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PROFESIONALES EN SOLUCIONES DE SISTEMAS

SISTEMA INTEGRAL OCTOPUS VISUAL

MANUAL DESCRIPTIVO

Derechos Reservados Registro de la Propiedad Industrial

Registro INDECOPI No. 0338 No 00062197

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DESCRIPCION DEL SISTEMA INTEGRAL OCTOPUS VISUAL

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA: TIPO ERP

SISTEMA ABIERTO:

Es un sistema abierto porque los módulos o subsistemas se entregan con los

códigos fuente y herramientas adicionales de programación para poderlo variar,

modificar su comportamiento o evolucionar:

Los códigos fuente de las aplicaciones, sub sistemas ó módulos están

desarrollados con el lenguaje 4GL Leo Visual; este lenguaje lleva el objeto en

forma automática a código de Visual C++ para no tener la engorrosa tarea de

tener que programar usando compilador Visual C++. De esa manera se evita

tener que hacer compilaciones y encadenamientos (links)

Con el apoyo de las herramientas se puede efectuar una rápida programación,

adecuada capacitación del usuario y absoluta independencia del proveedor.

SISTEMA FLEXIBLE

Es un sistema flexible porque puede adaptarse a la medida de cualquier

necesidad, por lo tanto, brinda la posibilidad de crecer, adaptar y modificar las

aplicaciones del sistema de acuerdo a las necesidades de cualquier tipo de

empresa. Durante el análisis previo a la instalación de las aplicaciones se elabora

un Diagrama de flujo de los procedimientos de la organización usuaria y se

encadenan las aplicaciones que se van a usar, procediendo a su personalización.

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SISTEMA PORTÁTIL

Es un sistema portátil porque puede trabajar en cualquier plataforma de

WINDOWS ó Linux y bajo varias modalidades, siendo la principal la modalidad

Cliente / servidor; también se puede acceder al sistema Octopus mediante

conexión remota

SISTEMA EN LINEA (ON-LINE)

Es en línea porque los datos se escriben donde se capturan y sólo se escriben una

vez y desde cualquier subsistema ó módulo.

BASE DE DATOS

Posee una base de datos RELACIONAL denominada OCTOBASE que tiene las

características de una base ODBC y, por lo tanto, se puede migrar la información

a otras bases de datos similares tales como SQL Server o MySql. Para este

efecto se incluye opcionalmente una interfase que se adhiere al motor de la base

de datos ajena. Esta interface la desarrolla CONSORCIO OCTOPUS.

MULTIUSUARIO- INTERACTIVO

Es multiusuario porque trabaja en ambiente de RED pudiendo abarcar redes de

hasta 4096 estaciones y 128 sesiones distintas por estación. La administración de

su base de datos para todos los subsistemas permite una información veraz,

exacta y oportuna, tan importante en la toma de decisiones a nivel gerencial.

Integra toda la gestión comercial y administrativa de cualquier empresa, industria

o institución.

FACIL USO Y OPERACION

El sistema OCTOPUS VISUAL además de ser un sistema muy potente y versátil

es fácil de operar por las siguientes razones:

Está desarrollado para interactuar en Castellano

Sus pantallas son funcionales y de rápida manipulación

Tiene consultas en línea mediante ventanas y sesiones paralelas que reducen

el tiempo de digitación.

Mediante el comando de teclas se puede navegar por los campos de las

pantallas

Tiene ayuda en línea, presionando sólo una tecla el usuario puede recordar o

acudir a diversas definiciones y funciones de todos los subsistemas.

Desde su origen, las 17 aplicaciones que contiene están desarrolladas para

operar y funcionar de acuerdo a normas y legislación peruanas.

El sistema posee Interfase Visual usando íconos, ventanas y otros elementos

visuales por naturaleza.

IMPORTA Y EXPORTA INFORMACIÓN

Por su capacidad de importar Información, Utiliza la información creada por otros

sistemas desarrollados en otros lenguajes y plataformas, disminuyendo tiempos

de digitación. Al poder exportar la información formada en OCTOPUS a otros

sistemas, brinda la facilidad de utilizar también la data o información de un

sistema OCTOPUS monousuario a multiusuario.

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SEGURIDAD

El sistema Integral OCTOPUS VISUAL, posee un manejador de niveles de

seguridad, por lo tanto puede configurarse y procesar para cada usuario; se

puede autorizar inclusive desde la función mínima que es modo lectura,

imposibilitando el acceso o manipulación de datos por personas que no están

debidamente autorizadas. Además de contar con los niveles de seguridad de cada

plataforma de hardware, crea un menú para cada usuario con los módulos que

utilizará y de acuerdo a sus privilegios de acceso.

MULTIEMPRESA - MULTIMONEDA

Esta es una de las potencialidades del OCTOPUS VISUAL. Tiene la capacidad de

procesar varias empresas, consolidando la información global para cada una de

ellas, tanto en reportes como en consultas. Además, realiza los procesos en

forma bimonetaria, pudiendo considerar hasta 9 tipos de moneda.

INTEGRIDAD DE LA INFORMACION

OCTOPUS VISUAL posee archivos especiales de seguridad para modificación o

actualización mediante imágenes, asegurando la integridad de la información ante

cualquier fluctuación de energía o colapso de sistema que carezca de

replicaciones.

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Supervisa la manipulación de la información mediante un control al usuario,

identificándolo para cada operación o proceso del sistema.

OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PLATAFORMA OCTOPUS

Está desarrollado para trabajar eliminando límites de memoria y

aprovechando mejor la velocidad del procesador de las máquinas.

Cuenta con traductor de aplicaciones que las lleva de LEO a LEO VISUAL, lo

que permite traducir las 500,000 líneas de programa que posee OCTOPUS.

Comandos en VISUAL LEO, que derivan automáticamente a Visual C++,

herramientas más potentes de gestión y Configuración

Capacidad de trabajo bajo modalidad CLIENTE/SERVIDOR.

Conexión a bases de datos como: SQL SERVER, Mysql.

Comunicaciones integradas, con posibilidad de comandos y funciones para

funcionar en INTERNET, é INTRANET etc.

Capacidades OLE, para incrustación y unión de objetos traídos de otras

aplicaciones. Ejemplo: desde MS-OFFICE.

Capacidad MULTIMEDIA para manejo de imágenes, sonidos, etc.

Posee Manuales de programador, usuario y operador y los programas están

debidamente documentados

Posee manuales y diagramas de cada una de las aplicaciones o subsistemas

tanto para el programador como para el usuario y el operador y los programas

están debidamente documentados

Los reportes de la información poseen funcionalidades que permiten llevar los

datos a utilitarios en forma simple y muy conveniente para la creación de

registros u hojas de análisis; además facilita el uso de filtros para la búsqueda

de subconjuntos de información.

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ARQUITECTURA DE LAS APLICACIONES DE OCTOPUS

A continuación se muestra el diagrama de la Arquitectura de las aplicaciones que

el Sistema Integral Octopus Visual en su versión ERP posee:

1. Asientos automáticos de los Sub sistemas al Sub sistema de Contabilidad y

a Contabilidad de Costos

2. Envío de Información al Sub sistema de Producción

3. Devoluciones del Sub sistema de Producción al Sub Sistema de Almacenes

4. Envío de Información del Sub Sistema de Compras al Sub Sistema de

Control Patrimonial

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APLICACIONES, SUBSISTEMAS Y MÓDULOS

El sistema integral OCTOPUS VISUAL contiene las siguientes aplicaciones

estándar:

A continuación va una explicación del funcionamiento general de cada subsistema

y sus módulos; esta explicación no llega a cubrir las consecuencias de la

personalización que se realiza posteriormente, cuando se está en franco proceso

de implementación del sistema Octopus en los equipos de un usuario; en ese caso

el funcionamiento del módulo o subsistema ya responde al proceso que realiza el

usuario. Los cambios se realizan previo análisis, diseño, valorización, cronograma,

aceptación del Cliente y Cronograma. Los cambios o modificaciones son

principalmente dirigidos a modificar su comportamiento ya que se entregan como

han sido desarrollados en el laboratorio de Consorcio Octopus, respetando sus

librerías originales que son aceptadas por los sistemas operativos más utilizados

en el medio y procurando que la filosofía de abierto, flexible, portátil, seguro y

fácil de usar y mantener esté presente en cada uno de sus componentes.

Para implementar las aplicaciones existentes u otras aplicaciones nuevas en los

equipos de un usuario, se procede a realizar una toma de requerimientos de

funcionalidades, un análisis y un diseño del sistema integral; de esta forma se

obtiene una lista de actividades que se va a desempeñar y un cronograma que

permitirá seguir un plan de trabajo, más los consiguientes diagramas que

acompañan todo proyecto.

Es bajo esta perspectiva que no todos los subsistemas que se mencionan a

continuación se personalizarán u operarán en un caso de negocio; sino los que

sean absolutamente necesarios para constituir un flujo lógico de procedimientos

que se alinee con la misión y visión del esquema operativo del usuario.

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ALMACENES

Este subsistema administra los movimientos (ingresos y egresos) de mercaderías

o insumos, desde el momento en que se satisface una necesidad hasta que el

bien sale del almacén. Las adquisiciones (compras, gastos o importaciones) se

almacenan y luego se distribuyen para un determinado fin (ventas, salidas,

consumos, etc.) En el enlace con Producción lleva insumos y trae Productos

Terminados.

Se caracteriza por ser multialmacén (se puede manejar múltiples almacenes,

dependiendo del hardware). Está enlazado a los subsistemas de adquisiciones,

distribución y contabilidad para interactuar con ellos en línea, con puntos de

control de flujo de información y emitir las consultas y reportes respectivos, este

enlace es efectuado mediante las definiciones de archivos / usuarios

Controla los volúmenes o stock de bienes en dos unidades de medida

simultáneamente, relacionadas entre sí.

Consta de los siguientes módulos:

TABLA DE UNIDADES

Esta tabla permite el ingreso de dos unidades por cada registro con sus

respectivas tasas de equivalencia o factores de conversión de una unidad a otra,

para controlar saldos, movimientos y valorizaciones en los almacenes.

MANEJO DE PRODUCTOS o CATÁLOGO DE MATERIALES

Llamado también Ficha Técnica. Aquí se registra cada ítem (previamente

codificados tal como el catálogo de bienes) del almacén, sin límite alguno. Con

estos datos almacenados se enlazan las entradas y salidas que formarán los

documentos respectivos: Facturas, Boletas, Guías, Órdenes de Compras,

Cotizaciones, Ordenes de Importación, Pedidos de Nacionalización, Notas de

cargo, Notas de Abono, Vouchers o comprobantes contables.

Tiene 4 funciones adicionales para el manejo de anexos a la ficha y sirven para

especificar detalles como: diseño, producción, etc.

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MANEJO DE ALMACENES

En este módulo se puede forjar un número ilimitado de almacenes, el sistema

está diseñado para este fin. Este módulo controla el stock, máximos, mínimos,

saldos disponibles, en tránsito, comprometidos, pedidos, no nacionalizados, etc.

ÓRDENES DE RETIRO O DESPACHOS

Cuando se realiza una venta muchas veces es necesario emitir la guía de salida

por ventas y adicionalmente, la orden de retiro o despacho respectivo -total o

parcialmente- Por este motivo el Kárdex contable de los productos no coincide

con el Kárdex físico. Este módulo iguala los dos Kárdex.

GUIAS DE ENTRADA

Llamada también Guía de internamiento ó NEA en las instituciones públicas. Se

forja por diversos conceptos de ingreso como: compras, consignaciones,

devoluciones, préstamos, libres, importaciones, producción o transferencias desde

otros almacenes o de exterior.

El sistema maneja parámetros de referencia especiales para cada artículo

ingresado como: tiempo de reposición, volumen de reposición, etc.

Controla, además, el ingreso pendiente de ítem por compras o por otros

conceptos.

GUÍAS DE SALIDA

Llamada también Guía de Remisión ó PECOSA en las instituciones. Puede

registrarse por diversos conceptos como: exportaciones, producción, consumo,

transferencias a otros almacenes, ventas, etc. Adicionalmente se funda una guía

automática cada vez que se concibe un pedido de venta en el subsistema de

ventas.

