Metodologia PMO PMI Peru Congreso 2007
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PMI Capítulo Perú CONGRESO NACIONAL DE GERENCIA DE PROYECTOS PMI 2007 Jesús Dominguez Project Management & Business Consulting Group Session 2 – Track B Metodología para la implementación efectiva de una PMO (Project Management Office)
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PMI Capítulo Perú
CONGRESO NACIONAL DE GERENCIA DE
PROYECTOS PMI 2007
Jesús Dominguez
Project Management & Business Consulting Group
Session 2 – Track B
Metodología para la implementación
efectiva de una PMO
(Project Management Office)
Agenda
PMI Capítulo Perú
1. Entorno actual de las empresas
2. Importancia de las PMOs
3. Niveles de Madurez de una PMO
4. Aspectos claves en la implementación de una PMO
5. Metodología para la implementación de una PMO
Entorno actual de las empresas
PMI Capítulo Perú
Conflictos entre
proyectos
No hay mejora continua Proyectos no alineados a
las estrategias de la
compañía
Conflictos internos
entre recursos del
proyecto
Resistencia
al cambio
No hay línea de
carrera en proyectos
Falta apoyo ejecutivo
Bajo compromiso del
personal en proyectos
Proyectos fuera de
fecha y costo
Insatisfacción
de usuarios
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
proyecto 5
Proyecto 1
Proyecto 6
proyecto 7
proyecto 8
Portafolio de proyectos
Abr Ago Dic tiempoOct
Programa 1
Programa 2
Programa 3
Riesgos
Problemas
Cambios
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
proyecto 5
Proyecto 1
Proyecto 6
proyecto 7
proyecto 8
Portafolio de proyectos
Abr Ago tiempoOct
Programa 1
Programa 2
Programa 3
Riesgos
Problemas
PMI Capítulo Perú
¿Qué es una PMO?Una oficina de gestión de proyectos (Project Management Office) es una unidad de la organización encargada de centralizar y coordinar la gestión de proyectos a su cargo. A través del soporte en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de los proyectos
Proy1
Proy2
Proy3
Proy4
Proy5
Proy6
Proy7
Proy8
Cultura de Gerencia de Proyectos
Importancia de las PMO
PMI Capítulo Perú
• Mejora la alineación de los proyectos con los objetivos estratégicos
• Mejora los ciclos de duración de los proyectos
• Reduce los costos de entrega de los proyectos.
• Gestiona pro activamente los riesgos y problemas.
Proy. 1
Proy. 2
Proy. 3
Fin Real Fin Planificado
Importancia de las PMO
PMI Capítulo Perú
• Mejora la definición y gestión del alcance del proyecto.
• Provee más oportunidades para re usar conocimiento.
• Mejora la precisión de los tiempos y costos estimados.
• Mejora la comunicación con los clientes e involucrados.
• Mejora la gestión de los recursos y las personas.
Niveles de madurez de la PMO
PMI Capítulo Perú
Sostenido
Ad-hoc
Planeado
Gestionado
Integrado
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
Mad
ure
z
Conceptos Diseño y
Desarrollo PilotoImplementación
Global
Funcionamiento
Total
Cambio cultural
organizacional
PMI Capítulo Perú
A considerar…
Aspectos Claves en la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
• La implementación de una PMO es un proyecto de cambio
organizacional por lo que antes de empezar el proyecto se debe
realizar una fase de toma de conciencia de parte del personal de
proyectos.
• La metodología se trabajará con los jefes de proyectos más experimentados de la
organización para facilitar el despliegue general a través de la creación de un comité de
Gerentes de Proyectos.
• La metodología debe estar compuesta por un número limitado de entregables por
cada etapa, fácil de usar y donde el valor de cada uno de ellos pueda ser percibido por
sus usuarios. PlanificaciónInicio
Ejecución y Control Cierre
Aspectos Claves en la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
• La comunicación es el mejor aliado de una implementación de
PMO. Durante el proyecto defina presentaciones masivas y
reuniones de consultas periódicas para aclarar cualquier duda de
parte del personal.
• El éxito de la gestión de los proyectos no depende solo de los
jefes de proyectos, involucre a todo el personal que participa en los
proyectos de tal manera que sientan que su contribución es parte de
la solución.
• Asegure el apoyo ejecutivo de alto nivel, de lo contrario no realice el proyecto
Aspectos Claves en la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
• La implementación de su PMO debe ser considerada como un proyecto y gestionado
formalmente (inicio, planificación, ejecución y control, cierre).
• Planifique la metodología de
implementación de la PMO y su
proceso de maduración.
• Al poner en práctica la metodología desarrollada para la organización, seleccione
un grupo de proyectos donde los involucrados puedan percibir el valor que está
generando a la organización.
