Manual word 13

Combinar Correspondencia

En este capítulo trataremos:

Tipos de combinaciones posibles

Destinatarios

Uso del Asistente para Combinar Correspondencia

La Ficha Correspondencia

Mantenimiento a los Datos de la Combinación

Crear Campos Avanzados de Word

1

Microsoft Office Word 2010

Tipos de Combinaciones posibles

Mediante la opción Combinar correspondencia Word2010 nos permite incluir en un

documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de

personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el

texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los

datos variables (los que cambian en cada carta según la persona).

De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas

existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Pasos para crear una Combinación de Correspondencia

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

PASO 1. Configurar el documento principal.

El documento principal contiene el texto y los gráficos que son

iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo,

en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.

PASO 2. Conectar el documento a un origen de datos.

Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se

debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.

PASO 3. Restringir la lista de destinatarios o de elementos.

Microsoft Office Word genera una copia del documento principal

por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo

de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean

destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias solo

para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir que

elementos (registros) incluir.

PASO 4. Agregar marcadores de posición.

Llamados campos de combinación de correspondencia, a los

documentos. Cuando realice la combinación de correspondencia,

los campos se rellenan con información contenida en el archivo de

datos.

PASO 5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia

y finalizarla.

Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes

de imprimir todo el conjunto.

A continuación mostramos la ficha de datos correspondiente y/o opciones para realizar

el proceso mencionado.

2


PASO 1 PASO 2

PASO 3 PASO 4

PASO 5

Tipo de combinaciones: Cartas, Sobres, Etiquetas y Mensajes de Correo

Dentro de los tipos de combinaciones posibles podemos crear los siguientes:

Cartas

Documentos circulares que podemos enviar a n personas, empresas con el

mismo contenido, pero con datos variables como por ejemplo nombre del

cliente, cargo del cliente, cronograma de pagos, etc.

Sobres

Para una mejor calidad de servicio podemos enviar estas cartas (circulares) en

sobres, donde incluiremos datos variables como por ejemplo remitente y

destinatario.

Etiquetas

Muchas veces nos encontramos con que necesitamos etiquetar equipos,

muebles, archivadores; etiquetas nos permite realizarlo de una manera práctica

y rápida.

Mensajes de correo electrónico

Hoy en día el uso de la tecnología es fundamental para todo tipo de proceso en

las empresas, si necesitamos realizar un marketing directo con el envío de

correo masivo podemos hacerlo con esta alternativa.

3


A continuación mostramos la ficha de datos correspondiente y/o opciones para realizar

el proceso mencionado.

Hacer clic en la Ficha Correspondencia, opción Iniciar combinación de

correspondencia.

Crear Cartas Modelo

La preparación de cualquier tipo de documento combinado requiere la existencia de

dos archivos: Un Documento principal y un origen de datos.

El Documento Principal

Contiene el texto estándar y los gráficos que se han de repetir en todas las

copias del documento combinado.

El origen de Datos

Contiene tan solo la información que varía en cada versión de dicho

documento, como nombres, direcciones, etc…

El Documento Combinado

Se genera cuando se fusionan el Origen de Datos y el Documento Principal,

pues como resultado tendrás el conjunto de cartas personalizadas.

Lima,Jueves,12deJuniode2009 Lima,Jueves,12deJuniode2009

Lima,Jueves,12deJuniode2009 Lima,Jueves,12deJuniode2009

Señor: Señor: Lima,Jueves,12deJuniode2009

Estimadoseñor:

De acuerdocon nuestros registros de abono, usted debeactualmente la suma de Nuevos Soles. Le agradeceremos mucho que nos visite en nuestro local deenunplazonomayor asietedías deacuerdoalcalendarioa findeque pueda hacer efectiva la cancelación de su deuda y evitemos de ese modo de vernos obligados de empezar los trámites conducentes a la presentación de su cargoantelaautoridadjudicialdeLima.

