Manual Word Avançado 2007 IEFP

8/14/2019 Manual Word Avanado 2007 IEFP

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INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO

PROFISSIONAL, I. P.Delegao Regional Norte

Centro de Emprego e Formao Profissional do Alto deTrs-os-Montes

Manual de

Processador deTexto

funcionalidades

avanadasFormador: Bruno Gomes da Costa


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INSTITUTO DO EMPREGO E FORMA O PROFISSIONAL, I. P.Delegao Regional Norte

Centro de Emprego e Formao Profissional do Alto de Trs-os-Montes

ndice

1. MODELOS............................................................................................................................................... 3

1.1. CRIAR UM NOVO MODELO................................................................................................................... 3

1.2. COMEAR COM UM MODELO EM BRANCO......................................................................................... 31.3. CRIAR UM MODELO BASEADO NUM DOCUMENTO EXISTENTE....................................................... 4

1.4. CRIAR UM MODELO NOVO BASEADO NUM MODELO EXISTENTE.................................................... 4

1.5. ADICIONAR CONTROLOS DE CONTEDO A UM MODELO................................................................. 4

1.6. ADICIONAR CONTROLOS DE CONTEDO........................................................................................... 5

1.7. ADICIONAR TEXTO INFORMATIVO A UM MODELO.......................................................................... 6

1.8. GUARDAR E DISTRIBUIR BLOCOS MODULARES COM UM MODELO................................................ 6

1.9. ADICIONAR PROTEO A UM MODELO.............................................................................................. 7

1.9.1. ADICIONAR PROTEO A PARTES DE UM MODELO.................................................................. 7

1.9.2. ADICIONAR PROTEO A TODOS OS CONTEDOS DE UM MODELO....................................... 7

2. FORMULRIOS...................................................................................................................................... 8

2.1. TIPOS DE FORMULRIOS..................................................................................................................... 8

2.2. CRIAR UM FORMULRIO...................................................................................................................... 8

2.3. OPES AVANADAS PARA CRIAR FORMULRIOS.......................................................................... 9

3. MACROS............................................................................................................................................... 10

3.1. GRAVAR MACROS............................................................................................................................... 10

3.2. ATRIBUIR MACROS A BOTES DA BARRA DE FERRAMENTAS, MENUS E TECLAS DE ATALHO. 11

3.3. ARMAZENAMENTO DE MACROS........................................................................................................ 11

3.4. AUTOMATIZAR TAREFAS EM PGINAS WEB................................................................................... 11

4. IMPRESSO EM SRIE........................................................................................................................ 12

4.1. UTILIZAR A IMPRESSO EM SRIE PARA ENVIO EM MASSA DE CORREIO................................... 12


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1. MODELOSUm modelo um tipo de documento que cria uma cpia de si prprio quando o abre.

No Microsoft Office Word 2007, um modelo pode ser um ficheiro .dotx ou um ficheiro .dotm(um tipo de ficheiro .dotm permite-lhe ativar macros no ficheiro).

Por exemplo, um plano de negcio um documento comum que escrito no Word.Em vez de criar a estrutura do plano de negcios a partir de um rascunho, pode utilizar ummodelo com um esquema de pgina, tipos de letra, margens e estilos predefinidos. Basta abrirum modelo e preencher o texto e as informaes especficas do documento. Quando guarda odocumento como um ficheiro .docx ou .docm, este guardado em separado do modelo emque baseado.

Os modelos so exatamente como documentos onde pode fornecer secesrecomendadas ou texto obrigatrio para outros utilizadores, bem como controlos decontedo, como, por exemplo, uma lista pendente predefinida ou um logtipo especial. Podeadicionar proteo a uma seco de um modelo ou aplicar uma palavra-passe ao modelo paraajudar a proteger os contedos do modelo de alteraes. possvel encontrar modelos doWord para os tipos de documento mais comuns no Microsoft Office Online. Se tiver umaligao Internet, clique no Boto do Microsoft Office , clique em Novo e, em seguida, cliquena categoria do modelo pretendida. Em alternativa, pode criar modelos pessoais.

1.1. Criar um novo modeloPode comear com um documento em branco e guard-lo como um modelo ou pode

criar um modelo baseado num documento ou modelo existente.

1.2. Comear com um modelo em branco Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo. Clique emDocumento em branco e, em seguida, clique em Criar.

Efetue as alteraes pretendidas nas definies das margens, tamanho e orientao dapgina, estilos e outros formatos. Tambm pode adicionar texto informativo, controlos de

contedo, como, por exemplo, um selecionador de data, bem como grficos que pretendeque apaream em todos os documentos novos que sejam baseados no modelo.

Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar Como. Na caixa de dilogo Guardar Como, clique em Modelos Fidedignos. Atribua um nome deficheiro ao novo modelo, selecione Modelo do Word na lista Guardar com o tipo e, emseguida, clique em Guardar.

Nota: Tambm pode guardar o modelo como um Modelo com Permisso para Macros doWord (ficheiro .dotm) ou um Modelo do Word 97-2003 (ficheiro .dot).

Feche o modelo.


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1.3. Criar um modelo baseado num documento existente Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir. Abra o documentopretendido.

Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar Como. Efetue as alteraes que pretende que sejam refletidas em todos os documentos novosbaseados no modelo.

Na caixa de dilogo Guardar Como, clique em Modelos Fidedignos. Atribua um nome de ficheiro ao novo modelo, selecione Modelo do Word na lista Guardarcom o tipo e, em seguida, clique em Guardar.

Nota Tambm pode guardar o modelo como um Modelo com Permisso para Macros doWord (ficheiro .dotm) ou um Modelo do Word 97-2003 (ficheiro .dot). Feche o modelo.

1.4. Criar um modelo novo baseado num modelo existente Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo. Em Modelos, clique em Novo a partir de existente. Clique num modelo semelhante ao quepretende criar e, em seguida, clique em Criar Novo.

Efetue as alteraes pretendidas nas definies das margens, tamanho e orientao dapgina, estilos e outros formatos.

Tambm pode adicionar texto informativo, controlos de contedo, como, por exemplo, umselecionador de data, bem como grficos que pretende que apaream em todos osdocumentos novos que sejam baseados no modelo.

Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar Como. Na caixa de dilogo Guardar Como, clique em Modelos Fidedignos. Atribua um nome de ficheiro ao novo modelo, clique em Modelo do Word na caixa Guardarcom o tipo e, em seguida, clique em Guardar.

Nota Tambm pode guardar o modelo como um Modelo com Permisso para Macros doWord (ficheiro .dotm) ou um Modelo do Word 97-2003 (ficheiro .dot).

Feche o modelo.1.5. Adicionar controlos de contedo a um modelo

Pode proporcionar flexibilidade a qualquer utilizador que utilize o modelo, adicionando

e configurando controlos de contedo, como, por exemplo, controlos RTF, imagens e listaspendentes, bem como selecionadores de data.


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Por exemplo, poder fornecer a um colega um modelo que inclui uma lista pendente,mas o seu colega pretende utilizar um conjunto diferente de opes na lista pendente nodocumento que est a distribuir com base no modelo. Uma vez que permitiu a edio da listapendente quando adicionou os controlos de contedo ao modelo, este poder alterar fcil erapidamente o modelo de acordo com as respetivas necessidades.

1.6. Adicionar controlos de contedoNota: Tambm possvel adicionar controlos de contedo a documentos.

Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opes do Word. Clique em Mais Utilizadas. Selecione a caixa de verificao: Mostrar separador Programador no Friso e, em seguida,clique em OK.

Nota: O Friso um componente da interface de utilizador Microsoft Office Fluent.

Abra o modelo a que pretende adicionar os controlos de contedo e, em seguida, clique nolocal em que pretende inserir um controlo.

No separador Programador, no grupo Controlos, clique no controlo de contedo quepretende adicionar ao documento ou modelo.

Por exemplo, pode clicar em Rich Text para inserir um controlo RTF que aparecer emtodos os documentos criados atravs deste modelo.

Nota: Se os controlos de contedo no estiverem disponveis, poder ter aberto umdocumento criado numa verso anterior do Word. Para utilizar controlos de contedo, tem deconverter o documento para o formato de ficheiro do Word 2007 clicando no Boto do

Microsoft Office , clicando em Converter e, em seguida, clicando em OK. Depois deconverter o documento, guarde-o.

Selecione o controlo de contedo e clique em Propriedades no grupo Controlos. Na caixa de dilogo Propriedades de Controlo de Contedo, selecione se o controlo decontedo pode ser eliminado ou editado quando algum utiliza o modelo. Para manter vrios controlos de contedo ou mesmo alguns pargrafos de texto juntos,selecione os controlos ou o texto e, em seguida, clique em Agrupar no grupo Controlos.

Por exemplo, poder ter um texto de excluso de responsabilidade de trs pargrafos.Se utilizar o comando Agrupar para agrupar os trs pargrafos, no ser possvel editar otexto dos trs pargrafos e s poder ser eliminado como um grupo.


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1.7. Adicionar texto informativo a um modeloPor vezes til incluir instrues de marcador de posio sobre como preencher um

determinado controlo de contedo que adicionou a um modelo. As instrues so

substitudas por contedo quando algum utiliza o modelo.

No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estrutura. Se ainda no adicionou um controlo de contedo ao documento, clique no local em quepretende que o controlo aparea e, em seguida, clique num controlo.

Nota: Se os controlos de contedo no estiverem disponveis, poder ter aberto umdocumento criado numa verso anterior do Word. Para utilizar controlos de contedo, tem deconverter o documento para o formato de ficheiro do Word 2007 clicando no Boto do

Microsoft Office , clicando em Converter e, em seguida, clicando em OK. Depois de

converter o documento, guarde-o.

No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estrutura. Clique no controlo de contedo em que pretende adicionar texto do marcador de posio. Edite o texto do marcador de posio e formate-o da forma pretendida.

Se adicionar um controlo de contedo de caixa de texto e pretender que o texto domarcador de posio desaparea quando algum escreve o seu prprio texto, no grupoControlos, clique em Propriedades e, em seguida, selecione a caixa de verificao Removercontrolos de contedo quando for editado contedo.

