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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO TRUJILLO

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN INFORMATICA

VALERA ESTADO TRUJILLO

SISTEMA WEB DE GESTION DE DOCUMENTOS

(MANUAL DE USUARIO)

INTEGRANTES:

Arianna Hidalgo

Argenis Pacheco

José Andrés Rojo

Mildred Nieto

Valera, Junio 2014.

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INTRODUCCION

Los sistemas informáticos, sin importar el tipo que sean (sistemas operativos,

juegos, editores de lenguajes de programación, gestores o sistemas para usuarios),

frecuentemente están acompañados de un sistema externo a los objetivos del mismo. Estos

sistemas son las ayudas las cuales tienen como propósito orientar al usuario en el trabajo

con el sistema informático al cual pertenecen, las posibilidades del mismo, responderle

preguntas comunes y toda la información adicional que pueda serle útil al usuario.

Un Manual De Usuario describe las características técnicas y de funcionamiento de

una aplicación. Su lectura detenida, como casi todas, es muy recomendable y obligatoria

para el correcto uso de la aplicación y poder explotar sus funcionalidades.

En tal sentido, a continuación se presenta un manual para los usuarios del Sistema

Web de Gestión de Documentos (SIGEDOC), el cual tiene como función principal facilitar

a los trabajadores y trabajadoras de la Universidad Politécnica Territorial del Estado

Trujillo, la gestión de las Constancias de Trabajo, Relaciones de IPASME, Relaciones de

Cargos, Actualizar Datos Personales y realizar Solicitudes de Otros Documentos.

SIGEDOC es un sistema integrado al SUGAU (Sistema Unificado de Gestión

Administrativa Universitaria), con la finalidad de mostrar datos actualizados de los

trabajadores y trabajadoras de la UPTET.

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ÍNDICE

Descripción Pag.

1. Acceso al sistema………………………………………………………….

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2. Actualizar datos de acceso………………………………………………...

5

3. Opciones del menú de Trabajador…………………………………………

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4. Opciones del menú de Administrador……………………………………..

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5. Opciones del menú de Operador del Sistema……………………………..

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6. Verificación de Constancias……………………………………………….

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1. Acceso al sistema

Para acceder al sistema tiene 3 opciones.

1. Utilizando el acceso identificado con el icono ubicado en la

página principal de la institución (http://www.iutet.edu.ve).

2. Utilizando el mismo icono ubicado también en la pagina del entorno virtual o

aula virtual de la de la misma (http://moodle2.iutetvirtual.org.ve/).

3. Directamente a través de la dirección teduc.iutetvirtual.org.ve/sigedoc/

Al ingresar se encontrara con la pantalla siguiente:

En esta pantalla se debe ubicar en la opción “Entrar” resaltado con el recuadro rojo

(esta marca fue realizada solo para fines explicativos, cabe destacar que el sistema no se

encuentra dicha marca).

Al utilizar la opción “Entrar”, se presentara la siguiente pantalla.

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En esta pantalla debe ingresar los datos solicitados, siendo un usuario que ingresa

por primera vez en el campo “Usuario” debe colocar su número de cédula de identidad

ingresando solo números sin puntos (Ejem. 12797601), en el campo “Clave” debe colocar

los Cinco (5) últimos dígitos de la Cuenta de Nomina Bancaria (Ejemo.09842) y en el

campo “Captcha” debe colocar los caracteres (números o letras) que aparezcan en la

imagen, si no son legibles puede pulsar en el icono “Obtener una nueva pista” (señalado

en la imagen anterior con un círculo rojo) las veces que sea necesario hasta que obtenga

una opción clara para usted. Al completar los datos pulsar sobre la opción “Enviar” .

Si los datos son correctos aparecerá un mensaje de bienvenida con su nombre como

se muestra a continuación.

Juan Pérez

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2. Actualizar datos de acceso

Una vez haya ingresado al sistema le aparecerá la siguiente pantalla.

En ella se le indica que debe actualizar o cambiar los datos de acceso, esto es con la

finalidad de usted ingrese datos de acceso que sólo usted maneje, y de esta manera proteger

la integridad de sus datos. Al pulsar la opción “Aceptar” se le mostrara la siguiente

pantalla.

En esta pantalla debe ingresar los datos solicitados, en el campo “Nueva clave”

debe ingresar la clave de su preferencia y repetirla en el campo “Confirmar clave”, en el

campo “Correo” debe ingresar una cuenta de correo electrónico válida y vigente de uso

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constante ya que esta es la cuenta que se utilizará en procesos posteriores y para recibir el

código de validación de la nueva clave. Es importante que tome nota de los datos que está

cambiando para evitar inconvenientes posteriores con el olvido de la nueva clave. Luego de

tener los datos listos pulse la opción “Enviar”.

