Departamento Talento Humano



1. Planificar, formular, liderar y coordinar las iniciativas y proyectos estratégicos para

garantizar la integración y alineación del talento humano en la contribución de valores.

2. Formular las políticas de compensación y gestión del desempeño de las personas, el

presupuesto de las iniciativas de Talento Humano, el plan de comunicación organizacional

interno y externo de la compañía.

3. Diseñar el programa de capacitación de la compañía, así como el plan de carrera en la

empresa.

4. Coordinar los programas para el fortalecimiento de la cultura organizacional.

5. Revisar y autorizar las compras y/o gastos de todas las áreas.

6. Revisar el plan de trabajo para la implementación de los diferentes proyectos estratégicos de

Talento Humano.

7. Evaluar permanentemente la efectividad organizacional, instrumentando indicadores y

ajustes cuando se presenten desviaciones.


Gerente General

Gerente Financiero – Contable


Clientes.

93

Tabla 4.14. Funciones del Asesor de Indemnizaciones


Departamento Operaciones

Nivel de reporte inmediato Gerente general


1) Diseñar e implementar procesos y procedimientos de indemnizaciones.

2) Salvamentos y recobros.

3) Análisis y control de indicadores técnicos del ramo.

4) Análisis estadísticos y le dé indicadores de la compañía o del sector que tengan

como fuente procesos indemnizatorios.

5) Gestión y control operativo del proceso integral de indemnización a los médicos

afiliados.



Clientes.

94

Tabla 4.15. Asesor Legal y Riesgos





1) Riesgos

2) Revisión y/o elaboración de contratos de todo tipo (suministros, proveedores,

etc.).

3) Seguimiento y análisis de la legislación.

4) Resolución de consultas jurídicas internas y externas.

5) Planes y Fondos de pensiones: elaboración documentación, comisiones de

control, elaboración de acuerdos.

6) Protección de datos: inscripciones y actualización de ficheros.

7) Elaboración y revisión de la documentación de productos.

8) Gestión de las sociedades del grupo: nombramientos de cargos,

apoderamientos, estatus, etc.

9) Asesoramiento en Derechos de Seguros.

10) Asesoramiento de Derecho Fiscal.

11) Evaluar los riesgos identificados en cada área de la empresa.

12) Proponer alternativas que contribuyan a la mitigación y control de los riesgos.

13) Liderar la definición de políticas para la gestión integral de riesgos y la gestión

de cumplimiento normativo, incluyendo los roles y responsabilidades; así como

proponerlas para su aprobación y divulgaras.

14) Coordinar las funciones de trabajo con los funcionarios de las distintas

gerencias.

15) Participar en la elaboración de plan estratégico y en la definición de los

indicadores de gestión.



Clientes.

95

Tabla 4.16. Funciones del Asesor de Reaseguros





1) Asesorar a la compañía sobre cuyos riesgos que puede asumir con sus propios

recursos (patrimonio).

2) Cuantos riesgos está en capacidad técnica y económica de asumir.

3) Que volumen de ventas puede aumentar al tomar un reaseguro.

4) En que niveles se reduce el impacto en los ingresos y egresos de seguros

especialmente siniestros.

5) Indicar que resultados se obtendría de las compañías reaseguradoras para evitar

pérdidas que desequilibre sus balances.

6) Informar adecuadamente a la Gerencia General para presupuestar, invertir,

planificar y tomar decisiones gerenciales.



Clientes.

Tabla 4.Costo incremento de Personal

NOMBRE DEL CARGOTOTAL

GANADO

DECIMO

TERCERO

DECIMO

CUARTO

FONDOS

RESERVAVACACIONES

APORTE

PATRONAL

TOTAL

MENSUALTOTAL ANUAL

Contador 600 50,00 28,33 49,98 25,00 72,90 826,21 9.914,56

Sistemas (Prestación Servicios) 450 450,00 5.400,00

Cajero y Atención Clientes 450 37,50 28,33 37,49 18,75 54,68 626,74 7.520,92

Asesor Indemnizaciones 500 41,67 28,33 41,65 20,83 60,75 693,23 8.318,80

Asesor legal y Riesgos 500 41,67 28,33 41,65 20,83 60,75 693,23 8.318,80

Asesor Reaseguros (prest. Servicios) 500 500,00 6.000,00

2.596,19 31.154,28

96

4.1.2.6. Perfil profesional del puesto

Tabla 4.18. Perfil profesional del puesto del Gerente General

PE

RF

IL

FORMACIÓN

ACADÉMICA

CONOCIMIENTOS

ADICIONALES

IDIOMAS

NECESARIOS

NIVEL DE

EXPERIENCIA

Economista,

Ingeniero comercial

o afines

Maestría en

Administración de

Empresas.

Planificación

estratégica.

Organización y

sistemas

Marketing y ventas

Capacidades de

negociación

Inglés Nivel:

Avanzado

De 3 a 5 años en

posiciones o

funciones similares.

Tabla 4.19. Perfil profesional del puesto del Gerente Marketing y Ventas

PE

RF

IL

FORMACIÓN

ACADÉMICA

CONOCIMIENTOS

ADICIONALES

IDIOMAS

NECESARIOS

NIVEL DE

EXPERIENCIA

Economista,

Ingeniero comercial

o afines

Maestría en

Marketing

Microsoft Office

Publicidad

Técnicas para

capacitar a

vendedores.

Mejoramiento

continuo

Inglés Nivel: Medio De 2 a 3 años en

posiciones o

funciones similares

97

Tabla 4.20. Perfil profesional del puesto del Asistente de Gerencia

PE

RF

IL

FORMACIÓN

ACADÉMICA

CONOCIMIENTOS

ADICIONALES

IDIOMAS

NECESARIOS

NIVEL DE

EXPERIENCIA

Tecnóloga en

administración de

empresas.

Manejo de Office en

un 100%.

Control de citas,

formación de

expedientes y

resguardo de archivo.

Uso de Internet,

Excelente ortografía

y redacción.

Inglés Nivel:

Avanzado

De 1 a 3 años en

posiciones o

funciones similares

Tabla 4.21. Perfil profesional del puesto del Gerente de Talento Humano

PE

RF

IL

FORMACIÓN

ACADÉMICA

CONOCIMIENTOS

ADICIONALES

IDIOMAS

NECESARIOS

NIVEL DE

EXPERIENCIA

Ingeniero en

Administración de

empresas o carreras

afines.

Deseable contar con

estudios de

postgrado en áreas

de Talento Humano.

Conocimiento Leyes

en general: Código de

Trabajo, IESS, SRI.

Ley de transparencia.

Técnicas de

Motivación al talento

humano.

Inglés Nivel: Medio Experiencia mínima

de 2 años en cargos

de responsabilidad

en dirección de

personal y/o

mejoramiento de

procesos de talento

humano.

98

Tabla 4.22.Perfil profesional del puesto del Gerente Financiero P

ER

FIL

FORMACIÓN

ACADÉMICA

CONOCIMIENTOS

ADICIONALES

IDIOMAS

NECESARIOS

NIVEL DE

EXPERIENCIA

Ingeniero en

Finanzas.

Administración de

empresas.

Conocimientos sobre

seguros.

Desarrollo de

políticas de ingresos

y egresos.

100% Ingles:

hablado, escrito y

traducido.

Dos años en

elaboración y

análisis de

presupuestos.

Un año de

experiencia en

presentación de

estadísticas e

información

financiera.

Tabla 4.23 Perfil profesional del puesto del Contador

PE

RF

IL

FORMACIÓN

ACADÉMICA

CONOCIMIENTOS

ADICIONALES

IDIOMAS

NECESARIOS

NIVEL DE

EXPERIENCIA

Ingeniero o

Licenciado en

contabilidad y

auditoría (CPA)

Conocimientos de

Administración

tributaria.

Manejo de Office

100%.

Normas

Internacionales de

Información

Financiera (NIIF)

Nivel de Inglés:

medio

Tres años de

experiencia en

contabilidad general

en empresas de

seguros.

99

4.1.2.7. Autoridad

Tabla 4.24. Autoridad del Gerente General

NIVEL DE AUTORIDAD DEL CARGO

1. Solicitar a la Junta General de Accionistas la aplicación de sanciones al personal de la

empresa.

2. Decidir si se renueva un contrato de trabajo.

3. Aprobar la contratación de personal para cubrir nuevos cargos en la empresa, siempre y

cuando estén aprobados en el presupuesto de la compañía.