1.8. Guardar e distribuir blocos modulares com um modeloOs blocos modulares so elementos reutilizveis de contedos ou outros elementos de

documento que so armazenados em galerias, que podem ser acedidos e reutilizados emqualquer momento. Tambm pode guardar blocos modulares e distribu-los com modelos. Porexemplo, pode criar um modelo de relatrio que fornece aos utilizadores do modelo doistipos de carta de apresentao escolha quando criam relatrios pessoais baseados nomodelo.

Guarde e feche o modelo que criou do modo pretendido e ao qual pretende adicionarblocos modulares para serem escolhidos pelos utilizadores do modelo.

Abra o modelo. Mantenha aberto o modelo a que pretende adicionar opes de blocomodular para os respetivos utilizadores.

Crie os blocos modulares que pretende fornecer aos utilizadores do modelo. Quando preenche as informaes na caixa de dilogo Criar Novo Bloco Modular, na caixaGuardar em, certifique-se de que clica no nome do modelo.

Distribua o modelo.Quando envia ou disponibiliza o modelo para outros utilizadores, os blocos modulares

que guardou com o modelo so disponibilizados nas galerias que especificou.


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1.9. Adicionar proteo a um modelo possvel adicionar proteo a controlos de contedo individuais num modelo para

ajudar a evitar que um controlo de contedo ou um grupo de controlos em particular seja

alterado ou editado ou possvel ajudar a proteger todos os contedos do modelo com umapalavra-passe.

1.9.1.Adicionar proteo a partes de um modeloAbra o modelo a que pretende adicionar proteo. Selecione os controlos de contedo

ou o grupo de controlos em que pretende restringir as alteraes.

No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Propriedades.

Na caixa de dilogo Propriedades de Controlo de Contedo, em Bloqueio, efetue um dosseguintes procedimentos:

Selecione a caixa de verificao O controlo de contedo no pode ser eliminado, quepermite que o contedo do controlo seja editado mas no permite que o controlo em si sejaeliminado do modelo ou de um documento baseado no modelo.

Selecione a caixa de verificao No possvel editar contedos, que permite eliminar ocontrolo mas no permite que o contedo no controlo seja editado.

Utilize esta opo quando pretender proteger texto, se estiver includo. Por exemplo,se incluir frequentemente uma excluso de responsabilidade, pode ajudar a garantir que o

texto permanece igual e pode eliminar a excluso de responsabilidade em documentos emque no necessria.

1.9.2.Adicionar proteo a todos os contedos de um modelo Abra o modelo que pretende proteger de alteraes. No separador Programador, no grupo Proteger, clique em Proteger Documento e, emseguida, clique em Restringir Formao e Edio.

No painel de tarefas Proteger Documento, em Restries de edio, selecione a caixa deverificao Permitir apenas este tipo de edio no documento.

Na lista de restries de edio, clique nas restries pretendidas. Para escolher opes de restrio adicionais, como, por exemplo, quem pode ler ou alteraro documento, clique em Restringir permisso.

As opes de restrio incluem a definio de uma data de validade para o documentoe a permisso para os utilizadores copiarem contedo.

Em Iniciar imposio, clique Sim, Impor Proteo. Para atribuir uma palavra-passe ao documento de modo a que apenas revisores quesaibam a palavra-passe possam remover a proteo, escreva uma palavra-passe na caixaIntroduzir nova palavra-passe (opcional) e, em seguida, confirme a palavra-passe.


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2. FORMULRIOS2.1. Tipos de formulrios

Pode criar:

Umformulrio (formulrio: documento que contm espaos em branco de preenchimentoou campos de formulrio nos quais so introduzidas informaes. Por exemplo, possvelcriar um formulrio de registo online no Microsoft Word com listas pendentes a partir dasquais os utilizadores possam selecionar entradas.) para ser impresso e depois preenchido empapel. Pode inserir espaos em branco para os utilizadores preencherem, bem como caixas deverificao que listem opes, tais como Sim e No.

Um formulrio que os utilizadores visualizam e preenchem no Word. Este formulrio distribudo e recolhido atravs de correio eletrnico ou colocado numa localizao de rede.Pode utilizar campos de texto, caixas de verificao e listas pendentes. Pode compilar dadosdeste formulrio e analis-los no Microsoft Access ou no Microsoft Excel.

A vantagem de utilizar formulrios para os utilizadores preencherem no Word que oWord pode verificar automaticamente os dados introduzidos pelo utilizador (como, porexemplo, um nmero de empregado), atualizar outros campos com base na entrada de umcampo associado (como, por exemplo, a cidade e a regio associadas a um determinadocdigo postal) e oferece mensagens de ajuda para facilitar o preenchimento do formulrio.

