Manual SIC 2

SISTEMA

INTEGRADO

CONTABLE

Versión 2

MANUAL DEL USUARIO

Por: Luis Jáuregui T.Licenciado en Informática

CAPITULO I: INTRODUCCION.........................................................................................3

CAPITULO II: ACCESO Y TABLAS...................................................................................8

II.1 Identificación y Clave de acceso...............................................................................8

II.2 Plan de cuentas...........................................................................................................9

II.3 Tipos de Documentos...............................................................................................11

II.4 Personas Jurídicas y naturales...............................................................................13

II.5 Inventarios................................................................................................................14

II.6 Activos Fijos.............................................................................................................15

CAPITULO III: OPERACION...........................................................................................17

III.1 Trascripción............................................................................................................17III.1.1 Contabilidad.......................................................................................................17III.1.2 Actualizaciones, Depreciaciones, Apropiación de planillas y Cierre de resultados 21III.1.3 Ingresos y Egresos de Caja................................................................................21III.1.4 Ingresos, Salidas, Ventas y Traspasos de Almacén...........................................21III.1.5 Presupuestos.......................................................................................................22III.1.6 Inventarios Físicos.............................................................................................22

III.2 Anomalías................................................................................................................23

III.3 Cierre y Reapertura...............................................................................................23

III.4 Respaldo, Restitución y separación de la información.......................................24

CAPITULO V: REPORTES................................................................................................27

V.1 Contabilidad.............................................................................................................27

V.2 Inventario..................................................................................................................29

V.3 Activo Fijo.................................................................................................................29

V.4 Presupuestos.............................................................................................................30

V.5 Personal.....................................................................................................................30

V.6 Administración.........................................................................................................30

CAPITULO VI: CONFIGURACIONES............................................................................31

VI.1 Libros de compras y ventas...................................................................................31

VI.2 Acceso de los usuarios a las bases de datos y menús...........................................31

VI.3 Operaciones de documentos..................................................................................32

VI.4 Acceso de los usuarios a los documentos..............................................................35

VI.5 Secuencia de fin de período....................................................................................35

CAPITULO VII: ADMINISTRACION..............................................................................37

VII.1 Acceso al sistema...................................................................................................37

VII.2 Bases de datos........................................................................................................382

VII.3 Usuarios..................................................................................................................39

VII.4 Terminales.............................................................................................................40

VII.5 Impresoras.............................................................................................................41

VII.6 Tablas.....................................................................................................................41

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CAPITULO I: INTRODUCCION

Bienvenido al Sistema Integrado Contable Versión 2 !

Esta nueva versión en ambiente Windows ® desarrollada en Microsoft Visual FoxPro 7.0® busca mantener las características de la primera versión para DOS ® y superarla con nuevas mejoras.

Su desarrollo ha demorado más de tres años y se ha buscado la óptima aplicación de las técnicas informáticas usando las mejoras propias del lenguaje de programación como son nuevos tipos de datos y formas de programación.

Las mejoras sobresalientes son las siguientes:

Control de acceso por usuario individual. Es posible definir a que empresas y opciones del menú puede acceder cada usuario y en que condiciones.

Control de acceso y manipulación de documentos por usuario individual. Es posible indicar que documentos va a consultar, crear, eliminar o modificar cada usuario. Además se registran las operaciones que realiza un usuario y se puede hacer seguimiento de ellas.

Acceso directo a consultas relacionadas al contexto de trabajo. Por ejemplo, mientras se registra una transacción contable se puede consultar los saldos y el mayor de una cuenta.

Acceso directo a emisiones impresas relacionadas al contexto de trabajo. Por ejemplo, desde la consulta del mayor, se puede disponer que inmediatamente se imprima el mayor correspondiente e inclusive otros.

El movimiento de varias gestiones se mantiene unido y no es necesario separarlo por gestiones.

Creación y restitución de respaldos

Creación y eliminación de empresas.

Obtención de reportes a cualquier fecha en cualquier momento.

Recuperación simplificada ante fallas de hardware y software.

Opciones utilitarias de Calendario, Calculadora y editor de Textos

Saldos al final del período contable y a la fecha permanentemente disponibles

Existe un registro complementario de documentos que no se contabilizan inmediatamente pero quedan listos para su contabilización oportuna.

Las personas naturales y jurídicas tienen un único registro con una consulta integrada sobre toda su información relacionada.

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Para registros de Caja, Almacén y Ventas se pueden establecer Operaciones por cada documento indicando las cuentas implicadas. Cuando se usan las operaciones, ya no es necesario indicar las cuentas contables, que se usan implícitamente.

Nuevo formato para el movimiento de almacén.

Presentación directa en Excel de los reportes de formato tabular.

A continuación se resaltarán con negrillas los elementos propios de Windows ® y se usarán Itálicas para los elementos propios del sistema.

En un sistema recién instalado y si no tiene una clave establecida, puede acceder con la identificación USR y la clave 12345 si es que no ha sido eliminada aún.

El sistema opera en un menú del tipo denominado “caminante”, parecido al menú de inicio de Windows ®.

Al operarlo, generalmente se ven tablas con varias filas y columnas. Tome por ejemplo la opción Personas jurídicas y naturales dentro de CONTABILIDAD. Una de la filas esta resaltada, en un color diferente que las demás; sobre ella se efectúan las tareas. Es la “fila del cursor”. Es posible moverse entre las filas, con el mouse o las teclas del cursor (arriba, abajo, avance de pagina, retroceso de pagina, inicio y fin) y realizar una acción como modificar (generalmente con Enter o clic con el botón izquierdo del mouse) o eliminar (generalmente con Supr o Del ), copiar o insertar nuevas filas (generalmente con Ins ). Cada fila es un registro en la tabla.

Para salir cerrando la ventana, esta disponible la tecla Esc

En general, las acciones posibles están indicadas en la última línea de la pantalla.

Un clic de mouse en la primera fila de la ventana ocasiona que se muestren los registros anteriores. Un clic de mouse la última línea ocasiona que se muestren los registros siguientes. Un clic fuera de la ventana ocasiona la salida de la ventana. Un clic dentro de la ventana posiciona la fila del cursor en la línea del mouse.

Se usan combinaciones de la tecla Control o Ctrl (abreviada con el símbolo ^ ) y otras teclas para algunas acciones. Por ejemplo, ^Fin significa presionar una de las dos teclas Ctrl, mantenerla, luego presionar la tecla Fin y finalmente liberar ambas. Si se necesita presionar varias veces Control, se la puede mantener.

Las acciones de las teclas Enter, Ins y Supr no son fijas y dependen del contexto de trabajo; por ejemplo, si al crear un nuevo documento se desea modificar el nombre de una cuenta contable, se puede acceder al plan de cuentas y modificar el nombre con ^Fin ya que Enter está reservada para elegir una cuenta.

Otras combinaciones muy usadas son ^AvPag (despliegue de tablas y consultas), ^RePag (Detalles y movimientos) y ^Inicio (cambio de moneda).

Si su teclado es en inglés, tendrá las teclas PageUp equivalente a RePag, PageDown equivalente a AvPag, Home equivalente a Inicio y End equivalente a Fin.Este diseño, que no se orienta al uso del mouse, le permite operar casi sin moverse del teclado, lo que necesita para escribir textos o números, como es usual en el trabajo contable. Para combinaciones, use

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preferentemente el pulgar para la tecla Ctrl en el lado derecho y el anular o el medio para la otra tecla en el teclado superior del cursor.

Para imprimir esta generalmente disponible ^P (Control. + P). Existen varias condiciones que deben cumplirse para que opere correctamente la impresora, desde la correcta instalación en Windows, hasta la instalación algunas fuentes de impresión, que se detallan en el capitulo Configuraciones.

Siempre observe la última línea de la pantalla que le informará de las opciones que puede o debe usar. Cuídese que no se sobreponga la barra de tareas de Windows ®, lo que puede conseguir activando Ocultar automáticamente dentro de las Propiedades de la barra de tareas de Windows ®. Si no activa esta propiedad, la línea de mensajes puede desaparecer al hacer una operación de minimización de la ventana del sistema.

Para insertar nuevas filas basta llegar al final de la tabla con la tecla Fin y avanzar una fila más con el cursor.

Para desistir de una acción normalmente esta disponible la tecla Esc (Escape), aunque en algunos momentos puede no estar disponible. Es posible que deba presionar varias veces Esc para abandonar una operación compuesta de varias partes.

Al insertar o modificar datos, tendrá la ocasión de trabajar en pequeños recuadros denominados “campos”. Se puede mover entre ellos con las teclas del cursor, Enter y con algunas limitaciones, con el mouse.

Los campos más comunes son los alfanuméricos, donde puede escribir números o letras. Algunos son De Solo Mayúsculas. Aunque escriba minúsculas, se convierten automáticamente en mayúsculas. Esto es útil para la búsqueda de registros almacenados ya que en ellos es muy diferente una letra mayúscula que la misma en minúscula. Si todo se almacena y busca en mayúsculas, el proceso es uniforme.

Otros campos son numéricos, donde solo se pueden escribir números. No se preocupe si se insertan comas, al terminar, mostraran adecuadamente la separación de miles.

Otros solo admiten fechas o horas en los formatos dd/mm/aaaa y hh:mm respectivamente.

Otros campos, muy prácticos, son los que tienen una serie fija de posibles valores. Basta con escribir la inicial de un valor para que esta se presente inmediatamente. Se puede ver cada uno de los valores con la barra espaciadora. Por ejemplo, cuando un campo debe ser solo Si o No, no se permite otra posibilidad y con las letras S o N, se presentan Si y No.También se puede ver Si y No con la barra espaciadora.

En algunos campos existe la posibilidad de consultar y elegir de una tabla con ^AvPag.

Un nuevo campo tipo son los denominados “memo”, que muestran un espacio de varias filas que se puede extender indefinidamente. La capacidad de estos campos es casi ilimitada, pero debe presionar Enter cada vez que considere cambiar de línea. Si escribe sin cambiar de línea, se puede llegar a ver diferentes líneas solo por el tamaño de la ventana donde se edita, aunque realmente se tenga una sola línea, muy larga, si no se ha presionado Enter convenientemente. Para salir de estos campos se debe usar ^W. Con Esc, no se asumen los cambios, si se contesta positivamente a un mensaje de confirmación.

Las tablas están ordenadas generalmente por la primera columna, denominada clave, y la búsqueda es sensitiva, con lo que basta escribir en el teclado parte o toda la clave de una registro para llegar a ella o a

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la más próxima. Se abre una ventana titulada Búsqueda que se cierra cuando se presiona Enter. Para que se cierre automáticamente y no espere Enter, se debe usar ^ Fin , con lo que la ventana se cierra y la búsqueda empieza cuando no se escribe nada en 0.7 segundos que es algo mas del tiempo entre presiones seguidas teclas.

El orden de las tablas es muy útil cuando se conoce la primera parte de la clave, por ejemplo en el caso de personas ordenadas por apellido y nombre es fácil buscar por apellido, pero no cuando se conoce solo el nombre. Para estas situaciones, en muchas tablas esta disponible una selección tipo SQL. Puede indicar un asterisco (*) para iniciar la búsqueda e indicar una parte de la clave, o solo en algunos casos, otro campo, con lo que se muestran solo los registros que la contienen. En el ejemplo anterior, indicando * y un nombre, se mostrarían los registros de personas que tienen ese nombre (o que su apellido también es un nombre, como Eduardo).

Puede probar estas características en la tabla Personas Jurídicas y Naturales:

El campo Persona puede elegirse solo entre Natural y Jurídica El campo Nombre es de solo mayúsculas Los campos RUC y NIT son numéricos Existe un campo memo de Referencias

Si el sistema detecta una anormalidad, por ejemplo que intenta registrar una persona ya registrada una vez más, con el mismo nombre y apellido, se le presenta una ventana titulada Mensaje de control indicando que la persona ya existe. Se cerrará automáticamente en algo menos de ocho segundos y también puede cerrarse con Enter o clic en su propio botón Aceptar para luego corregir la anormalidad.

