MS PM V1 P5.ppt
-
Upload
vuongtuyen -
Category
Documents
-
view
236 -
download
0
Transcript of MS PM V1 P5.ppt
![Page 1: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/1.jpg)
Upravljanje projektima, 5. dio Timovi i komunikacija
Darko Jureković, PMPSuradnici u učenju - Partners in Learning,
Microsoft Hrvatska
![Page 2: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/2.jpg)
O današnjem predavanju
• Ovo je peto predavanje u nizu od ukupno 9• Današnja tema je: TIM I KOMUNIKACIJA.• Sljedeća tema je: UPRAVLJANJE
RIZICIMA
![Page 3: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/3.jpg)
O današnjem predavanju
• Govorit ćemo o:– Uspostavi tima– Upravljanju ljudskim resursima (razvoju tima)– Upravljanju komunikacijom– Upravljanju sukobom
![Page 4: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/4.jpg)
Izvori prezentacije
• Complete Idiot’s guide to Project Management
• MSF – Microsoft Solutions Framework – službeni MS udžbenik i prezentacije
• PMBOK – službeni PMI priručnik o upravljanju projektima
• Iskustva stečena u radu na PiL projektima
![Page 5: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/5.jpg)
Uporaba prezentacije
• Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL
• U okviru navedenih aktivnosti, dozvoljeno je njezino dijeljenje sa drugim nastavnicima, učiteljima i stručnim suradnicima po školama.
![Page 6: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/6.jpg)
Zašto projekti ne uspijevaju?
• Nejasni ili neusklađeni ciljevi• Komunikacijski problemi unutar tima ili između
ulagača• Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se
uopće ne završe)• Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora• Loša procjena rizikaUpravljanje projektima povećava vjerojatnost
uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!
![Page 7: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/7.jpg)
Jason Hiner, TechRepublic1
5 glavnih razloga za neuspjeh projekata:• Neuspjeh promjene kulture poslovanja• Nedostatak posvećenosti projektu• Neuspjesi s prošlih projekata• Neodgovarajuće planiranje• Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi
http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894
![Page 8: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/8.jpg)
Mitch Betts, ComputerWorld Online Why IT projects fail 2
(Zašto ne uspijevaju IT projekti)• Ljudi rješavaju probleme• Ljudi stvaraju probleme. • Stupanj našeg preuzimanja odgovornosti za
rješavanje problema određuje hoće li oni biti riješeni ili ne!
• Jedan od mitova o IT je kako je ovdje riječ o računalima i tehnologiji. Ne, riječ je o ljudima.
http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=84266&pageNumber=1
![Page 9: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/9.jpg)
Michael Krigsman, IT Project Failures(Neuspjesi IT projekata) 3
• Složenost projekata• Politički problemi
– osobni planovi i namjere članova tima mogu biti u suprotnosti sa ciljevima projekata
• Organizacijski problemi• Zatvaranje očiju pred problemima
http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=1036http://community.mycrmcareer.com/showcase/podcast/view/77ae5a0b-3a66-4d54-8411-fb63baa00086?scroll=171
![Page 10: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/10.jpg)
John McCormick, Baseline 4
NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU,
NEGO LJUDI!
http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/
![Page 11: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/11.jpg)
David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju 5
• Opseg, opseg, opseg• Taštine• Loša komunikacija • Nedostatni proračuni • Zaboravljeni korisnici • Sponzor koji nestaje • Manjak planiranja • Dobra stara “viša sila”
http://www.certmag.com/print.php?in=1394
![Page 12: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/12.jpg)
Zašto projekti ne uspijevaju? 7
• Nejasni ili neusklađeni ciljevi• Komunikacijski problemi unutar tima ili
između ulagača• Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se
uopće ne završe)• Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora• Loša procjena rizika
Preuzeto iz službenog MS predavanja o MSF projektnoj metodologiji
![Page 13: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/13.jpg)
“12 zlatnih pravila” 8
za uspješnije projekte, 1. dio
1. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu)
2. izabrati najbolji mogući tim3. održavanje jednostavne i razumljive
projektne dokumentacije4. realistična procjena potrebnih resursa5. realističan vremenski plan aktivnosti na
projektuPreuzeto iz knjige “The Complete Idiot's Guide to Project Management”, 3. izdanje,
Ph.D., Sunny Baker, PMP, G. Michael Campbell, and Kim Baker (izdanje prosinac 2003)
![Page 14: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/14.jpg)
“12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio
6. ne izlaziti izvan opsega projekta7. voditi računa o ljudima8. stalna podrška sponzora9. spremnost na promjene i inovacije10.dobra međusobna komunikacija11. stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti
(rizika)12.potencijal za - vođenje
![Page 15: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/15.jpg)
"Potpuno jenepredvidivo – stalno
nailazimo nanove probleme"
Komunikacija na projektu?
