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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

CODIGO: MSGMA1

PROCESO: GESTION ORGANIZACIONAL

TITULO: MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION MEDIO AMBIENTAL

JULIO 5 DE 2011 REVISION: 0 PAG: 1 DE 74

JOSE MARIA VARGAS INGENIERO CIVIL NIT. 19.252.119 - 8

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION MEDIOAMBIENTAL DE LA EMPRESA JOSE MARIA VARGAS MOTTA

Copia No controlada

Destinatario: _______________

JOSE MARIA VARGAS MOTTA NEIVA – HUILA

2011


CODIGO: MSGMA1





INTRODUCCION “Organizaciones de todo tipo están cada vez más interesadas en alcanzar y demostrar un sólido desempeño ambiental mediante el control de los impactos de sus actividades, productos y servicios sobre el medio ambiente, acorde con su política y objetivos ambientales. Lo hacen en el contexto de una legislación cada vez más exigente, del desarrollo de políticas económicas y otras medidas para fomentar la protección ambiental, y de un aumento de la preocupación expresadas por las partes interesadas por los temas ambientales, incluido el desarrollo sostenible"1. Muchas organizaciones han emprendido “revisiones” o “auditorias” ambientales para evaluar su desempeño ambiental. Sin embargo esas “revisiones” o “auditorias” por sí mismas no pueden ser suficientes para proporcionar a una organización la seguridad de que su desempeño no solo se cumple, sino que continuara cumpliendo los requisitos legales y de su política. Para ser eficaces, necesitan estar desarrolladas dentro de un sistema de gestión que está integrado en la organización”2.

1 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 (Primera actualización). Introducción

2 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 (Primera actualización). Introducción


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INDICE DEL SGMA INTRODUCCION ................................................................................................................... 2

INDICE DEL SGMA ............................................................................................................... 3

LISTA DE DISTRIBUCION ................................................................................................... 7

GLOSARIO .............................................................................................................................. 8

1. PRESENTACION ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION MEDIO

AMBIENTAL Y POLITICA MEDIO AMBIENTAL ............................................................. 9

1.1. PRESENTACION DE LA EMPRESA ............................................................... 10

1.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION MEDIO AMBIENTAL ................. 12

1.3. POLITICA INTEGRAL ........................................................................................ 12

2. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION ............................................................. 13

2.1. FUNDAMENTOS ................................................................................................. 13

2.1.1. Responsabilidad de la dirección de la empresa ................................ 13

2.1.2. Responsabilidad general de los superiores ....................................... 13

2.1.3. Cargo del representante de la dirección .............................................. 15

2.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES .............................................................. 15

2.3. DESARROLLO ..................................................................................................... 16

2.3.1. Revisión del sistema de gestión medio ambiental por la gerencia

16

2.3.2. Otras consideraciones para la revisión y/o definición de objetivos

y programas. ............................................................................................................... 16

2.3.3. Establecimiento de objetivos y metas medio ambientales ............. 17

2.3.4. Organigrama de la empresa .................................................................... 17

2.4. DOCUMENTACION RELACIONADA .............................................................. 18

3. ASPECTOS MEDIO AMBIENTALES ...................................................................... 19


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3.1. FUNDAMENTOS ................................................................................................. 19

3.1.1. Identificación de aspectos medio ambientales .................................. 19

3.1.2. Evaluación de los aspectos medio ambientales ............................... 20


3.3. DESARROLLO ..................................................................................................... 21

3.3.1. Identificación y evaluación de aspectos medio ambientales ......... 21


4. CONTROL DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS .................... 23

4.1. FUNDAMENTOS ................................................................................................. 23


4.3. DESARROLLO ..................................................................................................... 24


5. FORMACION, SENSIBILIZACION, COMPETENCIA Y TOMA DE

CONCIENCIA ....................................................................................................................... 26

5.1. FUNDAMENTOS ................................................................................................. 26

5.1.1. Formación .................................................................................................... 26

5.1.2. Sensibilización ............................................................................................ 27


5.3. DESARROLLO ..................................................................................................... 28


6. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA .............................................................. 30

6.1. FUNDAMENTOS ................................................................................................. 30

6.1.1. Comunicación interna ............................................................................... 30

6.1.2. Comunicación externa .............................................................................. 30


6.3. DESARROLLO ..................................................................................................... 31

6.3.1. Comunicación interna ............................................................................... 31


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6.3.2. Comunicación externa .............................................................................. 32


7. SISTEMA DE GESTION MEDIO AMBIENTAL ...................................................... 34

7.1. FUNDAMENTOS ................................................................................................. 34


7.3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA ....................... 35

7.3.1. Manual de gestión ...................................................................................... 35

7.3.2. Procedimientos o instrucciones de trabajo e instrucciones de

control 36

7.3.3. Formatos ...................................................................................................... 36

7.3.4. Documentación auxiliar para la documentación del sistema ........ 36


8. CONTROL DE LA DOCUMENTACION ................................................................... 38

8.1. FUNDAMENTOS ................................................................................................. 38


8.3. DESARROLLO ..................................................................................................... 39

8.3.1. Elaboración o modificación de documentos ...................................... 39

8.3.2. Procesamiento informático de datos .................................................... 40


9. CONTROL OPERACIONAL ...................................................................................... 42

9.1. FUNDAMENTOS ................................................................................................. 42


9.3. DESARROLLO ..................................................................................................... 43

9.3.1. Genérico ....................................................................................................... 43

9.3.2. Modificación o nueva incorporación de procesos ............................ 45

9.3.3. Mejora continua de procesos ................................................................. 46



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10. PLAN DE EMERGENCIAS Y CAPACIDAD DE RESPUESTA ....................... 48

10.1. FUNDAMENTOS.............................................................................................. 48

10.1.1. Identificación de incidentes/accidentes potenciales y

situaciones de emergencia. .................................................................................... 48

10.1.2. Procesos de evaluación de riesgos medio ambientales ............. 48

10.1.3. Plan de emergencia ............................................................................... 49

10.1.4. Revisión del sistema ............................................................................. 49

10.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES .......................................................... 50

10.3. DESARROLLO ................................................................................................. 51

10.4. DOCUMENTACION ASOCIADA .................................................................. 52

11. SEGUIMIENTO Y MEDICION, EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE

CONTROL. ............................................................................................................................ 53

11.1. FUNDAMENTOS.............................................................................................. 53


11.3. DESARROLLO ................................................................................................. 54

11.3.1. Seguimiento y medición de objetivos y metas ambientales ...... 54

11.3.2. Seguimiento y medición del cumplimiento de la legislación

medioambiental. ......................................................................................................... 54

11.3.3. Seguimiento y medición del control operacional .......................... 55

11.3.4. Seguimiento y medición de equipos e instrumentos de control

55

11.3.5. Adquisición de nuevos equipos e instrumentos de control y

medición 56

11.3.6. Operación y control de equipos de control .................................... 57

11.4. DOCUMENTACION RELACIONADA .......................................................... 58

12. NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCION PREVENTIVA .. 60

12.1. FUNDAMENTOS.............................................................................................. 60

12.1.1. Necesidad de acción correctiva y preventiva ................................. 60


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12.3. DESARROLLO ................................................................................................. 61

12.3.1. Posibles acciones preventivas ........................................................... 63


13. REGISTROS ............................................................................................................. 64

13.1. FUNDAMENTOS.............................................................................................. 64

13.1.1. Lista de registros ................................................................................... 64


13.3. DESARROLLO ................................................................................................. 65


14. AUDITORIA INTERNA MEDIO AMBIENTALES ............................................... 67

14.1. FUNDAMENTOS.............................................................................................. 67

14.1.1. Exigencias a los auditores .................................................................. 67


14.3. DESARROLLO ................................................................................................. 68


15. REVISION GERENCIAL ......................................................................................... 71

15.1. FUNDAMENTOS.............................................................................................. 71

15.1.1. Recomendaciones para las revisión por la dirección .................. 71


15.3. DESARROLLO ................................................................................................. 72



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LISTA DE DISTRIBUCION

Cargo y nombre del Receptor:

Fecha de entrega Firma del receptor ¿Devuelve

documento de revisión anterior?

