1

2

3

Different stakeholders will have different opinions of sustainability. Which means that they will look for different indicators of sustainability and expect different things from the “sustained” program.

But a common theme is continuation—but continuation of what? of all activities or some, of all outcomes or some, of all partnerships or some…

4

P rogram sustainability has traditionally been viewed narrowly as the act of decreasing dependence on one source of funding and shifting financial support for program implementation to a new funding stream. In reality, program and organizational sustainability is a much more complex and dynamic process. programs should work to better ensure sustainability by creating more efficient mechanisms for funding, such as the repurposing of existing resources through improved alignment, and coordination of complementary activities and resources. https://www.hud.gov/sites/documents/HHPGM_FINAL_CH7.PDF

5

Program sustainability has traditionally been viewed narrowly as the act of decreasing dependence on one source of funding and shifting financial support for program implementation to a new funding stream. In reality, program and organizational sustainability is a much more complex and dynamic process. programs should work to better ensure sustainability by creating more efficient mechanisms for funding, such as the repurposing of existing resources through improved alignment, and coordination of complementary activities and resources. https://www.hud.gov/sites/documents/HHPGM_FINAL_CH7.PDF

6

The 56 Councils across the United States and its territories work to address identified needs by conducting advocacy, systems change, and capacity building efforts that promote self‐determination, integration, and inclusion. Key activities include conducting outreach, providing training and technical assistance, removing barriers, developing coalitions, encouraging citizen participation, and keeping policymakers informed about disability issues.

7

Wishful thinking does not work. I have colleague that says Hope is not a strategy and he is right.  We cannot hope that our programs will have the results we want and we cannot hope that other people will see teh value of our programs. In both cases we have to plan and communicate.  Data can help us to do both.

Emily told me that For example, the Center recently identified that 15‐20% of the assistance requests we receive pertain to the division of retirement benefits at divorce. As a result of this discovery we are now focusing more attention on activities that benefit individuals with these types of questions.  That is a great example of data helping us to plan rather than to hope.

8

The three purposes of performance measures are to:Demonstrate accountability-, that is, report to taxpayers and other members of the public the services and benefits the government has produced and the results that have been achieved.Improve allocation of resources by informing budget development, enactment and execution- that is, provide the information that elected and appointed officials can use, if they want, for deciding whether and to what extent to fund a government’s programs.Drive performance improvement- that is, provide the impetus and insight for monitoring the delivery of services and making adjustments, if necessary, to assure the programs achieve the desired results.

Knowing that you all have completed logic models as part of your five year plans, so go back and use them to determine what to measure to show progress that will be convincing to funders and support your sustainability

15

16

ACL.gov: identifying the most pressing needs of people with developmental disabilities in their state or territory. Councils are committed to advancing public policy and systems change that help these individuals gain more control over their lives; empowering individuals through activities that teach self‐advocacy skills and support self‐determination; address new ways of improving service delivery

17

ACL.gov: identifying the most pressing needs of people with developmental disabilities in their state or territory. Councils are committed to advancing public policy and systems change that help these individuals gain more control over their lives; empowering individuals through activities that teach self‐advocacy skills and support self‐determination; address new ways of improving service delivery

18

If you have clear evidence that your program has outcomes and meets specific goals, then you can continue to collect basic output information to show that it is still being implemented and infer ongoing gains after the grant period.

19

Reliability/validity exercise

22

23

24

25

26

27

28

29

Which direction are we going ‐‐the mandate – what DOES this mean:

Given this, how important IS sustainability?Do you consider these model demonstration projects?

Self‐advocates consider this a funding mandate.

30

Grant writing to private funding sources/foundations

Pros: promotes message that self‐advocates can and do lead in our communities; great training for all; since many self‐advocacy organizations are non‐profits, they are likely already eligible for most private grants

Cons: it’s hard work and our organizations are smaller and less 

31

known; money is very competitive – and grantors want results and sustainability too

Fee for Service ContractsPros: skill‐building, marketing skills, delivers what an agency or organization asks forCons: The groups that want this training don’t have any money to pay for these trainings

Paid internshipsPros: potentially leads to permanent jobs; tests the value of self‐advocates being on‐staff as trainers with minimal risk (especially if Council funds provide the cash for internships); embeds skilled trainers in organizationsCons: always hard to sustain salaries

31

No one want to do stuff for adults – it’s all about the kids  See change on advocacy.  Advocacy should grow at every age.

