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RI SISTEMAS LTDA – Roberto Apolnário Página 1

MANUAL DO SISTEMA INTEGRADO E AUDITORIA FISCAL - SIAF

Versão 4.0.1 / 2016

Objetivo do sistema:

Auxiliar o Auditor Fiscal na realização do Levantamento Específico, nos Monitoramentos e no Batimento

das Movimentações de Mercadorias Informadas versus Realizadas pelo contribuinte.

Origens das informações:

Escrituração Fiscal de Documentos – EFD informadas pelos contribuintes.

Base Nacional das Notas Fiscais Eletrônicas – BDFAz.

Esquema Macro-Sistêmico:

1. O Auditor Fiscal, de posse da Ordem de Serviço, baixa os arquivos EFD do período no Portal da

Transparência para seu computador;

2. O aplicativo SIAF realiza a importação dos arquivos EFD e depois a importação dos registros de Nota

Fiscal Eletrônica do BDFaz de acordo com o período informado;

3. O Auditor Fiscal realiza os ajustes e depois Processa a Auditoria pelo aplicativo SIAF, gerando assim

os Relatórios da Auditoria.


4. Recursos de Auditoria:

Agrupamento de Produtos.

Auto-Agrupamento de Produtos por NCM.

Exclusão de Produtos da análise.

Desabilitar CFOP da análise.

Conversão de Unidades.

Rankemanto de Produtos.

Levantamento Específico dos Produtos.

Análise das Movimentações por Ano, por Mês, por Dia ou por Nota Fiscal.

Batimento de Notas Fiscais.

Divergências nas Notas Fiscais.

Análise dos valores praticados nas Entradas, Saídas e Estoque.

NCM inválido ou não informado.

GTIN (Código de Barras) não informado.

5. Recursos Técnicos:

Importação dos arquivos EFD.

Importação das NFe do BDFaz.

Inclusão dos Itens de Saída do BDFaz não informados na EFD para fins de Levantamento

Específico.

Excluir Importações.

Excluir Importações de arquivo EFD específico.

Realizar Cópia de Segurança (Back-Up) das bases de dados.

Exportação para MS Excel.

Gerção dos Relatórios em PDF.

Filtragem dos Produtos Rankeados.

Filtragem dos Produtos com CFOP habilitados.

Arquivos PDF nomeados com a data e hora da geração.

Processamento das Auditorias

Base única para cada Ordem de Serviço e Inscrição Estadual

Marcar/Desmarcar todos.

Alterar todos.

Filtros totais ou parciais.

Parametrizações Diversas.


6. Operação Sistêmica:

Iniciar o programa com duplo clique sobre o ícone do aplicativo SIAF.

Será exibida a tela [SIAF] – Auditoria Fiscal de EFD conforme abaixo:

6.1. Iniciando uma nova Ordem de Serviço

Para iniciar uma auditoria ou monitoramento, clique sobre o botão [Incluir nova Ordem de Serviço ou Inscrição

Estadual].

Depois alterne para a guia Arquivos EFD e clique no botão [...] para incluir a nova pasta onde se encontram os

arquivos EFD da Ordem de Serviço.


Será aberta a próxima tela para [SIAF] - Localizar Diretórios e Arquivos, conforme imagem a seguir.

Com esta tela aberta, clique sobre o botão [Novo], selecione a Unidade (Drives) e depois o Diretório (Pastas) até

a pasta que contenha os arquivos EFD desta Auditoria/Monitoramento, onde serão exibidos no campo Arquivos.

Sendo localizada a pasta onde se encontram os arquivos EFD, clique no botão [Confirmar].

Observe na imagem abaixo que o aplicativo irá preencher os campos Inscrição Estadual e Razão Social do

contribuinte, como também o campo Pasta da guia Arquivos EFD com seus respectivos arquivos EFD listados. Se

isto não ocorrer, refaça estes procedimentos.


6.2. Importação dos Arquivos

Com os arquivos EFD selecionados, iniciamos a importação informando as datas (iniciais e finais) do campo

Período e depois clicando no botão [Importar Arquivos].

Confirme clicando no botão [Sim] e aguarde a importação que poderá levar alguns minutos de pendendo da

quantidade de registros a serem importados dos arquivos EFD e do banco de dados BDFaz (3,5 milhões de

registros levou 1:05 hora em um computador I5 com 6 MB de memória). A aplicação irá carregar cada arquivo

EFD e importar os registros em suas respectivas tabelas. Finalizando a importação dos arquivos EFD a aplicação irá

iniciar a importação mensal dos registros constantes no banco de dados BDFaz e, neste caso, poderá ocorrer

erros de “TIME OUT” (tempo excedido) por ser um banco compartilhado e a aplicação irá exibir a tela a baixo

informando que ainda faltam registros a serem importados e solicitará a continuação da importação.

Caso apareça a mensagem “Não está respondendo” na barra de títulos da aplicação ou a tela venha a ficar

esbranquiçada, não faça nada para encerrar a execução pois o sistema está realizando a importação. Parece que o


sistema está parado ou travado, mas não está! O mesmo apenas congelou a imagem devido ao uso excessivo da

memória do computador, mas mesmo assim continua executando em segundo plano.