También pueden presentarse ventanas con varios botones para tomar una decisión. No se cierran hasta que elige una de ellas con Enter o clic y eventualmente Esc, que generalmente significa desistir de continuar.

Eventualmente se puede presentar una pantalla titulada Mensaje de Error Interno. Ocurre debido a una situación anómala de la electrónica o algún defecto de la programación.

Presenta tres opciones:

Reintentar, que eventualmente puede resolver la situación Cancelar, con lo que retorna al menú del sistema Ignorar, avanza sin considerar la anomalía.

Para un grupo de usuarios, los Super-usuarios existe una opción más, Salir al procesador de comandos. Se caracteriza por una ventada titulada Comandos o Command, Si llega allí accidentalmente, abandónela escribiendo RESU (tecla Enter) y si ello no es suficiente, con ON SHUT (tecla Enter) QUIT (tecla Enter).

Para imprimir, se presenta una ventana donde es posible elegir el destino de la impresión entre Impresora, Pantalla, Excel, Word, Texto, Configurar impresión y Rango de páginas. Muestra además las fuentes, el tamaño de papel y su orientación.

Las opciones Excel ® y Word ® estarán habilitadas dependiendo de que haya considerado esa posibilidad en el sistema y a la vez, que la configuración de su terminal (que se ve en Terminales dentro de ADMINISTRACIÓN ) tenga las ubicaciones de los programas Excel ® y/o Word ®.

Se deben cumplir las siguientes condiciones:

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En Windows® debe tener definida una impresora Local o de Red debidamente conectada y configurada.

En el sistema, en la definición de Terminales también debe tener definida una Fuente de impresión que se elige de la tabla Fuentes e impresoras que contiene no solo la fuente sino también algunas características mas de la impresora. La Fuente de impresión del sistema y la impresora deben ser compatibles.

Para impresoras de matriz de puntos es deseable usar las llamadas fuentes internas (Draft, Roman y Sans Serif), pero a veces no son visibles. Otra opción es ESC/P.

Cuando no se puede ninguna de ellas o la impresora es a chorro de tinta o Láser, se debe usar la fuente Chorro de tinta, que necesita la fuente Foxprint, que debe estar cargada en la carpeta Fonts (o Fuentes) del Panel de Control en Configuración de Windows®. Allí mismo esta la opción para cargar nuevas fuentes.

Finalmente, debe verificarse tanto en el sistema como en Windows® que se este empleando el tamaño y orientación de papel adecuadas. En Windows®, se ve en las Propiedades de la impresora, donde pueden fijarse permanentemente y en el sistema, en Configurar impresión de la ventana de impresión. Si usa papel tamaño carta, pero en la configuración de su impresora tiene otro tamaño, generalmente mas grande, tendrá una impresión con mucho margen a la izquierda.

Para el adecuado funcionamiento del sistema debe designarse un Responsable de Apoyo Informático, (Apoyo Informático en lo que sigue) el usuario mas entendido en computación que conozca términos como Carpeta, Fuentes y otros. También es aconsejable que exista un usuario Administrador de seguridad (Administrador en lo que sigue) que asigne los accesos a los usuarios.

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CAPITULO II: ACCESO Y TABLAS

Si su sistema no está aun instalado y necesita instalarse como nueva terminal o esta instalando un nuevo sistema, necesitara ver el capítulo de Administración, aunque normalmente esas tareas debe cumplirlas el Apoyo Informático.

II.1 Identificación y Clave de acceso

Para acceder al sistema debe tener presente lo siguiente:

Una terminal puede ser señalada como Inactiva, por el Apoyo Informático con lo que no podrá entrar con ella. También puede ser Temporalmente Inactiva con lo que podrá entrar luego de que el Apoyo Informático cambie esa condición.

Cada usuario tiene una Identificación única de tres letras, números u otros. Es imprescindible que la conozca para identificarse.

También tiene una Clave no visible al escribirse, de al menos 5 caracteres y 10 como máximo. Solo el usuario debe conocerla sin compartirla con nadie. Es posible que tenga acceso a modificarla en la opción Cambiar de Clave de Acceso en ADMINISTRACIÓN. Puede hacerlo cuando crea que ha dejado de ser secreta.

Existe un registro de las actividades de los usuarios basado en la Identificación. Puede hacer en cuatro niveles de Control de actividad:

1. Ninguna: no se hace registro2. Bajo: Solo las transacciones contables que afecta3. Medio: Además de las transacciones contables, algunas de las tablas que afecta.4. Alto: Todo lo anterior y los programas que usa.

Cada usuario tiene un estado que puede Activo o Caduco y una Fecha de caducidad. Un usuario caduco ya no puede acceder al sistema. Se puede establecer la fecha en que un usuario caducará y mantenerlo activo hasta entonces, ya que al primer acceso posterior a la fecha de caducidad, automáticamente pasará a Caduco

Cada usuario tiene una de las siguientes Condiciones de acceso:Visitante: Solo puede realizar consultas y ninguna modificaciónUsuario: Puede hacer uso limitado, por ejemplo solo añadir documentosSúper usuario: En principio tiene acceso ilimitado, pero puede ser restringido por si mismo u otro Súper usuario.

Luego de ingresar su identificación y clave correctamente, se le presentará la lista de empresas (Bases de Datos , en la terminología del sistema) atendidas por el sistema. Luego de elegir una, podrá fijar que no se muestre esta lista, y en próximas oportunidades accederá directamente a la empresa que eligió esta vez. Esto es cómodo si trabaja en una sola empresa. Alternativamente puede hacer que la lista se muestre en posteriores accesos.

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Si no se muestra la lista y la quiere ver al ingresar, deberá presionar ^Fin justamente al terminar de indicar la Clave siempre que no tenga una clave de diez caracteres.

También puede usar la opción Cambiar de Base de Datos para ver la lista de Bases de datos para pasar a trabajar en otra.

Si la información de una empresa esta separada en mas de una gestión, se puede acceder a las gestiones anteriores en la opción Cambiar a Otras Copias / Gestiones.

Desde la opción ADMINISTRACIÓN del menú principal se puede acceder a la opción Usuarios para configurar las bases de datos a las que accederá cada usuario y las opciones de menú a las que tendrán acceso así como la condición de Usuario, Visitante o Super usuario con la que accederán a cada programa específicamente. Los Visitantes necesitan autorización específica y a lo más, acceden en condición de visitantes. Los Usuarios pueden acceder en cualquiera de las condiciones pero también necesitan autorización específica. Los Super-usuarios en principio no necesitan ninguna autorización específica pero pueden ser restringidos. Por ejemplo, un funcionario a cargo de los Activos Fijos puede tener en principio la condición de Usuario y adquirir la condición de Super usuario al acceder a la opción Activo Fijo. Así mismo, a un Super usuario se le puede negar el acceso a la opción Usuarios.También se pueden configurar las acciones que puede realizar cada usuario sobre los documentos, desde consultarlo hasta eliminarlo. Esto se puede ver en la opción Tipos de Documentos, dentro de CONTABILIDAD. También, por cada usuario y cada base de datos se asigna un nivel de Control de actividad

Antes de manejar el sistema, debe conocer las características de las siguientes tablas importantes de un sistema contable:

Plan de cuentas y Objetos de gasto Tipos de Documentos Sub-cuentas Inventarios Activos Fijos Cartera Obligaciones

II.2 Plan de cuentas

Vea las opciones Plan de cuentas y Objetos de gasto de la opción CONTABILIDAD.

Debe analizar lo siguiente:

La cantidad de dígitos a utilizar. Es usual utilizar 6 dígitos, con los que se puede disponer de casi un millón de cuentas. Si se necesitan más dígitos debe solicitarse al Apoyo informático. No es necesario forzar las cuentas a una longitud uniforme. Cada cuenta es independiente de las demás. En la versión inicial del sistema existía una estructura de dígitos común a todas las cuentas; ahora no es necesario hacer esas consideraciones, pero por cada cuenta se debe indicar en que cuenta se totaliza, lo que antes era automático.

Cada cuenta tiene un nombre.

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La Función de las cuentas. Existen cuentas del movimiento en las que se realizan apropiaciones, que cumplen función De imputación, y otras de Totalización que acumulan los saldos de cuentas de imputación o totalización. Se debe tener claro que cuentas son de imputación, cuales de totalización y donde se totaliza cada cuenta. Para los grandes grupos, como el Activo, no se debe indicar una cuenta totalizadora. Estas cuentas se denominan “de nivel 1”, las que se totalizan en ellas, “de nivel 2” y así sucesivamente.

El capítulo contable al que pertenece cada cuenta en el balance y el estado de resultados. Se debe tener en claro que cuentas conforman el Activo, el Pasivo, el Capital, los Ingresos, los Egresos y las Cuentas de Orden Acreedoras y Deudoras.

Frecuentemente, fuera de las cuentas contables, se tiene una lista de objetos de gasto que responda a la pregunta : en que se gasto?, mientras el plan de cuentas responde a la pregunta : donde se gasto?, identificando una lista de centros de costo.Por cada cuenta se debe tener en claro si se va a usar o no la lista de objetos de gasto para componerla. Se puede indicar por cada cuenta si No admite, Admite o Exige objetos de gasto.

La moneda de la cuenta. Muchas cuentas están asociadas con una unidad monetaria. La cuenta Caja Moneda Nacional, por ejemplo está asociada con la moneda nacional, mientras Caja Moneda Extranjera está asociada con el dólar estadounidense ya que sus operaciones se realizan en esas monedas. Otras cuentas, como Courier Nacional e Internacional en el capítulo de resultados no están asociadas con ninguna moneda en especial ya que sus operaciones se realizan en ambas monedas. De todas maneras, para cada cuenta se debe indicar la moneda en que debe mantenerse al realizar el ajuste por inflación y tenencia de bienes. Si no es importante, puede indicarse la moneda nacional. Al analizar el ajuste por inflación se vera como no es obligatorio que cada cuenta tenga este ajuste, lo que normalmente ocurre con las cuentas de resultados. Para la contra cuenta del ajuste, por cada cuenta se puede indicar su contra cuenta o se pueden indicar grupos de cuentas que se actualizan contra una sola cuenta de resultados. Esta última opción es la recomendada y se la tiene al configurar Operaciones de Documentos.Se puede indicar que una cuenta se asocia con la Moneda nacional, Moneda extranjera, o Moneda nacional con Mantenimiento de Valor (que es similar a Moneda extranjera).

Algunas cuentas se forman a un nivel auxiliar, por ejemplo Deudores Diversos se compone de varias Sub-cuentas de deudores individuales. Los auxiliares disponibles son Sub-cuentas (ligadas a personas jurídicas o naturales), Inventarios, , Valor Histórico y Depreciación Acumulada. También se pueden utilizar Sub-cuentas en cuentas de resultados.

Aun mas, existen cuentas, requieren una composición mayor, por ejemplo un proveedor puede tener su cuenta compuesta por facturas presentadas. A esta nueva característica se denomina Composición por operaciones y se puede indicar si una cuenta Se compone o No se compone por Operaciones.

Una característica nueva es la indicación de las Cuentas financieras para las cuentas del Activo. Se puede indicar si una cuenta de Activo es una Caja, o Cuenta corriente o Caja de Ahorros o ninguna de ellas. Se usan para facilitar la indicación de cuentas en la elaboración de comprobantes de Ingreso y Egreso.

