Manual Introductorio a SAP

Manual Introductorio a SAP

CAPACITACIÓN A USUARIO FINAL

CURSO

INTRODUCCIÓN A SAP

Título: Manual Introductorio a SAP Compañía Consultora: MQA Business Consultants S.A. Fecha: Junio de 2009 Versión 3.

1. ¿Qué es SAP?............................................................................................................4

2. Ingreso al Sistema R/3............................................................................................4

3. ¿Qué es un mandante? ............................................................................................5

4. Cambio de contraseña..............................................................................................6

5. Modos........................................................................................................................7

6. Salir del sistema R/3................................................................................................8

7. Elementos de la Pantalla o ventana R/3.................................................................9

8. El menú de Favoritos............................................................................................. 11

9. Selección de Funciones ......................................................................................... 13

10. ¿Cómo hallar el código de una transacción? ..................................................... 13

11. Parámetros de usuario....................................................................................... 15

12. Ayudas para búsqueda....................................................................................... 16

12.1 (Search help)........................................................................................16

12.2 Ayuda F1.............................................................................................16

12.3 Datos técnicos......................................................................................16

13. Mensajes del sistema. Información adicional ................................................... 17

13.1 Mensaje de error ............................................................................17

13.2 Mensaje de advertencia ..................................................................18

14. Ejecución de programas: Reporte o listado....................................................... 18

Confidencial 2009

Página 2 de 23


Confidencial 2009

Página 3 de 23

15. Uso del correo interno......................................................................................... 19

16. BOTONES ESTÁNDAR DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ............................... 20


Este manual busca proporcionar a los nuevos usuarios conocimientos y herramientas que le permitan familiarizarse con el nuevo sistema, entrar en el sistema R/3, navegar por las diferentes pantallas, definir su propio menú (crear favoritos), encontrar códigos de transacciones, acceder a las ayudas SAP y otras funciones generales que serán de gran ayuda en el trabajo diario.

1. ¿Qué es SAP?

Significa Sistema, Aplicaciones y Producto para el procesamiento de datos y es el nombre de la empresa creadora del sistema R/3. Desde el punto de vista funcional y de arquitectura técnica SAP R/3 puede definirse: • Sistema abierto: Compatible con múltiples sistemas operativos, de bases de datos y

protocolos de comunicación. • Tecnología Cliente Servidor: Tareas se ejecutan en el servidor y otras en la estación

de trabajo. (Distribuye carga de una aplicación en varios programas). • Paquete estándar: más que un sistema es una solución estratégica, basados en las

mejores prácticas de negocio. • Integración de datos: solo se introducen los datos una vez al sistema, produce

funciones y actualiza o lanza otros datos relacionados lógicamente. • Presentación de pantallas más amigables (ambiente Windows).

2. Ingreso al Sistema R/3

El acceso a R/3 se realiza a través del icono de SAPlogon PAD

Confidencial 2009

Página 4 de 23

o por la barra de inicio:


Aparece una pantalla de selección en la que escogemos el sistema SAP al que deseamos acceder, cada una de las opciones corresponde a un mandante.

3. ¿Qué es un mandante?

Un mandante es una unidad independiente en el sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de datos y por lo tanto datos maestros, datos variables propios y parámetros específicos de Customizing. Un mandante permite a diferentes empresas independientes entre si en términos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. Cada mandante es independiente, en que los datos de un mandante no pueden ser modificados ni visualizados desde otro mandante. Damos doble clic en el mandante a acceder, y pasamos a la pantalla principal de acceso a SAP:

Confidencial 2009

Página 5 de 23


• Como medida de protección cada usuario tiene asignado un nombre de usuario y una contraseña, mientras escriba la clave de acceso, solo verá asteriscos.

• Los sistemas SAP están disponibles en diferentes idiomas. Tanto el mandante como el idioma (español ES) se toman por defecto, así que no es necesario realizar ninguna modificación.

