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MANUAL DE CONTROL INTERNO COD: 5.1.M.1 VERSION: 03

DOCUMENTO CONTROLADO

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MANUAL DE EVALUACIÓN Y

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

AREA METROPOLITANA DEL CENTRO OCCIDENTE

NTCGP 1000:2009



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TABLA DE CONTENIDO

AREA METROPOLITANA MISIÓN, VISIÓN………………………………….4 MARCO NORMATIVO… ……………………………………………………….5 MARCO TEÓRICO………………………………………………………………7 PROCESO ADMINISTRATIVO. ………………………………………............8 ASPECTOS DE CONTROL INTERNO ……………………………………...10 PRINCIPIOS RECTORES PARA EL EJERCICIO DEL C.I. …………… …12 NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS.. ………… 13 NORMAS PERSONALES - PERFIL DEL JEFE DE CONTROL INTERNO Y AUDITORES INTERNOS.…………………............................ 13 NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO………………………………… 16 NORMAS RELATIVAS A LOS INFORMES………………………………… 16 TIPOS DE EVALUACIÓN. …………………………………………………… 16 ELEMENTOS PARA EVALUAR EL S.C.I. ………………………………… .17 PAPELES DE TRABAJO ……………………………………………………….18 METODOLOGÍA DE TRABAJO……………………………………………… 23 PRIMERA ETAPA – PLANEACIÓN DE LAUDITORIA………………………24 SEGUDA ETAPA – EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA………………………28 TERCERA ETAPA- INFORME DE AUDITORIA…………………………… 28 CUARTA ETAPA - SEGUIMIENTO …………………………………………...29 FORMATOS Y DOCUMENTOS DE APOYO A LA FUNCIÓN DE C.I... 30 PROGRAMA DE AUDITORIAS……………………………………………….32 AUDITORIA AL TALENTO HUMANO, JURIDICA E INFORMATICA…… 32 EVALUACIÓN A LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS.…………………….34 AUDITORIA A LA CONTRATACIÓN ……………………………………… ..35 AUDITORIA AL PAGO DE LA NÓMINA …………………………………… 38 REVISIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS………………………………....39 AUDITORIA AL SISTEMA DE INFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN.…………………………………………………………………… 41 AUDITORIA AL ÁREA DE PLANEACIÓN…………………………………. 43 AUDITORIA A LOS PLANES DE ACCIÓN.………………………………… 45



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AREA FINANCIERA…………………………………………………………… 46 AUDITORIA A LA CONTABILIDAD………………………………………… 47 AUDITORIA AL PRESUPUESTO………………………………………… ….49 AUDITORIA PARA EL ANÁLISIS A LOS ESTADOS CONTABLES……. ..51 AUDITORIA PARA LA REALIZACION DE ARQUEOS DE CAJA………... 53 AUDITORIA PARA LA RETENCIÓN EN LA FUENTE………………… ... 55 AUDITORIA A COMPRAS Y SUMINISTROS………………………………. .56 AUDITORIA A TESORERIA………………………………………………… 58 AUDITORIA A LOS MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 59 SISTEMAS DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS…………………... 60 AUDITORIA ATENCIÓN AL CLIENTE………………………………………. 61 AUDITORIA A LA CONTRATACIÓN DE OBRAS PÚBLICAS…………….. 62 AUDITORIA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Y ÁREA TÉCNICA………………………………………………………………… 63 AUDITORIA A LA INTERVENTORIA DE LOS CONTRATOS…………….. 65 PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS…………………………. 66 EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - MECI …………. 67 ROL DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO…………………………. 67 ASESORIA Y ACOPAÑAMIENTO………………………………………………68 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO………………………………………………..69 FOMENTO DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL………………………...70 ROL DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO FRENTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NORMA NTCGP 1000:2004…. EVALUACIÓN AL AMBIENTE DE CONTROLY FORMATOS…………….



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MMMIIISSSIIIÓÓÓNNN

“Es nuestro compromiso propender por el desarrollo armónico, coordinado y

sostenible de los municipios que la conforman, mediante la planeación, la

gestión y ejecución de proyectos con impacto metropolitano que la conduzcan a

su fortalecimiento y consolidación territorial. Este compromiso se fundamenta en

el respeto por la autonomía municipal, la concertación, el interés ciudadano y el

liderazgo institucional de todo un equipo de trabajo comprometido por el

desarrollo la ciudad región.

VVVIIISSSIIIOOONNN

Ser la entidad líder en la gestión del desarrollo integral de la ciudad región,

Posicionándose como agencia promotora y gestora de proyectos estructurantes

al nivel metropolitano, soportados por una organización ágil, con talento humano

competitivo y capaz de liderar el desarrollo y crecimiento sostenible de la

metrópoli.



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MMMAAARRRCCCOOO NNNOOORRRMMMAAATTTIIIVVVOOO

Constitución Política, artículos 209 y 269 Ley 87 de 1993, por la cual se establecen norma para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado. Decreto reglamentario No. 1826 de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993, en este Decreto se establece el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. Directiva Presidencial No. 02 de Abril 5 de 1994, orienta el proceso de diseño y montaje de los sistemas de Control Interno, suministrando criterios y elementos metodológicos de orden práctico. Decreto No. 280 de 1996, modificado por el 2070 en su artículo 2º, por medio del cual se crea el Consejo Asesor Nacional en materia de Control Interno en las entidades del orden nacional y territorial. Directiva presidencial No. 01 de Febrero 5 de 1997, imparte lineamientos que contribuyen a reorientar el proceso y montaje del Sistema de Control Interno Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno, se establecen instancias de articulación para lograr el funcionamiento armónico del Sistema Nacional de Control Interno y sus respectivos responsables. Se interrelacionan los procesos fundamentales de la administración: dirección, planeación, organización, ejecución, seguimiento y control (evaluación). Decreto 1537 de Julio de 2001, reglamenta la ley 87 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Control Interno, establece la obligatoriedad de implementar al interior de cada administración, la racionalización de la gestión institucional , los manuales de procedimientos y la administración del riesgo, define el rol de las oficinas de Control Interno. “NUEVO MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI: 1000:2005”



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Circular No. 02 de 2005, Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno. Circular No. 03 de Mayo de 2005, Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 Decreto 1599 de Mayo 20 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Decreto 2621 de Agosto 3 de 2006, por el cual se modifica el decreto 1599 de 2005 en su artículo 4º y se amplía el plazo para la implementación del MECI en un término no superior a 20 meses contados a partir de la fecha de expedición de este decreto. Circular No. 03 de 2006, ampliación del plazo para la implementación del MECI, hasta Abril 3 de 2008. Decreto 2319 de Julio 31 de 2007, por el cual se modifica el decreto 2621 de 2005 y se amplía el plazo para la implementación de MECI hasta diciembre 8 de 2008. Circular 1000-02-07 del DAFP, sobre la conformación de equipos MECI y/o Calidad. Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS. Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014 por medio del cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 expedido por el DAFP.



