MS PROJECT INTRODUCCION

Gestión de Proyectos con Ms Project 2013

Ing Patricia Llallico Arzapalo 2

Contenido

• Sesión 1:• Introducción al MS Project 2013 • Conceptos de Gestión de proyectos • Explorar las Vistas a partir de una plantilla • La nueva interfaz de Project 2013

• Crear una lista de tareas • Tipos de tareas, Estimar duraciones • Agrupar las tareas en fases • Relacionar las tareas. Tipos de vínculos • Documentar las tareas • Introducir tareas periódicas, Comprobar la duración del plan.


Contenido

• Sesión 2 : Establecer y asignar recursos • Tipos de recursos • Establecer los recursos de trabajo, materiales y de costo • Introducir las tarifas de pago de los recursos • Asignar recursos de trabajo a tareas • Asignar recursos adicionales a una tarea • Calendarios del proyecto, del recurso y de las tareas • Laboratorio 1


Contenido

• Sesión 3 : Ajustar los detalles de las tareas • Ajustar las relaciones de las tareas • Introducir restricciones a las tareas • Visualizar la ruta crítica del proyecto • Interrumpir el trabajo de una tarea • Ajustar el tiempo de trabajo para tareas individuales • Cambiar el tipo de las tareas • Introducir fechas límite • Introducir costos fijos


Contenido

• Sesión 4 : Ajustar los detalles de los recursos y las asignaciones • Examinar la asignación de los recursos a lo largo del tiempo • Resolver manualmente sobreasignaciones de recurso • Redistribuir recurso sobreasignados • Introducir distintas tasas de costo para un recurso • Introducir tasas de costo que se apliquen en diferentes momentos • Introducir diferentes disponibilidades para los recursos • Retrasar el comienzo de las asignaciones • Aplicar perfiles a las asignaciones • Introducir tasas de consumo para los materiales• Laboratorio Nro 2


Contenido

• Sesión 5 : Ajustar el plan del proyecto • Examinar la asignación de recursos a lo largo del tiempo • Resolver manualmente sobreasignaciones de recursos • Redistribuir recursos sobreasignados • Examinar los costos del proyecto

• Sesión 6 : Organizar, dar formato e imprimir el proyecto • Ordenar, agrupar y filtrar los detalles del proyecto • Personalizar las tablas • Personalizar las vistas • Imprimir el plan del proyecto • Imprimir vistas e informes • Laboratorio Nro 3


Contenido

• Sesión 7: Realizar el seguimiento del progreso en tareas y asignaciones • Establecer una línea de base • Introducir el porcentaje completado de una tarea • Introducir valores reales y valores restantes para una tarea • Realizar el seguimiento del trabajo real a nivel temporal para tareas y

asignaciones • Planificar el trabajo incompleto

• Sesión 8 Examinar e informar sobre el estado del proyecto • Identificar las tareas que se han desviado del plan • Examinar los costos de la tareas y de los recursos • Informar de la variación de costo de un proyecto en forma gráfica• Laboratorio Nro 4 y Examen Final


Evaluación

• La evaluación será totalmente práctica. La calificación constara de cinco (5) notas: • Cuatro (4) prácticas y se anulara la nota mas baja. Obteniendo un promedio

de practicas (PP) • Un (1) examen final. Que se tomara en la última sesión (EF).


SESION01: INTRODUCCION AL MS PROYECT 2013

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo 10

Conceptos Básicos

• Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMP).• Administración de Proyecto: Gestión eficiente de los recursos involucrados en plan de ejecución • Recursos: Tiempo, dinero, personas.


Modelos Tradicionales de la Administración de Proyectos

•Método de Ruta Crítica• Diagrama de Gantt• Diagrama de Pert


Método de ruta crítica - MRC

• El camino crítico en un proyecto es la sucesión de actividades que dan lugar al máximo tiempo acumulativo.• Para calcularlo es necesario conocer la duración de las actividades que están en el camino crítico y sumar sus tiempos


Método de ruta crítica - MRC


Diagrama de Gantt

• Inventado por Charles Gantt en 1917• El diagrama de Gantt o cronograma tiene como objetivo la representación del plan de trabajo, mostrando las tareas a realizar, el momento de su comienzo y su terminación y la forma en que las distintas tareas están encadenadas entre sí.• Es la forma habitual de presentar el plan de ejecución de un proyecto.


