Memoria de una implantación de OpenERP

8/9/2019 Memoria de una implantacin de OpenERP

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Ingeniera tcnica en informtica de gestin, trabajo fin de carrera, junio 2012

Alumno: Ernesto Germn Bentancur Pisciottano

Consultora: Humi Guill Fuster

Tutora: Carme Martin Escofet


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TFC-ERP Ernesto Germn Bentancur

Implementacin de OpenErp en Pyme

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ndice1 Introduccin ................................................................................................................................ 62 Descripcin TFC ....................................................................................................................... 6

2.1 !"eti#os $enera%es & espec'(icos ....................................................................................... 6

) P%an tempora% de e"ecucin de% pro&ecto ...................................................................................*+ ,etodo%o$'a ................................................................................................................................

+.1 De(inicin & a%cance de% pro&ecto .................................................................................... 1+.2 De(inicin de% e/uipo & reparto de responsa!i%idades ...................................................... 11

+.) De(inicin de %a situacin actua% de %a empresa ...............................................................12

+.+ Toma de re/uerimientos ....................................................................................................12+.0 Con(i$uracin de% sistema ................................................................................................ 12

+.6 Car$a de datos .................................................................................................................. 12+.* Formacin de usuarios ...................................................................................................... 12

0 Estandariacin (rente a modi(icacin .................................................................................... 12

6 De(inicin de %a empresa ......................................................................................................... 1+* n%isis por departamentos -situacin actua%- .......................................................................... 10

*.1 Consideraciones $enera%es ................................................................................................ 10*.2 Conta!i%idad & (inanas .................................................................................................... 16

*.2.1 !%i$aciones (isca%es ................................................................................................ 16

*.2.2 !%i$aciones mercanti%es .......................................................................................... 1*

*.2.) In(ormes .................................................................................................................... 1**.) Compras ............................................................................................................................ 1*

*.).1 F%u"os de compras ................................................................................................... 1*

*.).2 Datos maestros .......................................................................................................... 13

*.).2.1 Pro#eedores ............................................................................................................ 13*.).2.2 Condiciones comercia%es ....................................................................................... 1

*.).2.) Estructura tari(aria ................................................................................................. 1*.).2.+ ,ateria%es ............................................................................................................... 1

*.).2.0 %macenes .............................................................................................................. 1

*.).) In(ormes .................................................................................................................... 2

*.).+ !ser#aciones ........................................................................................................... 2*.+ 4entas ................................................................................................................................ 2*.+.1 F%u"os de #entas .........................................................................................................2

*.+.1.1 Pedidos ................................................................................................................... 2

*.+.1.2 De#o%uciones ..........................................................................................................21*.+.2 Datos maestros .......................................................................................................... 22

*.+.2.1 C%ientes .................................................................................................................. 22*.+.2.2 Condiciones comercia%es ....................................................................................... 22

*.+.2.) Estructura tari(aria ................................................................................................. 22

*.+.) In(ormes .................................................................................................................... 2)3 Re/uerimientos (unciona%es ..................................................................................................... 2)

3.1 Finanas ........................................................................................................................... 2)

)


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3.2 4entas ................................................................................................................................ 2+3.2.1 Pedidos ...................................................................................................................... 2+

3.2.2 Entre$as .....................................................................................................................2+3.2.) Facturas ..................................................................................................................... 20

3.2.+ F%u"o pedido estndar ................................................................................................ 20

3.2.0 Datos maestros de %os c%ientes .................................................................................. 263.2.6 Datos maestros de %os materia%es .............................................................................. 26

3.2.6.1 r$aniacin "err/uica de %os materia%es ............................................................. 2*5erar/u'a de art'cu%o ........................................................................................................... 2*

3.2.* Precios ....................................................................................................................... 2*

3.2.3 %macenes ................................................................................................................. 233.2. In(ormes .................................................................................................................... 23

3.) Compras ............................................................................................................................ 2

3.).1 F%u"o de compras ....................................................................................................... 2 Diseo & con(i$uracin ............................................................................................................ 2

.1 7e%eccin de mdu%os ....................................................................................................... 2.2 Finanas ............................................................................................................................ ))

.) Gestin de a%macenes ....................................................................................................... )6.).1 8!icaciones ............................................................................................................... )6

.).2 %macenes ................................................................................................................. )3

.+ Gestin de c%ientes ............................................................................................................ ).+.1 5erar/u'a de c%ientes .................................................................................................. )

.+.2 Contactos ...................................................................................................................+.0 Gestin de art'cu%os .......................................................................................................... +1

.0.1 Cate$or'as de productos ............................................................................................ +1

.0.2 8nidades de medida .................................................................................................. +2.0.2.1 Cate$or'as de unidades de medida ......................................................................... +2

.0.2.2 Con(i$uracin de unidades de medida ................................................................... +).0.) rt'cu%os .................................................................................................................... ++

.6 Tari(as ............................................................................................................................... +*

.* Comunicacin con e% operador %o$'stico .......................................................................... 00.3 F%u"o de #entas .................................................................................................................. 0*

. F%u"o de compras ...............................................................................................................61.1 In(ormes .......................................................................................................................... 6+

1 Formacin de usuarios ............................................................................................................661.1 Formacin ....................................................................................................................... 6611 Gestin de% cam!io ................................................................................................................. 66

11.1 Identi(icacin de %as causas .............................................................................................6*11.2 9uc:a contra %as resistencias ...........................................................................................63

12 Car$a de datos ........................................................................................................................ 6

1) In(orme para direccin ........................................................................................................... *1+ Conc%usin .............................................................................................................................. *1

10 Bi!%io$ra('a ............................................................................................................................. *216 G%osario .................................................................................................................................. *)

+


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1 Introduccin

Hoy en da es difcil imaginar la gestin de cualquier empresa sin el soportede herramientas informticas. Estn presentes en todos los mbitos y

desempean un papel determinante en toda organizacin.

Los ERP son paquetes de software para la gestin integral de la empresa.

Gracias a estos aplicativos las empresas pueden optimizar todos sus

procesos y conseguir una alta integracin de los sistemas informticos y por

consiguiente de toda la informacin generada en los distintos flujos de

trabajo.

Actualmente los distintos ERP son ampliamente utilizados por la mayor

parte de las grandes compaas. En la ltima dcada, el uso de los ERP se

ha extendido a la PYME, gracias sobre todo a la aparicin de herramientas

enfocadas a la pequea empresa, con costes de implantacin y

mantenimiento asumibles.

2 Descripcin TFC

Este TFC mostrar la implementacin del ERP OpenERP, en las reas

logstica y contable, de una PYME ficticia dedicada al diseo y venta de

material informtico.

Se detallar la metodologa de implementacin adoptada justificando su

eleccin, se expondrn los objetivos que espera conseguir la empresa con la

implementacin y se detallarn los pasos seguidos en todo el proceso.

2.1 Objetivos generales y especficos

Cathard es una empresa con un sistema de gestin informtico obsoleto,con

escasa integracin de la informacin y difcil acceso a la misma para la toma

rpida de decisiones.

La empresa implementar OpenErp con el objetivo acceder a toda la

informacin desde una nica herramienta, con informacin siempre

actualizada, fiable y sin duplicidades. Se espera asimismo conseguir una

reduccin de costos en las operaciones y dotar a la direccin de los informes

necesarios para hacer la empresa ms competitiva.

Con estos objetivos se implementarn los mdulos necesarios para la gestin

de la cadena logstica, as como aquellos necesarios para la contabilidad

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bsica de la empresa.

3 Plan temporal de ejecucin del proyecto

Para la planificacin temporal del proyecto se ha tenido en cuenta que se

trata de un proyecto acadmico y es por ello que se ha adaptado a las pautas

marcadas por las distintas entregas; asimismo y por la misma razn se ha

decidido que las semanas sern de 7 das laborables.

Planificaci

n TFC (PAC1)

1. Propuesta de proyecto

2. Planificacin temporal

3. Entrega

Anlisis funcional (PAC2)

1. Definicin de la empresa

2. Alcance del proyecto

3. Anlisis de la situacin actual

4. Anlisis rea compras

5. Anlisis rea de ventas

6. Anlisis rea de finanzas

7. Identificar problemas existentes

8. Anlisis requisitos tcnicos

9. Informe seguimiento proyecto

10. Corregir desviaciones

11. Descripcin OpenErp

12. Documento PAC2

*


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Implantacin (PAC3)

1. Preparacin del proyecto

2. Diseo rea de compras

3. Diseo rea de ventas

4. Diseo rea de finanzas

5. Desarrollos y migracin de datos

6. Preparacin de la implementacin

7. Formacin usuarios

8. Realizar pruebas

9. Entrada en produccin y soporte inicial

10. Entrega PAC2

Entrega final del TFC (ENTREGA FINAL)

1. Informe para la direccin

2. Elaboracin presentacin

3. Elaboracin memoria

4. Entrega final

El diagrama de Gantt a continuacin, muestra la planificacin temporal de

manera grfica y con la debida asignacin de esfuerzo en das, para cada

una de las tareas.