Para las cuentas que tienen Activos Fijos como auxiliares se puede indicar la Vida útil de los activos nuevos que se incorporen dentro de esas cuentas, así como las Iniciales que se usarán en su código y el porcentaje mínimo que deben mantener al consumir toda su vida útil. Esta

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característica es aplicable para Vehículos, y si no se indica, el sistema mantendrá es valor residual en 1 Bs luego de actualizar y depreciar los activos fijos.

Para las cuentas que tienen Inventarios como auxiliares se puede indicar el grupo de inventarios en el que se incluyen los ítems que la forman. Si no existe un grupo definido, se puede dejar en blanco.

En cuentas de resultados se puede indicar la Unidad de negocio a la que pertenece la cuenta. Previamente hay que definir los nombres de las Unidades de negocio en la opción Unidades de negocio de Contabilidad.

Los códigos contables normalmente no deben ser alterados para mantener la consistencia. Si ya se han emitido documentos bajo un código, no es deseable que se modifiquen códigos y luego aparezcan códigos diferentes al volver a ver los documentos. Sin embargo, esta posibilidad existe y esta restringida a los super-usuarios puesto que a veces resulta necesaria para corregir errores. Cuando una cuenta ha tenido movimiento, por consistencia, no se pueden modificar sus características. Por ejemplo, si a una cuenta no se le ha asignado auxiliares y ha tenido movimiento, no es razonable tratar de asociarle Sub-cuentas ya que todo el movimiento registrado no tiene a que sub-cuentas asociarse. Un mecanismo sugerido es cambiar el código contable, crearlo nuevamente con las características deseadas y luego modificar el movimiento relacionándolo a la cuenta recién creada.

Las opciones que presenta el Plan de cuentas son:

Consulta : Características completas de la cuenta y saldos Mayor : Movimiento y saldos de la cuenta desde una fecha Estado de Cuenta: Aplicable a cuentas con auxiliares Totalización: La operación que suma los saldos de casa cuenta en su Totalizadora. Opciones: Permite filtrar las cuentas mostrando solo las que tienen ciertos auxiliares o las que

tienen cierto nombre (en esta opción se puede usar *). También se puede elegir que el despliegue sea de los Saldos Actuales o de los Saldos a fin de período.

II.3 Tipos de Documentos

Vea opción Tipos de Documentos dentro de CONTABILIDAD. Se debe considerar:

Un código que identifica el documento. Por ejemplo CE puede identificar a los Comprobantes de Egreso.

Un nombre que se usa como título cuando se imprime el documento.

La correlatividad que se aplica a los números de documentos de ese tipo. Puede ser única (cuando el correlativo se presenta una única vez), mensual (se puede presentar el mismo correlativo en diferentes meses) y anual (se puede presentar el mismo correlativo en diferentes años).

Si el documento es o no una Nota Fiscal (factura) dosificada por la el Servicio de Impuestos. La parte alfanumérica, su Número de orden, el rango de partes numéricas y la sucursal asignada se indican en la Dosificación de facturas.

En que formato se despliega e imprime: Ingreso a Caja, Egreso de caja, Diario, Entrada a Almacén, Salida de almacén, Traspaso o Venta.

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En que moneda normalmente se expresa.

Si requiere o no requiere o es opcional un Concepto descriptivo de la operación. Para operaciones muy reiteradas como ventas o cobranza de deudas, no es necesario indicar un concepto que efectivamente queda implícito en la propia operación.

Si tiene Relación o no con alguna persona u operación de cartera. Por ejemplo, en los egresos de Caja se debe indicar a quien se le hace el pago como Beneficiario. Esta indicación se realiza en dos partes: primero el titulo de la Relación y luego si se toma de Personas o Cartera.

Si sugiere la impresión del documento apenas se ha terminado de elaborar. Es útil para

documentos que se emiten del sistema. Si el documento se copia de otra fuente, no es muy útil que se reimprima.

Un documento supervisado no puede ser modificado a menos que un usuario con la capacidad de supervisar documentos de ese tipo lo habilite para modificación. Se puede indicar de tres formas como se supervisa un documento:

1. Automática, con lo que queda supervisado apenas se termina y en el documento cuadran las sumas al Debe con las sumas al Haber

2. Al imprimir, con lo que queda supervisado cuando se imprime3. Solo por un Supervisor

Por cada documento se puede establecer una serie de Operaciones mas usadas. Se puede establecer que inmediatamente se ingresa a un documento, se sugiera o no el menú de estas Operaciones.

Se ha habilitado un registro de documentos complementarios, con las mismas características que los documentos contables que se puede usar para después convertir en documentos contables. Por ejemplo, se puede crear un documento Orden de Pago (OP) que se use como base para registrar un Comprobante de Egreso (CE). Se debe indicar si el documento se usa como Contable, Complementario o en Ambos.

Un documento contable se puede basar en un documento complementario u otro documento contable de un tipo predeterminado. Por ejemplo, los Comprobantes de Pago están basados en las Ordenes de pago. Esta característica debe ser previamente programada en su sistema en particular. Se puede establecer un tipo de documento en que generalmente se basa Si se necesita un documento base pero no en todos los casos, se puede indicar el símbolo _ (guión bajo o subrayado). De esta manera, al introducir documentos del tipo en cuestión, se solicitará un documento base, pero si no se ha programado previamente, no se hará ninguna verificación.

Un documento puede estar relacionado a dos personas, por ejemplo un cliente y un cobrador. Se puede indicar si tiene una 2ª. Relación, pero solo con otra Persona.

Si el documento siempre debe cuadrar al debe y al haber. Ocasionalmente se puede permitir

documentos que no cuadren.

Para Comprobantes de diario, se puede elegir entre emisión bimonetaria o solo en la moneda del documento. Para comprobantes de ingreso o egreso se puede elegir entre imprimir en la moneda del documento o según la moneda en que se haya realizado el cobro o el pago.

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Si el documento se usa o no para ajustar el costo de los inventarios. Por ejemplo, las compras registradas en Comprobantes de Egreso o Notas de ingreso afectan los costos de inventarios formando un costo promedio ponderado, mientras que un Comprobante de Diario puede ser usado para corregir una cantidad o costo mal registrado, dando lugar a un precio promedio a partir del registro.

En los documentos en los que se hacen venta de bienes y por tanto usan el formato Venta, se puede mandar a que los Costos de venta se generen En línea, esto es, tan pronto se haga la venta, o en Diferido, cuando ya se haga uso del programa Recalculo de Salidas y Costos.

El programa Recalculo de Salidas y Costos, como indica, recalcula los costos de venta y salida. Ha sido creado para permitir un manejo discrecional del inventario donde se de salida sin que exista ingreso y cuando se registre el ingreso posteriormente, ajuste debidamente los costos,. También puede afectar a Salidas al costo (aplicable en procesos productivos) y Traspasos. Esta característica puede cambiar los valores generados por costos incorrectos, pero si se quieren mantener, esta disponible el campo Recalculo de Costos que con No, hace que los documentos del tipo en cuestión no sean afectados por el recalculo.

Si la impresión del documento incluye o no las cuentas totalizadoras. Si se las incluye, cuando se imprime un documento con la cuenta Caja, por ejemplo, se imprime previamente su totalizadora que puede ser Disponibilidades, por ejemplo.

Las firmas que deben aparecer al final del documento.

Existen dos opciones más avanzadas que se tratarán después:

Acceso a documentos por usuario Las Operaciones propias del documento

Se deben registrar como documentos complementarios los siguientes:

PR : Presupuesto, que puede ser anual o mensual, si tiene el módulo de presupuestosFC : Factura de proveedores, si genera costos de importación.PF: Proformas, si hace ventas.

II.4 Personas Jurídicas y naturales

Los auxiliares del tipo Sub-Cuenta se pueden ver directamente en la opción Personas Jurídicas y Naturales de la opción CONTABILIDAD del menú principal. Las personas naturales tienen nombre y apellido y las personas jurídicas solo tienen nombre. Se puede indicar complementariamente una identificación (CI, RUN, pasaporte), RUC, NIT y existe un campo extenso (memo) para toda otra referencia que se crea conveniente. En este campo memo, se registran las direcciones, fechas de nacimiento y toda otra información. Además, se utiliza esta tabla para los siguientes registros:

1. Personal contratado2. Personas relacionadas a documentos3. Deudores de Cartera4. Clientes de Ordenes de Trabajo

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5. Proveedores

Es importante mantener un mismo nombre para una persona. La mejor manera de hacerlo es verificar mediante una búsqueda, que un código no exista antes de crear un nuevo registro. En la búsqueda incluso se puede elegir el registro existente.

Las opciones que presenta son:

Cuentas: Se puede ver en que cuentas contables son auxiliares, en que operaciones de cartera participan y en que Ordenes de Trabajo (de Planta de Servicios, talleres Toyosa) aparecen como clientes.

Documentos: También se puede ver en que documentos aparecen como personas relacionadas y en que facturas, registradas dentro de Crédito Fiscal aparecen como proveedores. Desde las cuentas se puede ver el kardex de movimiento.

Fusión: Elegida una persona, se puede hacer que todo lo relacionado a ella se fusione a otra (que también se puede elegir con ^AvPg). Esta opción es útil cuando se ha registrado una misma persona con dos nombres diferentes, sean diferencias mínimas o grandes.

Para los clientes de Planta de Servicio y de Cartera, se piden los siguientes datos en el campo memo:

TEL: teléfonoDIR: direcciónMAIL: e-mail

Para los funcionarios se pide además:

FNAC: fecha de nacimientoSX: sexo (M/F)INICS: iniciales (Paterno Materno Nombre, que se usan en la seguridad social)

II.5 Inventarios

Los códigos de inventario se pueden ver directamente en Items en Inventario de la opción INVENTARIO del menú principal. Tienen los siguientes campos:

Un código compuesta por caracteres y/o números que idealmente deben ser el código del fabricante. También pueden ser un código asignado como GASOLINA que resulte útil para buscar el ítem.

Un nombre Una unidad de medida Un precio referencial de compra Un precio de venta Un stock máximo estimado Un stock mínimo estimado Existe un campo memo para toda otra información adicional que se crea conveniente.

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En la opción Detalles / Ctas (^AvPg) se puede ver la información completa de un item y en que cuentas contables existen items con ese código y que saldos tienen. También se puede ver su movimiento físico y valorado en la moneda de la cuenta.

El método de cálculo para las salidas es el de los promedios ponderados, que se calculan en cada momento que se da salida a un ítem. Esto no se aplica en documentos en los que no se ha activado el Costo de Ventas En línea.

Cuando se hacen ventas de bienes y los costos se afectan posteriormente o no se ha elegido el Costo de ventas En Línea, se debe usar periódicamente la opción Recalculo de Salidas y Costos para registrar los costos de ventas en cada documento. Para ello se debe establecer Operaciones de Venta en los correspondientes Tipos de Documentos.

Otras opciones dentro de INVENTARIO son:

Grupos de inventarios. Son los nombres de los grupos en que se puede dividir el inventario. Es útil cuando se tiene una sola cuenta para inventario. No es útil si el inventario ya está dividido en cuentas contables.

Cambio de clave de descuento: Si se fija esta clave, los descuentos que se hagan al vender, requerirán de esta clave. Mientras la clave esta en blanco, no exigirá esta clave al hacer rebajas en ventas.

Para simplificar el registro de ingresos, salidas, traspasos y ventas, se pueden establecer las Operaciones por documento.

II.6 Activos Fijos

Los auxiliares de los tipos Valor histórico y Depreciación acumulada se pueden ver directamente en la opción Activos fijos de la opción ACTIVO FIJO del menú principal. Se debe considerar lo siguiente:

Cada activo tiene un código compuesto por caracteres y números que normalmente debe ser la viñeta que llevan los bienes. Por ejemplo los muebles pueden llevar el prefijo MU y la codificación de un mueble puede ser MU0001. Este prefijo se establece en la misma cuenta contable con Plan de Cuentas.

