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MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, MOVILIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DENTRO DEL PAÍS CA-CGAF-02-P01-03 Versión 1.0 13/07/2015

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN

FINANCIERA DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, MOVILIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DENTRO DEL PAÍS

Versión: 1.0

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO .............................................................................................. 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 6

6. PROCEDIMIENTO DEL SUB GESTIÓN FINANCIERA DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS,

MOVILIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DENTRO DEL PAÍS ......................................................................... 7

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Subproceso GESTIÓN FINANCIERA DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, MOVILIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DENTRO DEL PAÍS

Código del Subproceso CA-CGAF-02-P01-03

Descripción

PROPÓSITO Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos, subsistencias, movilizaciones y alimentación cuando las y los servidores y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo dentro del país a cumplir tareas oficiales o servicios institucionales derivados de la actividades de sus puestos, por el tiempo que dure la prestación o desarrollo de aquellos, desde la fecha de salida hasta su retorno. DISPARADOR

Necesidad de recursos dirigidos a las y los servidores y las y los obreros públicos para desplazamientos dentro del país por motivos propios a su función.

ENTRADAS

Solicitud de Licencia con Remuneración ACTIVIDADES PRINCIPALES

Realizar anticipo de viáticos

Generar CUR contable

Elaborar informe de Licencia con remuneración

Realizar Control Previo

Realizar liquidación PROCESOS RELACIONADOS

Gestión de Pago

Ejecución Presupuestaria

Productos/Servicios del Subproceso

Liquidación CUR contable

Tipo de Subproceso Adjetivo



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Responsables del Subproceso

Director Financiero

Tipo del cliente Interno

Marco Legal

Norma Técnica para el pago de Viáticos, Subsistencias, Movilizaciones y Alimentación dentro del País para las y los Servidores y las y los obreros en las Instituciones del Estado

Circular Nro. INMOBILIAR-CGAF-2015-0004-C

RESOLUCIÓN INMOBILIAR-DSI-2014-0006, 10 de marzo del 2014, Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos

Acuerdo Nro. INMOBILIAR-ACUERDO-DGSGI-2015-0001, 26 de febrero del 2015, Delegaciones.

2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO

El subproceso de Gestión Financiera de Viáticos, Subsistencias, Movilización y Alimentación dentro

del País requiere considerar los siguientes lineamientos:

Se prohíbe conceder autorización a las y los servidores y las y los obreros del Sector

Público para el cumplimiento de servicios institucionales, fuera de su domicilio y/o lugar

de trabajo durante los día feriados o de descanso obligatorio, excepto en aquellos casos

excepcionales dispuestos por la Máxima Autoridad o su Delegado, para lo cual el

funcionario deberá solicitar la respectiva aprobación al responsable de la Unidad,

Dirección, Gerencia, Coordinación Zonal de forma escrita a través de Zimbra u otro medio

interno.

El funcionario aprobador (Subdirectores Técnicos, Coordinadores Generales,

Coordinadores Zonales, Gerentes, Directores) realizará la petición de autorización vía

Quipux a la Coordinación General Administrativa Financiera de forma oportuna a la

comisión de servicios, o en su defecto observando los tiempos dispuestos por el ente

rector en esta materia.

Para el pago de alimentación se deberá registrar en el informe la hora de salida y la hora

de llegada para el cálculo respectivo.

De acuerdo a la Norma Técnica para el Pago de Viáticos, Subsistencias, Movilizaciones y

Alimentación, si la o el servidor ha trasladado su residencia pero no su domicilio familiar y

debiere trasladarse a este para cumplir servicios institucionales, únicamente le

corresponderá recibir los valores por concepto de movilización y/o alimentación.



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3. ROLES

Analista de Contabilidad.- Ejecutar los procesos contables de conformidad a las disposiciones

legales vigentes y a los requerimientos operativos y administrativos de la Institución.

Contador General.- Coordinar los procesos de registro, análisis, control y aprobación de los

procesos contables de la institución aplicando las leyes, normas y procedimientos establecidos en

la normativa vigente.

Director Financiero.- Dirige, administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.

Servidor Público: Trabajador que desempeña funciones en una empresa u organismo del Estado.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Alimentación.- Es el estipendio monetario o valor que se asigna a las y los servidores y a las y los

obreros públicos, que se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo para cumplir

servicios institucionales, por un tiempo de entre cuatro (4) hasta seis (6) horas, dentro de un

mismo día.