2.2. Criar um formulrioQuando conceber um formulrio (formulrio: documento que contm espaos em

branco de preenchimento ou campos de formulrio nos quais so introduzidas informaes.Por exemplo, possvel criar um formulrio de registo online no Microsoft Word com listaspendentes a partir das quais os utilizadores possam selecionar entradas.),pode comear poresboar um esquema ou utilizar um formulrio existente como guia. Muitos formulrios,como, por exemplo, contratos, so exclusivamente constitudos por texto, com campos deformulrio (campo de formulrio: num formulrio, uma localizao na qual armazenadoum determinado tipo de dados como, por exemplo, um nome ou endereo.) inseridos ao

longo do documento para que os utilizadores possam fornecer informaes especficas.Outros formulrios baseiam-se numa grelha, na qual pode combinar funcionalidades, comopor exemplo:

Tabelas para o ajudar a alinhar texto econtrolos de formulrio.De um modo geral, as tabelas funcionam corretamente quando est a criar um

formulrio com um esquema simples. No entanto, se o esquema for mais complexo, podeinserir vrias tabelas e separ-las com pargrafos em branco; utilize a ferramenta Desenhartabela ou utilizetabelas aninhadas (tabela aninhada: tabela inserida numa clula de tabela. Se

estiver a utilizar uma tabela para esquematizar uma pgina e pretender utilizar outra tabelapara organizar as informaes, pode inserir uma tabela aninhada.).
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Caixas de texto (caixa de texto: contentor de texto ou grficos que pode ser movido eredimensionado. As caixas de texto so utilizadas para posicionar vrios blocos detexto numa pgina ou para dar ao texto uma orientao diferente do restante textodo documento.). Controlos teis quando pretende posicionar com preciso um blocode texto ou um grfico. Poder, em seguida, formatar os limites, a cor do fundo, a cor

do texto e outros elementos da caixa de texto.

Limites e sombreado. Estes elementos podem designar reas de texto a preencher egeralmente ajudam a tornar elementos chave do formulrio mais atraentes e fceisde seguir.

2.3. Opes avanadas para criar formulriosSe pretende criar formulrios mais avanados, pode utilizar os controlos de formulrio

existentes na Caixa de ferramentas dos controlos, que socontrolos ActiveX da Microsoft.

Para utilizar estes controlos, convm ter conhecimentos de Microsoft Visual Basic forApplications (VBA) para personalizar o respetivo funcionamento.

Nota: Como os controlos da Caixa de ferramentas dos controlos no funcionam emvrios browsers, convm que os utilize em formulrios que podem ser preenchidos noMicrosoft Word e no nos formulrios Web.
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3. MacrosSe efetuar repetidamente uma tarefa no Microsoft Word, pode automatizar essa

tarefa utilizando uma macro. Uma macro uma srie de comandos e instrues do Word

agrupadas como um nico comando para desempenhar uma tarefa automaticamente.

Algumas das utilizaes tpicas das macros:

Aumentar a velocidade da edio e formatao de rotina; Para combinar mltiplos comandos; por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho elimites especficos e com um nmero especfico de linhas e colunas;

Tornar mais acessvel uma opo de uma caixa de dilogo; Automatizar uma srie de tarefas complexas

O Word fornece duas formas de se criar uma macro: o gravador de macros e o Editordo Visual Basic (Visual Basic Editor: ambiente no qual possvel escrever novos cdigos eprocedimentos do Visual Basic for Applications e editar outros j existentes. O Visual BasicEditor contm um conjunto de ferramentas de depurao completo que permite localizarproblemas de sintaxe, de tempo de execuo e problemas lgicos no cdigo.).

3.1. Gravar macrosO gravador de macros do Word funciona como um gravador de cassetes. Ele grava as

combinaes de teclas deliberadas do utilizador e os cliques dos botes do rato, traduzindo-asem cdigos do Microsoft Visual Basic for Applications (VBA: verso de linguagem de macrosdo Microsoft Visual Basic que utilizada para programar aplicaes baseadas no Windows eque est includa em diversos programas da Microsoft.). Ao gravar uma macro, pode utilizar orato para clicar em comandos e opes, mas no para selecionar texto. Ter de utilizar oteclado para registar estas aes. Por exemplo, pode utilizar F8 para selecionar texto e premirEND para mover o cursor at ao fim da linha.

Antes de gravar uma macro, planeie os passos e comandos que pretende que a macroexecute.

Caso se engane ao gravar a macro, as correes efetuadas sero tambm gravadas. Maistarde, pode editar a macro para remover os passos desnecessrios gravados.

Tente antecipar quaisquer mensagens que o Word possa apresentar que possam impedir amacro de ser executada.

Se a macro incluir o menu Editar, comandos Localizar ou Substituir, clique em Mais noseparador Localizar ou Substituir e, em seguida, clique em Todos, na caixa Procurar. Se amacro s procurar para cima ou para baixo, o Word pra a macro quando esta atinge o incioou o fim do documento e apresenta uma mensagem perguntando se pretende continuar aprocura.

Se desejar utilizar a macro que est a gravar em outros documentos, certifique-se de que amacro no depende do contedo do documento atual.


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Se utilizar frequentemente uma determinada macro, atribua-a a um boto da barra deferramentas, a um menu ou a teclas de atalho. Deste modo, poder executar a macrodiretamente sem ter de abrir a caixa de dilogo Macros.

3.2.Atribuir macros a botes da barra de ferramentas, menus eteclas de atalho

Para ter acesso rpido macro, pode atribu-la a uma barra de ferramentas, a ummenu,ou ateclas de atalho.Executar uma macro torna-se to simples quanto clicar no botoda barra de ferramentas ou no comando do menu ou premir as teclas de atalho.

