Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
-
Upload
nordiah-abu-bakar -
Category
Documents
-
view
287 -
download
0
Transcript of Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
1/38
`
JABATAN PELAJARAN JOHOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)
KE ARAH MS ISO 9001:2008
PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PENGAJARAN
SEKTOR JAMINAN KUALITIPEJABAT PELAJARAN DAERAH
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
2/38
Manual Kualiti
BAHAGIAN 1 : PENGENALAN
1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualitii
Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualitii di Sekolah Rendah / Menengah Negeri
Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualitii ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan
objektif P dan P di sekolah ini, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS ISO
9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenaiSPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran &
Pembelajaran. Manual ini dilengkapi dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan
yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta, Ordinan dan
buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Jabatan
Pelajaran Negeri (JPN) dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).
1.2. Tujuan
Tujuan Manual Kualitii ini disediakan adalah untuk :-
a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SRNJ / SMNJ;
b. Menerangkan secara ringkas SPSK yang dilaksanakan di SRNJ / SMNJ;
c Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti P dan P di SRNJ / SMNJ;
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
3/38
Manual Kualiti
BAHAGIAN 2 : MAKLUMAT ORGANISASI
Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yangmelaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
2.1 Latar Belakang Organisasi
2.1.1 Jabatan Pelajaran Johor
Jabatan Pelajaran Johor merupakan organisasi pendidikan yang bertanggungjawabmemastikan sistem pendidikan di negeri Johor dapat dilaksanakan dengan berkesansebagaimana kehendak matlamat Dasar Pelajaran Kebangsaan.
Alamat Jabatan Pelajaran Johor:-
Jabatan Pelajaran Johor,Wisma Pendidikan,Jalan Tun Abdul Razak,
80604 Johor Bahru,Johor Darul Takzim.
Tel : 07 2310 000Faks: 07 2347 125
Visi
SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI TERBILANG
Mi i
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
4/38
Manual Kualiti
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
5/38
Manual Kualiti
Pejabat-Pejabat Pelajaran Daerah :-
Bil Pejabat Pelajaran Telefon / Faks
1 Pejabat Pelajaran Daerah Johor BahruJKR 6365, Jalan Abdul Rahman Andak80100 Johor Bahru.
07-223633207-2235875 - Faks
2 Pejabat Pelajaran Daerah KulaiPersiaran Indahpura 4Indahpura81000 Kulaijaya.
07-663267707-6632782 Faks
3 Pejabat Pelajaran Daerah PontianWisma PelajaranJKR 1927PJalan Alsaggof82000 Pontian
07-687167707-687167107-6870580 Faks
4 Pejabat Pelajaran Daerah Kota TinggiAras 3 Bangunan Sultan IskandarJalan Kolam Air81900 Kota Tinggi
07-883101207-8832480 Faks
5 Pejabat Pelajaran Daerah Batu PahatJKR BP 2350 (P)Jalan Zaharah83000 Batu Pahat
07-434220107-434233507-4343226 Faks
6 Pejabat Pelajaran Daerah Mersing 07 7992025
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
6/38
Manual Kualiti
BAHAGIAN 3 : MAKLUMAT SEKOLAH RENDAH/MENENGAH NEGERI JOHOR
3.1 Pengenalan
Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yangmelaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )
3.1.1 Latar Belakang SRNJ / SMNJ (CONTOH:-SK Bandar UDA (2)
Sekolah Kebangsaan Bandar Uda 2 ( SKBU 2 ) telah dibuka pada 15 April
1990. Pada awal penubuhannya, sekolah ini merupakan cawangan Sekolah
Kebangsaan Kompleks UDA, Johor Bahru. Sekolah ini mempunyai pentadbiran
sendiri pada 15 April 1990 apabila guru besar dilantik bertugas di sekolah ini.