Si usted lo considera necesario, es posible financiar nuevamente su deuda.Solamentedebeacercarseanuestrodepartamentoafindecoordinaresta operación. Atentamente,

NOMBRE APELLIDOS DIRECCION DISTRITO MONTO LOCAL SEXO Raúl GarcíaFuentes Jr.Callao116 Cercado 958.12 Breña M Omar LunaSalinas Av.Trujillo1234 Callao 845.79 PuebloLibre M Ana RosasMedina Av.Arequipa1385 Lince 1487.34 PuebloLibre F Sonia FloresOrtega Av.Gral.Garzón487 Breña 462.78 Breña F Daniel CuevaBarrios CalleLosPicus820 Breña 615.48 Breña M Alan RomeroSanchez Av.PedroMiota756 SanJuandeMiraflores 456.12 PuebloLibre M Ricardo GarciaCarrión Av.Salinas103 Miraflores 325.7 Breña M Carmen RiosJunco Av.Lau174 Lima 345.15 Breña F Rodrigo PerezBravo CalleSanMarcos420 Chorrillos 998.15 PuebloLibre M David MurgaParedes CallePorta545 Miraflores 489.14 PuebloLibre M

Señor: Señor:

Estimado Señor: Estimadoseñor:

Estimadoseñor: De Estimado nuestros registros de abono, usted debeactualmente la

suma de NuevosEstimado agradeceremos muchoabono, ustedvisiteactualmente la localsumaenun NuevosacuerdomayorLe agradeceremosacuerdoalcalendariovisiteactualmente la puedalocalhacer efectivaNuevoscancelación agradeceremosevitemoscalendariomodoactualmente la

obligados Nuevos mayor a de la al ese su cargovernospuedaobligadosefectivaempezarcancelación agradeceremos la presentación modo denuestro

Si lo considera necesario, es posible financiar nuevamente su deuda.Solamentedebe consideraanecesario,departamento financiarcoordinaresta

nuestro antela

operación. Solamentedebe consideraanecesario,departamento financiar nuevamente su Atentamente,operación.Solamentedebeacercarseanuestrodepartamentoafindecoordinaresta

Atentamente, Atentamente,

RaúlSilva JefedeCobranzas Atentamente,

Atentamente, RaúlSilva

RaúlSilva JefedeCobranzas

JefedeCobranzas RaúlSilva

JefedeCobranzas JefedeCobranzas

Documento principal Origen de datos Documento combinado

4


Paso a Paso: Crear una Carta Modelo o Circular

1. CREAR EL DOCUMENTO MODELO

a. Vamos a escribir el siguiente texto, que será el documento Principal de

Combinación.

Puede abrirlo también se encuentra almacenado en su carpeta de

ejercicios, capítulo 1, con el nombre Carta de Cobranza.

Lima, Jueves, 12 de Junio de 2009

Señor:

Estimado señor:

De acuerdo con nuestros registros de abono, usted debe actualmente la suma de Nuevos Soles. Le agradeceremos mucho que nos visite en nuestro local de en un plazo no mayor a siete días de acuerdo al calendario a fin de que pueda hacer efectiva la cancelación de su deuda y evitemos de ese modo de vernos obligados de empezar los trámites conducentes a la presentación de su cargo ante la autoridad judicial de Lima.

Si usted lo considera necesario, es posible financiar nuevamente su

deuda. Solamente debe acercarse a nuestro departamento a fin de coordinar esta operación. Atentamente,

Raúl Silva

Jefe de Cobranzas

b. Guardarlo en la Carpeta Documentos con el nombre “Carta de

Cobranza”.

c. Luego cerrarlo.

2. CREAR LA TABLA DE DATOS

a. Crear la siguiente Tabla en Word, que será el origen de Datos.

Puede abrirlo se encuentra almacenado en su carpeta de ejercicios,

capítulo 1, con el nombre Tabla Clientes Cobranza.Docx.

b. Guardarlo en la carpeta documentos, con el nombre “TABLA

CLIENTES COBRANZA”

c. Luego cerrarlo.