Esta guía descarga del almacén al costo promedio, también puede hacerlo

mediante conceptos UEPS (LIFO), PEPS (FIFO) ó Reposición.

KÁRDEX

En este módulo se prepara y se reporta el Kárdex de los almacenes (historia de

entradas, salidas y saldos con fechas) Se puede obtener distintos reportes según

necesidades del usuario de acuerdo a un modelo de reportes o catálogo. Este

reporte refleja las entradas, salidas y saldos en sus respectivas unidades de

medida y costo unitario, así como el valor total en monetario, puede ser en

cualquier moneda de las que se haya configurado. Refleja también los

movimientos por centros de gastos / unidades operativas.

SIG DE ALMACENES

Estos reportes y procesos especiales del Sistema de Información Gerencial se

utilizan para: 1) cambiar el código de un artículo, 2) borrar un artículo siempre y

cuando no tenga movimientos de entrada o salida en un período y 3) ajustar los

saldos de artículos con existencia cero, pero cuyo monto tiene decimales y han

quedado por redondeo (el sistema hace los correspondientes ajustes y

movimiento contable ajustado).

El sistema incluye consultas básicas de saldos y movimientos de un artículo en el

mes de proceso. También permite recibir y transmitir datos desde otra estación

remota.

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DEFINICIÓN DE ARCHIVOS Y USUARIOS

Cuando se desea otorgar parámetros al sistema para que un determinado usuario

trabaje con un almacén seleccionado se ingresa a este módulo. También cuando

se quiere definir el ingreso desde el inicio de las operaciones en un almacén,

Enlaza también con seriales de ventas (facturas / Boletas) y seriales de Compras.

NÚMEROS DE SERIE

En este módulo se ingresan los números de serie / lote del ítem que requiera esta

condición: artefactos, medicinas, equipos, máquinas, Libros, herramientas, etc.

En los movimientos de entrada / salida, cada vez que se ingresa un ítem, se

anota su número de serie; de esta manera el usuario tendrá una bolsa de datos

de números de serie en stock, en ingresos y salidas. Este mismo procedimiento

funciona para productos que se necesitan controlar por motivos de fechas de

vencimiento.

ATRIBUTOS DEL SISTEMA

Código de artículo de hasta 16 caracteres alfanuméricos, estructurados en

varios niveles definidos por el usuario.

Manejo de múltiples bodegas o almacenes independientes.

Control de niveles de stock para cada artículo (mínimo y máximo)

Valorización de inventario

Manejo de series y lotes.

Efectúa corrección monetaria para cada artículo en su moneda de compra.

Consultas en pantalla del saldo de cada almacén, saldo total, datos de

compras.

Compras y ventas acumuladas en diferentes períodos

Kárdex con detalle físico y valorizado de los movimientos de almacén,

cronológicamente valorizados.

Emisión de listas de precio y reajuste de precios de venta.

Captura de información desde ventanas de ayuda, para tipos de documento,

códigos de artículos y códigos de cuentas de ajuste.

Manejo de códigos de barras y manejo de códigos contables para trasladar a

Contabilidad automáticamente.

Toma de Inventarios físicos

Modalidad de Inventario Perpetuo

PRINCIPALES RESULTADOS O REPORTES

Partes de ingreso y salidas del almacén

Consumos internos por Centros de Costo / Unidades Operativas

Ingresos de artículos por proveedor.

Salidas de artículos por cliente.

Kárdex físico y valorizado.

Saldos por almacén.

Diferencias de Inventario.

Estadísticas de consumos internos.

Estadísticas de ingresos y de salidas.

Estadísticas de motivos de entradas y salidas

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LOGISTICA

Este Subsistema está constituido por los siguientes módulos:

ÓRDEN DE REQUERIMIENTO O SOLICITUD DE BIENES O SUMINISTRO

Llamadas también Requisiciones. Son documentos internos que el sistema

elabora para los artículos ó servicios que deberán suministrarse a las diferentes

áreas de la empresa u organización. Maneja hasta 4 niveles de aprobación de los

requerimientos.

Establece un seguimiento por cada orden de suministro y verifica si ha sido

atendido, parcialmente atendido o no atendido.

Los departamentos de Compras y Planificación usan estos reportes para evaluar

las necesidades y elaborar sus cuadros de necesidades.

Este módulo también permite planificar y programar el acopio de bienes,

programando las erogaciones de dinero por los compromisos de compras /

servicios y acopiamiento de cada artículo en períodos mensuales.

Reporta el total de unidades por artículo o bien a adquirir para su distribución o

consumo posterior.

Además lleva una cuenta corriente de lo adquirido con saldo mensual pendiente

de adquisición.

COTIZACIONES RECIBIDAS O POR RECIBIR

El sistema imprime las solicitudes de cotización para su envío físico a proveedores

del ítem a adquirir, de acuerdo al cuadro de necesidades y órdenes de suministro;

asimismo puede preparar un archivo contenedor del pedido de cotización para su

envío por Internet.

Luego de recibidas éstas cotizaciones debidamente elaboradas por el proveedor, e

introducidas al sistema, se obtiene un reporte denominado Cuadro Comparativo

de cotizaciones. Este ayuda a tomar decisiones de compra o adquisición al

proveedor elegido por el usuario de acuerdo a los datos proporcionados por el

cuadro comparativo.

Esta base de datos almacena las cotizaciones y forma un banco de datos de

proveedores con sus respectivas cotizaciones o pro formas para simplificar las

futuras adquisiciones. Hay una historia de las cotizaciones.

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Para un caso concreto de negocio que necesita incluir los procedimientos

descritos en su sistema de abastecimientos, por ejemplo, se configuran los

subsistemas para que trabajen en forma sincronizada bajo el esquema que como

ejemplo que se adjunta:

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INVENTARIO Y VALORIZACION

Sus módulos son:

INVENTARIO DE ALMACENES

Periódicamente se realiza una Toma de Inventario Físico para comparar el

stock físico de mercaderías con los reportes de informática. Este módulo

proporciona los datos históricos para confrontar con el stock físico y luego cargar

o descargar para actualizar el stock del almacén.

El método de costeo de los productos o artículos se realiza con el costo

promedio estándar, pero se puede utilizar cualquier otro método de costeo,

actualizándolo con cada compra o ingreso de artículos.

DIFERENCIA DE ALMACENES

Cuando se quiere determinar las existencias de un almacén en comparación a

otro, se acude a este módulo. Para obtener el reporte respectivo, la clave es

saber qué tiene el almacén A que no tiene el almacén B.

UNION DE ALMACENES

Este módulo es muy útil para tener información de los diferentes almacenes,

puede unirlos y obtener un reporte del total de stock.

VALORIZACION DE ALMACENES

Se usa para observar el valor en stock que tiene la empresa. Pueden valorizarse

el stock al precio de venta, otras monedas, al costo de reposición, etc.

En todos estos módulos, el sistema trabaja creando un archivo espejo del original

para cambiar en él los parámetros y obtener los reportes deseados sin tocar los

archivos originales, que permanecen operando sin variación.

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COMPRAS

Este subsistema procesa y controla los diferentes procedimientos de compra:

adquisiciones, traspasos, compras a proveedores, etc. hace el seguimiento desde

la concepción de una orden de compra ú orden de servicio, hasta el ingreso del

bien al almacén mediante la guía de ingreso ó satisfacción del servicio mediante

el Acta de Conformidad.

Para este procedimiento cuenta con los siguientes módulos:

CONSTANTES GLOBALES

Este módulo es una tabla de parámetros para personalizar o configurar

procedimientos de cálculo tales como precios, impuestos, intereses, descuentos.

De esta manera, cualquier cambio en los parámetros establecidos pueden

modificarse sin tener que ingresar a los códigos fuentes de las aplicaciones.

MAESTRO PROVEEDORES Ó CATÁLOGO DE PROVEEDORES

Registra al proveedor en una ficha con todos sus datos y controla su cuenta

corriente.

Tiene funciones estándar (ingresa, modifica, anula, etc.) y además proporciona

un archivo anexo con datos adicionales del proveedor: fecha de constitución,

representaciones, contactos, referencias, etc. a partir de este módulo se inventa

la cuenta corriente del proveedor.

Se pueden definir las relaciones entre proveedores y sus productos.

Esta base de proveedores sirve también para los subsistemas de Gastos y de

Importaciones.

Se agregan otras funcionalidades al sistema como son, la posibilidad de controlar

la cuenta corriente con el proveedor y la de desestimar o favorecer el

abastecimiento de un proveedor en particular.

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ÓRDENES DE COMPRA

Este módulo está enlazado al modulo de Proveedores y a la Ficha Técnica, de

tal modo que se puede imprimir una orden de compra para un proveedor elegido.

Como este documento es tentativo para la compra, no inventa la provisión de

pagos para las entregas de mercadería o servicios por parte del proveedor.

Tiene funciones de selección de archivo (empresa) e impresión de la orden de

compra. Se pueden emitir órdenes de compra para proveedores en otras

monedas (soles o dólares) con el correspondiente tipo de cambio. Enlazado con

Logística, inventa una orden de compra en forma automática por cada nota de

pedido por atender.

FACTURAS DE COMPRA

Este es el documento oficial que lleva el número de la factura del proveedor, si se

ha creado la orden de compra en el módulo anterior y ha sido Aceptado en el

sistema, este módulo lo recupera automáticamente y se puede efectuar las

rectificaciones necesarias.

Este módulo crea la provisión para Caja bancos (pagos) y Cuenta Corriente y

permite el ingreso automático de la mercadería al almacén elegido, si es que éste

ya llegó. En caso contrario, se deberá ingresar la mercadería usando el módulo

siguiente (Guías de entrada por compras) una vez que llega la mercadería o en

caso que las entregas del proveedor sean parciales. Igual trato se da en los

servicios.

Crea las letras cuando la compra es al crédito y las anota en Cuenta Corriente.

Con este módulo también se efectúan las compras de servicios, creándose la

provisión correspondiente para su pago, de acuerdo a cualquier condición

comercial estándar contempladas en el sistema.

NOTA DE INGRESO POR FACTURA DE COMPRA

Una vez que llega la mercadería después de la compra, se ingresa ésta al

almacén definido previamente, entrando por este módulo.

Este módulo es efectivo cuando los insumos o mercadería llegan tiempo después

de efectuada la compra o hay ingresos parciales.

Tiene las mismas funciones que el manejo de guías de entrada del subsistema de

Almacenes.

FACTURACION POR GUIAS

Muchas de las operaciones de compra se realizan ingresando primero la

mercadería o insumos, ya sea por el giro del negocio o por convenios con el

proveedor.

En este caso se ingresa al módulo y se señala la orden de compra posterior al

ingreso de la mercadería; mientras se asientan las guías de ingreso numeradas

que el sistema acumula en el documento de compra para crear la provisión de

pagos y su traslado hasta la cuenta por pagar.

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FACTURAS COMPRA RAPIDA

Este módulo permite escribir la compra del bien o servicio de una manera rápida

y además matricula las respectivas provisiones para su pago y recepción del bien.

Mientras que la factura de compra acepta hasta 1,258 líneas de ítem, la factura

de compra rápida acepta hasta 30 líneas de ítem. Las compras deben ser

pequeñas en monto y volumen.

SIG DE COMPRAS

Entre los más importantes registros del Sistema de Información Gerencial de

compras figuran:

Registro de compras, Gastos, importaciones, Servicios.

Detalle de proveedores por producto

Análisis de retraso, puntualidad, eficiencia

Listado de solicitudes de bienes o servicios

Solicitudes vencidas, ordenadas por prioridad o empleado encargado.

Composición detallada de cada adquisición

Órdenes de compra vencidas

Pendientes de entrega de mercadería o insumos comprados.

DEFINICION DE ARCHIVOS Y USUARIOS

Para ingresar desde el inicio de las operaciones a un archivo determinado y

además enlazarlo con un determinado almacén se utiliza este módulo. Se indica

el nombre del usuario y privilegios para ingresar a un almacén y elaborar las

consultas de ingresos o movimientos pertinentes.

Este módulo se usa también para enumerar los documentos e imprimirlos

correlativamente: Ordenes de compra, Guías de Ingreso, Guías de salida o

PCOSAS, Letras, Notas de débito, Notas de crédito, pagos, adelantos, etc.