"Prekomplicirano je za korištenje"
"Nismo dobiliinformacijepotrebne
za obavljanje posla"
"Nismo znalikoliko rad
ostalih članova timautječe na naš rad"
"Projektje kasnio, aproračun je prekoračen"
"Stvoreno je ono što
nam ne treba""Ne udovoljavanašim očekivanjima –
nismo zadovoljni" "Nismo u potpunostirazumjeli
štotrebamo raditi"
"Ne funkcionira pravilno u našem
okruženju"
![Page 16: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/16.jpg)
1. Komunikacijski kanali u grupi
(N * (N-1))/2Broj članova grupe Broj komunikacijskih
kanala2 13 34 65 106 157 218 28
![Page 17: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/17.jpg)
1. Komunikacijski kanali u grupi
2
1
3
3
4
6
5
10
![Page 18: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/18.jpg)
2. Osnovni projektni tim
• Skup članova tima koji zajedno s voditeljem projekta radi na projektu od početka do kraja.
• Ostali članovi projektnog tima uključuju se u projektne aktivnosti povremeno i ovisno o potrebama.
• Svaki član tima ima, sukladno svojim vještinama, znanju i iskustvu određenu unaprijed zadanu ulogu u timu.
![Page 19: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/19.jpg)
Osnovni tim - preporuke
• odabir članova prema sposobnostima i vještinama te motivaciji za rad u timu
• izbjeći, ako je moguće, nametanje članova tima izvana (npr. od sponzora ili naručitelja)
• osigurati sredstva za kvalitetnu međusobnu komunikaciju (portal projekta, sastanci)
• izgraditi kulturu otvorene i iskrene komunikacije
![Page 20: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/20.jpg)
Model projektnog tima – 6 uloga
Komunikacija
Provjera rješenja
Briga o rokovima
Briga o korisniku
Odgovornost prema naručitelju
Praćenje aktivnosti
Razvoj rješenja
![Page 21: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/21.jpg)
Organizacija i podjela uloga u timu
• Tim nije hijerarhijski organiziran• Svaka uloga sa sobom nosi i odgovarajuća
zaduženja, odgovornosti i radnu autonomiju• Jasna zaduženja, zajednička odgovornost
(za uspjeh ili neuspjeh zajedničkog projekta)
• Dvosmjerna komunikacija u timu: pričanje i slušanje
![Page 22: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/22.jpg)
Ključni koncepti i iskustva kod oblikovanja projektnih timova
• Ključni koncepti– Tim suradnika– Usmjerenost cilju i korisnicima– Spremnost na učenje i sučeljavanje s poteškoćama
• Dokazana iskustva– Mali, interdisciplinarni timovi– Omogućen (po potrebi) zajednički rad na jednom
mjestu– Kreiranje rješenja zajedničkim sudjelovanjem svih
članova tima
![Page 23: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/23.jpg)
Izbjegavajte hijerarhijske timove
![Page 24: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/24.jpg)
Ostali sudionici projekta – vanjske interesne grupe
• Pokrovitelji projekta – pojedinci koji potiču i odobravaju projekt i rezultate projekta
• Klijenti (poslovni pokrovitelji) – pojedinci koji od rješenja očekuju dobivanje poslovne vrijednosti
• Krajnji korisnici – pojedinci ili sustavi koji izravno stupaju u interakciju s rješenjem
• Operacije – organizacija odgovorna za nadolazeću operaciju rješenja nakon isporuke
![Page 25: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/25.jpg)
Prilagodba veličine tima
• Preporučena veličina osnovnog tima: do 7 članova
• Kombiniranje uloga. Neke je uloge moguće kombinirati već unutar timova od samo 3 člana– Nije dobro kombinirati određene uloge sukobljenih
interesa (npr. razvoj rješenja i provjeru rješenja)• “Skaliranje” timova (ako imate više od sedam
članova):– Podjela u grupe - funkcionalni pod-timovi (više ljudi na
istoj ulozi)
![Page 26: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/26.jpg)
Kombinacije 6 uloga
Praćenje Praćenje aktivnostiaktivnosti
RazvojRazvoj IspitivanjeIspitivanje Briga o Briga o rokovima, rokovima, ograničenjimograničenjimaa