4. Emitir y firmar certificados de trabajo.

5. Firmar contratos de trabajo, contratos civiles y de servicios.

6. Firmar cheques.

7. Aprobar reposición de gastos de viaje del personal.

8. Solicitar y aprobar la asignación de equipos de computación y equipos de trabajo para el

personal.

9. Aprobar el mantenimiento de vehículos y edificios de la empresa.

10. Aprobar compras locales de productos para el giro del negocio.

Tabla 4.25. Autoridad del Gerente de Marketing y Ventas


1. Contratar los servicios de publicidad y propaganda.

2. Suspender procesos de marketing y ventas en el caso que lo amerite.

3. Dar por terminado un contrato en caso necesario (campañas publicitarias)

4. Solicitud de reportes periódicos de operación

100

Tabla 4.26. Autoridad del Asistente de Gerencia


1. Solicitar la asignación de equipos de computación y equipos de trabajo para el personal.

2. Atender consultas del personal de la empresa, informando sobre los asuntos que le solicitan

dentro de las normas de seguridad y confidencialidad;

3. Coordinar y controlar la agenda de reuniones del Gerente General, obteniendo los recursos

tales como información, documentos, equipos o suministros necesarios para su ejecución.

Tabla 4.27. Autoridad del Gerente de Talento Humano


1. Coordinar actividades de capacitación y desarrollo de competencias laborales.

2. Organizar actividades de bienestar laboral teniendo en cuenta las necesidades

organizacionales.

3. Planificación de actividades de inducción para el nuevo personal y para los empleados que

sean promovidos o transferidos de cargos.

4. Elaborar nómina de sueldos de acuerdo con la normatividad vigente y procedimientos

establecidos por la empresa.

5. Liquidar aportes de Seguridad Social de acuerdo a la normatividad vigente y

procedimientos establecidos por la empresa.

6. Apoyar el desarrollo de programas relacionados con seguridad y salud ocupacional de

acuerdo a la normatividad vigente y a los riesgos inherentes en la empresa.

7. Implementar acciones encaminadas a generar un clima organizacional favorable.

8. Coordinar procesos relacionados con reclutamiento y selección de personal de acuerdo con

los perfiles requeridos por el cargo.

101

Tabla 4.28. Autoridad del Gerente Financiero


1. Solicitar aprobación del presupuesto para el año siguiente al Gerente General.

2. Aprobar los estados financieros presentados por el Contador

3. Aprobar gastos de caja chica

4. Revisar los flujos de efectivo mensuales presentados por el Contador

Tabla 4.29. Autoridad del Contador


1. Controlar el ingreso de información contable

2. Negociar con otras áreas la incorporación de mejoras que permitan un correcto uso de las

normas contables.

3. Solicitar reportes financieros y contables a voluntad.

4.1.3. DIRECCIÓN

La dirección se encarga de explicar los planes elaborados para los empleados y dar instrucciones para

ejecutarlos de manera eficiente, teniendo como punto primordial el cumplimiento de los objetivos.

4.1.3.1. Alcance de la Dirección

Los directores son los encargados de dirigir a los gerentes de cada área, éstos a su vez dirigen a los

supervisores, los mismo que a su vez dirigen a los empleados , en el caso de la empresa

PRORESPALDO Cía. Ltda., la dirección se presenta en tres niveles de autoridad y poder.

4.1.3.2. Autoridad y Poder

Nivel Estratégico: Este nivel se refiere a toda la empresa, partiendo por la Junta General de

Accionistas y el Gerente General, que son los encargados de planificar, monitorear, tomar decisiones y

evaluar el cumplimiento de objetivos tanto administrativos como financieros.

Nivel Gerencial o Táctico: Se refiere a cada departamento o área de la empresa, conocido también

como nivel medio, en el cual se encuentran todos los Gerentes y Jefes de Área, se caracteriza por ser la

parte técnica, encargada de planificar y evaluar al personal a su cargo.

102

Nivel Operacional: Se refiere a cada grupo de personas o tareas que se realizan dentro de empresa, es

decir quienes ejecutan las acciones encaminadas a solucionar las indemnizaciones y asesorías a los

profesionales médicos.

4.1.4. CONTROL

Mediante la función de control se pretende saber en todo momento la situación de los trámites de

indemnizaciones, comprobar si son verdaderas las demandas presentadas a los médicos, el control

ayuda a que sea posible trasladar la información oportuna en tiempo y forma. El fin del control es

comparar los resultados previstos en la planificación con los reales medidos, de forma que puedan

estudiarse las razones de las desviaciones y tomar las medidas oportunas para evitarlo en el futuro.

4.2. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO

El control interno financiero abarca los controles que toma la empresa para prevenir el fraude, tanto

la malversación de activos como los informes financieros fraudulentos, el sistema de control

interno proporciona un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de objetivos

contables relacionados con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes.

4.2.1. Factores de Control Interno

4.2.1.1. Ambiente de Control

A más de los puntos de ambiente de control administrativos, se cumplirán los siguientes puntos de

control para el área financiera:

a) El personal involucrado en actividades contables deben contar con un alto código de

conducta, valores morales y éticos.

b) El personal deberá contar con un programa de capacitación anual.

c) El personal de la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda. deben basarse en honestidad y

rectitud.

d) Debe hacerse conciencia en los empleados sobre responsabilidad para admitir las

equivocaciones y corregirlas en la brevedad posible.

e) Se debe inculcar al personal a trabajar en equipo siempre, aportando valor agregado al

trabajo, sirviendo a los demás para lograr las metas de la empresa.

f) Procurar adecuadas medidas de protección, uso y conservación de los recursos financieros,

materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la empresa.

103

g) La función de contabilidad se la debe tomar como una actividad importante del sistema

global de control de la empresa.

h) Establecer información financiera confiable, oportuna y suficiente como herramienta útil

para la administración y control.

i) Asegurar que todas las actividades contables de la empresa estén dentro de los cánones de

legalidad, normas constitucionales y reglamentarias.

A continuación se detallan los departamentos que intervienen en el control interno

financiero:

Figura 4.8. Control Interno Financiero - Contable

4.2.1.2. Evaluación de Riesgos

Se refiere a los riesgos de control interno, ya que la empresa PRORESPALDO Cía Ltda., está

relacionada con riesgos que competen al giro del negocio como es asegurar a profesionales en el

cual se incluyen otros tipos de riesgos. Todos los recursos y los esfuerzos de la organización están

orientados por los objetivos que persigue la misma. Al determinarse los objetivos es crucial la

identificación de los factores que pueden evitar su logro. El Jefe de Área debe establecer criterios

de medición de estos riesgos para prevenir su ocurrencia a futuro y así asegurar el cumplimiento de

los objetivos previstos. Por esta razón se debe tener en cuenta los siguientes puntos:

a) Existe un riego latente en el momento de litigar, todo depende del abogado que está a cargo

del caso, ya que en un supuesto donde no es verdad el siniestro, la empresa perdería

cuantiosos recursos económicos por indemnización.

b) Un análisis de seguros mal realizado, puede causar graves daños a la empresa, ya que no

tendría la suficiente liquidez para cubrir las indemnizaciones.

c) Se debe identificar objetivos por prioridades.

d) Debe existir compromiso de los empleados a cumplir con los objetivos.

e) El área de contabilidad debe contar con el apoyo suficiente de la administración para

cumplir los objetivos planteados.

CONTROL INTERNO

FINANCIERO -

CONTABLE

Facturación Conciliación

Bancaria Reposición de

Caja Chica

Gerente Financiero

Contable

104

4.2.1.3. Identificación de riesgos

Este factor tiene por objetivo identificar y considerar las implicaciones de los riesgos

relevantes internos y externos, es decir aquellos que pueden afectar a la empresa

PRORESPALDO Cía. Ltda., éstos son:

Tabla 4.30 Factores externos e internos

FACTORES EXTERNOS

o Tasas de interés con tendencia a subir.

o Crisis de valores monetarios

o Ubicación actual de PRORESPALDO Cía. Ltda

o Incremento del índice delincuencial en el Sector Médico

o Incremento del índice de desempleo en el Sector Médico

o Resistencia a ciertos cambios tecnológicos (Tecnología de la Información y

Comunicación)

o Presencia de la competencia con servicios similares

o Cambios drásticos en las leyes que regulan ciertas actividades respecto a los

seguros médicos.

FACTORES INTERNOS

o No se cuenta con una central telefónica de PRORESPALDO Cía. Ltda, por lo

tanto no se receptan llamadas entrantes.

o Falta de asesoramiento en redes publicitarias para promocionar sus servicios

o Dificultad en la reducción del tiempo para la adquisición de un paquete

PROMEDIC GOLD

o Falta de Inversión en talleres de motivación para los trabajadores..