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GASTOS

Sus módulos son:

GASTOS

Algunas compras serán registradas directamente como erogaciones de dinero sin

retorno: Gastos. En este caso, se señalan en este módulo que tiene las mismas

propiedades y funciones que el manejo de facturas por compras.

GUIAS DE ENTRADA POR GASTOS

Cuando los gastos comprenden adquisiciones de algunos insumos estrictamente

para consumo indirecto, se registran en este módulo. Tiene funciones similares al

módulo Manejo de Guías de Ingreso en el subsistema de Almacenes.

RECIBOS POR HONORARIOS

Para la Compra de Servicios prestados por personas naturales. Crea el

Registro de Pagos por Honorarios Profesionales.

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IMPORTACIONES

Sus módulos son:

IMPORTACIONES

Este módulo permite registrar las importaciones de artículos por número de lote,

por proveedor o por grupos de artículos, etc.

Lleva una cuenta corriente de las mercaderías que están en tránsito, las que

están ingresadas a almacén y las que están por nacionalizar.

Permite confirmar la importación y controlar las importaciones pedidas

frecuentemente por un cliente (Pedido Directo) o contratos de importación

(nuevas importaciones)

Dentro de este módulo hay funciones de controles - agregar, modificar y anular

nuevos controles -

NACIONALIZACIONES

Cuando se realiza una importación de mercaderías y éstas ingresan a aduanas es

necesario controlar el proceso de internamiento de los artículos.

Este módulo ejecuta los controles y suma costos por diferentes conceptos hasta

determinar el costo total de la importación. Se puede nacionalizar una

importación total o parcialmente. El costo total de importación es el costo del bien

en el almacén.

GUIAS DE ENTRADA POR IMPORTACION

Este módulo permite ingresar total o parcialmente las mercaderías por

importaciones a los almacenes previamente definidos. Procedimentalmente va

después de los pedidos de nacionalización. El costo al que valoriza la entrada de

un ítem al almacén elegido es la sumatoria de todos los costos en que se ha

incurrido en la compra, la importación y en la nacionalización del producto.

Tiene las mismas funciones que el módulo Guías de Entrada.

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EXPORTACIONES

Este subsistema se encarga de distribuir las mercaderías almacenadas al exterior

del País.

Las aplicaciones de distribución (ventas, punto de venta, venta de servicios,

exportaciones) están enlazadas a los subsistemas de Cuentas por cobrar,

almacenes, clientes, finanzas, caja bancos y contabilidad.

Consta de los siguientes módulos:

EXPORTACIONES

El módulo de exportaciones permite introducir desde la proforma de exportación,

hasta la facturación final, pasando por la confirmación del cliente, salida de

mercadería a puerto de embarque, controles de fechas de embarque, viaje,

llegada a destino, etc.

Así mismo, los respectivos controles de gastos de exportación que irán a

contabilidad, su inclusión en el registro de ventas rubro exportaciones, la

cobranza y controles de cartas de crédito, cobro de fianzas, etc.

La salida del almacén permite el descargo en línea de la mercadería exportada

La cuenta corriente del cliente también queda afectada con las cantidades

cargadas y / o abonadas

Se incluyen las distribuciones en Lote de las mercaderías, los registros de

Embarque, antes y después

Tiene todo un cálculo de construcción de costos para la determinación de los

precios y el pronóstico de las utilidades.

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CUENTAS POR PAGAR

Está constituido por los siguientes módulos:

NOTAS DE DEBITO

Este módulo consigna los pagos o débitos que carga el proveedor por diversas

razones: intereses, gastos financieros, recargos, portes, gastos administrativos,

Tiene las mismas funciones que el módulo Letras de Cambio. Algunos tipos de

Notas de Cargo se anotan automáticamente al escribir su tipo de facturación de

compra o el tipo de pedido de compra.

NOTAS DE CREDITO

Este módulo tiene las mismas funciones que el anterior, con la variante que

consigna los pagos a favor o notas de crédito al respectivo proveedor y por

diversos conceptos: Pago de más, devolución de mercadería, cobro indebido, y en

fin, un número bastante importante de motivos

LETRAS POR PAGAR

Una vez que el sistema ha creado las letras correspondientes a una facturación al

crédito, éstas se pueden amortizar, cancelar y descontar. Este módulo está ligado

a la cuenta corriente con el proveedor para tener control exacto de las

obligaciones.

El Cronograma de Pagos se crea automáticamente a partir de los datos básicos

suministrados por el usuario. El reporte muestra: proveedor, selección de

documentos que conforman el canje, número de letras, tasas de interés y

periodicidad de pago entre otros.

CUENTA CORRIENTE

Este módulo es una potente herramienta de gestión que permite ver en tiempo

real la situación crediticia con un proveedor. Muestra importes y fechas de

documentos pendientes de pago, cancelados, acumulados, etc. Ayuda

eficazmente en la gestión de pagos y créditos. Se puede consultar información

básica del proveedor como: saldo del mes anterior, saldo actual, disponible.

Analiza el vencimiento de cada documento; además, permite ver cada uno de los

documentos que componen el saldo actual. Proyecta los documentos con saldo, al

tipo de cambio designado: soles o dólares o viceversa.

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VENTAS

Puede manejar el proceso de facturación de varias compañías, debiendo ser

previamente definidas éstas

La facturación opera completamente en línea e integrada a los subsistemas de

Almacenes para el descargo y reserva de stock (comprometido), con el

subsistema de Cuentas por Cobrar para el seguimiento de las cobranzas y con

Contabilidad

Identifica grupos de vendedores: por especialidad, grupos de productos, etc.

Confecciona pro formas y recepción de órdenes de venta o pedidos. Permite

definir textos variables y fijos para la impresión de las pro formas o cotizaciones,

pedidos, guías de remisión, facturas, boletas, despachos, etc.

Este subsistema controla totalmente la comercialización de los productos y

servicios mediante órdenes de trabajo: interactúa con los subsistemas de

almacenes y contabilidad. Al emitir la factura, automáticamente descarga del

almacén, utilizando para este fin la Guía de Salida.

Tiene los siguientes módulos:

CONSTANTES GLOBALES

Este módulo es una tabla de parámetros que se ingresan para acostumbrar al

sistema a calcular precios, impuestos, intereses, etc. que se usarán en los

módulos de este subsistema. Así, el programador de las aplicaciones evitará tener

que ingresar al código fuente para variar estos datos.

TABLA VENDEDOR / COBRADOR

Esta tabla permite ingresar a la base de datos de vendedores y cobradores,

propios y de proveedores. Se puede obtener reportes de comisiones de ventas, y

cobranzas, de este módulo

Para un punto de cobranza o de caja bancos es una herramienta ideal, pues

permite cobrar diversos documentos en efectivo o con valores; pudiendo ser

renovados, devueltos, cancelados, amortizados, etc. Cada cobranza debe ser

verificada en el módulo de caja bancos para la respectiva comunicación.

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MAESTRO DE CLIENTES O CATÁLOGO DE CLIENTES

En este módulo se inscriben en una ficha y su anexo, los datos de clientes para

llevar su estado de cuenta corriente y obtener los reportes que se deseen. Posee

funciones estándar, tanto para la ficha como para su anexo. Está conectado al

módulo de cuentas corrientes, creando la cuenta corriente del cliente

automáticamente y tiene una función para dar visto bueno a las ventas a crédito.

PROFORMAS DE VENTA

El sistema inicia la venta con una pro forma donde figura: productos cotizados,

forma de pago, moneda, validez de oferta, descuentos, tiempo de entrega,

condiciones

Esta pro forma podrá ser referenciada al momento de registrar el pedido (orden

de compra) del cliente.

Las pro formas pueden actualizarse, prorrogarse o anularse, llegando a ser una

base de datos de presupuestos de venta.

En este módulo se controla el avance de la cotización, así como su valorización en

precio de venta, volúmenes a vender, etc. De esta manera se puede obtener la

historia y los pasos que se siguieron hasta conseguir la venta.

PEDIDOS DEL CLIENTE

En este módulo se registran los pedidos o las órdenes de venta que emiten los

clientes, para atender la salida y despacho de la mercadería o servicio que se

vende. La facturación es automática, incluyendo la confección de letras, notas de

cargo, notas de abono, etc. y anota el documento en la cuenta corriente del

cliente.

Tiene una función adicional de impresión del documento PEDIDO.

Permite manejar diferentes tipos de precios, descuentos y monedas. Lleva

también un control de la evolución de precios por artículo.

La Orden de venta o Pedido de Venta puede o no estar referenciada a una pro

forma, solo pedirá algunos datos adicionales. El sistema permite verificar el stock

para atender la orden de venta. Si la compañía elige manejar reservas de stock,

solicitará (cuando no ha elegido la reserva automática) la aceptación parcial o

total de la reserva del artículo. El sistema también verifica la situación de pagos y

crediticia del cliente durante la atención de su pedido.

El proceso de anulación de pedidos efectúa una reversión de los movimientos que

se originaron y quedará la pista del documento original anulado. Al anularse un

documento, serán afectados, aparte de los diferentes auxiliares (cuentas por

cobrar, inventarios, etc.) Actualiza la información estadística de ventas.

CONSULTA FACTURA/BOLETAS

Este módulo ubica la factura o boleta creada automáticamente al elaborar el

Pedido de Venta del cliente. Una vez ubicada se puede imprimir, agregando el

número del documento físico

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La generación automática de facturas o boletas obedece al ingreso del registro

único de contribuyente del cliente (RUC)

Las facturas o boletas son configurables dependiendo de: tipo de documento,

impuesto a las ventas, descuentos, tipos de precios, vendedor, cobrador

Permite asociar la factura / Boleta a Órdenes de Venta (y sus respectivas

entregas por medio de guías), a guías de remisión libres o facturar directamente

del stock.

FACTURACION DE GUIAS DE SALIDA

Esta modalidad de facturación se emplea cuando se entrega mercadería o

artículos en lotes mediante guía de salida, se puede proceder a emitir la

respectiva factura usando este módulo

La Factura se crea después de entregada la mercadería, decidiendo si es por

convenio o por modalidad de venta.

REPORTES GENERALES

Este módulo presenta los diferentes reportes creados para los fines de venta y

comercialización. Se puede consultar y añadir nuevos reportes según

conveniencia del usuario. Entre sus reportes más importantes figuran:

Registro de Ventas

Registro de letras

Alfabético de clientes

Saldos por grupo y por corporación

Reporte de saldos menores por ajustar

Estado de cuentas con movimientos por corporación

Análisis de cuenta con tope de crédito registrado

Documentos vencidos

Análisis de saldos por vencer

Lista y balance del mes aplicado

Detalle de documentos pendientes de cobro

Análisis del vencimiento

Intereses por mora

Proyección de cobros diarios, semanales, quincenales, mensuales, etc.

Documentos vencidos (en días)

Resumen del movimiento pendiente de cobro

Registro de cargos, abonos, etc.

DEFINICIÓN DE ARCHIVOS Y USUARIOS

Cuando se necesita configurar el programa para ingresar desde el inicio de

operaciones a un archivo determinado y además enlazado con un almacén, se

acude a este módulo. Se indica el nombre del usuario y la posibilidad o privilegio

que se otorga para ingresar a un almacén y hacer consultas, ingresos o

movimientos.

ATRIBUTOS DEL SISTEMA

Trabaja sobre la base de pedidos

Inventa automáticamente facturas, boletas, guías de salida por ventas

Consulta por pantalla de cuentas corrientes de clientes

Contempla las transacciones, operaciones de venta y amortizaciones

24

Ingreso de cobranzas

Facturación en otras monedas

Calcula comisiones de vendedores

Criterios de crédito y bloqueo a clientes

PRINCIPALES RESULTADOS

Impresión de documentos y comprobantes de pago

Registro de ventas

Diario de ventas

Registro de letras

Registro de cobranzas.

25

PUNTO DE VENTA

Está constituido por el siguiente módulo:

VENTAS DE MOSTRADOR

Este es un módulo de ventas -facturación o Boleta- desde un mostrador, vale

decir, el documento a fundar se aprecia en pantalla y luego se imprime

rápidamente para eficiencia del vendedor. Su emisión es instantánea. Saca los

bienes directamente del almacén; en este caso es ampliamente utilizada la

funcionalidad de lectura de código de barras.