Skrb za Skrb za korisnikakorisnika
Odgovornost Odgovornost prema prema naručiteljunaručitelju
Praćenje Praćenje aktivnostiaktivnosti N N M M TRazvoj Razvoj rješenjarješenja N N T T MIspitivanje Ispitivanje rješenjarješenja N N N N NBriga o Briga o rokovima, rokovima, ograničenjimograničenjimaa
M T N M MSkrb za Skrb za korisnikakorisnika M T N M TOdgovornost Odgovornost prema prema naručiteljunaručitelju T M N M T
![Page 27: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/27.jpg)
Prošireni projektni tim
Operacijei grupe za
podršku
Tehnološki fokus
Poslovni fokusKorisnici
Pokrovitelj projekta
Klijent
Tehnološki projektanti i koordinacijski odbori
Služba pomoći
Projektni tim
Korisničkidoživljaj
Razvoj
Test
Upravljanjeverzijom
Upravljanjeproizvodom
Upravljanjeprogramom
![Page 28: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/28.jpg)
Načini povećanja timova
• Velike timove podijelite u manje koji imaju manje troškove rada procesa, upravljanja i komunikacije te omogućuju bržu implementaciju
• Postavite voditelje podtimova• Za upravljanje cjelokupnim projektom koristite
osnovni tim– Osnovni se tim sastoji od vođa timova i upravljanja
programom– Osnovni tim koordinira i sinkronizira podtimove
![Page 29: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/29.jpg)
Skrb o korisniku
Odgovornost Odgovornost prema prema
naručiteljunaručitelju
Provjera
Praćenje aktivnosti
Briga o rokovima
Provjera rješenja
Primjer: Mali timovi
Mali tim, kombinirane ulogeMali tim, kombinirane uloge
Razvoj rješenja
![Page 30: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/30.jpg)
3. Upravljanje ljudskim resursima i razvoj tima
![Page 31: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/31.jpg)
4 koraka
• Planiranje projektne organizacije• Sastavljanje projektnog tima• Razvoj vještina projektnog tima• Upravljanje projektnim timom tijekom rada
na projektu
![Page 32: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/32.jpg)
Planiranje
• Planiranje– Utvrditi uloge i odgovornosti u timu– Sastaviti opis poslova za svakog člana
projektnog tima– Sastavljanje organizacijske MAPE projekta
![Page 33: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/33.jpg)
Sastavljanje projektnog tima
• Sastavljanje projektnog tima– Provjera raspoloživosti potencijalnih članova– Utvrđivanje stručnosti potencijalnih članova– Odabir i podjela zaduženja
![Page 34: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/34.jpg)
Izvori utjecaja voditelja projekta
• Utjecaj dodjelom formalnog zaduženja• Stručnošću i iskustvom s prethodnih
projekata• Percepcija voditelja unutar projektnog tima
![Page 35: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/35.jpg)
Stilovi upravljanja
• Autokratski– Samostalno donošenje odluka bez savjetovanja
• Birokratsko-konzultativni– Samostalno donošenje odluka uz savjetovanje
• Demokratski– Grupno odlučivanje
• Slobodni– Malo (ili bez) uplitanja u rad pojedinaca
![Page 36: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/36.jpg)
Upravljanje ciljevima
• Ciljevi projekta su usklađeni sa ciljevima organizacije– Uspostava ciljeva– Mjerenje postignuća– Prilagodba u slučaju odstupanja
![Page 37: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/37.jpg)
Upravljanje iznimkama
• Usmjerenost na aktivnosti na “kritičnoj stazi”
• Veća mogućnost kašnjenja s projektom
![Page 38: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/38.jpg)
Kako motivirati članove tima?
• Teorije X i Y• Teorija Z• McClellandova teorija• Maslovljeva hijerarhija potreba
![Page 39: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/39.jpg)
McGregorova Teorija X
• Autoritaran pristup• “iz perspektive šefova i poslovne
organizacije”• Polazišna pretpostavka: ljudi ne vole raditi
i izbjegavaju posao. Treba ih natjerati na rad u skladu sa zadanim ciljevima i to prijetnjom kazne.
