Marseille, Auditorium du Pharo, 18, 19 et 20 juin 2009

“Réussir Lift France 09"

Principes et aspects pratiques de l’organisation

Lift, une tribune des curieux ?

Echanger

Des travaux lumineux

Un évènement cristallin

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Donner du sens

Des performances artistiques

Voir

Toucher

Comprendre

Lift France 09 with Fing :une aventure collective

Pour l’équipe Lift Essaimer en France. Choisir un troisième lieu après Genève et la

Corée. Faire souffler l’esprit Lift sur des braises pour (s’)ouvrir de nouveaux horizons

Pour l’équipe Fing Décliner Lift à la manière française, c’est choisir une tribune des

curieux pour poursuivre ses travaux, les faire entrer en résonance avec d’autres pour mieux porter son projet

Pour l’équipe Items Contribuer à l’organisation de Lift, c’est un beau challenge pour

atteindre le même niveau d’excellence qu’à Genève et en Corée et permettre à la FING, comme LIFT d’être reconnus en France pour l’excellence de leur évènement conjoint

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Assurer l’équilibre financier

Définir les responsabilités

Pas si vite, nous sommes pressés

Parceque nous faisons le pari d’organiser Lift France dès cette année, notre organisation est le support de notre ambition Une organisation lisible et partagée La volonté d’aller vite pour répondre à l’urgence, mais sans

se précipiter Parceque nous devons réunir toutes les

compétences indispensables Une organisation multipolaire La nécessité de spécialiser chacun des acteurs

Comment réussir collectivement en alliant nos compétences avec un haut niveau d’exigence et de qualité à l’instar du standard Lift et des travaux conduits par la Fing ?

3 partenaires pour faire de Lift France 09 with Fing

un succès

Lift

ItemsFing

Inscrits

Lift

Tâches Transfert vers les

équipes Fing & Items Programme Site internet Participation à la

recherche de partenaires

Organisation Une équipe de projet

(Eléonore, Laurent, Nicolas, Sylvie)

Un chef de projet : Sylvie Le soutien de ses

prestataires : B&B, Lumens 8

Fing

Tâches Management de projet &

Finances Communication et promotion

Organisation Une équipe de projet (Axelle,

Aurialie, Charles, Daniel, Hubert, Jean-Marie, Martin, Pierre, Renaud, Véronique)

Un chef de projet : Pierre Le soutien de ses prestataires

CSP, Hopscotch

Items

Tâches Recherche de partenaires Commissariat général de la

manifestation (logistique, réceptif, impressions, etc.)

Organisation Une équipe de projet

(Frédérique, Guillaume, Hervé, Laure, Sébastien, Thomas)

Un chef de projet : Frédérique L’expérience de

manifestations technologiques et une proximité culturelle avec la Fing

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1ère clé : solliciter les bonnes personnes• Ce sont les chefs de projets qui sont les émetteurs-récepteurs• Sylvie pour Lift ; Frédérique pour Items ; Pierre pour la Fing• Trop d’informations noie la bonne information

Les clés de la réussite

2ème clé :utiliser les bons outils• Les documents de management de projet sont sous google doc• Les fichiers sources actualisés sont sur le serveur Fing• La mise à jour en temps réels est indispensable

3ème clé :partager l’information• Newsletter hebdomadaire• Comité logistique et Comité partenariat hebdomadaires• Sylvie pour Lift ; Frédérique pour Items ; Pierre pour la Fing

4ème clé :anticiper et s’adapter• Le rôle des chefs de projet est de réduire les aléas • Tout problème a une solution, pas forcément onéreuse

Les chefs de projet sont les portes d’entrée de chacune des structures (Lift, Items, Fing)

• prise en compte des informations• mobilisation des ressources• arbitrages et reporting• traitement des sollicitations et reporting

Process (I)

