Marketing Management Papers

pasos para diseñarun información de

costos

Por

(*) El autor es Contador Público y Licenciado en Administración de la Universidad de Buenos Aires (UBA)

Se desempeña como Jefe de Trabajos Prácticos

Universidad Argentina de la Empresa (UADE)

Comunicación con orientación en Branding de la Universidad de San Andrés (UdeSA)

Contacto: gabriellucchesi@yahoo.com.ar - LinkedIn:

arketing Management Papers (MMP) – Noviembre 2012

pasos para diseñarn sistema de

información de

costos eficiente

Por Gabriel Lucchesi (*)

(*) El autor es Contador Público y Licenciado en Administración de la Universidad de Buenos Aires (UBA)

Jefe de Trabajos Prácticos en materias de Marketing en la Universidad de Buenos Aires

), ambas en Argentina. Actualmente cursando la Maestría en Marketing y

de la Universidad de San Andrés (UdeSA)

LinkedIn: http://ar.linkedin.com/in/gabriellucchesi

Noviembre 2012

pasos para diseñar de

información de

eficiente

(*) El autor es Contador Público y Licenciado en Administración de la Universidad de Buenos Aires (UBA), Argentina.

Universidad de Buenos Aires (UBA) y la

. Actualmente cursando la Maestría en Marketing y

Marketing Management Papers (MMP) – Gabriel Lucchesi

8 pasos para diseñar un sistema de información de costos eficiente

2

rgentina no está exenta de las variaciones

coyunturales y de contexto que experimenta el

mundo de los negocios. Hay cambios cotidianos en

todos los ámbitos: políticos, económicos, ambientales,

sociales y culturales; que afectan a las organizaciones

globalizadas del Siglo XXI. Para enfrentar estos nuevos

desafíos, es necesario que las compañías y todo su

capital humano trabajen de forma conjunta y seria en la

generación de información confiable y oportuna, sobre

la cual se tomen decisiones bien sustentadas. Esto es

posible, sí y solo sí la organización cuenta con un sistema

de costos adecuado, el cual permita identificar los costos

directos e indirectos de la operatoria del negocio, y de

este modo, conocer el costo de sus productos o servicios

para tomar decisiones que afecten positivamente al

rendimiento de las inversiones y la rentabilidad sobre los

activos.

¿Las empresas conocen sus costos?

Gran parte de las empresas, desconocen el costo real

de sus productos o servicios conociendo sólo una

aproximación del mismo, porque poseen un sistema de

costos deficiente o incluso, inexistente. Es por eso, que a

continuación se plantearán y describirán ocho pasos para

diseñar e implementar un sistema de información de

costos adecuado con el fin último de mejorar la calidad

de la misma, y así ser más competitivo en los mercados

donde las organizaciones se desempeñan.

En organizaciones productivas (como por ejemplo

Molinos, Cadbury, Alpargatas) o de servicios (Movistar)

podemos observar

en los balances

públicos como el

concepto de mano

de obra y cargas

sociales es uno de

los que mayor

desembolso de

dinero recibe. Otros

ítems en el estado de

resultados como energía eléctrica, las materias primas

necesarias para elaborar el producto final, los gastos de

administración y comercialización complementan los

principales costos de las actividades de cualquier

empresa. La correcta distribución de los costos y poseer

un adecuado control para cada una de los operaciones y

actividades internas que intervienen en la elaboración de

productos o servicios que ofrecen, es clave para cualquier

gerente en aras de optimizar la gestión eficiente de

cualquier compañía que quiera ser competitiva en los

mercados globalizados.

Las ocho etapas del proceso

En primer lugar, debemos identificar cuáles son los

hechos económicos que generan riqueza para la

organización. Corresponde comenzar por saber cuáles

son aquellos fenómenos o datos que se vinculan

directamente con la generación de riqueza. Es sabido que

el sistema contable tiene por objetivo medir la riqueza en

unidades monetarias (incluso las empresas

multinacionales realizan una contabilidad bimonetaria)

en un momento determinado en el tiempo. Esta riqueza

se encontrará en el activo de la compañía, la cual se debe

identificar y stockear, dado que servirán para que la

empresa maximice utilidades tras obtener una

rentabilidad –por lo que es importante conocer sus

costos– por su explotación.

Como segundo paso, tenemos que realizar un proceso

de descarte de aquellos hechos económicos

identificados en el paso anterior, que no sean

susceptibles de medición. Es decir, si se procura diseñar

un proceso que permita mejorar la identificación de los

costos para saber a dónde asignarlos eficientemente,

debe ser susceptible de ser medido. Por ende, aquellos

fenómenos que no se puedan cuantificar y valuar, deben

descartarse. Entran dentro de este proceso, los activos

intangibles que hoy ponen en tela de juicio el

protagonismo de la contabilidad tradicional que sólo

opera por transacciones –lo que se compra y vende–

pero no puede medir el valor que hoy se crea en las

compañías a través de los activos del conocimiento

(innovaciones en productos, inversiones en I+D, marcas,

gestión de talento y capital humano, activos

estructurales, condiciones ventajosas de monopolio)

como afirma Baruch Lev1. Este autor sostiene que hay

grandes diferencias entre el valor contable o de libro de

los activos de una empresa y el valor de mercado de las

mismas, dado que la contabilidad actual no posee los

instrumentos adecuados para medir las inversiones en

activos de conocimiento ni el rendimiento de una

inversión de este tipo. Esta subvaluación sistémica de las

empresas, provoca desinformación para sus accionistas y

la economía en general, lo que genera serios costos

económicos y sociales.