![Page 40: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/40.jpg)
Teorija Y
• Suradnički pristup• Polazišna pretpostavka: ljudi prihvaćaju i
traže odgovornost.• Odgovara kreativnim misliocima te
samostalnim osobama koje znaju rješavati poteškoće
![Page 41: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/41.jpg)
Teorija Z
• “Japanski stil upravljanja” (autor: Ouchi)• Daje članovima projektnog tima slobodu• Vjeruje u odgovornost i predanost
pojedinaca• Članovi su odani timu te interesima i
ciljevima tima i organizacije
![Page 42: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/42.jpg)
McClellandova teorija
• Ljude različitih potreba motivira se na različite načine– One s dobrim rezultatima motivira se
poslovnim i stručnim IZAZOVIMA– One koji su društvene naravi motivira se
SURADNJOM na projektu– One koji žele upravljati može se motivirati
OVLASTIMA koje dobivaju na projektu
![Page 43: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/43.jpg)
Maslovljeva hijerarhija potreba
• Ljudi ne rade samo zbog novca ili sigurnosti.
• Motivacija proizlazi iz nezadovoljenih potreba.
• Kad zadovoljimo jednu, druga postaje izvor motivacije.
43
![Page 44: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/44.jpg)
Maslovljeva hijerarhija potreba
• Najniža razina potreba: fiziološke potrebe• Potreba za sigurnošću• Društvene potrebe – pripadanje• Potreba za priznanjem/potvrdom
vrijednosti• Najviša razina potreba: samoostvarenje
![Page 45: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/45.jpg)
Što je UPRAVLJANJE?
• Organizacija posla i resursa• Usmjerenost na zadatke• Balansiranje autoritetom i odgovornošću• Provedba nadzora nad radom tima• Davanje uputa o tome što raditi i kada
![Page 46: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/46.jpg)
Što je VOĐENJE
• Stvaranje i dijeljenje vizije• Nadahnjivanje i motiviranje• Olakšavanje rada
– osiguranjem resursa potrebnih za uspješan rad
– otklanjanjem prepreka
![Page 47: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/47.jpg)
ZAPAMTITE:
• Potrebno je – uložiti vrijeme u razvoj projektnog tima– osigurati članovima tima upoznavanje s
metodologijom rada na projektu• Kultura projektnog rada mora biti
prihvaćena u poslovnom/radnom okruženju
![Page 48: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/48.jpg)
3. Upravljanje vremenom
![Page 49: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/49.jpg)
Praktični savjeti, 1. dio
• Sastavite popis zadataka koje treba napraviti tijekom tjedna/radnog dana.
• Zapišite nove zadatke/obveze kako se pojavljuju tijekom dana.
• Na kraju dana pregledajte popis te neučinjeno prenesite u sljedeći dan ili dane koji slijede, ovisno o prioritetima/važnosti.
![Page 50: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/50.jpg)
Praktični savjeti, 2. dio
• Vodite računa o rokovima.• Prioritete utvrđujte na mjesečnoj i tjednoj
bazi.• Rješavajte se nepotrebnog (bacajte, brišite)
– Papiri– Datoteke (“spržiti” na CD/DVD mjesečno ili
kvartalno)
![Page 51: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/51.jpg)
Što je korisno pratiti na projektu
• Vodite vlastiti dnevnik aktivnosti.• Uspoređujte procijenjene sa stvarnim
trajanjem pojedinih zadataka/aktivnosti.• Uočite kašnjenja (u odnosu na plan) i
pokušajte otkriti / utvrditi razloge.
![Page 52: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/52.jpg)
4 grupe zadataka / poslova
HITNI I BITNINjih rješavate prveZa njih odvajate dulje vremenske cjeline u komadu
BITNI zadaci koji nisu hitni
Rješavaju se kroz dulje vremensko razdobljeVodeći računa o rokovima
HITNI, ali nebitniRješavate kao drugu grupu na ljestvici prioriteta poslova u danu ili tjednu“Razbijate” ih u manje vremenske cjeline
Zadaci koji nisu ni hitni ni bitni
Njima se bavite tek na kraju, kada vam to preostalo vrijeme dopusti.Većina njih će se riješiti i sama od sebe nakon nekog vremena. ;-)
![Page 53: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/53.jpg)
Sastanci, sastanci, sastanci ...