5


NOMBRE APELLIDOS DIRECCION DISTRITO MONTO LOCAL SEXO

Raúl García Fuentes Jr. Callao 116 Cercado 958.12 Breña M

Omar Luna Salinas Av. Trujillo 1234 Callao 845.79 Pueblo Libre M

Ana Rosas Medina Av. Arequipa 1385 Lince 1487.34 Pueblo Libre F

Sonia Flores Ortega Av. Gral. Garzón 487 Breña 462.78 Breña F

Daniel Cueva Barrios Calle Los Picus 820 Breña 615.48 Breña M

Alan Romero Sanchez Av. Pedro Miota 756 San Juan de Miraflores 456.12 Pueblo Libre M

Ricardo Garcia Carrión Av. Salinas 103 Miraflores 325.7 Breña M

Carmen Rios Junco Av. Lau 174 Lima 345.15 Breña F

Rodrigo Perez Bravo Calle San Marcos 420 Chorrillos 998.15 Pueblo Libre M

David Murga Paredes Calle Porta 545 Miraflores 489.14 Pueblo Libre M

3. ASIGNAR EL TIPO DE DOCUMENTO MODELO A UTILIZAR

a. Hacer clic en la ficha Correspondencia

b. Una vez que tenemos nuestra barra, nos dirigimos a “Iniciar combinación

de Correspondencia”

c. Elegiremos la opción Cartas.

4. SELECCIONAR DESTINATARIOS

Usar Lista Existente: Luego, de la ficha Combinar Correspondencia elegir

“Seleccionar Destinatarios”, y luego “Usar lista existente”.

6


Buscamos nuestro archivo, en este caso el documento que contiene nuestra tabla “TABLACLIENTES DE COBRANZA.DOCX”, guardado previamente en un paso anterior y clic en el botón Abrir Una vez hemos elegido el archivo nos aparecerá nuestra barra de herramientas con todos los botones activados

5. INSERCIÓN DE CAMPOS COMBINADOS

El más importante es la inserción de los campos que queremos que nos

aparezcan en nuestro documento mediante la opción Insertar campo

combinado.

Para lo cual, previamente colocar el punto de inserción donde se colocara el

campo.

7


6. VER LOS CAMPOS COMBINADOS INSERTADOS

Una vez organizados vamos a presionar la combinación de teclas ALT + F9

para ver nuestros campos en modo edición y veremos que nos queda como la

siguiente imagen.

Volvemos a darle otra vez a las mismas teclas para poder ver el campo normal.

7. VER LOS RESULTADOS EN PANTALLA

Una vez hecho esto, ahora nos vamos a la barra de herramientas de Combinar

correspondencia y le damos al botón Vista Previa de Resultados <<ABC>>

8


Ahora sí que podemos ver nuestros datos combinados con nuestra base de datos de la siguiente manera.

Mediante los selectores de registro podemos ir al próximo registro, al anterior, al inicio o al final de nuestra base de datos.

9


8. VER EL DOCUMENTO FUSIONADO EN PANTALLA

Hacemos clic en el siguiente botón Finalizar y Combinar, luego Editar

documentos individuales…

Y veremos que nos pregunta lo siguiente:

Aquí podemos elegir si queremos combinar todos los registros o si queremos solo el registro actual o... Desde X hasta Y registros....

9. GUARDAR EL DOCUMENTOS PRINCIPAL Y FUSIONADO

Guardar tanto el documento Principal de Combinación, como el Documento

Combinado.

Destinatarios

Al realizar una combinación de correspondencia, se puede crear la lista previamente o

en el mismo proceso de combinación.

Escribir una nueva lista

1. Crear nueva lista

Si no hubiésemos creado previamente la tabla, entonces elegir “Escribir

Nueva Lista”.

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Por defecto Word tiene ya un conjunto de campos a utilizar, si los campos que se muestran es lo que necesitamos simplemente hacer clic en el botón Nueva

entrada, para agregar datos de n registros a la Tabla; de la misma manera si nos equivocamos al ingresar los datos en los registros podemos borrarlo con la

opción Eliminar entrada. Al finalizar el proceso hacer clic en el botón

Aceptar.

2. Crear los campos de datos

Pero si queremos tener nuestra propia estructura, entonces recurriremos al

botón “Personalizar Columnas…”, para lo cual aparecerá el siguiente cuadro

de herramientas

1

2

3

4

5

11


CUADRO DE DIALOGO DESTINATARIOS COMBINAR

CORRESPONDENCIA

1

2

3

4

5

Agregar

Permite agregar campos a la tabla que queremos usar.