Se debe indicar la vida útil asignada. Para terrenos, que no se deprecian, se debe indicar la vida útil 0 (cero). La vida útil típica de cada tipo de Activo Fijo se establece también en el Plan de Cuentas.

La fecha de ingreso La ubicación física Una descripción del bien dentro de campo memo, junto con toda otra información que se crea

conveniente.

Las ubicaciones físicas se pueden ver en la opción Ubicaciones del activo fijo.

Los bienes se pueden crear sin asociarse a ninguna cuenta, pero finalmente, un comprobante contable los debe asociar a una cuenta. Si se crean dentro de un comprobante, se asocian a la cuenta del comprobante.Un bien solo puede estar en una sola vez en una sola cuenta de Valor Histórico que se asocia a cuando más una sola cuenta de Depreciación acumulada.

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En la Consulta (^ AvPg), por cada bien se pueden ver los saldos que tiene en Moneda Nacional y Moneda Extranjera tanto en valor histórico como en Depreciación Acumulada. También se puede ver su movimiento en cada cuenta.

El Movimiento (^ RePg) muestra la secuencia de lugares que ocupa temporalmente un Activo.

Para el correcto funcionamiento de la Actualización automática, se deben registrar las cuentas contables de Activo Fijo dentro del rango de una Operación de Actualización para un Tipo de Documento contable. Alternativamente, se puede indicar en el Plan de cuentas una Contra-cuenta de Actualización. En ambos casos, se debe crear un documento contable de ese tipo y aplicar la Operación de Actualización.

Tanto para la asociación de entre cuentas de Valor Histórico y Depreciación Acumulada como para el correcto funcionamiento de la Depreciación automática, se debe registrar las cuentas contables de Activo Fijo dentro de una Operación de Depreciación para un Tipo de Documento contable. Se puede indicar en esa misma operación las cuentas de gasto a aplicar o alternativamente, se puede indicar en el Plan de cuentas una cuenta de gasto por cada Ubicación de Activos Fijos.. En ambos casos, se debe crear un documento contable de ese tipo y aplicar la Operación de depreciación.

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CAPITULO III: OPERACION

III.1 Trascripción

III.1.1 Contabilidad

El Administrador determina un período mediante dos fechas; el inicio y el fin del período. A menos que se reabran los periodos anteriores, ningún documento con fecha anterior se puede crear, modificar o eliminar. Así mismo, determina una política de Fecha límite que marca la fecha hasta la que se permite la trascripción. Lo usual es que se permita la trascripción hasta la fecha actual, aunque también se puede fijar una fecha límite, no fijar ningún limite o restringirse al período de trabajo. Constantemente, el sistema tiene disponibles los saldos tanto al fin del período de trabajo como a la fecha límite. Existen las opciones para cambiar de saldos en despliegue entre los saldos a fin del período y los saldos a la fecha límite, denominados también Saldos Actualizados.En total, a excepción del activo fijo, en los módulos se tienen cinco saldos:

1. A fin de la gestión más antigua2. Al inicio de la gestión de trabajo3. Al inicio del período 4. Al fin del período5. Actualizados

En el Activo Fijo, se tienen

1. A la gestión mas antigua2. Al inicio de la gestión3. Al fin del período

Como el sistema es bi-monetario, se debe mantener la información del tipo de cambio actualizada usando la opción Tipos de Cambio en el menú de CONTABILIDAD.

Los tipos de cambio de compra y venta son referenciales y en principio se usa el tipo de cambio del bolsín. Además, se puede fijar en cada documento el tipo de cambio exacto a aplicar. Es necesario introducir el tipo de cambio solo en las fechas en que se registra una variación y no cada día.

La opción Documentos dentro de CONTABILIDAD es la más importante para la introducción de información y se usa tanto para documentos contables como para complementarios.

Los documentos pueden verse ordenados por tipo de documento o por fecha.

Mientras se indican cuentas y auxiliares se pueden ver los saldos, según la fecha del documento que se esta procesando. Esta opción es útil para trabajar tanto a la fecha actual como a la fecha de cierre de período.

Por cada documento se tiene:

La fecha a la que corresponde. Se puede consultar el calendario y tomar una fecha.

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El tipo de cambio, que se obtiene de la tabla de tipos de cambio según la fecha. Se puede modificar y también se puede consultar la tabla de tipos de cambio.

El tipo de documento. Se puede consultar la tabla de tipos de documento. El número, dependiente de la correlatividad del documento:

- Un número único si la correlatividad es única.- Gestión y número si la correlatividad es anual- Gestión, mes y número si la correlatividad es mensualTambién se puede obtener el correlativo actual con ÂvPag.

Hora de creación Concepto, si se ha establecido que se requiere Relación con una persona natural, operación de cartera o persona jurídica si se ha establecido

que se requiera 2ª. relación, con otra Persona si se ha establecido. Documento base, si se ha establecido. Se puede consultar los documentos base disponibles según

el tipo de documento base indicado. Automáticamente, para los documentos que usan las Operaciones, se tiene el nombre de la

operación, si se fijo que el nombre de la operación se use como glosa. Un usuario que los manipulo, con fecha y hora La situación en que se encuentra: Supervisado, con lo que no es modificable y Habilitado para

modificación, con lo que puede ser aun modificado. Se informa adicionalmente como fue supervisado, por ejemplo si la Supervisión ocurrió al imprimir.

Para corregir el tipo de cambio se debe retroceder desde el Tipo de documento con cursor izquierdo hacia el Tipo de cambio. Allí es posible indicar otro tipo de cambio con Enter o ver la tabla de tipos de cambio. Esta característica esta disponible tanto al crear como al modificar documentos. Al modificar un documento y cambiar el tipo de cambio se presenta un cuadro de diálogo para indicar si:

Se mantienen los montos en moneda nacional y acorde al nuevo tipo de cambio se corrigen los montos en moneda extranjera.

O se mantiene los montos en moneda extranjera y acorde al nuevo tipo de cambio se corrigen los montos en moneda nacional.

Se pueden introducir documentos anulados con el Concepto *** ANULADO ***. Los asteriscos *, los espacios y las letras mayúsculas son imprescindibles.Para documentos que no requieren conceptos, al abandonar un documento sin operaciones se puede confirmar si se trata de un documento anulado o que simplemente se lo abandona, sin crearlo.Al imprimir un documento, el concepto puede ampliarse a una cantidad indefinida de líneas.

Los Documentos se pueden consultar indirectamente como el movimiento de una cuenta o de un auxiliar, teniéndose casi las mismas posibilidades. Cuando se accede a los Documentos directamente, se tienen dos opciones más:

Se puede verificar la correlatividad en la numeración de los documentos interactivamente con ^Fin

Se puede seleccionar ciertos documentos con Înicio

Los documentos supervisados no pueden ser modificados a menos que un supervisor acceda a ellos haciendo como consulta (ÂvPg) y use ^Fin para Habilitar para corrección o Supervisar.Una nueva opción es la de Revertir, con la que se trastocan las columnas debe y haber entre si, quedando el documento convertido en su ‘inverso’, contablemente.

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Cada documento esta compuesto por partidas, consistentes en Cargos y Abonos a cuentas contables. Para cada partida se tienen:

La posición correlativa. Se pueden reordenarlas manipulando este correlativo. Es de suma importancia para registrar las operaciones de almacén ya que algunas partes de los movimientos deben tener posiciones especificas; por ejemplo las cuentas de ventas deben tener su posición entre 20001 y 29900.

La cuenta contable. Se puede desplegar el plan de cuentas y usar todas sus opciones. El objeto de gasto, si es necesario. Se los puede desplegar. Una glosa individual que se debe indicar solo si es necesaria y no es igual o muy parecida al

concepto del documento. Si la cuenta se compone por operaciones, se puede indicar la operación y la fecha de vencimiento.

Si no se indica la operación, asume el tipo y número de documento en cuentas de Activo. También se puede desplegar la composición y elegir una de ellas.

Un auxiliar, si la cuenta tiene alguno. Se pueden desplegar los auxiliares de una cuenta contable y se puede elegir entre ver los auxiliares que son parte del estado de la cuenta o todos los auxiliares en general. Si se busca un auxiliar y no se encuentra, es conveniente buscarlo en los auxiliares en general por si estuviera, para elegirlo y no crearlo nuevamente con alguna mínima diferencia que lo mostraría con apariencia de duplicado.

Una cantidad, si se trata de una cuenta con inventario como auxiliar. La calculadora esta disponible para facilitar las operaciones en este campo.

Los montos en moneda nacional y extranjera. Si se trabaja en una sola moneda, la otra moneda se calcula automáticamente. Cuando se trabaja en ambas monedas, cada valor se debe indicar individualmente. Esto se puede usar para introducir documentos en una sola moneda como los ajustes monetarios. Se puede cambiar de moneda con ^Inicio mostrando solo los montos en moneda nacional, en moneda extranjera y ambos. La calculadora también está disponible. La combinación ^Fin sobre los campos de montos cierra el documento cuadrando las sumas al debe y al haber en ambas monedas.

A continuación se analizan varias peculiaridades de la trascripción de documentos:

CUENTA CREDITO FISCAL.

Se requiere que se registre la cuenta Crédito Fiscal dentro de Libros de Compras y VentasExisten varias opciones:Para el registro de facturas de proveedores, se tiene el siguiente mecanismo:

1. Se carga a la cuenta correspondiente al importe total de la factura2. El sistema pregunta si incluye IVA o no. Contestar Si.3. Automáticamente se presenta la cuenta del Crédito Fiscal y se puede indicar que se trata de

una factura u otra forma de crédito fiscal. Se puede elegir entre:- Registro de factura- Registro de póliza- Registro de Nota de crédito- Registro de Pasaje

4. Se deben indicar los datos propios de la factura y el crédito obtenido.

De esta manera, automáticamente la factura queda insertada en el Libro de Compras.

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Para registrar ajustes en la cuenta Crédito fiscal tales como la cancelación del impuesto, se debe indicar que se trata de la Cancelación de impuesto u otro ajuste cuando el sistema pregunta que operación se trata. También se puede responder con No más a la pregunta Incluye Iva ? para que la pregunta no se presente más hasta el final del documento.

CUENTA DÉBITO FISCAL.

El libro de ventas se basa en los documentos clasificados como Notas Fiscales en Tipos de documentos. Estos documentos deben tener necesariamente asociada una personal como cliente. También se deben cargar las dosificaciones recibidas por el SNII en la opción Dosificación de facturas.

Para las facturas que se crean con operaciones de venta de bienes o servicios, existe la opción Provisión de impuestos que genera automáticamente las provisiones de impuestos en los mismos documentos. Se debe usar antes de listar el Libro de Ventas.

Para las facturas que se registran manualmente, la provisión por Iva deben registrarse con el correlativo 29991 del documento. Se debe indicar el monto de la factura. Si se usa la opción Grupal para el proceso de facturas debe indicarse el número de factura.La provisión por IT deben registrarse con el correlativo 29993.

SUBCUENTAS, CARTERA, OBLIGACIONES Y VEHICULOS

Una vez que se ha dado una cuenta contable con Sub cuentas, Cartera, Obligaciones o Vehículos como auxiliar, el código se puede obtener del estado de cuenta ( con ^AvPg) o de la tabla completa de auxiliares ( con ^RePg)

CUENTAS CON COMPOSICIÓN

Se puede pedir la composición de las cuentas para elegir una de las partes. Inmediatamente se sugiere su cancelación

INVENTARIOS

Una vez que se ha dado una cuenta contable con inventarios como auxiliar, el código se puede obtener del estado de cuenta (con ^AvPg) o de la tabla completa de Inventarios ( con ^RePg).