• Nemojte zaboraviti: sastanak od sat vremena traje u stvarnosti 3-4 sata!– Sat do sat i pol za pripremu i distribuciju dnevnog
reda– Sat vremena za sam sastanak
(ako se pridržavate satnice, naravno)– Oko sat vremena za pripremu i distribuciju
zapisnika sa sastanka sa dogovorima i zaduženjima
![Page 54: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/54.jpg)
Kako izbjeći produljenje sastanka?
• Agenda / dnevni red – potrebno poslati barem jedan dan unaprijed
• Utvrditi koliko, tko i o čemu može govoritiu predviđenom vremenu
• Utvrdite o čemu je potrebno postići dogovor tijekom sastanka
• Moderator treba prekidati “zastranjivanje”
![Page 55: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/55.jpg)
Kako izbjeći produljenje sastanka?
• Naglasite da se razgovara samo o temema iz dnevnog reda
• Kada predviđeno vrijeme sastanka istekne, upoznajte s time sudionike i provjerite:– Žele li nastaviti sa sastankom– Žele li prekid i nastavak u drugom terminu
![Page 56: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/56.jpg)
Što nakon sastanka?
• Obavezno poslati zapisnik:– O čemu se razgovaralo– Što se je dogovorilo– Tko je za što zadužen do sljedećeg sastanka– O čemu se nije stiglo razgovarati– Za kada je dogovoren sljedeći sastanak te– Nacrt sljedećeg dnevnog reda i rok prihvaćanja
![Page 57: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/57.jpg)
Tipovi sastanaka
• Redoviti i informativni – gdje smo u odnosu na plan projekta?
• “Brainstorming” odnosno namijenjeni rješavanju nekog otvorenog pitanja ili problema – – zašto kasnimo, – kako adresirati neki nepredviđeni rizik i sl.
![Page 58: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/58.jpg)
“Potrošači” vremena
• Slučajni prekidi kolega:– Pozivi na kavu– “Jesi li čula?”– “Čuj, treba mi ...”– “Imaš minuticu?”
• Pretpostavljeni i njihovi trenutni prioriteti i prohtjevi
![Page 59: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/59.jpg)
“Tihi sat” i “Otvorena vrata”
• “Tihi sat” – naglasite da je to vrijeme u kojem radite važne stvari i ne želite nikakva prekidanja i ometanja
• “Otvorena vrata” – vrijeme u kojem obavljate rutinske poslove i u kojem ste otvoreni za razgovor s kolegama i o projektu i o drugim temama i pitanjima od značaja za posao
![Page 60: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/60.jpg)
4. Upravljanje komunikacijom
![Page 61: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/61.jpg)
Osnovno o komunikaciji
• Određena PERCEPCIJOM (doživljajem)• 80% vremena kojeg voditelj projekta
provede radeći na projektu je komunikacija!
![Page 62: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/62.jpg)
Pitanja prije svake komunikacije
• Kome je ova informacija potrebna?• Kako će se sugovornik osjećati kada
dobije informaciju?• Kako bismo željeli da se sugovornik
osjeća nakon što dobije informaciju?• Na koji je način najbolje prenijeti
informaciju?
![Page 63: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/63.jpg)
Pitanja prije svake komunikacije
• Tko je najbolja osoba za prenošenje ove informacije?
• Koja je razina detalja potrebna?• Kada je potrebno prenijeti informaciju?• Kako ćemo dobiti povratnu informaciju?• Što je cilj ove komunikacije?
![Page 64: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/64.jpg)
Oblici komunikacije na projektu:
• Telefonski razgovori & govorne poruke• Elektronička pošta (e-pošta)• Neformalna komunikacija
– rukom pisane poruke, usputni razgovori• Formalna komunikacija:
– sastanci, izvješća, dopisi i prezentacije• Telekonferencije
![Page 65: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/65.jpg)
Telefonski razgovori
Prednosti Nedostaci1. Pogodno za kratku,
fokusiranu komunikaciju koja traži osobni kontakt i ne treba ostaviti “pisani” trag
2. Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz prihvatljive troškove
1. Ne jamči dostupnost druge osobe kada je potrebno hitno prenijeti poruku.
2. Šanse da telefonom od prve dobijete osobu koju tražite su samo 25%.
