Manual Sistema De Apoyo Financiero - Rol Estudiante · SISTEMA DE APOYO FINANCIERO UNIVERSIDAD DE...

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SISTEMA DE APOYO FINANCIERO UNIVERSIDAD DE

LOS ANDES

SAFUA

Manual de Usuario

Rol Estudiante


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Contenido Objetivos ............................................................................................................. 3 Sistema de Apoyo Financiero Universidad de Los Andes .................................. 3

Creación de solicitud ........................................................................................... 4 Selección de oferta ........................................................................................... 13

Adjuntar documentos ........................................................................................ 17 Corregir documentos ........................................................................................ 21

Cambio nuevo codeudor ................................................................................... 25 Notificaciones de líneas de crédito. .................................................................. 30 Resultado .......................................................................................................... 35


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Objetivos

Al final de este manual usted podrá conocer y realizar las siguientes actividades:

• Crear una solicitud

• Seleccionar ofertas de interés

• Adjuntar documentos

• Corregir documentos

• Cambiar a un nuevo codeudor

• Conocer las notificaciones de las líneas de apoyo financiero.

Sistema de Apoyo Financiero Universidad de Los Andes

El Sistema busca ofrecerle al estudiante una oferta de alternativas de apoyo financiero

a la matricula o al sostenimiento, según la información registrada (perfil

socioeconómico), y así analizar su solicitud de forma integral. Igualmente, con la

implementación de este sistema se pretende optimizar los tiempos de respuesta a las

solicitudes, permite la entrega de documentos en línea de manera confiable,

reduciendo el desplazamiento hasta las instalaciones de la Universidad y conocer en

línea el estado de su solicitud.


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Creación de solicitud

La creación de una solicitud consiste en abrir un nuevo caso para acceder a la oferta de apoyo financiero para estudiantes de la Universidad de Andes.

1. Ingrese al Sistema de Apoyo Financiero utilizando el siguiente link https://bpms.uniandes.edu.co/UniandesApp/

Bizagi BPM - Google Chrome

2. Ingrese con su usuario y contraseña Uniandes, esté le permite acceder como

estudiante a crear una solicitud.

3. Haga clic en Ingresar para acceder al Sistema de Crédito Educativo.

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https://bpms.uniandes.edu.co/UniandesApp/


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4.. Para crear una solicitud se debe ubicar en el menú en la Opción: Nuevo Caso y hacer

clic en la flecha para desplegar las opciones.

5. Luego, seleccionar la opción Solicitud de Apoyo Financiero.

6. Si no se observa debe ubicar el icono de visualización de todos los procesos, allí

se activará la opción y podrá elegirla.

Bizagi BPM - Google Chrome

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Al abrir un nuevo caso, observará en la parte superior la Información de la Solicitud que está compuesta por:

Número de caso

Fecha de creación

Estado de solicitud: actividad en la cual se encuentra la solicitud y cambia de acuerdo al b n avance.

Creador caso

En la parte central encontrará la información Básica donde están los datos del estudiante:

*Todos los campos que contienen una línea roja en el margen izquierdo son de obligatorio

diligenciamiento. El sistema cuenta con validaciones en caso de pasar por alto algún campo.


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.

En información académica observará todo lo correspondiente a lo académico del estudiante.

7. Es necesario indicar si la información básica y académica es correcta, haga clic en Si o No según corresponda, de acuerdo a su respuesta se activarán otras preguntas y así podrá avanzar o cancelar la solicitud.

Si su respuesta fue No, deberá seguir las instrucciones del aviso que arroja el sistema.

Si su respuesta fue Si, se activan otras preguntas que debe responder seleccionando las opciones Si ó No.

8. Al seleccionar que trabaja se activará la pestaña de información financiera, la cual

debe diligenciar.

9. Al seleccionar que depende económicamente de alguien se activa el bloque de

información para diligenciar la información de los responsables económicos. Debe desplazarse a la parte superior de la ventana ó pantalla.