Tercero, es necesario realizar una clasificación de los

hechos económicos similares en un plan de cuentas. Se

confecciona un listado que contenga todas las cuentas

necesarias para ordenar dichos hechos económicos de

manera sistemática y que alimente así, al sistema

contable de la compañía, y por ende también formar

1 Baruch Lev es profesor de Contabilidad en la New York University Leonard

Stern School of Business.

A

“Toda la compañía y su

capital humano deben

trabajar en conjunto y

generar información

confiable y oportuna, para

la toma de decisiones”

Marketing Management Papers (MMP) – Gabriel Lucchesi

8 pasos para diseñar un sistema de información de costos eficiente

3

parte del sistema de información de costos. La finalidad

es estratégica y contar con un plan de cuentas procura

facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad en

cuanto a mejorar el control de la situación patrimonial y

suministrar información útil para la toma de decisiones

económicas. Cabe resaltar que es conveniente utilizar

una terminología clara que sirva para identificar precisa y

rápidamente a qué refiere cada cuenta o grupo de

cuentas. Cuando se requiere una gran cantidad de

cuentas, se elabora además un manual de cuentas que

ayude a interpretarlo evitando confusiones innecesarias.

En cuarto lugar, debemos realizar la valuación de los

componentes que integran el plan de cuentas. Este

importante paso genera siempre una divergencia

respecto a qué moneda tomar para valuar los estados

contables (EECC) y representar razonablemente la

realidad económica de cada organización. Los Consejos

Profesionales suman opiniones, organizan debates, aún

más cuando operamos inmersos en contextos

inflacionarios como el argentino. Sin embargo, el

gobierno nacional es quien decide y desde Marzo de

20032, descontinuó la expresión de EECC en moneda

homogénea, prohibiéndose así la realización de ajustes

por inflación. Por lo antes expuesto, en Argentina la

valuación de activos se realiza a valores históricos

(aunque en otros países, la contabilidad también permite

la valuación a valores corrientes o recuperables) trayendo

a colación un problema de valuación de existencias a

costo histórico, pero con precio de venta corriente. Por lo

cual, si la rotación de inventarios no es alta, existe una

subvaluación permanente de los bienes de cambio.

El quinto paso consiste en monitorear el consumo de

la riqueza que mencionábamos en el primer paso.

Debemos analizar los costos en que incurre la compañía,

los cuales encontramos principalmente en el Estado de

Resultados –EERR– (estado financiero que muestra

ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo

el resultado del ejercicio durante un lapso de tiempo

determinado) que permite identificar perfectamente los

costos y gastos del período analizado. En caso de querer

realizar un análisis más financiero, debo considerar el

Estado de Flujo de Efectivo –EFE– (que informa sobre los

movimientos de efectivo y sus equivalentes, informado

en tres categorías: actividades operativas, de inversión y

de financiamiento).

En sexto lugar, debo analizar la variabilidad de los

costos. Es esencial examinar minuciosamente su

2 “De acuerdo con el decreto N° 664/03 de fecha 8 de abril de 2003 del

gobierno nacional, la reexpresión de los EECC ha sido suspendida a partir del 1°

de Marzo de 2003 (…)” Calvo, Adriana. “Ajuste por inflación”. Deloitte

Argentina 30/04/06

comportamiento y así detectar los riesgos que cada uno

conlleva. Para ello, utilizamos el EERR intentando

descubrir o entender variaciones de un período a otro:

generar relaciones entre mayor actividad comercial y por

ende, mayores gastos de comercialización y producción;

costos por mantenimiento de fábrica o cierre de puntos

de venta; analizar los costos de almacenamiento y su

relación con la rotación de bienes de cambio; identificar

si posee altos o bajos costos fijos o capital inmovilizado lo

que hace a la empresa menos flexible y buscar mayor

volumen de venta para lograr un margen interesante

sobre su punto de equilibrio.

El anteúltimo paso es opcional, y procura segmentar

los costos. Es decir, buscar la manera más eficiente de

distribuir los costos para optimizar el control y entender

qué productos de mi compañía son más rentables, cuáles

poseen la mayor contribución unitaria y cuál posee la

mayor utilidad neta3 (y qué productos no, por defecto).

En general esta distribución se realiza por unidades de

producto ó por centros de costos.

Y por último, efectuar un análisis holístico y final de

los resultados, debiéndose realizar las observaciones e

interpretaciones necesarias que mejoren y optimicen la

toma de decisiones a partir del análisis de los costos. Es

aquí donde se debe comparar y pensar los resultados en

perspectiva, de manera profunda y ver cómo afectan las

decisiones de negocio al patrimonio neto de la

organización en el contexto donde opera.

En conclusión, el desafío de crear un sistema de

información de costos eficiente acarrea una ardua y

delicada tarea que comienza desde conocer las

características y necesidades de información de una

organización, hasta conocer su forma de operar en el

mercado. La información comparativa, verificable y

oportuna de los costos de una compañía, deben resultar

apropiadas para asistir a los mandos medios y la alta

dirección, en el cumplimiento de los objetivos

estratégicos. Un buen sistema de costos permitirá

analizar desvíos, encontrar responsables para que

gestionen eficientemente y aplicar las medidas

correctivas necesarias, poniendo foco en aumentar los

márgenes de rentabilidad en un contexto cada vez más

dinámico, con ciclos de vida de productos y servicios

más cortos, y una fuerte competencia global.

3 José Safarano – Costos para la toma de decisiones – Cap. XI, pág. 557