DIAGRAMA DE GANTT


PERT (Técnica de Revisión de evaluación del programa)

• Es una técnica de análisis de la red del proyecto empleado para estimar la duración del proyecto, cuando hay un alto grado de incertidumbre acerca de las estimaciones de duración de las actividades.• Emplea tres estimaciones de tiempo por cada actividad O=Optimista , M=mas probable , P=pesimista.• Fórmula= (P+4M+O)/6• Desviación estándar de una actividad = (P-O)/6• Varianza de una actividad = [(P-O)/6]2


¿ Que es Microsoft Project ?

•Microsoft Project es un programa para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.•Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos.


Como programa Microsoft Project

•Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:• Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada. • Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. • Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.


Como programa Microsoft Project

• Por ejemplo:• Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas). • El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).• El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores). • La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas). La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.


Triángulo del Proyecto

• En Microsoft Project 2013 los tres factores que conforman cada proyecto son:• Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la

programación del mismo.• Costo: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;

personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.• Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario

para realizarlos.


Triángulo del Proyecto


Iniciar Microsoft Project 2013


Novedades de Project 2013

• Nueva Interfaz Gráfica de Usuario

Interacción similar al resto de aplicaciones

Office 2013



• Nuevas plantillas de proyectos• Planes de desarrollo de SW• Lanzamiento de nuevos productos• Construcción• Investigación de mercados• Desarrollo de plan de negocio

Desarrollar el Plan de Proyectos

a través de buenas prácticas



• Herramientas de reporte• Reportes estilo tablero de control

de forma rápida y fácil• Reportes de trabajo• Visión general del proyecto• Reportes personalizados



• Información sobre disponibilidad o presencia de miembros del equipo



• El "Task Path“, gran ayuda para programas complejos.



• Integración con Office 365

Integrar los datos de los proyectos

en la nube



• Extensiones disponibles en la Tienda Online de Office (Office Store)


SESION 1: CREAR UNA LISTA DE TAREAS


Creación de una programación

• Definir el proyecto: Para crear una programación es necesario tener claro las fechas de inicio del proyecto, la lista de tareas a realizar, su duración, los recursos a utilizar.• Después de introducir la información del proyecto, Project calculará las fechas de programación del mismo


Ejercicio 01

• Crear un nuevo proyecto con la fecha de inicio 03/08/2014• Guardar con el nombre PROY_ACCIONISTAS• Configure las propiedades del proyecto

Tipos de calendario

• Hay tres calendarios por defecto (Estándar, Turno de noche, 24 horas). Además el usuario puede definir calendarios propios o modificar los existentes

Tipos de Calendarios

• Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio día. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.• Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.• 24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse.

Cambiar días laborables

1. Haga clic en Proyecto > Cambiar calendario laboral.

2. En la lista Para calendario, elija el tipo de calendario que desea modificar.

3. Haga clic en la pestaña Semanas laborales y seleccione Predeterminado.

4. Haga clic en Detalles.

Cambiar días laborables

5. Seleccione Domingo.6. Decida si el día es laborable o no haciendo clic en uno de los tres

botones situados a la derecha del cuadro de diálogo.7. Establezca las horas de trabajo del día y haga clic en Aceptar

Excepciones en Calendario Laboral

• Para añadir excepción: identificarla con un nombre (ejemplo: Semana Santa), y para configurarla hacer doble-click sobre el día en el calendario:

Ejercicio 02

• Crear el calendario laboral ACCIONISTAS y definir el periodo laboral• Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas• De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas• Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas.

• Añadir los siguientes días no laborables al calendario ACCIONISTAS: • El 11 de agosto; no se trabaja por la tarde, porque hay una comida de la

empresa.

• Asignar el calendario laboral ACCIONISTAS al proyecto.