También, al momento de indicar la cantidad, se solicita alguna de las siguientes operaciones:

Ingreso a precio de compra: Calcula el importe basándose en el precio de compra registrado y la cantidad entrante

Ingreso de última compra: Fija el precio de compra con el importe ingresado. Ingreso en general: No fija el precio de costo ni calcula el importe, pero requiere un importe Ingreso sin valor monetario: No requiere importe. Salida a precio de costo: Calcula el importe según el promedio ponderado y la cantidad saliente, Salida en general: Requiere el importe de salida Salida sin valor monetario: No requiere importe. Ajuste sin valor físico: No requiere cantidad

REBAJAS EN VENTAS

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En una factura, al indicar el precio en un item de inventario, con ÂvPg se puede dar un % de descuento. Si se ha fijado una clave para descuentos, se debe indicarla primeramente.Para un descuento global, a todos los items, una vez se ha trascrito toda una factura, ÂvPg también esta disponible.

ACTIVO FIJO

Una vez que se ha dado una cuenta contable con activos como auxiliar, se puede obtener el correlativo dentro del código de un nuevo activo indicando las iniciales que se asocian a una cuenta de activo y presionando ^ AvPg.

III.1.2 Actualizaciones, Depreciaciones, Apropiación de planillas y Cierre de resultados

Dentro de un documento con el Tipo de documento que tenga alguna de las operaciones anteriores, se debe acceder al menú de Operaciones con ÂvPg sobre el código de cuenta y elegir la operación.

III.1.3 Ingresos y Egresos de Caja

Se necesita que se haya definido en el Plan de Cuentas, que cuentas se usan en las finanzas de la empresa, esto es, son Caja, Cta.Cte y Caja de ahorros. Al terminar con ^Fin sobre la Cuenta, se presenta la lista de estas cuentas financieras y se solicita un monto hasta que se iguala el documento. Si se predefinen Operaciones para los documentos, se simplifica la tarea al grado que en Caja solo se indica la moneda y cantidad de las operaciones.Los correlativos que deben mantenerse son:

Egresos de caja

1-999 Cargos y abonos si se requieren1000-1999 Forma de pago con cuentas financieras.

Ingresos a caja:

1-999 Forma de pago con cuentas financieras.1000-1999 Abonos y cargos si se requiere

III.1.4 Ingresos, Salidas, Ventas y Traspasos de Almacén

Si se define alguna de las operaciones anteriores para un Tipo de Documento, la trascripción se realiza en otro despliegue con los siguientes campos:

CantidadCódigo o descripciónPrecio Unitario y monedaPrecio Total

Aunque no se despliega el correlativo, la búsqueda sensitiva por correlativo esta disponible.Solo se opera con las Operaciones del documento. Se puede cambiar al formato contable con ^Re Pg.

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Durante el despliegue de un documento, es posible cambiar entre formatos de despliegue con ^RePag.

Para terminar debidamente una Venta se debe usar ^End con lo que se presentan las formas de pago usuales de la factura. Contienen cuentas para MN, ME y crédito.

Para funcionar correctamente en todo aspecto (cálculos automáticos, emisión y otros) los números de ítem dentro de cada documento deben seguir los siguientes rangos:

Ingreso a Almacén10001 - 19990 : cargos a Almacén19991 - 19999 : abonos a proveedores u otros.

Salida de Almacén9991 - 9999 : Cargos 30001 -

39990 : Abono a Almacén

Traspaso10001 -19990 : Almacén destino 50001 -

59990 : Almacén Origen

Ventas / Devoluciones1-1000 Cobranza

20001 -29990 Ventas, devoluciones y rebajas29991 IVA por pagar

29992 Gasto IT29993 IT por pagar

39901 -39999 Costo40000 -49990 Almacén

III.1.5 Presupuestos

El presupuesto se debe cargar dentro de la opción Presupuesto por Cuentas como un documento complementario del tipo PR dentro de la opción PRESUPUESTOS del menú principal. Si el presupuesto es anual, se debe indicar la correlatividad anual para PR dentro de Tipos de documentos. Si es mensual, se debe indicar correlatividad mensual.Por cada cuenta contable se debe indicar el monto presupuestado en el respectivo periodo.Si el presupuesto esta formulado solo en cuentas totalizadoras, debe registrarse usando una sub-cuenta De imputación.

III.1.6 Inventarios Físicos

En la opción Recuento físico se tienen tres opciones:

Recuento; se obtiene un listado por cuenta contable de los items que componen la cuenta con espacio para registrar las cantidades inventariadas

Trascripción del recuento y ubicación; para cada cuenta y a una fecha, se puede introducir la cantidad de la inventariación de cada ítem de la cuenta a esa fecha. También se puede colocar la ubicación física de los bienes con una codificación de dos letras y tres números.

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Diferencias recuento-kardex; se obtiene una lista de los items con diferencias entre el recuento físico y el kardex del sistema. Esta valorada al precio promedio ponderado de cada item..

III.2 Anomalías

Ante fallas de hardware o de software, se pueden presentar diversas clases de anomalías, como diferencias entre el mayor y el saldo que se muestra en una cuenta o documentos desigualados entre las sumas del debe y el haber. El mecanismo que resuelve o informa cuando no puede resolver todas estas anomalías esta en la opción Reproceso, reaperturas y cierres de la opción ADMINISTRACIÓN del menú principal.Cuando el sistema ha detectado un problema interno, que usualmente es el llamado “daño de los índices”, apenas se accede al Reproceso, se repara el daño, con la reconstrucción de los índices. Esta opción se denomina re-indexación.

Las opciones son:

Reproceso Reapertura de un período Reapertura de una gestión Revisión de consistencia Cierre de un período Cierre de una gestión Re-indexación

La opción más simple es el Reproceso que directamente repone los saldos correctos a fin de período y a la fecha o informa de las circunstancias que no permiten llegar a esta situación ideal. Da un listado que muestra los daños como diferencias en balance u otros y también lista los documentos dañados. Puede ser necesario reindexar, lo que se detecta automáticamente pero requiere que ningún usuario este presente. Cuando no es así, el proceso continúa sin reindexar dando una advertencia.

La opción Re-indexación esta para circunstancias muy excepcionales en las que el programa no pueda detectar el daño de índices y no pueda resolver ni indicar los daños. En este caso es necesario usar esta opción.

La Revisión de consistencia informa de posibles anomalías.

III.3 Cierre y Reapertura

Una vez que se ha introducido toda la documentación de un período, analizado y emitido todos los informes se aconseja proceder a cerrar el período con la opción Cierre de un período que permite dar el rango del nuevo período a inmediata continuación del actual. De esta manera, la información del período cerrado no podrá ser alterada, aunque se podrá emitir nuevamente.

Esa opción esta en Reproceso, reaperturas y cierres de la opción ADMINISTRACIÓN del menú principal.

Cuando se termina una gestión, debe aplicarse el Cierre de gestión pero previamente se debe hacer el asiento de cierre de resultados, que se explicará posteriormente.

En ambos cierres, y también independientemente, se tiene la opción Revisión de consistencia, que solamente reporta las anomalías sin corregirlas o informa de la consistencia plena.

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Para el caso de que alguna de estas operaciones tenga que revertirse, están las opciones Reapertura de un período y Reapertura de una gestión que permiten indicar en que período en que gestión se quiere trabajar. Para cambiar las fechas inicial y final del período actual o la gestión, también pueden usarse estas opciones.

III.4 Respaldo, Restitución y separación de la información

En la opción Reproceso, reaperturas y cierres de la opción ADMINISTRACIÓN del menú principal se tiene la capacidad de crear copias, restituir copias y separar la información en dos bases de datos.Cada respaldo debe ser creado necesariamente en una carpeta. El sistema tiene las instrucciones para crear carpetas pero según existan otros programas en ejecución, puede que no lo logre hacer. De todas maneras verifica esa imposibilidad y solicita al usuario que lo haga. El respaldo se puede realizar en alguna de las siguientes tres formas

Comprimida. Usa el programa PKZIP que comprime la información a un tamaño mínimo. Excepcionalmente podría no estar disponible si no esta presente PKZIP. Se crea COPIA. ZIP

Complementaria. De los archivos de la carpeta complementaria usando PKZIP. Se crea COPIA_.ZIP

Tablas Internas. Se crea COPIAI. ZIP Directa. Es una copia que siempre esta disponible pero que ocupa casi tanto espacio como la

carpeta original. De trabajo. Es posible acceder a esa copia y realizar todo tipo de tareas sin alterar la original.

La sugerencia es tomar copias comprimidas en otra unidad, sea el disco de una terminal, disquetes, zip drives o compactos. Si no es posible tomar copias en la misma unidad y de no ser posible comprimir, crear copias directas.Se sugiere crear copias de trabajo solo cuando efectivamente se vaya a trabajar sobre ellas.

Esta disponible también la opción de restitución de la información creada como respaldo, que debe usarse solo cuando la información presente definitivamente no es útil.Otra posibilidad de este programa es la separación de la información en dos partes: una de ellas que pasa a ser una copia de la actual y la actual, que se reduce a un período menor.Luego de almacenar información de varias gestiones, se puede disponer que solo queden una o dos gestiones, a partir de cierta fecha, para consulta inmediata. La información anterior estará disponible como una Gestión Anterior y puede ser accedida solo para consulta desde esta misma opción o desde el menú principal.

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CAPITULO IV: PERSONAL

Paca la correcta operación del módulo de Personal, se debe cargar lo siguiente dentro del Sub-menú Parámetros de Cálculo y registro de la opción PERSONAL del menú principal:

Unidades de Fomento a la vivienda: solo el valor al fin de cada período

Básico Nacional: solo en los períodos en que haya cambiado

Cargas Sociales y Fiscales, solo en el período que cambien

Rangos para atrasos; por cada rango de minutos de atraso corresponde una sanción expresada en días de haber.

Planillas, Divisiones, Secciones y cuentas. Existen tres niveles:- Planilla : por ejemplo Personal de Planta o Eventual- División : por ejemplo Administración- Sección ; por ejemplo ContabilidadEl nivel superior, Planilla debe tener un código que empiece con una letra y continúe con números.Para los dos últimos niveles, debe indicarse a que nivel superior pertenecen y su código debe empezar con la misma letra con que empieza el nivel superior. De esta manera el despliegue de la estructura coincide con la forma en que se va a imprimir la planilla.Debe indicarse en cada sección las cuentas en que se cargara contablemente el gasto de personal correspondiente a la sección.

Cuentas de Abono: Son las cuentas comunes a todas las planillas y secciones donde se registrará el abono al contabilizar la planilla.

Periodo actual: Se dispone de un período expresado como mes/año para el mes que se va a procesar. Este periodo se puede avanzar y retroceder según se necesite recalcular completamente una planilla. Se puede eliminar la planilla actual para permitir la eliminación de funcionarios que tengan solo un registro en el ultimo período.

Posteriormente, se deben cargar los funcionarios en la opción del mismo nombre eligiendo las personas, si existen, de la tabla de Personas Jurídicas y Naturales y en otro caso, creándolas.Cada persona puede pertenecer a una sola sección en un mes. Si cambia de sección se deberá registrar el cambio. En la opción Kardex de Planillas se podrá ver cuando ocurrió el cambio.Los demás datos que deben cargarse son:

Fecha de ingreso. Si un funcionario se retira y reingresa, deben crearse dos registros para lamisca persona pero con fechas de ingreso diferentes

Sueldo Básico. Debe registrarse cada vez que cambie. En la opción Kardex se podrá ver la evolución.