Gerente – Jose Maria Vargas Motta

30/9/2011

Subgerente – Hernan Dario Vargas M

30/9/2011

Coordinación de recursos humanos – Nancy Stella Moreno

30/9/2011

Coordinación de HSEQ – Diego L

Garrido B 30/9/2011

Asistente de compras – Martha

Caicedo 30/9/2011

Asistente administrativa – Diana Gonzalez

30/9/2011

Auxiliar contable y financiero – Jeimy

Cipagauta 30/9/2011

Supervisora de contrato – Nathalia

Lopez Rojas 30/9/2011

Supervisora de contrato – Carolina

Romero 30/9/2011

Supervisora de contrato – Sandra

Andrade 30/9/2011

Supervisora HSEQ - Angela Medina

30/9/2011

Supervisor HSEQ – Luis Fernando

Ospina S 30/9/2011


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GLOSARIO Medio ambiente. Entorno en el cual una organización opera, incluidos

el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

Aspecto ambiental. Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Impacto ambiental. Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.

Sistema de gestión ambiental SGA. Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales.

Objetivo ambiental. Fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental, que una organización establece.

Desempeño ambiental. Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus aspectos ambientales.

Política ambiental. Intenciones y direcciones generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección.

Meta ambiental. Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.

Parte interesada. Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño ambiental de una organización.

No conformidad. Incumplimiento de un requisito Prevención de la contaminación. Utilización de procesos, practicas,

técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir los impactos ambientales adversos.

Registro. Documento que presente resultados obtenidos, o proporciona evidencias de las actividades desempeñadas.


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1. PRESENTACION ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION MEDIO AMBIENTAL Y POLITICA MEDIO AMBIENTAL

1.1. PRESENTACION DE LA EMPRESA La empresa Jose Maria Vargas Motta se fundó en el año de 2002, como una organización unipersonal, prestadora de servicios de mantenimiento de instalaciones y las construcciones de obras civiles menores. Desde entonces la prestación de servicios y la construcción de obras se ha incrementado en varias oportunidades, llegando en ocasiones a mantener frentes de trabajo en varias ciudades de Colombia. Jose Maria Varas Motta, está localizada en la Calle 7 N° 27 – 12 de la ciudad de Neiva (Huila), tiene en la actualidad más de 70 empleados y ofrece a sus clientes una variada gama de productos y servicios: Construcción de obras civiles Mantenimiento de instalaciones Construcción y/o mantenimiento de facilidades de producción en el

sector de los hidrocarburos. La prestación de servicios de aseo, Cafeteria, camarería Instalación y/o mantenimiento de sistemas de refrigeración y aire

acondicionado. La construcción y recuperación ambiental de locaciones petroleras La construcción y el mantenimiento de instalaciones eléctricas de

mediana potencia. La buena evolución de la organización en los últimos años refleja el alto grado de satisfacción de nuestros clientes con nuestro estándar de calidad y nuestra oferta de productos y servicios. A fin de poder seguir garantizando en el futuro esa satisfacción y de hacer frente a las crecientes exigencias del mercado, hemos implementado en


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nuestra organización un sistema de gestión medioambiental basado en la norma ISO 14001. Neiva, 1 de Junio de 2011

JOSE MARIA VARGAS MOTTA


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1.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION MEDIO AMBIENTAL Construcción y mantenimiento de edificaciones, Acueductos, alcantarillados, Construcción y mantenimiento de instalaciones eléctricas de media y baja tensión, voz y datos, canales abiertos, obras de urbanismo, Construcción y mantenimiento de Locaciones con sus vías de acceso, Recuperación ambiental de locaciones, Construcción y adecuación de facilidades de producción de campos petroleros. Prestación de los servicios de aseo, Cafeteria, camarería, rocería y mantenimiento de zonas verdes, instalación y mantenimiento de sistemas de aire acondicionado.

1.3. POLITICA INTEGRAL La empresa JOSÉ MARIA VARGAS MOTTA, satisface las necesidades y expectativas de los clientes a través del desarrollo de obras civiles, la prestación de servicios de mantenimiento, la construcción y adecuación de facilidades de producción, así como la prestación del servicio aseo y cafetería, rocería y construcción de edificaciones, para lo cual se ha dispuesto en contar con los recursos necesarios, implementando el manejo de sus procesos con calidad ,seguridad y conservando el medio ambiente con el propósito de mejorar continuamente la eficacia de nuestro sistema de gestión, previniendo lesiones y enfermedades, mitigando los impactos ambientales especialmente los significativos generados por nuestra actividad y cumpliendo con la legislación legal aplicable y otros requisitos que suscriba la organización. Neiva, 1 de Junio de 2011

____________________________ JOSE MARIA VARGAS MOTTA

Representante


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2. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

2.1. FUNDAMENTOS En este capítulo se describen el organigrama de la empresa, así como las responsabilidades de la Dirección de la empresa con respecto al sistema de gestión medioambiental. Además también se abordan las responsabilidades generales de los superiores y del cargo del Responsable de gestión ambiental.

2.1.1. Responsabilidad de la dirección de la empresa La Dirección de la empresa es la encargada de fijar las directrices del

sistema de gestión ambiental y de definir una Política Medioambiental. Nombrara un Responsable de la gestión ambiental.

La Dirección de la empresa tiene la obligación de revisar periódicamente el sistema de gestión ambiental. La revisión sirve para la mejora continua del sistema. Basándose en la revisión del sistema de gestión ambiental, la Dirección de la empresa establece y aprueba programas medioambientales de aplicación vinculante y obligatoria para el desarrollo de objetivos y metas medioambientales.

La Dirección de la empresa facilita, además, los recursos suficientes para mantener y desarrollar el sistema de gestión ambiental. Por recursos se entiende el personal necesario (con las cualidades y/o cualificaciones adecuadas), las tecnologías necesarias (p.ej., la mejor técnica disponible y económicamente viable) y un presupuesto suficiente (para personal, auditorías, formación continua).

Es tarea de la Dirección de la empresa garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables.

2.1.2. Responsabilidad general de los superiores


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Todo superior puede delegar sus tareas en sus subordinados, sin que ello le exima de la obligación de supervisar todas las funciones que haya delegado. El responsable último de las tareas y funciones delegadas sigue siendo siempre el superior.


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2.1.3. Cargo del representante de la dirección El Coordinador de Operaciones independientemente de otras responsabilidades tiene que colaborar para que se asegure el cumplimiento y la observación constante de todas las exigencias derivadas de los requisitos legales de los permisos y autorizaciones administrativas y de otros requisitos vinculantes (asumidos voluntariamente por la organización). Es además, es responsable de asegurar que los requisitos del sistema de gestión medioambiental estén establecidos, implementados y mantenidos al día y de informar del funcionamiento del sistema de gestión medioambiental a la Dirección de la empresa para su revisión y como base para la mejora del sistema de gestión medioambiental.

2.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Descripción

Ge

ren

cia

Su

b-G

ere

ncia

Co

ord

- r

ec

urs

os

hu

ma

no

s

Co

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bra

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min

istr

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y/o

Re

sid

en

tes

Re

sp

on

sa

ble

de

ges

tió

n

am

bie

nta

l Actualizar la política ambiental R R C

Revisar el sistema de gestión ambiental

R R C

Elaborar el informe sobre la revisión R R C

Establecer, aprobar y actualizar, los programas, objetivos y metas ambientales

R R C C C C C

Facilitar recursos para el sistema de gestión ambiental

R R I


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R= RESPONSABILIDAD. C= COLABORACIÓN. I= INFORMACION

2.3. DESARROLLO

2.3.1. Revisión del sistema de gestión medio ambiental por la gerencia

La Dirección de la empresa tiene la obligación de garantizar la funcionalidad del sistema de gestión ambiental revisándolo anualmente. Los resultados de la revisión del Sistema de Gestión Ambiental se resumen y documentan en un informe. El informe se discute con el Responsable de la gestión ambiental y los responsables de las áreas afectadas. Sobre la base de este informe y la información adicional a considerar elaboran o actualizan los objetivos y programas ambientales.