Caja Bancos recibe la provisión o compromiso de cobranza y sigue el

procedimiento establecido de movimiento en Tesorería o Caja Bancos.

26

PRODUCCION -VENTA DE SERVICIOS-

El Subsistema de Producción -venta de Servicios- está constituido por los

siguientes módulos:

FACTURACION DE SERVICIOS

Cuando se trata de facturar un servicio que ha sido registrado con código y precio

en la ficha de productos, se ingresa a este módulo. El monto de la factura o

boleta pasa al registro de ventas y a cuentas por cobrar. Asimismo, el cliente ha

sido registrado en la base de clientes. El procedimiento comercial -tipo de venta,

tipo de facturación, modalidad de crédito, etc.- es el mismo que en la facturación

de bienes.

ORDENES DE TRABAJO -PLAN DE PRODUCCIÓN-

Se registra la orden de trabajo con un código único y para un operador

designado. Se detallan las tareas por el servicio a facturar, indicando: horas de

trabajo, insumos, repuestos a usar, horas-hombre, horas-máquina, etc.

El sistema emite un presupuesto por cada orden de trabajo.

MOVIMIENTOS DE GUIAS PARA PRODUCCION -ORDENES DE TRABAJO-

Cada vez que se consume un bien almacenado para una orden de trabajo, se

recurre a este módulo. Permite registrar e imprimir la guía de entrada de ítem por

devolución o guía de salida por consumo. Estos elementos se suman a los costos

de cada orden de trabajo que ha sido previamente presupuestado en el módulo

de órdenes de trabajo. Luego habrá guías que muestran el consumo de insumos,

repuestos, materiales para una orden codificada.

CONTROLES DE PRODUCCION -ORDENES DE TRABAJO-

El seguimiento y control de trabajos que se deben realizar en cada orden de

trabajo se ejecuta en este módulo. Se ingresa a modo de registro un control

numerado con fecha y hora, mencionando el trabajo que se realiza y se va

agregando al archivo de cada orden de trabajo.

OPERADORES DE ORDENES DE TRABAJO –SUPERVISORES-

En este módulo se inscriben los operadores o encargados de ejecutar, controlar,

dirigir y formular las órdenes de trabajo, en representación de la empresa usuaria

del sistema. No todo usuario puede registrar órdenes de trabajo.

27

FACTURACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO

Anotadas las labores en la orden de trabajo respectiva, a la que se han sumado

los controles y los movimientos de ítem, se accede a este módulo para registrar

e imprimir la respectiva factura o boleta al cliente.

Una vez registrado el comprobante de pago, éste va al sistema cuentas por

cobrar y luego al sistema caja bancos para registrar la operación de cobranza.

Este registro se adiciona al Registro de Ventas de la empresa.

Los procedimientos de ventas y tipo de facturación tienen las mismas

características que las de facturación de ítem o de servicios.

28

CUENTAS POR COBRAR

Este subsistema está constituido por los siguientes módulos:

NOTAS DE DÉBITO

Este módulo registra los cargos que afectan a los clientes por diversos conceptos;

está conectado al módulo de cuentas corrientes para registrar el documento a

cobrar. Este documento es considerado por el sistema como un comprobante de

pago más.

Tiene las mismas funciones que la elaboración de una factura

NOTAS DE CRÉDITO

Las notas de crédito también se registran. La Nota de Crédito actualiza la cuenta

corriente de los clientes y su base de datos. Sus funciones son similares a las que

tienen las notas de débito.

Se pueden usar como medios de pago de una segunda transacción; esto está

contemplado por el sistema.

LETRAS POR COBRAR

Las letras concebidas por la venta al crédito de bienes o servicios las crea el

módulo de ventas, pero como deben estar aceptadas por el cliente y por el

sistema para luego ser recibidas por el usuario, se ubican en este módulo. Aquí

les da aceptación y existencia en el registro de letras.

Luego, estas letras registradas, se pueden amortizar, cancelar, descontar, cobrar,

etc. Este módulo está ligado a la cuenta corriente del cliente para tener un control

exacto de sus obligaciones.

CUENTA CORRIENTE

Este módulo concentra todos los documentos a cobrar, cobrados o cobrados

parcialmente que están siendo registrados en diferentes puntos del sistema. Es

una potente herramienta de gestión que permite ver en tiempo real, la situación

crediticia de un cliente con su relación de montos, fechas y valores de todos los

documentos pendientes de pago, cancelados y acumulados. Ayuda eficazmente

en la gestión de cobranzas y otorgamiento de créditos.

Permite una consulta detallada con información básica del cliente como: saldo del

mes anterior, saldo actual disponible. Efectúa un análisis de vencimiento de los

montos de los documentos y permite ver cada uno de éstos. Permite proyectar

los documentos con saldo -al tipo de cambio-, para saldo en soles a dólares.

29

DOCUMENTOS EN CUSTODIA

Muchos valores que posee la empresa o documentos por cobrar, son entregados a

intermediarios financieros para su conversión en efectivo o para realizar la

cobranza

Este módulo controla la relación de documentos que salen de Caja Bancos para

ingresar a otro archivo donde se descontarán, se harán efectivas las cobranzas,

garantías, etc.

30

ACTIVOS FIJOS Ó CONTROL PATRIMONIAL

Este subsistema cumple la función de control Patrimonial de la empresa, para

ello registra los activos fijos en una base de datos que interactúa después con

Contabilidad.

Está constituido por los siguientes módulos:

TABLA ÁREAS OPERATIVAS

En este módulo se inscriben o registran las diferentes áreas operativas:

departamentos, oficinas, secciones, etc. de la empresa para asignar físicamente

los activos. Se puede obtener un reporte de los activos asignados a cada área

operativa.

TABLAS DE CENTROS DE COSTO

Esta segunda forma de asignación es para la contabilidad de costos. Es

importante indicar la valorización y depreciación de los activos para obtener los

costos por cada centro de costo, centro de producción, centro de responsabilidad

o centro de utilidad.

TABLA PORCENTAJES DE INFLACIÓN

Esta tabla registra los porcentajes para los procesos de cálculo de depreciación y

revalorización de los activos. Los activos previamente han sido registrados en la

base de datos de activos y los activos nuevos registrados en altas. Se pueden

agrupar en familias o grupos, por cuentas, etc. y el porcentaje asignado funciona

para todo el grupo o para un solo activo.

BASE ACTIVOS

Aquí se inscriben todos los activos de la empresa indicando sus características;

además se indica: valor de compra, estado actual, ubicación, costo original,

depreciación acumulada, reevaluación y valor actual en libros. Sus funciones

permiten: agregar registros, modificar, anular, obtener reportes por área

operativa, por centro de costos, por estado actual, por ubicación, etc.

PROCESOS DE ALTAS

Realiza la inscripción y registro de activos nuevos, compras recientes de activos,

producción de activos nuevos, etc. En este módulo se indica además de sus

31

características: marca, modelo, año de fabricación, número de serie, proveedor,

número de factura, etc. para agregar a su costo original.

PROCESOS DE BAJAS

Borra de la base de activos los que tienen valor cero, ya sea por siniestro, venta,

obsolescencia, etc. Este borrado no significa que lo saca de la base, sino que lo

deja como dado de baja. Es decir, coloca un status al registro para que en el

futuro el sistema no lo utilice en sus cálculos de depreciación y / o reevaluación.

PROCESOS DE TRANSFERENCIAS

Cambia en el registro la ubicación de un activo cuando se traslada de un área

operativa a otra o, de un centro de costo a otro. Esta operación se da dentro de

la misma empresa.

CAMBIO DE ESTADO

Este módulo permite el cambio de estado de algún activo, tal como: estado

operativo a malogrado, estado siniestrado a reemplazado, estado malogrado a

operativo, por reparar a reparado, etc.

CALCULO DE AJUSTE Y DEPRECIACION

Este módulo ejecuta el cálculo de depreciación y / o reevaluación de los activos,

agrupados en familias o no, de acuerdo a las tasas indicadas en el módulo tabla

de porcentajes y dentro de un período determinado de tiempo. Culminado el

cálculo reemplaza la base antigua de Activos por la nueva y crea una nuava base

de altas con contenido limpio.

Una de las fortalezas de OCTOPUS VISUAL es que proporciona reportes

dinámicos con datos precisados por las áreas de control Patrimonial o

Planificación, Contabilidad o Finanzas para establecer su valor en libros de activos

de la empresa

El departamento de mantenimiento de Activos también se beneficia con los

reportes que entrega este subsistema.

32

PLANILLAS

El subsistema de Planillas es un sistema altamente personalizado que efectúa los

cálculos de cualquier tipo de planilla -empleados, obreros, funcionarios, quinta

categoría, CTS, liquidaciones, vacaciones, deducciones, etc.- bajo cualquier

régimen laboral. Está desarrollado para trabajar con el PDT 601 Plame y T-

Registro

Puede llevar múltiples planillas y facilita la operatividad del pago de salarios,

remuneraciones y otros, siendo de gran ayuda para la administración de personal.

Está enlazado al subsistema de contabilidad y emite la respectiva boleta de pago.

El pago se puede efectuar con cualquier medio de pago: depósitos en cuenta

corriente, cheques, efectivo, etc.

Lleva un registro de todo el personal, tanto de asistencia, evaluaciones,

adelantos, préstamos, etc. y maneja la cuenta corriente del trabajador.

El eje principal de este subsistema es el manejo de conceptos.

Consta de los siguientes módulos:

TABLAS

Todo el fundamento se circunscribe a la creación de tablas, tales como las de

establecimientos, tipos de documentos, Nacionalidades, Vías, Ubigeo, Zonas,

Tipos de Trabajos, Niveles Educativos, Ocupaciones, Regímenes, Tipos de

Contratos, Tipos de períodos remunerativos, Modos de Pagos, Tipos de Cese,

Tipos de Familiares, Tablas de EPS´s, tablas de modalidades formativas, derecho

habientes, bancos, AFP´s, Cnstantes Generales, Cargos y Escalafón, Tipos de

Procesos, Áreas de trabajos, Tipos de Comprobantes, tablas de situación y tablas

de suspensiones.

33

Una vez registrados los datos que se necesiten se procederá a crear el registro de

empresas y el registro de trabajadores.

REGISTRO DE EMPRESAS

Esta tabla de empresas permite crear la base de datos anual de cada empresa

que es parte de una corporación usuaria de este sistema. Para cada empresa

creada maneja su propia planilla

Tiene funciones de creación de empresas, con su propio subdirectorio de trabajo,

código único de empresa, número de registro patronal, nombre del usuario que

hace planillas, etc.

TABLA DE SUCURSALES

Excelente módulo para la descentralización de empresas. En este módulo se

registran las sucursales que constituyen la empresa creada. Se usa cuando los

procesos de tareas o movimientos variables a registrar proceden de diversos

lugares o de diversas áreas donde opera la empresa.

TABLA TIPO DE PROCESO

Un proceso de cálculo tal como: planilla semanal de obrero, planilla de

vacaciones, planilla de liquidaciones, gratificaciones, etc., debe anotarse en esta

tabla, que abre un subdirectorio para el tratamiento personalizado de esa planilla.

Luego, en ese subdirectorio con sus respectivos archivos creados por el sistema,

se introducen las fórmulas de conceptos de pago o descuento. Cualquier proceso

presente o futuro -presupuesto de pagos de planilla- se debe registrar en esta

base.

TABLA DE FORMULAS

Este módulo se utiliza para catalogar a un trabajador dentro de un determinado

grupo cuyas características de pago son similares -de acuerdo a los conceptos

que se rigen-

Aquí se ingresan los conceptos generales y específicos que distinguen a cada

trabajador, ya sea en la forma de pago o en las funciones que realiza. Ejemplo:

vendedores, empleados, obreros, funcionarios, personal de servicio, etc.

Cada concepto posee un código, su descripción, tipo de concepto -ingreso para

trabajador, egreso, retención, etc.- cuenta contable a afectar, status de

afectación de impuestos, status de afectación de leyes y reglamentos, campos de

lectura de datos, campos de escritura y campos de resultados.

Además se incluyen campos para registrar las fórmulas de pago y retención, así

como su relación con otros conceptos, ejemplo: relación de un descuento ley con

el monto bruto de su salario o una aportación del empleador con el monto bruto

del sueldo de un empleado.