Se atribuir a uma macro recentemente criada o mesmo nome de um comandoincorporado existente no Word, as aes da nova macro substituiro as aes do comandoincorporado. Por exemplo, se gravar uma nova macro e lhe atribuir o nome FicheiroFechar, a

macro fica ligada ao comando Fechar. Ao selecionar o comando Fechar, o Word executa asnovas aes gravadas.

Nota: Se efetuou este procedimento por engano, elimine apenas a macro queacabou de criar e volte a grav-la com um novo nome. O comando incorporado retm asaes originais.

3.3. Armazenamento de macrosPode armazenar macros em modelos (modelo: ficheiro ou ficheiros que contm a

estrutura e as ferramentas para dar forma a elementos como o estilo e o esquema de pginados ficheiros terminados. Por exemplo, os modelos do Word podem dar a forma a um nicodocumento e os modelos do FrontPage podem dar a forma a um Web site completo.) ou emdocumentos. Por predefinio, o Word armazena as macros no modelo 'Normal' (modeloNormal: modelo global que pode ser utilizado para qualquer tipo de documento. possvelmodificar este modelo para alterar a formatao ou o contedo predefinido do documento.)para que estejam disponveis para serem utilizadas com todos os documentos do Word. Sedeseja utilizar uma macro num nico documento, guarde-a nesse documento. As macrosindividuais num documento so guardadas nos projetos de macro (projecto de macro:conjunto de componentes, incluindo formulrios, cdigo e mdulos de classe que constituem

uma macro. Os projectos de macro criados no Microsoft Visual Basic for Applications podemser includos em suplementos e na maior parte dos programas do Microsoft Office.) que podecopiar de um documento para outro.

3.4. Automatizar tarefas em pginas WebPara automatizar uma tarefa num documento do Word que for guardado e publicado

como pgina Web, em vez de utilizar uma macro, pode utilizar umancora script e oEditor descript da Microsoft. As ncoras script marcam o stio onde se deseja guardar um script no

documento do Word. Quando se faz duplo clique na ncora script no documento do Word, oMicrosoft Script Editor iniciado para que se possa programar ou editar o script. O script executado quando a pgina Web apresentada no Web browser.
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4. Impresso em srie4.1. Utilizar a impresso em srie para envio em massa de correio

O documento principal contm contedo idntico em cada cpia e marcadores deposio para as informaes exclusivas do destinatrio.

O documento principal o seu ponto de partida. O documento principal pode ser umacarta, envelope, mensagem de correio eletrnico ou at mesmo um cupo. Contm:

Contedo idntico em cada cpia, tal como o texto do corpo principal de uma carta deformulrio. S tem de escrever este texto uma vez, independentemente do nmero de cartasque pretenda imprimir.

Marcadores de posio para as informaes de cada destinatrio. Por exemplo, numacarta de formulrio, o bloco de endereos e a saudao seriam exclusivos em cada cpia.

Quando efetua uma impresso em srie, informaes exclusivas sobre cadadestinatrio so adicionadas a um novo documento.

Numa impresso em srie, as informaes do destinatrio, exclusivas em cada cpiaintercalada, tomam o lugar dos marcadores de posio que adicionou ao documentoprincipal.

As informaes do destinatrio podem ser: Moradas em envelopes ou etiquetas,nomes na linha de saudao de uma carta de formulrio, montantes de salrio em mensagensde correio eletrnico que envia aos seus funcionrios, notas pessoais sobre os seus produtosfavoritos em postais que envia aos seus melhores clientes ou nmeros em cupes de

desconto.


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As informaes do destinatrio tm de ser mantidas numa origem de dados. Origemde dados um termo abrangente que cobre uma categoria inteira de ficheiros com os quaistrabalha frequentemente. Por exemplo, a lista de contactos do Microsoft Office Outlook uma origem de dados. Outros exemplos de origens de dados incluem: uma tabela do Word,uma folha de clculo do Excel, uma base de dados do Access ou at mesmo um ficheiro de

texto.

As informaes do destinatrio esto normalmente listadas em colunas e linhas, talcomo mostrado na tabela na imagem. O ficheiro da origem de dados tem de ser estruturadode forma a possibilitar a ligao de informaes especficas aos marcadores de posio nodocumento principal.

O conjunto de documentos concludos numa impresso em srie composto por cartas exclusivas que pode imprimir ouenviar eletronicamente.

Quando conclui uma impresso em srie, tem:

O conjunto de documentos concludos individuais que pode imprimir (por exemplo,

cartas, etiquetas, envelopes ou cupes) ou que pode transmitir eletronicamente durante oprocesso de impresso em srie (por exemplo, mensagens de correio eletrnico).

O documento principal. Este o documento que utilizou como ponto de partida e quepermanece como um documento distinto. No automaticamente guardado aps aimpresso em srie. Dever guard-lo porque o Word vai lembrar-se da lista de destinatrioscom a qual estabeleceu ligao e, quando o abrir novamente, poder concluir rapidamenteuma nova impresso em srie.