2.3.2. Otras consideraciones para la revisión y/o definición de objetivos y programas.

Tema Valoración

Política Integral Aplicación en la empresa (Cumplimiento)

Resultado de auditorías medioambientales internas

Evaluación de los informes de auditorías (Comprobar desviaciones e introducción de acciones correctivas y preventivas)

Aspectos ambientales significativos Comprobar si se han producido variaciones en la significación de los mismos desde la ultima revisión

Repercusión de modificaciones de Comprobar si son adecuadas las


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los requisitos legales, permisos y autorizaciones y otros requisitos aplicables

medidas adoptadas

Comprobar las medidas y los objetivos fijados en materia medio ambiental

¿Se han cumplido los objetivos o aplicado las medidas?

Medidas correctivas y preventivas documentadas

Evaluar la idoneidad y su correcta aplicación

Punto de vista de partes interesadas

¿Cuál es su opinión sobre los aspectos significativos de la empresa? ¿Existen quejas, reclamaciones?

Otros

2.3.3. Establecimiento de objetivos y metas medio ambientales Mediante el documento objetivo del sistema integrado (FGO3), la gerencia establece y aprueba los objetivos, metas y programas medioambientales coherentes con los compromisos de mejora continua y prevención de la contaminación recogida en la política y que consideran: Es apropiada a la naturaleza, Magnitud e impactos ambientales de sus

actividades, productos y servicios. La mejora continua y prevención de la contaminación. El compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y otros

requisitos que suscriba la organización, relacionados con sus aspectos ambientales.

El marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales.

Se documenta implementa y mantiene. Se comunica a todas las personas que trabajan en la organización. Está a disposición del público.

2.3.4. Organigrama de la empresa


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2.4. DOCUMENTACION RELACIONADA Norma Técnica Colombiana NTC – ISO 14001 FGO02 – Política Integral FGO03 – Objetivos del sistema integrado FGO06 – Carta designación Representante de la dirección FGO07 – Revisión por la dirección


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3. ASPECTOS MEDIO AMBIENTALES

3.1. FUNDAMENTOS En este capítulo se describe el modo en que se identifican y evalúan en nuestra empresa los aspectos medioambientales derivados de nuestra actividad, que se pueden controlar y sobre los que se puede esperar que tengamos influencia. Basándose en los aspectos medioambientales identificados y evaluados, elaboramos nuestra política medioambiental y nuestros programas medioambientales y algunos de nuestros objetivos y metas en materia de medio ambiente, así como nuestro plan de emergencia medioambiental.

3.1.1. Identificación de aspectos medio ambientales Los aspectos medioambientales se identifican anualmente atendiendo a condiciones de funcionamiento normales y anormales (parada y arranque) y a accidentes potenciales y situaciones de emergencia. Se tomarán en consideración circunstancias como por ejemplo: el desarrollo de nuevos proyectos, o las modificaciones o ampliaciones de productos o procesos existentes que puedan generar nuevos aspectos medioambientales, para actualizar la identificación. Los aspectos a identificar y registrar son: Emisiones atmosféricas Vertidos al agua Gestión de residuos Contaminación del suelo Consumo de materia primas y recursos naturales


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Asociados a producto.

3.1.2. Evaluación de los aspectos medio ambientales Los aspectos ambientales identificados se evalúan según los criterios: magnitud y peligrosidad o toxicidad y con ello se determina el nivel de significancia del aspecto ambiental correspondiente. Por esta razón, se han definido niveles de magnitud y peligrosidad o toxicidad que aseguran que la aplicación de la evaluación por distintos miembros de la organización dé un mismo resultado. Con la ayuda del Procedimiento para la identificación y la evaluación de aspectos medioambientales se calcula el valor de cada uno de estos dos criterios para cada uno de los aspectos. Finalmente, se realiza la evaluación conjunta de ambos criterios y se determina el grado de significancia del aspecto. Significativo No Significativo

Los aspectos medioambientales que tengan o puedan tener un nivel de significancia Alto serán considerados significativos y serán prioritarios a la hora de establecer objetivos y metas



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Descripción

Ge

ren

cia

Su

b-G

ere

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Co

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- r

ec

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s

Co

ord

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s

y/o

Re

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en

tes

Re

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on

sa

ble

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tió

n

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nta

l

Identificar aspectos e impactos medioambientales

C C C C R

Evaluación de la magnitud C C C C R

Evaluación de la peligrosidad C C C R

Determinación de la significancia R R C


3.3. DESARROLLO

3.3.1. Identificación y evaluación de aspectos medio ambientales

Identificamos los aspectos medioambientales por proceso, instalación o servicio de forma anual como mínimo o cuando se produzcan modificaciones de procesos, producto o legislación aplicable y mediante una comparación anual de la información proporcionada por las siguientes fuentes: Los resultados de la revisión

ambiental inicial Los balances de input/output Los resultados de las auditorías

internas Los resultados de las revisiones

por la Dirección Los resultados del control

operacional

De acuerdo al PGI30 “Identificación de

Identificación de los aspectos

medio ambientales

Inicio


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impactos y aspectos ambientales” se evalúan cada uno de los aspectos ambientales identificados y registrados, asignando una calificación a cada aspecto ambiental por el concepto de magnitud

De forma similar, se evalúa la peligrosidad y se otorga a cada aspecto medioambiental una calificación en base a este criterio

Relacionando magnitud y peligrosidad, se asigna una valoración cuantitativa del nivel de significancia y de este modo se determina que se consideran aspectos ambientales los que obtengan calificación de ALTO

3.4. DOCUMENTACION RELACIONADA PGI26 - Identificación y evaluación de aspectos e impactos medio

ambientales. FGI57 – Matriz de identificación y evaluación de impactos

ambientales. FGO2 – Política Integrada. FGO3 – Objetivos del Sistema integrado

Evaluación de la

magnitud

Evaluación de la

peligrosidad

Determinación del nivel de

significancia ambientales

Fin


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4. CONTROL DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

4.1. FUNDAMENTOS Las exigencias mínimas relativas a la protección ambiental aplicables a la empresa derivan de requisitos legales vigentes (leyes, reglamentos, decretos, resoluciones entre otros.) permisos y autorizaciones administrativas actualizadas y de otros requisitos a los que la empresa está sometida (requerimientos de los clientes, códigos sectoriales, compromisos corporativos). En este capítulo se describe el modo de garantizar que: Se identifican y se tiene acceso a los requisitos legales aplicables y

otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales.

Se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales Los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización

suscriba se tienen en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento del sistema de gestión ambiental.


Descripción

Ge

ren

cia

Su

b-G

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Co

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Co

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s

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Re

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tes

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sp

on

sa

ble

de

ges

tió

n

am

bie

nta

l

Obtención de la información C C R R C

Evaluación de la información C C R

Fijar e introducir medidas C C C

Documentación y archivo C C R


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4.3. DESARROLLO

La información para la identificación de requisitos medioambientales, legales y otros o la modificación de estos la obtenemos a través de: Publicaciones Legis (Anualmente Pagina ministerio del medio

ambiente (Mensualmente. Pagina de los clientes

(Mensualmente)

Se comprueba si los nuevos requisitos o modificaciones: Son de aplicación para la

organización Permiten asegurar el

cumplimiento futuro de nuestra política medioambiental.

Afectan las autorizaciones existentes

NO

SI

Las medidas aplicadas deben garantizar que se cumplan en nuestra organización las exigencias contempladas en los requisitos legales y otros requisitos

En base a los nuevos requisitos legales aplicables detectados se

Obtención de la

información

Inicio

Evaluación de la

información

Fijar e introducir

medidas

Documentación

y archivo

Es necesario

adoptar

medidas


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actualizaran de inmediato: La matriz de requisitos legales La matriz de evaluación de

requisitos legales

Los documentos obsoletos serán archivados según lo establecido

4.4. DOCUMENTACION RELACIONADA FGI18 - Matriz de identificación de requisitos legales FGI58 - Matriz de evaluación de requisitos legales PGI5 – Procedimiento para la identificación y acceso a requisitos

legales y otros.