3. Neočekivani pozivi mogu izazvati negativne reakcije.
![Page 66: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/66.jpg)
Govorne poruke
Prednosti Nedostaci1. Pogodno za kratku,
fokusiranu komunikaciju koja NE traži osobni kontakt i ne treba ostaviti “pisani” trag
2. Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz prihvatljive troškove
1. Ne jamči primitak poruke
![Page 67: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/67.jpg)
Elektronička pošta
Prednosti Nedostaci1. Ostavlja pisani trag (u
elektroničkom, ne nužno pisanom obliku).
2. Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz vrlo niske troškove.
3. Moguće dobiti potvrdu primitka poruke.
4. Vjerodostojnost poruke.5. Informaciju je moguće
jednostavno i brzo proslijediti svima kojima je potrebna.
1. ASINKRONA komunikacija - poruka ne mora biti pročitana na vrijeme.
2. Poruka ne mora biti pročitana, shvaćena ili doživljena u cijelosti.
3. Poruku e-pošte je moguće izgubiti.4. Stil pisanja i upotrijebljene riječi
mogu dovesti do pogrešnog iščitavanja i shvaćanja poruke (nedostatak neverbalnih poruka može dovesti do nesporazuma).
5. Duge poruke odbijaju čitatelje.6. Rizik: mogućnost prosljeđivanja
drugima
![Page 68: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/68.jpg)
Pisane poruke
Prednosti Nedostaci1. Kratki izrazi pohvale ili
zahvalnosti.2. Osobnog su karaktera –
prihvaćaju se kao pozitivan prinos komunikaciji.
3. Brzina, jednostavnost, kratkoća, niski troškovi.
1. Može ih se previdjeti.2. Ograničene na zajednički
prostor boravka/rada/kretanja
![Page 69: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/69.jpg)
Usputni razgovori
Prednosti Nedostaci1. Izravan kontakt i angažman
na rješavanju dnevnih/tekućih pitanja
2. Neformalna, opuštena atmosfera razgovora
1. Velik broj ljudi smeta ako ih prekidate dok rade nešto drugo – nemojte ih prekidati prečesto niti zbog pitanja koja nisu istinski važna.
2. Mogućnost zaboravljanja ili različitog tumačenja dogovorenog.
3. Potreban napor za održavanje fokusa razgovora.
![Page 70: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/70.jpg)
Formalni sastanci
Prednosti Nedostaci1. Formalni sastanci
omogućavaju razmjenu mišljenja i ideja te dogovore o otvorenim pitanjima.
1. Potrebno ih je učinkovito pripremati i voditi.
2. Mogu postati prostor za konfrontaciju.
3. Mogu postati neproduktivni.4. Nisu svi sudionici sastanka
podjednako otvoreni i opušteni u javnom iznošenju vlastitih ideja i razmišljanja.
![Page 71: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/71.jpg)
Formalna izvješća i zapisnici
Prednosti Nedostaci1. Važan, pregledan i sažet
izvor informacija o statusu projekta.
2. Trajan i služben oblik bilježenja informacija.
1. Poruka mora biti na primjeren način izložena kako bi se izbjegli:1. Nesporazumi2. Sukobi
2. Mogu se zlorabiti u slučaju sukoba na projektu
![Page 72: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/72.jpg)
Prezentacije
Prednosti Nedostaci1. Za prijenos informacije
većem broju sudionika u istom vremenu.
2. Moguća uporaba grafičkih elemenata u prezentaciji.
3. Kvalitetno odrađene, pridonose percepciji tima i projekta kao uspješnih.
1. Potrebne dobre pripreme i prezentacijske vještine.
2. Pozornost sudionika se može lako izgubiti.
3. Loše pripremljene ili odrađene, mogu imati negativni učinak.
![Page 73: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/73.jpg)
Telefaks poruke
Prednosti Nedostaci1. Važan, pregledan i sažet
izvor informacija o statusu projekta može se prenijeti na veće udaljenosti i u kratkom vremenu.
1. Nisu primjereni za prijenos osjetljivih i povjerljivih informacija, jer nemate nadzor nad postupkom zaprimanja poruke na drugom kraju veze.
2. Ne jamče prijenos poruke do prave osobe i na vrijeme.
![Page 74: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/74.jpg)
Telekonferencije
Prednosti Nedostaci1. Ušteda na troškovima,
omogućavaju komunikaciju u realnom vremenu na velikim udaljenostima.