Eliminar

Permite eliminar un campo que no se va a utilizar, seleccionando de la lista

de la izquierda.

Cambiar Nombre

Cambiara el nombre de Campo.

Subir

Al seleccionar un campo de la lista nos permitirá colocarlo en un orden, al

elegir esta opción, el campo correspondiente se irá más arriba de la posición

actual. El campo que se encuentre en la parte superior será el que aparecerá

primero.

Bajar

Al seleccionar un campo de la lista nos permitirá colocarlo en un orden, al

elegir esta opción, el campo correspondiente se irá más abajo de la posición

actual. El campo que se encuentre en la parte superior será el que aparecerá

primero.

Al usar este cuadro de dialogo y por ejemplo haber cambiado los nombres de

campo, podríamos obtener lo siguiente.

Luego de hacer clic en Aceptar, nos pedirá que guardemos, luego llenaremos los registros que necesitemos.

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Otros Orígenes de datos

Al realizar una combinación de correspondencia, se puede crear la lista en otro

programa distinto a Word; como Excel, Access o xBase. Para el siguiente ejercicio, vamos a utilizar una Lista, Tabla o Base de Datos creado en Excel.

1. CREAR LA BASE DE DATOS

Crear la siguiente Base de datos en Excel o Access y almacenarlo con el

nombre TABLA CLIENTES MOROSOS.

También puede abrirlo se encuentra almacenado en su carpeta de ejercicios,

capítulo 1, con el nombre Tabla Clientes Morosos.XLSX

2. CREAR EL DOCUMENTO MODELO

También puede abrirlo se encuentra almacenado en su carpeta de ejercicios,

capítulo 1, con el nombre Carta Morosos.Docx

Lima, Jueves, 12 de Junio de 2009 Señor: Estimado señor:

De acuerdo con nuestros registros de abono, usted debe actualmente la suma de Nuevos Soles. Le agradeceremos mucho que nos visite en nuestro local de en un plazo no mayor a siete días de acuerdo al calendario a fin de que pueda hacer efectiva la cancelación de su deuda y evitemos de ese modo de vernos obligados de empezar los trámites conducentes a la presentación de su cargo ante la autoridad judicial de Lima.

Si usted lo considera necesario, es posible financiar nuevamente su deuda. Solamente debe acercarse a nuestro departamento a fin de coordinar esta operación. Atentamente,

Raúl Silva

Jefe de Cobranzas

Guardarlo en la Carpeta Documentos con el nombre “Carta Moroso”

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3. SELECCIONAR DESTINATARIOS

De la ficha Combinar Correspondencia elegir “Seleccionar Destinatarios”, y

luego “Usar lista existente”. Buscamos nuestro archivo, en este caso el documento que contiene nuestra tabla “TABLA CLIENTES MOROSOS”, guardado previamente en un paso

anterior y clic en el botón Abrir.

4. INSERCIÓN DE CAMPOS COMBINADOS

Para lo cual, previamente colocar el punto de inserción donde se colocara el

campo.

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5. VER LOS RESULTADOS EN PANTALLA

Una vez hecho esto, ahora nos vamos a la barra de herramientas de Combinar

correspondencia y le damos al botón Vista Previa de Resultados <<ABC>>

Ahora sí que podemos ver nuestros datos combinados con nuestra base de datos de la siguiente manera.

Mediante los selectores de registro podemos ir al próximo registro, al anterior, al inicio o al final de nuestra base de datos.

6. VER EL DOCUMENTO FUSIONADO EN PANTALLA

Hacemos clic en el siguiente botón Finalizar y Combinar, luego Editar

documentos individuales…

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Y veremos que nos pregunta lo siguiente:

Aquí podemos elegir si queremos combinar todos los registros o si queremos solo el registro actual o... Desde X hasta Y registros....

7. GUARDAR EL DOCUMENTOS PRINCIPAL Y FUSIONADO

Guardar tanto el documento Principal de Combinación, como el Documento

Combinado.

Uso del Asistente para Combinar Correspondencia

Crear el documento principal, en Word abrir el archivo “Carta deudores”.

- Seleccionar de la ficha Correspondencia.