4. Cambio de contraseña

• La primera vez que un usuario entra al sistema se solicita automáticamente un

cambio de contraseña. • Por motivos de seguridad, la contraseña tiene una validez máxima de tres meses.

Cuando caduca, se solicita automáticamente el cambio:

1. La longitud de las claves debe tener un mínimo de tres caracteres y un máximo de ocho.

2. Los caracteres alfanuméricos válidos incluyen todas las letras, de la A a la Z, todos los dígitos, del 0 al 9, e incluso algunos signos de puntuación, siempre y cuando la clave no comience ni por "?", ni por "!", ni por un espacio en blanco.

3. La clave no puede pertenecer al rango restringido por sistemas (p. ej. "pass", "henkel", "hibsa", etc.), ni puede comenzar con tres caracteres iguales. P. Ej. la clave "KKKIWI" no es correcta.

4. Tampoco puede empezar con ninguna cadena de tres caracteres que coincidan con la misma secuencia en cualquier parte del nombre de usuario. P. Ej., si el nombre de usuario es "FORMA44", la clave "ARMARIO" no sería válida.

5. La nueva contraseña debe ser distinta a las 5 anteriores. 6. La contraseña se puede cambiar en cualquier momento pulsando el botón

Si un mismo usuario intenta entrar en el sistema dos veces o mas, aparece un mensaje de advertencia. Este mensaje ofrece tres opciones:

Confidencial 2009

Página 6 de 23


5. Modos

Modo se le denomina en SAP a un ingreso en el Sistema, inicia en la pantalla inicial llamada SAP Easy Access. • Al acceder a R/3 se crea una sesión, o modo, para el usuario. • Mediante la creación de modos se puede trabajar en distintas tareas a la vez, ya que

éstos se comportan como ventanas independientes. • Están permitidos hasta un máximo de seis modos. Por cuestiones de rendimiento se

recomienda no superar los dos modos. Con seis modos abiertos para modificaciones es muy posible llegar a auto-bloquearse.

Hay tres formas para crear (abrir) un nuevo modo:

1. La creación de modos se realiza a través del botón

2. Desde el menú estándar Sistema > Crear modo

Confidencial 2009

Página 7 de 23


3. Tecleando /o y luego Crear

6. Salir del sistema R/3

Desde el menú estándar de cualquier modo: Sistema > Salir del Sistema Aparecerá una ventana de diálogo advirtiendo de que se perderán todos los datos no grabados. Si decimos que sí, se cerrarán todos los modos abiertos y saldremos del sistema. Saldremos del sistema cuando borremos el último modo abierto. Para borrar un modo: Sistema > Borrar modo. Sin embargo, cuando borremos un modo que no sea el único abierto no aparecerá la ventana de diálogo. Existe una opción rápida para salir del sistema cerrando todos los modos, es colocando en el campo de comandos /nex

Confidencial 2009

Página 8 de 23


Si se quiere salir de un modo se marca el icono:

O también colocando en el campo de comandos /i

Que es igual a marcar shift + F3 y a continuación le presentara un mensaje informando que si sale perderá los datos no grabados:

7. Elementos de la Pantalla o ventana R/3

La barra de menús: contiene las opciones de menús en cascada correspondientes a las aplicaciones R/3 donde esté trabajando. Tres de las opciones aparecen siempre en todas las ventanas de R/3: Sistema, Ayuda y Configuración de pantalla (icono arco iris).

Confidencial 2009

Página 9 de 23


Las opciones Tratar, Pasar a, Detalle(s), Entorno y Utilidades son también bastante comunes.