Bonos fijos (en general) Cargo. Se puede elegir de una lista Antigüedad reconocida en días, meses y años Para funcionarios que reingresan o que provienen de

un sector similar y se conviene reconocer su antigüedad. AFP a la que aporta Exención del pago del IVA (beneméritos) y de la AFP (jubilados). Solo se paga la Comisión en

este último caso.26

Cuotas de préstamos en moneda nacional y extranjera con sus tasas de interés anuales. Fecha y Causa de retiro. Para un funcionario que se retira y se reincorpora, se deben crear dos

registros y no sobreponerse al primero. Indicación de pago de aguinaldos y beneficios en la liquidación por retiro. Si no se indican, se

mantiene al funcionario en las planillas de aguinaldos y beneficios sociales. Se piden los siguientes datos personales de los funcionarios:

TEL: teléfonoDIR: direcciónMAIL: e-mailFNAC: fecha de nacimientoSX: sexo (M/F)INICS: iniciales (Paterno Materno Nombre, que se usan en la seguridad social)

Para la primera emisión, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Emitir la Planilla de sueldos y salarios para el período inmediatamente anterior verificando que simplemente este todo el personal que tiene saldo en Crédito Fiscal

2. En la misma opción Personal se deben indicar los saldos correctos de Crédito fiscal con la opción ^Fin. Solo se usara esta vez y nunca más.

3. Inmediatamente, pasar al siguiente período usando la opción. dentro del Sub-menú Parámetros de Cálculo y registro. Si emite otra planilla, perderá los datos que introdujo.

Mensualmente, se deben cargar los bonos variables, los atrasos los Formularios de descargo del IVA presentados y Otros descuentos en la opción Datos mensuales accesible con ^AvPag.

En Kardex (con ^RePag) se pueden revisar la secuencia histórica de atrasos y las planillas en las que figuro cada funcionario. También se pueden revisar e indicar los quinquenios pagados y las vacaciones concedidas y tomadas.

Los quinquenios pagados disminuyen automáticamente el tiempo considerado en el cálculo de los beneficios sociales.

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CAPITULO V: REPORTES

V.1 Contabilidad

En la opción LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS se tienen:

Libros de Compras, donde se puede seleccionar un solo proveedor, listando todas las facturas, solo las del periodo y las rectificatorias, que son de meses anteriores al que se declaran. Tiene la opción de crear los archivos para el software LCV.

Libros de Ventas. Tiene la opción de crear los archivos para el software LCV.

En CONTABILIDAD se puede reportar:

El Plan de Cuentas

La secuencia de Tipos de Cambio

Los Tipos de Documentos con sus operaciones y derechos de usuarios

En la opción REPORTES de CONTABILIDAD se tienen:

Mayor. Tiene la opción de emitirse resumido por mes. Como glosas pueden listarse Solo Concepto, Concepto e individual y Completa, que considera las personas relacionadas y operaciones de cada documento.

Diario. Se pueden imprimir los documentos de cinco maneras; en el formato propio del documento, en un formato común a todos, en un resumen de solo sumas sin cuentas, en formato de diario y por último en un resumen por cuentas contables.Se pueden ordenar por fecha y hora o por tipo de documento y a la vez se pueden delimitar a rangos de fechas o rangos de documentos. Si no se indican rangos, se asume que no se hace ninguna delimitación.

Balance de Sumas y Saldos

Balance General

Balance Clasificado. Es el único que tiene opción de consolidarse.

Estado de Resultados

Evolución de resultados y balances: muestra Estados de resultados, Resultados Acumulados, Presupuestos y balance hasta 12 periodos de hasta 6 meses. Al terminar, da la opción de guardar el reporte para consolidarse a escala nacional. Deben prepararse reportes de cada oficina y guardarlos para consolidación

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Estados resumidos. Tiene un formato propio que se puede editar en esta misma opción. Al terminar, da la opción de guardar el reporte para consolidarse a escala nacional. Deben prepararse reportes de cada oficina y guardarlos para consolidación

Hoja de costo vehículos

Hoja de costo Otros

Estado de Cuenta. Tiene las siguientes opciones:

Emitir el estado con una, dos, cuatro o seis columnas. Una columna, solo da el saldo. Dos columnas, el saldo al inicio y al final. Cuatro columnas, incluye el movimiento al debe y al haber. Finalmente, seis columnas, clasifica los saldos inicial y final entre debe y haber.

Listar los auxiliares de todo tipo (excepto Inventarios y Activos Fijos) dentro del rango de cuentas o elegir solo alguno.

Listar todas las sub-cuentas de una cuenta o solo las sub-cuentas con saldo

Listar de manera continua o en páginas separadas por cuenta.

Incluir al final un resumen de todas las cuentas

IMPORTANTE: incluir la composición por operaciones para las cuentas que se componen por operaciones.

Kardex. Se obtiene el movimiento de los auxiliares excepto Activo Fijo e Inventario. Los saldos solo se muestran en la moneda de la cuenta contable a la que pertenecen. Se puede incluir el movimiento en otra moneda pero sin saldos en esa moneda. También se puede elegir entre la glosa Completa, que considera las personas relacionadas y operaciones de cada documento y el Concepto y la glosa Individual.

Ordenes de Pago Pendientes

Resultados por Unidad de Negocio

Planilla de Caja

Para los balances y el estado de resultados existen las siguientes posibilidades:

Listar todas las cuentas de imputación o las cuentas hasta cierto nivel.

Incluir o no los asientos de cierre de resultados en el período. Esto es útil para poder volver a reproducir un balance antes del asiento de cierre de resultados que deja con saldo cero a las cuentas de ingresos y egresos.

La totalización, que da los saldos correctos a las cuentas totalizadoras y debe hacerse una sola vez después de que se ha hecho algún movimiento por documento. Si no se hace antes y no se hace en el momento, los informes no serán correctos.

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En la opción REPORTES CONSOLIDADOS de CONTABILIDAD se tienen:

Evolución de Resultados y Balances. Necesita que previamente se hayan creado las evoluciones de resultados y balances por cada oficina.

Evolución de Resultados y Presupuestos. Necesita que previamente se hayan creado las evoluciones de presupuestos por cada oficina.

Evolución Resumida Necesita que previamente se hayan creado las evoluciones de resultados y balances por cada oficina.

Evolución y presupuestos resumidos Necesita que previamente se hayan creado las evoluciones de presupuestos por cada oficina.

Balance Clasificado Necesita que previamente se hayan creado los balances clasificados por cada oficina.

Estados resumidos. Necesita que previamente se hayan creado los Estados Resumidos por cada oficina.

V.2 Inventario

En la opción INVENTARIO se tiene:

Estado de inventario. Se puede imprimir la composición de las cuenta en ítems. Existen tres opciones:

Listar todos los ítems dentro una cuenta o solo los ítems con saldo Listar de manera continua o en páginas separadas por cuenta. Listar las salidas en total o separar las salidas de las ventas

Kardex de inventario se puede listar el movimiento de cada ítem. Se puede listar en formato individual (un ítem con encabezado por página) o en general (continuo)

Resultado por cuenta Provee el resultado bruto por cuentas contables en un período para el que se tengas efectivos costos de venta usando los mecanismos del sistema. Puede expresar el margen como porcentaje del al costo o del precio de venta.

V.3 Activo Fijo

En la opción ACTIVO FIJO se tienen:

Actualización y Depreciación. Se puede imprimir el movimiento resumido de cada ítem tanto en valor histórico como en depreciación durante un lapso de tiempo.

Estado de Activos Fijo. Es un listado de cuatro columnas con los saldos de Valor histórico y Depreciación en las dos monedas del sistema.

Kardex de Activos Fijo. Se puede listar el movimiento de cada ítem..

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V.4 Presupuestos

En Presupuestos se tiene el Estado de Ejecución Presupuestaria que muestra la comparación entre la ejecución y el presupuesto, resultando el porcentaje en que se ha cumplido ejecutado el presupuesto, tanto en ingresos como en egresos y el resultado final

V.5 Personal

Todos los reportes dentro de la opción PERSONAL se emiten para cualquier período, pero para el período actual, debe usarse previamente el reporte Planilla de Sueldos y Salarios que recalcula sus valores. Si no se usa, puede percibirse indebidamente que los cambios que se realizaron en parámetros, datos personales o laborales no tienen efecto.Los reportes disponibles son los siguientes:

Planilla de Sueldos y Salarios

Boletas de pago; se puede emitir para un rango en particular

Planilla impositiva

Planilla de anticipos

Planilla de alimentación

Planilla para AFPs, que incluye los retiros e ingresos

Aguinaldos y Primas; requieren de las tres últimas planillas

Estado de beneficios sociales; requieren de las tres últimas planillas

Vacaciones pendientes; para un mes, genera una asignación de vacaciones para los funcionarios a los que les corresponda y lista a todos los que tienen vacaciones pendientes.

V.6 Administración

En Administración se puede:

Reportar la lista de usuarios con y sin las opciones a las que acceden. (opción Usuarios ).

Ver la Actividad de usuarios donde se muestran las operaciones de usuarios, registradas según el nivel de Control de Actividad que se les ha asignado para cada base de datos.

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CAPITULO VI: CONFIGURACIONES

VI.1 Libros de compras y ventas

En la opción Libros de Compras y Ventas dentro de la opción CONTABILIDAD se tiene la opción Parámetros impositivos, donde se puede fijar:

El porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (IVA) La cuenta usada para el registro del crédito fiscal La cuenta usada para el registro del débito fiscal El tipo de proceso:

Automático: cada factura emitida por la empresa se registra individuamente usando un documento de ventas y siguiendo sus reglas. Así, la opción Provisión de impuestos genera totalmente la provisión de impuestos y el usuario no debe hacerla nunca.

Manual: cada factura emitida por la empresa se registra individuamente usando un documento de ventas pero el usuario puede registrar manualmente las provisiones de impuestos y también puede usar la opción Provisión de impuestos.

Grupal: cada factura emitida por la empresa se registra dentro de un grupo con otras facturas y en un documento de otro tipo (por ejemplo, en un CD)

El porcentaje del Impuesto a las Transacciones (IT) La cuenta usada para el registro de la provisión del IT La cuenta usada para el registro del gasto del IT La sucursal en la que se reportan según la DGII El directorio para el sistema LCV de la DGII, si existe.

VI.2 Acceso de los usuarios a las bases de datos y menús

Desde la opción Usuarios se puede decidir el acceso que cada usuario va a tener a las bases de datos y a los menús de la siguiente manera:

Con ^AvPag se muestran todas las bases de datos disponibles y según la jerarquía del usuario se tiene:

Para Súper usuarios, el acceso a todas las bases de datos está disponible también en condición de Súper usuarios, aunque esto puede ser cambiado.

Para usuarios, el acceso a cada base de datos debe ser indicado individualmente y puede ser en cualquiera de las jerarquías: Super usuario, Usuario o Visitante. Si no se indica alguna de estas, el usuario no tiene acceso. Se elige con ^RePag o con Ins y Del

Para Visitantes, el acceso a cada base de datos debe ser indicado individualmente y cuando más puede ser en condición de visitante. Se elige con ^RePag o con Ins y Del.

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Dentro de cada base de datos, el acceso las opciones del menú puede ser visto con ^AvPag. Las opciones de menú se dividen en dos:

- Los grupos de opciones que muestran otras opciones (sub-opciones)- Las opciones que proceden directamente.

Una vez que un grupo de menú ha recibido una condición de acceso, las opciones que contiene (sub-opciones) se pueden ver con ^AvPag.

Para Super-Usuarios el acceso a todas las opciones esta disponible en la misma condición de super-usuarios y no es necesario indicar individualmente, aunque se puede cambia a la condición de Usuario e incluso Visitante.

Para Usuarios el acceso a cada opción debe ser indicado individualmente y puede ser en condición de Super-Usuario, Usuario o Visitante. Si no se indica individualmente, el usuario no tiene acceso a la opción. Se elige con ^RePag o con Ins y Del.