Sostenido
Ad-hoc
Planeado
Gestionado
Integrado
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
Mad
ure
z
Conceptos
Diseño y
Desarrollo Piloto
Implementación
Global
Funcionamiento
Total
Cambio cultural
organizacional
2007 2008 2009 2010
PMI Capítulo Perú
¿ Qué pasos
debo seguir ?
OM
P
Metodología para la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
Modelo OPM3 Preparación del
Plan del Proyecto
(Alcance, Comunicación,
Riesgos, Costos, otros)
y variables de valor¿Qué se quiere
lograr?
Proyecto
Piloto
Mida las
variables de
valorConcientice a la
gerencia y al
personal de la
necesidad del
cambio
8. Despliegue
general7. Proyecto
Piloto
y QA
6.Implementación
de Metodología de
Gestión de Proy.,
Infraestructura,
Métricas
5. Implementación
PMO –
Obtener aprobación4. Evaluación
de prácticas
actuales3. Obtener
compromiso
del sponsor2.
Gestionar
el cambio1.Definir
Objetivos
Metodología para la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
3. Obtener
compromiso
del sponsor2.
Gestionar
el cambio1.Definir
Objetivos
1. Definir Objetivos: Se declaran los objetivos que se
quiere lograr con la implementación de la PMO. Estos
objetivos deben estar alineados a los objetivos
estratégicos de la organización.
2. Gestionar el cambio: Crear cultura de proyectos en una
organización a través de una PMO, requiere ser trabajado como
un proyecto de cambio organizacional.
3. Obtener compromiso del sponsor: Esto será clave para el sostenimiento del
proyecto a lo largo de su gestión, recuerde que en las primeras etapas el valor de
una PMO aún no se percibe en forma tangible.
Metodología para la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
4. Evaluación
de prácticas
actuales
20,00%
16,00%14,00%
10,00%
Estandarizado
Medido
Controlado
En mejora
4. Evaluación de prácticas actuales: A través de una evaluación de la
madurez de gerencia de proyectos, se conocerá el estado actual de
mejores prácticas usadas por la organización y esto permitirá planificar
detalladamente las mejores prácticas necesarias para desarrollar
posteriormente la metodología de gestión de proyectos para la empresa.
45,00%
35,00%20,00%
Proyecto
ProgramaPortafolio
OPM3: Organizacional Project
Management Maturity Model
Estado de mejora de
los procesos
Mejores Prácticas
Metodología para la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
5. Implementación
PMO –
Obtener aprobación
5. Implementación PMO: Se capturan las necesidades y
expectativas de los involucrados para definir el tipo de PMO ideal para
la organización. Luego de esto definiremos los roles y funciones de la
PMO, así como los tipos y tamaños de proyectos a administrar con la
metodología
Tipos de PMO
Estación metereológica
Weather Station
Torre de control
Control Tower
Bolsa de recursos
Resource Pool
• Monitoreo• Mejorar calidad de procesos
de gestión
• Contratar Project
Managers
• Informar situación• Definir y Mejorar estándares a
utilizar
• Gestionar Project
Managers
• No influye en los proyectos• Proporcionar soporte y guías
para el uso de estándares
• Formar Project
Managers de la empresa
• Vigilar el seguimiento
Willian Casey y Wendi Peck:
“Choosing the Right PMO Setup"
Actividades
Metodología para la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
5. Implementación
PMO –
Obtener aprobación
5. Implementación PMO - Funciones
PMO
Metodología y
Soporte
Entrenamiento y
MentoríaPortafolioRevisión (QA)
Auditoría y
Consultoría
• Competencias• Currícula de Entrenamiento• Entrenamiento / Mentoría.• Certificación Interna• Certificación PMP
• Plan Estratégico y presupuesto• Selección y Priorización• Seguimiento del Portafolio.• Benchmarking• Seguimiento post-producción de beneficios propuestos• Cultura de Gerencia de proyectos• Recuperación de proyectos
• Procesos• Herramientas• Plantillas• Estándares• Lecciones aprendidas
• Revisión del
cumplimiento de
la Metodología
(Quality
Assurance)
• Auditoría en gestión de proyectos • Asesoría y Consultoría
Metodología para la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
5. Implementación
PMO –
Obtener aprobación
5. Implementación PMO - Roles
Gestor de ProyectosAdministrador del Portafolio
de ProyectosJefes de Proyectos
• Roles y responsabilidades
• Reuniones de seguimiento al portafolio
• Sponsor en Gestión de Proy.
• Cultura de Proyectos
• Valida los cronogramas de
proyectos grandes y de alto riesgo.
