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MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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MANUAL PARA GENERAR
CESANTIAS PARCIALES
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ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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Contenido
1. GENERALIDADES .................................................................................. 3
1.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3
1.3. ALCANCE DEL MANUAL ......................................................................... 3
1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 3
2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ....................... 4
2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4
3. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA CESANTIAS PARCIALES ........... 6
3.1. Seleccionar Tipo de Nómina ....................................................................... 6
3.2. Asignar Calendario de Nómina ................................................................... 6
3.3. Ingreso de Conceptos 254 ley 50 y 258 ley Anterior ..................................... 8
3.4. Liquidar Nómina de Cesantías Parciales ................................................... 10
3.5. Acumular la Nómina ................................................................................. 12
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran
Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las
actividades realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la
nómina de Cesantías parciales, donde encontramos:
a. Ingreso conceptos para ley 50 y la ley anterior.
b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del
programa ICEBERG para mejorar los procesos.
c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al
sistema y optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles
soluciones para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL
El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación y pago de Cesantías
parciales a los empleados de su organización.
1.3. ALCANCE DEL MANUAL
Precisar los procesos y procedimientos de la nómina para pago de Cesantías parciales y
detectar las actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el
proceso.
1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG
Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la
base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir una
determinada secuencia en sus procesos los cuales esta registrados en este manual de
Usuario.
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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG
Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows
2.1. Tabla de Comandos
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG
Username: Se digita el nombre de usuario
Password: Se digita la Contraseña asignada
Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar
Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos
Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.
Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.
Objeto o Tecla descripción
Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda
Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se
colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar
Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado
Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles
Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo
Desplazamiento por los valores de algún registros al pulsar flecha abajo.
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Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de
árbol al pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.
++: Despliega todos los submenús del árbol
--: Cierra todos los submenús del árbol
Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado
Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar
nuevamente a la aplicación
Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación
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3. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA CESANTIAS
PARCIALES
3.1. Seleccionar Tipo de Nómina
Se utiliza el mismo tipo de nómina que se utiliza para la nómina Administrativa
3.2. Asignar Calendario de Nómina
Luego se abre un nuevo calendario por la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO-
Nómina- Calendario Nómina
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Se ingresan los siguientes datos en la nómina normal para este periodo:
Descripción: Se ingresa un nombre relacionado
Estado: verificar que se encuentre solamente abierto este calendario
Año: año actual
Número Periodo: Corresponde al número de periodo a liquidar
Orden del periodo: Se genera a partir del número 0
Periodo: Se ingresa mes, año a liquidar sin espacios o carácter
Fecha inicia: Se digita el primer día del periodo a liquidar
Fecha Fin: Se digita fecha final del periodo a liquidar
Fecha Pago: Se digita fecha de posible pago
Agrupador: se utiliza el agrupador CES
Novedades: Todas las opciones en No
Procesos: liquidado en “No” cambia cuando se liquida a estado “Si”
Acumulado: Esta por defecto en No luego al acumular pasa a estado “Si”
Para terminar se guarda con F10
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3.3. Ingreso de Conceptos 254 ley 50 y 258 ley Anterior
Luego se ingresa al menú principal a la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO-
Nómina- Novedades - Generales
Se ubica el cursor en Concepto y se pulsa F7, se ingresa 254 para ley 50, luego se pulsa F8,
luego se ubica el cursor en la celda Empleado y se pulsa F7 se digita el código del
empleado, se pulsa F8 para cargar los datos y luego se pulsa en el botón Ejecutar
En la pantalla NOMINA - [Cesantias] se ingresa la siguiente información
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Fecha de Consulta: Se selecciona liquidadas
Consulta: Se ingresa la opción SI
Tipo y los demás campos cargan
En el siguiente bloque para pagar este concepto se pulsa F6 se ingresan los siguientes
datos
Se debe cambiar la opción de Consulta a No y guardar con F10
F.Resolución: Se ingresa la fecha de la resolución
#.Resolución: Se ingresa el número de la resolución
Fecha Pago: Se ingresa la fecha de pago
El sistema calcula automáticamente los valores y los carga
Se guarda con F10 y se liquida
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3.4. Liquidar Nómina de Cesantías Parciales
Para liquidar se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina-
Liquidación
En esta pantalla se tiene en cuenta la siguiente información que forma de liquidación
este en Pre-Nomina, se mueve con tabulador hasta el botón Liquidar
Se revisa que toda información este correcta si no lo esta se corrige y se genera la
liquidación definitiva, en forma liquidación se selecciona la opción Definitiva, se
avanza con tabulador hasta el botón Liquidar.
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Se verifica que el calendario de nómina que la opción Liquidado cambie de “No” a
Sí.
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3.5. Acumular la Nómina
Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO – Nómina – Acumular
Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a
acumular y se pulsa en el botón Acumular
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Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK
Por último se verifica que la nómina este acumulada.
Se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina
Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, se encuentre
seleccionada la opción Si