MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan...

39
MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN (AKP) BIL 1/2021

Transcript of MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan...

Page 1: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

MESYUARAT JK INDUK

ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN (AKP)

BIL 1/2021

Page 2: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

LATAR BELAKANG AKPANUGERAH KUALITI PERKHIDMATAN

Most businesses think that product is the most important thing, but without great leadership won't make a company successful– Robert Kiyosaki

Penghargaan PTJ yang memberi impak

kepada signifikan pelanggan

Kriteria yang digunapakai selaras dengan

kriteria Sistem Penarafan Bintang dan

Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah

MAMPU

AKP diperkenalkan sejak 2010

Bertujuan memberi pengiktirafan

dan penghargaan pada PTJ yang

menjalankan inisiatif berfokus

Kualiti

Page 3: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

SEBELUM 2010

LATAR BELAKANGANUGERAH KUALITI PERKHIDMATAN (AKP) DAN ANUGERAH KUALITI AKADEMIK (AKA)

ANC(Anugerah Naib Canselor)

FAKULTI/ PTJ YGCEMERLANG

2010 - KINI

Dipisahkan diantara

Pengurusan Perkhidmatan

Akademik (Fakulti) AKA DAN

Pengurusan Perkhidmatan

PTJ-AKP

AKP

AKA

DIPISAHKAN ANTARA PTJ PERKHIDMATAN DAN

FAKULTI

Page 4: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

TUJUAN AKPMemberi pengiktirafan dan penghargaan kepada PTJ yangtelah menjalankan inisiatif berfokus kualiti dan menunjukkanimpak yang signifikan kepada pelanggan.

KRITERIASelaras dengan kriteria dalam Sistem Penarafan Bintang(SRR) dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri (AIPM)dibawah MAMPU.

Page 5: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

Budaya Cemerlang

Memperkasa

budaya kerja

cemerlang di

setiap fakulti dan

bahagian UTM

Amalan Terbaik

Menghayati

amalan terbaik

dan strategi

pengurusan

cemerlang

Penambahbaik Berterusan

Memberi manfaat

kepada fakulti dan

bahagian melalui

tahap

kecemerlangan

masing-masing dan

melaksanakan

penambahbaikan

berterusan

Persaingan Sihat

Menggalak

persaingan sihat

antara fakulti dan

bahagian untuk

kecemerlangan

organisasi

Pengiktirafan Pengurusan

Memberi pengiktirafan

secara formal kepada PTJ

yang menunjukkan

inisiatif dan pencapaian

cemerlang dalam semua

aspek pengurusan

bertunjangkan

kepimpinan yang unggul

Quality is not an act.It is a habit

ANUGERAH KUALITI PERKHIDMATAN (AKP)

OBJEKTIF AKP

Page 6: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

CARTA JK INDUK AKP

En. Kamsaini Kamaruddin

JTNCPPn. Nor Azizah Ismail,

Jabatan Pendaftar

Abu Bakar Mohd Salleh

Jabatan BendahariPn. Noraziah Sharuddin

Perpustakaan

Sumi Isman

JHB Pn. Hanifah Ahmad

JTNCAA

Pn. Nur Hakimi

JTNCP&I

Tn. Hj. Dahari Derani

JTNCHEPPM Dr. Mohd Shahizan

Othman

UTM Digital

Pn. Suziliyana Pungut l Pn Siti Norrafidah

Setiausaha-Mohd Syazli

Pengerusi

Prof. Dr. Yahaya Md Sam

Pengarah QRiM

Jaffrey Bin Samsul Bahrin

Pejabat NC

Urusetia (QRiM)

Page 7: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

KRITERIA UTAMA PENYERTAAN

Page 8: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

KRITERIA UTAMA PENYERTAAN

❑ S e m u a P T J / B a h a g i a n y a n g m e m p u n y a i m i n i m u m 5 0 s t a f D I W A J I B K A N u n t u k m e n y e r t a i p e n i l a i a n A n u ge ra h Ku a l i t i Pe rk h i d m at a n .