4.2.1.4. Análisis de Riesgos

En este factor se identifican los riesgos globales de la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda.

Objetivo.-Tiene por objetivo analizar y cuantificar los riesgos más importantes y clasificarlos

como bajo, moderado, alto.

105

Tabla4.31. Clasificación de Riesgos

BAJO MODERADO ALTO

FUENTES EXTERNAS

Tasas de interés X

Crisis de valores monetarios X

Ubicación actual de PRORESPALDO Cía. Ltda X

Incremento del índice delincuencial en el Sector Médico X

Incremento del índice de desempleo en el Sector Médico X

Resistencia a ciertos cambios tecnológicos X

Presencia de la competencia con servicios similares X

Cambios drásticos en las leyes que regulan ciertas actividades X

BAJO MODERADO ALTO

FUENTES INTERNAS

No se dispone de una central telefónica X

Falta de asesoramiento en redes publicitarias X

Dificultad en la reducción del tiempo para la adquisición de un

paquete PROMEDIC GOLDX

Falta de Inversión en talleres de motivación para los trabajadores X

CLASIFICACIÓN DE RIESGOS CLASIFICACIÓN

CLASIFICACIÓN DE RIESGOS CLASIFICACIÓN

Circunstancias que demanda atención especial de riesgos

Identifica y analiza condiciones y efectos de los riesgos de la empresa.

4.2.1.5. Actividades de control

1. Conciliación Bancaria

Las conciliaciones bancarias se realizan cotejando los movimientos del libro bancos de la

empresa, con los registros y saldos de los estados financieros a una fecha determinada,

para verificar su conformidad y determinar las operaciones que no se registran en uno u

otro lado.

Para lograr que el procedimiento de conciliación sea efectivo, se debe determinar las

diferencias, hacer ajustes y revisión a la conciliación bancaria, este procedimiento será

efectuado por el Gerente del Departamento Financiero – Contable, y analizado por el

Gerente General para su aprobación.

106

2. Facturación

Todos los cobros que se recepten deben proporcionar una factura, la misma que genera

mayor confiabilidad por parte del cliente. Además a través de la facturación se lleva un

registro ordenado en forma cronológica de los ingresos que la empresa obtiene por cada

pago realizado de manera mensual de cada cliente, así se obtiene una información

financiera oportuna.

3. Reposición de Caja Chica

El control de caja chica se constituye mediante el sistema de reposición del fondo fijo,

con normas adicionales que normalizan su uso. Este fondo estará bajo la custodia de la

Asistente de Gerencia, el Gerente Financiero – Contable supervisará y controlará los

fondos a ser erogados.

Para lograr un control interno eficiente se debe implementar las siguientes normas:

La persona autorizada para aprobar los desembolsos de Caja Chica o su asignación

será el Gerente Financiero- Contable.

El custodio del Fondo de Caja Chica solamente podrá realizar desembolsos,

dependiendo del monto de la misma.

Todas las erogaciones se realizarán únicamente por el custodio del fondo y

obligatoriamente deben ser firmadas por la persona que recibe los fondos.

Los recibos o documentos de respaldo están conformados por un original el cual será

retenido por el custodio del fondo para fines de solicitar reposición y una copia para la

persona que recibe los fondos.

El custodio del fondo deberá anexar al comprobante de Caja Chica la factura que

justifica dicha erogación.

El monto original del fondo, será fijado por un máximo de dos sueldos básicos y estará

representado por efectivo.

No se hará ningún desembolso sin realizar el comprobante de Caja Chica

correspondiente. En caso de contratiempos, se preparará un recibo provisional de Caja

Chica destinado para estos fines.

4.2.1.6. Información y Comunicación

Este componente se encarga de capturar y comunicar información pertinente y en forma oportuna

ya que todos los niveles de la empresa deben trabajar con miras a lograr los objetivos.

107

Para el logro de los objetivos establecidos en la empresa es necesario:

Que los Estados Financieros cuenten con los anexos suficientes para una mejor

comprensión y análisis.

Mostrar notas sobre el análisis de las cifras presentadas en los Estados Financieros.

El contenido de la información debe ser apropiado a las necesidades de la empresa


La información suministrada debe ser oportuna y apropiada.

La información debe ser reciente y actualizada.

La información suministrada debe contribuir con el control interno financiero.

La administración es responsable de los sistemas de información.

El sistema de información debe ser evaluado y aprobado por la Gerencia.

La administración debe poseer receptividad a las sugerencias del personal.

Se debe crear mecanismos para que los empleados suministren recomendaciones de

mejoramiento continuo.

4.2.1.7. Supervisión y Seguimiento

Supervisar la efectividad del control interno es controlando las labores del personal de la empresa

mediante un seguimiento, para ello se debe tomar en cuenta:

El personal debe revisar la exactitud de los reportes.

Se evalúa los controles para prevenir y detectar riesgos a que está expuesta la empresa.

Se debe tomar en cuenta las debilidades encontradas por los auditores externos.

Se debe fortalecer los controles internos contables si es necesario.

4.2.2. ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA EJECUTAR LAS

ACTIVIDADES

4.2.2.1. PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA

1. Objetivo

Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario

y que no se han abonado a otra cuenta,

108

Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al Banco por algún motivo

Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados,

Identificar los cheques emitidos que no han sido cobrados,

Detectar algún cheque emitido y cobrado pero no contabilizado,

Contabilizar todos los cargos bancarios,

Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta

bancaria.

2. Alcance

El proceso de conciliación bancaria alcanza al área de Contabilidad. El procedimiento

inicia con el registro de ingresos y egresos en el libro auxiliar de movimiento y termina

con la conciliación bancaria.

3. Normas de cumplimiento interno

Mensualmente realizar en los libros auxiliar de movimiento de bancos, las

correcciones o ajustes de diferencias entre contabilidad y tesorería y realizar los

ajustes contables por notas realizadas en los bancos.

Realizar listados de conciliaciones bancarias para la verificación de los valores reales

en los saldos de las cuentas bancarias y ajuste de valores entre contabilidad y

tesorería.

La realización de la Conciliación Bancaria es obligatoria al cierre de cada mes.

Se debe dejar evidencia documental y debidamente certificada.

Para la elaboración de dicha conciliación se debe tener un registro que contenga los

siguientes datos:

o Saldo al inicio del mes: Importe de la cuenta correspondiente

o Débitos: Todas las operaciones realizadas que incluye depósitos, transferencias,

y otros, realizadas directamente por el banco.

o Créditos: Todas las operaciones realizadas que incluye, cheques emitidos

consecutivamente, transferencias y otros realizados directamente por el banco.

o Saldo al final del mes: Importe del movimiento realizado con un saldo inicio +

débitos – créditos.

4. Responsabilidades de autorización

Es responsabilidad del área de contabilidad hacer la conciliación bancaria.

109

El área de tesorería tiene la obligación de facilitar todos los datos a contabilidad para

que se cumpla esta labor.

5. Descripción de actividades:

Tabla 4.32. Conciliación bancaria

PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD

PUNTO DE

CONTROL

FORMATO

1 Contador Bajar e imprimir el estado de cuenta

desde banco en línea, generalmente

el banco envía mediante correo

electrónico el estado de cuenta al

cliente.

2 Contador Imprimir notas de débito y crédito

desde el sistema contable (Mayor

Bancos)

3 Contador Comparar saldos Formato para

conciliación

bancaria

4 Contador Si existe diferencias revisar cheques

en tránsito.

Formato para

conciliación

bancaria

5 Contador Sumar o restar cheques en tránsito Formato para

conciliación

bancaria

6 Contador Revisar nuevamente las diferencias Formato para

conciliación

bancaria

7 Contador Imprimir conciliación

110

ConciliaciónBancaria

Mayor Bancos

Estados de cuenta

INICIO

Bajar e imprimir estado de cuenta desde banca en línea

Revisar cheques en transito

Existe diferencias?

FIN

Imprimir notas de débito y crédito del sistema contable

(Mayor Bancos)

Comparar saldos

Imprimir Conciliación

Revisar nuevamente saldos

Contador

Contador

Contador

Contador

Contador

Contador

NO

SI

F

F

Figura 4.9.Conciliación Bancaria

6. Puntos de control

Las cuentas bancarias deben conciliarse cada mes para tener valores razonables.

Verificar que los cheques aparezcan en el estados de cuenta enviado por el banco

Ajustar las diferencias del estado de cuenta del banco con el Libro Mayor de bancos

de la empresa hasta lograr que los saldos sean iguales.

