Manual -SAE 5.0

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Sistema Administrativo

Empresarial.

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Aspel-SAE 5.0

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Soluciones para tu empresa.

Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa

como: inventarios, clientes, facturacin, cuentas por cobrar, vendedores,

compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los

procesos administrativos relacionados y asegurando el cumplimiento de las

disposiciones fiscales. Adems permite conectar y controlar de manera integral

las sucursales de la empresa va Internet y ofrece acceso a travs de

dispositivos mviles. Brinda reportes, estadsticas, grficas y consultas de alto

nivel que colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de

estrategias comerciales.

Aspel-SAE 5.0Sistema Administrativo Empresarial.

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Antecedentes Aspel-SAE nace hace ms de 20 aos como una solucin para controlar el ciclo

de las operaciones de compra-venta de las empresas.

A lo largo de los aos Aspel-SAE ha sufrido una evolucin importante, pasandopor varios lenguajes de programacin y diferentes plataformas, (DOS, Unix yWindows).

Actualizndose constantemente para dar solucin a una infinidad desugerencias, tendencias administrativas, cambios tecnolgicos y disposiciones

fiscales, tanto de Mxico como del mercado Sudamericano. Convirtindose as

en una herramienta de uso crtico en las empresas.

Debido a la gran demanda de informacin que Aspel-SAE controla al pasar delos aos se hizo necesaria la Interfaz con diferentes productos enfocados a laproduccin y comercializacin de mercancas, y as es como nacen Aspel-PRODy Aspel-CAJA.

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Y una vez controlado el aspecto operativo de las empresas, esta informacindeba trasladarse a la contabilidad de una manera simple, segura y evitando

posibles errores, de modo que se crean las Interfaces con Aspel-COI y conAspel-BANCO respectivamente.

La integracin total de los sistemas Aspel, convierten a Aspel-SAE en unsistema integral para la gestin de negocios que manufacturan, distribuyen y/o

comercializan productos o servicios.

Ayudando a gestionar las operaciones y coordinar los distintos procesos a lolargo y ancho de la empresa.

Antecedentes

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Al integrar Aspel-SAE en tu administracin obtienes inmediatamente un mejorcontrol sobre tu negocio y una significativa reduccin en el tiempo invertido, pues laautomatizacin de tus procesos optimizan la aplicacin de los recursos humanos y

tecnolgicos, facilitndote la supervisin del estado real de la empresa en cualquier

momento.

Con Aspel-SAE 5.0: El ciclo de compra-venta est cubierto totalmente, desde la foto del producto

para identificarlo hasta la factura electrnica con todos los requisitos fiscalesestablecidos, lista para ser entregada al cliente.

Conoces mejor a tu cliente, en una ventana tendrs los saldos, pedidospendientes, productos apartados, estados de cuenta, antigedad de saldos,

productos ms vendidos, ventas mensuales, citas programadas, para un fcil

seguimiento.

Adems, Aspel-SAE 5.0 te permite tratar mejor a tu cliente, ya que maneja listasde precios por cliente y funciones CRM (Customer Relationship Management)para conocer sus hbitos de compra, y mantenerlo informado fcil y

rpidamente.

Beneficios

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Tendrs un control total de los inventarios desde las existencias y costos hastael manejo de productos sustitutos para favorecer una mejor comercializacin,incluyendo el manejo de lotes, pedimentos y nmeros de serie de los productos,as como las tallas y colores.

Todas tus necesidades de facturacin sern satisfechas fcilmente, ya sea quetengas que facturar electrnicamente o de manera impresa, el sistema lorealiza sin necesidad de aplicaciones adicionales y de acuerdo a las

disposiciones fiscales vigentes.

Tendrs seguridad y agilidad en el punto de venta con procesos como:autorizacin de facturas (cambios de precios y venta a clientes con lmite de

crdito), entre otros; logrando as, una eficaz administracin.

Beneficios

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Tendrs una conectividad total con tus sucursales, va Internet tendrsacceso al sistema desde cualquier equipo en cualquier parte del mundo sin

incurrir en costos extras. Adems el sistema te ofrece una cantidad ilimitada de

folios de documentos y manejo del Certificado de Sello Digital por folio o

sucursal.