❑ P T J y a n g m e m p u n y a i k u ra n g 5 0 s t a f D I GA L A K K A N m e n y e r t a i p e n i l a i a n A n u ge ra h Ku a l i t i Pe rk h i d m at a n .

❑ Pe n y e r t a a n P T J / B a h a g i a n y a n g m e m p u n y a i k u ra n g 5 0 s t a f T U R U T D I W A J I B K A N u n t u k m e n y e r t a i p e n i l a i a n A n u ge ra h Ku a l i t i Pe rk h i d m at a n s e c a ra ke r j a s a m a P T J I n d u k @ s e c a ra b e rs e n d i r i a n .

Page 9: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

SENARAI PTJ WAJIBBilangan staf melebihi 50 orang bagi PTJ

Page 9

AKP

2021

Jabatan Pendaftar

Jabatan Bendahari

Jabatan Harta Bina

Perpustakaan UTM

UTM Digital

Jabatan TNC (Akademik & Antarabangsa

Jabatan TNC Penyelidikan dan Inovasi

Jabatan TNC Pembangunan

Jabatan TNC Hal Ehwal Pelajar

Jabatan Canseleri

Page 10: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

SENARAI PTJ JEMPUTAN - DIGALAKKANNO. PTJ

1 PEJABAT HAL EHWAL KORPORAT

2 PUSAT INOVASI & PENGKOMERSILAN (ICC)

3 SEKOLAH PENGAJIAN SISWAZAH

4 PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI

5 PUSAT ISLAM

6 PUSAT KEPIMPINAN AKADEMIK (UTMLead)

7 PENERBIT UTM Press

8 PEJABAT HAL EHWAL KORPORAT, UTMKL

9 JABATAN BENDAHARI, UTMKL

10 UTM DIGITAL, UTMKL

11 PERPUSTAKAAN UTM, UTMKL

12 PUSAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN (RMC)

13 INSTITUT PEMBANGUNAN PRODUK (IBD)

14 UTM INTERNATIONAL

15 BAHAGIAN PENDAFTAR, UTMKL

16 JABATAN HAL EHWAL PELAJAR, UTMKL

17 JABATAN HARTA BINA, UTMKL

Bilangan staf kurang 50 orang ke bawah bagi PTJ

Page 11: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

PERANCANGAN JADUAL KERJAAKP 2021

Page 12: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

Mesyuarat Urusetia

Panel Anugerah

Citra Karisma (CK)

JADUAL GERAK KERJA AKP 2021*Anugerah Kualiti Perkhidmatan 2020 tahun 2021

Mesyuarat JK Induk

AKP 2020

Mesyuarat Semakan

Kriteria AKP 2020

Mesyuarat JK Induk CK

Pembentangan Kriteria

Anugerah

Mesyuarat JK Panel

Penilai AKP 2021

Taklimat AKP kepada

PTJ

Penghantaran Laporan

AKP oleh PTJ

Lewat Denda

Tarikh Pembentangan

AKP/ AKA di

Konvensyen KIEP

Lawatan Tapak

Finalis AKP

Mesyuarat

Induk AKP &

Penyediaan

Laporan CK

CITRA

KARISMA

2021

6 Jan 2021 M2 Feb 2021 1-4 Mac 2021 11-15 Apr 2021 9-11 Mei 2021

M2 Jan 2021 23-27 Jan 2021 21-2 Feb 2021 4 April 20215pm

2-6 Mei 2021 14 Jul 2021

MULA

* Tarikh tertakluk pada perubahan

Page 13: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

ISU-ISU

Page 14: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

2010-2014

2014-2019

2020

KAEDAH PENILAIAN AKP

PENILAIAN DI PTJ / BHG (PEMBENTANGAN & PENILAIAN TAPAK KEPADA SEMUA PENYERTAAN)

PENILAIAN SECARA KONVENSYEN:1. PEMBENTANGAN OLEH

SEMUA PENYERTAAN 2. LAWATAN TAPAK

KEPADA PTJ YANG TERBAIK (PTJ SENARAI PENDEK)