- Luego el menú Iniciar combinación de correspondencia

- Hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar

correspondencia.

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PASO 1: Tipo de documento.

Se abrirá la sección Combinar

correspondencia con el primer paso del

asistente.

Este asistente es muy sencillo, nos va

preguntando y nosotros le contestamos

haciendo clic en la opción deseada.

En primer lugar tenemos que elegir el

tipo de documento que queremos

generar (cartas, mensajes de correo

electrónico, sobres, etc..)

Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente,

aparece el segundo paso del asistente.

PASO 2: Documento Inicial.

En el paso 2 definimos el documento

inicial, es el documento que contiene la

parte fija a partir de la cual crearemos el

documento combinado.

Debajo de las tres opciones tenemos una

explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opción y

hacer clic en Siguiente para continuar con

el asistente.

PASO 3: Destinatarios.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho

podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de

Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos

nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción

Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos, en este caso “Tabla Clientes cobranza”

17


Si seleccionamos la opción Seleccionar

de los contactos de Outlook, en lugar de

Examinar... aparece la opción Elegir la

carpeta de contactos, hacer clic en ella y

elegir la carpeta.

Si seleccionamos la opción Escribir una

lista nueva en lugar de Examinar...

aparece la opción Crear..., hacer clic en

ella para introducir los valores en la lista.

Ahora explicaremos con más detalle la

opción Examinar...

Al hacer clic en la opción Examinar... se

abre el cuadro de diálogo Seleccionar

archivos de origen de datos en el que

indicaremos de dónde cogerá los datos:

En el campo Todos los orígenes de datos: Seleccionamos el tipo de

archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy

variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access

(*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el

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tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el

tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de

Word.

En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la

carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta

aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la

carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene

nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir.

En origen de datos, seleccionar el archivo de Excel TABLA CLIENTES

DEUDORES.XLSX.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo

Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que

se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante.

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

PASO 4: Insertar campos de combinación

En este paso redactamos en el

documento abierto el texto fijo de

nuestra carta (si no estaba escrito ya) y

añadimos los campos de combinación.

Para ello debemos posicionar el cursor

en la posición donde queremos que

aparezca el campo de combinación y a

continuación hacemos clic en el panel de

tareas sobre el elemento que queremos

insertar.

Podemos insertar un Bloque de

direcciones..., una Línea de saludo...,

Franqueo electrónico... (si tenemos la

utilidad instalada), o Más elementos....

En la opción Más elementos... aparecerá

la lista de todos los campos del origen de

datos y podremos elegir de la lista el

campo a insertar.

19


Cuando hayamos completado de insertar los campos combinados, hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

PASO 5: Ver datos combinados

En este paso examinamos las cartas tal

como se escribirán con los valores

concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >>

para pasar al destinatario anterior y

siguiente respectivamente, podemos

Buscar un destinatario... concreto,

Excluir al destinatario (en el que nos

encontramos) o Editar lista de

destinatarios... para corregir algún error

detectado.

Para terminar hacer clic en Siguiente.

Ahora observaremos los resultados.

20


PASO 6: Completar la combinación

Para enviar las cartas a la impresora

hacer clic en la opción Imprimir....

Si nos queremos guardar las cartas en un

nuevo documento por ejemplo para

rectificar el texto fijo en algunas de ellas,

o enviar luego el documento a otro

usuario hacemos clic en Editar cartas

individuales... En este caso nos permite

elegir combinar todos los registros, el

registro actual o un grupo de registros. El

documento creado será un documento

normal sin combinación.

Si no queremos realizar ninguna de las

acciones anteriores cerramos el panel de

tareas.

Para rectificar un documento combinado

o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y

utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos

utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.

Una vez finalizado el proceso de combinación, recomendamos siempre guardar

nuevamente los archivos del documento principal; el documento fusionado no es

necesario dado que podemos fusionar el documento principal con la base de datos las

veces que necesitemos hacerlo.

Al crear la base de datos, nunca le pongo título, ni deje filas ni columnas en blanco.