La barra de herramientas estándar: está presente en todas las aplicaciones. Consiste en una colección de botones o iconos que realizan las funciones más frecuentes disponibles en el sistema, aunque no siempre estarán disponibles todos (dependerá de la transacción o programa en que nos encontremos)

Situando el cursor sobre cada uno de los botones aparece una breve explicación de su significado, P. Ej. Intro, Guardar, Atrás, Salir, Cancelar, Imprimir, Buscar, etc. Campo de comandos: El espacio en blanco con la cabeza de flecha en su extremo derecho permite ir directamente a aplicaciones introduciendo el código de la transacción

Una transacción es una secuencia de pasos u operaciones relacionadas de modo lógico cuyo fin es permitir a un usuario realizar cambios en la base de datos. Constan por lo general de una fase interactiva, durante la que el usuario proporciona la información necesaria para preparar los registros que pueden actualizar la base de datos, y de una fase de actualización, en la que se procesan los registros preparados anteriormente y se actualiza la base de datos. Ejemplo: La visualización de un material se puede realizar a través del árbol de menú o indicando la transacción MM03 en el campo de comandos. Para que aparezcan los nombres técnicos de las transacciones (P. Ej.: MM03, SE16, CK11, etc.) en el árbol de menús:

Confidencial 2009

Página 10 de 23


La barra de herramientas de aplicación: También se conoce con el nombre de barra de pulsadores, contiene normalmente iconos o botones que son tareas u opciones usadas con más frecuencia en esa transacción, y que siempre pueden seleccionarse dentro de las opciones de los menús de esa aplicación. La barra de estado o status: es la línea inferior de la pantalla, que generalmente muestra mensajes informativos, de advertencia o de error a los usuarios, en su extremo izquierdo. A la derecha aparecen otras informaciones como el identificador del sistema (T01), el número de sesión (1), el mandante (020), etc.

8. El menú de Favoritos

• El menú de favoritos es un menú que puede crear el usuario en función de sus necesidades (transacciones más utilizadas, ficheros de ayuda, direcciones Web...).

• El árbol de menú está dividido en dos grupos: Menú SAP y Favoritos

Confidencial 2009

Página 11 de 23


El menú SAP es estándar y no puede ser modificado, mientras que el de favoritos se puede personalizar por usuario: Puede añadir elementos a la lista de Favoritos a través de la opción de menú favoritos simplemente arrastrándolos y soltándolos con el ratón. La lista de favoritos se puede organizar en carpetas y permite cambiar el nombre a las funciones.

Confidencial 2009

Página 12 de 23


9. Selección de Funciones

Existen varias formas de seleccionar las funciones del sistema:

• A través del sistema seleccionando: opciones del menú, favoritos u otras opciones del árbol.

• A través del teclado (ALT + la letra subrayada de la opción del menú correspondiente) Ejemplo Sistema se llama con ALT +S

• Introduciendo el código de la transacción en el campo de comandos, existe un código de transacción para cada función del sistema R/3 (no para cada pantalla). Se puede acceder al código de la transacción desde cualquier pantalla de R/3.

10. ¿Cómo hallar el código de una transacción?

Se puede hallar el código de la transacción de dos maneras:

• Si esta ubicado en la función en la que esta trabajando Sistemas - Status

• Mediante la barra de status:

Confidencial 2009

Página 13 de 23


• Si no esta en la transacción mediante el árbol del menú SAP:

En caso de que no muestre el código de transacción se habilita por Detalles- Opciones o Shift+ F9

Confidencial 2009

Página 14 de 23


11. Parámetros de usuario

Se utilizan para personalizar el usuario, definir formatos y direccionar impresora, si no se tiene claro el concepto y la consecuencia no es recomendable hacer modificaciones para evitar posibles conflictos

Confidencial 2009

Página 15 de 23


• Cada usuario dispone de unos campos divididos en tres áreas que puede personalizar

1. Datos personales (nombre, apellido, dirección...). 2. Valores fijos (impresora por defecto, formato de nº, formato de fecha...). 3. Parámetros. Los parámetros corresponden a valores por defecto que puede adoptar

el sistema (nº de material, centro, sociedad).