7. Formularios de control de activos

Modelo básico de conciliación bancaria. Ver Anexo A

111

4.2.2.2. PROCESO DE FACTURACIÓN

1. Objetivo

Acreditar la transferencia de un bien en este caso la venta de los servicios a los clientes

(personas naturales y jurídicas) y con esto se concluye la transacción comercial al

momento de ser acreditados los valores correspondientes por la venta de servicios

.

2. Alcance

Este procedimiento se utilizará para todas las ventas de servicios (personas naturales y

jurídicas) que se haga.


a) Las facturas de venta deben tener el permiso y formato regulado por el Servicio de

Rentas Interno.

b) Todas las facturas en estricto orden deben ser registradas en Contabilidad.

c) Se contabilizará inmediatamente después de la venta del servicio.

d) Todas las facturas deben contener firmas de responsabilidad como lo exige la Ley.

4. Responsabilidades de autorización

a) Gerente General: Es quien aprueba el procedimiento contable.

b) Contador: Se responsabiliza de registrar oportunamente el activo y garantizar que los

valores contables sean razonables.

5. Descripción de actividades.

112

Tabla 4.33. Facturación

FACTURACIÓN

PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD

PUNTO DE

CONTROL

FORMATO

1 Cajero Abrir una cuenta en el sistema

contable a nombre del cliente

2 Cajero Generar e imprimir factura del

servicio correspondiente.

3 Gerente Financiero Verificar y firmar factura

4 Cajero Entregar original al cliente y copia a

contabilidad

5 Cajero Adjuntar y archivar documentación

113

Factura

INICIO

Abrir cuenta cliente en el Sistema Contable Firmar factura

La factura está correcta?

FIN

Generar e imprimir factura por servicios prestados

Adjuntar y archivar documentación

Entregar original al cliente y copia a

contabilidad

Cajero

Cajero

Gerente Financiero

Cajero NO

SI

G

G

Figura 4.10.Facturación

6. Puntos de control

Al momento de firmar la factura de manera conjunta con el cliente.

Verificar que el pago que realiza el cliente se rijan a las tarifas legalmente

establecidas.

Se entrega junto con la factura un recibo de caja al cliente y la copia se anexa a la

copia de la factura.

4.2.2.3. REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

1. Objetivo

114

Asegurar el correcto funcionamiento y administración de Caja Chica de la empresa.

Establecer adecuados procedimientos administrativos para la asignación, utilización,

reposición y rendición de Caja Chica.

Establecer las funciones y responsabilidades que deben cumplir los responsables en

el manejo, administración y presentación de los documentos que respaldan las

rendiciones de las transacciones efectuadas.

2. Alcance

Será de aplicación obligatoria en todas las áreas de la empresa que soliciten, administren

y rindan fondos para el funcionamiento de Caja Chica.


La Caja Chica se utilizará para atender gastos de menor cuantía que no tengan el carácter

de previsibles y/o que por razones de urgencia deban ser atendidos de inmediato, tales

como:

Útiles de oficina y escritorio, siempre y cuando no existan los artículos requeridos en

stock y se haya obtenido la certificación de su inexistencia.

Arreglo y adquisición de cerraduras y otros elementos de seguridad.

Fotocopias.

Gastos de servicio de comunicaciones: telefonía fija, Internet, (siempre que no se

trate de abonos periódicos) cuando por razones de urgencia no puedan ser realizados

por medios propios.

Reparaciones menores.

No podrá utilizarse el fondo de Caja Chica en gastos que sean previsibles y que no

tengan el carácter de urgentes, ni en aquellos que individualmente superen el importe

de $ 500.00

4. Responsabilidades de autorización:

Gerente General

Implantar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento en todas las áreas del

Organismo

115


Otorgar los fondos autorizados a cada responsable de Caja Chica, tanto en la

apertura como así también en las reposiciones.

Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los

fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el presente

procedimiento.

Contador

Rubricar los libros de cajas chicas

Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los

fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el presente

Procedimiento.

116

5. Descripción de actividades:

Tabla 4.11. Reposición de caja chica

REPOSICIÓN CAJA CHICA

PASOS

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

PUNTO DE

CONTROL

FORMATO

1 Asistente de Gerencia Analiza y cuantifica facturas de compras

menores.

2 Gerente Financiero Prepara informe para reposición de Caja

Chica

3 Gerente Financiero Verifica informe

4 Gerente Financiero Comparar comprobantes (recibos y

facturas) más dinero contra total de dinero

entregado por fondo rotativo

5 Gerente Financiero Revisar que las facturas sean las correctas

si no lo son investigar causas a custodio

(encargado de Caja Chica)

6 Asistente de Gerencia Si todo está correcto: firma de aprobado,

generar e imprimir egreso y cheque

7 Gerente Financiero Si es correcta la justificación elaborar

cheque.

8 Asistente de Gerencia En caso de no satisfacer las explicaciones

del custodio pasar orden de descuento en el

rol de pagos.

9 Gerente Financiero-

Gerente General

Elabora el cheque, haciendo firmar de

manera conjunta gerente y jefe financiero,

colocando sello.

10 Asistente de Gerencia Archivar información

117

INICIO

Receptar y revisar informe para reposición de la caja

chica

Generar e imprimir egreso y cheque

Existe diferencias?

FIN

Verificar informe y autorizar reposición

Verificar informe

Adjuntar y archivar información

Firma conjunta del cheque

Comparar recibos mas dinero contra total entregado

Investigar causas a custordio

Justifica el faltante?


Gerente Financiero

Gerente Financiero

Gerente Financiero y Gerente General


Gerente Financiero

Gerente Financiero


SI

NOSI

NO

Figura 4.11Reposición de Caja Chica

118

6. Puntos de Control

Existirá una sola persona responsable de Caja Chica.

El responsable de la Caja Chica, no debe estar relacionado a funciones Contables

como Cobros y Caja Principal.

Los pagos a realizarse con Caja Chica deben tener un monto establecido, aquellos

pagos que excedan dicho límite, se deberá pagar con cheques.

Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para

su eliminación.

La reposición del fondo se hará por medio de cheque a nombre del responsable del

mismo.

El fondo se registrará en cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se

detalle en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

7. Formato de Control

Modelo de Arqueo de Caja Chica. Ver Anexo B

4.3. INSTRUCTIVOS DE COMPROBANTES Y DOCUMENTOS DE SOPORTE

Los comprobantes y documentos de soporte son los respaldos de las transacciones, que son

utilizados a diario por la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., para la conducción de las

actividades de Organización y Dirección de sus actividades y transacciones y son los que se

presentan físicamente a continuación:

Rol de Pagos

Cheques

Facturas

Liquidación de Compras

Comprobante de Retención

Comprobante de Ingreso

Comprobante de Egreso

Los comprobantes y documentos de soporte se sustentan el Reglamento de comprobantes

de venta, retenciones y documentos complementarios.

119

Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes

documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o

la realización de otras transacciones gravadas con tributos:

a) Facturas;

b) Notas de venta - RISE;

c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;

d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;

e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,

f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento.

4.3.1. Rol de pagos

El rol de pagos, también denominado nómina, es un registro que realiza toda empresa para

llevar el control de los pagos y descuentos que debe realizar a sus empleados cada mes, de

manera general. En este documento se consideran dos secciones, una para registrar los

ingresos como sueldos, horas extras, comisiones, bonos y otra para registrar los descuentos

como aportes para el seguro social, cuotas por préstamos concedidos por la compañía,

anticipos.

Tabla 4.34 Formato rol de pagos

Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Documentos varios

4.3.2. El cheque

El Cheque es un documento contable de valor en el que una persona es autorizada para

extraer dinero de la cuenta de otra persona, una determinada cantidad de dinero, la cual se

expresa en el siguiente documento.

De acuerdo con la resolución No. SBS-2014-234 se realiza una reforma al capítulo III del

Reglamento General de la Ley de cheques, del título XXIV “disposiciones generales”, y en

el artículo 17 del mencionado reglamento se menciona que:

120

Art. 17.- Al girar un cheque se debe indicar con claridad el lugar y la fecha de

emisión.

Para el lugar de emisión, se podrá utilizar abreviaturas de uso corriente en el

espacio o casillero correspondiente.

La fecha podrá ser escrita en número y letras o solamente en números o solamente

en letras, conforme consta en el formulario, registrando en el espacio o casillero

correspondiente el año, mes y día. Cuando se traté de mes podrá utilizarse

abreviaturas y números arábigos o romanos.