21


La ficha Correspondencia

Grupo de Iniciar combinación de correspondencia

1 2

4 3

GRUPO INICIAR COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

1

2

Crear

Permite seleccionar entre la creación de sobre y etiquetas,

en el caso de Sobres es adjuntado al documento principal.

Los Sobres son utilizados para la entrega de documentos

con una mejor calidad de servicio, mejor presentables.

Las etiquetas nos permiten organizar mejor los archivadores, files, sobres

manilas, muebles, equipos, mediante una identificación breve.

Iniciar combinación de correspondencia

Permite definir el documento principal a utilizar, que es el primer paso de

Combinar correspondencia; nos permite elegir entre las opciones de:

Cartas Seleccionar cuando se desea realizar circulares. Los circulares

son documentos enviados a n personas con el mismo

contenido pero con información distinta en el caso de

Destinatarios (Apellidos, Nombres, Dirección), Cronogramas

de pagos, Registros de notas, etc.

Sobres Para una mejor presentación de los circulares.

Etiquetas Permite organizar mejor la información en los centros de

trabajo.

Directorio Para trabajar lista de directorios de documentos.

Documento normal de Word Cancela el proceso realizado en

combinar correspondencia.

Pasos a paso por el Asistente Permite trabajar con el asistente de

combinar correspondencia; el cual nos

va a guiar paso a paso en el proceso.

22


3

4

Seleccionar destinatarios

Permite definir la base de datos a utilizar en el proceso de Combinar

correspondencia. Tenemos las alternativas siguientes:

Escribir nueva lista Permite crear la base de datos en Word desde el inicio,

normalmente lo guardar en formato de Lista de

direcciones de Microsoft Office.

Usar lista existente Permite seleccionar la base de datos previamente

creada en Word (tabla de datos), Excel o Access (base

de datos).

Seleccionar de los contactos de Outlook Permite elegir la base de datos,

de la lista de contactos de Microsoft Outlook.

Editar lista de destinatarios

Permite principalmente filtrar y ordenar la base de datos.

Ordenar Permite ordenar la base de datos, en forma Ascendente o

Descendente. Simplemente hacer clic sobre el campo a ordenar y

elegir el orden deseado, ejemplo “Ascendente” y observar lo que

sucede, luego elegir “Descendente”.

También podemos realizarlo con la opción “Ordenar” de la lista

Restringir lista de destinatarios.

23


Mostrará la siguiente ventana, en la cual debe elegir los campos por la cual se debe ordenar la base de datos.

Filtrar Permite mostrar los registros de una base de datos de acuerdo a

un criterio seleccionado. Simplemente hacer clic sobre el campo

a filtrar. Ejemplo elegir el distrito de Breña y observar lo que

sucede.

Si deseamos ver Todos los

registros nuevamente, seleccionar

en el gráfico anterior la opción

“Todos”.

También podemos realizarlo con la

opción “Filtrar” de la lista

Restringir lista de destinatarios.

24


Mostrará la siguiente ventana, en la cual debe elegir los campos por el cual

desea filtrar la base de datos.

Grupo Escribir e insertar campos

1

3

4

1

6 7

GRUPO ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS

Resaltar campos de combinación

Resalta los campos de combinación en el documento, de esta manera puede

observar de manera fácil y práctica los campos que van a cambiar en el documento.

25


2 Bloque de direcciones

Un bloque de direcciones es la suma de campos predefinidos, esto quiere

decir en vez de estar insertando campos combinados individuales lo hacemos

en bloque.

3 Línea de saludo

Agregar una línea de saludo predeterminado, cómo:

Querido, Estimado, A quien corresponda.

4

Insertar campo combinado

Insertar los campos combinados por el cual se diferenciará el documento.

5 Reglas

Permite especificar reglas, para la toma de decisiones en el resultado de los

documentos combinados.

Ejemplo 1. Nosotros deseamos que en el documento se muestre Estimado en

26


el caso de las personas con Sexo Masculino y Estimada en el caso de las

personas con Sexo Femenino.

1. Después de haber insertar los campos APELLIDOS, NOMBRES y

DISTRITO; nos ubicamos antes del campos APELLIDOS.