Pada awal pembinaan, kemudahan fizikal terdiri daripada 1 blok kantin dan 2
blok 3 tingkat yang mengandungi pejabat, bilik guru besar, pusat sumber,
musollah, bilik kesihatan, bilik kaunseling, kedai buku, bilik guru, makmal sains,
bengkel kemahiran hidup dan stor am. Sekolah ini dibina di bawah projek
Kementerian Pelajaran Malaysia dan dimulakan pada tahun 1988 dengan nilaian
projek kurang 2.5 juta. Sekolah ini terletak di Jalan Padi Mahsuri, Bandar Baru
Uda, Johor Bahru dengan keluasan tapak, 4 ekar. Pada tahun 2000, tambahan
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
7/38
Manual Kualiti
Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di
bawah:-
Bil Tahun Kejayaan
1 2002Anugerah Sekolah Harapan Negara Peringkat Daerah JohorBahru (kategori Bandar )
2 2004 62 orang murid mendapat 5A
3 2005 78 orang murid mendapat 5A
4 2006 75 orang murid mendapat 5A
5 2006 Sekolah Terbaik Peringkat Kebangsaan Club Cyberkids
6 2006 Terbaik UPSR Kategori GPS Negeri Johor.
7 2006 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor
8 2005 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor
Bil Tahun Guru Besar
1 01.05.1990 17.01.1994 Encik Mohd Shariff bin Khamis
2 17.01 1994 16 .06.1998 Encik Khalid bin Elias3 16.06.1998 - 2003 Encik Amir bin Anuar
4 2003 sekarang Pn Fuziah bt Hj Hassan
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
8/38
Manual Kualiti
3.1.3 Visi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2 )
Menjadikan SK Bandar Baru Uda 2 Sekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang
3.1.4 Misi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2)
Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti
3.1.5 Dasar Kualiti
SRNJ / SMNJ komited untuk menyediakan dan melaksanakan P dan P yang
berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen pihak
pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan SPSK
dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.
Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak
semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan
kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh
anggota SRNJ / SMNJ melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan
kenyataan untuk difahami dan dihayati.
3.1.6 Objektif Kualiti
Objektif SPSK adalah
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
9/38
Manual Kualiti
3.1.7 Struktur Organisasi
(Rujuk Lampiran 2)
3.1.8 Pelanggan SRNJ / SMNJ
Bil. Organisasi Pelanggan
1 Sekolah Semua Murid SR Negeri Johor
2. Luar sekolah Ibu bapa/penjaga murid
Masyarakat setempat
3. Stake Holder
Pejabat Pelajaran Daerah
Jabatan Pelajaran Johor
Kementerian Pelajaran Malaysia
Piagam Pelanggan SRNJ / SMNJ (CONTOH SK BANDAR BARU UDA 2 )
a. Memastikan sistem pendidikan berjalan dengan baik di sekolah ini bagi
memenuhi keperluan individu, masyarakat dan negara serta matlamat
perpaduan negara.
b. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited, berdisiplin,
b t j b d d ktif
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
10/38
Manual Kualiti
3.2 STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
3.2.1 Skop Pelaksanaan
Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang
berkaitan dengan P dan P . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO
9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di
bawah:-a. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses;
b. Seksyen 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan
Pemantauan.
(Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian)
3.2.2 Penerangan Mengenai SPSK
Perkara utama yang ditentukan di dalam standard MS ISO 9001:- 2008 adalah
menguruskan proses yang terlibat dalam SRNJ / SMNJ, menggunakan
pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem
P d P k h d k l d t k h ld d t
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
11/38
Manual Kualiti
Pewujudan, pelaksanaan dan pengekalan prestasi serta keupayaan pengurusan
kualiti P dan P SRNJ / SMRJ memenuhi kehendak dan jangkaan pelanggan
serta stakeholders berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas ditunjukkan di dalamLampiran 1.
3.2.3 Definisi
Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan dan
Para 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).
SEKSYEN 4
BAHAGIAN 4 : DASAR SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
4.1. Keperluan Am
SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diwujud, dilaksana, didokumen,
dan dikemas kini serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga memberi
tumpuan kepada penambahbaikan secara berterusan terhadap keberkesanan P dan P
di sekolah rendah dan menengah selaras dengan kehendak MS ISO 9001:2008.
M d l k k t lib t d l P d P
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
12/38
Manual Kualiti
a) Manual Kualitii;
b) Prosedur Kualiti;
c) Rekod Kualiti;
d) Dokumen Sokongan.
a) Manual Kualitii
Manual Kualitii adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif
kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas
mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO
9001:2008 dipatuhi.
b) Prosedur Kualiti
Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah /
Menengah Negeri Johor.
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
13/38
Manual Kualiti
d) Dokumen Sokongan
Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu
dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam
dokumen kualiti.