La cantidad escrita en números, cuando tenga decimales, debe escribirse con dos

decimales.

Cuando la cantidad se exprese en letras, podrá presentarse la parte decimal con la

utilización de fracciones o con la escritura completa en letras.

Art. 18.- Se prohíbe poner en el cheque sellos o leyendas que condicionen su pago,

salvo los establecidos en la ley de Cheques o en este capítulo, los demás se

consideran como no existentes.

Art. 19.- El cheque debe girarse “a la orden de persona determinada” o “no a la

orden”, con los efectos legales del caso.

Figura 4.12 Manera correcta de llenar un cheque

Nota. En: ACFI. (26 de Septiembre de 2014). ACFI - Auditores, contadores y consultores

financieros. Recuperado el 13 de Diciembre de 2014, de Auditores, Contadores y

Consultores Financieros: http://www.auditoresycontadores.com/tributacion/78-nuevo-

reglamento-de-cheques-en-ecuador

4.3.3. Factura

La factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo

general, se trata de una compraventa de bienes o servicios. Consta de una serie de requisitos e

121

información. El Art.11 del Reglamento de comprobantes de venta, retenciones y documentos

complementarios indica que:

Art. 11.- Facturas.- Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la

transferencia de bienes, de la prestación de servicios o la realización de otras

transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente:

a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el

adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que

utilice la factura como sustento de gastos personales;

b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,

c) Cuando se realicen operaciones de exportación.

A continuación la factura física:

Figura 4.13.Factura PRORESPALDO


122

4.3.4. Liquidación de compras

Las Liquidaciones de compra son comprobantes de pago emitidos a personas naturales, que no

tienen RUC, pueden ser empleadas para el sustento de costo, gasto y/o crédito fiscal.

Figura 4.14.Liquidación de compras PRORESPALDO


4.3.5. Comprobante de retención

Son documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizados por los Agentes de

Retención, sean de Retención en la Fuente o IVA. Los sujetos de retención emitirán el

comprobante de retención al proveedor dentro de los 5 días hábiles siguientes, contados desde la

fecha de presentación del respectivo comprobante de venta.

123

Figura 4.15. Comprobante de retención PRORESPALDO


4.3.6. Comprobante de ingreso

El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa. Cuando se

recibe el dinero en efectivo, el cheque o el boucher de alguna tarjeta de crédito, estos valores deben

estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, debe ser depositado al siguiente día.

124

Figura 4.16. Comprobante de ingreso PRORESPALDO


4.3.7. Comprobante de egreso

Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan para conocer en detalle, la fecha, a

quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la contabilización, estos

formularios por lo general son pre impresos, constan de un original para Contabilidad y una copia

para el archivo consecutivo y van acompañando a los cheques emitidos y a las facturas o

liquidaciones de compras.

125

Figura 4.17. Comprobante de egreso PRORESPALDO


126

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES

En la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., no existe procedimientos de control

interno, tanto administrativo como financiero que permitan alcanzar los objetivos

institucionales, por lo tanto su organización es deficiente y el personal no

desempeña sus funciones y responsabilidades adecuadamente de acuerdo al cargo

que ocupa, existe funciones que están sobrecargadas, por lo tanto se propone

descongestionar estas áreas y crear nuevas netamente relacionadas con el giro del

negocio como lo es indemnizaciones. legal y riesgos, otra de reaseguros.

Como consecuencia del deficiente control interno no se dispone de información

financiera oportuna de acuerdo con los balances obtenidos, donde indican que

existen crédito tributario, se puede deducir que las compras son mayores a las

ventas, esto demuestra que no se factura adecuadamente, o se cobra las primas

respectivas pero no se extiende el comprobante de venta, sin embargo la empresa

sigue funcionando pese a estos inconvenientes.

La empresa no tiene un organigrama estructural ni funcional definido, lo que

impide dar a conocer al personal la jerarquización que maneja la misma.

Con los análisis realizados se determina que el sistema contable no presenta las

seguridades necesarias para la protección de la información financiera, además al

no tener un conocimiento claro de su manejo no se lo utiliza de manera adecuada,

generando errores al momento de realizar las actividades, siendo ésta una de las

causas para que la empresa no tome decisiones correctas.

Con la restructuración administrativa y financiera que se plantea, la empresa

PRORESPALDO Cía. Ltda., permitirá organizar de mejor manera la información y

establecer procesos y procedimientos que logren direccionar de mejor manera las

funciones de los colaboradores e instruirlos para alcanzar los objetivos propuestos

por la misma.

La propuesta de reestructurar el área financiera – contable, significa desarrollar

procedimientos para las diferentes actividades del área, de manera tal que sea una

127

guía para la ejecución del trabajo diario, ajustados a las necesidades de la empresa


La propuesta del Sistema de Control Interno para la empresa, es un plan de

organización, ya que determina el direccionamiento estratégico de cada uno de los

procesos administrativos y financieros, pues están coordinados de manera coherente

a las necesidades de la empresa, para proteger y resguardar los activos, verificar la

exactitud y confiabilidad de la información contable, así como también mantener la

eficiencia, eficacia y efectividad en las operaciones, estimulando el cumplimiento

de los objetivos de la misma.

5.2. RECOMENDACIONES

En concordancia con el crecimiento y expansión de la empresa, la

administración debe revisar, actualizar y evaluar periódicamente la aplicación

de los procedimientos, descripción de funciones, y políticas administrativas y

contables para de esta manera satisfacer tanto los requerimientos de la

institución como los requerimientos sociales y personales de los empleados.

Llevar un estricto control de los depósitos y pagos realizados por los clientes,

utilizando el sistema de factura electrónica, de esta manera tener un control

efectivo de los ingresos, realizar periódicamente controles internos como

arqueos de caja, conciliaciones bancarias con la finalidad de asegurar la

veracidad de los informes financieros.

Desarrollar un programa de entrenamiento y capacitación que abarque una

amplia gama de contenido, reflejando las exigencias particulares de los puestos

y las necesidades individuales del personal para lograr aptitudes, habilidades y

conocimientos, que los colaboradores de la empresa lleguen al nivel requerido

para un desempeño satisfactorio de su cargo.

Se debe implementar el uso de evaluaciones al Talento Humano, esto ayudará

significativamente en la administración del desempeño de cada puesto.

128

Promover en forma sistemática y periódica reuniones técnicas, para todo el

personal involucrado, donde se explique la forma en la que se desarrolla una

actividad, la documentación que interviene, la responsabilidad en las

autorizaciones y su relación con otros departamentos.

El presente sistema de control interno administrativo y financiero- contable

puede resultar una guía para la empresa mejorando y desarrollando un adecuado

control y manejo de la información.

129

BIBLIOGRAFÍA

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Whittingtong, R. (2010). Principios de auditoría (2a ed.). México: Mac graw hill.

131

ANEXO A Modelo de Conciliación Bancaria

132

ANEXO B Modelo de Arqueo de Caja Chica

133

ANEXO C PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL MÉDICA (CONTRATO)

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

Comparecen hoy día --- de --------- del año ---------, por una parte, el Ingeniero Ronald Ernesto

Banderas Capelo en su calidad de Gerente General y Representante Legal de la compañía

PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL CIA. LTDA., a quien en adelante se le

denominará "PRORESPALDO"; y, por otra parte Dr/a. ______________ a quien en adelante y para

efectos de este contrato se denominará como EL/LA "CONTRATANTE, convienen libre y

voluntariamente en celebrar el presente Contrato de Prestación de Servicios Profesionales, con

sujeción a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes cláusulas:

PRIMERA.- ANTECEDENTES

PRORESPALDO es una persona jurídica creada bajo el amparo de la legislación ecuatoriana, cuya

actividad, entre otras, es brindar asesoría legal y ejercer la defensa de los derechos que a sus clientes

asisten dentro del ámbito de sus especializaciones, en caso de que sean accionadas pretensiones

legales en su contra.

EL/LA CONTRATANTE, es profesional en el área de _______________, quien ha considerado

como necesario para el desempeño de sus actividades, contar con asesoría y gestión jurídica en caso

de ser necesaria, para la defensa cierta de sus derechos como Profesional de la salud.

Con los antecedentes expuestos, las partes acuerdan:

SEGUNDA.- OBJETO

PRORESPALDO, acuerda prestar sus servicios a EL/LA CONTRATANTE, en caso de acusaciones

por probable determinación de responsabilidad profesional en el ámbito Civil, Penal o Administrativo

imputable al EL/LA CONTRATANTE; en caso de acusaciones de error o equivocación en la

prestación de los servicios propios de la profesión, para ejecutar la cual posea un titulo universitario

competente y vigente, en todos los asuntos que requieran de su intervención, específicamente en la

asesoría legal referente a la actividad profesional y económica de EL/LA CONTRATANTE; y, la

defensa de sus derechos toda vez que sean iniciados procesos legales en su contra.