Para Visitantes, el acceso a cada opción debe ser indicado individualmente, cuando más, en condición de Visitante. Si no se indica individualmente, el visitante no tiene acceso a la opción. Se elige con ^RePag o con Ins y Del.

Los Super-usuarios pueden modificar, insertar, consultar y eliminar registros en las tablas.Los Usuarios normalmente solo pueden insertar nuevos registros y solo consultar sin modificar ni eliminar los existentes. Los Visitantes solo pueden consultar.

VI.3 Operaciones de documentos

Por cada Tipo de documento se pueden definir una serie de operaciones que normalmente se hacen en él. Cada operación recibe un nombre con el que se despliega para ser elegida cuando se registran documentos de ese tipo.Mientras se registra un documento, con ^RePag en el campo Cuenta se despliega un menú con las operaciones propias del documento.En las notas fiscales y los documentos de almacén (salidas, ingresos, traspasos y ventas) el menú aparece automáticamente.Para configurar las operaciones, desde la opción Tipos de Documentos se accede con ^RePag a las operaciones propias del documento.Básicamente, se indican cuentas que se usan permanentemente y cada operación fija las cuentas cuando se indica.Dependiendo del tipo de documento, las operaciones pueden ser:

Para Notas Fiscales: Venta de bienesVenta de serviciosDevolucionesRebajasForma de pago

Para ingresos, salidas, traspasos de almacén y ventas:Venta de bienesVenta de serviciosTraspaso

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Ingreso a AlmacénSalida de AlmacénDevolucionesRebajasForma de pago

Para ingresos de caja:AbonoSimple cuenta

Para egresos de caja: CargosSimple cuenta

Para diarios: AbonoCargosSimple cuentaDepreciaciónActualizaciónContabilización de PlanillasCierre resultados

Cada una de ellas tiene la siguiente utilidad:

Venta de bienes: Se indican las cuentas de existencia, costo y ventas correspondientes a la venta de ciertos bienes. También se puede indicar si los precios son fijos (los fijados en cada ítem) o variables, en que moneda se calculan y si esa moneda es fija o variable.

Venta de servicios; Se indican la cuenta de ventas y el precio unitario del servicio. También se puede indicar si ese precio es fijo o variable, en que moneda se calcula y si esa moneda es fija o variable. El nombre de la opción es usado como nombre del servicio. Puede usarse para venta de bienes que no son inventariados.

Devoluciones: Se indican las cuentas de existencia, costo y ventas correspondientes a las devoluciones de ciertos bienes. También se puede indicar si los precios de devoluciones son fijos o variables, en que moneda se calculan y si esa moneda es fija o variable.

Rebajas: Se indica la cuenta donde se registra la rebaja. También se puede indicar en que moneda se registran y si esa moneda es fija o variable.

Forma de pago: Se pueden indicar una cuenta de crédito, una caja Moneda nacional, una caja Moneda extranjera y una cuenta Diferencia de cambio. Obligatoriamente debe indicarse al menos una de las tres primeras. Esta opción debe usarse para terminar el registro de una venta, que es cuando se despliegan y se pueden indicar los montos que corresponden a cada una. Si existe alguna diferencia pequeña entre los totales de las ventas y los pagos, se sugiere llevarla a la cuenta diferencia de cambio. El Efectivo mas usado indica a que cuenta entre caja Moneda nacional, una caja Moneda extranjera es tanto mas usada como para que el sistema proponga directamente el pago en esa cuenta. La condición de fijo o variable no se aplica.Si solo se registra una cuenta de las tres, no se hace ningún despliegue y se asume que la venta total debe registrarse a esa cuenta.Si la cuenta de crédito tiene auxiliares deben ser de tipo sub-cuenta y se usa como cliente el registrado como persona relacionada al documento.

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Traspaso: Se deben indicar dos cuentas con inventarios como auxiliares. Una de ellas es el almacén del que salen ítems y la otra el destino al que llegan.

Ingreso a Almacén: Se deben indicar una cuenta de proveedor que abona y una cuenta con inventarios como auxiliares que se carga. También se indica la moneda en que se hace la operación y si esta es variable o fija.

Salida de Almacén: Se deben indicar una cuenta destino que carga y una cuenta con inventarios como auxiliares que se abona. También se indica la moneda en que se hace la operación y si esta es variable o fija.

Abono: Se debe indicar una cuenta que exigirá ser abonada y la indicación si requiere o no glosa.

Simple cuenta: Se debe indicar una cuenta que podrá ser cargada o abonada, la indicación si requiere o no glosa y si cierra o no el documento, con lo que se asume que lleva el cargo o abono exacto para cerrar el documento.

Cargos: Se pueden indicar hasta 4 cuentas que deben ser abonadas, la indicación si requiere o no glosa y si se pregunta o no por la presencia o ausencia de crédito fiscal.

Depreciación: Se debe considerar lo siguiente:

1. Para cada cuenta de Valor histórico se debe asignar su respectiva cuenta de Depreciación acumulada, con excepción de terrenos. Esto se realiza en ésta opción

2. En el Plan de Cuentas, por cada cuenta de valor histórico se debe indicar la vida útil propia de los bienes en la cuenta y también las cuentas de gasto a las que se carga su depreciación según su ubicación. Alternativamente, puede indicar una cuenta de Depreciación del período en ésta opción.

3. Si se hace un solo asiento de depreciación, se debe indicar un único grupo de activos con 1. Si existen varios asientos, se deben indicar diferentes grupos.

4. Para obtener la depreciación basta con elegir cualquier parte de un grupo, con lo que se realiza la depreciación de todo el grupo.

Actualización: Se debe considerar lo siguiente:

1. Cada cuenta puede tener su contra - cuenta de actualización, lo que se indica en el Plan de cuentas. El sistema da prioridad a estas contra – cuentas.

2. También es posible indicar de manera global para todo un rango de cuentas tuna contra – cuenta común. Esto es lo que se hace en esta opción.

3. Para las cuentas de capital, que no se actualizan en ellas mismas, se debe indicar una cuenta de actualización en la que se hace el registro. Se debe crear un rango independiente para las cuentas de capital.

4. Si se hace un solo asiento de actualización, se debe indicar un único grupo de actualización con 1. Si existen varios asientos, se deben indicar diferentes grupos. Para que una cuenta sea actualizada, debe aparecer en alguno de los rangos que aparecen en algún grupo. En otro caso, no se actualiza.

Cierre resultados: No requiere ninguna cuenta y las contra - cuentas que se aplican en el cierre deben ser dadas por el usuario.

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Contab. Planilla: Si tiene Planillas y ha configurado la contabilización.

VI.4 Acceso de los usuarios a los documentos

La condición de acceso a la opción Documentos es muy importante ya que define lo que los usuarios pueden hacer con los documentos.Quienes acceden a esta opción en condición de Super-usuarios pueden en principio realizar todas las operaciones posibles aunque pueden ser restringidos.Quienes acceden en condición de Visitante, en principio pueden consultar todos los documentos sin realizar ninguna operación y pueden aún ser restringidos.Quienes acceden en condición de Usuario no tienen en principio ningún acceso pero pueden recibir accesos.Desde la opción Tipos de Documentos se puede ver por cada tipo de documento como los usuarios acceden a el.Las opciones a configurar son las siguientes:

Crea? : Si para crear documentos de ese tipo

Elimina? : Si para modificar documentos de ese tipo

Modifica? : Si para eliminar documentos de ese tipo

Consulta? : Si para consultar los documentos de ese tipo

Revisa? : Si para marcar como revisados los documentos de ese tipo

Correlativo? : Libre para poder modificar el correlativo. Fijo para que el usuario no lo modifique.

Operaciones? : Libres para realizar cualquier operación en el documento. Fijas para dejar al usuario restringido solo a las operaciones que se han definido para ese tipo de documento.

Fecha? : Libre para poder modificar la fecha de los documentos de ese tipo. Fija para usar solamente la fecha del día de hoy.

Tipo de cambio? : Libre para poder modificar el tipo de cambio. Fijo para que el usuario solo use el tipo de cambio fijado según la fecha.

VI.5 Secuencia de fin de período

Dentro de la opción CONTABILIDAD se tiene ésta opción con la secuencia de operaciones recomendadas para realizar un fin de período. Es aconsejable empezar con un reproceso para asegurar la consistencia del sistema. Pueden haber existido cortes de energía no percibidos. Una vez que se ha realizado los asientos y se ha impreso los informes, es aconsejable cerrar el período, o la gestión, si corresponde, y tomar una copia de respaldo. Cuando se trata de un cierre de gestión, se debe generar previamente el asiento de cierre de resultados como operación dentro de un documento y luego proceder al cierre de gestión.36

CAPITULO VII: ADMINISTRACION

VII.1 Acceso al sistema

Los pasos necesarios para dar a cada usuario el acceso al sistema son los siguientes:

1. Asegurarse de tener correcto acceso a la red y a la localización del sistema.2. Copie de la carpeta del sistema (generalmente \SIC_PRO2) el icono de acceso con el nombre

“Sistema de Información” a su escritorio.3. Podría ser necesario realizar algunos ajustes a las propiedades del icono. Accede a ellas con el

botón derecho del mouse El Destino debe ser el programa ejecutable SIC2.EXE, se debe Iniciar en la misma carpeta del programa y se debe Ejecutar en una ventana maximizada. Si tiene el intérprete Visual Fox 7.00 o más, puede indicarlo con los parámetros –t menú.

4. Es deseable que active la Propiedad Ocultar Automáticamente de la Barra de tareas y menú inicio. Lo puede hacer desde el botón Inicio de Windows ® en la opción Configuración.

5. Pruebe acceder al sistema. Si no llega a la pantalla con título superior izquierdo Acceso al sistema puede necesitar algunos archivos en su sistema operativo. El mas común es el archivo shareware msvcr70.dll que puede copiarlo de la carpeta del sistema a su propia carpeta C:\WINDOWS. También podrían faltar los archivos shareware vfp7r.dll y VFP7RENU .DLL que se deberían encontrar en la carpeta del sistema.

6. Si va a utilizar impresoras láser o chorro de tinta o su impresora matricial no presenta fuentes internas, debe instalar la fuente FoxPrint Normal (True Type). Puede hacerlo en el Panel de Control (al que accede también desde la opción Configuración), icono Fuentes, menú Archivo, opción Instalar Nuevas fuentes. Busque la fuente en la misma unidad y carpeta del sistema, elíjala e instálela con clicks de mouse. Para impresoras Epson que no presenten fuentes internas, puede intentar la fuente ESC/P, una vez dentro del sistema.

7. También debe revisar la Configuración regional en el mismo Panel de Control. Asegúrese que para Números y Moneda tenga : el símbolo decimal sea . (punto) el número de dígitos decimales sea 2 el separador de miles sea , (coma) el símbolo de signo negativo sea – (menos)Use el formato de Fecha dd/MM/aaaa con el separador / (slash)Use el formato de Hora HH:mm;ss con el separador : (dos puntos)Asegúrese de tener la configuración de teclado en español en la selección de Idiomas para usar la letra eñe y vocales acentuadas.

8. Debe asegurarse que su terminal sea Activa o Temporalmente Activa para poder usarla.

Note que si copia datos y/o programas de un disco compacto, los archivos pueden heredar el atributo Solo lectura, lo que no le permitirá modificar, eliminar o crear registros. Deberá quitarlo marcando todos los elementos de una carpeta con esa propiedad, de cualquier manera que Windows ® le permita, por ejemplo manteniendo el botón izquierdo del mouse presionado y arrastrando el puntero sobre un conjunto de archivos o haciendo clic mientras se presiona la tecla Control, y luego acceder a sus Propiedades con el botón derecho del mouse para remover el atributo Solo lectura

Una vez en la pantalla titulada Acceso al sistema, puede tener un Mensaje de control similar al siguiente:

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Su terminal es ____________ y no se encuentra en la listaSeleccione una que tenga similar mapeo. Luego la editará.