Fin


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5. FORMACION, SENSIBILIZACION, COMPETENCIA Y TOMA DE CONCIENCIA

5.1. FUNDAMENTOS En este capítulo se describe por un lado la forma de llevar a cabo la sensibilización de toda la organización respecto a las implicaciones de un SGMA y por otro, la de garantizar que todos los empleados que desempeñen actividades de relevancia ambiental reciban la formación continua necesaria

5.1.1. Formación Nuestro principio es que el personal interno o subcontratado que opere en nuestra empresa, cuyo trabajo pueda generar un impacto significativo sobre el medio ambiente debe poseer una formación y una competencia profesional adecuadas. Para ello, la formación e instrucción técnica de nuestros empleados se planifica convenientemente y se documenta su ejecución. La demanda de formación puede ser el resultado de nuevas/os: Tecnologías Actividades Materiales Aspectos medioambientales identificados Riesgos medioambientales Personal contratado Normatividad legal

Además, se llevan a cabo cursos de formación para satisfacer las exigencias de nuestro Sistema de Gestión Medioambiental.


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Cursos internos de formación:

Iniciación de nuevos empleados Instrucción sobre temas o problemas relacionados con la gestión ambiental Mantenimiento y ampliación de los conocimientos técnicos. Cursos externos de formación

Formación continua de empleados en temas específicos (Desarrollo e implementación del SGMA, auditorias a SGMA, integración de los sistemas de gestión, Legislación medio ambiental).

5.1.2. Sensibilización Independientemente de la formación técnica que reciba el personal cuyo trabajo puede generar un impacto significativo la organización celebra semestralmente sesiones de sensibilización para concientizar a todo el personal incluido subcontratistas que trabajan en nuestro empresa, sobre la importancia de cumplir la política y los requisitos del SGMA, y sobre los beneficios de practicar una correcta gestión ambiental y las consecuencias de la falta de seguimiento de los procedimientos establecidos.


Descripción

Ge

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n

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l

Elaboración de un plan de inducción R R C


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Inducción de nuevos empleados R R

Determinación de las necesidades de formación

R R C

Planificación de la formación y sensibilización

R

Convocar, impartir y registrar cursos de formación interna

Formador Asignado

Convocar, impartir y registrar jornadas de sensibilización

C R

Archivo de registros de formación interna, sensibilización y formación externa

R


5.3. DESARROLLO

La inducción se lleva a cabo en base al formato de control de inducción FGI14 en el que se registra su realización.

El registro de los cursos o jornadas de capacitación se lleva a cabo a través del formato de asistencia de formación y capacitación

El cronograma de actividades de HSE recoge las necesidades de capacitación y formación del personal

Inducción de

nuevos empleados


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La demanda de formación determinada se ve reflejada en el cronograma de actividades. Las instrucciones dadas directamente en el puesto de trabajo no se evidencian en el cronograma de actividades (FGI33)

5.4. DOCUMENTACION RELACIONADA FGI33 – Cronograma de actividades FGI14 – Control de inducción


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6. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

6.1. FUNDAMENTOS En este capítulo se muestra la forma en que se regulan las comunicaciones medioambientales internas y externas de la organización de una manera eficaz.

6.1.1. Comunicación interna La comunicación multidireccional interna garantiza que todos los mandos y empleados comprendan el SGMA, conozcan los aspectos medioambientales de la empresa así como los objetivos de nuestro sistema de gestión ambiental y puedan contribuir a cumplir la política medioambiental, y a la mejora continua. Todos los empleados están llamados a participar activamente en la protección ambiental, y los canales de comunicación interna establecidos permiten a cualquiera realizar sugerencias, críticas o propuestas de mejora de cuestiones medioambientales.

6.1.2. Comunicación externa La comunicación externa afecta principalmente a la gestión medioambiental, y consistirá sobre todo en recoger, documentar y responder a las comunicaciones relevantes recibidas tanto de forma verbal, como por escrito, que nos puedan realizar las diferentes partes interesadas: La gerencia, la administración, los entes gubernamentales, la comunidad, los vecinos del entorno, los clientes. En estos casos se archivará la solicitud y se registrará la respuesta correspondiente siempre.


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La organización se reserva el derecho de controlar el contenido de la información a proporcionar en sus respuestas a las comunicaciones externas recibidas.


Descripción

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Recepción y documentación de consultas internas / externas

R

Evaluación de las consultas Internas/Externas

C C C C R

Ejecución de la decisión adoptada R C C C C

Planificación de la formación y sensibilización

Documentación y archivo de las consultas y las decisiones adoptadas

R


6.3. DESARROLLO

6.3.1. Comunicación interna La organización ha establecido diferentes vías para el fomento de la comunicación interna y ha informado al personal de su existencia. A través del Buzón de Sugerencias (de forma bimensual), las sesiones de sensibilización (anuales), las reuniones departamentales (trimestrales) y las auditorías internas (anuales), el Responsable de Medio Ambiente recibe del personal las sugerencias y aportaciones de mejora al sistema.


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Tras al análisis de las mismas el Responsable del SGMA emitirá en el plazo máximo de un mes alguna respuesta o la decisión resultante en las carteleras Medioambientales o a través del superior del departamento o área correspondiente. Del mismo modo aprovechará dicha cartelera para emitir comunicados de interés medioambiental como convocatorias, sesiones de sensibilización o cursos a celebrar, resultados de mejoras ambientales implantadas, premios y nominaciones obtenidas por el SGMA, etc. El Responsable del SGMA con ayuda de las auxiliares administrativas y de compras codifica y registra tanto las comunicaciones internas emitidas como las recibidas.

6.3.2. Comunicación externa

Toda solicitud o consulta externa de carácter medioambiental será notificada al Responsable del SGMA, quien determinará si tiene autoridad suficiente para decidir sobre la misma o requiere de la aprobación de la Dirección.

Se analizará la relevancia de la consulta recibida y los beneficios obtenibles de la misma. Se adopta una decisión y se define el contenido de la respuesta a dar

La decisión puede ser: respuesta telefónica envío de informes

medioambientales envío del manual de gestión envío de certificados de

gestión introducción de acciones

correctoras

Recepción y gestión

del comunicado

externo

Inicio

Evaluación de la

información

Ejecución de la

decisión adoptada


CODIGO: MSGMA1





reuniones con las partes interesadas, etc

Las comunicaciones externas tanto recibidas como emitidas, se codificarán y registrarán junto con la decisión adoptada. Dicho registro se actualizará con cada nueva comunicación externa.

6.4. DOCUMENTACION RELACIONADA Actas de reuniones, comunicados internos, comunicados externos.

Documentación de la

decisión adoptada

Fin


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7. SISTEMA DE GESTION MEDIO AMBIENTAL

7.1. FUNDAMENTOS En este capítulo se describe la estructura de nuestro Sistema de Gestión Medioambiental y la documentación del mismo. El Manual del Sistema de Gestión Medio Ambiental describe los capítulos más importantes del Sistema de Gestión Medioambiental e informa dónde puede obtenerse información más detallada sobre el modo de funcionamiento de las diferentes partes del sistema de gestión. El Manual del Sistema de Gestión Medio Ambiental tiene por objeto informar a nuestros empleados sobre los procedimientos e instrucciones a seguir, así como sobre sus tareas y responsabilidades. El sistema de gestión es un sistema abierto. Esto significa que en el futuro pueden incorporarse otros elementos, como la gestión de calidad, la seguridad, la salud ocupacional o incluso instrumentos de gestión de carácter económico-industrial.


Descripción

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Revisar y aprobar la modificación de capítulos de la gestión ambiental

R C

Actualizar y distribuir la documentación del sistema

C C C C C R


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Entrega del manual de gestión a personas externas a la organización

R C C C C C


7.3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA

7.3.1. Manual de gestión El Manual del Sistema de Gestión Medio Ambiental contiene los capítulos de gestión medioambiental. Se elabora una Lista de Distribución, que recoge las personas/cargos en posesión de dicho elemento. El manual de gestión se edita en forma de capítulos con paginación independiente unos de otros, lo


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que permite modificarlos de forma individual en el marco de su revisión y adaptación, sin que ello afecte al resto de los capítulos del manual.