PRORESPALDO podrá efectuar todo tipo de gestiones y trámites de toda índole ante instituciones

del sector público y del sector privado, en forma autónoma, con responsabilidad y esmero, de

conformidad con las disposiciones del Código Civil en razón al debido cumplimiento del presente

contrato y salvaguarda de todos los derechos de EL/LA CONTRATANTE.

134

Para el cabal cumplimiento del objeto del presente contrato PRORESPALDO queda facultado para

emprender todas las acciones que creyese necesarias con el fin de prestar un buen servicio a EL/LA

CONTRATANTE en el caso indicado en esta cláusula.

TERCERA.- DURACION.-

El plazo de duración del presente contrato es de UN AÑO, contado a partir de la suscripción del

presente documento.

Dentro de este período de tiempo PRORESPALDO, desarrollará la actividad de prestación de

servicios en el área de servicios descritos en la cláusula segunda.

CUARTA.- HONORARIOS Y FORMA DE PAGO.-

El valor anual del servicio de PRORESPALDO (PAQUETE PROMEDIC GOLD), Cuantía de

indemnización ________, categoría ____________, es de ___________________ DÓLARES DE

LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (USD. _______) más IVA.

Valor a pagar a la firma del contrato de prestación de servicios e indemnización.

QUINTA.- OBLIGACIONES DE PRORESPALDO

PRORESPALDO se compromete a dar estricto cumplimiento a lo estipulado en este contrato, y a

prestar sus servicios ante cualquier institución del sector público y del sector privado en caso de que

EL/LA CONTRATANTE, en el ejercicio de su actividad profesional en el área de la Salud, así lo

requiera, por conflictos derivados de la relación médico paciente.

PRORESPALDO tendrá especialmente las siguientes obligaciones:

a) Realizar toda la defensa procesal, mediante comparecencias, pruebas, escritos y todos los

trámites necesarios para la correcta representación del profesional involucrado.

b) Efectuar el seguimiento a dicho proceso hasta su culminación.

c) Atender todo tipo de inquietudes por parte de EL CONTRATANTE, referentes al proceso legal

en el cual se encuentre involucrado.

d) Al pago de indemnización si la justicia ordena se indemnice al paciente o familiares.

e) En utilizar el valor de cuantía de indemnización para el pago de fianza en caso que la justicia

declare prisión para el Profesional de la salud.

SEXTA.- OBLIGACIONES DE EL CONTRATANTE

Son obligaciones de EL CONTRATANTE, las siguientes:

a) Cancelar a PRORESPALDO el valor establecida en la cláusula cuarta.

b) Prestar a PRORESPALDO toda la información necesaria para el cumplimiento del objeto del

presente contrato.

135

SÉPTIMA.- DECLARACIONES ESPECIALES

Se deja expresa constancia que:

a) Por la celebración del presente contrato los comparecientes no adquieren relación de

dependencia ni laboral alguna.

b) En virtud de los servicios que se contratan y la no existencia de relación de dependencia, las

partes expresamente señalan que éste es un contrato de carácter civil, sujeto al Código de la

materia.

c) PRORESPALDO deberá guardar absoluto secreto y reserva sobre toda documentación,

información, datos y demás, de EL CONTRATANTE, y que en virtud de la prestación de sus

servicios profesionales llegare a conocer.

d) El presente contrato no cubre acusaciones preexistentes ya efectuadas o por efectuarse por

circunstancias derivadas de la relación médico-paciente anteriores a la fecha de la suscripción

del mismo.

e) EL CONTRATANTE es acreedor de cuatro cupones de consultas legales, ejecutables por si

mismo o por una persona designada por este, tales consultas podrán ser efectuadas sobre

cualquier temática legal incluso no derivada de su actividad profesional.

f) En todo lo que expresamente no estuviese previsto en el presente contrato, las partes se sujetarán

a las disposiciones del Código Civil, en especial las relativas a la prestación de servicios

inmateriales constantes en el artículo 1968 y siguientes de mismo cuerpo legal.

OCTAVA.- GASTOS

Todos los gastos generados por concepto de la defensa del proceso legal, en el cual el contratante se

encuentre involucrado, serán cubiertos por PRORESPALDO.

NOVENA.- JURISDICCION Y COMPETENCIA

Toda controversia o diferencia derivada del presente contrato se someterá a la resolución de un

Tribunal de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Quito, que se sujetará a lo dispuesto en la Ley

de Arbitraje y Mediación vigente y especialmente a las siguientes normas:

a) Los árbitros serán seleccionados conforme lo establecido en la Ley de Arbitraje y Mediación;

b) Las partes renuncian a la jurisdicción ordinaria, se obligan a acatar el laudo que expida el

Tribunal Arbitral y se compromete a no interponer ningún tipo de recurso en contra del laudo

arbitral;

c) Para la ejecución de las medidas cautelares el Tribunal Arbitral está facultado para solicitar de

los funcionarios públicos, judiciales, policiales y administrativos su cumplimiento sin que sea

necesario recurrir a juez ordinario alguno;

d) El Tribunal Arbitral estará integrado por tres Árbitros;

e) El Procedimiento Arbitral será público;

f) El lugar de arbitraje serán las instalaciones de los Centros de Arbitraje y Mediación de la

Cámara de Comercio de Quito.

g) El arbitraje será en derecho.

136

DÉCIMA.- ACEPTACIÓN Y RATIFICACIÓN.-

Las partes aceptan y se ratifican en todas y cada una de las estipulaciones constantes en las cláusulas

precedentes y para constancia y plena validez de las mismas, firman este contrato en original y dos

copias de igual valor en la fecha indicada.

___________________

Sr. Ronald Banderas C.

GERENTE GENERAL

PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL

___________________

Dr/a.____________

EL/LA CONTRATANTE

C.C.

137

ANEXO D CATEGORIZACIÓN DE PROFESIONALES DE LA SALUD SEGÚN

PRORESPALDO CÍA LTDA.

138

ANEXO E

CODIGO PENAL INTEGRAL

Artículo 65.- Inhabilitación para el ejercicio de profesión, empleo u oficio.- Cuando

el delito tenga relación directa con el ejercicio de la profesión, empleo u oficio de la

persona sentenciada, la o el juzgador, en sentencia, dispondrá que una vez cumplida la

pena privativa de libertad, se la inhabilite en el ejercicio de su profesión, empleo u oficio,

por el tiempo determinado en cada tipo penal.

Artículo 146.- Homicidio culposo por mala práctica profesional.- La persona que al

infringir un deber objetivo de cuidado, en el ejercicio o práctica de su profesión, ocasione

la muerte de otra, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a tres años.

El proceso de habilitación para volver a ejercer la profesión, luego de cumplida la pena,

será determinado por la Ley.

Será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años si la muerte se

produce por acciones innecesarias, peligrosas e ilegítimas.

Para la determinación de la infracción al deber objetivo de cuidado deberá concurrir lo

siguiente:

1. La mera producción del resultado no configura infracción al deber objetivo de cuidado.

2. La inobservancia de leyes, reglamentos, ordenanzas, manuales, reglas técnicas o lex

artis aplicables a la profesión.

3. El resultado dañoso debe provenir directamente de la infracción al deber objetivo de

cuidado y no de otras circunstancias independientes o conexas.

4. Se analizará en cada caso la diligencia, el grado de formación profesional, las

condiciones objetivas, la previsibilidad y evitabilidad del hecho.

Artículo 147.- Aborto con muerte.- Cuando los medios empleados con el fin de hacer

abortar a una mujer causen la muerte de esta, la persona que los haya aplicado o

indicado con dicho fin, será sancionada con pena privativa de libertad de siete a diez

años, si la mujer ha consentido en el aborto; y, con pena privativa de libertad de

trece a dieciséis años, si ella no lo ha consentido.

139

Artículo 148.- Aborto no consentido.- La persona que haga abortar a una mujer que no

ha consentido en ello, será sancionada con pena privativa de libertad de cinco a siete

años.

Si los medios empleados no han tenido efecto, se sancionará como tentativa.

Artículo 149.- Aborto consentido.- La persona que haga abortar a una mujer que ha

consentido en ello, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a tres años.

La mujer que cause su aborto o permita que otro se lo cause, será sancionada con pena

privativa de libertad de seis meses a dos años.