4.3 Kandungan Dalam Manual Kualitii
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorperlu menyediakan Manual Kualitii yang
mengandungi perkara-perkara berikut :-
a. Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Skop pelaksanaan SPSK;
c. Penjelasan pengecualian aplikasi (exclusion) dalam pematuhan MS ISO 9001:2008;
d. Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam SPSK;
e. Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana, memantau dan menilai
SPSK;
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
14/38
Manual Kualiti
a. Dokumen baru
i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualitii, ProsedurKualiti, Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;
ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-
dokumen kualiti yang dirujuk dalam SPSK adalah yang terkini dan ditempatkan
di lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yangdisimpan secara elektronik perlu disokong oleh sistem back-up;
iii. Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah
diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor;
iv. Setiap keluaran Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen
Sokongan diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh keluaran,
nombor pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang dokumen dan
nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran. Senarai Edaran
diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri;
v. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-
pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-
d k i i di d DOKUMEN TERKAWAL k l d k k liti
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
15/38
Manual Kualiti
i. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti.
Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan
menggunakan Borang Cadangan Pindaan;
ii. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen
Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pelajaran Johor;
iii. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan;
iv. Pindaan ke atas Manual Kualitii dibuat dengan menggantikan muka surat yang
terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang
baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen
digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru
diberikan;
v. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan
dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru diberikan;
vi. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang pemegang
dokumen;
vii. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan
mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.
P D k
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
16/38
Manual Kualiti
hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif kepada aktiviti-
aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil.
1/1997.
Dokumen Berkaitan
PK12:- Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
17/38
Manual Kualiti
SEKSYEN 5
BAHAGIAN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1. Komitmen Pengurusan
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorkomited dalam
membangun, melaksana dan menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK
dengan cara:-
a. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendakpelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang;
b. Mewujudkan dasar kualiti;
c. Mewujudkan objektif-objektif kualiti;
d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan;
e. Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.
5.2. Tumpuan Kepada Pelanggan
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor
bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan dipenuhi
d t j i k tk k l Pi P l di di k b i
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
18/38
Manual Kualiti
5.4. Perancangan
5.4.1. Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ
Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk keperluan-
keperluan proses P dan P diwujudkan pada setiap tahap dan bagi setiap fungsi
di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:--
a. Melaksanakan sepenuhnya P dan P yang dijadualkan dalam program
sekolah;
b. Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara
berterusan.
5.4.2. Perancangan SPSK
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan
memastikan:--
a. Perancangan SPSK dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan
objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan SPSK akan
mengambil kira perkara-perkara berikut:--
i. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru;
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
19/38
Manual Kualiti
Pengurusan, Pengurus Kualiti atau Ketua Juruaudit dalam melaksanakan tugas,
kuasa dan tanggungjawab untuk disebarkan kepada semua staf dalam
organisasi masing-masing.
5.5.2. Wakil Pengurusan
Wakil Pengurusan mempunyai tanggungjawab berikut :-
a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan SPSK yang memenuhi
kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan keperluan MS ISO9001:2008;
b. Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan SPSK dan sebarang
keperluan penambahbaikan;
c. Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan
dengan SPSK sekolah;
d. Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap
keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota organisasi
yang terlibat dalam pelaksanaan SPSK.
5.5.3. Komunikasi Dalaman
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
20/38
Manual Kualiti
perlu dilaksanakan bagi memastikan SPSK Sekolah Rendah / Menengah
Negeri Johorsentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang telah
ditetapkan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri Johor danminit mesyuarat akan dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik secara giliran.
Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan diselenggara
mengikut kehendak Seksyen 4.2.4.
5.6.2. Input Kepada Kajian Semula Pengurusan
Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:-
a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Penemuan Audit Dalam;
c. Aduan dan Maklum balas Pelanggan;
d. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian
produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan;
e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;
f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang
lepas;
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
21/38
Manual Kualiti
Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua
rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.
Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
SEKSYEN 6
BAHAGIAN 6 : PENGURUSAN SUMBER
6.1. Bekalan Sumber
Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mengenalpasti, merancang dan
berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses
pengurusan berkualiti termasuk:-
a. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi;
b. Staf yang terlatih;
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
22/38
Manual Kualiti
6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan
Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorhendaklah:-
a. Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas
yang memberi kesan kepada kualiti P dan P;
b. Memberi latihan atau mengambil inisiatif untuk memenuhi keperluan P dan P;
c. Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan P dan P
yang berkesan;
d. Memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas masing-masing dan
bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti P dan P.
e. Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, pengetahuan dan kemahiran
(Seksyen 4.2.4.).