2. Hacemos clic en la Ficha Correspondencia, Reglas,

Si… Entonces…Sino…

3. El sistema mostrará una ventana, para definir los campos condicionales.

Lo que tenemos que buscar es una Expresión lógica de tal menara que

pueda realizar lo que necesitamos, cómo el ejemplo.

4. Ahora opcionalmente mostraremos el código de lo que el sistema

internamente ha realizado, para lo cual pulsaremos tanto para activar

como para desactivar el código la combinación de teclas ALT + F9. Lo

realizado lo podemos interpretar de la siguiente manera si el sistema en

27


el campo SEXO de la base de datos encuentra una letra M mostrará el mensaje Estimado, caso contrario mostrará el mensaje Estimada.

Ahora Usted realice la operación anterior, mostrando el mensaje Señor si es masculino o Señorita si es Femenino.

5. Ahora observaremos los resultados obtenidos.

6

7

Asignar campos

Permite asignar sus campos de la base de datos, a campos de dirección que

maneja Word.

Actualizar etiquetas

Permite actualizar la información de la base de datos, siempre y cuando este

utilizando etiquetas.

Grupo Vista previa de resultados

1

2

3 4

28

1

2

3


GRUPO VISTA PREVIA DE RESULTADOS

Vista previa de resultados

Permite mostrar el resultado del documento fusionado.

Selector de registros

Permite desplazarnos entre el primer registro, registro anterior, registro

siguiente y último registro del documento fusionado.

Buscar destinatario

Del documento fusionado, permite buscar los datos de un registro específico

de la base de datos.

4

Comprobación automática de errores

Específica los errores que hubiesen ocurrido al realizar la combinación de

correspondencia.

Grupo Finalizar

1

29


1

GRUPO FINALIZAR Y COMBINAR

Finalizar y combinar

Permite completar la combinación de correspondencia. Tenemos las

siguientes opciones.

Editar documentos individuales. Permite definir el número de documento a

fusionar.

Imprimir documento. Permite definir los documentos fusionados a

imprimir. Ejemplos Todos, Registro actual o del 20 al 50.

Enviar mensajes de correo electrónico. Esta alternativa es muy útil para realizar marketing directo, recomendamos en la base de datos definir el campo EMAIL cuyo contenido debe ser el de un correo electrónico.

30


Mantenimiento a los Datos de la Combinación

Si deseamos ordenar, filtrar, cambiar, buscar o elegir a quienes se dirigirá la carta,

hacer clic en Editar Lista de destinatarios.

Mostrará la siguiente ventana.

1

2

6

4

3

5

Cabe mencionar que también podemos ordenar, filtrar la

base de datos, desde la misma venta Destinatarios de

combinar correspondencia, esto lo podemos hacer

fácilmente mediante las opciones que se muestran al hacer

clic en las flechas que aparecen al lado de los campos.

Ejemplo hacer clic en Orden ascendente, Orden

descendente, García Fuentes, Todos y observar lo que

sucede.

31


CUADRO DE DIALOGO DESTINATARIOS COMBINAR

CORRESPONDENCIA

1

Ordenar

Permite ordenar los datos de la tabla, ya sea Ascendente o Descendente.

Ejemplo. Ordenar los datos de los CLIENTES en formar alfabética por

DISTRITO.

2 Filtrar

Permite realizar consultas y elegir de acuerdo a estas, los registros a usar en

la combinación. Ejemplo. Mostrar solamente los registros de las personas

que viven en BREÑA.

3

Ahora realice los siguientes ejercicios.

Mostrar a los clientes de Sexo Masculino.

Mostrar a los clientes que no viven en BREÑA.

Buscar Duplicados

Si existen datos duplicados le informará mediante un cuadro de dialogo. Para

poder eliminarlos.

32


4 Buscar Destinatario

Permite buscar registros de la tabla, por cualquiera de los campos que

disponga la tabla.

5

6

Validar Direcciones

Permite saber si una dirección de Correo o Pagina WEB es correcta, para lo

cual tiene que descargar software de validación de direcciones.