Artículo 150.- Aborto no punible.- El aborto practicado por un médico u otro profesional

de la salud capacitado, que cuente con el consentimiento de la mujer o de su cónyuge,

pareja, familiares íntimos o su representante legal, cuando ella no se encuentre en

posibilidad de prestarlo, no será punible en los siguientes casos:

1. Si se ha practicado para evitar un peligro para la vida o salud de la mujer embarazada

y si este peligro no puede ser evitado por otros medios.

2. Si el embarazo es consecuencia de una violación en una mujer que padezca de

discapacidad mental.

Artículo 152.- Lesiones.- La persona que lesione a otra será sancionada de acuerdo con

las siguientes reglas:

1. Si como resultado de las lesiones se produce en la víctima un daño, enfermedad o

incapacidad de cuatro a ocho días, será sancionada con pena privativa de libertad de

treinta a sesenta días.

2. Si produce a la víctima un daño, incapacidad o enfermedad de nueve a treinta días,

será sancionada con pena privativa de libertad de dos meses a un año.

3. Si produce a la víctima un daño, incapacidad o enfermedad de treinta y uno a noventa

días, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a tres años.

4. Si produce a la víctima una grave enfermedad o una disminución de sus facultades

físicas o mentales o una incapacidad o enfermedad, que no siendo permanente, supere

los noventa días, será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años.

5. Si produce a la víctima enajenación mental, pérdida de un sentido o de la facultad del

habla, inutilidad para el trabajo, incapacidad permanente, pérdida o inutilización de algún

órgano o alguna grave enfermedad transmisible e incurable, será sancionada con pena

privativa de libertad de cinco a siete años.

La lesión causada por infringir un deber objetivo de cuidado, en cualquiera de los casos

anteriores, será sancionada con pena privativa de libertad de un cuarto de la pena

mínima prevista en cada caso.

140

Para la determinación de la infracción del deber objetivo de cuidado se considerará lo

previsto en el artículo 146.

No serán punibles las lesiones derivadas de acciones terapéuticas ejecutadas por

profesionales de la salud en cumplimiento del principio de necesidad que precautele la

salud del paciente.

Artículo 214.- Manipulación genética.- La persona que manipule genes humanos

alterando el genotipo, con finalidad diferente a la de prevenir o combatir una enfermedad,

será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años.

La persona que realice terapia génica en células germinales, con finalidad diferente a la

de combatir una enfermedad, será sancionada con pena privativa de libertad de cinco a

siete años.

La persona que genere seres humanos por clonación, será sancionada con pena

privativa de libertad de siete a diez años.

Artículo 215.- Daño permanente a la salud.- La persona que utilice elementos

biológicos, químicos o radioactivos que causen un daño irreparable, irreversible o

permanente a la salud de una o más personas, será sancionada con pena privativa de

libertad de siete a diez años.

Artículo 216.- Contaminación de sustancias destinadas al consumo humano.- La

persona que altere, poniendo en riesgo, la vida o la salud, materias o productos

alimenticios o bebidas alcohólicas destinadas al consumo humano, será sancionada con

pena privativa de libertad de tres a cinco años.

Con la misma pena será sancionada la persona que, conociendo de la alteración,

participe en la cadena de producción, distribución y venta o, en la no observancia de las

normas respectivas en lo referente al control de los alimentos.

La comisión de esta infracción de manera culposa, será sancionada con pena privativa de

libertad de dos a seis meses.

Artículo 217.- Producción, fabricación, comercialización y distribución de

medicamentos e insumos caducados.- La persona que importe, produzca, fabrique,

comercialice, distribuya o expenda medicamentos o dispositivos médicos falsificados o

que incumpla las exigencias normativas relativas a su composición, estabilidad y eficacia,

será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años.

La persona que expenda o despache medicamentos caducados y con ello ponga en

peligro la vida o la salud de las personas, será sancionada con pena privativa de libertad

141

de seis meses a dos años e inhabilitación para el ejercicio de la profesión u oficio por seis

meses.

Si se determina responsabilidad penal de una persona jurídica, será sancionada con una

multa de treinta a cincuenta salarios básicos unificados del trabajador en general y la

extinción de la misma.

Artículo 218.- Desatención del servicio de salud.- La persona que, en obligación de

prestar un servicio de salud y con la capacidad de hacerlo, se niegue a atender a

pacientes en estado de emergencia, será sancionada con pena privativa de libertad de

uno a tres años.

Si se produce la muerte de la víctima, como consecuencia de la desatención, la persona

será sancionada con pena privativa de libertad de trece a dieciséis años.

Si se determina responsabilidad penal de una persona jurídica, será sancionada con

multa de treinta a cincuenta salarios básicos unificados del trabajador en general y su

clausura temporal.

142

ANEXO F. PÓLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL A TERCEROS

CELEBRADA HOY 15 DE FEBRERO 2011, POR UNA PARTE, COMO ASEGURADORA:

ACE SEGUROS, Y POR OTRA, COMO CONTRATANTE: PRORESPALDO

COBERTURA PROFESIONAL CÍA. LTDA.

Este Anexo forma parte integral de la presente Póliza de Seguro así como el acuerdo de

confidencialidad; por lo que el Contratante manifiesta expresamente haber recibido una copia de

dichos documentos al momento de la firma de la presente Póliza.

POLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL A TERCEROS

CONDICIONES GENERALES

1. RIESGOS CUBIERTOS

1.1 Bajo las condiciones generales de esta Póliza, la Compañía cubre al Asegurado el reembolso de

las indemnizaciones pecuniarias que, bajo el concepto de responsabilidad civil, le sean legalmente

impuestas por sentencia ejecutoriada a consecuencia de daños o perjuicios inferidos accidental e

involuntariamente a terceros, únicamente en su calidad o ejercicio del riesgo expresamente

consignado en este seguro resultante.

1.2 La Compañía toma también a su cargo los honorarios, gastos y costas judiciales en el ámbito

civil, penal o administrativo; que resulten a cargo del Asegurado, regulados judicialmente por

sentencia firme.

2. RIESGOS EXCLUIDOS

2.1 Los miembros de la familia del Asegurado, los parientes por consanguinidad o los parientes por

afinidad hasta cuarto (4to.) grado; así como sus empleados o personas que tengan con el mismo

cualquier relación de dependencia laboral o de otra forma similar o de su servidumbre doméstica o

no; no son considerados como terceros a efectos de este seguro y por tanto quedan excluidos de la

cobertura otorgada por esta Póliza.

2.2 Además quedan expresamente excluidos y por tanto la Compañía no tendrá ninguna obligación

de indemnizar, las reclamaciones provenientes directa o indirectamente de:

143

a) Toda reclamación efectuada bajo leyes o reglamentos extranjeros o substanciada por tribunales,

jueces o autoridades que no sean legítimamente constituidas o de derecho vigente dentro del

territorio del Ecuador. Tampoco se cubren las reclamaciones provenientes de sucesos acaecidos

fuera del territorio del Ecuador, salvo estipulación expresa en contrario.

b) La responsabilidad proveniente o fundada en hechos contractuales o convencionales del

Asegurado; incluso la responsabilidad pre aceptada o extendida por encima de su responsabilidad

legal.

c) Los reclamos provenientes por bienes que están en depósito o bajo guarda del Asegurado, a no

ser que sea declarado legalmente responsable de los mismos por sentencia.

d) Los reclamos provenientes de perjuicios o destrucción o pérdida de bienes que sean total o

parcialmente propiedad del Asegurado.

e) Terremoto, temblor, erupción volcánica, tifón, huracán, tornado, ciclón u otra convulsión de la

naturaleza o perturbación atmosférica.

f) Toda reclamación fundada o proveniente de hechos ocurridos en tiempo que no haya estado

vigente éste contrato.

3. BASES DEL CONTRATO

3.1 Las condiciones generales convenidas en la presente Póliza, regularán este contrato de

responsabilidad civil a terceros.

3.2 El seguro o sus renovaciones sucesivas no tendrán efecto ni validez, sino cuando haya sido

pagada anticipadamente la prima convenida en las oficinas de la Compañía, justificándose

solamente mediante recibo impreso debidamente firmado por el representante legal de la

Compañía. La Compañía no está obligada a efectuar cobros de primas ni renovaciones en el

domicilio del Contratante, ni a notificarle o avisarle de tales pagos o vencimientos.

3.3 Para la emisión de esta Póliza, la Compañía tomará como base la propuesta de seguro

presentada por el Asegurado, que pasa a formar parte del contrato. Las falsas declaraciones,

reticencias, ocultaciones o indicaciones inexactas que puedan llevar a la Compañía a una

equivocada apreciación del riesgo vician de nulidad relativa a esta Póliza.