7.3.2. Procedimientos o instrucciones de trabajo e instrucciones de control

Se elaboran siempre que haya que aclarar con más detalle las comprobaciones realizadas en el marco del manual de gestión o contengan información reservada que no debe salir al exterior (información confidencial de la organización). Los puestos de trabajo afectados deberán poseer la versión más actualizada de los mismas.

7.3.3. Formatos Los formatos sirven para plasmar en ellos la ejecución efectiva de las actividades conforme a los procedimientos y a las instrucciones ambientales (p.ej., formularios de Programas Medioambientales, Fichas de evaluación del cumplimiento de la legislación medioambiental, etc). Una vez se hayan diligenciado los formularios, con información o datos del SGMA éstos se transforman en Registros, que permitirán llevar a cabo el seguimiento del cumplimiento de lo establecido y determinar la eficacia del control definido.

7.3.4. Documentación auxiliar para la documentación del sistema En los capítulos del manual y en las instrucciones ambientales se describe cuál es la información adicional (p.ej., autorizaciones, informes de auditoría, descripción de puestos de trabajo, informes de revisión por la Dirección, Tablas de Entradas y Salidas de Materia, Agua y Energía, Inventario de Productos Químicos y Sustancias Peligrosas, etc.) que se necesita en nuestro sistema de gestión.

7.4. DOCUMENTACION RELACIONADA


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Norma ISO 14001 FGI2 – Listado maestro de documentos internos


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8. CONTROL DE LA DOCUMENTACION

8.1. FUNDAMENTOS En este capítulo se determinan las responsabilidades y los procedimientos en relación con el manejo de documentos y de datos de relevancia ambiental. Los documentos y datos de relevancia ambiental se dividen en los siguientes grupos: Manual del Sistema de Gestión Medio Ambiental. Procedimientos e Instrucciones ambientales: procedimientos,

instrucciones de trabajo e instrucciones de control Formularios originales Documentación auxiliar

En los puestos de trabajo sólo podrán hallarse los documentos vigentes o válidos, es decir, que deberán estar en estado de revisión actualizado o último. Para poder realizar un seguimiento de los estados de revisión, se llevará al día el Formato FGI2 “Lista maestro de documentos internos”. Para regular la distribución de los documentos se complementará una “Lista de distribución” para cada documento en cuestión. Independientemente de la revisión de los documentos nuevos o de las modificaciones de los ya existentes, se realizará una revisión de toda la documentación cada 2 años a no ser que exista otra especificación particular más restrictiva.


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Elaborar o modificar documentos El área o departamento correspondiente

Revisar y aprobar documentos R C C C C C R

Identificar los documentos R

Actualizar el listado maestro de documentos internos

R

Distribuir los documentos y recoger las revisiones obsoletas

C C C C C C R

Archivar documentos obsoletos R

Procesamiento informático de datos R C C C C C


8.3. DESARROLLO

8.3.1. Elaboración o modificación de documentos

El área o departamento correspondiente en cada caso, elabora nuevos documentos o modificará los ya existentes, en base a los formatos ya establecidos.

Se revisarán valorando los siguientes criterios: ¿El documento es

técnicamente correcto?

Elaborar o modificar

Inicio

Revisar y

aprobar


CODIGO: MSGMA1





¿Es adecuado para nuestro sistema de gestión?

Todo documento necesita: un nombre unívoco y

eventualmente un número de documento.

el estado actual de revisión

Si el documento repercute en el FGI2 “Listado maestro de documentos internos”, también ésta tendrá que ser actualizada.

Si se trata de una modificación a un documento ya existente, es necesario retirar el documento obsoleto!

Después de cada modificación se deberá archivar un ejemplar del documento obsoleto. Anotar las modificaciones en el documento e identificarlo con un sello que diga “Obsoleto” y la fecha de sustitución.

8.3.2. Procesamiento informático de datos

Archivo y acceso a los datos

Todos los datos (archivos) importantes para nuestra empresa se guardan de forma centralizada en el servidor de nuestra red informática. Mediante la asignación de autorizaciones de acceso y de contraseñas se determina quién

Identificar

Actualizar listado maestro de

documentos internos

Fin

Actualizar listado maestro de

documentos internos

Archivar documentos obsoletos


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puede leer, editar, modificar o borrar qué datos.

Archivo de seguridad de los datos

Periódicamente se realizan copias de seguridad en discos duros/memorias/discos magnéticos de los datos de almacenamiento centralizado.

Modificación de datos La modificación de programas sólo pueden llevarla a cabo los responsables correspondientes.

8.4. DOCUMENTACION RELACIONADA FGI2 – Listado maestro de documentos internos FGI10 – Listado maestro de documentos externos FGI8 – Listado maestro de registros


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9. CONTROL OPERACIONAL

9.1. FUNDAMENTOS En este capítulo se describe el modo de garantizar que todas las operaciones y actividades de nuestra organización incluidas las desarrolladas por subcontratistas en nuestra empresa, que estén asociadas a aspectos medioambientales significativos, relacionadas con nuestros objetivos y metas o cuya falta de control pudiera llevar al incumplimiento de la política medioambiental de la organización, se desarrollan en condiciones controladas. A través del control operacional garantizamos por lo tanto el cumplimiento de la legislación, la prevención de la contaminación y la mejora continua tal y como se recoge en nuestra política medioambiental. En diferentes procedimientos e instrucciones se describe el desarrollo de nuestros procesos y actividades, así como los parámetros o elementos operativos que deben ser ajustados y/o vigilados para evitar o reducir que se produzcan daños medioambientales. Toda incorporación de nuevos procesos o modificación de los existentes, será objeto de análisis para evaluar la necesidad de ejercer sobre el mismo un control operacional. El continuo control operacional es una herramienta que permite detectar y subsanar con rapidez posibles desviaciones respecto a los criterios o especificaciones medioambientales que la organización ha adoptado con los consecuentes beneficios para el medio ambiente.



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Identificar puntos de control operacional

C C C R

Planificar y documentar el control operacional

C R C C

Ejecutar y registrar el control operacional

R R R

Examinar evaluar la documentación C C C C R

Registrar resultados de la comprobación

I I I I R

Modificar incorporaciones de procesos

C C C R C C C

Mejora continua de procesos R C C C C C C


9.3. DESARROLLO

9.3.1. Genérico

La identificación de operaciones y actividades que requieren control operacional se realiza previamente a partir de: los aspectos

medioambientales significativos

la legislación, reglamentación y autorizaciones vinculantes

los objetivos y metas

Inicio


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medioambientales establecidos

y los principios recogidos en la política medioambiental

Consistirá en definir y consensuar entre las partes implicadas en las operaciones y actividades sometidas a control incluido el mantenimiento: el modo de trabajar los parámetros o elementos a

controlar los valores o criterios de

aceptación o rechazo (criterios legales y/o de eficacia

de procesos) la frecuencia de control y la

responsabilidad del mismo Todo ello se documentará en procedimientos e instrucciones ambientales específicas

El control se llevará a cabo según lo recogido en los procedimientos, instrucciones, planes de mantenimiento preventivo etc.. definidos a tal efecto y se documentará a través de registros en soporte papel o informático

A fin de asegurarnos que el control operativo establecido es efectivo, periódicamente se comprobará si las operaciones y actividades se han realizado según lo acordado y se evaluará el cumplimiento de los valores o criterios de aceptación o rechazo. Se registrará la conformidad o no de lo examinado

Planificación del

control operacional

Ejecución del control

operacional

Examen y evaluación de

documentación generada

Fin


CODIGO: MSGMA1





9.3.2. Modificación o nueva incorporación de procesos

La necesidad de modificar o incorporar un proceso puede surgir en caso de: nuevos productos o servicios modificación de requisitos

legales y/u otros requisitos detección de puntos débiles

en el proceso u oportunidades de mejora (mejora continua)

incidentes/accidentes o situaciones de emergencia ocurridos

La modificación o nueva incorporación de un proceso tendrá en cuenta la identificación de los aspectos medioambientales y riesgos asociados al mismo, la repercusión sobre objetivos, metas y programas ambientales existentes y los principios de la política vigente y la reglamentación y las autorizaciones vinculantes.

