Microsoft Project Clase 6

Profesor Taller: JosProfesor Taller: Jos Luis Aguilera Luis Aguilera [email protected]@unap.cl

GESTIGESTIN DE PROYECTOS CON MS PROJECTN DE PROYECTOS CON MS PROJECT

1

TALLER MS PROJECTTALLER MS PROJECTCLASE NCLASE N 66

05 de Julio de 2006.

Profesor:

JOSE LUIS AGUILERA [email protected]

2Profesor Taller: JosProfesor Taller: Jos Luis Aguilera PachecoLuis Aguilera Pacheco

ESTRUCTURA PRESUPUESTARIAESTRUCTURA PRESUPUESTARIA

COSTOS DIRECTOS ($)

COSTOS INDIRECTOS ($)

COSTOS FINANCIEROS ($)

TOTAL PRESUPUESTO OFICIALTOTAL PRESUPUESTO OFICIAL ($)

La estructura del presupuesto oficial del proyecto tiene que guaLa estructura del presupuesto oficial del proyecto tiene que guardar rdar relacirelacin con el quiebre jern con el quiebre jerrquico del proyecto, y ademrquico del proyecto, y adems con los s con los

conceptos, actividades y centros de responsabilidad que se requiconceptos, actividades y centros de responsabilidad que se requiera era controlar. controlar.

(presupuesto para control operacional de la obra, control contab(presupuesto para control operacional de la obra, control contable, le, control del flujo financiero efectivo, otros)control del flujo financiero efectivo, otros)




COSTOS DIRECTOSCOSTOS DIRECTOS

Mano de Obra

Maquinaria

Equipos

Instalaciones

Suministros de construccin

Contratos de obra

Reajustes y obras extraordinarias ejecutadas

Imprevistos

Otros costos directos


COSTOS INDIRECTOSCOSTOS INDIRECTOS

Fletes y seguros de transporte

Derechos de aduana

Seguros y garantas

Movilizacin de personal

Instalaciones temporales

Caminos y Servicios Generales

Mano de Obra

Supervisin

Ingeniera de consultor principal

Puesta en marcha

Impuestos

Organizacin del Cliente

Imprevistos

Otros costos indirectos




COSTOS FINANCIEROSCOSTOS FINANCIEROS

Asesora financiera

Asesora legal

Cartas de crdito

Seguros de cambio

Implementacin crditos de largo plazo

Intereses

Primas de riesgo

Comisiones

Impuestos

Imprevistos

Otros costos financieros


PRESUPUESTO EN MSPPRESUPUESTO EN MSPFLUJO DE CAJA DEL PROYECTO (EN BASE A DESEMBOLSOS)FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO (EN BASE A DESEMBOLSOS)

Inicio Fin

Los desembolsos dependen de:Los desembolsos dependen de:

AsignaciAsignacin de Recursos en las tareasn de Recursos en las tareas (tasa estndar, tasa hora extra, costo por uso, duracin de las actividades, unidades asignadas; trabajo)

Costos fijos declarados en las tareasCostos fijos declarados en las tareas

El presupuesto del proyecto se construye de abajo hacia arriba.El presupuesto del proyecto se construye de abajo hacia arriba.

(Declaracin de RR; Asignacin de RR; Asignacin Costo Fijo)

=

PRESUPUESTO DE MSP (calculado en forma automtica)




Componente Variable Componente Fija

COSTOS DE UNA TAREA

Depende de la asignacin de Recursos

(horas de trabajo, unidades asignadas; duracin de las actividades

y tasa de costos definidas)

No Depende de la asignacin de Recursos

PRESUPUESTO DE ABAJO HACIA ARRIBAPRESUPUESTO DE ABAJO HACIA ARRIBA

COSTO DEL PROYECTO ES LA SUMATORIA DE LOS COSTO DEL PROYECTO ES LA SUMATORIA DE LOS COSTOS DE TODAS LAS TAREAS DEL PROYECTO.COSTOS DE TODAS LAS TAREAS DEL PROYECTO.