Con SAE Mvil podrs levantar pedidos, agregar clientes, consultar losinventarios y existencias, adems de la informacin comercial y administrativa

del sistema Aspel-SAE 5.0, en el momento y en el lugar que lo necesites, todoa travs de un cliente Web, que puede ser cualquier equipo conectado a

Internet (PC) o un dispositivo mvil como iPad, iPod, iPhone, Tablets o

Smartphones.

Con Aspel-SAE 5.0, Tendrs una integracin fcil y eficiente con el registrocontable, pues la interfaz con Aspel-COI es en lnea y al nivel deseado porcliente o proveedor con un slo clic.

Beneficios

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Aspel-SAE 5.0 est dotado de mltiples herramientas para facilitarte la puestaen marcha y alimentacin de los catlogos desde aplicaciones adicionales.

Con Aspel-SAE 5.0 no necesitas nada ms, pues el sistema te ofrece toda lafuncionalidad y facilidad de integracin que tu empresa requiere, no slo para

operar debidamente sino para cumplir con tus obligaciones contables y fiscales,

adems de permitirte hacer ms y mejor negocio.

Beneficios

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Procesador Intel de 32 Bits (x86) a 1.0 GHz o superior* 512 MB. de RAM, recomendado 1GB.* 350 MB. de espacio libre en disco duro. Monitor Sper VGA (800 x 600) o superior. Microsoft Windows XP, 2003, Vista, 2008 7.Considerar que los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que

es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo

instalado.

Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor,

dependiendo del nmero de usuarios y el nmero de empresas a operar en el mismo

servidor.

Requerimientos Tcnicos

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Instalacin

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Nuevo:

Ahora permite elegir el tipode base de datos con la

cual trabajar.

Lo Nuevo

Instalacin

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Instalacin

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Creacin de base

de datos

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Nuevo:

Se agrega la posibilidad detraducir la informacin al

momento del primer ingresoa l s i s t e m a , u n a v e z

instalado.

Base de datos

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Base de datos

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Configuracin

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Nuevo:

Se facilita la navegabilidadpara configurar domicilio

fiscal y lugar de expedicin.

Configuracin: Datos de la Empresa

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Nuevo:

Se facilita la navegabilidadpara configurar domicilio

fiscal y lugar de expedicin.

Configuracin: Datos de la Empresa

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Nuevo:

El nuevo formato de la basede datos de Aspel-SAE es

Firebird, para crear una

nueva base de datos se

debe registrar un Aliasindicando los datos de:

D a t a B a s e : R u t a

\nombre.fdb

User_Name: SYSDBA

Password: masterkey

Configuracin: Base de datos

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Nuevo:

El tamao para decimalesen costos y precios seincrement a 6 dgitos.

Configuracin: Parmetros Generales

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Nuevo:

Se manejan hasta 20campos libres y se elige el

nombre del campo, el tipode dato y su longitud.

Configuracin: Clientes y Cuentas x Cobrar

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25/107

Nuevo:

Se manejan hasta 20campos libres y se elige el

nombre del campo, el tipode dato y su longitud.

Configuracin: Proveedores y Cuentas x Pagar

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Nuevo:

Permite definir un almacnp a r a d e v o l u c i n d e

productos, distinto al quese vendi.

Configuracin: Inventarios

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Nuevo:

Ya es posible llevar uncosteo por cada almacn

que se tenga configuradoen el sistema.


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Nuevo:

Se manejan hasta 20campos libres y se elige

el nombre del campo, eltipo de dato y su longitud.


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Nuevo:

Mediante un check box,podrs permitir vender

productos caducos.

Podrs permitir la ventade producto sin capturar ellote y el pedimento del

mismo.

Generacin de pliza deventas y devoluciones en

lnea.

Configuracin: Facturas

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Nuevo: Se puede definir un nmero

i l im i tado de se r ies (10

caracteres) y los folios de las

mismas pueden ser de hasta

10 dgitos.

