MICOSOFT ACCESSMACROSCHRISTIAN GABRIEL MOREIRA CORAIZACA

(chrgamor@espol.edu.ec)

¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?

Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows , para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personales o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

¿QUÉ ES UNA MACRO?

Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia el evento al hacer clic del botón a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botón.En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones a realizar.

CARACTERÍSTICAS NUEVAS DE LAS MACROS EN OFFICE ACCESS

2007 En Office Access 2007, se han integrado nuevas características y

acciones de macro para ayudar a eliminar la necesidad de códigos. De esta forma, resulta más sencillo mejorar la funcionalidad de la base de datos y ésta gana en seguridad, las nuevas macros que presenta ACCESS 2007 son: Macros incrustadas    Ahora tiene la posibilidad

de incrustar macros en cualquiera de los eventos proporcionados por un formulario, un informe o un control. Una macro incrustada no está visible en el panel de exploración; pasa a formar parte del formulario, el informe o el control en el que se creó. Si crea una copia de un formulario, un informe o un control que contenga macros incrustadas, las macros también estarán presentes en la copia.

CARACTERÍSTICAS NUEVAS DE LAS MACROS EN OFFICE ACCESS

2007 Mayor seguridad    Cuando el botón Mostrar todas las acciones no

está resaltado en el Generador de macros, las únicas acciones de macro y argumentos de Ejecutar Comando que están disponibles para el uso son las que no requieren estado de confianza para ejecutarse. Una macro generada con estas acciones se ejecutará aunque la base de datos esté en modo deshabilitado (cuando no se permite la ejecución de VBA). Las bases de datos que contienen acciones de macro no incluidas en la lista de confianza (o las bases de datos que tienen código de VBA) requieren que se les conceda explícitamente el estado de confianza.

Tratamiento de errores y depuración    Office Access 2007 proporciona nuevas acciones de macro, como Al Ocurrir Error (similar a la instrucción "On Error" en VBA) y Borrar Error De Macro, que permiten realizar acciones específicas cuando se producen errores durante la ejecución de la macro. Además, la nueva acción de macro Paso A Paso permite habilitar el modo paso a paso en cualquier punto de la macro, para que se pueda observar cómo ejecuta la macro las acciones de una en una.

CARACTERÍSTICAS NUEVAS DE LAS MACROS EN OFFICE ACCESS

2007

Variables temporales    Tres nuevas acciones de macro (Definir variable temporal, quitar variable temporal y quitar todas las variables temporales) permiten crear y usar variables temporales en las macros. Pueden utilizarse en expresiones condicionales para controlar la ejecución de macros, o para pasar datos a informes o formularios, o desde ellos, o para cualquier otro propósito que requiera un almacenamiento temporal para un valor. También se puede tener acceso a estas variables temporales en VBA, por lo que sirven además para comunicar datos a módulos de VBA y desde ellos.

En Office Access 2007, una macro o un grupo de macros puede estar contenida en un objeto macro (a veces denominado "macro independiente"), o una macro puede estar incrustada en cualquier propiedad de evento de un formulario, un informe o un control. Las macros incrustadas pasan a formar parte del objeto o el control en el que están incrustadas. Las macros independientes están visibles en el panel de exploración, en Macros; las macros incrustadas no.

CREAR UNA MACRO

CREAR UNA MACRO INDEPENDIENTE

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro. Se muestra el Generador de macros.Agregue una acción a la macro:

En el Generador de macros, haga clic en la primera celda en blanco de la columna Acción.

Escriba la acción que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de acciones (lista de acciones: lista que aparece cuando se hace clic en la flecha de la columna Acción de la ficha de objeto Macro.) donde, a continuación, podrá seleccionar la acción que desea usar.

En Argumentos de acción, especifique argumentos para la acción, si son necesarios. Para ver una descripción breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripción que aparece a la derecha del argumento.

CREAR UNA MACRO INDEPENDIENTE

Para agregar más acciones a la macro, muévase a otra fila de acción (fila de acción: fila de la parte superior de la ficha de objeto Macro donde se escriben los nombres de macro, acciones, condiciones y comentarios asociados con una macro concreta o un grupo de macros.) y repita el paso 2. Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se enumeren.

CREAR UN GRUPO DE MACROS

Si desea agrupar varias macros relacionadas en un objeto macro, puede crear un grupo de macros.En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro. Se muestra el Generador de macros.En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de macro si no se ha seleccionado todavía. Aparece la columna Nombre de macro en el Generador de macros.

CREAR UN GRUPO DE MACROS

En la columna Nombre de macro, especifique un nombre para la primera macro del grupo de macros.Agregue las acciones que desea que realice la primera macro:

En la columna Acción, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones.Haga clic en la acción que desea agregar.En Argumentos de acción, especifique argumentos para la acción, si son necesarios. Para ver una descripción breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripción que aparece a la derecha del argumento.

Desplácese a la columna Nombre de macro de la siguiente fila vacía y, a continuación, escriba un nombre para la siguiente macro del grupo de macros.Agregue las acciones que desea que realice la macro.Repita los pasos 5 y 6 para cada macro del grupo.

EDITAR UNA MACRO

Para insertar una fila de acción     Haga clic en la fila de la macro delante de la cual desea insertar la nueva acción y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Filas, haga clic en Insertar filas ..Para eliminar una fila de acción     Haga clic en la fila de la acción que desea eliminar y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Filas, haga clic en Eliminar filas .Para mover una fila de acción    Seleccione la acción haciendo clic en el selector de filas a la izquierda del nombre de la acción. Arrastre el selector de filas para mover la acción a una nueva posición.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

[1] Microsoft.(2007) “Conceptos básicos de las macros” ,[en línea], obtenido el: 7 de febrero de 2011, desde http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/conceptos-basicos-de-las-macros-en-access-2007-HA001214202.aspx#BMwhatisamacro

[2]Wikipedia.(2007) “Microsoft Access” , [en línea], obtenido el: 7 de febrero de 2011, desde http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access