TIPOS DE COSTOSTIPOS DE COSTOS

Basados en las tasas de los RR

Tasas estndar

Tasas de horas extras

Basados en el uso de los RR

Costo por uso

Costos Fijos

(No depende de los RR)

Componentes variables(depende de la asignacin de RR)

Componente Fija




COSTO FIJO Y ACUMULACICOSTO FIJO Y ACUMULACIN DE COSTO FIJON DE COSTO FIJO

1. Ir a Gantt de Seguimiento

2. En la tabla de costos digitar directamente el costo fijo de la tarea.

3. Luego en la columna Acumulacin costos fijos, especificar el tipo

de acumulacin (inicio, fin o prorrateo).

Id EDT Nombre de tarea Duraci Costo fijo Acumulacin de cfijos

0 XL MONTAJE Y PUESTA EN SERVICIO DEL SISTEMA XL 61.7 da $ 0.0 Prorrate1 XL- 1 FIN DESARROLLO DE INGENIERA 0 da $ 0.0 Prorrat23 XL-2 2 PROGRAMA DE ADQUISICIONES (O/C) 51 da $ 0.0 Prorrate4 XL-2. 2.1 Compra de Equipos 51 da $ 0.0 Prorrate5 XL-2.a 2.1.1 Generacin de especificaciones de com 1 m $ 50,000 Prorrat6 XL-2.a 2.1.2 Solicitud de Cotizacin de equipos 1 sem $ 50,000 Prorrat7 XL-2.a 2.1.3 Recepcin de cotizaciones 1 d $ 50,000 Prorrat8 XL-2.a 2.1.4 Evaluacin de Cotizaciones 1 d $ 50,000 Prorrat9 XL-2.a 2.1.5 Generacin de Orden de Compra 40 mi $ 50,000 Prorrat10 XL-2.a 2.1.6 Aprobacin O/C - proveedor 1 ho $ 0.0 Prorrat

0%01-01

0%0%

0%0%0%

0%0%11-02

L V M S X D J L V M S X D J L V M S X D J L V M S X Ddic '0701 ene '0 15 ene '0 29 ene '012 feb '0826 feb '0811 mar '025 mar '00


COSTOS BASADOS EN TASAS Y COMO SE CALCULANCOSTOS BASADOS EN TASAS Y COMO SE CALCULAN

Tipo trabajo

Tipo material

COMENTARIOS GENERALES DE COSTOS BASADOS EN TASAS

Crear recursos, y especificarles:

Capacidad mxima y periodos de disponibilidad (slo recursos de trabajo)

Jornadas de trabajo (slo recursos de trabajo)

Costos

Tasa estndar

Tasa de horas extras (slo recursos de trabajo)

Costo por Uso

5 Tasas de costos

Forma en que se acumulan los costos (inicio, fin, prorrateo)

Asignar Recursos a las tareas, e implcitamente se le asigna un costo a la tarea.

(Costo Tarea = Costo Fijo + Costo asociados a los RR)




Programa de Proyecto.Programa de Proyecto.

PRESUPUESTO EN MSPPRESUPUESTO EN MSP

TAREATAREA11

TAREATAREA22

TAREATAREA33

TAREATAREAnn

n

n

1n

n

1 Recursos de Costo Fijo CostoOPRESUPUEST +=

n: tareas declaradas en el proyecto


OTRAS IMPLICANCIAS DE LAS ASIGNACIONESOTRAS IMPLICANCIAS DE LAS ASIGNACIONES

Las asignaciones de recursos adems de tener implicancias en los

costos del proyecto, tiene consecuencias en:

El clculo del trabajo necesario en cada actividad.

La carga de trabajo de los recursos asignados.




TRABAJO; DURACITRABAJO; DURACIN; CAPACIDAD (UNIDADES) N; CAPACIDAD (UNIDADES)

PROYECTO

TIEMPO

CALIDADCOSTO

ASIGNACIN

DURACIN

UNIDADES O

CAPACIDAD

TRABAJO


Inicio

Tarea

Fin

Tarea

Duracin: 8 horas

Trabajo= 8h x 100% de RR1 + 8h x 100% de RR2

Trabajo= 16 horas de trabajo

RR1

100% de Capacidad

RR2

100% de Capacidad

CALCULO DEL TRABAJOCALCULO DEL TRABAJO

TRABAJO = DURACIN * CAPACIDAD

El costo de la tarea est en funcin del Trabajo




AJUSTES EN PARAMETROSAJUSTES EN PARAMETROSDURACIDURACIN; TRABAJO; UNIDADES ASIGNADASN; TRABAJO; UNIDADES ASIGNADAS

TAREA

DuracinPrimera

Asignacin de recursos

Con la primera asignacin se calcula

el TRABAJO.