Por cada folio se puede definiruna alineacin del mismo, un

formato de emisin, un archivo

de configuracin de captura y,

en el caso de series marcadas

como digitales, un certificado

de sello digital y lugar de

expedicin.


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31/107

Nuevo:

Se pueden manejardistintos almacenes por

cada partida.

En la captura de ld o cu m e n t o p o d r svisualizar los costos de

los productos que se

estn vendiendo.


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32/107

Nuevo:

Se manejan hasta 20campos libres y se elige

el nombre del campo, eltipo de dato y su longitud.

Los campos pueden serde tipo texto, flotante,decimal, entero, y fecha.


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33/107

Nuevo:

Se agrega una nuevase cc i n d o n d e se

realiza exclusivamentela configuracin de los

folios para facturacinelectrnica, CFD o

CFDI, segn sea el

esquema en que tuempresa trabaja.

Configuracin: Facturacin Electrnica

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34/107

Nuevo:

Se facilita el accesopara la configuracin de

comprobantes fiscalesdigitales ya sea factura

o devolucin


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35/107

Nuevo:

Permite configurar todoel tema de Facturacin

Electrnica ya sea CFDo CFDI.


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Nuevo:

Incluye adems la posibilidad de configurar la facturacin con Cdigo de

Barras Bidimensional (CBB).


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37/107

Nuevo:

Se puede definir unnmero ilimitado de series

(10 caracteres) y los foliosde las mismas pueden ser

de hasta 10 dgitos. Por cada folio se puede

definir una alineacin del

mismo, un formato deemisin, y un archivo de

configuracin de captura.

Configuracin: Compras

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Nuevo:

Se puede dar ingreso ala mercanca en distintos

almacenes en el mismodocumento de compra.

Es posible modificar lacompra agregando los

gastos indirectos en que

se haya incurrido andespus de ingresados

los productos.


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Nuevo:

Se manejan hasta 20c a m p o s l i b r e s p o r

documento y por partidas(separados) y se elige el

nombre del campo, eltipo de dato y su longitud.

Los campos pueden serde tipo texto, flotante,decimal, entero, y fecha.


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Nuevo:

Existe una bitcora oh u e l l a q u e p e r m i t e

r e g i s t r a r t o d o s l o smovimientos que se

realicen en el sistema. Se puede definir en que

mdulos apl ica esta

nueva funcionalidad.


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MDULOS

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Clientes y Cuentaspor Cobrar

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Nuevo:

Esta nueva versin presenta un ambiente ms amigable en el acceso y

navegabilidad a travs de la misma.

Clientes

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Nuevo:

Ahora Aspel-SAE te ofrecenuevas longitudes en la

razn social y direccin,con lo que seguro se

satisfacen tus necesidadesd e i n f o r m a c i n , p o r

ejemplo, la razn social de

los clientes podr ser dehasta 120 caracteres.

Clientes

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Nuevo:

Clientes

Integracin del expedientedel cliente con estados de

cuenta, antigedad desaldos, ventas, contactos

y ci tas ( inter faz conM i c r o s o f t O u t l o o k

versin 2000 superior).

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Nuevo:

Clientes

Interfaz mejorada conAspel-COI, ahora tendrs

una cuenta contable porcada Cliente.

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47/107

Nuevo:

Es posible clasificar a los clientes en Matriz o Sucursal, lo que permite obtener reportes

como Estado de Cuenta y Antigedad de Saldos consolidado por matriz o de forma

individual por sucursales.

Se manejan tres status: Activo, Suspendido o Moroso.

Clientes

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Nuevo:

Clientes

Nuevo manejo de Crditopara clientes, slo para los

clientes que tienen crditoen la captura de facturas se

les permitir esa forma depago; en el caso de clientes

con pago de Contado, NO

se graba el documento dev e n t a h a s t a q u e e l

documento haya s ido

pagado.

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Nuevo:

Clientes

Campos libres. Para unamejor adaptacin del

sistema a las necesidadesde tu empresa, Aspel-SAE

te ofrece hasta 20 camposlibres que podrs utilizar

en todo momento.