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MMMAAARRRCCCOOO TTTEEEÓÓÓRRRIIICCCOOO

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales. Debe concebirse de tal manera que sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando. Actualmente el Control Interno se ha convertido en una herramienta de gestión que ayuda a la Gerencia en el cumplimiento de sus metas y objetivos. La importancia de la Auditoría Interna de permitir realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad y así mismo permitir emitir juicios basados en las evidencias sobre los aspectos más relevantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. Esta es una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno, que analiza las debilidades y fortalezas del control, así como el desvío en los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la entidad. Siendo su objetivo formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos, y servir de apoyo a la Gerencia y Directivos en la toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados esperados. Haciendo recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, así como irregularidades y errores presentados en la operación de la Entidad, apoyando a la Gerencia en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes. Su ejecución se soporta en el conjunto de Normas de Auditoria generalmente aceptadas tal como el presente manual, que busca estandarizar los procesos auditores y formalizar el trabajo de auditoría propiamente dicho. Las auditorias se realizan con base en el Programa de Auditoría Interna por



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parte de la oficina de Control Interno y por parte de los auditores internos de calidad cuando se trate de las auditorias al sistema de gestión de la calidad. Los resultados de la auditoria son socializados con el área auditada y posteriormente comunicados a la Dirección quien a su vez lo entrega a cada unos de los Jefes de Área, responsables para que acojan las recomendaciones, e implementen acciones de mejoramiento sugeridas por la oficina de Control de Interno. Así mismo la oficina de Control Interno puede realizar Auditorías Internas a procesos, actividades u operaciones, no contempladas en el Programa Anual de Auditoria, cuando lo determine la Dirección o las condiciones lo ameriten.

PPPRRROOOCCCEEESSSOOO AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAATTTIIIVVVOOO

Para facilitar el estudio y evaluación de los elementos del Sistema de Control Interno el proceso administrativo está integrado por las siguientes etapas: Planeación: Fijar metas y objetivos Organización: Establecimientos de las funciones, cargos y distribución

adecuada de los recursos para el logro de los objetivos. Dirección: Orientación de las personas para lograr que las metas y los

objetivos se cumplan. Ejecución: Acciones que concretan el pensamiento administrativo.



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Control: Confrontación del resultado con lo esperado e incorporación de correctivos. El control cierra el ciclo administrativo y garantiza que la planeación no se traduzca sólo en un inventario de buenos deseos, sino en acciones concretas.

Cobertura Las acciones de evaluación y control deben ser aplicadas a

todas las áreas, procesos y funciones administrativas, incluyendo desde las labores operativas, las de tipo financiero, de administración del recurso humano, de sistemas de información y procesamiento electrónico de datos hasta las de tipo directivo.

La evaluación del control interno abarca a toda la organización en sus diferentes niveles.

En la Parte Administrativa De acuerdo a lo establecido en el decreto 2145 de 1999, la Oficina de Control Interno evalúa la planeación en toda su extensión, de acuerdo a las políticas, objetivos y metas corporativas fijadas por la dirección. Respecto a la organización evalúa que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad. En la ejecución se analizan los procesos misionales y de apoyo, se asesora y acompaña a las dependencias en el establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos. Respecto al seguimiento y control, se evalúa el funcionamiento del sistema de control interno, se verifica la existencia y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman.

En la Parte Misional Se consideran las realizadas por personal que labora en los procesos misionales tales como: Subdirección de Transporte y Movilidad, Subdirección de Desarrollo Metropolitano y el proceso de Gestión y Control de Ingresos.



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En la Parte Social Se considera el impacto que los resultados de la gestión de la entidad estén causando en la comunidad.

En la Parte de las Funciones Contables, Financieras y Presupuestales Se consideran los procesos y operaciones económicas de la organización, que se realiza regularmente con terceros ya sean entidades oficiales, privadas.

Sistemas de Información y Procesamiento Electrónico de Datos

Se consideran los recursos computacionales, los contratos de adquisición de recursos y servicios tecnológicos, los planes de contingencia, la seguridad de los procesos de la información, la administración y control de redes y la adecuada utilización de los equipos de cómputo.

AAASSSPPPEEECCCTTTOOOSSS DDDEEE CCCOOONNNTTTRRROOOLLL IIINNNTTTEEERRRNNNOOO

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO.

EN RELACIÓN CON LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: Principio de Legalidad

En virtud de éste, el sistema de control interno deberá garantizar que la función administrativa gire dentro del marco legal asignado, en atención y cumplimiento de las normas disciplinarias.

Principio de Igualdad Este principio, entendido prudente y racional, debe servir de guía a la administración pública para que sus actuaciones y decisiones administrativas se presenten en igualdad de condiciones.



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El control interno debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas hacia el interés general, sin privilegios otorgados a grupos especiales.

Principio de Moralidad

El sistema de control interno está dirigido a rodear las actuaciones de la administración de claros y precisos principios éticos que permitan una gestión pública transparente y pulcra.

Principio de Eficacia

El sistema de control interno velará por que todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos al logro de sus metas y objetivos, exigiendo la elaboración y oportuna ejecución de los planes y programas, igualmente verificando su idoneidad y debido cumplimiento, señalando los ajustes necesarios.

Principio de Eficiencia

Este principio busca que todas las actividades de la entidad cumplan eficientemente, o sea, que produzcan los mayores logros y resultados y que sus recursos se les dé el máximo y adecuado aprovechamiento, de tal manera que se alcancen los objetivos esperados y los efectos satisfactorios.

Principio de Economía

Orienta a la entidad hacia una política de austeridad y mesura en el gasto, hacia una medición racional de costos en el gasto público y hacia el equilibrio necesario y conveniente en la inversión, para garantizar la debida conformidad y proporcionalidad de resultados en el concepto costo beneficio.

Principio de Celeridad

El sistema de control interno requiere ser diseñado con una permanente dinámica de suficiente celeridad en los procesos y desarrollos administrativos, con el fin de obtener resultados excelentes y oportunos.

Principio de Imparcialidad

El sistema de control interno, debe practicar mecanismos que orienten y



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permitan un tratamiento, desarrollo o comportamiento justo e imparcial de la entidad.

Principio de Publicidad

Todas las actuaciones y procedimientos de la entidad, lo mismo que los propósitos y los resultados deben ser del conocimiento público de la comunidad, para esto, la Dirección dotará a todas sus dependencias de los mecanismos e instrumentos adecuados. Este principio debe garantizar un conocimiento pleno, preciso, oportuno y veraz de todos los actos de la administración. En razón del principio de publicidad, las autoridades deben utilizar los mecanismos de comunicación e información, que reflejan transparencia de sus actuaciones y el permanente y conveniente vinculo con los ciudadanos.

Principio de Responsabilidad

Los administradores públicos responderán con suma diligencia y cuidado no únicamente por el desarrollo de las funciones a ellos confiadas, sino también, por las omisiones y actuaciones irresponsables que comprometan no solo los bienes públicos, sino además el cumplimiento oportuno y eficiente de los bienes del estado.

Principio de Valoración de Costos Ambientales

El ejercicio de la función pública debe desarrollarse de tal manera que las actuaciones y decisiones administrativas consulten los costos, aspectos y consecuencias ambientales. Este principio está orientado a mantener y preservar la integridad del ecosistema y a la conservación de un ambiente sano.

Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales, fundamentados en:

A) AUTOCONTROL: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su



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función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

B) AUTORREGULACIÓN: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

C) AUTOGESTIÓN: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.

NNNOOORRRMMMAAASSS DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA GGGEEENNNEEERRRAAALLLMMMEEENNNTTTEEE AAACCCEEEPPPTTTAAADDDAAASSS Son los requisitos mínimos de calidad que debe tener el auditor respecto a su personalidad, el trabajo que desempeña y la información que rinde como resultado de este trabajo. Están clasificadas así:

1. NORMAS PERSONALES

El funcionario que realiza una auditoria debe tener un adecuado entrenamiento técnico, suficiente capacidad profesional enriquecida por la constante investigación y completa independencia mental para que los juicios que emita sean objetivos, en este orden de ideas se relaciona a continuación el perfil de los funcionarios de control interno:

PPPEEERRRFFFIIILLL DDDEEELLL JJJEEEFFFEEE DDDEEE CCCOOONNNTTTRRROOOLLL IIINNNTTTEEERRRNNNOOO YYY AAAUUUDDDIIITTTOOORRREEESSS

IIINNNTTTEEERRRNNNOOOSSS

El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe ser un funcionario del Nivel Directivo, las personas que se asignen a esta Oficina deben ser intelectualmente idóneas y moralmente intachables, además de otras cualidades como: 1. Ética profesional, 2. Capacidad de análisis, 3.Amplia visión, 4. Criterio de selectividad, 5. Comprensión y respeto por las ideas ajenas, 6. Independencia y crítica profesional, 7.Igualdad de



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razonamiento con los ejecutivos, 8. Convicción.

Además tiene unas obligaciones muy específicas para el buen desempeño de sus funciones como son:

Conocer oportunamente las disposiciones, manuales y cualquier otro documento que signifique reglamentación en la Entidad, así como cualquier modificación a los mismos. Todo lo anterior con el propósito de mantener al día su información personal sobre las regulaciones que rigen el funcionamiento de la entidad, su misión y sus políticas. Entre las obligaciones más importantes están:

a) Conocimiento actualizado de la existencia y acceso oportuno a la

correspondiente información respecto a lo siguiente:

Estatutos de la Entidad

Reglamento interno de trabajo.

Manuales: De Auditoría Interna, de funciones, de procedimientos, de calidad, etc.

Programas de Auditoría Interna.

Circulares, resoluciones, instructivos y otras disposiciones oficiales.

Leyes y Decretos que tengan relación con el funcionamiento de la Entidad

Términos de los convenios y obligaciones bancarias.

Informes de auditorías anteriores, auditorías externas, Contralorías y demás entidades de control.

En general toda la reglamentación en las cuales se basan las funciones de la Entidad en lo referente.

b) Cumplir y velar por que se cumplan las disposiciones vigentes. c) Cumplir con su trabajo profesional con el mayor celo y diligencia, además

con prontitud y al menor costo posible.



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d) Estar atento a cualquier hecho de importancia para la entidad, así no esté

previsto en el programa de auditoría ó en las instrucciones recibidas e informar oportunamente a sus superiores inmediatos.

e) No emitir conceptos sin respaldo en pruebas fehacientes. f) Presentar informes escritos y con imparcialidad. Atribuciones de los funcionarios de control interno

Las atribuciones consideradas para los funcionarios responsables de evaluar el Control Interno, son las siguientes:

Actuar con independencia

Libre acceso a todos los registros, archivos, personal y bienes

existentes en la Entidad. Recibir la colaboración de cualquier funcionario o dependencia de la

organización, con el fin de conseguir evidencia e informes que satisfagan sus requerimientos para poder cumplir con su función.

Funciones

Las funciones de los asesores, coordinadores, auditores internos ó similares, han sido consignadas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993 y deben estar contempladas en los respectivos manuales de funciones de cada Entidad, el cual tiene que estar adoptado mediante acto administrativo

Parágrafo del artículo No. 12 de la Ley 87 de 1993. En ningún caso podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. Esto significa que el asesor de control interno no debe comprometerse a realizar labores propias del quehacer administrativo, que corresponden a los demás funcionarios de la entidad, ni avalar, ni firmar ningún documento que no sea el producto de las funciones que le otorga la ley.



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2. NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO

El trabajo debe realizarse con una planeación previa y sometido a constante supervisión. Es necesario estudiar y evaluar el Sistema de Control interno La obtención de evidencia debe ser válida y suficiente de tal manera que permita establecer la razonabilidad de los informes de auditoría realizados a los procesos objeto de evaluación. 3. NORMAS RELATIVAS A LOS INFORMES Estas normas deben tener relación con lo auditado. Como resultado de su trabajo el auditor emite su opinión y expresa las conclusiones a que ha llegado. Para ello debe generar un informe que cumpla con las normas de calidad.

TIPOS DE EVALUACIÓN

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Se orienta a la evaluación del estado de operación y controles asociados con los elementos del sistema de control interno.

EVALUACIONES DE LOS CONTROLES ESTABLECIDOS A CADA UNO DE LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD:

Se orienta a establecer la eficiencia, eficacia de los aspectos de control establecidos en el manual de control interno. Involucra también la evaluación de los indicadores de gestión.



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EEELLLEEEMMMEEENNNTTTOOOSSS PPPAAARRRAAA EEEVVVAAALLLUUUAAARRR EEELLL SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA DDDEEE CCCOOONNNTTTRRROOOLLL

IIINNNTTTEEERRRNNNOOO...

UNIDAD U OFICINA DE CONTROL INTERNO.

DEFINICIÓN

Es uno de los elementos del sistema de control interno de Nivel Gerencial o Directivo, encargada de evaluar independientemente la eficiencia, la eficacia, la economía y la equidad de las operaciones: contables, financieras, administrativas y los controles de gestión, disciplinarias y de otra naturaleza, dentro de la entidad, con el objeto de ayudar a la administración a alcanzar las metas y objetivos, dentro de un enfoque de eficiencia en la prestación de sus servicios. Verifica permanentemente el cumplimiento de las actividades y operaciones, evitando que las diferentes áreas de gestión funcionen descoordinadamente. CRITERIOS DE TRABAJO La labor de esta oficina debe ser oportuna en el tiempo y posterior en las operaciones, basada en técnicas y procedimientos de auditoría generalmente aceptadas.



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Las actividades deben ser planeadas y organizadas para determinar con anticipación el qué hacer, el cómo hacerlo, cuando hacerlo y quienes deben hacerlo, bajo la orientación de un profesional del nivel directivo que cumpla la función de asesor.

ORGANIZACIÓN Estructura La unidad u oficina de control interno es un órgano asesor de la entidad, con independencia funcional. Su estructura depende del tamaño, naturaleza de la entidad y cobertura geográfica. Se debe conformar con criterio de cubrimiento, tanto de las áreas técnicas como las de apoyo, buscando siempre la mayor cobertura.