Dokumen Berkaitan
PK10 Pengurusan Perkembangan Staf
PK04 Pengurusan Pencerapan
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
23/38
Manual Kualiti
menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan
proses P dan P yang berkualiti.
Dokumen Berkaitan
PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
24/38
Manual Kualiti
SEKSYEN 7
BAHAGIAN 7: PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PEMBELAJARAN
DAN PENGAJARAN (P dan P)
7.1. Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan menyediakan
kaedah untuk mengurus dan melaksanakan proses P dan P dengan berkesan selaras
dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :-
a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan P dan P berpandukan pekeliling berkaitan;
b. Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan;
c. Penyediaan kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, pencerapan,
peperiksaan dan penilaian yang perlu bagi mewujudkan P dan P yang berkesan;
d. Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluanSPSK.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii
PK01 hingga PK17
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
25/38
Manual Kualiti
organisasi membuat komitmen untuk melaksanakan P dan P kepada murid-
murid. Organisasi akan memastikan :-
a. Semakan semula keperluan P dan P dipenuhi;
b. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi
persekolahan bermula;
c. Organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan P
dan P yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan P dan P kepada murid-
murid.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan dan
melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan dengan murid, ibu bapa,
masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai:-
a. Maklumat berkaitan P dan P yang dilaksanakan;
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
26/38
Manual Kualiti
7.4. Perolehan
7.4.1. Proses Perolehan / Pembelian.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses
Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan Perbendaharaan.
Dokumen Berkaitan
PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian
7.4.2. Maklumat Perolehan/Pembelian.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan menentukan ciri-ciri bahan
dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di samping mengenal pasti pembekal di
mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal perlu
mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau PPD atau
JPN atau KPM.
7.4.3. Verifikasi Ke Atas Bahan & Perkhidmatan Yang Diperolehi.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan menentukan ciri-ciri bahan
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
27/38
Manual Kualiti
c. Penggunaan Bahan Bantu Mengajar (BBM) yang sesuai;
d. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan;
e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualitii Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor
PK01 hingga PK17
Kesahan Proses Penyediaan dan Penyampaian P dan P KepadaPelanggan.
Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses P dan P untuk menghasilkan
P dan P yang berkesan dengan :-
a. Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses P
dan P dilaksanakan dalam perkhidmatan;
b. Memastikan peralatan dan personel yang sesuai;
c. Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses P dan P;
d. Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi P dan P;
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
28/38
Manual Kualiti
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
29/38
Manual Kualiti
7.5.4.Harta Hak Milik Pelanggan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan mengawal ke atas harta hak
milik pelanggan dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan menjaganya
dengan selamat.
7.5.5. Pemuliharaan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan sebarang
bahan dan peralatan organisasi akan dikendali, dikenal pasti, dijaga, dipulihara
dan disimpan.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
7.6. Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan.
Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang
memerlukan pengukuran dan pemantauan.
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
30/38
Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.2 Pemantauan dan pengukuran
8.2.1. Kepuasan Pelanggan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau maklumat
berhubung persepsi pelanggan terhadap perkhidmatan bagi memenuhi
keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan
maklumat daripada pelanggan. Maklumat kepuasan pelanggan akan diperolehi
melalui:-
a. Aduan pelanggan;
b. Audit dalam;
c. Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan;
d. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
e. Peti Cadangan.
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
31/38
Manual Kualiti
a. Audit Dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi
mengesahkan kerja-kerja mengikut prosedur dan memastikan
keberkesanan SPSK.
b. Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab untuk
merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual audit
perlu mengambil kira:-
i. Status keberkesanan pelaksanaan;
ii. Kepentingan status yang akan diaudit;
iii. Keputusan audit yang lepas.
c. Audit Dalam dijalankan oleh individu yang dipertanggungjawabkan dan
tidak terlibat dengan aktiviti yang diaudit.
d. Pihak yang diaudit perlu mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan
ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh juru audit;
e. Audit Susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan
pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan
dengan berkesan;
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
32/38
Manual Kualiti
Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang
dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
33/38
Manual Kualiti
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.2.4.Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses P dan P .
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan memantau dan mengukur
proses-proses P dan P bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan. Pemantauan
dan pengukuran ini dibuat mengikut tahap yang sesuai. Rekod-rekod mengenai
pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara seperti Seksyen 4.2.4.