Si los datos fueron ingresados correctamente al presionar el botón enviar saldrá el

siguiente mensaje

Y posteriormente el siguiente donde se le indica revisar el correo suministrado para

revisar el código de validación enviado

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Al revisar el correo en la bandeja de entrada encontrará el siguiente correo

Al abrirlo encontrara el siguiente mensaje, en donde se especifica el código para

validar el cambio de clave.

Copie dicho código y regrese al programa y utilice la opción “Validar Código”,

para que se le muestre la casilla para introducir el código copiado del correo y luego de

copiarlo presione la opción “Enviar”.

Juan Pérez

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Si el proceso fue exitoso e introdujo el código correctamente le aparecerá el

siguiente mensaje

Posteriormente le saldrá la pantalla inicial donde debe introducir el usuario que

continua siendo su número de cedula de identidad y la clave que acaba de cambiar.

3. Opciones del menú de Trabajador

Una vez haya entrado al sistema como usuario trabajador se le mostrara la siguiente

pantalla.

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En la pantalla anterior se muestra el menú para el usuario Trabajador, en dicho menú se

desplegará el submenú “Opciones”, aquí encontrará las opciones de cada una de las

constancias y relaciones que se pueden generar en el sistema, para cada una de las opciones

remarcadas con el recuadro rojo se desplegaran las dos opciones señaladas con el círculo

rojo, al pulsar la opción “Ver (PDF)” se presentara en una pestaña nueva de su

navegador el documento escogido y con la opción “Descargar (PDF)” se activará la

ventana para guardar el documento directamente sin visualizarlo.

En el caso de la opción de “Relación de cargos”, si es la primera vez que solicita una

relación de este tipo ante la Unidad de Recursos Humanos se generara el siguiente mensaje.

Si este es su caso debe utilizar la opción “Solicitud de Otros Documentos”, en esta

opción se desplegara un casilla de texto como se muestra en la pantalla siguiente

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En la casilla de texto usted debe especificar de manera detalla la solicitud que

requiera realizar a la Unidad de Recursos Humanos, posteriormente presione sobre la

opción “Enviar” y saldrá el mensaje siguiente (marcado con el círculo rojo) en la siguiente

pantalla.

En la misma pantalla encontrara un listado de las solicitudes que haya realizado

anteriormente clasificadas por las categorías “Pendientes”, “En proceso”, “Procesado”,

que puede seleccionar al darle clic a la opción marcada con el recuadro rojo.

En la siguiente pantalla se muestra el formulario que se muestra al utilizar la opción

de “Actualización de Datos”.

Juan

Pérez

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En esta pantalla se le mostraran los datos almacenados en la base de datos, en las

casillas de texto presentadas usted puede corregir o agregar datos según sea el caso,

posteriormente presione en el botón “Enviar”

4. Opciones del menú de Administrador

Al ingresar como usuario administrador utilizando la clave principal suministrada

solo al personal autorizado para cumplir ese papel, le aparecerá en el submenú

“Opciones”, los enlaces para “Autorizar y Desautorizar Operador del Sistema” como

aparece en la pantalla siguiente.

Al presionar cualquiera de las opciones se le presentara una pantalla como la

siguiente donde se muestra una lista desplegable con los números de cédula disponibles en

el sistema para seleccionar autorizando y desautorizando a los trabajadores que hayan

ingresado al sistema.

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Al escoger al trabajador a ser autorizado o desautorizado presione sobre el botón

“Enviar” y saldrá un mensaje como el mostrado en la pantalla siguiente informando que el

usuario fue autorizado o desautorizado.

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5. Opciones del menú de Operador del Sistema

Al ser autorizado por el administrador como Operador e ingresar al sistema con su

clave de usuario común, en el submenú “Opciones”, encontrará dos enlaces adicionales al

menú del usuario trabajador, estas se muestran en la pantalla siguiente (Señaladas por el

recuadro rojo).

Al presionar la opción “Gestionar Solicitudes”, aparece una lista con las solicitudes

que están pendientes por procesar y las opciones para cambiar de estado la solicitud.

Al presionar la opción “Reportes Estadísticos”, se muestran las opciones de reportes

que pueden ser generados por el sistema. Uno de ellos es la grafica estadística que se

muestra en la pantalla siguiente. Al hacer clic sobre el icono que se señala con el recuadro

rojo se despliega una lista con las operaciones que puedes realizar con el gráfico, uno de

ellas es imprimir.

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6. Verificación de Constancia

Para utilizar esta opción no hace falta logearse o ingresar en el sistema con usuario y

clave, al hacer click en esta opción se le mostrara un cuadro de texto donde debe introducir

el código de validación que posee cada constancia y relación emitida por el sistema, de esta

manera podrá constatar la validez del documento. Si la constancia fue emitida por el

sistema se le mostrara un mensaje indicándoselo, tal como se muestra en la pantalla

siguiente.