CUR contable.- CUR que no afecta al presupuesto y se registra en el balance general como cuenta

por cobrar.

e-SIGEF.- Sistema de Gestión Financiera que dispone el Ente Rector de las Finanzas Públicas,

misma que es utilizada para el registro de las cuentas nacionales y las transacciones que se

realizan a las instituciones.

Obrero Público.- Todas las personas que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, bajo el

régimen del Código de Trabajo.

Movilización.- La movilización comprende los gastos por el transporte que se utilice para que las y

los servidores y las y los obreros públicos lleguen al lugar del cumplimiento de los servicios

institucionales y regresen a su domicilio y/o lugar habitual de trabajo; así como los gastos que se

generen por el desplazamiento a los terminales aéreos, terrestres, fluviales o marítimos, desde y

hasta el domicilio y/o lugar habitual de trabajo o los valores por parqueaderos; y, los que se

producen por los desplazamientos que se realicen dentro del lugar en el que se cumple los

servicios institucionales, siempre y cuando no se utilice transporte institucional.

Servidor Público.- Serán servidora o servidores públicos todas las personas que en cualquier forma

o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del

Sector Público.



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Sistema de Control de Viáticos.- Sistema diseñado para gestionar el pago de viáticos y

subsistencias de cada uno de los Funcionarios, cuando sean enviados con licencia con

remuneración fuera de la Institución.

Subsistencia.- Es el estipendio monetario o valor destinado a cubrir los gastos de alimentación de

las y los servidores y de las y los obreros del Sector Público cuando se desplacen fuera de su

domicilio y/o lugar habitual de trabajo, para cumplir servicios institucionales por un tiempo

superior a seis (6) horas, siempre y cuando el viaje de ida y el de regreso se efectúen en el mismo

día.

Viático.- Es el estipendio monetario o valor diario que se asigna a las y los servidores y las y los

obreros de las Instituciones del Estado, para cubrir los gastos de alojamiento y alimentación que se

produzcan durante el cumplimiento de servicios institucionales dentro del país y por tal razón

deban pernoctar fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo.



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO



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6. PROCEDIMIENTO DEL SUB GESTIÓN FINANCIERA DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, MOVILIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DENTRO DEL PAÍS

6.1. PROPÓSITO

Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos, subsistencias, movilizaciones

y alimentación cuando las y los servidores y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su

domicilio y/o lugar de trabajo dentro del país.

6.2. ALCANCE

El procedimiento contempla desde que la o el servidor o la o el obrero público realizan la

solicitud de Licencia con Remuneración hasta la emisión de la liquidación para finalizar el

subproceso.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Ingresar solicitud de Licencia con Remuneración

Servidor/Obrero Público

Ingresa la solicitud de Licencia con Remuneración en el Sistema de Control de Viáticos.

Solicitud de Licencia con

Remuneración

Revisar y validar solicitud

Analista de Contabilidad

El analista revisa y valida la solicitud, verificando que la información ingresada sea la correcta. Si la información es incorrecta el analista rechaza la solicitud y el sistema notifica al Servidor/Obrero Público. Si la solicitud fue realizada antes de obtener la licencia con remuneración, el analista aprueba la solicitud y realiza el anticipo en el e-SIGEF. Caso contrario el analista aprueba la solicitud en el sistema y el Servidor/Obrero Público es notificado mediante el sistema para generar el informe.

Sistema de Control de

Viáticos



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Realizar anticipo de viáticos


En el caso de que la solicitud haya sido realizada antes de la comisión, el analista realiza el anticipo de viáticos en el sistema e-SIGEF.

Anticipo de Viáticos

Generar CUR contable


Una vez que se cuenta con toda la información, el analista procede a generar el CUR contable en el Sistema e-SIGEF.

CUR contable

Autorizar y firmar anticipo y CUR

contable

Contador General

Revisa el anticipo de viáticos y el CUR contable, de estar correcta la información, autoriza el CUR en el sistema e-SIGEF, y procede a la emisión de los documentos para remitirlos al Director Financiero para su validación.

Anticipo de Viáticos y CUR

contable autorizados

Validar anticipo y CUR contable

Director Financiero

Emitido el documento es revisado, validado y firmado por el Director Financiero, mismo que es remito a la Gestión de Tesorería para la Gestión del Pago (Véase el Subproceso de Gestión de Pagos)

Anticipo de Viáticos y CUR

contable validados

Gestión de pago Gestión de Tesorería

Dar cumplimiento a las obligaciones económicas adquiridas por las distintas unidades de la Institución.