Para que los empleados afectados puedan adaptarse a las nuevas exigencias de la modificación del proceso, deben actualizarse los procedimientos y/o Instrucciones Ambientales

Detectar la necesidad de la

modificación y determinar la

planificación


CODIGO: MSGMA1





Los cursillos de formación se llevarán a cabo conforme a lo establecido en el Plan de Formación y Sensibilización

9.3.3. Mejora continua de procesos



CODIGO: MSGMA1





FGI57 – Matriz de identificación y evaluación de impactos ambientales.

FGI59 – Diagnostico gestión de residuos sólidos. FGI60 – Diagnostico gestión ahorro del agua. FGI61 – Diagnostico gestión ahorro energía. PGI31 – Procedimiento de emergencias ambientales.


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10. PLAN DE EMERGENCIAS Y CAPACIDAD DE RESPUESTA

10.1. FUNDAMENTOS Este procedimiento regula la identificación y tratamiento de los accidentes potenciales y de las situaciones de emergencia previsibles asociados a la actividad de la organización, al objeto de reducir al mínimo posible el riesgo potencial para las personas y para el medio ambiente.

10.1.1. Identificación de incidentes/accidentes potenciales y situaciones de emergencia.

La identificación inicial de los incidentes o accidentes potenciales se lleva a cabo durante el proceso de identificación de aspectos medioambientales, y se actualizará: En base a los resultados obtenidos de la investigación de incidentes o

accidentes ocurridos Como consecuencia de una nueva operación, instalación o servicio, o

modificación de éstos. Debido a una recomendación o conclusión de una auditoría o revisión

del sistema. Como consecuencia de nueva legislación aplicable o modificación de

la existente.

10.1.2. Procesos de evaluación de riesgos medio ambientales El análisis y la evaluación se realiza en base a los criterios: gravedad de sus consecuencias y frecuencia de ocurrencia del accidente potencial o de la situación de emergencia.


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Como resultado del análisis de riesgos y su evaluación: Se identifican los accidentes potenciales capaces de generar

situaciones de emergencia Se asignan y establecen medidas preventivas que eviten la repetición

de riesgos innecesarios y limiten o reduzcan sus consecuencias Se definen los mecanismos de respuesta ante accidentes en

procedimientos e instrucciones documentados y los medios necesarios para su ejecución

Los resultados del análisis y la evaluación quedan registrados.

10.1.3. Plan de emergencia El Plan de emergencia que considera la variable medioambiental, contemplará aquellas situaciones de emergencia consideradas prioritarias en la evaluación de accidentes. La formación necesaria para la buena ejecución del Plan de emergencia y de los procedimientos de respuesta se contemplará en el FGI33 “Cronograma de HSE”.

10.1.4. Revisión del sistema De forma periódica a través de la realización de simulacros anuales y siempre después de cada situación real de accidente o emergencia, se analizará y revisará el plan de emergencia y los procedimientos de respuesta a fin de corregir deficiencias en el mismo y en la documentación relacionada. El registro histórico de accidentes y emergencias se actualizará después de cada caso real ocurrido.


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Descripción

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Identificar accidentes y emergencias potenciales

I I C C C I R

Análisis y evaluación de riesgos I I C C C I R

Establecer medidas de prevención R R C C C C C

Definir respuesta ante accidentes potenciales

R C C C C

Facilitar medios de actuación R R C C C C C

Elaborar el plan de emergencias C C C C R

Ejecución de simulacros C C C C C C R

Revisión periódica del plan de emergencias y de los procedimientos de respuesta.

C C C C R

Registro de incidentes / Accidentes ocurridos

C R C C C



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10.3. DESARROLLO

Esta identificación se lleva a cabo de forma continua en base a la identificación de aspectos medioambientales, en el transcurso del control operacional, las auditorias y la revisión del sistema y la actualización de los requisitos legales aplicables. Se toma en cuenta el histórico de accidentes y emergencias de la organización y se coordinan las labores con el área de Seguridad y Salud Laboral

Estimación cualitativa de la posibilidad de que se declare un accidente con sus consecuentes repercusiones medioambientales

Con ellas se pretende evitar la repetición del riesgo y reducir sus repercusiones. Pueden adoptarse medidas preventivas: de detección, de acondicionamiento de áreas o instalaciones, de mantenimiento, de inspección, etc.

La organización establecerá a través de procedimientos y/o instrucciones, las actuaciones pertinentes para los casos de accidente potenciales y situaciones de emergencia con lo que define su capacidad de respuesta y para ello, la Dirección facilita los medios de actuación necesarios. Después de que ocurra un incidente/accidente, éste quedará siempre documentado.


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10.4. DOCUMENTACION ASOCIADA

FGI57 – Matriz de identificación y evaluación de impactos ambientales FGI59 – Diagnostico gestión de residuos sólidos FGI60 – Diagnostico gestión ahorro del agua. FGI61 – Diagnostico gestión ahorro energía. PGI31 – Procedimiento de emergencias ambientales. FGI33 – Cronograma de actividades FGI – Incidentes y accidentes medio ambientales


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11. SEGUIMIENTO Y MEDICION, EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL.

11.1. FUNDAMENTOS En este capítulo se describe el modo en que se lleva a cabo el seguimiento y la medición de las disposiciones medioambientales definidas y establecidas por la organización en materia de: Control operacional de operaciones, servicios y actividades que

puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. Objetivos y metas medioambientales. Cumplimiento de la legislación medioambiental aplicable, así como de

los requisitos vinculantes de permisos y autorizaciones. Equipos e Instrumentos de Control empleados para mediciones de

relevancia ambiental. A través del seguimiento y las mediciones oportunas, obtenemos evidencias reales que permiten a la organización verificar y/o comprobar por un lado, la aplicación o el cumplimiento de lo plasmado en los procedimientos y por otro, la eficacia del control establecido que garantice como mínimo el cumplimiento de los requisitos y límites legales aplicables, la mejora del impacto medioambiental y la consecución de los objetivos y metas establecidos.


Descripción

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Seguimiento y medición de objetivos y metas

Responsable asignado a cada caso

Seguimiento y medición del cumplimiento de la legislación medioambiental aplicable

I C C C C C R

Seguimiento medición y control operacional

Responsable asignado a cada caso

Adquisición de nuevos equipos e instrumentos de control

R C

Operaciones de control de equipos de e instrumentos de control

R C C C


11.3. DESARROLLO

11.3.1. Seguimiento y medición de objetivos y metas ambientales Cada programa medioambiental recoge tanto el responsable, como la frecuencia del seguimiento del cumplimento de las tareas y plazos establecidos en el mismo. Cuando es posible dichos programas recogen además el indicador(es) del objetivo que permitirá medir su evolución. Durante las reuniones periódicas con la gerencia se estudia el avance de los programas, objetivos y metas adoptando medidas oportunas en caso necesario. A la finalización del programa se recoge una valoración final y el grado de cumplimiento de los objetivos y metas fijados inicialmente.

11.3.2. Seguimiento y medición del cumplimiento de la legislación medioambiental.

La organización ha definido diferentes procedimientos, instrucciones y/o planes de medición, mantenimiento y limpieza para aquellas operaciones, servicios y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. En dicha documentación se recoge el responsable y la frecuencia


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con la que se llevará a cabo el seguimiento y las mediciones necesarias para verificar el cumplimiento y la eficacia de lo establecido.

11.3.3. Seguimiento y medición del control operacional La organización ha definido diferentes procedimientos, instrucciones y/o planes de medición, mantenimiento y limpieza para aquellas operaciones, servicios y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. En dicha documentación se recoge el responsable y la frecuencia con la que se llevará a cabo el seguimiento y las mediciones necesarias para verificar el cumplimiento y la eficacia de lo establecido.