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10. Debe seleccionar el ícono: , para agregar uno a uno los responsables económicos.

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11. Se activará una ventana que puede ampliar dando clic en el ícono: .

12. El formulario le permite seleccionar en la opción parentesco Madre, Padre u otro

responsable, si lo tiene.

13. Una vez selecciona el responsable, debe indicar si es fallecido o no, para este ejemplo

seleccionamos No.

14. En este caso al ser la Madre fallecida solamente se diligencian los campos básicos.

Este comportamiento aplica cuando el responsable es:

• Fallecido.

• No Fallecido y no conoce esta persona.

• No Fallecido, si conoce a esta persona y si convive con ella.

• No Fallecido, si conoce a esta persona y no convive con ella.

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14 campos básicos

14 campos básicos


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15. Al ingresar la información es necesario guardarla y por ello se selecciona la opción

Guardar.

Puede editar cualquiera de los campos anteriormente diligenciados, recuerde que al elegir una u otra opción de respuesta se habilitarán o deshabilitarán algunos campos, por ejemplo:

16. Si el rol Madre Si es responsable económica seleccione el ícono: para editar la

información completa.

17. Al seleccionar Si, se activan los campos de información básica e información

financiera, es necesario diligenciar todos los campos identificados con una barra roja en margen izquierdo.

18. Para almacenar la información debe seleccionar la opción Guardar .

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Puede agregar más de un responsable económico, siempre y cuando diligencie la información básica y la información financiera requerida. Los responsables económicos padre o madre no pueden tener el mismo rol más de una vez.

19. Para agregar los datos de un nuevo responsable debe seleccionar el ícono: .

20. Seleccionar el responsable que se desea agregar.

Una vez diligencie la información básica y financiera debe guardar , es importante además que tenga claro la funcionalidad de los siguientes iconos.

El ícono + para agregar otro responsable académico.

El ícono lápiz para editar la información completa.

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17 información financiera

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El ícono de caja de basura es para eliminar un rol.

El ícono lupa para ver los detalles sin posibilidad de editar.

21. Para que la solicitud avance, es necesario que este ícono: esté activo como señal

de Autorización de Uso de Información.

22. Para que la solicitud avance y ofrezca las líneas de apoyo financiero acordes con la

información suministrada, es necesario seleccionar la opción Siguiente, caso contrario solamente se almacenará la información.

23. Si está seguro que la información registrada es la correcta, seleccione Aceptar. Al

oprimir Aceptar, no es posible hacer ninguna modificación en el formulario.

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En este ejemplo, el estudiante tiene 3 responsables económicos.


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La solicitud ha avanzado a la actividad: seleccionar oferta de interés.

Selección de oferta La selección de ofertas es el subproceso que permite al estudiante seleccionar cualquiera de las líneas de apoyo para la matricula o sostenimiento, que el sistema le ofrece, de acuerdo a la información académica y socioeconómica registrada. Es autonomía del estudiante y su familia aplicar a una o varias de ellas de tal forma que la Universidad pueda hacer el análisis a dicha solicitud. Es posible que el sistema no le arroje una oferta de interés, debido a que la información que ha

suministrado no permite ofrecerle una alternativa específica para su necesidad.

1. Debe encontrarse en la actividad Seleccionar Oferta de Interés.

2. En la parte inferior aparecen todas las líneas de apoyo financiero que le ofrece el

Sistema de acuerdo con la información que usted ingreso en el formulario.

Si desea conocer los detalles de cada una de estas opciones, seleccione las condiciones de cada línea.

3. Si desea aplicar a este apoyo, seleccione Si, de lo contrario No y así con cada una de

estas alternativas.

4. Algunas líneas requieren de un Codeudor, por eso es necesario verificar los bloques

de información que se activan con cada línea que se acepta.

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5. Si el Sistema le ofrece el Descuento por Hermanos y aplica a él, es necesario leer

detenidamente las indicaciones antes de ingresar la información de cada uno de ellos.