DIAGRAMA DE GANTT

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Diagrama de GANTT

4 Metodologa

La metodologa a seguir parte del supuesto de un anlisis previo para la

seleccin del ERP ms adecuado y contempla los siguientes puntos:

1. Definicin y alcance del proyecto.

2. Definicin del equipo y reparto de responsabilidades.


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3. Definicin de la situacin actual de la empresa.

4. Toma de requerimientos.5. Configuracin del sistema

6. Carga de datos

7. Mantenimiento

8. Formacin de usuarios

Metodologa

4.1 Definicin y alcance del proyecto

Se enumerarn los objetivos a alcanzar y se establecern los lmites de la

implementacin.

Objetivos principales ordenados por importancia:

1. Proveer a las reas de logstica y de contabilidad de una nica

herramienta informtica.

2. Automatizar los intercambios de documentos con el operador logstico.

3. Asegurar la fiabilidad de la informacin almacenada.

4. Evitar duplicidad en la informacin.

5. Simplificar los procesos de compras y ventas.

6. Reducir tiempo y personal empleado en las distintas operativas.

7. Proveer a la direccin de las herramientas adecuadas para la toma de

decisiones.

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8. Integrar toda la informacin de la empresa.

Se fija asimismo como objetivo que el coste total de la implementacin no

supere el 3,5% de la facturacin del ltimo ejercicio, ascomo que el tiempo

necesario para la misma sea de unos 4 meses.

El alcance del proyecto abarca la implementacin de los mdulos necesarios

para:

La gestin contable bsica consistente en la creacin de cuentas

contables segn el plan contable en curso, imputacin automtica en

las cuentas contables, as como en los libros y diarios que exige la

normativa vigente. La gestin de los flujos de compras y documentos generados en los

mismos.

La gestin de los flujos de ventas y documentos generados en los

mismos.

La gestin de los clientes y proveedores.

La gestin de materiales.

La gestin de stocks.

La gestin de los precios.

Se aceptarla idoneidad de los modelos de proceso estndar ofrecidos por el

ERP, que aseguran una implementacin rpida, de costes asumibles y

riesgos aceptables.

4.2 Definicin del equipo y reparto de responsabilidades

El equipo encargado del proyecto estarcompuesto por:

Consultor externo

Jefe de operaciones

Informtico de la empresa

El consultor dirigirel proyecto, realizarla toma de requisitos, configurar

el ERP segn los requerimientos y formara los usuarios.

El jefe de operaciones colaboraren la definicin de la operativa actual y en

la toma de requisitos y ser el encargado de la gestin del cambio y

correccin de posibles resistencias.

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El informtico redactar junto con el consultor la documentacin tcnica

relativa a la implementacin e instalary configurarel SGBD.

4.3 Definicin de la situacin actual de la empresa

Se definirn los procesos actuales,los datos involucrados en los mismos y la

estructura de la empresa (captulo 6 y 7).

4.4 Toma de requerimientos

Se definirn los requisitos funcionales de la empresa (capitulo 8).

4.5 Configuracin del sistema

Se modelarn en el sistema los requisitos recogidos (capitulo 9).

4.6 Carga de datos

Se planificary ejecutarla carga de datos ya existentes (capitulo 12).

4.7 Formacin de usuarios

Se planificary llevara termino la formacin de los usuarios (captulo 10).

5 Estandarizacin frente a modificacin

Tal y como se expone en el captulo anterior se decidiadoptar el estndar

ofrecido por el ERP y no efectuar desarrollos a medida.

Esta decisin fue en parte tomada antes del anlisis para decidir el ERP a

implantar y tuvo un peso importante en la eleccin del mismo; es decir que

la adecuacin de los procesos estndar de OpenErp a los procesos crticos dela empresa fue uno de los puntos clave en la eleccin de este ltimo.

Adems del paralelismo entre el estndar de OpenErp y los flujos de trabajo

de CatHard, se consideraron los siguientes puntos para renunciar a

desarrollos en beneficio del estndar.

Econmicos: Uno de los objetivos principales de la implantacin fue

que el coste de la misma, no superase el 3,5% de la facturacin del

ejercicio anterior. Los distintos presupuestos ofrecidos por las

empresas proveedoras consultadas, superaban sensiblemente y en

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todos los casos, el presupuesto disponible, cuando se trataba de hacer

modificaciones al estndar. Los motivos econmicos tuvieron un peso

destacado en la decisin de no efectuar desarrollos.

De cobertura de los procesos de la empresa: La cobertura de

procesos, se asegur con la eleccin del ERP, fruto de un anlisis

previo. De esta manera el proyecto se encuadrdesde su concepcin en

un marco que permitiese, prescindir en gran medida de modificaciones

del estndar.

De tiempo de implantacin: Los desarrollos aumentaban la

duracin del proyecto introduciendo incertidumbre en el tiempo

necesario para la implantacin.

De estabilidad: Se consider la mayor tasa de errores de

programacin en los mdulos hechos a medida, ascomo la posibilidad

de comprometer la estabilidad del sistema.

Aunque OpenErp cubre todos los procesos crticos de la empresa, se

consideraron en principio algunos desarrollos para adecuar procesos al modo

de trabajo de CatHard:

Modificacin del m

dulo EDI

Supresin de campos en el maestro de clientes y materiales

La automatizacin de las comunicaciones con el operador logstico, era uno

de los objetivos de la implantacin; se deseaba asimismo simplificar el

proceso de compras y ventas. Para estos procesos, se determinen principio

un intercambio de informacin va EDI.

En particular se pretenda realizar una parte de los pedidos de compras,

recibir pedidos de venta y realizar la comunicacin con el operador logstico

va EDI.

Tras analizar las posibilidades del modulo EDI estndar, se determinque

no cubra todos los requerimientos, pues se pretenda que fuese capaz de

importar pedidos de compras adems de los de ventas y esta funcionalidad

no era ofrecida por el mdulo.

La primera opcin barajada, fue la modificacin del mdulo, pero se descart

por los motivos antes expuestos. La segunda opcin, era la de realizar los

procesos de compras con intercambio de correos electrnicos, como se vena

haciendo hasta entonces y la comunicacin con el operador logstico, as

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como la recepcin de pedidos de venta, con el mdulo EDI estndar. Est

segunda opcin fue descartada porque dejaba el proceso de compras en la

misma situacin en la que se encontraba.

Para estos procesos, se adopt finalmente la opcin de intercambio de

documentos va el moduloDocument, que ofrece un servidor FTP integrado

con el ERP y que permite que los adjuntos de los documentos de ventas y

compras, sean directamente subidos a un servidor y sean disponibles tanto

desde el ERP, como desde un cliente FTP.

Esta solucin obligaba a la renegociacin de los acuerdos con el operador

logstico y los proveedores con los que ya se haba pactado intercambio de

documentos va EDI. Adems impeda la recepcin de pedidos va EDI de 1

gran cliente y cerraba la puerta a futuros pedidos de otros clientes en este

formato.

La supresin de campos en los maestros tambin fue descartada, pese a

introducir mejoras como un menor rechazo de la herramienta por parte de

los usuarios, ascomo una menor posibilidad de errores en las nuevas altas.

Para minimizar los errores en las nuevas altas se determinel uso de una

plantilla de hoja de clculo con los campos necesarios y frmulas para

comprobar la existencia de toda la informacin requerida. Una correctagestin del cambio y una formacin completa de los usuarios, se

consideraron como las herramientas necesarias en la lucha contra posibles

resistencias.

6 Definicin de la empresa

Cathard -Catalunya Hardware- es una empresa dedicada al diseo de

Tablets, Netbooks, Ebooks, telefonos mviles y gadgests informticos.

La empresa disea el aparato, encarga el ensamblaje a una factora(generalmente asitica), posteriormente importa el producto y finalmente lo

vende en el mercado nacional, a grandes superficies y pequeo comercio.

La empresa existe hace 4 aos. La facturacin de los 3 ltimos ejercicios fue

310K, 470Ky 590K.

Para el 2012 se espera una facturacin de unos 750K.

Cathard estcompuesta por 8 personas :

Direccin : 1 trabajador.

1+


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Jefe de operaciones: 1 trabajador.

