NavisionLink Dynamics NAV Integration
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NavisionLinkDynamics NAVIntegration
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2Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Zentrales Dokumentenmanagement
Office, CADDokumente
GescannteDokumente
AxaptaBelege
E-Mails
Zentrales Managementmit einem DMS
Workflow
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3Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Archivierung aller Ausgangsbelege
• Erzeugung von TIF Dokumenten mittels TiffExtender
• Zusammenführung mit Hintergrund-Imageabhängig vom Dokumententyp bzw. erste oder Folge-Seite
• Archivierung abhängig vom Dokumententyp
• Doppeldruckkontrolle
• Automatische Versionierung in Windream
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4Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Archivierung aller externen Belege
• Barcode Druck für Eingangsrechungen
• Externes Scannen von Belegen – Übermittlung an Server
• Barcode Erkennung/Indexierung bei der Archivierung
• Prüfung, ob alle ER eingelangt sind
• Verknüpfung von Standarddokumenten in Windream
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5Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Ablauf für Eingangsrechnungen
Frühes Scannen Aufbringen von Barcodes - Scannen mit der Eingangspost Dokumente können nicht verloren gehen Weiterleitung elektronisch/manuell Periodische Aktivität – Erfassung der Rechnung in Navision Basis für den Einsatz von Workflowsystemen
Spätes Scannen Papier bis zum Arbeitsplatz Erfassung aufgrund der Papiervorlage Ausdruck einer Barcode-Etikette Scannen – Indexierung durch Datenübernahme
Doppeltes Scannen Frühes Scannen – Weiterleitung des Papiers – manuelle Notizen Nochmaliges Scannen am Ende des Prozesses, doppelte Ablage/Ersatz
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6Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Belegarchivierung über Standardmodul
Automatische Archivierung beim Belegdruck.
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7Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Externe Belege archivieren
Automatische Archivierung in Windream
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8Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Suche und Anzeige der Dokumente im Beleg
Direkte Beleganzeige bzw. Belegliste aus Attain
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9Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Suche in Navigate und Anzeige der Dokumente
Volle Integration in Navision Suche und Anzeige z.B. direkt in Navigate eingebunden
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10Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Suche und Anzeige der Dokumente im DMS
Windream Suche mitallen StandardfunktionenVerwendung von WindreamSuchprofilen möglich
Alle Funktionen zur Verfügung:• mit E-Mail versenden• Abzeichnen• Workflow starten• ....
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11Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Automatische Archivierung von Belegen
Archivierungsmodul:IndexverarbeitungBarcodeerkennungImportVersionierung
Scannen der Belege
Barcode-Erkennung beim Scannen oder im Archivierungsmodul
Übergabe der Indexdatenan das Archivierungsmodul
Automatischer TIFFDruck mit TiffExtender(belegtypabhängig)
Suche und Anzeige innerhalb Dynamics NAV und Windream
Erfassung externerBelege undBarcodedruck
Indexdaten ausNavision
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12Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Digitale Signatur
• Rechtsgeschäfte sind mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen oder durch Zeugen nachzuweisen
• „Eine sichere el. Unterschrift erfüllt das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift, insb. der Schriftlichkeit iSd § 886 ABGB, sofern durch Gesetz oder Parteienvereinbarung nichts anderes bestimmt ist.“
• Die elektronische Signatur ist KEINE digitalisierte Unterschrift, sondern eine Analogie zur eigenhändigen Unterschrift.
• Mit Hilfe der elektronischen Unterschrift können die Integrität der übertragenen Informationen und die IDENTITÄT des Senders überprüft werden.
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13Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Digitale Signatur im Rechnungswesen
• Gültige Formate: TIF, ASCII, PDF (kein Winword etc.)• Der Rechnungsempfänger muss zustimmen. (etwa als AGB-Bestandteil) • Rechnung MUSS mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten (in Dtld.
Vorschrift) versehen sein• Empfänger muss die Signatur prüfen (Prüfsoftware?)• Empfänger muss die Rechnung mit der Signatur aufbewahren
• Fax hat ab 1. Jänner 2007 keine Gültigkeit mehr• Rechnungen per E-Mail ohne Signatur berechtigen NICHT zum
Vorsteuerabzug!• Signatur kann automatisch erzeugt werden (NavisionLink, PDFCold, etc.)
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14Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Digitale Signatur im Rechnungswesen
• Einfache Signatur• sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet; auf Arbeitsplätzen gespeichert• keine rechtliche Sicherheit
• Fortgeschrittene Signatur• sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet und zum Zeitpunkt der Erstellung
als Zertifikat auf einer Signaturkarte gespeichert oder Arbeitsplätzen gespeichert.
• keine rechtliche Sicherheit, für Rechnungsaustausch in Österreich tauglich
• Qualifizierte Signatur• ist eine elektronische Bescheinigung (Signatur-Karte), mit der der
Signaturprüfschlüssel einer Person zugeordnet ist und die Identität dieser Person bestätigt wird. Eine rechtsverbindliche Unterschrift ist möglich.
• Signatur nur mit PIN Code
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15Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Signieren von Rechnungen
• Windream Signature für manuelles signieren
JobExtenderSignierenArchivierenSenden
Signatur
Signatur
@@@
@
• Signieren ausgehender Rechnungen• Läuft im Hintergrund, automatische Signatur• Archivierung der Rechnung inkl. Signatur in Windream• Versand der signierten Rechnung an den Kunden
• Digitale Signatur mit JobExtender (NavisionLink)
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16Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Workflow zur Rechnungsprüfung
Eberhard Bau AG• Größte Tiefbaugesellschaft in der Schweiz• Eingangsrechnungserfassung, -kontrolle, Archivierung• Verteilte Standorte• Mitarbeiter (Bauleiter) sehr viel auf Baustellen• Keine Kontrolle über Rechnungen• Finanzplanung schwierig (große Summen im Umlauf)• Verspätete Zahlungen
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17Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Workflow Integration in Navision
Verarbeitung durch FreeForm Erkennung
Vorsortierung undScannen der ER
Datenfiles mit RechnungsdatenGescannte Rechnungen (TIF)
Daten aus Navision:• Mandaten• Kreditoren• Kostenstellen• Kostenart• Sachkonten• Mengeneinheiten• Banken
Startmodul
Rechnungen (TIF)Indexdaten
Rechnungen (TIF)Workflowdaten• Workflow/Mandant• Rollenauflösung• ...
Übergabe der Buchungsdaten
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18Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter
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19Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter
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20Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Kontrollfunktionen
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21Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Kontrollfunktionen
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22Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Erfolgreiche Lösung mit Windream & Keyflow
Eberhard Bau AG• Eingangsrechnungsdurchlauf reduziert von 15 auf 4 Tage• Kontrolle der offenen, nicht kontrollierten Rechnungen• Schnelle Kommunikation über Standorte hinweg