6. Para agregar los Hermanos es necesario ubicar el cuadro y seleccionar el ícono: .

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7. Se activarán los campos de información básica de cada hermano y el porcentaje del

descuento para cada uno.

8. Una vez ingrese los datos del hermano seleccione la opción Guardar.

9. Para agregar más hermanos seleccione el ícono: e ingrese los datos personales y el

porcentaje del descuento de cada uno. Una vez ingrese los datos del hermano seleccione la opción Guardar.

10. Finalmente, es necesario ingresar los datos del estudiante que crea la solicitud con el

porcentaje que aplique.

11. Se puede editar la información ingresando los datos en el campo y seleccionar la

opción Guardar.

12. Para agregar la información correspondiente al Codeudor, se selecciona el ícono: .

13. Para ampliar la ventana emergente correspondiente al Codeudor, se oprime el ícono:

.

14. Se ingresan los datos de los bloques de información básica y financiera en cada

campo obligatorio, identificado con una barra roja en el margen izquierdo.

15. Una vez ha ingresado toda la información, debe seleccionar la opción Guardar.

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10 11 los campos son editables

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16. Para avanzar a la actividad de adjuntar documentos, debe seleccionar Guardar, de lo

contrario solamente se almacenará la información registrada.

La solicitud ha avanzado a la actividad: Adjuntar documentos.

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Adjuntar documentos

Presentar la lista de documentos consiste en la publicación de los documentos que se requieren para el estudio socioeconómico de su solicitud, esta información depende de las líneas de apoyo a la matricula o sostenimiento que el estudiante seleccionó en la actividad anterior. Los documentos a adjuntar deben ser escaneados en formato PDF con un peso inferior a 1MB. Se recomienda que cada documento sea guardado con el nombre del responsable y el rol para evitar subir información duplicada.

La solicitud ha avanzado a la actividad presentar lista de documentos, de acuerdo con las alternativas de apoyo financiero que el Sistema le ofreció. Las líneas seleccionadas y los documentos correspondientes a la solicitud serán identificados en el correo electrónico de la misma manera que en el Sistema.

1. Verifique su correo Uniandes y encontrará la lista de documentos de acuerdo con

las líneas de apoyo financiero seleccionadas, visualizará el detalle de los documentos por cada uno de los roles: Estudiante, Madre, Padre, Codeudor y en algunos casos documentos específicos por apoyo financiero.

En el sistema debe encontrarse en la actividad presentar lista de documentos y adjuntar, la información de la solicitud, el detalle y la información básica del estudiante la sigue visualizando.

2. En el menú de la parte derecha, se observan los detalles de la solicitud.

3. En la parte inferior del cuadro de las líneas ofrecidas por el Sistema, observa la lista de

documentos de acuerdo a cada rol que hace parte de la solicitud, en este caso: Estudiante, Madre, Padre y Codeudor.

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Detalle de documentos por roles


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4. Para agregar cada documento, seleccione el ícono: . Antes de subir el documento

por favor verifique que el formato sea PDF y con un peso inferior a 1MB.

5. Para ubicar el archivo, búsquelo como normalmente lo haría en Windows, selecciónelo

y haga clic en abrir, antes de subirlo verifique que el documento corresponde al solicitado en ese campo de la pantalla.

6. Para completar la acción es necesario que oprima Subir.

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7. En este lugar aparecerá ubicado el archivo seleccionado. Para continuar adjuntando

documentos, repita la acción anterior al finalizar Verifique el diligenciamiento de todos los campos de documentos.

8. Si requiere cambiar el documento, puede eliminarlo en el icono .

9. Si activó el ícono: que corresponde a la Autorización de uso de información, no es

necesario volverlo a marcar.

10. Para enviar los documentos y pasar al proceso de validación de documentos

seleccione Siguiente, de lo contrario solamente se almacenará la información.

11. Si pasó por alto diligenciar algún documento, el Sistema le presentará un aviso

indicándole el documento faltante, para este ejemplo el aviso que le presentó el Sistema fue: Hizo falta un documento del Codeudor, por ello es necesario repetir la acción de cargue de documentos.