DURACIN

UNIDADES O

CAPACIDADTRABAJO

Desp

us d

e cu

alqu

ier

mod

ifica

cin

de estas

varia

bles

, otra

ser

auto

ajus

tada

.

1. Unidad Fija

2. Trabajo Fijo

3. Duracin Fija

Condicionamiento por el Esfuerzo.


LOS AUTOAJUSTES PUEDEN REALIZARSE DE ACUERDO LOS AUTOAJUSTES PUEDEN REALIZARSE DE ACUERDO A LAS SIGUIENTES COMBINACIONESA LAS SIGUIENTES COMBINACIONES

Unidad Constante condicionada por el Esfuerzo (Predeterminada)

Unidad Constante

Duracin Constante

Duracin Constante condicionada por el esfuerzo

Trabajo Constante (no depende del condicionamiento)




UNIDAD CONSTANTEUNIDAD CONSTANTE

Al aadir o quitar RR, Project calcula el trabajo.

Al modificar las unidades asignadas, Project ajusta la duracin.

Al modificar la duracin, Project ajusta el Trabajo.

Al modificar el Trabajo, Project ajusta la duracin.

Las unidades asignadas permanecen constantes, a no ser

que el usuario las modifique directamente.

ASIGNACIN

DURACIN

UNIDADES O CAPACIDAD

TRABAJO


UNIDAD CONSTANTE CONDICIONADA POR ESFUERZOUNIDAD CONSTANTE CONDICIONADA POR ESFUERZO

Al aadir o quitar RR Project modifica la Duracin.

A modificar las unidades asignadas, Project ajusta la duracin.


Al modificar la duracin, Project ajusta el Trabajo.

Las unidades asignadas permanecen constantes, a no ser

que el usuario las modifique directamente.

(Opcin predeterminada)

ASIGNACIN

DURACIN


TRABAJO




TRABAJO CONSTANTETRABAJO CONSTANTE

Al aadir o quitar RR Project modifica la Duracin.

Al modificar las unidades asignadas, Project ajusta la duracin.


Al modificar la duracin, Project ajusta las Unidades.

El volumen de trabajo permanece constante, a no ser que el

usuario lo modifique directamente. Project nunca quita

un recurso.

ASIGNACIN

DURACIN


TRABAJO


DURACIDURACIN CONSTANTEN CONSTANTE

Al aadir o quitar las unidades asignadas, Project ajusta el Trabajo.

Al modificar las unidades asignadas, Project ajusta el Trabajo.

Al modificar el Trabajo, Project ajusta las unidades.

Al modificar la duracin, Project ajusta el trabajo.

La duracin permanece constante, a no ser que el usuario la modifique

directamente.

Tipo de tarea para los RESUMENES.

ASIGNACIN

DURACIN


TRABAJO




DURACIDURACIN CONSTANTE CONDICIONADA POR ESFUERZON CONSTANTE CONDICIONADA POR ESFUERZO

Al aadir o quitar RR Project modifica las unidades.

Al modificar las unidades asignadas, Project ajusta el Trabajo.

Al modificar el Trabajo, Project ajusta las unidades.

Al modificar la duracin, Project ajusta las unidades.

La duracin permanece constante, a no ser que el usuario la modifique directamente.

ASIGNACIN

DURACIN


TRABAJO


La mejor forma de comprender cLa mejor forma de comprender cmo mo

los cambios en elementos individuales los cambios en elementos individuales

de la fde la frmula de programacirmula de programacin pueden n pueden

influir en las tareas y en la influir en las tareas y en la

programaciprogramacin global del proyecto es n global del proyecto es

trabajar con los diferentes resultados trabajar con los diferentes resultados

codo con codo.codo con codo.




OTRAS IMPLICANCIAS DE LAS ASIGNACIONESOTRAS IMPLICANCIAS DE LAS ASIGNACIONES

Las asignaciones de recursos adems de tener implicancias en los

costos del proyecto, tiene consecuencias en:

El clculo del trabajo necesario en cada actividad.