PENILAIAN BERDASARKAN DOKUMEN YANG DI BERIKAN OLEH PTJ

2021

AKAN DIMAKLUMKAN

Page 15: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

4 PTJ yang dapat markah tertinggiakan dipilih sebagai Finalist.

Namun bezamarkah yang tinggiantara tempat pertama dan kedua, penilaian kali kedua tidakdilaksanakan. Pemenang dipilihberdasarkan markah tertinggi

4 PTJ DIPILIH FINALIST

KONVENSYEN KUALITI DI BATAL KERANA PKP

PENILAIAN BERDASARKANLAPORAN OLEH PTJ

25 PANEL PENILAI AKP DILANTIK

Konvensyen Kualiti yang dirancangpada April 2020 dibatalkan keranaPKP.

Panel Penilai daripada perlbagai PTJ telah diantik untuk menilai PTJ. Setiap Panel akan menilai 3 PTJ

Penilaian oleh Panel penilaiadalah berdasaran laporanyang di berikan oleh 13 PTJ yang menyertai

Page 16: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

• Mesyuarat Panel Penilai Bil.1/2018 pada 22 Mac 2018 memutuskan danbersetuju terhadap PTJ yang telah memenangi AKP 2016 bagi Tahun 2017dikecualikan daripada menyertai AKP 2017 bagi Tahun 2018.

• Pengecualian ini digunapakai bagi PTJ yang memenangi AKP pada tahunberkenaan dan juga untuk memberi peluang kepada PTJ lain.

• Tempoh pengecualian selama 1 tahun bagi pengemaskinian dan mengkajisemula data maklumat bagi penyertaan AKP akan datang dan khususnyapenambahbaikan kepada PTJ itu sendiri.

• Mesyuarat Panel Penilai 2019 memutuskan semula terhadap semua PTJwajib perlu menyertai AKP bagi setiap tahun yang diadakan untukmembolehkan penambahbaikan yang dilakukan setiap tahun di kongsibersama.

PENYERTAAN AKP 2020

Page 17: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

PENCAPAIAN AKP 2019

Page 18: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

2019

2018

2017

2016

2015

Bendahari Perpustakaan Pendaftar JHB RMC

Bendahari Perpustakaan Pendaftar PPMU HEP

RMC Bendahari UTM Digital Perpustakaan HEP

RMC Pendaftar SPS HEP KL UTM Digital

Perpustakaan Pendaftar Bendahari IBD RMC

Kedudukan/ Tahun

Page 19: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

PANEL BEBAS MENILAI INSTRUMENT PEMARKAHAN AKP

❑ Panel memberikan pandangan yang bebas dan telus terhadap

pemarkahan pada setiap PTJ.

❑ Dapat memberi pandangan dan panduan terkini kepada Jawatankuasa

Induk dan Panel Penilai UTM terhadap cara penilaian dan pemarkahan

AKP dari sudut yang berbeza.