11.3.4. Seguimiento y medición de equipos e instrumentos de control

Se distinguen 2 categorías de equipos e instrumentos empleados para mediciones de relevancia ambiental. Móviles: aparatos o medios móviles, no asociados ni integrados en

instalaciones de forma concreta y permanente, que se emplean para la medida de valores característicos ambientales (p.e. densímetro, termómetro, pHmetro, etc)

Fijos: aparatos o medios de medición que constituyen parte de una instalación o equipo para el control y mando de paramétros de proceso y que por lo general están asociados a un punto permanente de medida.

Todo empleado es también responsable de los equipos e instrumentos de control que le hayan sido confiados y deberá manejarlos adecuadamente y con el cuidado que requieran.


CODIGO: MSGMA1





No se podrán seguir utilizando equipos o instrumentos de control dañados o cuya medida no sea la correcta y se deberá disponer su calibración, reparación o sustitución inmediata.

11.3.5. Adquisición de nuevos equipos e instrumentos de control y medición

Para la adquisición de nuevos equipos y instrumentos de control se tendrán en consideración tanto la fiabilidad del proveedor como los criterios de: Precisión Precio. Relevancia cualitativa Campo de aplicación Idoneidad

Se comprueba la capacidad de funcionamiento y los criterios de selección de todos los nuevos equipos e instrumentos de control, así como que adjunten las indicaciones del fabricante para su mantenimiento

NO

El equipo o instrumento de control defectuoso o inadecuado se devuelve al proveedor

SI

Los nuevos equipos/instrumentos de control se proveen con la Placa de Identificación correspondiente, que señale nombre, marca, modelo, Nº serie y Código Interno, próxima Fecha de control y se registran en el Listado de Equipos de Control. Los

Adquisición de nuevos

equipos / Instrumentos

de control

Inicio

Control en recepción y

primera puesta en

marcha de los equipos o

instrumentos

recepcionados

Identificar el equipo /

Instrumento de control

Es la

comprobación

OK?


CODIGO: MSGMA1





equipos que por sus características (pipetas, electrodos, …) no puedan ser identificados con dicha etiqueta, serán identificados exclusivamente con el Código Interno que se les asigne

La Ficha técnica del Equipo FGLM6 se elabora para los equipos de control. Contiene, junto a los datos técnicos del instrumento, el intervalo de comprobación para las supervisiones periódicas, datos sobre su almacenamiento y el registro de los controles a los que va siendo sometido y su resultado.

El equipo o instrumento de control o medición se entrega al usuario, se instala o se almacena. En la Ficha del Equipo de Control se anota su correspondiente almacenamiento.

11.3.6. Operación y control de equipos de control

Razones para iniciar la supervisión de los equipos de control Plazo periódico establecido Aparición de desviaciones de

medición. Daños en el equipo de medición y

control

Las operaciones de control realizadas internamente son registradas por el responsable asignado según los procedimientos

Entrega, montaje o

Almacenamiento de los

equipos e instrumentos

de control Fin

Elaborar ficha técnica del

equipo/instrumento de

control

Necesidad de

supervisión de los

equipos de control

Inicio

Controlar según la ficha

del equipo/Instrumento

de medición y control


CODIGO: MSGMA1





correspondientes elaborados a tal efecto. Las operaciones de control realizadas externamente se gestionan por el Jefe de Laboratorio y son detalladas en forma de certificado (calibración) o albarán de los trabajos (verificación y mantenimiento). En caso de calibraciones de asegurará que se indican la incertidumbre de la calibración y la trazabilidad de los materiales de referencia.

NO

Retirar el equipo de control defectuoso, identificarlo de tal manera y repararlo

SI

La nueva identificación contiene el nuevo plazo de verificación o calibración

En la ficha técnica del equipo/Instrumento de medición y control se anota la fecha de control y el responsable.


Actualizar la placa de

identificación

Fin

Es la

comprobación

OK?

Actualizar ficha de

equipo/Instrumento de

medición y control

Acordar la

reparación del

equipo de

medición y

control


CODIGO: MSGMA1





Manual de los equipos para usuarios FGLM6 – Ficha técnica de equipos FGLM2 – Listado de equipos FGLM7 – Control de mantenimiento y reparaciones Placas o Stiker de identificación del equipo.


CODIGO: MSGMA1





12. NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCION PREVENTIVA

12.1. FUNDAMENTOS Este capítulo describe el modo de impedir situaciones de “no conformidad” tanto de las existentes como de las potenciales de forma prolongada en el tiempo, por medio de la aplicación de acciones correctoras y preventivas respectivamente. Para simplificar, en adelante sólo se hablará de “no conformidades” y este término englobará los incumplimientos respecto a: Los requisitos de la norma ISO-14001 Los requisitos legales medioambientales aplicables Los requisitos por parte de la organización

Las acciones correctivas y preventivas se discuten y elaboran en un marco adecuado (p.ej. en la reunión semanal del área o contrato), para cada caso.

12.1.1. Necesidad de acción correctiva y preventiva Las acciones correctivas son necesarias cuando se han producido “no conformidades” y las preventivas si se detecta la posibilidad de “no conformidades potenciales”. Cualquier tipo de No conformidades, la desviación de los procedimientos, el no cumplimiento de lo planificado, la no consecución de un objetivo o meta, etc. se recogen durante:


CODIGO: MSGMA1





el seguimiento del cumplimiento de objetivos y programas medioambientales

el control operacional, el seguimiento y medición del mismo las auditorías ambientales internas directamente de nuestros empleados sobre acontecimientos

acaecidos, sugerencias o quejas internas las reclamaciones o quejas de partes interesadas externas recibidas


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Identificación de no conformidades y notificación al responsable del SGMA

Toda la organización

Actualización del registro de no conformidades

C C C C C C R

Analizar y evaluar las no conformidades

Departamento afectado C C

Definir acciones Departamento afectado C C

Aplicar las acciones Responsable asignado C C

Comprobar y evaluar la eficacia Responsable asignado C C

Elaborar o modificar documentación Departamento asignado C C

Revisar, aprobar y archivar las acciones correctivas, preventivas o correcciones realizadas

C C C C R


12.3. DESARROLLO

Inicio


CODIGO: MSGMA1





Cuando se identifiquen no conformidades según se haya detectado el riesgo potencial de un desvío, se notificarán al Responsable del SGMA para que éste actualice el Registro de No Conformidades.

El análisis y la evaluación tiene por objeto identificar o descubrir la causa de la no conformidad y ponderar su importancia para ver si dan lugar o no a AC o a AP

Las acciones serán las adecuadas para eliminar o prevenir la no conformidad de forma duradera y se registrarán según FGAIM3 “Acción correctiva, preventivo y/o corrección.

Para la implantación de las acciones deberá nombrarse siempre a un responsable. Este tiene la obligación de dirigir y documentar la aplicación de las acciones y de informar sobre los resultados.

No

Si

Se establecerá un Responsable y una frecuencia de seguimiento para valorar la eficacia de la AC/AP y el registro de todo ello.

Los cambios en la documentación se llevarán a cabo cuando sean necesarios y conforme a lo establecido

Una vez el responsable del seguimiento dé por cerrada una AC/AP satisfactoriamente, el Responsable del SGMA, revisará, aprobará y archivará dicho registro.

Identificación de No

conformidades

Analizar y evaluar la No

conformidad real o

potencial

Definir acciones:

AC/AP

Aplicar las acciones:

AC/AP

Son las

AC/AP

eficaces?

Elaborar o modificar

documentación relacionada

Aprobar y archivar las acciones

y su eficacia

Fin


CODIGO: MSGMA1





12.3.1. Posibles acciones preventivas

Acciones de carácter organizativo Acciones de carácter técnico

Crear grupos de mejora por áreas

Reubicación de equipos para reducir riesgos de transporte interno de sustancia peligrosas

Mejorar la gestión de la rotación del Stock para evitar productos obsoletos

Modificaciones de mejora de procedimiento o proceso.

Sustituir materias primas empleadas por materiales menos agresivos para el medio ambiente.