Este módulo genera automáticamente un proceso que lee los movimientos

variables y otro que calcula la planilla en sus módulos correspondientes.

34

REGISTRO DE TRABAJADORES

En este módulo se ingresan todos los datos del personal, sea cual fuere su

condición, función o nivel. Considera la ficha personal del trabajador con 250

campos que se usan para consignar toda la información que forma parte de su

historial.

Este módulo mantiene la hoja de vida o currículum Vite de todos los empleados

de la empresa; según convenga, se definirá la información que deberá contener.

Así se evitará tener información sin uso por la gerencia de Recursos Humanos.

Se pueden definir varios tipos ó clases de información y grupos. Por ejemplo: tipo

de educación, grupo, universitaria, secundaria, bachiller, primaria, etc.

MOVIMIENTOS VARIABLES

Llamados también registros de tareas. Este módulo anota las variaciones de labor

que tiene un trabajador respecto a un estándar. Por ejemplo: número de días

trabajados en el período de la planilla, comisión, descuento por préstamo y

asignación por altura. Con estos datos el sistema calculará los montos y elaborará

su boleta de pago, su planilla y sus cálculos adicionales para bancos, AFP,

seguros

Este movimiento variable pertenece a una planilla con fecha inicial, fecha final y

un tipo de proceso determinado.

Hay tres variantes en el ingreso de los movimientos variables, por tipo de

movimiento, por tipo de trabajador y por tipo de movimiento / trabajador

Adicionalmente hay modalidades especiales de ingreso de movimientos variables

tales como carga de asistencia, registro de préstamos / adelantos y registro de

comisiones

PROCESO PLANILLA

Este módulo elabora la planilla para un grupo con iguales conceptos y por un

período determinado, culmina con la elaboración de boleta de pago, cheque de

pago y resumen de boletas

También calcula el proceso de vacaciones emitiendo el rol de todo el personal, por

grupos o por cada trabajador. Emite los pagos por vacaciones correspondientes a

cada período de trabajo. Actualiza la base de datos del personal.

ATRIBUTOS DEL SISTEMA

Información centralizada en una base de datos anual con información del

personal.

En esta base, se agregan los conceptos generales del trabajador o de su

grupo.

Los conceptos particulares y generales de cada trabajador están en una base

de datos específica y tienen sus propias fórmulas que son desarrolladas por el

encargado de planillas usando el LEO.

35

Tiene base de datos para el ingreso de movimientos variables por cada

período o bolsa.

Calcula planillas por tipo de proceso -obreros, empleados, funcionarios,

vacaciones, reservas, etc.-

La información anual o acumulada de períodos se realiza procesando las

bolsas -CTS, Quinta categoría-; de estas bolsas salen los reportes -boletas,

planilla, bancos, AFP, etc.-

Puede trabajar con código de barras.

PRINCIPALES REPORTES

Registro de pagos de Planilla

Boleta de pago, Boleta resumen

Libro de remuneraciones, Planillas para AFP, ESSALUD, etc.

RTPS

PDT

Asientos Contables

Plame

T-Registro

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CONTABILIDAD

Este subsistema contabiliza los movimientos y operaciones contables en un

período determinado. Por estar integrado a los demás, interactúa con cualquiera

de ellos recibiendo información, generando la documentación correspondiente y

las consultas / reportes que requiera el usuario.

Tiene los siguientes módulos:

MAESTRO CONTABLE

Este módulo permite crear múltiples contabilidades, borrarlas, o anularlas. Aquí

se preparan los parámetros que regirán en las cuentas como: niveles, número de

dígitos, año contable, directorio de archivos, etc. En este módulo se selecciona la

empresa donde se va a trabajar.

Una de las principales características del sistema es ser personalizado, para que

el usuario defina la forma de codificar las entidades y pueda especificar las

cuentas en forma dinámica. Entre cada ítem que puede ser personalizado está:

1. Tipo de cuenta: Se pueden definir con una codificación indicada por el usuario,

especificando si es activo /pasivo / capital / resultados / cuenta de orden /

naturaleza / función. Maneja hasta 8 niveles de cuentas, y hasta 16 dígitos

por cuenta.

2. Códigos de subdiarios: Se pueden categorizar los asientos por tipo, para

generar reportes de asientos por clase o para ordenamiento de documentos

de archivo.

3. Mes de Cierre: Se define en forma dinámica el mes para cierre de período, el

cual puede variar en cada compañía. También cierra operaciones mensuales

en los otros subsistemas conectados.

37

4. Cuentas utilizadas en auxiliares: En cada contabilidad se definen algunas

cuentas que serán utilizadas en los auxiliares para que los asientos de

movimientos se generen en forma automática.

Por ejemplo las cuentas de pérdidas / ganancias por diferencial de cambio.

MANEJO DE GLOSAS

Es una base de datos que almacena registros con descripciones de las

transacciones contables que serán utilizadas en forma repetitiva, disminuyendo el

tiempo de digitación. Tiene funciones estándar.

SUBDIARIOS

Este módulo divide el diario general en partes para mayor organización de los

sistemas contables, pudiendo separar el diario en apertura, compras, ventas,

caja-bancos, planillas, cierre, etc. Tiene funciones estándar y se pueden

configurar más subdiarios.

GRUPOS DE COMPROBANTES

En este módulo se definen las áreas de proceso. Se clasifica un determinado

número de comprobantes, numerados de acuerdo a la organización de subdiarios

y por mes de trabajo, para ordenar y generar archivos de data. Esta codificación

es importante para grupos de trabajo en RED o Multiusuarios.

PLAN DE CUENTAS

Permite ingresar las cuentas del plan de cuentas de la empresa o empresas

registradas en el Maestro Contable, configurándolas automáticamente de acuerdo

a su nivel, cuenta mayor, número de descendientes y discriminando su posible

afectación contable. Además, dispone una lista de cuatro posibles enlaces o

amarres automáticos para ahorrar tiempo en la digitación de asientos.

El sistema incluye consultas básicas de saldos por cuenta y grupo de cuentas,

consultas más elaboradas desglosando el plan contable de una compañía por

niveles, viendo el saldo de cada mes o año -elegir la contabilidad- para cada

cuenta, en las respectivas monedas, a un tipo de cambio histórico o actualizado,

indicando los asientos que la afectaron -con su número correlativo, monto, fecha,

etc.-

El plan contable viene por defecto con ocho niveles y hasta 16 dígitos. Cada

compañía puede utilizar dos niveles, tres niveles, etc. según sus requerimientos.

Además el sistema identifica cada cuenta con un tipo de cuenta definida por el

usuario.

CUENTAS RELACION

En este módulo se ingresan las cuentas anexas, analíticas, asociadas o conexas al

plan de cuentas, para no distraer al sistema con cuentas automatizadas. En esta

base se controlan saldos y movimientos de cuentas de proveedores, clientes,

bancos, personal y cualquier otra cuenta de orden llevada como cuenta corriente.

Tiene las mismas funciones que el plan de cuentas.

CENTROS DE COSTO

Este módulo permite crear centros de costo y enlazarlos a las cuentas del plan de

cuentas clase 9. Controla movimientos y saldos en los centros de costo vía

38

anotación y registro contable en los comprobantes; además de la afectación

normal en las cuentas relacionadas al plan de cuentas. Tiene funciones estándar.

Define los centros de costo y relaciona cada nivel dentro de su estructura para

generar automáticamente sus asientos a las cuentas de costos de la contabilidad.

El sistema incluye consultas básicas de saldos totales, movimientos, saldos

detallados, saldos de centros de costo por centros de gasto y de centros de

gastos por centro de costo.

PRESUPUESTOS

Lleva un presupuesto basado en la codificación del plan de cuentas como

partidas. Luego estas partidas se programan con diferentes saldos por mes y en

los comprobantes se afectan igual que en las cuentas del plan de cuentas,

cuentas relacionadas, o centros de costo. Permiten un estado de presupuestos

comparando lo proyectado versus lo ejecutado.

Tiene funciones de: definición de partidas, de programación y recálculo adicional

a las funciones estándar. Estas funciones deberán usarse antes de ingresar los

comprobantes contables.

INDICES DE AJUSTE A LA INFLACION

Esta base de datos almacena los índices para ajustar los saldos por inflación

mensual y por cuenta o grupos de cuentas. Brinda un reporte de los montos a

afectar a las cuentas REI para luego obtener los estados financieros ajustados.

Tiene funciones estándar.

Define mensualmente los índices a utilizar en los cálculos de ajuste de inflación,

en los auxiliares respectivos -activos fijos, inventario, etc.- o en las cuentas del

plan de cuentas por familias, grupos o singularmente.

COMPROBANTES

Llamado también ingreso manual de comprobantes.

Este es el módulo principal del subsistema de Contabilidad porque se usa en el

trabajo diario. Mediante la digitación de comprobantes se afectan las cuentas del

plan de cuentas, cuentas relacionadas, centros de costo, partidas presupuestadas

y se crea la base para la generación de subdiarios, grupos de comprobantes con

fechas, montos, códigos de documentos y glosas. Para casos especiales el

sistema permite la digitación de asientos para meses ya cerrados. Esto implica

que el sistema recalculará los saldos a partir del mes de origen del asiento y

modificará los históricos respectivos.

Para usar este módulo se requiere derechos de acceso, pues la reconstrucción de

saldos es un proceso que no todos los usuarios pueden ejecutar. El sistema

permite llevar la contabilidad tanto del mes de proceso como de cualquier mes

hacia adelante. Los asientos digitados para meses posteriores se procesarán al

llegar la contabilidad al mes respectivo y su fin principal es adelantar la digitación

de movimientos.

PROCESOS CONTABLES

Llamados también procesamiento del libro mayor, son procesos automáticos

donde el sistema llena las bases de datos del plan de cuentas, cuentas

relacionadas, centros de costo, partidas presupuestadas, con los datos

registrados en los comprobantes.

39

Permite ejecutar un proceso de reversión que vuelve a la posición original -ya

aplicado en el mes de proceso- para poder corregirlo y luego volver a procesar el

libro mayor. De esta manera se obtendrán los libros y estados financieros que el

sistema proporciona.

El sistema genera información y datos en forma automática. Tiene procesos como

cálculo de utilidad que genera la pérdida o ganancia de cada mes y al final del

período la transfiere a la cuenta de utilidades no distribuidas.

REPORTES CONTABLES

Ejecutado el procesamiento del libro mayor, se puede obtener los estados

financieros del mes o acumulados, así como los libros auxiliares, análisis de

cuentas, etc. Este módulo posee reportes programados que son susceptibles de

personalización. Cumple con normas NIC y NIIF.

Entre los reportes más importantes tenemos:

Balance general

Balance de comprobación

Estado de ganancias y pérdidas por naturaleza

Estado de ganancias y pérdidas por función

Mayor auxiliar

Libro diario

Hoja de trabajo.

El generador de reportes está incluido en el ambiente OCTOPUS VISUAL para

facilitar al usuario la definición de sus propios reportes sólo indicando qué cuentas

desea generar y utilizar -pueden ser de varias compañías y el período a

considerar: año o mes- La emisión de reportes definidos puede ser utilizando una

variedad de columnas que incluyen: débitos del mes, créditos del mes, saldo

actual, saldo del mes anterior, presupuesto, diferencias porcentuales entre las

columnas, etc.

REPORTES CONTABLES DE CUENTAS RELACION

Este módulo entrega reportes del estado de cuentas relacionadas a manera de

análisis de cuentas o reportes similares.

Entre los principales reportes tenemos:

Documentos pendientes.

Movimiento de saldos y acumulación

Diario de cuentas relacionadas.

REPORTES DE PRESUPUESTOS

Este módulo entrega los resultados de afectaciones a las partidas presupuestadas

para analizarlas. Entre los reportes tenemos:

Diario de presupuestos

Estado de partidas presupuestadas.

REPORTES DE REGISTROS CONTABLES

Este módulo nos entrega los siguientes reportes:

Registro de compras

Registro de ventas

Registro de pagos de planilla

Registro de caja bancos.

Estos reportes son también emitidos por sus respectivos subsistemas.