Compras : 1 trabajador.

Ventas : 3 trabajadores.

Finanzas: 1 trabajador.

Almacenes: 1 trabajador.

Las entradas de lineas de pedido y los datos maestros son de la siguiente

magnitud:

9.000 lineas de pedido anuales.

116 referencias.

385 Clientes en la base de datos. 25 proveedores en la base de datos.

7 Anlisis por departamentos -situacin actual-

7.1 Consideraciones generales

La gestin de los procesos logsticos se realiza mediante un aplicativo a

medida con soporte para las siguientes funcionalidades:

Proveedores

Clientes

Materiales

Pedidos

Facturas

Informes

Listas de precios

Stock

Las opciones, Proveedores, Clientes, Materiales, sirven para crear o

modificar los datos de los mismos.

La opcinPedido, permite crear pedidos de compras y de ventas.

La opcinListas de precios,permite crear o modificar listas con los artculos

y sus precios de compra y venta. Normalmente se utilizan 4 listas (A

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compras, B ventas pequeo comercio, C ventas grandes reas, D ventas

oferta).

La opcin facturas, permite crear facturas de los pedidos mediante la

introduccin del nmero de pedido.

La opcin Stock, permite la consulta del mismo, que es una foto del stock

disponible la noche anterior, pues durante el da se reciben las

actualizaciones de stock por parte del almacn y es a la maana siguiente

cuando un administrativo de compras pasa los datos a la BD de la empresa.

7.2 Contabilidad y finanzas

La contabilidad de la empresa es gestionada por una asesora laboral y

fiscal y un empleado de la empresa, que prepara facturas y otra

documentacin para la asesora.

Tambin es el encargado de controlar los ingresos y los gastos, controlar el

estado de las cuentas bancarias, realizar las facturas correspondientes a los

clientes, controlar el dinero en caja y realizar informes para la gerencia.

Todas las tareas descritas anteriormente son realizadas por el

administrativo de finanzas mediante el uso de unos formularios de hoja declculo, ascomo el mismo software de la empresa que permite la creacin

de facturas.

La asesora fiscal se encarga de satisfacer todas las obligaciones fiscales y

mercantiles de la empresa. Entre todas estas las ms importantes son:

7.2.1 Obligaciones fiscales

-Trimestrales:

Declaracin de IVA (Modelo 300).

Declaracin de dividendos, en el caso de reparto a cuenta de beneficios

(Modelo 123).

Declaracin de pago a cuenta de sociedades, en el supuesto de que en

el modelo 201 se hubiese pagado algo. (Modelo 202).

-Anuales:

-Informativas:

Declaracin de clientes y proveedores (Modelo 347).

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Total de dividendos liquidados durante el ao, relativos al modelo 123

(Modelo 193).

Resumen anual de IVA (Modelo 390).

-De pago:

Impuesto de sociedades (Modelo 201).

7.2.2 Obligaciones mercantiles

La empresa cierra sus cuentas cada 31 de Diciembre y las aprueba antes del

30 de Julio del ao siguiente.

La empresa estobligada a llevar una contabilidad adaptada al cdigo

de comercio, esto supone llevar un libro diario, un libro de balances,

un libro de mayor (extractos de cuenta) y un libro de facturas, todo ello

adaptado al plan general contable vigente.

Se deben presentar en el registro mercantil, anualmente, los libros de

diario y balances.

Tambin se debe presentar en el registro mercantil, de forma anual y

despus de su aprobacin, las cuentas anuales de la empresa.

7.2.3 Informes

Todas las obligaciones antes expuestas son manejadas por la asesora, por lo

cual solo se utilizan informes para listar facturas y pagados/impagados.

7.3 Compras

Las compras son directamente realizadas por la direccin o el jefe de

operaciones. Normalmente en una hoja de clculo. Posteriormente eladministrativo pasarlos datos al programa de la empresa.

7.3.1 Flujos de compras

1. El jefe de operaciones, enva el pedido en una hoja de clculo.

2. El administrativo de ventas copia la hoja de clculo, en pedidos/pedido

de compra. Estos formularios, permiten seleccionar el proveedor

rellenando automticamente, los datos del mismo, as como las

condiciones comerciales .

1*


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3. El administrativo de compras enva el pedido al director. El director lo

revisa, efecta algn cambio si procede y finalmente devuelve el

pedido al administrativo. Si el director quiere cambiar alguna

condicin comercial, avisa al informtico para que lo modifique en la

BD.

+. El administrativo introduce el pedido en la pgina web del fabricante

y obtiene la fecha de entrega y un cdigo de pedido. El administrativo

de ventas debe asegurarse que las condiciones comerciales son las

mismas en el pedido y en la web del fabricante. Si el pedido es

correcto, copia el numero de pedido ofrecido por el fabricante en

Numero de pedido y pasa el pedido a realizado. Si el pedido eserrneo, pone el pedido en rechazado y vuelve al paso 1, avisando al

director del motivo del rechazo.

5. El da que llega la mercanca al almacn, el operario de almacenes

enva el albarn entregado por el operador logstico por correo

electrnico a las oficinas de CatHard. El administrativo pasa el pedido

a recibido.

6. El administrativo hace la entrada en almacn, Actualizando el stock,

mediante la opcin stock del aplicativo.

7. El administrativo almacena el albarn del operador logstico en una

carpeta de red (albaranes) con nombre el numero de pedido de

compras.

8. El administrativo crea la factura con la opcin facturar pedido de

compras del aplicativo. La factura queda en estado no pagada.

7.3.2 Datos maestros

7.3.2.1 Proveedores

Datos relativos a los proveedores:

Nmero de proveedor

Razn social

NIF

Direccin de recogida (pas, calle, cdigo postal, telfono)

Otras direcciones (sede central, direccin de facturacin, direccin

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alternativa de recogida)

Cuenta bancaria Condiciones comerciales

Lista de precios

Plazo entrega

7.3.2.2 Condiciones comerciales

Las condiciones comerciales se almacenan en la ficha de proveedor, siendo

estas:

Plazos de pago

incoterms

7.3.2.3 Estructura tarifaria

Los precios se determinan por listas de precios. Las listas de precios se

asocian a cada proveedor en los datos maestros del proveedor.

La lista de precios de compras, estcompuesta por una nica lista, con todos

los artculos y sus precios de compra. Es usual crear una lista corta con

ciertos artculos para un pedido y asociar un proveedor a esta lista de forma

temporal, pues la lista general a menudo estpoco actualizada.

7.3.2.4 Materiales

Datos relativos a los materiales

Nmero de referencia

Peso Volumen

Unidades por caja

7.3.2.5 Almacenes

Los 2 almacenes de Cathard (pennsula y Canarias), reciben tanto

mercancas de los proveedores como devoluciones de los clientes y expiden

las mercancas de los pedidos de ventas.

1


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Actualmente los operarios registran las entradas y salidas de almacn en

hojas de clculo que son enviadas cada noche por correo electrnico a la

compaa, para ser cargadas en el sistema por el administrativo asignado.

Estas hojas de calculo indican el cdigo de material, la cantidad y el numero

de pedido de ventas o de compras que origina el movimiento.

7.3.3 Informes

Informe de proveedores (lista/busca proveedor,indicando sus datos y

las condiciones comerciales)

Informe de referencias (lista/busca referencias, indicando peso,volumen, proveedor...)

Informe de existencias (lista/busca las existencias de un material en

almacenes)

7.3.4 Observaciones

El operador logstico enva adems por correo electrnico los albaranes

generados en el proceso.

7.4 Ventas

Los pedidos se reciben por correo u hoja de clculo con el pedido realizado

por el comercial asignado.

Al realizar un pedido, se introduce el nombre del cliente o se busca en un

mendesplegable.

Tras validar el cliente, el formulario carga los datos del mismo: Direccin de

entrega y direccin de facturacin.

Se empiezan a introducir las referencias (por cdigo) y las cantidades. Al

final se valida y el formulario muestra los artculos con sus precios y la

misma informacin pero en caracteres rojos para las lineas sin stock.

7.4.1 Flujos de ventas

7.4.1.1 Pedidos

1. El administrativo de ventas, entra el pedido en el formulario.

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2. El formulario comunica con la base de datos de la empresa recogiendo

datos del cliente, condiciones comerciales, datos de las referencias y

haciendo las verificaciones de existencias. El pedido nace en estado

iniciado.

3. El administrativo de ventas entra la solicitud de entrega en la web del

operador logstico, informa la direccin de entrega y la cantidad de

bultos con su peso y volumen. La web indica la fecha de entrega.

4. El administrativo de ventas pasa el pedido a confirmado, e indica la

fecha de entrega.