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Nuevo:

Clientes > Recepcin de Pagos

En un slo movimiento decuentas por cobrar es

posible afectar variosdocumentos de un mismo

cliente (multi-documento).

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Nuevo:

Nueva clasificacin de formas de pago, para que al registrar pagos slo se

presenten los as definidos.

Clientes > Recepcin de Pagos

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Nuevos y mejores reportes, con ms filtros y funciones paraun anlisis eficiente de la informacin:

Reportes de estado de cuenta general y detallado, consolidados yordenados por matriz.

Control de Cobranza: documentos a revisin, documentos porcobrar, abonos del periodo.

Antigedad de saldos y pronstico de cobranza.

Clientes > Reportes

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Nuevo:

Clientes > Reportes

Selecciones por estatusde l c l i en te : Ac t i vo ,

Suspendido o Moroso.

Reportes de estado dec u e n t a g e n e r a l y

detallado, consolidados yordenados por matriz.

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54/107

Nuevo:

Clientes > Reportes

Se podr reportar porZona de venta.

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Nuevo:

Clientes > Reportes

Emitir Reportes porVendedor

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Facturas y

Vendedores

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Nuevo:

Se podr realizar el clculode comisiones por producto

y por cliente en particular.

Vendedores

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Nuevo:

La mercanca puede salir de varios almacenes en un solo documento

(Almacenes por partida).

Vendedores

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Nuevo:

Manejo de ms de un lote o pedimento por partida.

Factura

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Nuevo:

Nuevo campo de direccin de envo.

Factura

F t

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Nuevo:

En el caso de clientes con status de MOROSO, al facturar existe laposibilidad de autorizar la venta de un rol superior o con autorizacin para

ello

Factura

F t

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Nuevo:

Se podr desde la pantalla de facturacin consultar el saldo vencido del

cliente al que le estamos vendiendo.

Factura

F t

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63/107

Nuevo:

Manejo de Kits con productos que tienen lotes, pedimentos y/o nmeros de

serie.

Factura

F t

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64/107

Nuevo:

Posibilidad de definir campos libres por documento para diferentes tipos de

informacin, como las addendas e informacin adicional de las facturas.

Factura

F t

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65/107

Nuevo:

Asociacin de documentos digitales a cada documento de venta como

factura, remisin, pedido, compra y devoluciones.

Factura

F t

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Nuevo:

Envos masivos de Comprobantes Fiscales Digitales.

Factura

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Inventarios y

Servicios

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Nuevo:

Inventarios y Servicios > Fotografa Producto

Se puede agregar lafotografa del producto

para poder visualizarlo enla ventana de captura, en

los mdulos de compras ofacturas.

I t i > Cl

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Nuevo:

Inventarios > Claves

D o s c l a v e s d eidentificacin por cada

producto y la posibilidadd e d e f i n i r C l a v e s

asociadas a Proveedoresy Clientes.

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Nuevo:

Inventarios > Lista Precios

Se podrn dar de altal i s t a s d e p r e c i o s

ilimitadamente, para aspoder definir una por cada

cliente y/o almacn que serequiera.

Se podr exportar eimportar, la lista de precios

desde Microsoft Excel,texto, etc.

I t i

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Nuevo:

Consulta en la que se despliegan todos los lotes y pedimentos de losproductos, con las opciones de agregar, modificar, eliminar, imprimir, exportar

y copiar al portapapeles.

Inventarios

I t i P d t S tit t

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Nuevo:

Inventarios >Productos Sustitutos

El sistema cuenta con lasopc iones de ag regar ,modificar o eliminar la Listade Productos Sustitutos,misma que se presentar a

travs de botones de ayudaen el mdulo de facturas.S u g i e r e a l u s u a r i oproductos similares que yaconfiguramos previamente,permitiendo as que no dejede vender por falta de

existencias.

I t i R t (F h )

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Nuevo:

Inventarios > Reportes (Fechas)

Prc t i co repor te deExistencias y Costos a

una fecha determinada.