Tipos de tareas

• Tarea automática (Auto schedule): tarea por defecto. El sistema calcula automáticamente el comienzo, final y duración de la tarea basado en las dependencias, limitaciones, calendario y otros factores.


Tipos de tareas

• Tarea manual (Manually schedule): los valores de inicio, final y duración no se actualizan automáticamente. Si Project encuentra algún problema con la tarea normalmente nos avisará con algún mensaje o icono de advertencia.

Tipos de tareas

• Tarea repetitiva (Recurring task): ocurre con una determinada frecuencia, como por ejemplo, diaria, semanal, mensual o anual. • Por ejemplo, reuniones de personal, creación y publicación de informes de estado, o inspecciones de calidad.• Cuando establece una tarea repetitiva, Project crea una serie de tareas con delimitaciones “No comenzar antes del”, sin relaciones de tarea y con la programación condicionada por el esfuerzo inhabilitada


Tipos de tareas

• Tarea resumen (Summary): es un tipo que sirve para agrupar otras tareas de menor rango haciendo el proyecto más comprensible cuando hay un gran número de tareas. Se puede crear desde cero y luego añadir subtareas o seleccionar un grupo de tareas y luego agruparlas con el botón de tarea resumen.


Tipos de tareas

•Hito (Milestone): Indica el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto. En el diagrama de Gantt aparece como un diamante en vez de con la habitual barra horizontal, por lo que es muy fácil de visualizar.• Para crear hitos :

1. Escribir el hito como una tarea (Por ejemplo: Planificación preliminar completa)

2. Ponerle una duración de cero (0)


Definir la duración de las tareas

• En el momento en que escriba una tarea, Project le asignará una duración estimada de 1 día, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt.• Todos los valores del campo Duración que vayan acompañados de un signo de interrogación se consideran como duraciones estimadas. • Las duraciones pueden ser escritas en:• Minutos (m o min)• Horas (h o hr)• Días (d o dí)• Semanas (S o sem)• Meses (me o ms)


Definir la duración de las tareas

• Para escribir la duración de las tareas:1. Muestre el Diagrama de Gantt2. En el campo duración de cada tarea, escriba el periodo estimado que se

demorará para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogación para indicar que es la duración estimada)

3. Pulse Enter.


Ejercicio 03

• Ingresar las siguiente tareas en el archivo PROY_ACCIONISTAS.


Ejercicio 03

•Modificar las siguientes tareas• Agregar la tarea “Reservar centro de conferencias” (2 d) antes de la tarea

“Imprimir Carta”• Desplace la tarea 3, “Imprimir Carta”, detrás de la tarea 5, “Preparar Carta”• Elimine la tarea 7 “Imprimir Menú”.


Ejercicio 03

• Esquematización de las Tareas del Proyecto:• Modifique el proyecto actual para incluir las siguientes tareas


Ejercicio 03

• Esquematización de las Tareas del Proyecto:• Inserte una nueva tarea 1, Reunión de Accionistas, y luego aplique sangría a

las tareas de la 2 a la 20. • Esquematice la lista de tareas en tres grupos:

• Sangría a las tareas de la 3 a la 6 • Sangría a las tareas de la 8 a la 13 • Sangría a las tareas de la 15 a la 19

• Oculte las subtareas de la tarea de resumen 7, Carta de Notificación, y de la tarea de resumen 14, detalles de la reunión. • Muestre el esquema completo


Ejercicio 04

• Tareas repetitivas• Será necesario programar reuniones de seguimientos con los responsables

de la planificación todos los martes con una duración de 2 hs.

Dependencia entre tareas

• Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:1. Muestre el Diagrama de Gantt2. En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción de tareas

predecesoras. 3. Para definir estas relaciones existen dos métodos:

• Escribir directamente la identificación numérica de la actividad predecesora en la sucesora

• Resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego dar clic en la opción Vincular Tareas.