Nota: Opcionalmente, se estiver a criar cartas, envelopes ou etiquetas, tambmpoder gerar um "documento completo" que contenha todos os documentos intercaladosnum ficheiro.

As colunas e linhas numa lista de destinatrios e os marcadores de posio que adiciona ao documento funcionam emconjunto para tornar a impresso em srie possvel.


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A lista de destinatrios, juntamente com os marcadores de posio que adiciona aoseu documento ou envelope do Word, so o elemento principal da impresso em srie.Funcionam em conjunto para colocar informaes exclusivas nas cpias intercaladasindividualmente finais. Depois de compreender o que so estes dois componentes chave ecomo se relacionam, poder configurar e executar impresses em srie com xito.

As colunas representam um tipo de informao do destinatrio; cada linha constitui um destinatrio completo

Uma lista de destinatrios pode ser qualquer ficheiro que organiza as informaes dodestinatrio em colunas e linhas. Pode cri-la utilizando vrios programas diferentes, tal comoo Excel, Access ou Outlook.

As colunas numa lista representam uma categoria ou tipo de informaes. Cada coluna identificada por um cabealho de coluna. Por exemplo, numa lista de clientes poder tercolunas para Nome, Apelido e Endereo.

Cada linha numa lista representa a informao completa de um destinatrio. Na lista declientes, por exemplo, uma linha contm todas as informaes sobre um cliente: o nome,morada do cliente e assim sucessivamente.

So estas colunas e linhas que tornam possvel a obteno de informaes exclusivassobre o destinatrio para documentos durante uma impresso em srie.

A partir do documento principal, estabelece ligao com a lista e, em seguida, poderadicionar qualquer cabealho de coluna como um marcador de posio no documentoprincipal. (Oficialmente, estes marcadores de posio denominam-se de campos.Forneceremos mais informaes sobre campos em breve.)

Quando a impresso em srie estiver concluda, haver um documento terminadopara cada pessoa que contm informaes a partir das entradas numa linha da lista dedestinatrios.

Sugesto: Para obter os melhores resultados, configure a lista de destinatrios demodo a que cada coluna represente a pea de informao mais pequena possvel. Porexemplo, utilize colunas separadas para Nome e Apelido, em vez de apenas uma colunaNome. Isto confere uma maior flexibilidade disposio de campos no documento principal epermite-lhe, por exemplo, saudar os clientes pelos respetivos nomes.


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Exemplos de listas de destinatrios no Outlook, Access e Excel.

Em muitos casos, a lista de destinatrios que pretende utilizar j existe. Por exemplo,pode aceder a um ficheiro com uma lista de:

Nomes de contactos ou clientes, endereos e muito mais. Os produtos ou servios oferecidos pela empresa. Informaes sobre os funcionrios.

Se a lista existir, s poder ligar mesma durante a impresso em srie (teroportunidade de tentar faz-lo durante a sesso prtica na prxima lio).

Mas no se preocupe se ainda no tiver uma lista. O processo de impresso em srieinclui um passo onde poder criar uma lista de destinatrios desde o incio.

Nota: Pode efetuar alteraes nos dados da lista de destinatrios em qualquer altura

ao abrir a caixa de dilogo Destinatrios da Impresso em Srie durante a impresso em srieou ao abrir diretamente o ficheiro de origem de dados.

Os campos de impresso em srie so rodeados por divisas (>)

Depois de ligar lista de destinatrios, pode especificar as informaes que pretendeincluir na impresso em srie utilizando campos.

Um campo um conjunto de cdigos que indica ao Word para inserir informaesnum documento automaticamente. Informalmente, pode considerar os campos como sendomarcadores de posio.

Numa impresso em srie, os campos utilizados denominam-se de campos de

impresso em srie e so os marcadores de posio para as informaes exclusivas comorigem diretamente numa lista de destinatrios. Por exemplo, na ilustrao, foram


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adicionados campos de impresso em srie para informaes armazenadas nas colunasEndereo e Nome de uma lista de destinatrios.

Alguns campos de impresso em srie so, na realidade, compostos por outros campos. Por exemplo, o campo Livro deEndereos uma combinao do primeiro nome, apelido, morada, cidade e cdigo postal

Pode criar um campo de impresso em srie ao combinar outros campos, ou podeagrupar campos e, em seguida, utilizar espaos, quebras de linha e marcas de pontuao, talcomo faria normalmente numa frase. Por exemplo, pode pretender criar um ttulo de cortesiaantes do apelido ou nome completo e configurar campos no seu documento da seguinteforma:

Ttulo Apelido

Rua

Localidade, Distrito Cdigo postal

Tambm pode controlar o aspeto das informaes do destinatrio em documentosintercalados ao formatar os campos. Por exemplo, pode pretender que os nomes fiquem anegrito ou a vermelho. No documento principal, selecione o campo, incluindo as divisas ( ).No menu Base, clique em qualquer comando no grupo Tipo de Letra ou no grupo Pargrafo,ou clique no Iniciador de Caixa de Dilogo para qualquer um destes grupos e escolha asopes de formatao pretendidas.