Aguarde até que apareça a mensagem abaixo de concluído.

Pronto, a importação foi realizada. Observe os números da importação em relação aos informados nos arquivos

EFD, onde o percentual deverá ser 100%. Se sim, a importação foi realizada por completo, se não, algo ocorreu na

importação e neste caso você deverá limpar a importação clicando no botão [Limpar Importações]. E realizar a

importação novamente. Se persistir, abra os arquivos EFD no Bloco de Notas e analise-os para ver se o mesmo

encontra-se corretamente, com atenção ao bloco de registro 9900.


6.3. Limpar Importação

Havendo necessidade de excluir a importação realizada por problemas na importação ou por substituição de

arquivos, utilize este recurso clicando no botão [Limpar Importação]. A tela abaixo será exibida e nela você

poderá excluir a base de dados, excluir as tabelas, limpar as tabelas ou excluir arquivos EFD importados. Para isso,

e por motivo de segurança, há necessidade de digitar o Código de Segurança para liberar os botões.

Para utilizar o recurso Excluir EFD você precisa estar com a Ordem de Serviço carregada na aplicação para que

seus respectivos arquivos possam ser listados.

Ao utilizar estes recursos a aplicação irá alertá-lo por duas (2) vezes, podendo ser cancelada a ação em qualquer

um destes. Sendo a confirmação [Sim] para ambos os alertas, a aplicação irá executar a ação, não sendo mais

possível revertê-la, a não ser através de nova importação.


6.4. Processar Auditoria

Após importação dos arquivos EFD e dos registros do BDFaz, faz-se necessário executar o processamento da

auditoria para que a aplicação faça todos os cruzamentos, análises e cálculos necessários para os relatórios. Para

esta ação clique no botão [Processar Auditoria] e depois confirme clicando no botão [Sim].

Aguarde o processamento até que apareça a mensagem abaixo.

Atenção:

A cada ajuste realizado, seja de agrupamento, habilitação de CFOP, exclusão de produto, conversão

de unidade ou rankeamento, faz-se necessário Processar Auditoria.


6.5. Agrupamento individual de Produtos

O recurso de agrupamento possibilita unificar os produtos que possuem descrição ou código diferente, ou

produtos que possuem a mesma similaridade, transformando em um único código e descrição, somando seus

estoques e movimentações de entradas e saídas, permitindo o levantamento específico mais eficiente.

Parra realizar o agrupamento, clique no botão [Agrupar / Excluir] para abrir a tela abaixo e siga os procedimentos

abaixo:

No campo Agrupador digite o nome do produto que receberá o agrupamento dos produtos;

No campo Unidade selecione a unidade que será utilizada por este agrupador.

Filtre os produtos pela Descrição ou pelo NCM, informando-os em seus respectivos campos;

Clique no botão [Marcar Todos] ou marque um a um no quadradinho a esquerda do código dos produtos

de acordo com a necessidade;

Clique no botão [Salvar Agrupamento] e observe no campo Agrupador dos produtos que o Código

Agrupador será gravado (ex.: SIAF010002).

O Código Agrupador será criado pela aplicação.

Para desmarcar os produtos, clique no botão [Desmarcar Todos] ou desmarque um a um no quadradinho a

esquerda do código dos produtos de acordo com a necessidade.

Para excluir o agrupamento, clique na setinha ao lado direito do campo Agrupador, selecione o agrupamento a

ser excluído e clique no botão [Excluir Agrupamento]. Observe no campo Agrupador dos produtos que o Código

Agrupador será excluído (limpo).

O botão [Auto Agrupamento por NCM] irá abrir a tela para realização do Auto-Agrupamento dos Produtos por

NCM.

Processar Auditoria após ajustes!


6.6. Auto-Agrupamento de Produtos por NCM

O recurso Auto-Agrupamento de Produtos por NCM realiza de forma automática o agrupamento dos produtos

pelos quatro (4) primeiros dígitos do código NCM dos produtos, diminuindo consideravelmente as informações

nos relatórios (ex.: os 4.679 produtos importados irão se transformar em 327 grupos de produtos a serem

analisados).

Para realizar o agrupamento automático clique no botão [Criar Agrupamento dos Produtos].

Para excluir o agrupamento automático clique no botão [Excluir Agrupamento por NCM].

Após o agrupamento automático poderá ser listado alguns produtos com NCM Inválido que não foram possíveis

serem agrupados pelo recurso de Auto-Agrupamento. Neste caso, faz-se necessário corrigir os NCM destes

produtos.

Para corrigir os NCM inválidos, você poderá filtrar os produtos pela descrição parcial ou total do produto no

campo Filtro produto que contém, e clicar no botão [Filtrar]. Depois digite o NCM válido no campo NCM,

clicando posteriormente no botão [Alterar NCM para todos] para que a aplicação realize a alteração do NCM

para todos os produtos filtrados na Relação dos Produtos com NCM Inválido. Repita estes procedimentos para os

demais produtos.