La carga de trabajo de los recursos asignados.


REVISIREVISIN DE ASIGNACIONESN DE ASIGNACIONES

VISTA USO DE TAREAS

VISTA USO DE RECURSOS

VISTA GRFICO DE RECURSOS

En la Vista uso de Recursos es posible:

Especificar la tabla de costos que rige el calculo del costos

Revisar en que tareas estn siendo utilizado los recursos

Revisar asignaciones, entre otros:

Trabajo y Trabajo Acumulado

Costo y Costo Acumulado

Recursos sobreasignados

Documento de Microsoft Project




DISEO DEL PROYECTO

EJECUCIN DEL PROYECTO

1.1. SOBREUTILIZACIONESSOBREUTILIZACIONES

Uso de los Recursos

2.2. REDISTRIBUCIONESREDISTRIBUCIONES

Solucin problemas de uso

3.3. PROYECTO OFICIAL PARA FIRMAPROYECTO OFICIAL PARA FIRMA

Confeccin e Impresin de Informes y otros materiales

SOBREASIGNACIONESSOBREASIGNACIONES

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

180%

200%

Recursos asignados:

Ingeniero Ve

J

200%


TAREA 1TAREA 1 TAREA 2TAREA 2

Ingeniero Ingeniero

Asignado 8 hrs.

(corresponde al 100%)Asignado 8 hrs.

(corresponde al 100%)

Director de Proyecto debe resolver estos problemas.

SOBREASIGNACIONESSOBREASIGNACIONES




Retrasar una tarea hasta que el recurso este disponible

Dividir la tarea para retrasar solo una parte y no la tarea

completa.

Reasignar los recursos, variar las unidades asignadas, Reasignar los recursos, variar las unidades asignadas,

modificar la duracimodificar la duracin de la tarea, modificar el trabajo.n de la tarea, modificar el trabajo.

REDISTRIBUCIREDISTRIBUCINN(ELIMINAR SOBRE ASIGNACIONES)(ELIMINAR SOBRE ASIGNACIONES)

ASIGNACIN

DURACIN


TRABAJO


Trabaje en la vista Gantt de Redistribucin; inserte campo redistribuir asignaciones.

Para redistribuir MSP retrasa o divide las tareas, no asigna recursos.

Por seguridad, antes de redistribuir, realice una copia de seguridad.

HERRAMIENTA DE REDISTRIBUCIHERRAMIENTA DE REDISTRIBUCIN DE MSPN DE MSP




TAREAS INTOCABLESTAREAS INTOCABLES

Las Tareas con delimitaciones del tipo:

Debe Terminar l

Debe Comenzar l

Programacin desde el Inicio a Fin Lo ms tarde posible

Programacin desde el Fin a Inicio Lo antes posible

Prioridad 1000

Actividades ya iniciadas (pero puede dividirse)

Identifica Sobreutilizacin

Ajustes



ORDEN DE REDISTRIBUCIORDEN DE REDISTRIBUCINN

Identificador Entre las tareas de identificador 9 y 15, Project retrasa el 15.

Estndar Actividades con vnculos, primero se retrasan las sin sucesoras. El margen de demora (primero las tareas con ms margen de

demora total ms holgura) Primero las que no pertenecen al camino crtico y luego las

crticas Las fechas de inicio (primero las tareas con fecha de comienzo

posterior) Las prioridades de la tarea y del proyecto, primero las de menor

prioridad Las delimitaciones para determinar si deben redistribuirse las

tareas y cmo debe hacerse. Primero las sin delimitaciones.

Prioridad, Estndar Primero evala las Prioridades entre tareas, luego de acuerdo al

criterio Estndar.





CONFLICTOS DE REDISTRIBUCICONFLICTOS DE REDISTRIBUCINN

ACTIVIDAD COMN

RESUMEN


REVISIREVISIN GENERAL DEL PROGRAMA ANTES DE INICIAR LA N GENERAL DEL PROGRAMA ANTES DE INICIAR LA EJECUCIEJECUCIN.N.