2. Omogućavaju uključivanje većeg broja sudionika.
3. Bolje od telefonske komunikacije (više oblika informacija se može prenositi istovremeno)
1. Potrebno je uložiti određeno vrijeme i trud u ovladavanje tehnologijom.
2. Veze preko Interneta podložne su smetnjama. Moguće su smetnje i izobličenja.
3. Potrebne su dobre organizacijske pripreme za učinkovitu provedbu jednog sastanka ili prezentacije na ovaj način.
![Page 75: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/75.jpg)
Što, kada i kako?
• Ozbiljna i teška pitanja raspravite u živo. Većina ljudi ne voli se izjašnjavati o takvim pitanjima u pisanom obliku!
• Razgovore o nezadovoljavajućim učincima članova projektnog tima ne raspravljajte plenarno, nego u užem krugu, bez iznošenja detalja u javnost.
![Page 76: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/76.jpg)
Što, kada i kako?
• Elektronička pošta je vrlo dobra za svakodnevnu operativu, ali ne šaljite preveliki broj poruka istim osobama u jedinici vremena (sat, dan) jer postoji vjerojatnost da neće sve čitati.
• Previše elektroničke pošte odvlači pozornost od stvarnog posla i važnijih zadataka.
![Page 77: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/77.jpg)
Savjeti za učinkovite poruke
• Najavite važne informacije unaprijed.• Budite sažeti.• U uvodu navedite bitno.• Na kraju navedite što je potrebno napraviti i
tko se za to smatra zaduženim.• Pročitajte poruku nekoliko puta prije nego
što kliknete na gumb “pošalji”!
![Page 78: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/78.jpg)
ZAPAMTITE:
• Pisana komunikacija potrebna je zbog praćenja aktivnosti na projektu, ali nosi određene rizike
• Većina ljudi više voli osobnu komunikaciju (“u živo”) u odnosu na pisanu
• “Riječi lete, napisano ostaje”
![Page 79: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/79.jpg)
ZAPAMTITE:
• FORMALNA komunikacija (sastanak, službeni dopis, izvještaj) mora biti unaprijed osmišljena i isplanirana!
• Slušanje nije manje važno od pričanja – valja naučiti SLUŠATI
• Poruke ne bi trebale sadržati samo negativne sastavnice
![Page 80: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/80.jpg)
5. Upravljanje sukobom
![Page 81: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/81.jpg)
Osnovno o sukobima
• Teško ih je izbjeći• Uzrok je uvijek u ljudima• Mogu biti i korisni• Postoje načini za njihovo razrješavanje
![Page 82: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/82.jpg)
Što je to “sukob unutar projekta”?
Zbivanje u kojem ljudi i njihovi prioriteti ili problemi
ugrožavaju uspješan završetak projekta
![Page 83: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/83.jpg)
Vrste sukoba
• Osobni (intrapersonalni) – nezadovoljni smo svojom ulogom ili angažmanom na projektu
• Između osoba – dvije ili više osoba se međusobno ne slažu
• Unutar grupe – sukobi interesa ili rivalstvo pojedinaca ili dijelova grupe
• Među grupama – sukobi među odjelima
![Page 84: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/84.jpg)
Izvori sukoba, 1. dio
• Nepodudarni interesi• Nedostatak fokusa• Administrativni problemi• Osjećaj nesigurnosti u dodijeljenoj ulozi• Nepoznavanje tehnologije• Raspodjela uloga
![Page 85: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/85.jpg)
Izvori sukoba, 2. dio
• Problemi s proračunom• Problemi s rokovima• Problemi s planovima• Različiti komunikacijski stilovi• Sukobi osobnosti
![Page 86: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/86.jpg)
5 načina razrješavanja sukoba
• Povlačenje• Izglađivanje• Kompromis• Nametanje rješenja• Sučeljavanje sukobljenih strana
![Page 87: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/87.jpg)
Pitanja i odgovori?
Q&A
![Page 88: MS PM V1 P5.ppt](https://reader031.fdocuments.in/reader031/viewer/2022021421/5890682a1a28abb42a8b9afc/html5/thumbnails/88.jpg)
HVALA NA HVALA NA POZORNOSTI!POZORNOSTI!
© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.
“Keep on dreaming, and forcing us to dream too.” – Bill Gates