Após alteração dos NCM inválidos, clique no botão [Gerar Agrupamento por NCM] para que estes produtos

sejam agrupados aos demais agrupamentos.

Repita estes procedimentos enquanto houver Produto com NCM Inválido.



6.7. Exclusão de Produtos

O recurso de exclusão de produtos possibilita eliminar das análises e relatórios os produtos não significativos à

operação da empresa (ex.: despesas, material de expediente ou consumo, ativos, etc...) não passíveis de análise e

auditoria pelo Auditor Fiscal.

Parra realizar a exclusão destes produtos, clique no botão [Agrupar / Excluir] para abrir a tela abaixo e siga os

procedimentos abaixo:

Filtre os produtos por Descrição ou NCM;

Marque todos os produtos clicando no quadradinho ao lado direito do título Exc ou marque um a um no

quadradinho a direita dos produtos.

Os produtos marcados serão excluídos das análises e relatórios.

Para desfazer esta ação, desmarque o(s) produto(s) que deseja incluir nas análises e relatórios.



6.8. Habilitar / Desabilitar CFOP

O recurso Habilitar/Desabilitar CFOP possibilita eliminar das análises e dos cálculos as movimentação de entradas

e/ou saídas de produto que estiverem com CFOP desabilitado.

Produtos cujas movimentações de entradas e/ou saídas foram realizadas somente com CFOP desabilitados serão

excluídos dos relatórios. Havendo pelo menos uma movimentação, seja de entrada ou saída, o produto irá

participar dos relatórios.

A aplicação já vem com alguns CFOP desabilitados.

Para realizar a habilitação ou desabilitação do CFOP, clique no botão [Habilitar/Desabilitar CFOP] e marque ou

desmarque os CFOP clicando no quadradinho a direita dos CFOP.

Os CFOP marcados serão excluídos das análises e relatórios.

Para desfazer esta ação, desmarque o(s) CFOP(s) que deseja incluir nas análises e relatórios.



6.9. Conversão de Unidade

O recurso Conversão de Unidade auxilia o Auditor Fiscal na transformação das movimentações de entradas e

saídas dos produtos em uma unidade de mesma medida, facilitando, assim, o levantamento específico. Por

exemplo, um produto cuja compra foi realizada em quilograma (kg), mas suas vendas foram realizadas em

unidade ou peça, ou produtos comprados em caixas e vendidos em unidade, há necessidade de unificar em uma

mesma medida o produto para que a contagem seja realizada com assertividade, e nestes casos, deverá haver

conversão de unidade para que o sistema entenda os casos que sofrerão a alteração e faça a contagem de forma

correta.

Na prática: Comprou 5 caixas do produto contendo 10 unidades. Ao invés de 5 caixas, o sistema terá que

interpretar 50 unidades (5 caixas x 10 unidades).

Comprou em quilograma, mas as vendas foram realizadas em unidades ou peças. Neste caso deverá saber o

quilograma de cada unidade ou peça para fazer a conversão em quilograma, de forma que a aplicação realize os

cálculos de todas as movimentações em quilograma.

Para realizar a conversão de unidade dos produtos, clique no botão [Conversão de Unidades] para abrir a tela

abaixo. Depois siga os passos abaixo:

Identificar os produtos que necessitarão de conversão de unidades em suas movimentações;

Criar as Unidades de Conversão no quadro superior, informando a Unidade de Conversão, a Descrição, o

Coeficiente multiplicador e a Unidade Menor (unidade para qual será convertida);

Filtrar os produtos pela descrição ou código, Entradas/Saídas (E/S) e Unidade na Nota Fiscal. Depois clique

no botão [Filtrar];

Para cada movimentação listada no quadro inferior, selecionar a Unidade de Conversão necessária, um a

um ou no campo Unidade, selecionar a Unidade de Conversão e depois clicar no botão [Converter todos].



6.10. Rankeamento de Produtos

O recurso de rankeamento de produtos auxilia o Auditor Fiscal a trabalhar apenas com os produtos (ou grupo de

produtos) com maior relevância no faturamento anual da empresa auditada, ignorando, assim, os produtos não

significantes.

Para ranquear os produtos, clique no botão [Rankear Produtos] para abrir a tela abaixo, porém é necessário de

realizado o Processamento da Auditoria antes. Siga os passos abaixo:

Clique no botão [Importar Rankeamento];

Selecione o Ano-Base para a aplicação listar os produtos ou grupos de produtos do percentual de maior

relevância para o de menor relevância;

Defina até qual posição ou percentual irá trabalhar nas análises e relatórios informando um ou outro em

seus respectivos campos (Marcar até a posição ou percentual total);

Clique no botão [Marcar] para a aplicação manter marcado apenas os produtos ou grupo de produtos

definidos anteriormente.

Repita a partir do 2º procedimento para os demais Anos-Base que houver na auditoria.

O rankeamento de produtos funciona como a exclusão de produtos, onde apenas os marcados irão participar das

análises e dos relatórios. Para funcionar, faz-se necessário marcar na guia Configurações a opção Listar nos

Relatórios apenas os Produtos selecionados no Rankemanto, conforme imagem abaixo.


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