Tipo Programacin Calendarios Alcance del Proyecto segn listado de actividades Conjunto de Relaciones de dependencias Duracin de actividades Codificaciones Inicio-Fin tareas segn MSP versus Inicio-Fin segn Programador Restricciones y Delimitaciones Recursos y asignaciones Asignaciones y costo Sobreasignaciones y ajustes en la carga de trabajo. Duracin del Proyecto Rutas Crticas, Holguras y otros relevantes Guardar Lnea de Base




PLAN OFICIAL DEL PROYECTOPLAN OFICIAL DEL PROYECTO

Trabajar en la vista Gantt de Seguimiento

Barras de color Gris Se establece una vez terminada la planificacin de la obra. Fotografa a la programacin actual, programacin que debe ser

considerada como PLAN OFICIAL (patrn de referencia para realizar las actividades de control y seguimiento del proyecto).

Tiene carcter esttico y es parte del mismo archivo del proyecto.


PLAN OFICIAL LNEA BASE

Guardar la Lnea de Base

Men herramientas, Seguimiento, Guardar Lnea de Base.

Datos contenidos en la Lnea de Base

Tareas (fechas de comienzo y de fin, duracin, trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal)

Recursos (trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal)

Asignaciones (fechas de comienzo y fin, trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal)

11 Lneas Base

Comienzos y Fines Previstos (0 a 10)

Vista Gantt de Seguimiento, tabla Lnea de Base y Tabla Variacin.




SEGUIMIENTO DEL PROYECTO CON LSEGUIMIENTO DEL PROYECTO CON LNEAS DE PROGRESONEAS DE PROGRESO

En relacin al plan previsto o en relacin al Plan Real. Definir Fecha de Estado el Viernes 27 de Abril.


COMENTARIOS AL METODO REVISADO EN CLASE ANTERIOR.COMENTARIOS AL METODO REVISADO EN CLASE ANTERIOR.

Constituye un mtodo grfico de fcil manejo para realizar el seguimiento

del proyecto respecto de los tiempos.

Presenta con claridad el estado de las actividades en la fecha de inspeccin

(actividades no iniciadas, actividades en curso, actividades finalizadas, nivel

de avance de las actividades y del proyecto).

Limitaciones:

No representa el avance real del Proyecto (avance respecto los tiempos).

Omite el avance en trminos de costos.

No constituye un mtodo de control combinado de tiempo costo y

avance.




PERT/COST: CONTROL TIEMPOPERT/COST: CONTROL TIEMPO--COSTOCOSTO--AVANCEAVANCE(Requiere de Asignacin de Recursos y Costos)

Se requiere de una anlisis de costos en fase temporal, por lo tanto deben estar haber costos fijos y/o recursos con tasas asignados al

proyecto.


FECHA REAL DE COMIENZO Y FIN (inicialmente NA) Se especifican manualmente, o se calculan a partir de los

datos especificados en los campos % Completado, % de Trabajo completado, Trabajo Real y Duracin real.

% COMPLETADO (Duracin Real / Duracin)* 100 Al asignar %, se calcula automticamente Duracin Real y

Restante

DURACIN REAL Es el tiempo empleado para realizar una cantidad de

trabajo.

DURACIN RESTANTE (Duracin Duracin Real)

ACTUALIZAR INFORMACIACTUALIZAR INFORMACIN DE AVANCEN DE AVANCE




TRABAJO REAL Al especificar el % completado o el % de trabajo completado,

se actualiza el Trabajo real.

% TRABAJO COMPLETADO (Trabajo Real / Trabajo)* 100

TRABAJO RESTANTE (Trabajo Trabajo Real)

COSTO REAL Calc. Automtico:

(Trabajo Real*Costo Hora Normal) +(Costo real de hora Extra*Trabajo de Horas Extras) + (Costo por Uso) +(Costo Fijo).

Manual:Desactivar calculo automtico (Herramientas; Opciones; calculo)

COSTO RESTANTE (Costo Costo real)

ACTUALIZAR INFORMACIACTUALIZAR INFORMACIN DE AVANCEN DE AVANCE

Para revisar estos parPara revisar estos parmetros en fase temporal, ir a vista metros en fase temporal, ir a vista Uso de TareasUso de Tareas


PERT/COST: CONTROL TIEMPOPERT/COST: CONTROL TIEMPO--COSTOCOSTO--AVANCEAVANCE(Requiere de Asignacin de Recursos y Costos)

Se requiere de una anlisis de costos en fase temporal, por lo tanto deben estar haber costos fijos y/o recursos con tasas asignados al

proyecto.