5. Una vez entregada la mercanc

a, el operador log

stico confirma laentrega en su pgina web. Desde que se hace el pedido hasta la

entrega, se puede consultar el estado, en la web del operador logstico.

6. El administrativo de ventas pasa el pedido a terminado, una vez que

ha recibido la copia del albarn de entrega enviado por correo

electrnico por el operario de almacenes.

7.4.1.2 Devoluciones

1. El cliente avisa normalmente mediante correo electrnico de ladevolucin.

2. El administrativo de ventas crea un pedido de devolucin. El

programa, carga los datos del cliente informado y las descripciones de

los artculos. Los precios se entran a mano recuperando los precios del

pedido origen. El pedido queda en estado iniciado.

3. El administrativo avisa al director de operaciones

4. El director de operaciones revisa el pedido y da el visto bueno o indica

modificaciones.

5. El administrativo de ventas entra la recogida en la pagina web del

operador logstico . La pagina web indica el da de recogida en cliente.

6. El administrativo de ventas pasa el pedido a confirmadoe indica la

fecha de entrada prevista en almacn.

7. El da de la entrada en el almacn de devoluciones el administrativo

de ventas pasa el pedido a terminado. La entrada en almacn de

devoluciones es informada por el operario de almacn (va correo

electrnico), ascomo por el operador logstico.(en su pagina web).

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7.4.2 Datos maestros

7.4.2.1 Clientes

Los datos de los clientes se introducen o modifican en la opcin clientes.

Existen 2 tipos de clientes, los pequeos (pequeo comercio) y los grandes

(grandes superficies).

De los clientes se guarda:

Nmero de cliente

Razn social

NIF

Direccin de entrega (pas, calle, cdigo postal, telfono)

Otras direcciones (sede central, direccin de facturacin, direccin

alternativa de entrega)

Cuenta bancaria

Tipo de cliente (grande pequeo)

Condiciones comerciales

Lista de precios

7.4.2.2 Condiciones comerciales

Las condiciones comerciales se almacenan en los datos del cliente y son:

Plazos de cobro

Incoterms

Las condiciones comerciales dependen del tipo de cliente. Los pequeos

comercios pagan a 30 das a partir de la fecha de factura . Las grandes

superficies pueden pagar a 60 90 das a partir de la fecha de factura.

7.4.2.3 Estructura tarifaria

Se asocia cada cliente a alguna de las listas de precios disponibles. A

menudo se crea una nueva lista de precios para algn pedido que luego se

asocia temporalmente al cliente. Tambin existe la posibilidad de modificar

de forma manual los precios en el pedido o incluso en la factura.

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7.4.3 Informes

Informe de clientes Informe de estado de pedidos (lista/busca pedidos segn su estado)

8 Requerimientos funcionales

8.1 Finanzas

Pese a que la contabilidad seguir siendo gestionada por una asesora

externa, se facilitar su trabajo, con la creacin de los libros de mayor y

diario, ascomo las cuentas contables del plan general contable.

Se desea que el sistema impute automticamente, los importes de las ventas

y compras en las cuentas adecuadas y que permita hacer al menos una

valoracin de stock al cierre de ao contable.

Libros y diarios

Se crearn los libros de perdidas y ganancias, de diario y de mayor.

El sistema realizarlos apuntes correspondientes en cada uno de los libros,

cada vez que se produzca una transaccin que lo requiera.

Cuentas contables

Se automatizar la imputacin en cuentas de las compras y las ventas

realizadas, as como de las valoraciones de stock durante el cierre del

periodo contable. Para ello, se crearn las cuentas necesarias en el sistema,

segn el plan contable espaol vigente (PGCE 2008). La informacin de las

cuentas ser almacenada en el sistema y podr ser consultada en todo

momento, mediante el listado de cuentas y su estado. Estinformacin se

podrextraer de forma sencilla, de manera a proveer a la asesora de toda lainformacin necesaria para cumplir con las obligaciones legales y permitir

en un futuro contabilidad analtica.

Impuestos

El sistema permitir la gestin de impuestos, (IVA, recargos de

equivalencia, importaciones) e imputar los importes de las ventas y

compras en las cuentas respectivas de impuestos.

2)


24/73


8.2 Ventas

El sistema actual carece de los documentos habituales utilizados en todoproceso de ventas que son al menos el pedido, la entrega y la factura. El

nuevo sistema contarcon estos documentos y cada uno de ellos cumplir

con los requerimientos expuestos a continuacin.

8.2.1 Pedidos

Los pedidos de ventas tendrn como fuente de datos principal los datos de

los clientes y de los materiales.

Los pedidos de venta recogern la siguiente informacin:

Las distintas direcciones necesarias para el pedido, siendo estas la

direccin y datos del solicitante, del destinatario de la mercanc a y del

pagador.

Las condiciones comerciales aplicables al cliente con rol de solicitante.

Las condiciones comerciales sern los precios aplicables al cliente, las

formas y plazos de pago, as como las condiciones aplicables al

transporte y entrega de los materiales.

La disponibilidad, peso, volumen, almacn desde donde serexpedidoy la informacin relativa al tiempo de preparacin y entrega de cada

material incluido en el pedido.

Los pedidos tendrn distintos estatus dependiendo del estado en el

que se encuentren. Estos estatus mostrarn al menos el pedido

iniciado, en curso y terminado.

Los pedidos se podrn exportar e imprimir de forma sencilla.

8.2.2 Entregas

A partir de los pedidos y con los datos del mismo, se crearn las entregas.

Las entregas recogern de forma automtica los datos del pedido.

Al crear la entrega se realizarn las comprobaciones de stock.

La salida de mercancas en la entrega contabilizarel descuento de stock

pertinente.

Los operarios de almacn tendrn acceso al sistema y debern realizar la

entrada y salida de mercancas de forma simple.

2+


25/73


Los albaranes de entrega se podrn exportar e imprimir de forma sencilla.

8.2.3 Facturas

Las facturas se crearn a partir de las entregas, salvo cuando se trate de

facturas de cargo o abono, en cuyo caso se podrn crear directamente.

Las facturas poseern un atributo que las identificarcomo pagadas o no

pagadas.

Las facturas se podrn exportar e imprimir de forma sencilla.

8.2.4 Flujo pedido estndarLos pedidos llegarn por los canales habituales, correo electrnico, fax y

hoja de clculo de los comerciales.

El administrativo de ventas, crear el pedido de ventas que nacer en

estadopendiente.

Seleccionarel cliente e informarlos materiales y las cantidades vendidas;

el sistema cargarlos precios y las condiciones comerciales del cliente, as

como los datos de los almacenes de expedicin.

El administrativo de ventas enviar la entrega al operador logstico. El

operador logstico confirmarla recogida.

El administrativo, pasarel pedido a confirmadoy actualizarla entrega

con las fechas de recogida confirmadas por el operador logstico.

Cuando el operador logstico recoja los materiales en el almacn, el operario

de almacn pasar la entrega a en curso y exportar el albarn a PDF

entregando una copia al operador logstico. El sistema harlos rebajes de

stock pertinentes.

Cuando el operador logstico entregue la mercanca en el cliente, nos

enviar el albarn con la recepcin sellada por el cliente.

El administrativo de ventas cambiarel estado de la entrega a terminado,

adjuntaruna copia del albarn sellado a la entrega, generarla factura y

la enviarpor correo electrnico al cliente.

La factura naceren estado no pagado y una vez el cliente pague segn su

plazo de pago, el administrativo pasarla factura a pagada.

20


26/73


8.2.5 Datos maestros de los clientes

Los datos maestros de los clientes, almacenarn la siguiente informacin: Cdigo

Nombre.

Direcciones.

Telfonos.

NIF.

Tipo de cliente (pequeo o grande).

Precios y condiciones comerciales aplicables al cliente.

Cuentas contables de ingreso y gasto asociadas al cliente.

Crdito mximo concedido

Se crearn los roles de solicitante, destinatario de la mercanca y cliente

facturado.

Se desea conservar los cdigos de clientes existentes que son de la forma

1XXXXX para los clientes y 2XXXXX para los proveedores. (Donde X son

nmeros).

8.2.6 Datos maestros de los materiales

Los datos maestros de los materiales, almacenarn la siguiente

informacin:

Cdigo.

Nombre.

Peso.

Volumen.

Stock disponible.

Unidad de venta .

Estado (disponible o no para la venta).

Precio base

Se desea conservar la numeraci

n de los art

culos que son del tipo TXXXXX,

26


27/73


PXXXXX, NXXXX, EXXXXX, MXXXXX, GXXXXX (para tablets, telfonos,

netbooks, ebooks, memorias y gadgets respectivamente. (XXXXX pueden ser

letras o nmeros) ).