Um envelope endereado criado utilizando o Assistente de Impresso em Srie

Para efetuar uma impresso em srie, no separador Mailings, clique em IniciarImpresso em Srie e, em seguida, clique em Assistente de Impresso em Srie Passo a Passo.


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O assistente abre no lado direito da janela num painel de tarefas. O painel de tarefaspode ser movido (desancorado) ao clicar na barra de ttulo e arrastando-a para uma novalocalizao. Pode tambm redimension-la ao arrastar uma ala de redimensionamento noslados do painel de tarefas.

Para utilizar a impresso em srie, siga os pedidos de informao e clique em Seguintena parte inferior do painel para se deslocar pelo assistente (ou Anterior se tiver de retrocederpara um passo anterior).

No Passo 1, o assistente abre-se com uma questo. Pretende saber o tipo dedocumento no qual pretende intercalar as informaes.

Clique em Opes de envelope no Passo 2 do assistente para escolher o tamanho e as opes de impresso do seu envelope

O segundo passo no assistente consiste em configurar o documento de incio. Pode

estar a enviar uma carta por direct mail, ou uma mensagem de correio eletrnico, ou talvezpretenda comear a utilizar envelopes e etiquetas. Ou pode pretender criar um diretrio paraarmazenar listagens de dados, tais como nomes e moradas de clientes, informaes sobreprodutos e dados de contacto do pessoal.

As opes que v no assistente variam consoante o tipo de documento selecionado noprimeiro passo. Uma vez que selecionmos envelopes, as opes so:

Alterar o esquema do documento: Esta opo selecionada porque um documentoem branco estava aberto quando iniciou o assistente. Pretende alterar o documento embranco aberto para um documento de envelope. Clique em Opes de envelope e escolha o

tamanho do envelope e outras opes pretendidas, em seguida, o documento de envelopesubstitui o documento em branco.

A partir de documento existente Se tiver um documento anteriormente guardado quepretenda utilizar para a impresso em srie, mas o seu ecr apresentar um documento embranco, selecione esta opo para substituir o documento em branco pelo documento deenvelope.

Nota: A opo Utilizar o documento atual no est disponvel quando comea com umdocumento em branco. O documento atual significa o documento atualmente aberto no seu

ecr. Se tivesse aberto primeiro um documento de envelope e, em seguida, iniciado oassistente, poderia utilizar esta opo.


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No Passo 3, vai selecionar a lista de destinatrios ou poder criar uma nova lista

No Passo 3, vai ligar lista de destinatrios que pretende intercalar nos seusdocumentos. Tem trs opes:

Utilizar uma lista existente: Se j tiver uma lista de destinatrios que contenha asinformaes que pretende intercalar, selecione esta opo. Em seguida, clique em Procurarno assistente para localizar e abrir esse ficheiro.

Selecionar contactos do Outlook: Se pretender utilizar a sua lista de contactos do Outlookcomo lista de destinatrios, selecione esta opo. Em seguida, clique em Escolher a Pastade Contactos para localizar e abrir a lista de contactos correta.

Escrever uma nova lista Se no tiver uma lista de destinatrios apropriada e pretender criaruma, selecione esta opo. A nova lista guardada como um ficheiro de base de dados decorreio (.mdb) na pasta As Minhas Origens de Dados, localizada na pasta Documentos ouOs Meus Documentos. Pode reutilizar o ficheiro para futuras impresses em srie.

Sugesto: Durante o processo de impresso em srie, quando liga lista dedestinatrios que pretende utilizar na impresso em srie, o Word procura primeiro o ficheironuma pasta denominada As Minhas Origens de Dados na pasta Documentos ou Os MeusDocumentos. Provavelmente, o mais conveniente ser armazenar a lista de destinatriosnesse local. No entanto, pode ligar a qualquer lista de destinatrios em qualquer localizaono computador ou num servidor.

Pode escolher, ordenar ou filtrar pessoas e informaes que pretenda incluir em documentos individuais

Depois de ligar lista de destinatrios, escolhe os destinatrios que pretende incluir no

seu correio. Por exemplo, poder pretender enviar uma carta de formulrio para os clientes


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no ficheiro com um determinado cdigo postal. Em alternativa, pode pretender criar umdiretrio que inclua apenas uma linha de produtos.

Pode efetuar tudo isto na caixa de dilogo Destinatrios da Impresso em Srieapresentada automaticamente depois de ligar ou criar uma lista de destinatrios. Na caixa de

dilogo:

Todos os destinatrios tm uma marca de verificao junto do respetivo nome e soincludos no correio por predefinio. Pode limpar a marca de verificao para destinatriosindividuais ou limpar todos os destinatrios ao limpar a marca de verificao no cabealho dacoluna e, em seguida, selecionar a caixa junto do nome da pessoa que pretende incluir no seucorreio.

Otimize a lista de destinatrios ao clicar em Ordenar para escolher o nome da coluna quepretende visualizar e organizar (ascendente ou descendente); ou clicar em Filtro paraintroduzir os campos e valores dos destinatrios que pretende visualizar. Pode tambm clicar

em Localizar duplicados para executar um relatrio que liste os destinatrios que possam

estar na sua lista mais do que uma vez; ou clique em Localizar destinatrio para localizaruma pessoa especfica. A funcionalidade Validar endereos est disponvel se tiver um

programa de validao instalado.