❑ Mencadangkan kepada Panel Penilai UTM kaedah penilaian,

persembahan, kaedah pengauditan kepda PTJ yang mengambil

bahagian

TUJUAN LANTIKAN

Page 20: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

PENGURUSAN

PERKHIDMATAN TERAS

PENGURUSAN PELANGGAN

TIGA KOMPONEN KRITERIA UTAMAAnugerah Kualiti Perkhidmatan

Nota: Penggunaan kriteria mulai tahun 2015 bersama Rubrik berskala 0 hingga 5

Mengukur aspek-aspek pengurusan yang

perlu dilaksanakan oleh setiap Bahagian

bagi memastikan perkhidmatan

dilaksanakan dengan cemerlang

Mengukur tahap perkhidmatan yang

diberikan atau produk yang dikeluarkan

Menilai pengurusan pelanggan dari

aspek usaha-usaha untuk memenuhi

dan melebihi ekspektasi pelanggan

Page 21: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

AGIHAN PEMARKAHAN

KRITERIA AGIHAN MARKAH

PENGURUSAN 300

PERKHIDMATAN TERAS 400

PENGURUSAN PELANGGAN 300

JUMLAH 1000

Page 22: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

AGIHAN PEMARKAHAN AKP

Page 23: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

Maklumat Yang Perlu Diberi Pemarkahan

KRITERIA 1 - MARKAH 300

KRITERIA UTAMA SUB KRITERIA KEPERLUAN

1.0 PENGURUSAN 1.1 Pengurusan Organisasi 1 Pelan Strategik PTJ - Jangka Pendek & Panjang

1.1.1 Pengurusan strategik 2 Pelan Tindakan / KAI / SO / Inisiatif Projek 2020

3 Laporan Pencapaian KAI PTJ Tahun 2020

4 Strategy Map PTJ 2020

1.1.2 Usaha-usaha yang

menyokong ke arah pengurangan

karenah birokrasi

5 Senarai aktiviti/program yang menyokong usaha

pengurangan karenah birokrasi.

6 Laporan Penilaian keberkesanan

1.1.3 Usaha-usaha ke arah

pembudayaan kualiti

7 Senarai sijil atau pengiktirafan yang diterima

dalam tahun 2020. (ISO/ 5S/ Sijil Profesional, dll)

8 Senarai kursus/ bengkel / aktiviti berkaitan kualiti.

9 Pencapaian & pengiktirafan yg diterima

MAKLUMAT YANG PERLU DIBERI PEMARKAHAN

Page 24: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

MAKLUMAT YANG PERLU DIBERI PEMARKAHAN

KRITERIA UTAMA SUB KRITERIA KEPERLUAN

1.0 PENGURUSAN 1.1.4 Persekitaran kerja kondusif

dan hubungan antara pengurusan

dan staf

10 Senarai aktiviti, tarikh, lokasi dan bilangan

penglibatan staf PTJ dalam aktiviti berkaitan

hubungan antara pengurusa dan staf seperti:

11 Perjumpaan bulanan / ketua jabatan/ kebajikan

staf, Hari keluarga, sambutan perayaan, team

building.

1.1.5 Organisasi pembelajaran 12 Jenis saluran dan media yang digunakan.

13 Laporan pencapaian kepuasan staf & aktiviti

penambahbaikan/peningkatan kepuasan

pelanggan.

14 Statistik staf PTJ yang menghadiri kursus

jangka panjang (cuti belajar), kursus jangka

pendek/ wacana/ KSS dll.

15 Program budaya ilmu yang dianjurkan

1.1.6 Pengurusan risiko 16 Pembentukan JK Pengurusan Risiko

17 Perancangan dan tindakan PR ke atas program

yang dilaksana

1.1.7 Pengurusan mesyuarat dan

pemantauan keputusan

pengurusan

18 Senarai Mesyuarat / Jawatankuasa dan TOR

kekerapan patut diadakan dimana PTJ sebagai

sekretariat.

19 Bilangan mesyuarat yang dapat diadakan.

Page 25: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

MAKLUMAT YANG PERLU DIBERI PEMARKAHAN

KRITERIA UTAMA SUB KRITERIA KEPERLUAN

1.0

PENGURUSAN1.2 Pengurusan Kewangan 20 Senarai Ahli Jawatankuasa berkaitan

Perolehan PTJ (Jk Sebutharga/Penilai

Sebutharga/dsb)

1.2.1 Tadbir urus kewangan

21 Struktur Had Kuasa Melulus Perolehan. Nama

& Jawatan Penyandang.

22 Nilai (dalam RM) Perancangan, Agihan Bajet

(peruntukan) & Perbelanjaan mengikut SODO

Tahun Dinilai (2019).

23 Prestasi Perbelanjaan Tahun 2018. (Jadual :

Peruntukan vs Perbelanjaan)

1.2.2 Pengurusan bayaran dan

kutipan hasil (revenue)

24 Statistik proses bayaran melebih 14 hari

(tempoh proses bayaran di PTJ)

25 Statistik kekerapan bayaran ditolak.

26 Jumlah kutipan mengikut bulan / tabung /

aktiviti.