12. Al tener todos los documentos cargados al Sistema oprima Siguiente para avanzar a

los procesos de Validación y Análisis. Hasta confirmar que la solicitud ha pasado a la siguiente actividad.

13. En este punto finaliza, temporalmente, la interacción del estudiante con el Sistema. En

caso de ser necesario se activarán otras actividades como el cambio de documentos o cambio de codeudor, por ello debe estar pendiente de las comunicaciones que se le enviarán a su correo Uniandes.

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14. Si necesita revisar el estado de su solicitud, puede ingresar el número del caso y de

esta manera conocerá la actividad en la cual se encuentre.

En este caso se ingresará el número de caso: "108".

15. En este momento la solicitud está en la actividad Verificar Completitud Solicitud que

hace parte del proceso Validación Solicitud.

16. Para salir del sistema, seleccione el ícono R y luego la opción Salir.

La solicitud ha avanzado a la actividad: Corregir documentos.

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Corregir documentos

Una vez el Validador le envía un correo electrónico mencionándole que debe corregir algún(os) documento(s) enviados en su solicitud, debe ingresar con su usuario y contraseña uniandes al Sistema de Crédito y realizar el cambio

1. En la bandeja de mensajes del sistema observará la actividad pendiente.

2. En el menú se identifica la actividad corregir documentos e ingresa seleccionado el

nombre.

3. En lista de documentos a corregir observará el (los) documento(s) rechazados por el

Validador.

4. Para conocer los detalles del rechazo, seleccione el documento y oprimir el ícono: .

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5. En la columna observaciones conocerá el (los) motivo(s) de rechazo y así podrá

corregirlo y subir nuevamente el archivo. Para realizar el cambio seleccione la opción Cerrar.

6. Para realizar el cambio del documento selecciónelo y oprima las opciones de eliminar

o actualizar. Para confirmar la acción de eliminar, seleccione la opción Eliminar.

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7. Seleccione el ícono: para subir el documento corregido (el procedimiento es el

mismo que adjuntar documentos en la actividad anterior).


y haga clic en abrir, antes de subirlo verifique que es el documento correspondiente al solicitado en la pantalla.


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Verifique todas las observaciones de la lista de documentos a corregir, es importante que reemplace cada uno de los documentos solicitados por su versión correcta.

10. Debe marcar si en documentos corregidos, de lo contrario la solicitud será cancelada.

11. Una vez corrija todos los documentos solicitados, haga clic en siguiente.

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12. Una vez haga clic en siguiente, terminará la actividad y el sistema le notificará que no

tiene más actividades pendientes.



En este caso se ingresará el número de caso: "256.

14. En este momento la solicitud está en la actividad Verificar Completitud Solicitud que

hace parte del proceso Validación Solicitud.

15. Para salir del sistema, seleccione el ícono de la parte superior derecha y luego la

opción Salir.

La solicitud ha avanzado a la actividad: Cambio nuevo codeudor.

Cambio nuevo codeudor Si la Universidad lo estima conveniente durante el proceso de análisis de su solicitud lo contactará para realizar el cambio de codeudor y así darle oportunidad de obtener su apoyo financiero.

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Una vez se registra cambio de codeudor en el sistema, este le envía un correo electrónico mencionándole que debe cambiar el codeudor de su solicitud, debe ingresar con su usuario y contraseña uniandes al Sistema de Crédito y realizar el cambio se la siguiente manera.

1. En la bandeja de mensajes del sistema observará la actividad pendiente.

2. En el menú se identifica la actividad agregar codeudor y adjuntar documentos, ingrese

seleccionando el nombre.

3. Para agregar un nuevo codeudor haga clic en el ícono .

4. Debe diligenciar los campos de información básica e información financiera, es

necesario diligenciar todos los campos identificados con una barra roja en margen izquierdo.