Inventarios

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74/107

Nuevo:

Se puede ejecutar una herramienta que permite, realizar la reconstruccin de existencias y

costos desde el Krdex. Esta herramienta permite: Editar el orden de ocurrencia de los

movimientos al inventario, editar el costo promedio y las existencias y recalcular el costo,aplicando los cambios realizados, esto solo aplica para movimientos de Aspel-SAE 5.0

Inventarios

I t i

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75/107

Nuevo:

Permite dar de alta la cantidad de almacenes que se necesiten sin lmite y ademspodemos incluir listas de precios, datos de ubicacin, responsable, etc.

Se pueden agregar tantas pestaas como almacenes se tengan, lo cual permitevisualizar la informacin de todos los almacenes en la misma pantalla.

Inventarios

I t i

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76/107

Nuevo:

Inventarios

Al proceso de inventariofsico se le incorpora la

posibilidad de importardesde un archivo externo

las existencias de losproductos, eliminando con

esto el ingreso uno a uno

de cada producto.

I t i

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77/107

Nuevo:

Eficiencia en el seguimiento de los Movimientos al Inventario: ahora adems de la

informacin a la que ests acostumbrado tendrs en consultas el Tipo de documento que le

dio origen: remisiones, facturas, devolucin de venta, recepcin, compra, devolucin decompra u otro.

Inventarios

I t i

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78/107

Nuevo:

Desde movimientos al inventario ahora se podr consultar directamente eldocumento que dio origen al movimiento, sin necesidad de ingresar a otros

mdulos para verificarlo.

Inventarios

Inventarios

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79/107

Nuevo:

Se pueden importar desde un archivo de Excel o de texto movimientos al

inventario.

Inventarios

Inventarios

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80/107

Nuevo:

Nueva y gil consulta de productos y nmeros de serie, que incluye su estatus y

el almacn donde se presenta el ltimo movimiento. Con un clic se visualiza el

historial incluyendo todos los movimientos en cualquiera de los almacenes.

Inventarios

Inventarios

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81/107

Nuevo:

Inventarios

Se podr configurar unnmero i l im i tado de

p r o v e e d o r e s p o r producto.

Inventarios

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82/107

Nuevo:

Inventarios

A l r e l a c i o n a r l o sproveedores que surten

cada producto, se puedenconsultar los productos

que cada proveedor suministra.

Inventarios

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83/107

Nuevo:

A travs de la configuracin anteriormente descrita, se podr hacer uso de la nueva ygil consulta para revisar los productos y los proveedores de los mismos, el costo y

tiempo de entrega que ofrecen, as como las existencias totales del los productos.Compra cuando lo requieras y al menor precio!

Inventarios

Inventarios

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84/107

Nuevo:

Se podr importar la lista de productos desde un archivo, sin necesidad de

capturar uno a uno en el sistema.

Inventarios

Inventarios

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85/107

Nuevo:

Se agrega la posibilidad de anexar documentos a cada uno de los productos.

Inventarios

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86/107

Proveedores y

Cuentas por pagar

Proveedores

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87/107

Nuevo:

Expediente del proveedor: Integracin del expediente con estados decuenta, antigedad de saldos e informacin de compras, entre otros.

Proveedores

Proveedores

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88/107

Nuevo:

Proveedores

Ahora Aspel-SAE te ofrecenuevas longitudes en larazn social y direccin,con lo que seguro ses a t i s f a c e n t u s

n e c e s i d a d e s d einformacin, por ejemplo,la clave del Proveedorpuede ser de hasta 10dgitos y el nombre de losproveedores de hasta 120caracteres.

Proveedores

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89/107

Nuevo:

Proveedores

Manejo de crdito paraProveedores, desde la

Compra se identifica sustatus y dependiendo del

mismo es el manejo en el

pago, a contado o crdito.

Interfaz mejorada conAspel-COI, ahora tendrs

una cuenta contable porcada Proveedor.

Proveedores

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Nuevo:

Proveedores

S e p o d r a s o c i a r documentos a cada

proveedor.