40

PRE ASIENTOS O REPORTES PREVIOS DE ASIENTOS CONTABLES

Son reportes que se obtienen desde cualquiera de los subsistemas que están en

operación. En ellos, el contador puede elaborar la forma cómo se realizarán los

asientos automáticos antes que se generen, pudiendo revertir las afectaciones o

anular las operaciones de cargo y abono que no desee.

ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS

Analizado el reporte previo de asientos contables -sea por compras, ventas,

cobros, pagos, débitos, cargos, diferencia de cambio, etc.- se procede a generar

automáticamente los asientos contables en esta opción. Los asientos generales se

pueden observar y modificar mensualmente en la opción 13.

DEFINICION DE ARCHIVOS Y USUARIOS

Al registrar varias contabilidades es necesario indicar al sistema para ingresar

desde el inicio a determinadas contabilidades por usuario.

El sistema incluye opciones que garantizan el control de procesos especiales que

no deben ser accesibles a todos los usuarios. Uno de estos procesos es la

autorización de asientos para el procesamiento del libro mayor de meses ya

cerrados, etc.

ATRIBUTOS DEL SISTEMA

Plan de cuentas de 16 dígitos definibles por el usuario

Manejo de hasta 8 niveles de análisis

Naturaleza de cuenta definible por el usuario

Manejo de 14 meses en línea (0 = apertura, 1-12 = meses, 13 = cierre)

Ingreso de comprobantes en línea y / o lote

Consolidación bancaria

Generación automática de comprobantes de los otros subsistemas que

componen OCTOPUS VISUAL

Saldos de cuentas en cualquier número de años

Generación de asientos de apertura y cierre de acuerdo a criterios del usuario

Emisión de comprobantes contables

Generación de informes financieros definibles por el usuario

Control de varios tipos de cuentas corrientes: clientes, proveedores, personal,

bancos, mercaderías, activos, etc.

Consulta de cuentas por pantalla, con saldos mensuales, acumulados y

movimientos del mes

Consulta de vencimientos

Consulta de cuentas corrientes por pantalla con detalles de transacciones y

documentos involucrados

Contempla flujos de ingresos, egresos y emite consultas por vencimiento de

las transacciones.

Captura la información desde ventanas de ayuda para tipos de documentos,

códigos de cuentas y códigos de cuenta corriente.

PRINCIPALES REPORTES

Subdiarios

Libro diario

Libro mayor

Análisis de cuentas

Cuentas canceladas y pendientes

Balance de comprobación

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Gastos por conceptos

Gastos por centros de costos

Balance de comprobación anual

Balance general

Estado de ganancias y pérdidas por función y naturaleza

Comprobantes de pago y giro de cheques

Saldos de bancos

Depósitos por banco

Giros por banco

Giros por proveedor

Liquidación de cobradores

Cuadre de caja por tipo de operación

Estados de cuenta bancaria.

Como todo sistema de tipo ERP, el sistema Octopus en su subsistema de

Contabilidad entrega información relativa a los centros de costo y unidades

operativas.

Así como existe el módulo de procesos contables, también el sistema tiene un

módulo de procesos de Costos que se encarga de elaborar matrices de gastos que

se destinan a unidades operativas de la empresa previamente configuradas en el

subsistema de Finanzas y a centros de gasto.

Esta información tiene la más absoluta importancia pues permite que los analistas

tengan la información de los costos en los que se incurre por cada centro de

responsabilidad, área, sección de la organización y por lo tanto se puede

planificar la asignación de recursos, tamaño de oficinas en términos económico –

financieros, y capacidad de manejo de proyectos.

FINANZAS

Está constituido por los siguientes módulos:

TIPO DE CAMBIO

Este módulo es una base de datos que admite hasta ocho tipos de cambio por

día.

42

Está conectado a los demás subsistemas para poder explotarla, ya sea para

compras, inventarios, ventas, cobranzas, etc. Define ocho tipos de cambio y para

cada uno lleva un registro detallado de su variación.

El proceso de cálculo de diferencial cambiario utiliza este registro para efectuar

los procesos.

TASAS DE INTERES

Este módulo es también una base de datos que el usuario puede explotar para

determinados trabajos o estudio económico financieros. Tiene las mismas

funciones que el módulo anterior.

TASAS DE INFLACION

Este módulo también es una base de datos y puede usarse en estudios de

tendencias, estadísticas, índices de inflación, devaluación, etc. Tiene las mismas

funciones que los módulos anteriores.

FLUJO DE CAJA

Este módulo reporta el flujo de caja y bancos tomando en cuenta los pagos y

cobros por realizar, así como los movimientos en las cuentas. Además presenta

los saldos iniciales y finales. Los datos vienen desde los subsistemas de ventas y

compras.

MACRO CENTROS DE GASTOS

Para inscribir y distribuir dentro la empresa los grandes centros acumuladores de

gastos y costos, con el fin de llevar en forma paralela a la contabilidad el análisis

de los gastos por centro de gastos

MACROUNIDADES OPERATIVAS

Para inscribir y distribuir dentro de la empresa los grandes centros de producción

o de operaciones, de tal manera que se pueda verificar resultados de gestión

CENTROS DE GASTOS

Los macro centros de gastos se atomizan más para poder distinguir claramente

durante el análisis de los centros neurálgicos de la empresa, en el gasto y costo

incurridos en períodos.

UNIDADES OPERATIVAS

Las Macro unidades operativas se atomizan más para poder distinguir claramente

durante el análisis de los centros neurálgicos en la producción y eficiencia

productivas en períodos.

43

CAJA Y BANCOS Ó TESORERÍA

Este subsistema está constituido por los siguientes módulos:

MAESTRO CAJA / BANCOS

Se maneja desde tres subsistemas: Compras, Ventas y Contabilidad. En este

módulo se crean las cuentas de caja y bancos que opera el usuario, pudiendo

efectuar cargos y abonos a las cuentas, proporcionando al final, un reporte de

liquidación de caja y bancos diaria y un reporte con los movimientos y saldos por

cuenta para ejecutar un pre-asiento contable y luego asentar automáticamente

en forma de asientos contables en el sistema de Contabilidad.

Además desde el sistema de ventas puede registrarse automáticamente los

abonos por cobros y desde compras los cargos por pagos y amortizaciones.

MOVIMIENTOS CAJA / BANCOS

Este módulo crea y registra movimientos para emitir voucher de caja.

Permite crear cuentas de Caja y de Bancos para que las compras o gastos y los

cobros por ventas tengan un origen o un destino de fondos: caja y bancos. En

este módulo tenemos funciones estándar y entre los reportes figuran los saldos y

los movimientos.

TABLA SUBTIPO DE MOVIMIENTOS

Este módulo permite registrar e inscribir diferentes tipos de movimientos de

afectación de cuentas contables, específicamente los de las cuentas de la clase 60

y la clase 38. Cuando se hace una operación de pago o de cobranza, se hace

referencia a un tipo de movimiento que después afectará a una cuenta de la clase

indicada.

CONCILIACIÓN DE BANCOS

Permite ver en tiempo real la situación y la posición de saldos de cada cuenta de

caja o de banco. Se muestra en todo momento la relación de cheques cobrados y

ayuda a disgregar cada transacción determinando la fecha y monto erogado por

cada documento.

44

EL AMBIENTE OCTOPUS VISUAL

OCTOPUS COMO HERRAMIENTA DE PROGRAMACION

Además de los subsistemas descritos, OCTOPUS VISUAL es una poderosa

HERRAMIENTA DE PROGRAMACION y una PLATAFORMA que puede albergar

cualquier aplicación requerida por empresas de diferentes rubros -teóricamente

puede albergar más de 262,000 programas diferentes-

Los subsistemas de OCTOPUS VISUAL han sido programados usando el lenguaje

LEO VISUAL como plataforma de trabajo. El LEO -Lenguaje Estructurado

Octopus- tiene herramientas que lo convierten en lenguaje de CUARTA

GENERACION -4GL-

Al igual que los 4GL más conocidos, LEO VISUAL permite dar mantenimiento y

programación de sistemas en forma sencilla y rápida, disminuyendo costos de

programación y ahorrando tiempo. Además, la aplicación desarrollada se auto

documenta por las características que presenta OCTOPUS.

Para desarrollar una aplicación en LEO VISUAL se definen en el subsistema

Herramientas, los ELEMENTOS O MANEJADORES que son invocados por la

aplicación llamando a la función respectiva.

Entre los elementos de OCTOPUS VISUAL como plataforma de desarrollo se

tienen:

45

MANEJO DE USUARIOS

Se usa para determinar quiénes tendrán acceso a las aplicaciones.

Este módulo define:

Listar Usuarios: Es decir, los que pueden ingresar a OCTOPUS visual. Se

presenta en forma de tabla y muestra la jerarquía y relación con otros

usuarios. El sistema configura automáticamente el menú de acceso de cada

usuario.

Ver accesos: En esta función se ve una lista de aplicaciones a las que puede

ingresar cada usuario.

Modificar accesos: Se usa para ingresar los privilegios de cada usuario,

permitiendo a un usuario determinado ingresar a una o varias aplicaciones, a

sus módulos y funciones.

Copiar Accesos: Se usa para dar acceso a usuarios que tendrán los mismos

privilegios, se puede copiar un acceso para otro usuario similar.

Cambiar Claves: Cada usuario tiene una clave de ingreso que puede ser

modificada. Esta clave es su llave de ingreso al sistema. OCTOPUS VISUAL

mantiene un LOG de seguridad de cada usuario.

Crear Usuarios: Antes de dar privilegios de acceso a los usuarios, deben

registrarse previamente en el sistema. Un usuario registrado puede ingresar

solo hasta el menú principal de OCTOPUS VISUAL; solo si le dan acceso en

MODIFICAR ACCESOS, podrá acceder a los módulos, funciones o

aplicaciones designadas para su uso.

Eliminar Usuarios: Se usa cuando un usuario no volverá a ingresar al sistema.

En adelante no podrá acceder ni al menú principal de OCTOPUS VISUAL; sin

46

embargo, queda registrada su actuación dentro de los documentos que

generó o los datos que capturó.

Integridad de las claves: OCTOPUS VISUAL detecta si han tratado de violar

archivos de seguridad. Si sucede, OCTOPUS VISUAL se cierra

automáticamente y deja de funcionar.

MANEJO DE ESTRUCTURAS

Para generar archivos simples –tablas- o compuestos –relacionales- primero se

crean los campos -estructuras o formas de almacenamiento de datos-

Este manejador consta de:

Visualiza Estructura: Proporciona la lista de estructuras que tiene OCTOPUS

VISUAL. Cada estructura tiene un código, descripción, tamaño y archivo para

el que está desarrollado.

Copiar Definición: Se usa cuando la estructura de una nueva aplicación es

semejante a otra que ya existe. En este caso copia la estructura anterior con

un nuevo código y pide cambio de nombre o agregar más datos para

personalizar la nueva estructura. La estructura original sigue funcionando sin

alteración.

Renombrar Estructura: Es útil para cambiar el código a una estructura.

Remover estructura: Se usa para eliminar una estructura.

Modificar estructura: Cuando se modifica una estructura cambia su tamaño -

medida en BYTES- posiblemente la cantidad de campos y su categoría, por

eso se recurre a este módulo.

Crear Estructura: Para crear nuevas estructuras se ingresa a esta función.

Cada estructura, además de nombre, mnemónico, tiene una lista de campos

hasta con 24 categorías distintas: desde enteros cortos, largos, alfanuméricos,

fechas, dinero, horas, sonidos, imágenes, barras, etc.

Cada estructura puede manejar hasta 16 objetos.

47

Como es relacional, hay campos que se relacionan internamente y

externamente con otros; también hay llaves de búsqueda y campos

detonadores para una validación o algún cálculo.

Exporta Estructura: Esta herramienta es muy útil para exportar procesos de

un OCTOPUS a otro, instalado en lugar distinto. En las aplicaciones

desarrolladas en laboratorio, para llevarlas a otra instalación se accede a esta

función para migrar la estructura. Esto también es válido cuando se pasa de

OCTOBASE a otra base de datos.

Importa estructura: Cuando se trae una estructura de laboratorio a la

instalación usuaria, se ingresa a esta función. Es el caso inverso de la

Exportación. Cuando se exporta o importa una estructura, van con ésta todos

los campos, objetos y categorías, clases, subclases, herencia.

Funciona también en el caso de importar bases de datos remotas.

