Manual Usuario Alfresco

7/26/2019 Manual Usuario Alfresco

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Manual de Usuario de Alfresco Community 5.1Mario Navarro Madrid

2016


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ndice

1. Acceso a Alfresco .................................................................................................................................3

2. Pantalla principal de usuario .................................................................................................................4

3. Mis sitios ................................................................................................................................................6

3.1. Subida de Documentos. ...............................................................................................................9

4. Asignacin de tipos .............................................................................................................................11

5. Bsquedas ...........................................................................................................................................156. Tareas ..................................................................................................................................................18


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1. Acceso a Alfresco

Para acceder al gestor documenta, debemos abrir nuestra navegador web, como puede ser Mozilla Firefox o

Google Chrome e introducimos la siguiente direccin https://gestor.gcap.es:8443/sharecomo se muestra en laimagen.

Una vez accedemos, se mostar la siguiente pantalla, donde debemos iniciar sesin en Alfresco con los datos

previamente dados.


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2. Pantalla principal de usuario

Una vez hemos iniciado sesin, estaremos en la pantalla principal del usuario, la cual es la siguiente.

Se compone de varias partes:

Mis sitios. En este espacio, se mostrar a los sitios que pertenecemos, los cuales son espacios a los que

diversos usuarios tienen acceso para albergar documentos. En este momento, solo existe el sitio "Secretaria", alcual solo tiene acceso el personal de secretara, donde almacenan y gestionan sus documentos.

Mi Actividad. Este apartado nos muestra nuesta ltima actividad, como si hemos sido aadidos a un sitio o

hemos actualizado un documentos.


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Mis Tareas. Este apartado nos muestra las tareas que tenemos pendientes y aquellas que hemos completado.

Adems nos permite crear tareas. Ms adelante se explicar el uso de las tareas.

Mis Documentos. Este apartado nos muestra aquellos documentos con los que estamos trabajando o aquellos

que hemos seleccionado como favoritso.


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3. Mis sitios

Alfresco nos ofrece disintos sitios, como son Mis Archivos(solo tendremos acceso nosotros) y ArchivosCompartidos(al cual tienen acceso todos los usuarios) donde subir nuestros documentos como se muestra enla imagen.

Aunque nos ofrezca estos espacios,con el fin de garantizar una estructura de archivos ordenados, los usuarios

utilizarn los sitios, ya nombrados anteriormente. Por ejemplo, para los documentos de entrada y salida que

gestiona secretara, existir el sitio Secretara, donde guardar y gestionar dichos documentos. A estos sitios, los

usuarios pueden acceder de dos formas. Desde el panel principal o desde la barra superior.


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Una vez hemos accedido, se mostrar el siguiente panel.

Al igual que nuestro panel principal, se compone de varios apartados.

Miembros del sitio. En este apartado se muestra los usuarios de los que se compone el sitio.


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Contenido del sitio. Aqu se mostrar el contenido reciente que ha sido aadido o modificado en el sitio.

Actividad del sitio. Aqu se muestra la actividad reciente del sitio.


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3.1. Subida de Documentos.

Una vez sabemos el funcionamiento del sitio, procedemos a la subida de documentos. Debemos dirigirnos al

apartado de documentos dentro del sitio.

En este apartado, podemos crear carpetas y subir documentos. Para crear una carpeta nueva basta con pulsar

sobre Createy seleccionar Create Folder.

Para subir un archivo, debemos ir a la carpeta donde queramos guardarlo, por ejemplo a Documentos 2016.

Basta con pulsar sobre ella y estaremos dentro. Ahora debemos pulsar sobre Upload y se abrir la siguienteventana.

Pulsamos en el recuadro azul y debemos buscar el archivo que queremos subir y comenzar su subida.


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4. Asignacin de tipos

Una vez tenemos subido nuestro archivo, podremos dotarlo de propiedades que nos permitirn su bsqueda.

Tomaremos como ejemplo los documentos de secretara. En ellos debemos almacenar la siguiente informacin

Remitente, Fecha, Extracto, Observaciones y Tipo. Para asignar estas propiedades, existen los llamados tipos.A los documentos se les puede asignar tipos, y estos obtendrn las propiedades que se hayan configurado.

Para asignar los tipos, debemos pulsar sobre el documento.

Una vez pulsemos sobre l, nos llevar a la siguiente pantalla.

Como vemos, se muestran varias opciones. Nos interesa la opcin Change Type.


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Se abrir una nueva ventana donde seleccionaremos el tipo que vamos a asignarle, como estamos tomando

como ejemplo secreara, seleccionamos documentos de secretara.

Pulsamos OK, y de esta forma, nuestro documento cuentar con las propiedades necesarias. Para editarlas,

simplemente pulsamos sobre propiedades,y accederemos a ellas.


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Una vez hemos accedido, podemos editarlas.


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Tambin podemos acceder a estas propiedades desde el listado de documentos.

Pulsamos sobre More y Edit Properties y nos mostrar una ventana donde editar esas propiedades.


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5. Bsquedas

Una vez hemos dotando a los documentos de propiedades, podemos buscarlos a travs de esas propiedades.

Para ello vamosa Bsquedas Avanzadas, donde podemos buscar en funcin del tipo de documento, en estecaso, buscaremos documentos de Secretara.

Esto nos llevar a la siguiente pantalla, donde seleccionaremos la bsqueda que nos interesa, en este caso los

documentos de entrada y salida de secretara(en la captura an no estn todos los campos necesarios).

Ah podremos realizar bsquedas por los campos asignados a los documentos. Por ejemplo, buscaremos por

aquellos cuyo remitente sea Junta de Andalucia.


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Pulsamos sobre Buscar y obtendremos los resultados.


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6. Tareas

Alfresco tambin nos permite la creacin de tareas y el seguimiento de estas. Podemos crear una tarea desde

nuestro panel de usuario.

Tambien podemos acceder a las tareas desde la barra superior.


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De una forma u otra, para crear una tarea pulsamos sobre Start Workflow.


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Nos aparecer una lista de opciones disponibles. Para crear una pulsaremos sobre New Task. Se abrir unaventana que cuenta con lo siguiente.


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Si pulsamos sobre Assignt Topodremos buscar a un usuario y asignarsela, incluso a nosotros mismos.


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Cuando se nos asigna una tarea, podemos verla en nuestro panel.

Para editarla, pulsamos sobre ella.


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Con Reassign, podemos reasignarla a otro usuario. Con Statuspodemos marcar el estado de la misma y sipulsamos Task Donedaremos la tarea por finalizada.

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