Establecer dependencia de tareas

• Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:

Establecer dependencia de tareas


Ejercicio 05

• En la etapa de Planificación preliminar todas las tareas comienzan cuando terminan las otras.• En la etapa de cartas de notificación, ordenar lista de envío y preparar carta deben comenzar juntas, y las demás comienzan cuando termine la antecesora.• Vincular las tareas de resumen Planificación preliminar y Cartas de notificación• Vincular las tareas de resumen Planificación preliminar y Detalles de la reunión• Cuando finaliza la tarea Aprobar cartas, se realizan las tareas de Detalles de la reunión


Ejercicio 05

• Para preparar las salas de reunión del comité, deben haber finalizado el envío de cartas y preparar menús con empresa catering• Preparar salas de reunión del comité y preparar equipamiento necesario deben finalizar juntas. • Las demás tareas de Detalles de la reunión comienzan cuando termina la antecesora.• La celebración de la reunión se da inicio cuando termina los detalles de la reunión.


Sesión 2 : Establecer y asignar recursos

• Todo Proyecto se divide en fases y en tareas, estas tienen una duración de acuerdo al esfuerzo y rendimiento de los trabajadores y los costos dependen de la cantidad de personal y de los materiales que se utilizan.

Tipos de Recursos

• Recursos de Trabajo: Se define recursos de trabajo a todo lo que demanda esfuerzo y está relacionado con el tiempo. Ejemplo: Personas identificadas por su nombre, maquinarias• Recursos materiales: Son artículos que serán agotados (consumibles) .No tiene horas extra ni capacidad máxima. Estos recursos deben tener bien determinados las unidades que se usan. Ejemplo: cemento , arena• Recursos de Costo: Se determina en forma individual para cada tarea, son recursos que no están estandarizados y no dependen directamente del tiempo de la tarea y los costos son diferentes en cada tarea. Ejemplo: costos de alimentos

Asignar recursos en Project

•Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto están sobreasignados desde el momento de su concepción.• Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan según el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programación que se extienda más allá del límite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al número de horas de trabajo o cantidad de recursos.

Ingresar recursos

• Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Vista – Hoja de Recursos• En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizará en la ejecución del proyecto.


Ejercicio 06

• Ingresar el recurso secretario con la siguiente información:

Ejercicio 06

• Introducir los siguientes recursos:

Asignar recursos

• En el diagrama de Gantt desplácese hasta la columna Nombre de los Recursos• Allí puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de recursos, es decir, la capacidad máxima se escriben los números dentro de un corchete y un recurso se separa de otro por medio de punto y coma.

Ejercicio 07

• Asignar los recursos a las siguientes tareas:


Ejercicio 07

• En las reuniones participarán el secretario y el auxiliar administrativo.•Marcar el 5 de agosto como día no laborable para el jefe de oficina en su calendario de recurso.

Costos

• Normalmente serán los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor parte de los costos. Pero también existen costos asociados directamente con las tareas.• El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las tareas, Microsoft Project utiliza calcula los costos del proyecto en general con base en estos.

Conceptos Básicos

• Costo Fijo: son aquellos costos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado, sin importar el volumen de producción.• Costo variable: son aquellos que se modifican de acuerdo con el volumen de producción, es decir, si no hay producción no hay costos variables y si se producen muchas unidades el costo variable es alto.

Costos variables para los recursos de trabajo

• Para establecer los costos variables de los recursos siga estos pasos:1. Asegúrese que tenga señala la tabla Entrada en el menú Ver2. Haga clic en Ver – Hoja de Recursos3. Aparecerá la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se permitirá

asignar recursos a quienes sean del Tipo Trabajo.4. En el campo Tasa Estándar del primer recurso de trabajo, escriba el costo

del recurso. Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 25.00/día

Costos variables para los recursos de trabajo

• Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras el valor de las mismas. Por ejemplo: $ 5.00/hora

Ejercicio 08

• Introducir los siguientes costos:

Costos fijos para los recursos de trabajo

• Para establecer los costos fijos para los recursos de trabajo siga estos pasos:1. Haga clic en Ver – Hoja de Recursos2. En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del

recurso. Ejemplo: $ 100.00

Costos fijos para los recursos de trabajo

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