8.2.6.1 Organizacin jerrquica de los materiales

Los materiales contarn con una organizacin jerrquica en forma de rbol.

La categora Artculo ser padre de Tablet, Ebook, Notebook, Telefono,

Gadget y Complemento. La categoras CNote, CTelefono y CTablet sern

hijas de la categora complemento y representarn los complementos para

notebooks e ebooks, telefonos y tablets respectivamente. Las categoras

Audio y Memoria sern hijas de la categora Gadget.

Jerarqua de artculo

8.2.7 Precios

Los precios se gestionarn por listas de precios. Habr una lista para

pequeo comercio y otra para grandes superficies con los precios de los

artculos para unos y otros. Los precios se calcularn a partir de un precio

base, que serun atributo de cada artculo . El precio base se obtendrpor

norma general, aadiendo un 45% del precio de costo al precio de costo, en

el caso de tablets, ebooks y notebooks, un 50% en el caso de los tel fonos y

un 65% para los gadgets. Se podrn fijar de otros margenes para artculos

determinados.

Se podrn aplicar precios a categoras de artculos.

La lista de precios de grandes reas tendrun descuento del 15% en tablets,

20% en telfonos y 25% en gadgets.

La lista de precios de pequeo comercio tendr un descuento del 15% en

2*


28/73


telfonos y 30% en gadgets.

Tambin deber

existir la posibilidad de crear listas de precios temporales

aplicables a ciertos clientes, con el fin de cubrir promociones temporales o

acuerdos con el cliente.

Se podrn crear descuentos segn el numero de unidades adquiridas de un

producto o a una familia concreta. Los descuentos que se crearn

inicialmente son:

2 % si mas de 225 unidades en familia Tablet

4% si ms de 425 unidades en familia Tablet.

10 % si ms de 800 unidades en familia Tablet.

2 % si ms de 225 unidades en familia Telfono.

4% si mas de 465 unidades en familia Telfono.

10% si mas de 800 unidades en familia Telfono.

El sistema deberverificar que el producto no se vende por debajo de un

precio mnimo previamente fijado.

8.2.8 Almacenes

Sernecesaria la creacin 4 almacenes. Pennsula, Canarias, DevolucionesP

y DevolucionesC (devoluciones Pennsula y Canarias), correspondientes a

los almacenes y los almacenes de devoluciones. Sernecesario asimismo la

creacin de un almacene virtual, que permitan la gestin del stock en

transito desde los almacenes de los proveedores.

8.2.9 Informes

Para una gestin adecuada de los pedidos, se crearn informes quepermitan la consulta de los pedidos, pudiendo filtrar los mismos, por estado,

cliente y numero de pedido.

Se crearn informes de stock que darn una relacin detallada del estado de

los almacenes, as como detalles sobre un producto o grupo de productos

concretos.

Se crearn informes para conocer el estado de las entregas. Se podrn

buscar entregas por numero de entrega, estado y numero de pedido origen.

23


29/73


8.3 Compras

Se modelarn pedidos de compras que recogern automticamente toda lainformacin necesaria de los proveedores, as como de los materiales y

precios asociados a los mismos.

Los pedidos de compras contendrn la siguiente informacin :

Datos del proveedor (Cdigo, NIF, direccin del proveedor)

Numero de pedido y referencia de pedido.

Plazos de entrega previstos.

Precios y plazos de pago a proveedor .

Cdigo de los materiales solicitados, as como descripciones de los

mismos

8.3.1 Flujo de compras

Se crearel pedido de compras, informando el proveedor y los materiales

solicitados. El pedido se crearen estadopendiente.

Tras crear el pedido se exportarel mismo a formato PDF y se enviaral

proveedor. Este respondercon un correo electrnico con la confirmacin del

pedido y la fecha de recogida.

El administrativo de ventas, pasar el pedido a confirmado y crear la

entrega con las fechas previstas de entrega.

El da de la llegada al almacn, el operario de almacn modificarel estado

de la entrega dndola por terminada. El sistema actualizarlos stocks una

vez la entrega pase a terminada.

Las entregas terminadas podr

n ser obtenidas en una lista con el fin defacturarlas. El administrativo de ventas obtendr una lista diaria de las

entregas terminadas y crearlas correspondientes facturas.

9 Diseo y configuracin

9.1 Seleccin de mdulos

Partimos del servidor y cliente Open Erp v5.0.16 instalados, as como la

base de datos postgreSql v8.4.11 instalada y configurada.

2


30/73


En primer lugar se crea una nueva base de datos, desde el cliente Open Erp.

El asistente nos solicitar el nombre de la base de datos, as como las

contraseas de administrador y de super administrador (puede crear y

borrar bases de datos).

Una vez creada la base de datos nos conectaremos a la misma como

administrador. Al ser la primera conexin a la base de datos el asistente

solicitarla seleccin de un perfil que se ajuste a nuestra empresa para que

el sistema instale los mdulos asociados al perfil. Seleccionaremos el perfil

mnimo que solo instala los mdulos de administracin y empresaya que

posteriormente instalaremos un mdulo que a su vez instala los mdulos

ms habitualmente utilizados en una PYME espaola.

El sistema nos solicitar los datos bsicos de la compaa, direccin,

telfono, correo electrnico, ascomo las cabeceras y pies de pagina de los

informes y documentos.

Una vez realizada la instalacin mnima el asistente nos ofrece la

posibilidad de configurar la interfaz de usuario -simplificada o extendida-,

ascomo la creacin de usuarios en el sistema. Seleccionaremos la interfaz

extendida y dejaremos la configuracin de usuarios para ms adelante.

Tras estos pasos iniciales tendremos un sistema mnimo.

Los requerimientos expuestos anteriormente, harn necesarios los mdulos

de compras, ventas, gestin de almacenes y finanzas. Se ha seleccionado un

mdulo, l10n_ES_pyme_install, que adems de ofrecer la localizacin

espaola, realiza una instalacin de los mdulos ms habituales en una

PYME.

Tras crear las plantillas contables, tal y como se explica ms adelante, se

instalarel mdulol10n_ES_pyme_custom.

Finalmente los mdulos instalados en el sistema sern:

)


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Mdulos instalados

Los mdulos que no comienzan por l10n, son mdulos oficiales; los otros son

mdulos no oficiales diseados por la empresa Zizakmedia y otros

programadores y liberados para la comunidad. Los mdulos no oficiales

l10n_ES_XXX recogen las modificaciones necesarias, para cubrir los

imperativos legales en Espaa y los paquetes para la versin 5 de OpenErp

han sido largamente probados y son de fiabilidad y estabilidad contrastada.

La instalacin de mdulos en Open Erp es sencilla y se harseleccionando

Administracin -> Mdulos -> Actualizar Lista de Mdulos.El sistema nos

presentarlos mdulos disponibles

)1

om re escr pc n

5.0.1.1 Gestin contable y financiera5.0.0.1 Motor de informes de balances contables

5.0.1.0 Informes financieros comunes

5.0.1.1 Gestin de pagos

5.0.1.1 Extensin de pagos contables (Tesorer a)

5.0.0.1

5.0.1.0 Facturas y precios con impuestos incluidos

base 5.0.1.1 Base

base_iban 5.0.1.0 IBAN

5.0.1.0 Configuracin bsica

5.0.1.0 IVA

5.0.1.1 Recursos humanos

5.0.2.0 Espaa - Plan Contable 2008

5.0.0.1 Informes de balances contables (cuentas anuales) espa

olesl10n_ES_extractos_bancarios 5.0.1.0 Importacin de Extractos Bancarios Espaoles

5.0.1.0

5.0.1.0 Datos iniciales para mdulo base

5.0.0.1 Secuencia empresa

5.0.1.0 Instalacin PYME estndar (2o paso)

5.0.1.0 Instalacin PYME estndar (1er paso)

l10n_ES_remesas 5.0.1.5 Exportacin de ficheros bancarios CSB 19, CSB 32, CSB 34 y CSB 58