Dokumen Berkaitan
Manual Kualiti
PK01 hingga PK17
8.3. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan.
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan memastikan perkhidmatan yang
tidak menepati keperluan dikawal melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran.
Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses P
dan P di organisasi. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
34/38
Manual Kualiti
8.4. Analisis Data
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan, mengumpul dan
menganalisis data yang perlu untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan
Sistem Pengurusan Kualiti. Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke atas
SPSK boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada
pemantauan, pengukuran dan sumber-sumber lain yang bersesuaian. Penganalisisan
data akan memberi maklumat berkaitan dengan:-
a. Kepuasan pelanggan ( Seksyen 8.2.1);
b. Memenuhi objektif P dan P ( Seksyen 7.2.1);
c. Ciri-ciri dan arah aliran proses P dan P serta ruang untuk Tindakan
Pencegahan;
d. Prestasi pembekal.
Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah.
Jenis Data Kekerapan Tanggungjawab Kaedah
a. Kepuasan Pelanggan Setiap 6 bulan Pengurusan Deskriptif
b. Pencapaian Objektif Kualiti Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
35/38
Manual Kualiti
c. Analisis Data;
d. Laporan Audit Dalam;.
e. Tindakan Pembetulan;
f. Tindakan Pencegahan;
g. Kajian Semula Pengurusan;
h. Cadangan daripada pelanggan;
i. Penanda aras ( bench marking).
Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
8.5.2. Tindakan Pembetulan
Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan mengambil tindakan untuk
menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakan-
tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan
yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk :-
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
36/38
Manual Kualiti
berulang. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan
masalah-masalah yang dijangka. Prosedur tindakan pencegahan akan
diwujudkan meliputi perkara-perkara berikut :-
a. Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya;
b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak
berulang;
c. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan;
d. Merekod tindakan-tindakan yang dilaksanakan (Seksyen 4.2.4.);
e. Merekod, menyimpan dan menyelenggara hasil tindakan pencegahan;
f. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.
Dokumen Berkaitan
PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
37/38
Manual Kualiti
Lampiran 1Pemetaan Proses
Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor(Pengurusan P dan P )
Pelanggan
Pengurusan Pembelajaran danPengajaran
PerancanganPerkhidmatan
Perkhidmatan YangDiberikan
Penrekodan &Penyimpanan Maklumat
Kawalan
Perolehan
Pengurusan Latihan
7.2 :- Proses Berkaitan Dengan Pelanggan
7.1 :-Perancangan Penyampaian Perkhidmatan7.5.2.:-Penyediaan Proses P DAN P
6.4 :-Persekitaran kerja7.5.3:-Identifikasi & Kemudahkesanan8.2.3:-Pemantauan & Pengukuran8.2.4:-Pemantauan & Pengukuran P danP8.3 :-Kawalan Perkhidmatan Yang
Tidak Akur
6.2:- Sumber Manusia
6.3:- Infrastruktur6.4:- Persekitaran Kerja7.4:- Perolehan
Penyediaan Sumber
6.1:- Bekalan Sumber
-
8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan
38/38
GURU BIMBINGANDAN KAUNSELING
Manual Kualiti
Lampiran 2CARTA ORGANISASI
SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR (CONTOH)
Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00
Muka Surat | 38
PENGETUA/GURU BESAR
GURU PENOLONG KANAN(Pentadbiran)
GPK HEM GURU PENOLONG KANAN(Kokurikulum)
Kurikulum
Ketua Bidang
Ketua Panitia
Jadual Waktu
Pusat Sumber
Peperiksaan
SPKS MS ISO
Bilik Khas / Bengkel
Pentadbiran
Perjawatan
Kewangan
Maklumat & Data
Bangunan
Peralatan/Perabot
Staf Sokongan
Perkembangan Staf
SPBT Keselamatan Unit Beruniform Majlis Sukan
Persatuan / KelabKelab PermainanKantin
Koperasi
B & K
Majlis Ketua Tingkatan
Data SRM
AJK Keceriaan
Biasiswa
Kesihatan/Kebajikan
Disiplin
Pendaftaran
P. Pencegahan Dadah
Penyelia Tingatan& Guru Kelas
Majlis PencegahanJenayah
GPK PETANG
Penerbitan
Dakwah & Agama
MBMMBI / 60:40 Pemantauan &Pencerapan
Carta Organisasi berbezamengikut kesesuaian sekolah