12. Ayudas para búsqueda

12.1 (Search help) En aquellos casos en que sea necesario informar un campo y no sepamos qué valor dar, SAP facilita una herramienta para poder seleccionarlo de entre una serie de propuestas. Para que aparezcan los posibles valores, basta con situarse sobre el campo y pulsar la

tecla F1 o el botón

12.2 Ayuda F1 También es posible obtener una explicación de lo que significa un campo determinado pulsando la tecla F1 (el signo ? indica que es obligatorio darle valor al campo)

12.3 Datos técnicos

Confidencial 2009

Página 16 de 23


Además, si pulsamos en la pantalla de ayuda, o pulsamos el botón aparecerá la siguiente ventana de información, de la que podremos obtener el Parámetro ID para añadirlo a los valores prefijados del usuario.

13. Mensajes del sistema. Información adicional

En la barra de estado (estatus) aparecen mensajes informativos, de advertencia o de error. Para obtener información adicional basta con pulsar sobre el mensaje.

13.1 Mensaje de error

Este tipo de mensaje impide realizar la operación que se desea ejecutar en la transacción, para poder continuar se debe leer el mensaje y corregir el error

Al hacer doble clic, se amplia la explicación del error

Confidencial 2009

Página 17 de 23


13.2 Mensaje de advertencia Este tipo de mensaje INFORMA acerca de algún evento de la operación, el sistema generalmente realiza la correspondiente corrección y permite continuar

14. Ejecución de programas: Reporte o listado

Dentro del menú de SAP existen sistemas de información con reportes estándar y con su respectiva transacción:

Confidencial 2009

Página 18 de 23


Con los datos anteriores se pasa a la transacción SE11 y se da el nombre de la tabla anteriormente encontrada y la opción Visualizar

15. Uso del correo interno

En el menú principal seleccionar el icono Aparece el menú del Business Workplace,

Confidencial 2009

Página 19 de 23


En la bandeja de Entrada se ubicaran los mensajes recibidos de usuarios SAP, en la de salida los mensajes que se han enviado a los distintos usuarios

16. BOTONES ESTÁNDAR DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Los botones de SAP que aparecen en la barra de herramientas, dan un rápido acceso a las funciones que más comúnmente se utilizan en SAP, en la pantalla actual y tarea del sistema. Si la barra de herramientas es gris, no está disponible para usarla en esa pantalla. Acceso teclado: en lugar de un botón de SAP, usted puede usar los accesos de teclado. Estos accesos son el uso de una tecla o combinación de teclas para realizar la misma función de un botón. El nombre del botón y su acceso de teclado aparecen cuando se pone el cursor sobre el botón.

Botón Nombre Accesos de teclado Descripción

Enter Tecla Intro Haga clic en el botón Enter cuando quiera que el sistema valide sus campos de entrada y se mueva a la siguiente función o pantalla, en una tarea del sistema. Note que al hacer clic sobre el botón Enter no está salvando la información que digitó (ver botón Guardar).

Guardar Ctrl S Haga clic en el botón Guardar cuando quiera salvar

información o salvar cambios a la información. En una tarea del sistema.

Atrás F3 Haga clic en el botón Atrás cuando quiera volver a

la anterior pantalla o anterior nivel del menú.

Confidencial 2009

Página 20 de 23


Confidencial 2009

Página 21 de 23

Botón Accesos de Nombre Descripción teclado

Salir Shift F3 Haga clic en el botón Salir cuando quiera salir del nivel actual del menú o tarea del sistema sin salvar la información.

Cancelar F12 Haga clic en el botón Cancelar cuando quiera cancelar la información que entró en la tarea actual del sistema.

Imprimir Ctrl P Haga clic en el botón Imprimir para imprimir el

documento SAP que aparezca en la pantalla.

Buscar Ctrl F Haga clic en el botón Buscar cuando quiera que el sistema busque por palabras y combinaciones alfanuméricas en el documento abierto o pantalla mostrada.

Continuar búsqueda

Ctrl G Use el botón Continuar Búsqueda (los binoculares con el signo +) para continuar buscando un ítem seleccionado previamente.