5.0.1.0 Topnimos del Estado espaol

5.0.1.1 Etiquetas PDF para empresas, direcciones, productos, albaranes, ...

5.0.1.1 Planificacin de recursos de fabricacin (MRP)

5.0.1.0

5.0.1.0 Terminal punto de venta (TPV)

5.0.1.0 Proceso empresa

5.0.1.1 Productos y tarifas

5.0.1.1 Compras

sale 5.0.1.0 Ventas

5.0.1.0

5.0.1.0

5.0.1.1 Inventario y logstica

ers n

accountaccount_balance_reporting

account_financial_report

account_payment

account_payment_extension

account_renumber Asistente de renumeracin de asientos

account_tax_include

base_setup

base_vat

hr

l10n_chart_ES

l10n_ES_account_balance_report

l10n_ES_partner Adaptacin de partner para el Estado Espaol

l10n_ES_partner_data

l10n_ES_partner_seq

l10n_ES_pyme_custom

l10n_ES_pyme_install

l10n_ES_toponyms

label

mrp

partner_spam SMS and Email spam to partner

point_of_sale

process

product

purchase

sale_payment Sale payment type

smtpclient Email Client

stock


32/73


Punto de men

Seleccionaremos el mdulo l10n_ES_pyme_install. Instalaremos el mdulo

y ejecutaremos el asistente de configuracin, del que solo realizaremos lospasos de configuracin de ventas y configuracin de provincias. El resto lo

configuraremos desde los puntos de menpertinentes. La configuracin de

ventas permite determinar las polticas de envo por defecto,

seleccionaremos directa, ya que lo ms habitual serenviar la mercanca

directamente y el modo de facturacin por defecto. En nuestro cassera

partir del albarn. Asimismo determinaremos en este punto del asistente

los pasos para entregar un pedido de ventas, en nuestro caso serla opcin

orden de entrega, por ser el flujo determinado en los requerimientos.

Logstica de pedidos de venta

)2


33/73


9.2 Finanzas

Primeo crearemos el plan contable a partir de una plantilla del plancontable. Para ello accederemos a Contabilidad y Finanzas Configuracin

Contabilidad financiera Plantillas Generar plan contable a partir de

una plantilla de plan contable

Punto de men

Este punto de menlanza el asistente para la creacin del plan contable.

Gracias a los mdulos de localizacin espaola, podremos seleccionar el plan

contable en curso (PGCE 2008). El sistema nos permite seleccionar el plan

contable reducido para PYMES, que sernuestra eleccin. Informaremos el

nombre de la compaa (nuestra empresa en OpenErp) el numero de d gitos

para la codificacin de las cuentas contables y desmarcaremos la opcin

Secuencias de diarios separadas, ya que por motivos fiscales los asientos

contables deben disponer de una numeracin correlativa y no distinta segn

los diarios financieros que creemos.

))


34/73


Configuracin del plan contable

Tras la configuracin del plan contable, sernecesario definir el ejercicio y

los periodos. Se definirn 12 periodos, puesto que la empresa desea cerrar

periodos cada fin de mes.

Periodos contables

Una vez determinado plan contable y periodos, procederemos a la

instalacin del mdulo l10n_ES_pyme_custom que instala los mdulos de

importacin de extractos bancarios y datos de bancos espaoles y su

validacin.

La creacin de los distintos impuestos es realizada automticamente

durante la instalacin del modulo l10n_ES_vat, este mdulo crea los

impuestos habituales o posibles en Espaa, indicando las cuentas de

)+


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impuestos donde imputarn.

Los impuestos se configuran en Contabilidad y finanzas Configuracin

Contabilidad financiera Impuestos Impuestos.

Punto de men

Este punto de mennos muestras los impuestos creados en el sistema

Impuestos creados

)0


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Configuracin de impuestos

Con esta configuracin ya tendremos cubiertos los requerimientos bsicos

en lo que a finanzas se refiere.

9.3 Gestin de almacenes

OpenErp, permite la configuracin de distintos almacenes. OpenErp utiliza

un sistema de doble entrada en el que los productos pasan del almacn del

proveedor a los almacenes propios, generando primero un movimiento desde

el almacn del proveedor para luego crear una entrada e nuestro almacn o

desde nuestro almacn al de clientes. Se pueden definir ubicaciones fsicas y

virtuales, para de esta manera poder por ejemplo controlar el stock en

trnsito. Un almacn en OpenErp queda definido por tres ubicaciones(ubicacin de entrada, ubicacin de stock y ubicacin de salida), que pueden

o no ser las mismas

9.3.1 Ubicaciones

Necesitamos crear ubicaciones fsicas para nuestros almacenes en

pennsula, Canarias y devoluciones, as como ubicaciones virtuales para

mover el stock en trnsito.

Creamos las ubicaciones en Inventario y logstica Configuracin Ubicaciones

Punto de men

)6


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OpenErp tiene varios tipos de ubicaciones, que adems de indicar el tipo de

ubicacin y permitir la introduccin de datos como la cuenta contable de

inventario y la situacin de la ubicacin (pasillo, estantera, altura),

tambin sirven para crear una estructura jerrquica de las ubicaciones. La

ubicacin de tipo vista, es una ubicacin nodo de la cual colgarn las

ubicaciones hijos que es donde realmente se apuntarn los movimientos. El

sistema permite crear diferentes tipos de ubicacin (proveedores, clientes,

interna, vista, inventario, abastecimiento y produccin) .

Crearemos las ubicaciones recogidas en los requerimientos:

Primero crearemos las ubicaciones tipo vista:

Ubicaciones fsicas

Ubicaciones de empresas

Ubicaciones virtuales

Ubicaciones

De las ubicaciones fsicas colgarn las ubicaciones de los almacenes de la

empresa:

Stock nacional

Stock canarias

Stock devolucin N (hijo de Stock nacional)

Stock devolucin C (hija de Stock Canarias)

Estas ubicaciones sern de tipo ubicacin interna (pues se trata de las

ubicaciones de nuestros almacenes). A cada ubicacin se le debe dar una

)*


38/73


direccin. En este caso la direccin de cada uno de nuestros almacenes.

Configuracin de ubicacin

9.3.2 Almacenes

Tras crear las ubicaciones se deben crear los almacenes. En OpenErp un

almacn se define con una ubicacin de entrada, otra de stock y otra de

salida que pueden ser las mismas.

Crearemos los almacenes nacional, canarias, devoluciones N, devoluciones C

sirvindonos de las ubicaciones anteriormente creadas.

Creamos los almacenes en Inventario y logstica Configuracin

Almacenes

Punto de men

Daremos nombre a los almacenes e indicaremos sus ubicaciones

Configuracin almacn

)3


39/73


9.4 Gestin de clientes

En OpenErp una empresa puede ser cliente, proveedor o ambos. El que secategorice la empresa en uno u otro grupo determina si esta ser

seleccionable para pedidos de ventas, de compras o ambos.

OpenErp permite la creacin de mltiples contactos para cada empresa

creada en el sistema. Estos contactos ejercern los distintos roles en los

pedidos, entregas y facturas. Para cada empresa creada, necesitamos al

menos un contacto, aunque lo habitual ser la creacin de al menos 3

contactos (uno para el pedido, otro para la entrega y otro para la factura)

Los clientes se crean en el punto de men

Empresas Empresas

Punto de men

9.4.1 Jerarqua de clientes

OpenErp, permita la clasificacin de los clientes por categoras

jerarquizadas. Tal y como se plantea en los requerimientos crearemos las

categoras de clientes pequeos y grandes reas, ambas hijas de la categora

cliente.

Crearemos las empresas informando los campos indicados en los

requerimientos

Nombre

Cdigo

Cliente/Proveedor

Creacin de cliente

)


40/73


9.4.2 Contactos

Crearemos tantos contactos como sean necesarios. De los contactosinformaremos las pestaas General, Ventas y Compras y Contabilidad.

Tambin incluiremos las empresas en la categora deseada.

Contacto

La pestaa Ventas y Compras nos permitir asociar una tarifa a cada

cliente; informaremos la tarifa de venta y/o la de compra e indicaremos las

ubicaciones de almacn de los proveedores y de los clientes.

Pestaa Ventas & Compras

La pestaa contabilidad recogerel NIF/CIF, la forma de pago, los plazos de

pago, los impuestos aplicables y el crdito concedido.

Pestaa Contabilidad

+


41/73


9.5 Gestin de artculos

Antes de poder completar las fichas de artculo ser necesario crear lascategoras de artculo, ascomo definir las distintas unidades de medida y

sus relaciones.

9.5.1 Categoras de productos

OpenErp permite crear Jerarquas de artculos. Segn los requerimientos,

debemos modelar la jerarqua del grfico siguiente.

Jerarqua de artculo

La clasificacin y jerarquizacin de los artculos se denomina, categoras de

productos y se configura en el punto de menProductos Configuracin

Categoras de productos

Punto de men

Crearemos las distintas categoras y estableceremos las relaciones de la

jerarqua.

En primer lugar creamos la categora padreArticulo. Para ello pinchamos

en nuevoe informamos los campos del nombre de la categora, la categora

padresin informar (pues es la raiz de la jerarqua), las cuentas contables

+1


42/73


de ingresos y gastos ascomo las de entrada y salida de stock.