Papeles de trabajo Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por los funcionarios de auditoría, los cuales fundamentan y respaldan los informes de auditoría, pero no hacen parte integral del informe. Estos deben ser completos precisos, comprensibles, claros, legibles y técnicamente elaborados. Registran la información y las evidencias obtenidas sirven como fuente de información como soporte en los procesos judiciales y como guía para seguimientos de auditoria Conforman el elemento que permite al auditor dejar constancia de los procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones sistemáticas que realizó, de la información obtenida en relación con su examen y las conclusiones a que llegó.

Propiedad y Responsabilidad: Los papeles de trabajo son propiedad de la

Oficina de Control Interno de la entidad. Son la prueba material del trabajo efectuado por el auditor.

Pueden considerarse confidenciales y el auditor está obligado a mantener discreción absoluta respecto de la información que contienen.



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Está obligado por el secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

Los papeles de trabajo comprenden: Los registros administrativos y los

propios documentos elaborados para la evaluación del control interno, los procedimientos aplicados, las comprobaciones efectuadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se ha llegado. También los papeles de trabajo pueden consistir en datos e información almacenados en cintas, discos, películas u otros medios. Como orientación se mencionan los papeles de trabajo comúnmente utilizados:

Los programas de trabajo y de Auditoria

El cuestionario de control interno.

Las planillas con análisis y anotaciones obtenidas en el área auditada.

Las cartas de confirmación enviadas por terceros.

Las manifestaciones obtenidas del área auditada.

Los extractos de documentos y registros de la Entidad

Las planillas con comentarios preparadas por el auditor.

Los memorandos y oficios preparados por el auditor para solicitar información o exponer algunos hechos, que complementen la información expuesta en las planillas.

Las copias de cualquier documento utilizada por el auditor como base evidencia o referencial.

Los informes largos, cortos y ejecutivos.

Actas de las revisiones realizadas con las áreas, planillas de seguimiento.



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Objetivos de los papeles de trabajo:

Proporcionar el principal respaldo probatorio o evidencial del informe.

Permitir la planificación, realización y revisión de las evaluaciones. Documentar si se han logrado los objetivos previstos. Facilitar el examen por terceros.

Servir de base para evaluar la calidad del programa de trabajo de la respectiva oficina de Control Interno. Servir de respaldo en circunstancias tales como reclamaciones de seguros, casos de fraude y demandas judiciales.

Organizar en forma lógica el trabajo del auditor.

Características de los papeles de trabajo: Es necesario destacar la

importancia de los papeles de trabajo de auditoría, ya que estos están relacionados con la responsabilidad que asume en este caso el Jefe da la Oficina de Control Interno, por tal motivo deben tener cualidades tales como:

Completos y Exactos.

Deberán ser elaborados correctamente, si se considera el punto de vista de que incluyan todos los datos e información pertinente.

Claros y Comprensibles

La organización de cada papel de trabajo y su contenido, deben servir para respaldar claramente un elemento concreto de la evaluación.

Concisos

La persona interesada debe poder determinar su objetivo y sus fuentes, así como la naturaleza y el alcance de la labor realizada.

Legibles y Pulcros



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Todos los papeles de trabajo se deberán elaborar con la mayor limpieza posible y deberán ser correctos, sin tachones ni enmendaduras.

Limitados a los asuntos que sean sustancialmente

importantes.

Todos los datos que se consideren irrelevantes (de poca importancia) se deben excluir

Identificables

Deberán contener la fecha en que se elaboraron, la fecha en que se concluyó y las firmas de quien elaboró y de quien revisó, distinguir claramente la información relativa al trabajo de auditoría que se realiza y la dependencia responsable.

Contenido de los papeles de trabajo: El contenido depende de la

técnica de auditoría que se utilice, en términos generales cada papel de trabajo deberá contener su encabezado con la siguiente información:

Nombre de la entidad, área responsable; trabajo de auditoría que se realiza. Nombre de la planilla, cédula, memorando u otro tipo de papel de trabajo, fecha.

También se debe distinguir claramente la información relativa a quienes elaboraron y revisaron la planilla o cédula, como también las conclusiones a las cuales se llegó.

Para referencia, se ilustra el siguiente ejemplo:

AREA METROPOLITANA

DEPENDENCIA:

PROGRAMA DE AUDITORÍA:

OBJETIVOS



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1.............................................. 2............................................. 3..............................................

PROCEDIMIENTOS GENERALES DE AUDITORÍA

REALIZADO POR FECHA REF. P/T

MARCAS DE COMPROBACIÓN

Los profesionales encargados del control interno o los auditores, hacen uso de ciertos signos de revisión denominados marcas de auditoría, cuyo fin es servir de guía sobre documentos, libros o formularios examinados o revisados para dejar constancia y evitar dobles revisiones, se pueden utilizar símbolos, números o letras.

Las marcas usadas con más frecuencia en los trabajos de auditoría son:

1 Verificado 2 Sumado 3 Comparado contra libro 4 Verificado y de acuerdo 5 Investigado (investigación profunda) 6 Confirmado (puede ser telefónicamente o por escrito) 7 1-2-3- para dar explicaciones de las marcas respectivas que se

han colocado en el informe. Se recomienda utilizar un color diferente al del lápiz que se usa en la planilla, para hacer las marcas de comprobación. Las marcas deben ser sencillas, claras, fáciles de distinguir una de otra y en la medida de lo posible se debe buscar estandarizarlas. Cuando se usa una marca se debe explicar inmediatamente. ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO



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Se dividen en dos grupos básicos: Archivo Permanente Contiene la información general necesaria para realizar las auditorias como:

1 Historia de la entidad o de las dependencias 2 Planes, políticas, organigramas, estatutos entre otros 3 Información del personal 4 Evaluaciones de control interno 5 Recomendaciones de los entes de control 6 Otros

Archivo Corriente

1 Programa de auditoría 2 Papeles de trabajo 3 Correspondencia corriente 4 Documentos que soporten hallazgos. 5 Otros.

MMMEEETTTOOODDDOOOLLLOOOGGGÍÍÍAAA DDDEEE TTTRRRAAABBBAAAJJJOOO

La gestión de la Auditoría Interna presenta cuatro etapas, a saber:

1 Planeación de auditoría

1 Ejecución

2 Informe

3 Seguimiento

PPPRRRIIIMMMEEERRRAAA EEETTTAAAPPPAAA



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PLANEACIÓN DE AUDITORIA:

Al planear se decide que hacer, como hacerlo, cuando y quien deberá llevarlo a cabo. La planeación es el punto que relaciona donde nos encontramos hoy y a aquel donde queremos llegar. Planear el trabajo de auditoría es decidir anticipadamente cuales son los procedimientos de auditoría que se van a emplear, cual es el alcance que se le va a dar a las pruebas, en que oportunidad se van a realizar y cuáles son los procedimientos de auditoría que se van a desarrollar Para lograr que la planeación sea efectiva como mínimo el auditor debe conocer:

1 Como se maneja la entidad y que problemas tiene 2 Conocer su historia financiera, todos sus antecedentes. 3 Inspeccionar las instalaciones físicas 4 Conocer las políticas y procedimientos. 5 Conocer las prácticas básicas de la contabilidad 6 Estudiar y evaluar su sistema de control Interno.