MAJ des documents de référence• sous google doc « Organisation Lift 09 » et « Lift France 09

task & roadmap »• sur le serveur FING

http://doc.openfing.org/LIFTWITHFING09/FICHIERS_DESIGNELEMENTS_09/

• sur les sites Lift & Fing les dernières versions du programme

Le partage de l’information se fait au niveau global …• global urgent : liste mél lift09-france• global hebdomadaire : Weekly Newsletter le vendredi après

envoi le jeudi des chapitres : Programme (Nicolas), Partenariat (Frédérique), Logistique (Frédérique), Communication (Véronique) avec un œil attentif sur le suivi des inscriptions

… et au niveau des différents groupes de travail• comités hebdomadaires les mercredis (9h/10h: logistique –

Frédérique, Sylvie, Pierre – ; 10h/11h : partenariat + communication – Véronique, Frédérique, Sylvie, Laurent, Pierre – )

• groupe de travail « programme » : google doc « Lift09FR_PROGRAM » et mise en ligne des versions actualisées

• groupe de travail « éléments de design Lift pour accompagner les process de validation des productions de communication, signalétique, goodies, jusqu'au BAT imprimeur ou mise en ligne : liste design_lift09@fing.org + google doc : LIFT09-FRANCE-ELEMENTS-DESIGN et espace sur serveur public Fing

• toutes ces informations figurent sur : http://wiki.openfing.org/wakka.php?wiki=LiftFrance.PagePrincipale et sur le google agenda dédié

Sur la base de ces exemples, certainement d’autres communautés de travail à créer ; propositions attendues

Process (II)

Je souhaite poser une question, transmettre une info ?• je m’adresse selon à Sylvie (Lift), Pierre (Fing) ou Frédérique

(Items) selon le domaine concerné

"QLFA", questions likely to be frequently asked

Qui est responsable du site Liftconference ?• Nicolas+Daniel pour le Programme ; Axelle + Elonore pour

les expériences ; Frédérique + Véronique pour les partenaires Aurialie pour les Practical informations

Je souhaite me tenir informé • Je visite le blog de Lift France09 et je lis la newsletter

hebdomadaire adressée les vendredis

Pourquoi les prix d’inscription sont élevés ?• Ils sont la garantie de la qualité de la manifestation, tant pour

son programme, que sa logistique, que ses expériences qui font l’esprit Lift. L’objectif n’est pas de faire des bénéfices mais de couvrir les frais engagés.

On me demande une entrée, une réduction • Je transmets la demande à Aurialie

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Un élément essentiel On ne peut pas dépenser plus que ce que l’on gagne

La nécessité d’une grande souplesse au niveau de l’équilibre recettes/dépenses une fois couvertes les dépenses obligatoires

On doit en permanence s’assurer que les dépenses soient couvertes par des recettes équivalentes

Faire preuve d’imagination et de volonté pour donner un grand retentissement à la manifestation, gage d’inscriptions

Un processus d’engagement qui offre une sécurité L’engagement des dépenses est évalué par les chefs de projet La proposition d’engagement transite par Pierre (Fing)… mais

l’accord sur l’engagement est donné par Jean-Marie (Fing) Les factures des dépenses validées sont adressées à Aurialie Le budget est réévalué en continu, intégrant les perspectives de

recettes liées aux partenariats et aux inscriptions… … permettant de réévaluer les prestations.

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Définir les responsabilités

Lift + Fing = un tout plus grandque la somme des parties

Le pari est de s’appuyer sur la notoriété de chacun Chacun des partenaires possède des atouts… ……mais même si on sait faire, on doit se mettre en situation

d’apprendre beaucoup

Pour (s’)offrir un moment inoubliable Il s’agit donc de donner un sens à cette complémentarité En gardant à l’esprit que nous intégrons la dimension concurrentielle

Respecter les principes d’organisation Ce n’est pas se limiter dans les ambitions… … mais pouvoir décupler ses moyens

Et développer une communication performante Le plus possible sans bourse délier… … si possible avant la manifestation… …pour atteindre un nombre encore plus grand d’inscrits

La réussite sera collective

Lift

ItemsFing

Inscrits