The projects we’re working on for children and youth are more appealing to outside donors, have better marketing possibilities.

• Youth Leadership Forum• Engaging Youth Task Force/Marketing• Person‐Centered Plan Development/People Planning Together• Communities of Practice for Supporting Families tools and principals

32

33

Our Council uses a 2‐stage Request for Proposal Process to administer grants: 1.) Letter of Interest Phase 2.) Full Proposal Request.   At each phase of our RFP process, Council requests that applicants describe their organization, which includes experience conducting similar programs and effectively demonstrate why they are uniquely qualified to complete the project successfully. We also ask applicants to include information on their capacity to undertake the proposed initiative and the organization’s experience in meeting the needs to the target population. 

During the LOI and full proposal stages of the RFP process, applicants are expected to talk about how their intended project will achieve systems change and/or build capacity, and following the end of the grant period of performance, how systems change or increased capacity will be sustained.  Received applications are reviewed by a Grant Review Team, which comprises 5 or so Board members. Typically during the LOI phase, ¼ of the possible points are allotted towards the areas of systems change, capacity building and sustainability. 

Council wants to ensure that the organization has defined values, principles and policies in place the effectively demonstrate 1) that diversity and differences are valued, and 2) the organization is able to work effectively across cultures and adapt to the communities that are being served.

We also take a close look at the organization’s financial health. Has the organization had a history of partnerships with other organizations in the past? Are there agreements 

34

(Memoranda of Understanding) in place for the intended project? We carefully review the organization’s most recent annual submission to the Securities and Exchange Commission (SEC) for for‐profit organizations. 

34

Programmatic Reporting – Grantees are required to submit to the Board a quarterly Program Report, which details the project status in relation to expected program activities, outcomes and performance measures. In turn, staff to the Board are able to review for any reported problems and offer recommendations to ensure the project work is on track.  Board staff may also request periodic meetings or phone calls to review the project as well as attend advisory committee meetings.

Audits – Grantees expending more than $750,000 in federal funds in a fiscal year are required to provide to the Board a copy of the submitted audit or a weblink to the information. Demonstrates that funds are in place to potentially continue efforts of the project.

Revisions to Schedule, Scope and Budget – Grantees periodically contact the Board to discuss revisions that may be necessary to either the project’s scope of work, schedule and/or budget. These types of revisions may also be requested by the Board. Board staff carefully review any requested changes to ensure that they are necessary to effectively accomplish the outcomes of the grant and to determine that the grantee is able to complete the project’s aims by the end date. 

How does this ensure sustainability? When a grantee’s project is on track (products being developed, aims being met, etc.), the Board is ensuring that the project is positioned well to continue after Board funding ends.

35

During the closeout period, grantees are required to include information on the project’s accomplishments, barriers to success, demographics, as well as how consumer’s input was received during the project. As part of the closeout process, grantees must demonstrate that they have a Sustainability Plan in place. Council requires that grantees describe how the program will continue now that funding has ended and what resources have been secured. 

Long‐ Term impacts – now that the project has ended, what were the lessons learned? Were there unintended barriers encountered which presented challenges to disseminating the developed products? Will the intended audience benefit from the grant and will the impacts be lasting/far reaching across the state?

36

Sustainability Plan – There must be a desire by the grantee to sustain the project following funding from the Council and an internal commitment by members of the organization. Grantee may be able to secure other streams of revenue through fundraising efforts, submission of proposals to other organizations and forming partnerships.

Project Replication – What assistance is needed so that the results of the project can be shared in order to have the greatest impact possible? Are the developed products in a format that is easily understandable? Can they be easily replicated with minimal to no cost? What other agencies should be involved in the dissemination? Is there a need for policy reform, advocacy or other actions necessary to improve access to and delivery of services for unserved/underserved and minority populations?  

37

1. When members of our Grant Review Team consider proposal applications, they want to see a clear statement for how the grantee intends to sustain the project beyond Council funding.