En el desarrollo del trabajo específico de planeación de Auditoria, se distinguen los siguientes aspectos: Plan Anual el cual incluye la Planeación por áreas y Planeación detallada por cada trabajo de auditoría que depende del tipo de auditoría a realizar. Para llevar a cabo estos planes es necesario establecer una METODOLOGÍA DE TRABAJO, con el fin de dar una secuencia coherente a la labor de auditoría, para esto se establece una sencilla y fácil de asimilar que es la siguiente:

METODOLOGÍA DE TRABAJO

Plan de auditoría Selección del área o proceso a evaluar. Conocimiento preliminar Identificación de los tópicos a trabajar Elaboración de la metodología y los papeles de trabajo Recopilación de la información Análisis conjunta de causas



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Elaboración preliminar del informe de resultados Discusión con el área auditada Aprobación de la dirección Plan de mejoramiento elaborado por el área auditada Seguimiento al plan de mejoramiento.

PLAN DE AUDITORÍA

- Comprende la portada - Objetivos: donde se refleje lo que voy a evaluar, partes críticas de la

entidad, controles generales, procesos, programas y proyectos entre otros aspectos.

- Formulación del plan: determino el tipo de auditoría a realizar (Financiera, operativa, sistemas, otras) , el área o proceso a evaluar y como lo voy a hacer, metas, tiempo y recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo de auditoría en toda la entidad.

- Cronograma de trabajo.

Este es el PLAN ANUAL, se define para cada vigencia fiscal.

Este plan no solo se define prioritariamente las áreas objeto de estudio sino los resultados que se esperan en términos de economía, eficiencia y eficacia.

Este plan debe ser adoptado mediante acto administrativo por el representante legal de la entidad

SELECCIÓN DEL ÁREA A EVALUAR.

Una vez escogida el área, procesos, proyectos o lo que el Jefe de la Unida de Control Interno decida en coordinación con los demás profesionales, se consignan en el plan en la parte de formulación del plan, es necesario establecer prioridades teniendo en cuenta las áreas más críticas de la entidad, donde puede ocurrir mayor riesgo de error o se presente una gran probabilidad de incurrir en delitos contra la administración pública y además incluir las áreas técnicas o ejecutoras destinadas para desarrollar la misión de la entidad.

Estas áreas de estudio son definidas teniendo en cuenta las políticas, objetivos, metas y estrategias definidas por la Dirección, es aquí donde juega



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papel importante el funcionamiento del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. Los encargados del control interno proponen a dicho comité los lineamientos del plan anual de auditoría, para que allí se hagan los aportes necesarios y se obtenga en concreto la definición y formulación del plan de auditoría para la entidad.

CONOCIMIENTO PRELIMINAR.

Como norma general no se puede evaluar lo que no se conoce, para esto es necesario analizar y estudiar el área o proceso que se va a auditar, si no existen los procedimientos definidos se debe levantar.

IDENTIFICACIÓN DE LOS TÓPICOS A TRABAJAR

Una vez que ya se tiene el conocimiento del área, se escogen los tópico a trabajar, ya que en ocasiones la auditoría puede resultar bastante extensa, por lo cual es necesario eliminar aspectos de menor riesgo o importancia, una auditoría demasiado extensa puede resultar poco productiva.

ELABORACIÓN DE LA METODOLOGÍA Y PAPELES DE TRABAJO.

Cuando ya se tiene muy determinado que se va a evaluar, se procede a diseñar la metodología y los papeles de trabajo dependiendo del tipo de auditoría, sea esta financiera, de sistemas, operativa u otras, ya que para cada una existen procedimientos específicos.

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Toda la información que puede reunir el auditor, es importante para el trabajo, como fuentes de información a tener en cuenta, están:

1 Los reglamentos y normas existentes 2 Los procedimientos en uso 3 Las actas de reuniones 4 Los informes producidos por las áreas 5 Los informes de resultados de auditorías anteriores 6 Las entrevistas de reconocimiento realizadas 7 La información que puedan suministrar otros auditores 8 Las observaciones realizadas

ANÁLISIS CONJUNTA DE CAUSAS



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En este paso ya se está ejecutando la labor de revisión y auditoría, el auditor ya tiene un diagnóstico general de cómo está funcionando el área, si está funcionando mal se analizan las causas con el ejecutor del proceso y se entra a establecer mediadas correctivas, si está bien, se proponen metas para ser todavía mejor.

ELABORACIÓN DEL INFORME PRELIMINAR DE RESULTADOS

Se elabora el informe preliminar y se analiza con el equipo de trabajo de la oficina de control interno.

DISCUSIÓN CON EL ÁREA AUDITADA

El informe preliminar se discute con el área auditada, teniendo en cuenta que debe estar el jefe de la dependencia, como responsable

ELABORACIÓN DEL INFORME DEFINITIVO Y ENVIO A LA DIRECCIÓN Una vez socializado el informe y habiéndose puesto de acuerdo con el auditado sobre los hallazgos u observaciones de auditoría, se envía el informe definitivo a la Dirección para su conocimiento y traslado al área auditada, para la toma de acciones de mejoramiento o correctivas.

PLAN DE MEJORAMIENTO ELABORADO POR EL ÁREA AUDITADA.

el encargado de control interno o auditor se reúne con el jefe del área y demás funcionarios que se considere necesario para elaborar un plan de mejoramiento el cual debe ser firmado por el jefe, debe tener fecha de iniciación y terminación, además de acciones de mejoramiento para cada recomendación.

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO.

El jefe de control interno o auditor debe realizar seguimiento a dichos planes para constatar que si se cumplan.



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SSSEEEGGGUUUNNNDDDAAA EEETTTAAAPPPAAA

EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

Comprende todo el desarrollo del trabajo de los auditores o funcionarios de la Oficina de Control Interno de acuerdo a la metodología escogida, en la dependencia o área seleccionada, además la elaboración de los papeles de trabajo y las reuniones con el área auditada.

TTTEEERRRCCCEEERRRAAA EEETTTAAAPPPAAA

INFORME DE AUDITORIA

CONTENIDO DEL INFORME.

Carta de Presentación Índice del contenido Breve introducción Objetivo y alcance del trabajo realizado Observaciones Conclusiones Recomendaciones aplicables Anexos (solo incluirlos en caso necesario)

CARACTERISTICAS DEL INFORME

Oportuno Conciso Seguro claro Objetivo



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CCCUUUAAARRRTTTAAA EEETTTAAAPPPAAA SEGUIMIENTO Está es una de las funciones que por ley tiene la Oficina de Control Interno, realizar acciones de seguimiento a las recomendaciones no solo de la Oficina de Control Interno, sino a las de las Contralorías y demás entidades de control. El seguimiento es la única garantía de que la labor de control va a ser productiva y que realmente se van a cumplir las recomendaciones, este es el indicador más importante que debe manejar esta Oficina. Para esta labor se deben diseñar planes de mejoramiento que incluyan:

1 Proceso evaluado 2 Recomendaciones de la Oficina de control Interno 3 Acciones de mejoramiento 4 Fecha de iniciación y terminación de puesta en marcha de las

acciones 5 Responsable 6 Firma del auditor, firma del jefe del área como responsable.