5. Una vez diligencie la información básica y financiera debe guardar .

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6. Si requiere editar algún campo, selecciónelo y haga clic en el icono editar , corrija o

complete la información y haga clic en guardar.

7. En la parte inferior de la pantalla observa la lista de documentos correspondiente al rol

de Codeudor de acuerdo a la información registrada.

8. Para agregar cada documento, seleccione el ícono: . Antes de subir el documento

por favor verifique que el formato sea PDF y con un peso inferior a 1MB.

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y haga clic en abrir, antes de subirlo verifique que el documento sea el solicitado en la pantalla.


11. En este lugar aparecerá ubicado el archivo seleccionado. Para continuar adjuntando

documentos, repita la acción anterior al finalizar Verifique el diligenciamiento de todos los campos de documentos.

12. Al tener todos los documentos cargados al Sistema oprima Guardar y Siguiente para

avanzar a los procesos de Análisis. Hasta confirmar que la solicitud ha pasado a la siguiente actividad.

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13. Una vez haga clic en siguiente, terminará la actividad y el sistema le notificará que no

tiene más actividades pendientes.



En este caso se ingresará el número de caso: "256.

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15. En este momento la solicitud está en la actividad Analizar casos devueltos Precomité

que hace parte del proceso de análisis de la solicitud.

16. Para salir del sistema, seleccione el ícono de la parte superior derecha y luego la

opción Salir.

Una vez finalice el proceso de análisis de su solicitud puede recibir las siguientes notificaciones como respuesta a su proceso.

Notificaciones de líneas de crédito.

Modelo de respuesta de la línea Préstamo Condonable de Carreras Especiales, Esta línea requiere garantías.

Las garantías adjuntas están compuestas por:

Carta de respuesta para entrega de las garantías en la Universidad. Pagaré y carta de instrucciones (si es menor de edad se envían también instrucciones).

1. En el cuerpo del correo encontrará detalles sobre los documentos que hacen parte de la respuesta y el link a la página donde pueden consultar el reglamento vigente.

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Una vez las garantías sean recibidas y validas por la Universidad puede recibir una notificación de aprobación o rechazo como la siguiente:

Notificación de rechazo de las garantías correspondientes al Préstamo Condonable de Carreras Especiales.

1. Encontrará la observación hecha por el funcionario que recibió las garantías.

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Modelo de respuesta de no aprobación para la línea Préstamo Condonable de v Carreras Especiales, con los detalles de la decisión.

1. Encontrará los detalles de la no aprobación.

Modelo de solicitud de cambio de codeudor.

1. Descripción de la novedad y aclaraciones para hacer el cambio de codeudor.

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Modelo de respuesta para la línea Fiducolombia, esta línea requiere Garantías.

1. Detalles sobre el documento que hacen parte de la respuesta.

2. En la comunicación hay un link a la página donde pueden consultar el Reglamento vigente.

3. Esta respuesta lleva adjunta la carta de aprobación con las indicaciones para tramitar las garantías ante la entidad externa.

Modelo de respuesta para la Beca Yerli, esta línea de apoyo financiero no requiere m Garantías.

1. Detalles de la respuesta y observaciones generales.

2. Link al cronograma de matrículas para que el estudiante consulte las fechas límites de

pago.

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Modelo de respuesta para la línea Descuento por hermanos, esta línea de apoyo m m financiero no requiere Garantías.

1. Esta respuesta lleva adjunta la carta de aprobación con las indicaciones para tramitar

las garantías ante la entidad externa.

Modelo de respuesta para la Notificación del cargue del descuento en la orden de matrícula.

1. Detalle de la respuesta y observaciones generales.

2. Link a la página de matrículas para la formalización de la misma.

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Modelo de respuesta de la aprobación de los Auxilios de Sostenimiento del FOPRE.

1. Encontrará los auxilios asignados.

2. Detalles acerca de la activación del servicio.

Resultado El estudiante se familiarizó con el Sistema y logró el envío de su solicitud completa, consultar el estado de la solicitud.

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