If You Build It, Will They Come?  Driving User Adoption for Social Software

Lisa Duke, Simplified Technology Solutions, Business Development Manager

Kara Francis, U.S. Bank, Collaboration Lead

Lisa Duke ‐ Speaker – Social Connections II & III

Host – Get Social Do Business Podcast

Kara Francis ‐ Collaboration Lead, which means focused on meeting business needs

About Us

So, You Think You’ve Finished Implementing Connections?

The environment is up

IT has played with it

All done, right?

User Adoption – The Missing Piece

User Adoption:  we used to call it training, but there’s no budget for training, so we came up with a new name

Domino Developers – remember?  You used to do this after you created a new application

Why is User Adoption Work Necessary?

You are unusual

For normal people, playing with new technology is NOT fun and NOT part of their job

This is why just putting up a sandbox and expecting users to play with it will not work

Why is User Adoption Work Necessary ?‐ 2

It’s been 15 years since the desktop has changed – for most people, this is their whole career

Need to help people understand that the way they’ve always done it is not necessarily the best way to do it going forward

How will this help THEM do THEIR jobBetter or faster?

How will this make their lives better?

Hint:  Getting attachments off the email server is not it

Why is User Adoption Work Necessary? ‐ 3

More users* = more value in the network

Metcalfe’s Law – the value of the network is proportional to the square of the number of connected users

For social software, number of users* is a metric of success

* Fairly active users – not just people with a login

Find Best Practices and Use Cases 

Understand the user’s job and issues, then show how this tool will help them

Executives need to participate

Find the natural champions

Hire an intern to shift over key content to the new system

Webinars and classroom training

Lunch & learns

Gamification, like Kudos

Find Best Practices and Use Cases ‐ 2

Roll out everything to everyone – users will surprise youUse it to plan something funNewslettersMichael Sampson is an excellent resource – check out the book and/or hire him!

Case Study – U.S. Bank

U.S. Bank has over 65,000 employees (63,186 in the U.S.)

Collaboration is a core U.S. Bank value

All‐employee survey in 2008 demonstrated that employees wanted ways to collaborate, communicate, and innovate

Enterprise collaboration team plays a strategic role and partners with technology teams, internal communications, and all end user business units

Strategic direction and support is needed from all business lines as well as from an enterprise perspective

U.S. Bank – Installation: Integration

SametimeAwareness in Connections

Sametimeawareness in Quickr

Profiles in Sametime

Profiles in Quickr

Profiles in Sharepoint

Sharepoint library in Connections

Quickr Connectors

Quickr Places in Connections (pending)

Connections

Activities

Files

Profiles

Status Updates

Feeds

Places (Quickr)

Lotus Notes SametimeQuickr and Sharepoint

U. S. Bank  ‐ Engagement: Awareness & Interest

•Multiple phases•“If you build it”… only works for a short time and only for some people

•Strategic engagement plan included:•Targeted communications and articles•Contests•Targeted communities (a few examples)

•Talk to US communities•Diversity and Inclusion•Regional (geographical) communities

•Onboarding sessions•Business line presentations and staff meetings•Collaboration Showcase sessions•Road shows and partner halls

U. S. Bank – Adoption and Behavior Change

Convey business value and productivity increaseStart with the business process, then the toolsMigrate processes and disable former onesMaximize engagement phase

Business line presentations and Onboarding sessionsCollaboration Showcase sessions

Demonstrate by exampleValidate contributionsProvide support

Collaboration Tools User Group meetingsCommunities of practice, i.e. community managersConsultation sessions

Have a clear strategy to communicate to employeesProvide a “blue print” of when to use which toolsTell the right storyObtain better (right) buy‐in before roll outIdentify stakeholders’ roles and responsibilities earlyArchitecture, development, and end user resources neededEstablish support and governance models earlierEnable engagement and support models to be scalableCapture metrics and reporting from the beginningDetermine desktop support and workstation settingsIntroduce tagging, which is a new paradigmHave a mobility strategy

U. S. Bank – Collaboration Implementation: Lessons Learned

Thank you!

Lisa Duke ‐ about.me/lisadukelisa.duke@simplified‐tech.com678 378 4278

Kara Francis ‐ Connect with me on LinkedIn and Greenhouse