• Mantiene la Metodología de GP
• Lecciones aprendidas
• Entrenamiento y tutoría
• Provee consultoría al personal de
gestión de proyectos acerca de la
metodología.
• Evaluaciones del desempeño
• Administra el portafolio de proy.
• Alinea las estrategias de negocio
• Administra la capacidad instalada
de los recursos del personal de
proyectos.
• Realiza un seguimiento post
producción de beneficios.
• Dirige el desarrollo en forma óptima
del proyecto.
• Elabora y controla el plan de proy.
• Comunica y Mitiga riesgos y prob.
• Revisa el avance del proyecto
• Revisa y valida entregables de proy.
• Identifica riesgos y problemas
• Realiza el monitoreo del
cronograma.
Director de Oficina de
Proyectos
Metodología para la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
Plan del
Proyecto
5. Implementación
PMO –
Obtener aprobación
5. Obtener aprobación de la Alta Gerencia: La reunión de
aprobación del proyecto de implementación de la PMO que se realice
con la alta gerencia debe estar acompañada de la presentación de un
plan de proyecto donde se tenga claro el alcance, los costos, el
tiempo, los riesgos durante el período que dure el proyecto.
Alcance
Costos
Tiempos
Riesgos
Comunicaciones
Metodología para la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
6.Implementación
de Metodología de
Gestión de Proy.,
Infraestructura,
Métricas
6. Implementación de la metodología de gestión de proyectos:El desarrollo de la metodología de gestión de proyectos deberá ser
estándar y customizada a las necesidades de la organización.
La metodología debe ser fácil de entender y usar por parte de los
gerentes de proyectos ya que permitirá tener consistencia y mayor
efectividad en la gestión de los proyectos. Asimismo, debe tener el mínimo
de formatos necesarios y debe estar integrado a las actuales buenas
prácticas de gestión de proyectos que la organización tenga vigente.
Project
Charter
Plan
Proyecto
Reportes
de
estado
Control
De
cambiosInforme
Final
Lecciones
Aprendidas
Inicio Planificación Ejecución y Control Cierre
Metodología para la implementación de una PMO
PMI Capítulo Perú
6.Implementación
de Metodología de
Gestión de Proy.,
Infraestructura,
Métricas
6. Infraestructura - MétricasInfraestructura: Como parte de esta etapa, debe desarrollarse una
estructura de directorios de los proyectos y/o la organización de los
mismos en un sistema EPM con el que disponga la organización.
Métricas: Permitirá evidenciar en forma temprana la salud de los
proyectos, los mecanismos de seguimiento de métricas con un comité de
seguimiento que tome decisiones en base a estos indicadores asegurará
el éxito de los proyectos. Como resultados de este seguimiento se puede
incrementar los recursos de un proyecto, cambiar al alcance de otro, incluir
nuevos proyectos, despriorizar otros, etc.
Metodología para la implementación de una PMO
7. Proyecto
Piloto y QA
7. Proyecto Piloto: Durante el despliegue de la metodología de gestión de
proyectos se identifica uno o dos proyectos pilotos con los que se pone en
prueba la metodología desarrollada, así mismo se pone en práctica las
funciones e infraestructura de la PMO.
P2
Funciones Infraestructura
• Metodología
• Soporte
• Entrenamiento
• Revisión
• Directorios
• Comunicaciones
P1
P2
P3
Proyectos
Project
Charter
Plan
Proyecto
Reportes
de
estado
Control
De
cambiosInforme
Final
Lecciones
Aprendidas
Métricas
• Variación Costo
• Variación Tiempo
• otros
Metodología para la implementación de una PMO
7. Aseguramiento de la Calidad (QA): Para que la cultura de proyectos
sea sostenida en el tiempo es importante contar con un proceso de
aseguramiento del uso de la metodología de proyectos; por ello se deberá contar
con un mecanismo de revisión de cumplimiento de las prácticas de la
metodología. El encargado de liderar el proceso de QA será la PMO
Procesos
Desarrollo
de Plan del
Proyecto
Reportes de
estado
Control de
cambios
Lecciones
aprendidas
Informe
Final
Proyectos
• Aula virtual X X X
• Biblioteca on line X X X
• Examenes on line X X
No Conformidades
8. Despliegue general: Finalmente se procede al despliegue total de la metodología entrenando a los
Ejecutivos, Gerentes de proyectos, jefes de proyectos y otros recursos involucrados en los proyectos
8. Despliegue
general7. Proyecto
Piloto y QA
Contact Information
PMI Capítulo Perú
• Organización: Project Management &
Business Consulting Group
• Cell: (01) 90 00 17 67
• E mail: [email protected]
• Session 2 – Track B