METODOLOGMETODOLOGA DE CONTROL BASA EN PERT/COSTA DE CONTROL BASA EN PERT/COSTVALOR ACUMULADOVALOR ACUMULADO

Gantt de seguimiento, tabla valor acumulado. CPTP: Costo planeado del trabajo planeado. CPTR: Costo planeado del trabajo realizado. CRTR: Costo real del trabajo realizado.

VP: Variacin en la programacin (VP = CPTR - CPTP ) Una variacin negativa indica que el proyecto va retrasado con respecto

a la programacin o por encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto. Si una tarea o un proyecto tiene una variacin de costo negativa, quizs tenga que aumentar el presupuesto o aceptar mrgenes de beneficio reducidos.

VC: Variacin en los costos (VC = CPTR - CRTR) Una variacin positiva indica que el proyecto va adelantado con respecto

a la programacin, o bien por debajo del presupuesto. Las variaciones positivas pueden permitirle reasignar dinero y recursos de tareas o proyectos con variaciones positivas a otros con variaciones negativas.

Para efectuar el anPara efectuar el anlisis es necesario especificar una fecha de estado, lisis es necesario especificar una fecha de estado, todas los partodas los parmetros e indicadores corresponde a la fecha de estado.metros e indicadores corresponde a la fecha de estado.


CONSTRUIR GRCONSTRUIR GRFICASFICAS

Especificar fecha de estado.

Exportar datos en escala temporal.

Para construir las grficas es necesario revisar la inclusin de los

costos fijos de las tareas resmenes, ya que no se exportan.




FILTROS E INFORMESFILTROS E INFORMES


CONSULTAS TRABAJOCONSULTAS TRABAJO



Estudio de viabilidad

Estudio de factibilidad

Puesta en marcha

Adquisiciones

Construcciny

montaje

Ingeniera

Pre-Ingeniera Ing. Producto

Aprobar

ReestudiarRechazar

Aprobar

Reestudiar Postergar Rechazar

Especific.Tcnicas

Ing. DiseoIng. Proceso

Materiales Equipos

Equipos Construccin Personal

Pruebas Mercado

Pruebas Tcnicas

FINImpl

emen

taci

n

FASES DE DESARROLLO DE UN PROYECTO INDUSTRIALFASES DE DESARROLLO DE UN PROYECTO INDUSTRIAL

Con

cepc

in

/ColorImageDict > /JPEG2000ColorACSImageDict > /JPEG2000ColorImageDict > /AntiAliasGrayImages false /DownsampleGrayImages true /GrayImageDownsampleType /Bicubic /GrayImageResolution 300 /GrayImageDepth -1 /GrayImageDownsampleThreshold 1.50000 /EncodeGrayImages true /GrayImageFilter /DCTEncode /AutoFilterGrayImages true /GrayImageAutoFilterStrategy /JPEG /GrayACSImageDict > /GrayImageDict > /JPEG2000GrayACSImageDict > /JPEG2000GrayImageDict > /AntiAliasMonoImages false /DownsampleMonoImages true /MonoImageDownsampleType /Bicubic /MonoImageResolution 1200 /MonoImageDepth -1 /MonoImageDownsampleThreshold 1.50000 /EncodeMonoImages true /MonoImageFilter /CCITTFaxEncode /MonoImageDict > /AllowPSXObjects false /PDFX1aCheck false /PDFX3Check false /PDFXCompliantPDFOnly false /PDFXNoTrimBoxError true /PDFXTrimBoxToMediaBoxOffset [ 0.00000 0.00000 0.00000 0.00000 ] /PDFXSetBleedBoxToMediaBox true /PDFXBleedBoxToTrimBoxOffset [ 0.00000 0.00000 0.00000 0.00000 ] /PDFXOutputIntentProfile () /PDFXOutputCondition () /PDFXRegistryName (http://www.color.org) /PDFXTrapped /Unknown

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