3.4 El Asegurado debe poner en conocimiento de la Compañía todas aquellas circunstancias que

sobrevengan, que puedan ser o suponerse una agravación, traslado o modificación del riesgo. Tal

notificación debe ser escrita presentada diez (10) días antes de tener efecto, si es de arbitrio o

conocimiento previo del Asegurado; si es un hecho extraño a él del que no hubiere tenido

conocimiento, tendrá la obligación de avisar a la Compañía en la misma forma, hasta tres (3) días

después de conocerlo.

La falta de notificación a la Compañía, por parte del Asegurado, producirá la terminación del

contrato de seguro, desde el momento en que tenía que haber efectuado tal notificación pero la

144

prima devengada será retenida por la Compañía exceptuándose cuando la Compañía haya dado su

consentimiento por escrito.

3.5 Durante la vigencia del presente contrato, el Asegurado podrá solicitar la terminación

anticipada del seguro, mediante notificación escrita a la Compañía, devolviendo el original de esta

Póliza, en cuyo caso la Compañía atenderá el pedido y liquidará la prima aplicando la tarifa de

corto plazo. Por su parte, la Compañía también podrá dar por terminado el seguro, en cualquier

tiempo antes del vencimiento, mediante notificación al Asegurado en su domicilio con antelación

no menor de diez (10) días y si no pudiere determinar el domicilio al Asegurado, la revocación del

contrato será notificada mediante tres (3) avisos que se publicarán en un periódico de buena

circulación en la ciudad en que tenga su domicilio la Compañía, con intervalo de tres (3) días entre

cada publicación; en este caso, queda obligada a devolver al Asegurado la parte de la prima en

proporción al tiempo no corrido, calculada a prorrata.

3.6 Cualquier notificación que deban realizar las partes, relacionada con el presente contrato,

deberá efectuarse por escrito, dirigida a la última dirección conocida por la otra parte.

3.7 No tendrá validez ninguna adición, rectificación, cambio o variación de cualquier naturaleza

efectuada a esta Póliza que no haya sido consentida por las partes contratantes, mediante

documento firmado por las partes.

4. COASEGUROS

El Asegurado se obliga a poner en conocimiento de la Compañía, las pólizas que pueda tener en

vigencia sobre idéntico riesgo, tanto en el transcurso del seguro como en el momento de producirse

una reclamación.

5. OBLIGACIONES DEL ASEGURADO EN CASO DE UNA EVENTUALIDAD

5.1 El Asegurado o el beneficiario están obligados a dar aviso de la ocurrencia de una eventualidad

a la Compañía, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que hayan tenido conocimiento

del mismo.

5.2 El Asegurado o sus mandatarios, no podrán hacer manifestaciones de ninguna clase ni dar o

facilitar documentos, informes o gestiones relacionadas con cualquier reclamación, salvo a la

Compañía o en la forma determinada por la ley. Tampoco podrá reconocer culpabilidad o

intervención alguna, bajo pérdida del derecho a indemnización.

5.3 El Asegurado deberá otorgar los poderes necesarios a la Compañía o a sus abogados, para las

actuaciones que ésta considere necesarias para la defensa ante reclamaciones así como colaborar

decididamente con la misma en los trámites o gestiones en que se le solicite y facilitará toda

inspección, o cualquier trámite que la Compañía estimare conveniente.

145

5.4 El Asegurado deberá dar inmediato aviso a la Compañía, de todas las citaciones y

notificaciones legales o extrajudiciales que recibiere tan pronto como lleguen a su poder.

5.5 Bajo pérdida de derecho de indemnización, el Asegurado no podrá convenir o pactar arreglo

judicial o amistoso alguno ni hacer reconocimiento de culpa u obligación excepto en caso de que la

Compañía haya dado su aceptación previa por escrito, y no más allá o en forma diferente a lo

constante en dicha aceptación.

6. DOCUMENTOS BÁSICOS NECESARIOS PARA LA RECLAMACIÓN DE

EVENTUALIDADES:

Se deja expresa constancia que el Asegurado se obliga a presentar los siguientes documentos a la

Compañía y brindar las facilidades y la cooperación que el caso requiera.

a) Denuncia, por escrito, de la eventualidad a la Compañía por parte del Asegurado.

b) Documentación que sustente que la ocurrencia del accidente es responsabilidad del Asegurado,

sustentada o respaldada por los tribunales competentes, donde el Asegurado y/o cobertura a

terceros haya sido sentenciado al pago de aquellos daños, es decir sentencia.

La falta de cumplimiento de cualquiera de estas estipulaciones privará al Asegurado y/o cobertura a

terceros del derecho a la indemnización que le corresponda.

7. CAUSAS QUE ANULAN O INVALIDAN ESTA PÓLIZA

La presente Póliza quedará nula y sin valor alguno y la Compañía no tendrá obligación de efectuar

ninguna indemnización ni gasto, si el Asegurado ha incurrido en:

a) Reclamaciones fraudulentas.

b) Dolo, mala fe, o intención de lucrar para sí o para un tercero en la presentación de reclamos.

c) Mal mantenimiento, negligencia grave u abandono, de los riesgos o bienes que puedan causar

una eventualidad bajo las condiciones de esta Póliza.

d) El incumplimiento de alguna o algunas de las cláusulas o acuerdos convenidos en este contrato,

en especial de las obligaciones que asume hacia la Compañía, en caso de alguna reclamación de

eventualidad, que se substancia judicialmente o no.

e) La falta de declaración oportuna a la Compañía de la existencia de otros seguros cubriendo

idénticos riesgos a los amparados por esta Póliza.

146

8. PAGO DE LA INDEMNIZACIÓN

El valor de indemnización contratado por el asegurado es de cuatro millones y medio dólares

americanos (4`5.000.000,00), para el caso de una eventualidad en el que la Compañía acepta un

reclamo amparado por esta Póliza, tendrá la obligación de pagar al Asegurado o beneficiarios,

según corresponda, la indemnización correspondiente a la pérdida debidamente comprobada,

dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a aquel en que le presenten por escrito la

correspondiente reclamación aparejada de los documentos que, según este contrato, sean

indispensables.

10. CESIÓN DE PÓLIZA

La presente Póliza no podrá cederse ni endosarse, antes o después de la eventualidad, sin previo

conocimiento y autorización escrita a la Compañía. La cesión o endoso que se efectuare

contraviniendo lo dispuesto en esta cláusula, privará al Asegurado o a quien éste hubiere

transferido esta Póliza, de todo derecho a indemnización en caso de eventualidad.

11. DEFENSA EN JUICIO

La Compañía se reserva plenamente el derecho de nombrar el o los abogados que deben intervenir

en cualquier juicio suscitado. Asimismo, podrá dirigir y tomar las providencias que estime

necesarias para el desenvolvimiento del mismo. No están a cargo de la Compañía, gastos ni

honorarios devengados por profesionales, peritos, consultores o bajo cualquier otro concepto, que

no hayan sido previamente aceptados por escrito por la misma y sólo hasta los límites de su

aceptación aún en caso de que resuelva no intervenir en la defensa.

12. ARBITRAJE Y JURISDICCIÓN

En caso de controversia las partes podrán solucionar sus conflictos acogiéndose a lo dispuesto en la

Ley de Arbitraje y Mediación, o en caso de no ser posible esta vía a los jueces de la jurisdicción

ecuatoriana.

13. DOMICILIO

Las acciones contra la Compañía deben ser deducidas en el domicilio de ésta. Las acciones contra

el Asegurado o beneficiario, en el domicilio del demandado.

14. PRESCRIPCIÓN LIBERATORIA

Las acciones derivadas del contrato de seguro, prescriben en cinco (5) años a partir del

acontecimiento que les dio origen, quedando entonces la Compañía liberada de toda obligación de

pago.

147

15. ACEPTACIÓN Y RATIFICACIÓN

Las partes aceptan y se ratifican en todas y cada una de las estipulaciones constantes en las

cláusulas precedentes y para constancia y plena validez de las mismas, firman este contrato en

original y dos copias de igual valor en la fecha indicada.

__________________

Daniel González

Gerente de División de Responsabilidad Civil

ACE SEGUROS

___________________

Ronald Banderas C.

Gerente General

PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL

148

ANEXO G. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

150

ANEXO H. RUC PRORESPALDO

152

ANEXO I. CERTIFICADO DE OBLIGACIONES PATRONALES

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