Si informamos el n

mero de secuencia, nos presentar

la lista de categoras

segn el numero de secuencia informado.(la clasificacin jerrquica no

cambia por definir uno u otro nmero de secuencia, pues solo define la

presentacin de la lista).

Configuracin de categoras de producto

Crearemos de forma anloga el resto de categoras y finalmente tendremos

la categorizacin y jerarquizacin deseadas.

Categoras de productos

9.5.2 Unidades de medida

Las unidades de medida nos permiten expresar los pesos, volmenes,

cantidades y otras caractersticas relacionadas con las medidas, a partir de

unidades y sub-unidades definidas.

9.5.2.1 Categoras de unidades de medida

Primero se deben crear la categoras de unidades de medida, en el punto de

+2


43/73


men Productos Configuracin Unidades de medida Categoras de

unidades de medida

Punto de men

segn los requerimientos recogidos necesitamos crear las categoras

siguientes:

Unidades

Peso

Volumen

Tras crear cada una de las categoras podremos consultarlas en su punto de

men.

Categora de unidades de medida

9.5.2.2 Configuracin de unidades de medida

Las unidades de medida se crean en el punto de men Productos

Configuracin Unidades de medida Unidades de medida

+)


44/73


Punto de men

Crearemos cada una de las unidades necesarias;informaremos el nombre, la

categora, la tasa, el factor de redondeo e indicaremos si la unidad de

medida esto no activa. La tasa es el factor de conversin para convertir las

unidad de medida creada en unidades de medida diferentes existentes en el

sistema.

Configuracin unidades de medida

Una vez creadas la unidades de medida necesarias, estas son mostradas

cada vez que se accede al punto de menProductos Configuracin

Unidades de medida Unidades de medida

Unidades de medida

9.5.3 Artculos

En el punto de menProductos Productos , realizaremos la entrada de los

datos maestros de los productos. La ficha de producto, cuenta con distintas

pestaas en las que completaremos los campos necesarios segn los

++


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requerimientos.

Punto de men

Informaremos el nombre del producto y el cdigo. Indicaremos si el producto

puede ser comprado, vendido o alquilado.

Configuracin de producto

Pestaa Informacin:

Tipo de producto: Almacenable.

Mtodo de abastecimiento: Obtener para stock. (Se fabrica o se

compran cantidades para almacenar. Se sirven los pedidos de cliente

con el stock almacenado.)

Mtodo de suministro: Comprar.

Pesos y volmenes.

Categora.

Estado (en blanco si el producto se puede vender, en produccin en

caso contrario).

Unidad de medida por defecto: Usualmente unidad.

+0


46/73


Configuracin de producto

PestaaAbastecimiento y Ubicaciones:

Plazo de entrega a cliente.

Plazo de entrega de fabricacin.

Estante (serel nmero de ubicacin en las que se dividen los

pasillos).

Fila (serel nmero de pasillo).

Pestaa abastecimiento y Ubicaciones

PestaaPrecios & Proveedores:

Precio de coste.

Precio de venta (a partir del cual se aplicarn las reglas de las

versiones de tarifa).

Mtodo de coste: Precio estndar.

El margen de precio variable se podra utilizar para calcular el precio

+6


47/73


en la versin de tarifa correspondiente a partir del coste multiplicado

por el margen de precio variante, aunque se decidi hacerlo por el

precio de venta.

Pestaa Precios & Proveedores

En la pestaa Contabilidades donde se definen las cuentas de ingresos y

gastos, ascomo las de salida y entrada de stock, que se dejarn en blanco,

pues estos datos se informaron en la categora de producto correspondiente.

En esta pestaa se definirn los impuestos de compras y de ventas (IVA,

recargo de equivalencia) que tomarel sistema por defecto al efectuar una

compra o venta del producto.

Pestaa Contabilidad

9.6 Tarifas

En OpenErp la estructura de precios, se modela en tarifasy versiones de

tarifa. Las tarifas son asociadas a versiones de tarifa que contienen todas

las reglas , para calcular los precios. Las tarifas son a su vez asociadas a los

clientes.

Segn los requerimientos, necesitamos crear una tarifa para grandes

superficies y otra para pequeo comercio.

Creamos las tarifas enProductos Tarifas Tarifas

+*


48/73


Punto de men

Crearemos las tarifas, para pequeo comercio y para grandes superficies.

Tarifa

Lista de tarifas

A continuacin crearemos las versiones de tarifa, segn los requerimientos.

Las versiones de tarifa, se crean en el punto de menProductos Tarifas

Versiones de tarifa

+3


49/73


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Se descontar el 25% del precio base para la categora Tablet, cuando la

cantidad sea igual o superior a 800 unidades. Se descuenta el 25% al sumar

el 15% de descuento a grandes superficies en la categor a Tablet ms el 10%

de descuento por vender 800 unidades o ms.

Regla de versin de tarifa

Nombre de regla: Descuento 4% tablet

Categora de producto: Articulo / Tablet

Cantidad mnima: 425

Secuencia: 20

Basado en: Precio al pblico

Nuevo precio = base*(1 0,1900)

Explicacin de la regla:

Anloga regla anterior.


0


51/73



Cantidad mnima: 225 Secuencia: 30




Anloga a regla anterior.

Nombre de regla: Descuento 10% telfono

Categora de producto: Articulo / telfono

Cantidad mnima: 900

Secuencia: 40




Se descontarel 30% del precio base para la categora telfono, cuando la

cantidad sea igual o superior a 900 unidades. Se descuenta el 30% al sumar

el 20% de descuento a grandes superficies en la categora telfono, ms el

10% de descuento por vender 900 unidades o ms.


Categora de producto: Articulo / tel

fono

Cantidad mnima: 465

Secuencia: 50





01


52/73


Nombre de regla: Descuento 2% telfono Categora de producto: Articulo / telfono

Cantidad mnima: 225

Secuencia: 60





Nombre de regla: Descuento GA tablet

Categora de producto: Articulo / tablet

Secuencia: 70




Descontaremos el 15% en la categora tablet, siempre, sea cual sea el

numero de artculos. Si el sistema llega a esta regla quiere decir que el

nmero de productos de la familia tablet, no llega a las 225 unidades, que es

la cantidad mnima para optar al descuento del 2% (ms el 15% del

descuento general, hace que la regla del 2% descuente 17%), por lo cual el

sistema aplicarsolo el descuento general que no va ligado a cantidades.

Nombre de regla: Descuento GA telfono


Secuencia: 80




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Anloga a la anterior.

Nombre de regla: Descuento GA gadget

Categora de producto: Articulo / gadget

Secuencia: 90





Las reglas de la Versin pequeo comercio, sern las siguientes:



Cantidad mnima: 800

Secuencia: 10




Se descontar el 10% del precio base para la categora Tablet, cuando la

cantidad sea igual o superior a 800 unidades.



Cantidad mnima: 425

Secuencia: 20




0)


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Cantidad mnima: 225

Secuencia: 30







Cantidad mnima: 900

Secuencia: 40




Se descontarel 10% del precio base para la categora telfono, cuando la

cantidad sea igual o superior a 900 unidades.



Cantidad mnima: 465

Secuencia: 50




0+


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Cantidad mnima: 225

Secuencia: 60





9.7 Comunicacin con el operador logstico

Tal y como se detalla en el capitulo 4, la comunicacin e intercambio de

documentos con el operador logstico, se llevara cabo por medio del mdulo

Document, que instala un servidor FTP, integrado con el ERP.

Este mdulo permite la creacin de directorios de FTP directamente desdeel ERP, ascomo la configuracin del sistema para la generacin automtica

de documentos adjuntos en pedidos, albaranes y facturas entre otros.

Tras la instalacin del mdulo, la configuracin es accesible desde el punto

de menGestin de documentos Configuracin de documentos

Punto de men

El intercambio de documentos comprende las siguientes fases:

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1. Subida al FTP del albarn saliente.

2. Consulta peridica del operador log

stico al FTP para detectar los

albaranes a procesar.

3. Subida de mensaje (archivo de texto plano) al FTP, por parte del

operador indicando la recepcin del albarn.

4. Subida (por el operador logstico) de copia del albarn sellado por el

cliente al FTP.

5. Consulta por parte de los administrativos de Cathard de los

documentos adjuntos a las entregas, con el fin de realizar la factura,

una vez la mercanca sea entregada.

Para cubrir esta operativa es necesario crear una carpeta para los albaranes

salientes, as como configurar la auto generacin de los documentos

necesarios.