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FFFOOORRRMMMAAATTTOOOSSS YYY DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTOOOSSS DDDEEE AAAPPPOOOYYYOOO AAA LLLAAA

EEEVVVAAALLLUUUAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEELLL CCCOOONNNTTTRRROOOLLL IIINNNTTTEEERRRNNNOOO

Los formatos y documentos de apoyo sirven como modelos para diseñar los papeles de trabajo, con los cuales nos apoyamos para las labores de auditoría. Entre estos tenemos modelos de cuestionarios que se pueden aplicar para la evaluación del Sistema de control Interno en general, ambiente de control o dependencias especificas como el área de tesorería, presupuesto, bienes, recaudo entre otros; nos ayudan además a conocer el estado del área o proceso que vamos a evaluar para detectar más rápidamente los puntos críticos o de mayor cuidado. Sirven como apoyo para aplicar las diferentes técnicas de evaluación tales como: Técnicas de verificación ocular:

Observación: Cerciorarse de hechos dados en la ejecución de actividades o procedimientos.

2 Comparación: Establecer la relación que hay entre dos o más conceptos.

3 Revisión selectiva: Examen ocular rápido para identificar una operación fuera de lo común, en el aspecto sujeto a revisión.

4 Rastreo: Examen de manera regresiva o progresiva al seguimiento de actividades o procesos de la entidad.



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Técnicas de verificación verbal:

Indagación: Averiguar sobre un hecho, es útil para descubrir situaciones que requieran ser investigadas.

2 Entrevista: Para averiguar sobre un hecho con la persona responsable.

Verificación escrita

1 Cuestionario: preguntas por escrito, 2 Conciliación 3 Confirmación

Verificación documental

1 Comprobación 2 Computación

Verificación física:

1 Inspección

Verificación gráfica:

1. Diagrama de flujo



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA

El propósito de estas guías es servir de herramienta de trabajo a los funcionarios en la ejecución de programas de auditoría integral en las entidades, pudiendo ser ajustados de acuerdo a las necesidades de cada auditoría.

TTTAAALLLEEENNNTTTOOO HHHUUUMMMAAANNNOOO,,, JJJUUURRRIIIDDDIIICCCAAA EEE IIINNNFFFOOORRRMMMAAATTTIIICCCAAA Objetivo de Análisis: Adelantar una revisión integral de la organización y operación del área del Proceso de Gestión Humana, con el fin de determinar su adhesión a las normas legales y estatutarias vigentes. Enfoque y Alcance: El análisis y la evaluación de los Procesos de Gestión Humana, jurídico e informáticos, se adelantarán de acuerdo a la siguiente metodología:

1 Análisis documental de las normas expedidas por la entidad sobre la materia, así como las de carácter nacional, a los servidores públicos empleados de libre nombramiento y remoción y los de carrera administrativa, enmarcados en la estructura de la entidad.

2 Comunicación a los responsables de los procesos relacionados sobre la

auditoria con indicación de fechas y objetivos que se persiguen. 3 Entrevista a funcionarios del área mediante la modalidad de encuestas. 4 Análisis y evaluación de:

1 Resoluciones de Nombramiento 2 Actualización de Hojas de Vida. 3 y demás documentos necesarios

Análisis y evaluación mediante la modalidad de Encuesta Informal, directamente con el funcionario o funcionarios responsables de los procedimientos vinculados con:



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1 Eficiencia, Oportunidad y Veracidad en la liquidación y pago de nominas. 2 Vacaciones. 3 Prestaciones Sociales. 4 Análisis de Bienestar Social. 5 Definición de Políticas y Programas de Bienestar Social. 6 Análisis Ocupacional. 7 Régimen de Protección y Seguridad Industrial. 8 Programas de Capacitación. 9 Planeación de Programas de Retiros Voluntarios 10 Análisis Manual de Funciones y Cargos de los funcionarios involucrados

en el área. 11 Consolidación del informe de la situación actual, hallazgos y

recomendaciones. 12 Reunión donde se discutirá con el área intervenida los hallazgos,

recomendaciones y se elaboran los respectivos compromisos.



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EEEVVVAAALLLUUUAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLOOOSSS PPPRRROOOCCCEEESSSOOOSSS DDDIIISSSCCCIIIPPPLLLIIINNNAAARRRIIIOOOSSS OBJETIVO: Verificar que el ejercicio de la acción disciplinaria se desarrolle en cumplimiento de los principios rectores del Código Único Disciplinario y de conformidad con las normas internas que para tal fin se expide. PROCEDIMIENTOS: 1 Analice la normatividad que regula la acción disciplinaria e identifique los

criterios de evaluación.

2 Verifique si está claramente establecida la titularidad de la acción

disciplinaria.

3 Verifique si el proceso disciplinario cumple con los principios rectores de la

Ley

4 Verifique si el archivo y custodia de los expedientes es técnico y seguro.

5 Determine la cantidad de procesos iniciados y fallados en un período

determinado.

6 Verifique el cumplimiento de términos en cada instancia y de los fallos

emitidos.



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLAAA CCCOOONNNTTTRRRAAATTTAAACCCIIIÓÓÓNNN

OBJETIVO: Establecer el cumplimiento de los objetivos, ejecución, liquidación y pago de las obligaciones contraídas en el proceso contractual; considerando los parámetros de economía, eficacia, equidad, eficiencia y costos ambientales. PROCEDIMIENTOS: Tome una muestra representativa de los contratos por ejecutar, en ejecución o ejecutados correspondientes a un determinado período y con base en ellos, constate:

1 Revise el certificado y registro presupuestal.

2 Si durante el proceso de contratación se dio cumplimiento a las leyes,

normas específicas de la entidad, en relación con los requisitos previos y

posteriores de los contratos.

3 Si se dio cumplimiento a los procedimientos de adjudicación de los

contratos sujetos a licitación o concurso de méritos y contratación directa

(por Aviso, con 1 y 2 ofertas) de conformidad con las exigencias legales y

fiscales vigentes.

4 Si la licitación, adjudicación o celebración de los contratos de la muestra, se

efectuó con personas naturales o jurídicas debidamente inscritas y

calificadas en el registro de proponentes de la Cámara de Comercio.

5 Existe competencia del funcionario contratante y autorización para

contratar.

6. Determine si existen políticas a corto, mediano y largo plazo para la

contratación, y si los contratos celebrados, en ejecución o ejecutados,

obedecieron y consultaron los planes y programas de la entidad, así como

las necesidades reales de ésta.



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7. Establezca si fue compatible la programación de los contratos celebrados

con las partidas presupuestales asignadas.

8. Selectivamente verifique en los contratos la estipulación de todas las

cláusulas que según la ley, estatuto o normas fiscales, debieron pactarse.

9. Examine que se hubieren constituido las pólizas a que hubiere lugar de

conformidad con el Estatuto Contractual de la entidad.