Se le presentará la lista de terminales y debe elegir alguna de ellas. La configuración de esa terminal se usará como base para configurar la suya. Es deseable elegir una que tenga características muy similares a la suya. Una vez que la elija, deberá completar su configuración totalmente, lo que puede ver en Terminales .

Una vez que acceda al sistema con una Identificación y Clave de usuario, se le presentará la lista de bases de datos accesibles. Una vez que elija una, se puede presentar la pantalla titulada “No se encontró la tabla de parámetros”.Existen dos situaciones que llevan a esta pantalla:

1. Cuando el sistema ya se ha usado en otras terminales y se lo hace desde una nueva terminal, es posible que la terminal tenga un “mapeo” diferente. Por ejemplo, la base de datos esta instalada en la unidad D: de un servidor pero su terminal “ve” esa unidad como F:. Para resolver esta situación es suficiente que elija la opción CAMBIO DE MAPEO, se le presentará la lista de todas las terminales y con Enter copie el mapeo de una terminal similar o sobre su terminal, con ^Fin indique este mapeo.

2. Si esta usando el sistema por primera vez en su terminal y en su red, debe usar la opción CAMBIO DE CARPETA. Se le presentan las carpetas de su red y debe elegir una de ellas. Note que todos los usuarios de esa base de datos deben usar esa carpeta y podrían tener problemas si al momento del cambio tenían un mapeo.

Vea también Impresoras para poder imprimir adecuadamente

VII.2 Bases de datos

Se deben indicar los siguientes campos:

Nombre de la empresa o persona a la que corresponde Carpeta. Modifique solo si tiene un claro entendimiento de este concepto informático. Si crea una

nueva carpeta, indique unidad, trayectoria y nombre (máximo 8 caracteres sin espacios en blanco por subcarpeta)

RUC Lugar Tipo de oficina Casa Matriz Dirección Teléfonos E-mail Símbolos y nombres de la moneda nacional y una moneda extranjera Fecha límite. Es la fecha hasta la que se permite la manipulación de documentos Puede ser:

Sin límiteHasta una fecha, que se puede indicarHasta la fecha actual. Esta es la opción recomendada.Hasta el fin del período contable

Fecha de inicio de la gestión contable actual Fecha de inicio del período

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Fecha de fin del período

Los tres últimos parámetros se pueden fijar al crear una nueva base de datos o en la opción de Reproceso, reaperturas y cierres.

El Tipo de oficina puede ser Única, Sucursal o Casa Matriz. Use normalmente Única, aunque sea una sucursal. Use Casa matriz cuando tenga carpetas de otras sucursales reciba su información. Use Sucursal solo si esta físicamente en una Casa Matriz a la que llega la información de las sucursales para consolidarse y esta en la carpeta a la que llegará la información de una sucursal.La Casa Matriz es la carpeta que contiene la información de la Casa Matriz. Solo se debe indicar para Sucursales.

El 'periodo' es un lapso de tiempo comprendido entre dos fechas (inicio y fin) que sigue inmediatamente al ultimo periodo que la contabilidad ha dado como cerrado e inamovible, y que se quiere evaluar económica y financieramente.

Su extensión depende exclusivamente de los responsables de contabilidad y puede ser cualquier lapso de tiempo, no necesariamente una gestión o un mes.La gestión contable empieza en una fecha establecida según la naturaleza de la empresa

La fecha límite indica cual es la fecha máxima, desde el inicio de periodo, que pueden manipular documentos contables (creación, eliminación, modificación y revisión).

Con esta configuración es posible fijar un periodo contable e introducir información más allá de su límite. Por ejemplo, si en el mes de marzo aun no se ha terminado la contabilidad de febrero, el periodo se mantiene en febrero mientras se permite introducir información a la fecha, en el mes de marzo

Se pueden ver saldos a fin de periodo y a la fecha actual de manera instantánea. Se tienen también saldos al inicio de gestión, al inicio de período y al inicio de la primera gestión que se trabajo. También es posible disponer de saldos a cualquier fecha.

Estas características se configuran en las opciones Bases de datos (por primera vez al crear una empresa) y en Reproceso, reaperturas y cierres. Ambas están dentro de la opción ADMINISTRACIÓN del menú principal.

VII.3 Usuarios

Se deben indicar los siguientes campos:

La Identificación única de tres letras, números u otros. La Clave secreta de al menos 5 caracteres y 10 como máximo. El nivel de seguimiento de actividad que puede ser Alto, Medio, Bajo o Ninguno mediante el cual

se registran sus actividades en el sistema. En el nivel bajo se registran los documentos que manipula, en el nivel medio se registran las tablas que afecta y en el nivel alto se registran inclusive los programas a los que accede. Existe una opción de reporte de las actividades de los usuarios

El estado Activo o Caduco con una fecha de caducidad. Se puede establecer la fecha en que un usuario caducará y mantenerlo activo hasta entonces, ya que al primer acceso posterior a la fecha de caducidad, automáticamente pasará a Caduco

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Una de las siguientes condiciones:Visitante: Solo puede realizar consultas y ninguna modificaciónUsuario : Puede hacer uso limitado, por ejemplo solo añadir documentosSuper usuario : Tiene acceso ilimitado al ser creado, pero puede ser restringido.

En la opción Actividad de usuarios se puede tener el reporte de acciones de cada usuario.

VII.4 Terminales

Accede a esta opción con la opción Terminales dentro de ADMINISTRACIÓN.La carpeta de una base de datos se crea en una carpeta de una terminal o un servidor y reciben esa localización como propiedad. Esto se hace en la opción Bases de datos.Normalmente, cada terminal asigna un realiza un “mapeo” por el que la unidad original donde se creo una base de datos es vista como otra unidad desde la terminal.Por ejemplo, se puede crear una base de datos en la carpeta C:\SISCON pero desde una terminal se puede ver como D:\C\SISCOM.

Debe indicar :

La ubicación espacial de la terminal: Por ejemplo, Secretaría La localización original de una unidad o carpeta La localización a la que se mapea. Estos dos últimos normalmente lo ajusta su Administrador de

Sistemas. La condición en que opera la Terminal: Activa, con lo que no se puede inhibir el trabajo desde esa

terminal, Temporalmente Activa, con lo que se puede inhibir el trabajo desde esa terminal pasándola a Temporalmente Inactiva con ^AvPg junto a todas las demás de la misma condición. Puede volverlas Temporalmente Activa con ^RePg. Las terminales Inactivas no pueden ser utilizadas por el sistema.

La localización de los programas Excel ® y Word ®. Cuando genera un reporte, se le presenta la opción “Archivo” junto con la impresión o el despliegue en pantalla. Dependiendo del reporte, esta opción puede estar inactiva, como por ejemplo en la emisión de documentos en Formato Propio, de la opción para generar reportes en Archivos que pueden ser abiertos por Excel . Si no las indica, no tendrá opción de generar impresiones re-usables por Excel

El archivo de fondo que se quiere usar como “papel tapiz” al trabajar en el sistema. Fuente de impresión. Solo puede elegir alguna de las definidas en Impresoras y Fuentes. No todas

pueden funcionar adecuadamente con su impresora. La fuente ESC/P es óptima para la impresoras matriciales Epson.

Fuente de pantalla. La fuente mas adecuada es “Ms Sans Serif”,8. Puede aumentar el tamaño de los caracteres con “Ms Sans Serif”,10. Otras fuentes pueden no funcionar muy adecuadamente.

Localización de archivos de listado. Si indica esta carpeta, todos los listados a pantalla y archivo se dirigirán allí.

Tamaño de la pantalla: si es su terminal, puede cambiar el tamaño de su pantalla. Debe cambiar en el icono de acceso (localizado en su escritorio) la Ejecución en ventana Normal. El ajuste de la pantalla solo se hace cuando la configuración ha terminado, luego de Sonidos.

Colores: Existen dos juegos de colores; los colores principales y los alternativos y en cada uno varios frentes (colores de los símbolos) y fondos sobre los que van los frentes. Puede elegirlos con clics de mouse para acceder a una paleta de colores. Si desea colores personalizados, primero debe agregarlos para luego elegirlos.

Sonidos: Existen sonidos al entrar a un programa, al tener un Mensaje de control y al tener cierto tiempo de espera. Puede decidir si tiene o no el sonido y con que archivo .wav lo genera.

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VII.5 Impresoras

Cuando se va a imprimir algún listado, se presenta un cuadro en el que se puede indicar Pantalla, Impresora o Archivo.En el mismo cuadro se puede hacer la configuración de la impresora en dos partes:

1. Seleccionar una impresora instalada, el modo de colocación del papel: Paisaje o portarretrato y Alimentación continua, manual u otra.

2. Indicar el rango de páginas a imprimir, el número de la primera página y las fuentes de los caracteres. Las fuentes Chorro de tinta deben aplicarse a las impresoras de ese tipo y también se puede aplicar a otras. Las fuentes Matricial se puede aplicar a impresoras matriciales que muestran al computador una “fuente interna” del tipo Roman o Draft.

La configuración de cada juego de fuentes se puede ver en la opción Impresoras y fuentes dentro de ADMINISTRACIÓN. Se puede emitir una página de prueba con los elementos de la configuración (^P) y también fijar una fuente para la terminal (^RePag). Se puede configurar lo siguiente:

Avance horizontal en caracteres por pulgada Margen lateral de áreas no imprimibles en pulgadas Margen del encabezado en caracteres. Avance vertical en líneas por pulgada Margen vertical para presentación

Cada una de cinco fuentes con sus nombres, la cantidad de caracteres por pulgada que generan y el avance en líneas que necesitan. Lamentablemente el dialogo de selección de fuentes que se ofrece con ^AvPag no muestra las fuentes internas y debe usarse Word ® o Wordpad para verlas. Toda fuente que establezca con esta opción debe ser del tipo “mono espaciada”

La generación de vocales acentuadas, eñes y caracteres gráficos. Windows ® usa el alfabeto ANSI y algunas fuentes usan el alfabeto OEM. Indicando OEM se efectúa la traducción necesaria.

Los caracteres de inicialización que necesitan algunas impresoras. Se pueden indicar en decimal separados por espacios y solo se usa para impresoras Epson que no presentan fuentes internas, aunque realmente las tienen. Es útil especialmente en la fuente ESC/P.

VII.6 Tablas

En la opción Tablas e Índices se ven las tablas del directorio de la empresa y su complemento. En Tabla internas se ven las tablas del directorio donde se encuentra el programa. Se puede acceder a los índices de cada tabla. Cuando se crea una nueva empresa se usa la columna”Copia de datos” que puede tener tres valores:

En blanco: solo se copia la estructuraSiempre: se copia toda la tablaOpcional: se copia toda la tabla si se responde positivamente a la pregunta “Usara el mismo Plan de cuentas y otras tablas opcionales?”, que surge al crear nuevas bases de datos.

IMPORTANTE: las copias de estructuras se basan en la empresa a la que se accedió. Si se eligió una empresa para copiar, solo se toman sus datos generales y NO se accede a sus datos. Para copiar sus datos, en necesario acceder a ella previamente.

Se tienen las siguientes posibilidades:41

Se puede consultar el contenido de las tablas. Para algunas que tienen campos empaquetados, se tienen despliegues desempaquetados.

Se pueden imprimir las estructuras de todas y/o cada una de las tablas. Al consultar los índices, se puede regenerarlos si no hay usuarios trabajando en ellos Para Tablas Internas se puede revisar y reparar las tablas por si tuvieran daños También se puede ver los encabezados de las tablas como archivos en bajo nivel.

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Manual SIC 2

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