12.4. DOCUMENTACION RELACIONADA FGAIM3 – Acción correctiva, preventiva y corrección FGAIM4 – Seguimiento a acción correctiva, preventiva o corrección FGAIM1 – Informe de acciones correctivas, preventivas o correcciones


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13. REGISTROS

13.1. FUNDAMENTOS En este capítulo se fijan las responsabilidades y los pasos a seguir en relación a la utilización de los diferentes registros que se generan del sistema de gestión medioambiental. Al definir claramente el lugar y el período de archivo o conservación se pretende garantizar la posibilidad de acreditar, si procediera, el cumplimiento de las exigencias en materia de protección ambiental. Hay registros que sirven para acreditar el cumplimiento de la legislación y reglamentación vigente en materia de protección ambiental y también para documentar el impacto ambiental de nuestra operación. Pero por medio de registros también acreditamos el cumplimiento de requerimientos de diversos apartados de la norma, como son los relativos a formación, control de procesos, auditorías, revisiones, etc... Y documentamos la eficacia y utilidad de nuestro sistema de gestión.

13.1.1. Lista de registros Todos los registros generados en el Sistema de Gestión Medioambiental deben estar incluidos en el formato FGI8 “listado maestro de registros”, cuya elaboración y actualización será responsabilidad del responsable de gestión ambiental



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Descripción

Ge

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n

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l

Elaborar y actualizar la lista de registros

C C C C C C R


13.3. DESARROLLO

Los formularios deberán llevar una referencia de la persona que los cumplimenta y la fecha en que lo hace. Todos los registros deberán ser incluidos en el Listado maestro de Registros

La evaluación de los registros por parte del responsable llevará asociada la adopción de una acción correctora, en caso de detectarse alguna no conformidad.

El archivo se efectuará en la forma apropiada para el tipo de documento (p.ej., formularios en archivadores, ficheros en disquetes o CD) La responsabilidad del archivo y el período de conservación están fijados en la Lista de registros.

Los registros obsoletos cuyo tiempo de archivo según lo establecido haya expirado pueden destruirse.

Inicio

Crear registros

Diligenciamiento y

evaluación de los

registros

Archivo

Destrucción


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13.4. DOCUMENTACION RELACIONADA FGI8 – Listado maestro de registros

Fin


CODIGO: MSGMA1





14. AUDITORIA INTERNA MEDIO AMBIENTALES

14.1. FUNDAMENTOS Este capítulo describe el modo en que se llevan a cabo las auditorías internas (auditoría del sistema de gestión medioambiental). Los objetivos de la auditoría son evaluar el sistema de gestión existente la aplicación de nuestra política ambiental y la consideración de las propuestas de mejora provenientes de

nuestros empleados La auditoría se lleva a cabo en base a la ISO 19011. El PGI3 “Procedimiento de auditorías internas”. El alcance de la auditoría y la frecuencia de realización se establecen dentro del programa de auditorías internas.

14.1.1. Exigencias a los auditores Las auditorías deberán ser realizadas por personas que no tengan una responsabilidad directa en las áreas objeto de la auditoría y que dispongan de los conocimientos suficientes sobre la norma ISO:14001, los fundamentos del sistema de gestión medioambiental y las técnicas de auditoría



CODIGO: MSGMA1





Descripción

Ge

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Elaborar el programa de auditorias I R R

Seleccionar a los auditores R C

Preparar las auditorias El Auditor

Informar a las áreas afectadas El Auditor

Ejecución de la auditoria El Auditor

Cierre de la auditoria El Auditor

Elaborar el informe de auditoria El Auditor

Remitir el informe de auditoría al responsable ambiental y a la gerencia

El Auditor

Actualizar el programa de auditorias I R R


14.3. DESARROLLO

En base al programa de auditorias

La preparación de la auditoria incluye: La selección previa del equipo

auditor. La elaboración de listas de

control o de un catalogo de preguntas.

La inspección de documentos del sistema

La consideración de la importancia ambiental de las actividades a auditar.

La lectura de anteriores

Inicio

Preparar la auditoria


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informes de auditoria

Todos los afectados deberán ser informados a tiempo sobre el tema, la hora y el desarrollo de la auditoria

La auditoria contiene: Entrevistas a los empleados Inspección de documentación Evaluación de las

instalaciones Observación de actividades Toda la documentación

deberá ser anotada. Se documentaran todas las conclusiones de la auditoria

El objetivo de la discusión final es presentar al área afectada las conclusiones de la auditoria de forma que este garantizado que comprenden y toman nota de los fundamentos materiales sobre los que se basan las conclusiones de la auditoria.

Según el formato FGI7 – Informe de auditoría a la gerencia. Por último se copia el informe de auditoría al encargado de la gestión ambiental y la gerencia para su evaluación final.

Formato FGI3 “Programa de auditorias internas”


Fin

Informar a los

afectados

Auditoria

Discusión final con

los afectados

Elaborar el informe

de auditoria

Actualizar cronograma de

auditorias


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FGI65 – Preguntas de auditoría interna del sistema de gestión medio

ambiental. FGI3 – Programa de auditorías internas FGI5 – Acta de apertura de auditorias FGI6 – Acta de cierre de auditorias FGI7 – Informe de auditorías a la gerencia


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15. REVISION GERENCIAL

15.1. FUNDAMENTOS Este capítulo describe el modo en que se llevara a cabo las revisiones gerenciales al sistema de gestión medio ambiental anualmente o después de procesos de auditorías internas al sistema de gestión. El objetivo de las revisiones por la dirección son: Asegurarse de la conveniencia del sistema de gestión medio

ambiental Asegurarse la adecuación y la eficacia continua del sistema de gestión

medio ambiental

15.1.1. Recomendaciones para las revisión por la dirección En las revisiones por la dirección se deben incluir: La evaluación de oportunidades de mejora Las necesidades de efectuar cambios al sistema de gestión ambiental Incluir la política ambiental Los objetivos y las metas ambientales Conservar los registros de las revisiones por la dirección. Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de

cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba.

Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas.

El desempeño ambiental de las organización El grado de cumplimiento de los objetivos y metas El estado de las acciones correctivas y preventivas


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El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección

Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales

Las recomendaciones para la mejora. Los resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del sistema de gestión ambiental, coherentes con el compromiso de mejora continua.


Descripción

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Recolectar la información para la revisión por la dirección

R R C C C C C

Convocatoria de la reunión para la revisión por la dirección

R R C C C C C

Revisión de la documentación R R C C C C C

Resultados de la revisión por la dirección

R R C C C C C


15.3. DESARROLLO

En base al programa de auditorias

Inicio


CODIGO: MSGMA1





La preparación de la revisión gerencial incluye: La recolección de la

información para la revisión. La convocatoria para la

revisión por la dirección.

Todos los afectados deberán ser informados a tiempo sobre el tema, la hora y el desarrollo de la revisión

La revisión por la dirección contiene: La evaluación de

oportunidades de mejora Las necesidades de efectuar

cambios al sistema de gestión ambiental

Incluir la política ambiental Los objetivos y las metas

ambientales Conservar los registros de las

revisiones por la dirección. Los resultados de las

auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba.

Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas.

El desempeño ambiental de las organización

El grado de cumplimiento de los objetivos y metas

El estado de las acciones correctivas y preventivas

El seguimiento de las

Preparar la revisión

gerencial

Informar a los

participantes de la

revisión

Revisión de la

documentación


CODIGO: MSGMA1





acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección

Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales

Las recomendaciones para la mejora

incluir todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del sistema de gestión ambiental, coherentes con el compromiso de mejora continua

Según el formato FGO7 – Revisión por la dirección. Por último se copia el informe de revisión por la dirección al encargado de la gestión ambiental y a los encargados de gestionar las mejoras planteadas.

15.4. DOCUMENTACION RELACIONADA FGO2 – Política integral FGO3 – Objetivos del sistema FGO5 – Informe de gestión FGO7 – Revisión por la dirección

Fin

Resultados de la

revisión por la

dirección

Elaborar el informe

de Revisión por la

dirección

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