10. Establezca que el contratista pagó los impuestos en la cuantía y términos

señalados por la ley.

11. Verifique que los contratos se encuentren debidamente firmados por el

representante legal de la entidad contratante y por el contratista

debidamente autorizado.

12. Establezca que los contratos hubieran sido revisados en su legalidad, por la

autoridad competente, según las normas generales y específicas vigentes.

13. Compruebe que los contratos se hubieren publicado en el SECOP o

cualquier otro medio establecidos en normas vigentes.

14. Verifique que la ejecución de los contratos se inició sólo después de su

legalización, salvo las excepciones previstas en la ley (urgencia

manifiesta).

15. Determine si existe adecuada segregación de funciones entre las personas

que intervienen en el proceso de adjudicación y legalización, con las que

efectúan supervisión y vigilancia en las etapas de ejecución, liquidación y

pago de los contratos.

16. Compruebe que el contrato se haya ejecutado dentro del tiempo previsto y

que el objeto se hubiere cumplido dentro de los plazos pactados.

17. Compruebe que el anticipo haya sido amortizado de conformidad y en

cumplimiento de los términos pactados en el contrato.

18. Determine la economía en la ejecución del contrato, medidos en cantidad y



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calidad al menor costo.

19. Determine si la selección del contratista fue la más económica y

conveniente dentro de las ofertas presentadas.

20. Verifique si los contratos ejecutados, satisfacen los requerimientos o

prioridades señalados en los estudios previos.

21. Establezca si la entidad realiza estudios que puedan determinar el impacto

socioeconómico en la región, del proyecto que se pretende desarrollar

mediante el contrato celebrado.

22. Verificar que la liquidación definitiva de los contratos, se ajusten a las

normas legales, y fiscales vigentes.



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAALLL PPPAAAGGGOOO DDDEEE LLLAAA NNNOOOMMMIIINNNAAA

OBJETIVO GENERAL: Auditar los pagos efectuados por los diferentes conceptos a los empleados públicos de libre nombramiento y de carrera que laboran en la entidad, de acuerdo con los procedimientos legales establecidos. ESPECÍFICOS:

1 Verificar en una muestra representativa, el cumplimiento de los

procedimientos y las normas aplicables a los desembolsos que la entidad

realiza, por concepto de pagos laborales a los funcionarios.

2 Verificar en una muestra representativa el correcto reporte, liquidación y

pago de salarios y prestaciones, realizados por el área Administrativa.

PROCEDIMIENTOS:

1. Determine la existencia de manuales de funciones por cargo y

procedimientos administrativos, verificando su conocimiento y

cumplimiento por parte de los funcionarios del proceso de Gestión

Humana, encargados de la nómina de los funcionarios de la entidad.

2. Verifique sobre una muestra selectiva, la liquidación precisa y clara de la

nómina de funcionarios; la cual debe ser realizada por un funcionario

idóneo y con la adecuada supervisión de la labor ejecutada por el superior

inmediato.

3. Verifique que toda erogación por concepto de viáticos se ajuste a la

Resolución interna vigente en la entidad.

4. Constate que la liquidación y pago de los funcionarios, este correcta y

cumpla con lo estipulado en la Ley y Decretos Reglamentarios.

5. Verifique que los documentos mediante los cuales se hacen los pagos por

los diferentes conceptos en la nómina de los funcionarios, estén



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acompañados por los soportes estipulados en la normatividad vigente y la

reglamentación interna.

RRREEEVVVIIISSSIIIÓÓÓNNN DDDEEE AAACCCTTTOOOSSS AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAATTTIIIVVVOOOSSS

OBJETIVOS: Establecer si las actuaciones de la oficina Jurídica fueron oportunas y adecuadas, si se observaron las exigencias legales en la celebración de los contratos y en la ejecución de las obras, y si éstas responden a las especificaciones técnicas según el pliego de condiciones. PROCEDIMIENTOS:

En los contratos de obra pública de mayor cuantía, solicite:

1 Los antecedentes que dieron origen a la contratación. 2 Las resoluciones de adjudicación. 3 Los contratos.

Revise las resoluciones de adjudicación y verifique:

1 Que estén debidamente expedidas.

2 Que estén correctamente motivadas.

3 Que estén firmadas por el representante legal o por su delegado, en este

último evento determine si existe el acto administrativo de delegación y si

esta se hizo por funcionario legalmente autorizado.

4 Que estén debidamente notificadas y comunicadas en forma legal.

Constate que las cláusulas de los contratos, están constituidas conforme a

la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios y la ley 1150 de 2007, Ley

1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013.

Analice las actas de anticipo, de recibo parcial y final de obra: establezca si

los pagos por estos conceptos se hicieron de acuerdo con las estipulaciones



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de cada contrato.

Tome una muestra selectiva de las obras contratadas y verifique si estas se

realizaron.

Verifique los programas de ejecución de obra, compárelos con las actas de

recibo parcial y constate si se cumplieron los plazos establecidos en dichos

programas.

Verifique la oportunidad de las actuaciones de la dependencia encargada

del proceso de cada contratación.

Cuando detecte diferencias entre la entidad y el contratista, analice el

informe del interventor y determine la oportunidad de la actuación por parte

de la dependencia encargada del proceso de cada contrato.

Cuando considere conveniente, solicite el apoyo de un ingeniero civil o de

un arquitecto, verifique la cantidad de los materiales utilizados en una obra y

las especificaciones de la misma contenidas en el pliego de condiciones.

Revise las actas de liquidación de los contratos y determine:

1 Si aparecen firmadas por los funcionarios y personas autorizadas. 2 Si la liquidación se hizo oportunamente.



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAALLL SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA DDDEEE IIINNNFFFOOORRRMMMAAACCCIIIÓÓÓNNN,,,

OOORRRGGGAAANNNIIIZZZAAACCCIIIÓÓÓNNN YYY DDDIIIRRREEECCCCCCIIIÓÓÓNNN:::

OBJETIVOS: Evaluar si la estructura organizacional de la entidad permite detectar unidad de mando, autoridad, responsabilidad, dirección y control técnico y administrativo. Revisar los sistemas de información determinando agilidad en los procedimientos de recopilación informativa, coordinación entre las diferentes dependencias de la entidad que permitan la oportuna y acertada toma de decisiones a cada nivel y la correspondencia con las necesidades presentes y futuras de información. PROCEDIMIENTOS:

1. Entreviste selectivamente jefes de dependencia para determinar la

información requerida para el desempeño de sus funciones.

2. Revise selectivamente los manuales de procedimientos y analice las

fuentes de información y los informes que genera.

3. Determine si los planes, políticas, programas y proyectos de la entidad

están encaminados al cumplimento del objeto social de la entidad.

4. Elabore cuestionarios, encuestas y entrevistas que determine el

conocimiento de los funcionarios de su responsabilidad en el

cumplimiento de los planes de la entidad y su papel en la dirección,

ejecución y control de los programas.

5. Verifique el flujo de la información entre las diferentes dependencias de

la entidad, y la exactitud y oportunidad en el reporte de la misma.