Mantenimiento Archivo: El archivo de estructuras de OCTOPUS VISUAL

cuenta con esta función para ordenarlas mensualmente. También para nuevas

aplicaciones y más archivos con sus respectivas estructuras. Las estructuras

pueden pertenecer a un archivo real o virtual.

Reimporta Estructura: Cuando se importa una estructura, se necesita eliminar

la estructura del código instalado en OCTOPUS VISUAL. Esta función permite

reemplazar automáticamente, sin necesidad de eliminar.

Importación Masiva: Se usa para importar estructuras en juego de nódulos,

parte de una aplicación o aplicaciones para ahorrar tiempo de programación.

MANEJO DE ARCHIVOS

48

Estos archivos son usados en la base de datos. LEO VISUAL maneja la base de

datos a través de instrucciones simples.

Tiene las siguientes funciones:

Ver archivos: Lista los archivos que tiene OCTOBASE o cualquier base de

datos sobre la que trabajan las aplicaciones de OCTOPUS VISUAL.

Reparar archivos: Se usa cuando hay archivos obstruidos. Esta función

automáticamente borra el registro que lo obstruye.

Indexar + a -: Ordena los registros en forma descendente y elimina los

registros marcados como borrados.

Indexar - a +: Ordena los registros en forma ascendente y elimina los

registros marcados como borrados.

Copiar definición: Hace una copia de la estructura de un archivo para su uso.

Copiar contenido: Copia el contenido de un archivo a otro de similar

estructura.

Limpiar contenido: Borra todos los registros de un archivo y lo deja limpio

para nuevo uso.

Remover archivo: Borra todo un archivo, es decir, estructura y datos –

registros-

Renombrar archivo: Cambia el nombre o código de un archivo.

Modificar numeración: Se usa para modificar archivos de documentos

numerados, incrementando en forma secuencial los registros -ejemplo:

facturas, guías, órdenes, etc.-

49

Modificar accesos: Esta función cambia las llaves para ingresar a un registro.

Modificar índices: Cada archivo puede contener índices primarios, secundarios

o no tener índices. Esta función modifica estos índices.

Crear archivos: Sin necesidad de programar se pueden crear nuevos archivos;

en algunos casos, el tamaño del registro lo proporciona su estructura

previamente creada. Se pueden tener varias estructuras para un archivo, pero

no se pueden usar simultáneamente.

Renombrar directorios: Se usa para cambiar nombres de directorios donde

están los archivos.

Remover directorios: Esta función elimina los directorios -con sus archivos-

dentro de OCTOBASE o cualquier otra base ODBC.

Crear directorios: Dentro de OCTOBASE, para alojar archivos.

Manejo temporales: Hay archivos que sirven solo para un trabajo

determinado, después ya no serán usados hasta que el proceso ejecute la

misma acción. En este caso, esta función configura la creación, modificación y

eliminación de estos archivos.

Ejemplo: archivos para procesamiento del libro mayor, donde se crea un

archivo temporal para copiar los registros ordenados, elimina el original y a

éste se vuelve a renombrar como el original.

INTERPRETE LEO VISUAL

Sirve para probar nuevos sistemas o modificaciones dentro de OCTOPUS

VISUAL.

Es un manejador de gran utilidad sobre todo para empresas que adaptan el

OCTOPUS VISUAL a medida y realizan una serie de cambios. Tiene las

siguientes funciones:

Ejecuta procesos: Al ingresar a esta función OCTOPUS VISUAL ejecuta

cualquier rutina, programa, etc., que esté en el directorio de OCTOPUS. Sirve

para probar su funcionamiento.

Ejecuta SMF: Cada proceso puede ser catalogado como sistema, módulo o

función (SMF) Al dar el código de SMF el intérprete lo ejecuta para probar su

buen funcionamiento.

50

MANEJO DE PROCESOS

Aquí se crean las rutinas, programas, etc., de todas o parte de las aplicaciones.

Estas rutinas tienen diferentes funciones: pantallas, menús, reportes, grupos de

reportes, archivos, estructuras cálculos, funciones, etc. Estos elementos de

programación se reúnen en este manejador y son ordenados utilizando comandos

de LEO VISUAL.

Este manejador tiene las siguientes funciones:

Visualiza Procesos: Esta función reporta los procesos que tiene el sistema

OCTOPUS VISUAL -rutinas, subrutinas, programas, etc.-

Copia Procesos: Sirve para copiar un proceso para otro uso.

Renombra Procesos: Se usa para cambiar códigos de los procesos.

Modifica Procesos: Se usa para modificar los procesos copiados.

Remueve Procesos: Borra procesos, pero antes deben ser deshechos si

pertenecen a SMF.

Hace SMF a un Proceso: Para colgarlos en el mapa de aplicaciones.

Deshace SMF a un proceso: Para sacarlos del mapa de aplicaciones.

Exporta Procesos: Cuando se desea modificar un proceso utilizando cualquier

editor.

Importa Procesos: Cuando se desea introducir un proceso nuevo o modificado

utilizando un editor.

Mantenimiento del Archivo : Se usa para ordenar el archivo de procesos.

51

Hace SMF a un Sistema/Módulo: Da jerarquía de módulo o subsistema; es un

proceso en SMF.

Deshace SMF a un Sist/Módulo: Para borrar un subsistema se debe deshacer

previamente su jerarquía de subsistema o módulo.

Reimportar Proceso: Para reemplazar un proceso sin borrar su existencia real

del archivo. Se diferencia con la función importar proceso porque no remueve

previamente el proceso en el archivo.

Importación Masiva: Se usa cuando son varios procesos a importar de

OCTOPUS VISUAL o cuando se han editado varios procesos y se desea que

estén dentro del archivo.

MANEJO DE PANTALLAS

Este manejador de pantallas se usa en la elaboración de pantallas de captura,

ayuda, tablas, documentos, personalización, pantallas de menú en forma rápida y

sin tener que programar. Cada pantalla tiene un código que es necesario invocar

para su uso.

Consta de las siguientes funciones:

Visualiza Pantallas: Muestra la lista de pantallas en su respectivo archivo.

Copia Pantallas: Para copiar pantallas cuando se requiere modificarlas y darles

otro uso.

Renombra Pantallas: Para cambiar el código de la pantalla.

Modifica Pantallas: Para cambiar la forma y contenido de pantallas. Se puede

usar cualquier editor.

Remueve Pantallas: Antes de importar una pantalla se debe anular o borrar

con el mismo código.

Exporta Pantallas: Para llevar pantalla a un editor cualquiera.

Importa Pantallas: Se trae a la base desde un editor, antes se anuló la

existente con el mismo código.

52

Mantenimiento del Archivo: Para ordenar la base de pantallas.

Reimportar Pantallas: Se usa para traer pantallas de un editor o de otro

OCTOPUS VISUAL sin anular el código existente.

Importación masiva: Para traer a OCTOPUS VISUAL un grupo de pantallas.

MANEJO DE MENUS

Las pantallas son utilizadas como menús porque son en modo gráfico o visual y

se pueden usar con teclado o mouse.

Las pantallas se convierten en menús y se les da patrón de color, botones,

diálogos, etc.

Tiene las siguientes funciones:

Visualiza Menús: Muestra la lista de Menús que figuran en la base.

Copiar Menús: Se usa para duplicar un menú, pudiendo modificarse y

renombrarse para otro uso.

Renombrar Menús: Para darle otro código.

Modificar Menús: Para cambiar la función de un menú, agregar botones,

cuadro diálogo, ayudas, etc.

Remueve Menús: Para borrar un menú de la base.

Crear Menús: Para dar a una pantalla el status de menú y colgarlo de algún

proceso.

Mantenimiento de Archivo: Para ordenar la base de datos de menús.

53

MANEJO DE GRUPOS

Es la creación de grupos de reportes confeccionados en los reportes tipo 1.

Cada módulo tiene reportes con información de la base de datos de su respectivo

archivo.

Cada usuario puede tener su grupo de reportes. Ejemplo : en almacenes, el

almacenero tendrá su grupo de reportes que son diferentes a los del jefe de

almacén o del gerente de Logística.

Está constituido por las siguientes funciones:

Visualiza Grupos: Muestra los grupos de reportes registrados para cada

aplicación.

Copia Grupos: Para ser utilizados por otro usuario similar.

Renombra Grupos: Para cambiar el código.

Modifica Grupos: Se usan para diferenciar alguna parte, quitar o agregar otros

reportes al grupo.

Remueve Grupos: Para borrar o anular algún grupo del archivo de grupos.

Mantenimiento del Archivo: Para ordenar el archivo de grupos de reportes en

OCTOPUS VISUAL.

54

REPORTES TIPO 1

Aquí se fabrica los reportes y se cuelgan al archivo de reportes. Luego son

anexados a grupos de reportes.

Se elaboran con un editor: se confecciona la máscara o formato y se agrega

campos para presentar el reporte. Se indican otros parámetros como: reporte por

pantalla, por impresora, con utilitario, salida a un print spool, con quiebres, con

sumas totales o parciales, temporales o permanentes, con filtros dinámicos,

filtros fijos o intervalos -cantidad, fechas, etc.- En cada reporte se indica la

estructura y el archivo a usar.

Tiene las siguientes funciones:

Visualiza Reportes: Muestra los reportes del archivo de reportes

elaborados con este reporteador.

Copia Reportes: Para copiar de la plantilla elegida de reportes, luego se

modifica y se utiliza con otro código.

Renombrar Reportes: Para cambiar el código al reporte.

Modifica Reportes: Para cambiar opciones, presentación o campos.

Remueve Reportes: Para borrar del archivo de reportes.

Exporta reportes: Para copiar un reporte hacia afuera, un editor lo

recibirá.

Importa Reportes: Para traer a OCTOPUS VISUAL un reporte hecho con

un editor, previamente se borra el existente.

Mantenimiento del Archivo: Para ordenar la base de reportes del archivo

respectivo.

Reimportar Reportes: Para traer un reporte e incluirlo en la base, en

reemplazo de otro.

Importación Masiva: Para traer varios reportes de un editor usado para

confeccionarlos o para traerlos de otro OCTOPUS VISUAL.

55

IMPORTA/EXPORTA DATOS

Es muy potente porque articula la base a otros sistemas o a otras bases de datos.

La importación o exportación tiene un parámetro importante que da capacidades

de configuración a los datos, para ser utilizados o explotados en otras

aplicaciones o utilitarios. Estos datos deben apoyarse en una estructura

determinada de la base de datos propia o de cualquier otra.

Consta de las siguientes funciones:

Import ASCII columna fija: Para importar datos cada uno con su mismo

tamaño determinado y espacio en blanco de separación entre ellos

Import ASCII delimitado: Para toda la base de una estructura y un archivo

determinados, con un símbolo que separa cada campo.

Export ASCII columna fija: Para exportar la base con campos de su mismo

tamaño.

Export ASCII delimitada: Para toda la base de una estructura y un archivo

determinados, con un símbolo que separa cada campo.

56

MENSAJES DE AYUDA

Este módulo posee la facilidad de permitir incluir en cada proceso mensajes de

ayuda o helps en línea tanto para los campos como para los procedimientos.

Basta con presionar la tecla F7 y se activará la ayuda de campo, en cambio la

tecla F8 activará la ayuda de proceso. Para generar estas ayudas en los

programas se cuenta con las siguientes opciones:

57

MANEJO DE FUNCIONES

Importante para la fabricación de funciones: de cálculo, para personalizaciones,

fórmulas, modelos, etc.

Estas funciones son objetos con características de operación y funcionamiento

para programación orientada a objetos. Son invocadas después por el manejador

de procesos para colgarlos a rutinas.

Tiene las siguientes funciones:

Tiene las mismas funciones que el manejo de procesos.

58

EDITOR DE LA BASE

OCTOPUS VISUAL posee un potente editor tipo BROWSE que permite ver

cualquier archivo para ordenarlo, buscar registros, modificarlo, anularlo, etc.

Para acceder a un archivo es necesario conocer la estructura que lo soporta. Este

editor puede salvar archivos, reparar, modificar o agregar nuevos registros que

no son producto de operaciones de gestión.

Está constituido por las siguientes funciones:

Editar la Base: Permite la edición de un archivo para ejecutar las

operaciones que se requieran.