No aplica

Elaborar informe de Licencia con Remuneración


Realiza el informe de Licencia con Remuneración en el sistema, en el cual debe constar:

Objetivos

Tareas

Productos

Itinerarios del transporte

Itinerario de salida y llegada

Informe de Licencia con

Remuneración

Revisar y validar informe


Revisa y valida el informe, de existir errores u omisión de información, rechaza el informe y el sistema notifica al Servidor/Obrero Público para que lo ingrese nuevamente.

Solicitud e Informe de Licencia con

Remuneración



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Imprimir solicitud y/o informe


Una vez valido el informe el Servidor/Obrero Público imprime la solicitud y el informe de Licencia con Remuneración en el caso de que la solicitud haya sido realizada después de la comisión, caso contrario solo deberá presentar el informe para la suscripción por parte de su jefe inmediato y de él. Los documentos deben ser entregados físicamente al analista de contabilidad.

Solicitud y/o Informe

Realizar control previo


Recibe la documentación y realiza el control previo, es decir, verifica que la información presentada sea coherente y consistente. Adicionalmente, en el caso de estar adjuntas facturas o comprobantes de venta verifica la información. Si la solicitud fue realizada antes de la comisión el analista realiza la liquidación. Caso contrario remite la solicitud y el informe a la Gestión de Presupuesto para que se emita el CUR del compromiso. (Véase el subproceso de Ejecución Presupuestaria)

No Aplica

Ejecución Presupuestaria

Gestión de Presupuesto

La Gestión de Presupuesto emite el CUR de compromiso con el fin de que se genere una reserva de la asignación presupuestaria.

CUR de compromiso

Realizar liquidación


El analista realiza la liquidación considerando los días que debió pernoctar fuera de su domicilio, considerando como base la hora de salida y llegada al domicilio y/o el lugar de trabajo. Cuando se trata de subsistencias y alimentación por actividades realizadas en el mismo día se considerará el número de horas desde la salida hasta la hora de llegada al

Liquidación



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domicilio y/o al lugar de trabajo, en función del anticipo entregado y los justificativos que soportan los valores. La liquidación es remitida al Contador General para su revisión y aprobación

Revisar y firmar liquidación

Contador General

Revisa que la información de la liquidación sea la correcta, de existir errores la documentación regresa al analista de contabilidad para que realice las correcciones, caso contrario el Contador firma la liquidación y la remite al Director Financiero para su aprobación.

Liquidación

Aprobar liquidación

Director Financiero

El Director revisa la documentación y de estar correcta firma la liquidación. En el caso que se requiere realizar pagos adicionales al Servidor/Obrero Público la documentación es remitida a la Gestión de Presupuesto como solicitud de pago. (Véase el subproceso de Ejecución Presupuestaria). De requerir devolución de recursos por parte del funcionario, se solicita al Contador comunicarse con el Servidor/Obrero Público, para que proceda con el depósito del excedente en la cuenta bancaria de la Institución. De no requerir devolución ni pago de valores adicionales el trámite se archiva en el expediente de la Dirección.

Expediente

Notificar al Servidor/Obrero

Público

Contador General

Notifica mediante correo electrónico al Servidor /Obrero Público que debe realizar el depósito en la cuenta bancaria de la Institución del excelente de recursos entregados en consigna por la Licencia con Remuneración. En el correo electrónico se detalla el Nro. de cuenta y el valor a depositar.

Correo Electrónico



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Realizar el deposito en la cuenta de la Institución


Realiza el depósito en la cuenta bancaria de la Institución de acuerdo a la información enviada por el Contador General.

Depósito

Enviar vía Quipux el depósito


Mediante Memorando remite al Contador General el depositito realizado por concepto de devolución de los recursos entregados para la Licencia con Remuneración

Memorando

Realizar ajuste contable

Contador General

Con el comprobante de depósito, el Contador General realiza el ajuste contable en el Sistema e-SIGEF, con lo cual cierra la cuenta por cobrar creada por concepto de la Licencia con Remuneración. Se procede a archivar el trámite en el expediente de la Dirección.

e-SIGEF / Archivo



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma

Elaborado Por: Lcda. Paola González Analista de Procesos

Revisado Por: Tec. Catalina Armas Asistente Financiera

Revisador Por: Ing. Henry Torres Analista Contable

Revisado Por: Ing. Santiago Martínez Contador General

Aprobado Por: Lcdo. Ángel Caisapanta Director Financiero

Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General

Administrativo Financiero

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 13/07/2015

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