1.2.3 Pengurusan aset,

inventori dan stok

27 Laporan Verifikasi Aset/ Inventori dan Stok

Alatulis.(seperti yang dihantar kpd

P.Bendahari)

Page 26: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

MAKLUMAT YANG PERLU DIBERI PEMARKAHANMAKLUMAT YANG PERLU DIBERI PEMARKAHANKRITERIA UTAMA SUB KRITERIA KEPERLUAN

1.0

PENGURUSAN1.2.4 Tindakan ke atas laporan

audit dalam, luar dan

pemeriksaan mengejut Pej

Bendahari

28 Laporan dan tindakan pembetulan selepas

lawatan mengejut Bendahari.

29 Laporan audit dalaman dan tindakan

pembetulan, jika ada

1.2.5 Perolehan 30 Senarai rancangan perolehan yang

dikemukakan di akhir tahun 2018.

31 Senarai perolehan tahun 2019.

32 Peratus perbelanjaan bagi perolehan

berbanding dengan peruntukan yang

diluluskan (Perincian perolehan)

33 Tempoh proses sebutharga.

1.2.6 Laporan Prestasi

perbelanjaan

34 Laporan prestasi perbelanjaan tahunan.

1.2.7 Inisiatif mengurangkan

pembaziran

35 Senarai aktiviti/usaha mengurangkan

pembaziran.

36 Nyatakan jumlah nilai/sumber yang telah

dijimatkan

Page 27: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

MAKLUMAT YANG PERLU DIBERI PEMARKAHANKRITERIA UTAMA SUB KRITERIA KEPERLUAN

1.0 PENGURUSAN 1.3 Pengurusan Modal Insan

1.3.1 Dasar/strategi pengurusan

modal insan

37 Perancangan sumber manusia yang disediakan

1.3.2 Pengurusan Pembangunan

Modal Insan

38 Senarai kursus yang dihadiri oleh staf PTJ. [

nama, jawatan, jam/hari Kursus, Nama kursus

1.3.3 Pelan penggantian

organisasi

39 Statistik % kehadiran Pegawai/staf hadir latihan

mengikut kumpulan

40 Penilaian keberkesanan hadir kursus/latihan.

1.3.4 Pengiktirafan/penghargaan

kepada warga organisasi

41 Nyatakan program yang telah dilakukan

1.3.5 Pengurusan nilai dan etika 42 Program yg telah dijalankan dan matlamat

1.3.6 Program

kaunseling/motivasi

1.3.7 Maklumat modal insan

43 Program Team Building dan kejayaan

1.3.8 Pemantauan prestasi

rendah

44 Penentuan tahap prestasi rendah

1.4 Pengurusan ICT 45 Pelan Strategik ICT (ISP)

1.4.1 Pelan strategik / tindakan

ICT46 Peruntukan khusus projek ICT PTJ.

55 Gambar sebelum & selepas program.

Page 28: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

MAKLUMAT YANG PERLU DIBERI PEMARKAHANKRITERIA UTAMA SUB KRITERIA KEPERLUAN

1.0 PENGURUSAN 1.4.2 Tadbir urus ICT 47 Struktur organisasi , Misi, Visi & Objektif ICT

PTJ.

48 Senarai laman web, blog, facebook, twitter dan

portal perkhidmatan.

1.4.3 Pembudayaan ICT di dalam

organisasi

49 Senarai projek ICT yang dikendalikan oleh PTJ

seperti Pembangunan Laman Web / Portal,

Pembangunan dan Pelaksanaan Sistem

Aplikasi.

50 Senarai penyertaan PTJ dalam pertandingan

berkaitan ICT. Nyatakan peringkat dan

pengiktirafan/pencapaian dalam penyertaan

berkenaan.

1.5 Pengurusan Keselamatan 51 Struktur OSHE di PTJ.

1.5.1 Program persekitaran,

keselamatan dan kesihatan

pekerjaan

1.5.2 Infrastruktur program

keselamatan fizikal

52 Senarai aktiviti berkaitan OSHE di PTJ.

Nyatakan nama aktiviti, tarikh, masa, lokasi &

bilangan peserta/staf yang terlibat.

1.6 Pengurusan Pelestarian 53 Struktur Jawatankuasa Pelestarian.

54 Senarai aktiviti berkaitan program lestari. [ nama

aktiviti, tarikh, lokasi, bilangan penglibatan.