En esta edición se pueden ejecutar acciones como: búsquedas,

ordenamientos, inserciones de nuevos registros, eliminación de registros,

vaciado de papelera, etc.

Función de Teclas: Permite las funciones personalizadas de las teclas

Cerrar tabla: Cierra la tabla o archivo donde se trabajó.

59

El sistema OCTOPUS VISUAL tiene la capacidad de generar programas,

subsistemas y SISTEMAS COMPLETOS utilizando estas herramientas. Ejemplo:

Para captura de datos:

- Manejador de Pantallas

- Uso de OCTOBASE o cualquier otra base tipo ODBC u OLE DB

- Importador de datos

Para administrar rutinas:

- Manejador de Menús

Para generar procesos, probar y generar documentos y automatizarlos::

- Manejador de procesos

- Manejador de Funciones

Para generar Archivos:

- Manejador de Estructuras

- Manejador de Archivos

- Editor de la Base

Para entregar datos:

- Manejador de Reportes

- Manejador de Grupos de Reportes

- Exportador de Datos

El trabajo en las aplicaciones es amigable, con cuadros de diálogo, vista “in situ”

de los documentos a generar y manejo estándar de teclado y mouse.

60

ESTRUCTURA Y ARQUITECTURAS DEL SISTEMA OCTOPUS

Octopus es una plataforma de desarrollo y ejecución de programas para uso

comercial y administrativo que tiene varias características:

- Es una Suite o Plataforma para Desarrollo y Mantenimiento de Programas.

- Es un intérprete que actúa cuando lee las instrucciones depositadas en una

carpeta denominada Dicción. En esta carpeta se encuentran las

instrucciones de procesos, pantallas, menús, reportes, funciones,

mensajes, usuarios, grupos de reportes; todos éstos, ordenados por el

componente denominado Maestron.sys, residente en el mismo dicción.

- Posee un módulo de configuración de instalaciones de sus componentes

para asentarlo de acuerdo a la arquitectura física de la red o equipos de

cómputo que albergarán al Software Octopus; esta característica hace

que pueda trabajar en forma asincrónica o en línea con la información.

- Las aplicaciones desarrolladas dentro de la suite Octopus funcionan

insertadas dentro de la misma suite bajo ambiente Windows, Linux

- Ha sido creado este sistema para el Perú y pensando en las necesidades

de las empresas peruanas; por lo tanto el manejo es en español, su

mantenimiento es rápido, de bajo costo, portable y flexible para las

distintas configuraciones físicas. Sin embargo se puede crear cualquier tipo

de programas cuyas interfaces de usuario tienen vistas en otros idiomas

utilizando la misma suite.

- Como se entregan las fuentes de las aplicaciones para que los usuarios

puedan modificar los procesos, de acuerdo a su modelo de negocio o a la

arquitectura de sus instalaciones, los programas han sido desarrollados en

forma estructurada y con funciones muy separadas (ingresar registro,

modificar, anular, imprimir, consultar u ordenar) Esta cualidad permite que

cualquier programador medianamente capacitado pueda manipular las

funcionalidades de los módulos con el fin de modificarlos, agregar nuevas

funcionalidades o anularlas. Permite también agregar nuevos procesos,

generando nuevas funciones, módulos, sistemas o aplicaciones.

- Esta característica también permite que, tanto la suite como las

aplicaciones, puedan funcionar bajos los distintos ambientes o sistemas

operativos ya mencionados, toda vez que las librerías son estándar y de

dominio general.

61

- Ha tenido desde su concepción, cinco versiones para su ejecución bajo el

sistema Operativo DOS, dos para Unix, dos para AIX, dos para Linux y

cinco versiones para su ejecución bajo sistema operativo Windows (NT,

2000, Xp, 98, millenium, 2003)

- El Core del software Octopus ha sido desarrollado en lenguaje C y C++,

potente lenguaje multipropósito, e interpreta los comandos elaborados con

librería propia; este “.EXE” interpreta los scripts o comandos que

conforman el lenguaje de programación 4GL Leo (lenguaje estructurado

Octopus); además este Core está apoyado por rutinas “.DLL”

- La suite Octopus puede albergar hasta 64 subsistemas (Almacenes,

Compras, Ventas, Planillas, Contabilidad, Finanzas, Academico, etc,), 64

módulos por cada sistema (factura, boleta, compra rápida, importación,

etc.) y hasta 64 funciones por módulo (ingresar, mantener, borrar,

reportear, etc)

Los archivos y datos descansan sobre una base de datos binaria y relacional

denominada Octobase, que tiene una capacidad de hasta 50Gb. Sin embargo la

información que capturan las aplicaciones pueden almacenarse en cualquier base

de datos de tipo ODBC.

La Interface gráfica de usuario es un menú dinámico que muestra los sistemas.

Al elegir un sistema del menú, la suite Octopus despliega sus módulos… y al

elegir un módulo, se despliegan las funciones propias del módulo seleccionado.

Trabaja bajo la metodología estructurada, pero puede manejar Objetos. Este

trabajo se realiza en forma independiente para cada transacción y se protege la

información con imágenes o sesiones.

Cuando se ejecuta una función, el Core interpreta el código de la aplicación

elaborado en LEO; Octopus puede guardar o recuperar la información en

Octobase.

El diseño estructurado permite trabajar desde el más alto nivel hasta el nivel más

bajo.

Es así que el programa es un conglomerado de llamadas a rutinas que cuando

terminan su función, regresan a la rutina que la invocó. Esta característica

Principal

sistema1 sistema 2

sistema 64

62

permite que sea fácilmente identificable cada proceso, cada función, cada módulo

y cada sub sistema.

Esta arquitectura descansa sobre la suite o plataforma Octopus, la misma que

tiene 9 opciones principales:

1.- Comandos: (en C y C++, trabajan en el Core)

1.1.- Presentación

1.2.- Reingresa al sistema

1.3.- Fecha y Hora

1.4.- Mapa del sistema

1.5.- Cambio de Claves

2.- Procesos (en LEO y LEO Visual)

El Sistema Integral Octopus, software de tipo ERP posee

aplicaciones estándar que se personalizan para las necesidades del

usuario y lo convierten en un proyecto llave en mano ahorrando tiempo

en adecuaciones y personalizaciones.

3.- Herramientas de Programación (en C y C++, trabajan en el Core)

3.1.- Manejo de Usuarios

3.2.- Manejo de Estructuras

Sistema 1 sistema 2 Sistema 64

Sistema Octopus

Rutina

Principal

...........

ejecuta subsistema 1

retornoEjecuta subsistema 2

Ejecuta sistema 64

Retorno

Octobase: Relacional

63

3.3.- Manejo de Archivos

3.4.- Intérprete Leo Visual

3.5.- Manejo de Procesos

3.6.- Manejo de Pantallas

3.7.- Manejo de Menús

3.8.- Manejo de Grupos de Reportes

3.9.- Reportes tipo 1

3.10.- Importa y Exporta Datos

3.11.- Mensajes de Ayuda

3.12.- Manejo de Funciones (programas reutilizables y programación

paramétrica)

3.13.- Editor de la Base de datos (Browser)

3.14.- Utilidades

3.15.- Manuales

4.- Configuración (en C y C++, trabajan en el Core)

5.- Acceso_directo (para ingresar directamente a módulos y funciones

favoritos)

6.- Recientes (para reingresar a módulos y funciones recién ejecutadas)

8.- Ver

8.1.- Barra de Herramientas

8.2.- Barra de Estado

8.3.- Manejo de Ps`s

8.4.- Mis reportes

8.5.- Crear Reportes para Mis Reportes

9.- Ayuda

A continuación se muestra el menú de opciones en la pizarra de la suite

Octopus:

También se muestra el despliegue de la opción Procesos (en el caso del software

de tipo ERP):

64

La opción Herramientas se despliega y muestra sus módulos:

Seguidamente se muestra el despliegue del módulo Entorno de la opción

Configuración:

Este es un ejemplo de la opción Recientes:

65

Todos los archivos descansan sobre Octobase o sobre SQl o MySQl o cualquier

otro de protocolo ODBC, dependiendo de la configuración del hardware o

equipos de cómputo y del software que disponga el cliente. Esta configuración

alimenta a la suite Octopus mediante la opción Configuración en su módulo

Tipo de Base.

Esta es la pantalla de diálogo de la configuración de las bases de datos

66

Tipos Configuración de la Suite Octopus

Se Configura la seguridad, el sistema, diccionario, base de datos, directorios,

impresoras, utilitarios, replicación de las bases de datos, mensajes de salida y

ODBC.

Dependiendo de la modalidad de configuración es que puede trabajar bajo la

forma Cliente-Servidor, “stand alone”, etc.

PC

Octopus + OctoBase

Caso 1 Octopus en un solo equipo

67

También es posible que se pueda configurar instalaciones “delgadas” de Octopus

en las estaciones clientes (OctoClie) y una grande en el Servidor (OctoServ)

que es el que alberga la Base de datos y Procesos especiales como en el caso que

se muestra a continuación:

pc 2

Octopus

Caso 2 Octopus en equipos y Octobase en servidor

Pc 1

Octopus

Pc n

Octopus

Servidor

OctoBase

68

En algunos casos viaja el programa con la información, en otros (con el software

Terminal Server, por ejemplo) viajan solamente el teclado y las pantallas; y en

otros casos viajan solamente los resultados de la información. En otros, viajan

tanto la información como los objetos que conforman el programa.

En el diagrama mostrado se aprecia que el equipo servidor ejecuta operaciones

que el equipo cliente no podría ejecutar por la poca velocidad que eventualmente

podría tener.

pc 2

Octopus

Caso 3 Octopus en equipos y Octobase + Octopus en servidor para Op. Esp.

Pc 1

Octopus

Pc n

Octopus

Servidor

Octopus + OctoBase

Data DataData

69

El sistema Octopus también se puede configurar para trabajar en dos bases de

datos a la vez: uno de tipo SQL y el otro, Octobase. No solamente pueden ser las

bases mencionadas sino cualquier otro ODBC.

pc 2

Octopus

Caso 4 Octopus en equipos y SQL ó MySQL en servidor con un bridge ODBC

Pc 1

Octopus

Pc n

Octopus

Servidor

SQL ó MySQL

ODBC ODBC ODBC

Data Data

Data Data

70

El caso 5 muestra que Octopus se puede configurar para que las bases de datos

puedan ser además DB2, Oracle, SyBase o Informix.

pc 2

Octopus

Caso 5 Octopus en equipos y SQL ó MySQL en servidor con un bridge ODBC y otro Servidor con OctoBase

Pc 1

Octopus

Pc n

Octopus

Servidor

SQL ó MySQL

ODBC ODBC ODBC

Data Data

Data Data

Servidor 2

OctoBase

71

En el caso Nº 6 se puede trabajar con dos servidores.

En esta modalidad presentada, el servidor 2 también efectúa operaciones

especiales en Octopus, almacena en OctoBase y envía información al servidor

SQL.

pc 2

Octopus

Caso 6 Octopus en equipos y SQL ó MySQL en servidor con un bridge ODBC y otro Servidor con OctoBase + Octopus

Pc 1

Octopus

Pc n

Octopus

Servidor

SQL ó MySQL

ODBC ODBC ODBC

Data Data

Data Data

Servidor 2

OctoBase + Octopus

servidor 2 actualiza servidor 1

72

El Caso Nº 7 se refiere a que cuando se necesita almacenar la información en

varias bases de datos, se puede configurar el Sistema Octopus de acuerdo a la

siguiente arquitectura:

Se puede trabajar hasta sobre 8 bases de datos distintas.

Octopus

Caso 7 Octopus almacena en varias bases de datos

ServidorSQL

ODBC ODBC ODBC

Data

Servidor 2

MySQL

Pc

Servidor n

DB2, etc.

73

Asimismo, en el caso Nº 8 se puede trabajar en forma asincrónica y On-Line o en

línea tal como el diagrama que se muestra:

En este caso, la información se trasladará inmediatamente generada a todos los

demás servidores.

Octopus

Caso 8 Octopus almacena en varias bases de datos por replicación

Base Remota

Base On-Line2

MySQL

Pc

Base On-Line1

Replica

Asincrónica:FTP,HHS ActualizaOctoBase

Pcn