No Passo 4, vai organizar o documento principal. Organizar o documento principalsignifica colocar contedo no documento. Esse contedo consiste em:

Informaes que permanecem as mesmas em cada cpia intercalada. Marcadores de posio (campos) para as informaes dos destinatrios em cada cpiaintercalada.

Para um envelope, as informaes que permanecem as mesmas em cada cpiaintercalada so o endereo do remetente que escreve no canto superior esquerdo. Osmarcadores de posio so os endereos de cada destinatrio.

A forma mais rpida de adicionar um endereo do destinatrio consiste em clicar emBloco de endereos no assistente. Adiciona um campo BlocoEndereos previamenteconcebido ao envelope, que inclui Nome Prprio, Apelido, Rua, Cidade, Distrito e CdigoPostal.

Sugesto: Pode reunir o seu prprio bloco de endereos se preferir. Clique em Maisitens no assistente para abrir a caixa de dilogo Inserir Campo de Impresso em Srie onde,com a opo Campos da Base de Dados selecionada, pode visualizar uma lista dos cabealhosde coluna na lista de destinatrios. Pode inserir qualquer um destes no documento principalcomo um campo.


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No Passo 5 pode rever a sua impresso em srie antes de a concluir. No passo de pr-visualizao, ainda tem a oportunidadede adicionar ou remover campos, limitar o nmero de destinatrios e especificar informaes

Depois de adicionar todo o contedo e campos ao documento principal, est prontopara pr-visualizar o aspeto dos documentos intercalados. Quando clica em Seguinte na parte

inferior do assistente para ir para o Passo 5, o primeiro documento intercalado apareceautomaticamente. Dependendo do aspeto do primeiro documento, tem vrias opes:

- Se o aspeto no for muito bom, clique em Anterior na parte inferior do assistente. Aovoltar ao passo anterior, pode adicionar, eliminar ou corresponder campos ou efetuar outrascorrees para que as informaes sejam apresentadas corretamente.

Sugesto: Quando efetua a pr-visualizao, se ainda visualizar campos e divisas noseu documento em vez de valores para esses campos, clique em Pr-visualizar Resultados noseparador Mailings. Para alm de mostrar os documentos intercalados individuais, o comandoPr-visualizar Resultados alterna tambm entre a visualizao dos cdigos de campo e avisualizao dos respetivos valores.

Se o aspeto for bom, clique no boto de seta dupla para a direita na parte superior doassistente para se deslocar por mais alguns dos documentos intercalados, tal comoapresentado na imagem.

Se pretender visualizar o documento intercalado para um determinado destinatrio, cliqueem Localizar um destinatrio para procurar essa pessoa. medida que vai percorrendo osdocumentos, pode excluir qualquer pessoa da impresso em srie ao clicar em Excluir estedestinatrio.

Nota: S estar a excluir um destinatrio dos resultados finais da impresso em srie,mas no est a eliminar nada da lista de destinatrios.

Se perceber que a impresso em srie inclui alguns destinatrios que no pretende incluir,clique em Editar a lista de destinatrios para abrir a caixa de dilogo Destinatrios daImpresso em Srie. Tal como descrito anteriormente, pode utilizar esta caixa de dilogo paralimitar a lista de destinatrios.


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Em qualquer altura antes de concluir uma impresso em srie, poder sempre cancel-la. Para o fazer, feche o documento e opte por no guardar as alteraes. O documento vaiser eliminado juntamente com a ligao para a lista de destinatrios.

Mas se tiver de parar de trabalhar na impresso em srie e pretender retom-la mais

tarde, guarde o documento principal. Ao guardar o documento principal, vai manter a ligao lista de destinatrios, bem como os campos que adicionou ao documento. Quando abrirnovamente o documento, o Word vai-lhe perguntar se pretende manter a ligao para a listade destinatrios. Clique em Sim para retomar a impresso em srie.

Os grupos e comandos no separador Mailings

Reparou que os comandos no separador Mailings se tornam disponveis medida queavana no assistente?

O Friso constitui tambm uma boa forma de efetuar uma impresso em srie e oprocesso muito semelhante aos passos no assistente. Utilizando o Friso, ter acesso a maisfuncionalidades, tais como a verificao automtica, que procura erros antes de concluir a

impresso em srie. Existem tambm elementos avanados, tais como a utilizao de campospara executar aes ou clculos no documento principal.

Os comandos utilizados no separador Mailings encontram-se nos quatro grupos que seseguem:

Iniciar Impresso em Srie Este o ponto de incio onde escolhe um tipo de documento e,em seguida, seleciona, cria ou edita a lista de destinatrios.

Escrever e Inserir Campos aqui que insere os campos de impresso em srie, correspondeos campos e utiliza Regras para efetuar aes nos seus documentos.

Pr-visualizar Resultados Para alm de visualizar os documentos de impresso em srieindividuais, pode utilizar uma funcionalidade de verificao de erros automtica.

Concluir Conclua a impresso em srie e combine os seus documentos individuais numdocumento completo, imprima-os ou envie-os eletronicamente.

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