55 Gambar sebelum & selepas program.

Page 29: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

MAKLUMAT YANG PERLU DIBERI PEMARKAHAN

KRITERIA UTAMA SUB KRITERIA KEPERLUAN

2.0

PERKHIDMATAN

TERAS

2.1 Penggubalan Matlamat dan

Program

56 Pelan Strategik PTJ atau Jadual Penjajaran

Pelan Strategik PTJ dengan KAI

UTM.(terkandung SO,KAI, Inisiatif dan sasaran)

2.2 Pelaksanaan

Program/Perkhidmatan

57 Jadual Pencapaian KAI atau BSC PTJ bagi

tahun 2018.

2.3 Pemantauan Pelaksanaan 58 Nyatakan sistem atau kaedah pemantauan

pelaksanaan program yang diguna pakai di PTJ.

2.4 Kajian Keberkesanan dan

Pengukuran Produktiviti

59 Mekanisme kajian semula - Penetapan,

pelaksanaan dan tindakan susulan

2.5 Inovasi 60 Senarai projek inovasi yang dihasilkan oleh PTJ.

Nyatakan nama projek, kumpulan staf yang

terlibat dan impak projek inovasi kepada PTJ

dan pihak luar.

2.6 Kelestarian Kewangan 61 Penjanaan, pengurusan, perbelanjaan

KRITERIA 2 - MARKAH 400

Page 30: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

MAKLUMAT YANG PERLU DIBERI PEMARKAHAN

KRITERIA UTAMA SUB KRITERIA KEPERLUAN

3.0 PENGURUSAN

PELANGGAN

3.1 Perancangan Pengurusan

Pelanggan

3.2 Piagam Pelanggan dan SLA

antara PTJ

60 Piagam Pelanggan PTJ (yang digunapakai pada

tahun 2018)

3.3 Usaha-Usaha Kegirangan

Pelanggan

61 Senarai usaha-usaha PTJ dalam memenuhi

keperluan dan ekspektasi pelanggan dalam

perkhidmatan yang ditawarkan.

62 Hasil pemantauan mystery shopping dan

tindakan susulan.

3.4 Pengurusan Maklum Balas

Pelanggan

63 Statistik aduan pelanggan. Merujuk kepada

bilangan aduan yang diterima, tempoh maklum

balas dan peratus aduan yang dapat

diselesaikan.

64 Inisiatif mengelakkan aduan jenis berulang

65 Peratusan staf yang terlibat secara langsung

dengan khidmat pelanggan yang telah

menghadiri latihan

3.5 Kepuasan Pelanggan 66 Laporan CIS (Customer Indeks Satisfaction)

3.6 Usaha-Usaha Promosi 67 Senarai saluran dan program yang diadakan

khusus mempromosi perkhidmatan dan

meningkatkan tahap kepuasan pelanggan.

KRITERIA 3 - MARKAH 300

Page 31: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

FORMAT LAPORAN

Bahagian pertama mengandungi pengenalan ringkastentang organisasi

• Pengenalan Organisasi

• Visi dan Misi

• Struktur Organisasi

• Perkhidmatan Utama

• Dasar & Objektif Kualiti

BAHAGIAN PERTAMA

Page 32: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

FORMAT LAPORAN

Bahagian kedua mengandungi penerangan tentangpengurusan dan peningkatan kualiti berdasarkan tigakomponen kriteria utama:

• Pengurusan

• Perkhidmatan Teras

• Pengurusan Pelanggan

BAHAGIAN KEDUA

Page 33: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

FORMAT LAPORAN PENCAPAIAN

• Mengandungi Bahagian Pertama & Bahagian Kedua

• Dalam bentuk slide Power Point

• Masa pembentangan 40 min (15 min soal jawab)

• Pembentangan : Format Konvensyen (terbuka)

• Keperluan urus setia :

❑ 1 Softcopy (emel pada urusetia)

❑ 6 salinan hardcopy (2 slide/mukasurat)

❑ Maksimum 150 slide

TARIKH PENGHANTARAN LAPORAN AKP

M1 April 2021 (4-8 April 2021),

12.00 tengahari (Penalti lewat 5%)