2. Project activities that feature the development and release of products (pamphlets, training manuals, etc.) should be developed in such a way that they can be easily placed in the “hands” of the intended audience. The products should also be created so that other entities can take the information and re‐create it. The information should also be easy to understand by all types of audiences and should be 508 compliant (accessible).

3. The grantee should also include information about any intended partnerships with other agencies/organizations and how those partnerships will help sustain the project long term. 

38

A. Council funded the Leadership for Empowerment and Abuse Prevention (LEAP) project to Virginia Commonwealth University (2014) ‐ developed a curriculum that consisted of four 90‐minute sessions which were delivered by a co‐trainer team. During the grant, fifteen people went through the training to become trainers and over 500 people in total were trained with the developed curriculum. 

How was the LEAP project sustained? –

1. The grantee worked on developing a companion training for the original curriculum which could be administered to the target audience.

2. Secured funding through another organization to continue training individuals with DD during the 2‐year post‐grant period and beyond.  The grantee announced at our recent Council meeting that additional funding has been received that will establish the curriculum as evidence‐based for use nationally.

B. The Board also funded a project to the Arc of Southside in Virginia (2013), with the aim of converting a sheltered workshop into an integrated and productive employment program. The grantee partnered with our a local university to provide training on individual choice, best practices, and integrated employment outcomes with individuals with DD. During the course of the project, 12 employers hired 14 individuals and they were provided with a job of their choice. In addition, these hired individuals also experienced a 

39

competitive wage increase over the that provided at the sheltered workshop.

How was the Arc of SS project sustained? –

1. The grantee received a 3‐year CARF accreditation. National accreditation allows the program to market high quality services to business and families, which typically lead to higher rates of community integrated employment.

2. The grantee also secured $962,000 from local fundraising efforts, which allowed the grantee to purchase and renovate four properties debt free for programs within the community; thereby allowing the grantee to invest resources into services and folks with disabilities.

39

40

Council requires that grantees provide outcome data on a quarterly basis, for 2 years following the end of Board funding.  We want to ensure that work is continuing beyond the active grant period. This data typically includes the number of individuals that were provided training through program activities, policies that have been implemented, etc.

Grantees are expected to include in their post‐grant quarterly reports information pertaining to additional funding that may have been secured to extend the work of the project or proposals that have been submitted to secure that funding.

Council ensures that there has been a prudent use of funds through its investments like grants and contracts. We look closely at the aforementioned items like organization health, ties to the community and strong partnerships to ensure that Council is able to meet its State Plan goals and that individuals with DD and their family members are being appropriately served through the project activities. 

41

Not all sustainability efforts by Council are driven solely by grants. The Board has two training programs: 1) Partners in Policymaking (PIP) and 2) Youth Leadership Academy (YLA). The programs are conducted every two years in alternate years.

Partners in Policymaking ‐ participants are people who live in Virginia, have a developmental disability or are parents of young children with developmental disabilities. Individuals attending the program participate in advocacy skill workshops, resource development, and leadership training. 

The Youth Leadership Academy – program that seeks to empower young people with developmental and other disabilities to further develop their leadership skills. Students, serving as Delegates from communities throughout Virginia, participate in a wide range of activities and learning experiences during the Youth Leadership Academy set on a university campus. The YLA curriculum includes training and development of individual career and life‐goals, leadership skills, social skills, and self‐esteem. Delegates benefit from sharing the experience of an energetic and socially enriched environment with other delegates, distinguished guests, mentors, and highly motivated volunteer staff.

Alumni Development Program ‐ comprised of graduates from the PIP and YLA programs. Some of the objectives that the program focuses on are facilitating alumni relationships, creating networking opportunities, and highlighting the advocacy activity achievements of alumni. This is a new program that Council is trying out to sustain the gains from its Partners in Policymaking and Youth Leadership Academy programs. The Board is, and has 

42

always been, interested in hearing from its training program graduates regarding their continued advocacy efforts. In order the have a successful program, Council values the feedback of its training programs alumni. 

In addition, Council staff surveys the alumni of its training programs on an on‐going basis to determine the program’s effectiveness and to gather valuable feedback for improvement. 

42

43