Crearemos el directorio Albaranes e indicaremos al sistema que genere

automticamente archivos PDF con los datos del albarn cuando se cree una

entrega. Los directorios se crean en Gestin de documentos Configuracin

de documentos Directorios.

Punto de men

El sistema ya trae preconfigurada una jerarqua de directorios con carpetas

para los distintos pedidos de ventas. La carpeta Albaranes colgar de la

carpetaDocumentsque contiene los distintos directorios accesibles va FTP.

Se darnombre al directorio, se indicarsu directorio padre, se indicarel

tipo de directorio, as

como la naturaleza de los archivos de generaci

n

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automtica, ligados directamente a la eleccin del tipo de objeto contenido

por el directorio.

Para el directorio albaranes se seleccionara como tipo de directorio, la opcin

otros recursos, para permitir la generacin automtica de documentos de

albarn en PDF, as como el mapeo de cada uno de los documentos de

albarn de salida a la carpeta correspondiente.

Se pueden configurar igualmente los usuarios que podrn acceder al

directorio desde OpenErp. (en nuestro caso todos).

La parametrizacin descrita resultar en la creacin automtica de un

directorio para cada entrega (dentro del directorio albaranes), as

como lageneracin automtica de documentos de albarn en estos directorios.

Configuracin de directorio FTP

Para cada uno de los grandes proveedores se crearun directorio esttico

donde se dejarn manualmente y desde el ERP, los documentos de solicitud

de presupuesto o pedido de compra. Se ha preferido la subida manual de los

documentos a estas carpetas para un mayor control de los pedidos de

compras y para no tener que gestionar la visibilidad de los distintos

documentos por parte de los distintos proveedores.

9.8 Flujo de ventas

Los pedidos de ventas se crean/muestran en Ventas Pedidos de ventas.

Punto de men Ventas Pedidos de ventas

0*


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Al crear un nuevo pedido de ventas el sistema asigna un numero del tipo

PVXXXX donde XXXX son nmeros que se irn asignando

consecutivamente. El sistema completar de forma automtica la nica

tienda disponible, ascomo la fecha del pedido. El pedido nace en estado

Presupuesto. El administrativo que realice el pedido informarel numero de

pedido del cliente en Ref. Cliente y seleccionar el cliente que realiza el

pedido; el sistema completar de forma automtica y segn los datos

maestros de los clientes, las direcciones de facturacin y de envo, ascomo

la del contacto que realizla compra.

Pedido de ventas

De la pestaa Otros datos, el sistema informar los campos Comercial,

Plazo de pago, Forma de pago y Cuenta bancariasegn los datos maestros

del cliente yForma de envo, Poltica de facturacin, Facturar las, segn la

configuracin previa del sistema. Se deberinformar el campoIncoterms.

Pestaa Otros Datos

Posteriormente el administrativo ircompletando las lineas de pedido con

los artculos seleccionados.

Una vez informados todos los datos del pedido, el administrativo confirmar

el mismo pasando el pedido aEn proceso.

Confirmar pedido de ventas

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Una vez el pedido se encuentra en este estado, el sistema crea

automticamente el albarn, que se podrconsultar en la pestaa historial.

Adems al crear el albarn el sistema realiza los descuentos de stock virtual

(el stock virtual es aquel que tiene en cuenta los pedidos de compras y

ventas en proceso) de las referencias solicitadas. El albarn de entrega,

nace en estado confirmado.

La entrega recin creada recogerel nombre de la empresa destinataria, el

tipo de envo, la fecha de entrega prevista, el numero de pedido origen y el

estado de la factura. La pestaa Otras info. recogerel mtodo de entrega.

Albarn de salida

Los datos de las lineas de la entrega harn referencia al producto a las

ubicaciones origen y destino a la cantidad y a la fecha prevista de entrega.

El administrativo realizarla comprobacin de disponibilidad, al acceder al

albarn de entrega desde la pestaa historial del pedido. Si existe stock de

las referencias reflejadas en el albarn, el sistema actualizarel estado de

la entrega fijndolo en comprobado. Si no existe stock, el sistema no

modificarel estado de la entrega que permaneceren estado confirmado

hasta nueva comprobacin de disponibilidad.

La creacin de la entrega comporta la creacin del directorio

Documents/Albaranes/PACKXXXX as como el documento en PDF del

albarn en el FTP.

El operador logstico recoger el albarn desde el FTP y organizar el

transporte, dejando constancia por medio de un archivo de texto plano del

inicio del proceso. Nuestro operario de almacenes modificarel estado de la

entrega, fijndola en Realizada, una vez el operador logstico recoja los

materiales en almacn. (esto desencadenar las rebajas de stock real).

Cuando la mercanca sea entregada, el operador logstico colgaruna copia

del albarn con la recepcin sellada por el cliente, en la carpeta

correspondiente del FTP.(Este documento, as

como el de texto plano de

0


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inicio de actividades, sern accesibles desde la opcin documentos adjuntos

del albarn de entrega).

El flujo termina con la creacin de la factura por parte del administrativo,

tras la consulta diaria de los adjuntos de los albaranes de entrega.

En OpenErp las facturas se pueden crear directamente desde la interfaz del

albarn o desde Contabilidad y finanzas Facturas

Punto de men

Por la configuracin previa del sistema, estas facturas se crearn en base a

los albaranes. Las facturas cuentan con los estados Borrador, Abierto yPagado. Los datos de cabecera de la factura, recogen el diario del apunte, el

tipo de factura, el numero de factura (asignado por el sistema), la empresa,

la direccin de factura y el periodo. La pestaa Factura, cuenta con los

campos cuenta, plazo de pago, mtodo de precio y tipo de pago. Todos estos

datos son arrastrados desde el pedido y los datos maestros, e informados de

forma automtica por el sistema.

Factura de pedido de ventas

La pestaa Otra informacinrecoge el nombre de la compaa, la fecha de

vencimiento, la direccin de contacto y el asiento de factura. Estos datos

tambin son informados automticamente por el sistema.

6


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Finalmente la pestaaPagosrecoge los datos relativos al pago de la factura,

una vez ha sido realizada.

Las lineas de la factura arrastran los datos de las lineas de pedido, a los que

aaden la cuenta a la que se imputarla venta.

Linea de factura de ventas

Para registrar el pago de la factura, se seleccionarla opcinpagar factura.

El administrativo aadiruna descripcin al pago, indicarel mtodo de

pago y seleccionarpago completo.

Pago de factura de ventas

9.9 Flujo de compras

Los pedidos de compras se crean/muestran en Compras Pedidos de

Compras

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Punto de men

Al crear un pedido de compras, el sistema le asigna un cdigo del tipo

PCXXXX donde XXXX son nmeros que el sistema asigna correlativamente.El sistema asignar asimismo la fecha del da como fecha del pedido. El

administrativo seleccionar el proveedor (pestaa Pedido de compra) y el

sistema informar los campos tarifa y direccin a partir de sus datos

maestros. El pedido nace en estadosolicitud de presupuesto.

Pedido de compra

En la pestaaAlbaranes y facturas, el administrativo informarel almacn

de recepcin. El campoFecha prevista, serinformado por el sistema cuando

se confirme el pedido y segn la informacin de los datos maestros de los

materiales. El campo mtodo de facturacin serinformado por el sistema

segn la configuracin del mismo (desde albarn). El campo Factura ser

informado por el sistema con el numero de factura, una vez esta sea creada.El campo Validada por mostrar el nombre del usuario que valide el

pedido. (segn los requerimientos, los pedidos de compras deben ser

validados por el director o por el jefe de operaciones, por lo que solo estos

usuarios podrn validar pedidos de compras).

A continuacin el administrativo introducircada una de las lineas con los

artculos que se van solicitar al proveedor. Por cada linea el administrativo

introducir el numero de artculo, as como la cantidad y el sistema

completar

los campos Udm del producto, Descripcin, Fecha planificada,

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Precio unidad y subtotal. (PestaaLinea del pedido).

Linea de pedido de compras

La pestaaHistoria, contendrlos detalles de los movimientos de almacn

asociados a la linea, una vez estos se efecten.

Tras crear el pedido de compras el administrativo la grabarsin modificar el

estado.

El jefe de operaciones listarlos pedidos de compras que estn a la espera deconfirmacin en Compras Pedidos de compras Pedidos de compras

esperando aprobacin y tras verificar el pedido lo aprobar, cambiando el

estado a confirmado.

Punto de men

El administrativo retomarel pedido y mediante el la opcin de impresin

del pedido de compra, exportarel pedido a PDF y lo dejaren la carpeta

correspondiente del FTP.

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TFC-ERP Erne

Memoria de una implantación de OpenERP

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