Paginar: Primera página

Ctrl Page Up Para ir a la primera página, haga clic en el botón que tiene dos flechas hacia arriba.

Paginar: Una página hacia arriba

Page Up Para mover hacia arriba una página, haga clic en el botón que tiene una flecha hacia arriba.

Paginar: Una página hacia abajo

Page Down Para mover hacia abajo una página, haga clic en el botón que tiene una flecha hacia abajo.

Paginar: Ultima página

Ctrl Page Down Para ir a la última página, haga clic en el botón que tiene dos flechas hacia abajo.

Ayuda F1 Este botón muestra la ayuda genérica en línea de SAP. Seleccione un campo o mensaje, haga clic en el botón Ayuda y una definición del campo o mensaje será mostrado.

Nueva Sesión None Crea una nueva sesión en SAP.

Ejecutar F8

Overview F5

Borrar Shift F2

Actualizar None Refrescar, sin necesidad de salir de la transacción

Get variant Shift F5 Traer Variante de visualización para reportes

ejecutados

Selección ayuda pantalla

Shift F6

Ir a la izquierda F8 Desplazarse en reportes

Mover favoritos hacia arriba

Ctrl Shift F1 Desplazarse en reportes

Esquema anterior Ctrl F7

Menú del usuario Ctrl F10

Mostrar periodo pantalla

F6


Confidencial 2009

Página 22 de 23


Ir a la derecha Siguiente ítem

Shift F1 Shift F7

Desplazarse en reportes

Mover favoritos hacia abajo

Ctrl Shift F2 Desplazarse en reportes

Siguiente esquema Ctrl F8

Menú de SAP Ctrl F11

Seleccionar todos los ítems de la pantalla.

Ctrl F1 Activa todos los Flag de una vista

Empezar/fin del bloque.

Ctrl F3 Seleccionar el primer ítem; hacer clic en el botón. Seleccionar el último ítem; hacer clic en el botón.

Mostrar todos los valores posibles.

F7 Despliega los renglones que hacen parte de una suma o un conjunto de datos

Organizar en orden ascendente.

Ctrl Shift F5 Cambia el orden a ascendente

Organizar en orden descendente.

Seleccionar opciones.

Cambia el orden a descendente.

F5 Mostrar cambio.

None Selección

múltiple. Incluir o excluir valores individuales o rangos de valores.

Ctrl F2 Des-seleccionar todos los ítems de la pantalla.

Ctrl F6 Mostrar

resultados.

F8 Contraer los

niveles.

Shift F4 Selecciones

dinámicas. Seleccionar campos adicionales para criterios de búsqueda.

Shift F5 Filter Restringir valores a buscar en la lista Matchcode.

Mostrar detalles de encabezado

F6 Datos Maestros de la creación del documento, como usuario, fecha, hora de contabilización y de entrada etc.

Mostrar información adicional para línea PO ítem

F2

Estadísticas generales.

Shift F5 Ctrl F12

Función de Gráficos

Mostrar dirección de despacho.

Ctrl F11 Transporte de ordenes de parametrización

Mostrar la dirección del proveedor para un PO

F7

Mostrar detalles de línea de ítem.

F2


Confidencial 2009

Página 23 de 23


Servicios por objeto.

None

Mostrar horario de despacho para una línea PO de ítem

Shift F5

Mostrar condiciones para línea PO de ítem.

Shift F6

Borrar línea seleccionada.

Shift F2

Cortar texto. Ctrl Shift F1

Pegar el texto en un campo después de copiarlo o cortarlo.

F9 Posicione el cursor y haga clic en el botón.

Seleccionar. F9 Haga clic en la línea del ítem, luego en el botón.

Copiar texto. Ctrl Shift F2

Texto de ítem Texto detallado

Ctrl F10 Shift F6

Crear texto. F6

Manual Introductorio a SAP

Documents

Transcript of Manual Introductorio a SAP