Page 34: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

PENILAIAN STAR RATING

• Objektif setiap kriteria dicapai pada tahap cemerlang• Pelaksanaan melebihi standard• Agensi boleh ditanda aras oleh agensi lain

CEMERLANG

(90.0%-100%)

• Objektif setiap kriteria dicapai pada tahap baik• Pelaksanaan melalui standard• Usaha penambahbaikan perlu diteruskan ke tahap cemerlang

BAIK

(80.0%-89.9%)

• Sebahagian daripada objektif kriteria tidak dicaoai• Pelaksanaan memenuhi hampir semua standard• Usaha penambahbaikan perlu diteruskan ke tahap yang lebih

MEMUASKAN

(70.0%-79.9%)

• Sebahagian besar daridapa objektif keriteria tidak dicapai• Pelaksanaan tidak memenuhi sebahagian besar standard• Usaha penambahbaikan perlu dipergiatkan ke tahap yang lebih baik

KURANG MEMUASKAN

(60.0%-69.9%)

• Hampir semua objektif kriteria tidak dicapai• Pelaksanaan tidak memenuhi hampir semua standard• Usaha penambahbaikan perlu dipergiatkan secara agresif ke tahap yang lebih

baik

TIDAK MEMUASKAN

(50.0%-59.9%)

• Semua objektif keriteria tidak dicapai• Pelaksanaan tidak memenuhi semua standard• Usaha penambahbaikan perlu dipergiatkan secara agresif ke tahap yang lebih

baik dan dilaksanakan serta merta

TIADA BINTANG

LEMAH

(49.9% ke bawah)

Page 35: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

HADIAH / ANUGERAHTA

HU

N 2010 - 2016

TAH

UN 2017 - 2018

Pemenang- Wang Tunai

RM10,000.00 - Piala Iringan- SijilPenghargaan I- Wang Tunai

RM3,000.00- SijilPenghargaan II- Sijil

Pemenang- Wang Tunai

RM8,000.00- Piala Iringan- SijilPenghargaan I- Wang Tunai

RM2,000.00- SijilPenghargaan II- Sijil

*Daripada hadiah kemenangan tersebut hanya 10% sahaja boleh / dibenarkan digunakan untuk aktiviti keraian dan selebihnya untuk aktiviti pembangunan PTJ

/ Bahagian.TA

HU

N 2019Pemenang- Wang Tunai

RM7,000.00- Piala Iringan- SijilPenghargaan - Wang Tunai

RM500.00 bagi setiap PTJ yang mendapat Penarafan 4 Bintang ke atas

- Sijil

Page 36: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

TAH

UN

Pemenang- Wang Tunai RM 5,000- Piala Iringan- SijilKedua- Wang Tunai RM2000

Ketiga- Kelima- Wang Tunai RM1000

Sijil Penarafan bagi yang mendapat 4 bintang keatas

2020

HADIAH 2020

Page 37: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

CADANGAN CALON PANEL PENILAI

• Panel yang telah sedia ada di kekalkan.

• Pencalonan 3 nama sebagai Panel Penilai bagi Setiap PTJ di Bawah JK Induk AKP.

Mesyuarat bagi panel penilai yang dicalonkan. Cadangan tarikh pada :

TARIKH: M3 Feb 2021 ( 14-18 Feb 2021)HARI :MASA:

Akan di maklumkan

Page 38: MESYUARAT JK INDUK ANUGERAH KUALITI PERHIDMATAN …€¦ · kriteria Sistem Penarafan Bintang dan Anugerah Inovasi Perdana Menteri dibawah MAMPU AKP diperkenalkan sejak 2010 Bertujuan

MAKLUMAT URUS SETIA

Pertanyaan boleh dikemukakan kepada:

Urusetia Anugerah Kualiti Perkhidmatan (AKP)

Pusat Kualiti & Pengurusan Risiko (UTM QRiM)

Aras 3, Dewan Sultan Iskandar

Universiti Teknologi Malaysia

No. Telefon : 07-5530521

Email : [email protected]/[email protected]

H/P : 013 7202594 (Syazli)