Origen de Datos

Permite editar los datos de la tabla, de tal forma que podamos agregar,

modificar, eliminar, buscar, etc…

33


Crear Campos Avanzados de Word

En muchas ocasiones usted necesitara escribir texto en función a que se cumpla o no

determinada condición. Por ejemplo, en una carta dirigida a un cliente puede decir “se

ha hecho acreedor a un descuento” pero a una clienta tendría que decirle “se ha hecho

acreedora a un descuento” de acuerdo con esto, el esquema es el siguiente:

Si No ¿El sexo es M?

Acreedor Acreedora

Texto que se imprime si el

sexo es Masculino (M) Texto que se imprime si el

sexo es Femenino (F)

Para definir campos de este tipo, Word cuenta con campos especiales llamados Si…entonces…Sino… A fin de insertarlos realice los siguientes pasos:

Si quisiéramos cambiar el Titulo de Señor, cuando sea Masculino, o Señora cuando sea Femenino, bastará con hacer clic en el siguiente icono de Reglas, y elegir “Si, entonces sino “

34

1


Colocar lo siguiente, en el cuadro de dialogo

2

3

4

5

1

2

3

4

5

CUADRO DE DIALOGO DESTINATARIOS COMBINAR CORRESPONDENCIA

En el Nombre se Campo, colocar el Campo Sexo.

En la Opción de Comparación colocar “Igual a”

En la opción “Comparado con” elegir M de Masculino.

En la opción Insertar este Texto colocar “Señor”

En la opción Si no, insertar este otro colocar “Señora”

De esta forma conseguimos que las personas de sexo femenino tengan el titulo

correspondiente.

35

Si No


Las comparaciones que Word realiza se hacen distinguiendo mayúsculas de minúsculas; es decir, para Word no es lo mismo buscar “M” que “m”. debido a

esto, asegúrese que todos los registros que incluyan la letra “M” en el campo

Sexo.

Anidación de Campos

En algunas Ocasiones usted necesitara hacer dos comparaciones para decidir

que se mostrara en un determinado lugar del texto. Por ejemplo, si se quiere

dirigir a una persona en una carta usted podrá llamarla Señor, Señora o

Señorita. El tratamiento “Señor” se aplica a todos los hombres, “Señora” solo a

las mujeres casadas y “Señorita” solo a las solteras.

El diagrama que expresa la decisión multiple indicada en el párrafo anterior es

el siguiente:

Si No ¿El sexo

es M?

Señor

Texto que se imprime si el sexo es Masculino ( M)

¿El Estado Civil

es S?

Señora Señorita

Texto que se imprime si el sexo es Femenino ( F)

Para crear un campo anidado usted debe ejecutar el siguiente procedimiento:

Dibuje el esquema de la decisión. Sera un grafico semejante al mostrado en el

dibujo anterior.

Para realizar este ejercicio necesitara dos archivos:

El primer Archivo será una carta de prueba

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La presente carta es simplemente para hacer una prueba sobre la combinación de correspondencia. El motivo es que haya algo de texto para que el ejemplo no sea demasiado insulso. Bueno, llevamos ya dos líneas por lo que calculo que cuando se termine esta oración habrá ya tres y será suficiente para la prueba. Se despide atentamente

Raúl Silva

Jefe de Cobranzas

El segundo Archivo será la tabla de Datos

Nombre Apellidos Sexo Ciudad Edad Estado Civil

José Ruiz López M Barcelona 35 C María Montes Gutiérrez F Madrid 32 C Antonio Morales Pérez M Barcelona 29 S Nuria Borrell Martínez F Madrid 26 S Luís Colomina Sánchez M Madrid 31 S

Ubicarse antes de los dos puntos, en el primer párrafo. Crear un campo

condicional con la primera expresión condicional ( en el ejemplo anterior la

primera condición es ¿El sexo es M? ) . Al crear este campo no escriba nada en

la sección Sino.

Muestre los códigos de campo. Puede emplear la combinación de teclas ALT + F9.

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Borre las comillas de la sección Sino, insertar este otro, deje el punto de

inserción parpadeando ahí.

Crear un campo condicional con la segunda expresión condicional ( en le

ejemplo anterior la condición es ¿Es estado civil S?

Con lo cual quedara así

Preguntas de Repaso

1. En la combinación de correspondencia, ¿a que se conoce como documento

principal?

2. ¿Qué es el Origen de Datos?

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