Configurar la forma dep a g o y d a t o s d e l

p r o v e e d o r c o m o :beneficiario, banco, etc.,

para hacer ms eficiente

el control de pagos.

Proveedores

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91/107

Nuevo:

Captura de emisin de pagos, en la cual se permite pagar varios documentos

de un proveedor con un solo concepto.

Proveedores

Proveedores

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92/107

Nuevo:

Proveedores

Reportes como: Historialcrediticio con el Proveedor,Estado de Cuenta General,Estado de Cuenta Detallado,Resumen de movimientos,P r o n s t i co d e p a g o s ,Ant igedad de sa ldos,Autorizacin de Pagos, entreotros.

Selecciones por la monedadel documento, consultandolos saldos tanto en lamoneda nacional como laextranjera.

Proveedores

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93/107

Nuevo:

Aspel-SAE 5.0 te permite importar desde un archivo los datos de los

proveedores.

Proveedores

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Compras

Compras

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95/107

Nuevo:

Nuevo ciclo de documentos de Compras: Requisicin, Orden de Compra,Recepcin de Mercanca, Compras y Devoluciones, cada uno de ellos con la

debida afectacin a Inventarios y Cuentas por pagar.

Compras

Compras

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96/107

Nuevo:

Ingresa a diferentes almacenes lo adquirido, (almacn por partida).

Compras

Compras

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97/107

Nuevo:

Captura de gastos indirectos posteriores a la compra, por ejemplo: gastosaduanales, etc.

Se pueden importar o exportar gastos indirectos desde hojas de Excel.

Compras

Compras

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Nuevo:

El recosteo se realiza de forma automtica afectando al Krdex directamente.

Co p as

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Aspel SAE Mvil

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Movilidad es que los Ejecutivos de ventas o Vendedores puedan visitara su cliente y levantar el pedido sin importar el lugar donde seencuentren!

Movilidad es que en cualquier momento puedas informar a tus clienteslas existencias de tus productos, precios y fechas de entrega reales!

Movilidad es que los Directivos, Dueos de la empresa o Gerentesconsulten en su Smartphone, iPod o Tablet, las ventas del da o

mensuales, el producto ms vendido, el cliente ms importante!

Movilidad es que segundos despus de haber creado tu pedido, loestn entregando y facturando!

Aspel SAE Mvil

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Es una aplicacin que le damovilidad a las empresasusuarias de Aspel-SAE 5.0 a

travs de smartphones, tablets

o cualquier cliente Web.

Disponible a partir del reinstalable 14 de Aspel-SAE 5.0

Aspel SAE Mvil

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Aspel SAE Mvil constituyeuna modalidad ms deacceso a la informacincomercial y administrativa del

sistema Aspel-SAE 5.0 en elmomento y en el lugar que lonecesites, a travs de uncliente Web.

Aspel SAE Mvil

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Qu puedo hacer con Aspel SAE Mvil?

" Levantar pedidos en el domicilio del cliente" Verificar el estatus de un pedido" Reenviar al correo del cliente una factura" Modificar un pedido existente" Mostrar la lista de precios y fotografa del

producto.

Aspel SAE Mvil

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pQu puedo hacer con Aspel SAE Mvil?

" Dar de alta nuevos clientes." Actualizar o corregir los datos actuales delcliente.

" A travs de Google Maps podemos ubicar alcliente (GPS) y guardar esta informacin parafuturas visitas en su cuenta.

Aspel SAE Mvil

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pQu puedo hacer con Aspel SAE Mvil?

" Verificar existencias e inventarios."Verificar prximas entregas de inventario." Disponibilidad de inventarios por almacenes anivel nacional.

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" Las estadsticas se configuran en elservidor de SAE y pueden ser:

Productos Ms vendidos Ventas Diarias, mensuales o anuales Productos Devueltos, Etc.

" Llevar la informacin en la mano de loque sucede en la empresa en tiemporeal.

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GRACIAS!

Para mayor informacin vistanos en:aspel.com/sae o

www.muevetunegocio.com

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