6. Realice un inventario de formas de papelería y determine si es adecuado,

claro y funcional.

7. Revise los procedimientos y evalúelos.



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8. Analice selectivamente los manuales de funciones para determinar

niveles de autoridad y responsabilidad de cada funcionario en el

cumplimiento de sus funciones.

9. Verifique la forma como se procesa la información, si es manual o

mecánica, su volumen y frecuencia de proceso.

10. En la visita a la dependencia verifique el sistema de archivo, si el manejo

y conservación de la documentación es adecuado y seguro, de acuerdo

con el grado de reserva de la información y con los niveles autorizados de

consulta y manejo.

11. Revisar si los equipos de procesamiento de la información, su capacidad

y las aplicaciones están acordes con las necesidades actuales y futuras

de la entidad.

12. Revise la información que llega al usuario, cómo se divulga, con qué

periodicidad, y si es confiable y oportuna.

13. Revise las fuentes de información que se utilizan para la elaboración de

planes y programas y si conllevan a la toma de decisiones y el grado de

participación de cada dependencia en la misma.

14. Verifique los planes de inducción y capacitación, para la actualización y

mejoramiento.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA PPPAAARRRAAA

EEELLL AAARRREEEAAA DDDEEE PPPLLLAAANNNEEEAAACCCIIIOOONNN OBJETIVOS: Analizar y evaluar el grado de eficacia y efectividad de los procedimientos desarrollados por la Unidad de Planeación en la coordinación, elaboración, seguimiento y control de los planes, proyectos y programas ejecutados por la entidad. PROCEDIMIENTOS:

1. Determinar la responsabilidad del proceso de planeación y su relación

con las áreas de gestión.

2. Evalúe los métodos de diagnóstico para examinar los aspectos internos y

externos, que permitan elaborar estrategias que aprovechen al máximo

los aspectos positivos y minimicen los negativos.

3. Evalúe el método y la fuente de información para elaborar el proyecto de

presupuesto, en conjunto con las demás dependencias; verifique el

sistema de participación y coordinación en el proceso y la oportunidad en

la entrega de los datos.

4. Verifique la existencia de planes, programas, proyectos y determine:

Grado de ejecución.

Asignación de los recursos.

5. Establezca la aplicación de los indicadores de gestión y medidores de

efectividad que le permitan a la entidad la toma de correctivos.

6. Verifique en el organigrama de la entidad, la ubicación de la dependencia

de planeación y procedimientos sobre las actividades desarrolladas.

7. Solicite los manuales de funciones y procedimientos, verifique que estén



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claramente definidos y actualizados conforme a las necesidades exigidas

para el proceso de planeación.

8. Constate la periodicidad y mecanismos que se utilizan para llevar a cabo

el seguimiento, control y evaluación de los planes, proyectos y programas

de la entidad que permita efectuar los correctivos y ajustes necesarios.

9. Verifique la proyección de Ingresos.

10. Verificación del Plan Anual de Inversión y Plan Financiero.

11. Revisión y análisis a los procesos de formación, actualización y

conservación del Banco de proyectos de la entidad.

12. Revisión y análisis a los estudios realizados al crecimiento de los

mercados y los tipos de servicios demandados.

13. Consolidación del informe de la situación actual hallazgos y

recomendaciones.

14. Reunión donde se discutirá con el área intervenida los hallazgos, y las

recomendaciones.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA

LLLOOOSSS PPPLLLAAANNNEEESSS DDDEEE AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN

OBJETO GENERAL. Evaluar la existencia y cumplimiento de los planes de acción formulados para cada vigencia así como la gestión de cada área. PROCEDIMIENTOS:

1. Inspeccione uno a uno los planes de acción formulados por las

dependencias de la Organización, al inicio de cada vigencia.

2. Verificar Cuatrimestralmente los avances de ejecución en los planes de

acción formulados por las dependencias, acatando planes de

mejoramiento continuo en los que presenten bajos índices de avance.

3. Presente informes cuatrimestrales a la dirección, informando sobre los

avances del plan de acción formulado por las dependencias.

4. Paute con los responsables de cada plan de acción formulado que

presenten bajos niveles de avance, compromisos para alcanzar las metas

fijadas en éstos.



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AAARRREEEAAA FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA

Objetivo:

Realizar un análisis detallado de los procesos que se ejecutan en el área Financiera, que permita determinar el grado de oportunidad, veracidad y confiabilidad de los informes que se generan y que reflejan la situación real de la entidad y que sirven de soporte o base para toma de decisiones. PROCEDIMIENTOS:

1. Revisión de la documentación del proceso de Control Interno, mediante el

análisis de las normas de carácter local y nacional expedidas sobre la

materia y su aplicabilidad.

2. Comunicación a los responsables del Área Financiera sobre la

intervención con indicación de fechas y objetivos que se persiguen.

3. Análisis al Manual de Proceso y Procedimientos.

4. Análisis al proceso de legalidad y trámite de cuentas y su integración con

las demás áreas que intervienen.

5. Encuestas o cuestionarios dirigidos con relación a:

Manual de funciones por cargos, idoneidad y perfil del personal adscrito a

esta área. Procedimientos seguidos en la ejecución de cada una de las

transacciones.

6. Análisis selectivo cuentas del balance.

7. Análisis y evaluación de los estados financieros.

8. Consolidación del informe de la situación actual, hallazgos y

recomendaciones.

9. Reunión donde se discutirá con el área intervenida los hallazgos,



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLAAA CCCOOONNNTTTAAABBBIIILLLIIIDDDAAADDD

OBJETIVO: Determinar la veracidad y oportunidad en el registro de las transacciones realizadas por la entidad, la confiabilidad de los estados financieros y la eficiencia de los controles internos en estas dependencias, así como la aplicación y cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados. PROCEDIMIENTOS:

1. Verifique la existencia de manuales de funciones y procedimientos

contables.

2. Observe el funcionamiento de la dependencia y constate:

Nivel jerárquico

Número de funcionarios

Funciones y responsabilidades

Instalaciones físicas

Sistema de Control Interno

3. Evalúe los sistemas contables que maneja la dependencia y determine

aplicabilidad y funcionalidad de los mismos.

4. Examine el plan de cuentas con que opera la contabilidad y determine si

es acorde con las necesidades y tamaño de la entidad.

5. Selectivamente escoja algunas cuentas y constate si la cifra extraída de

los libros corresponde a los movimientos reales de la cuenta y la

información presentada en los estados financieros.

6. Inspeccione el procesamiento de la información y determine la

contabilidad de la misma.



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7. Revise selectivamente los soportes de los registros contables

determinando la autenticidad y veracidad de la información extraída.

8. Determine si las conciliaciones bancarias se elaboran mensualmente en

forma oportuna y si se analizan los rubros pendientes corrigiendo las

diferencias.

9. Revise la papelera que maneja la dependencia y determine la

operatividad en el proceso contable y los controles internos en la misma.

10. Evalúe la oportunidad y veracidad en la presentación de los estados

financieros.

11. Verifique aplicabilidad de ajustes por inflación a los estados financieros y

el sistema utilizado.

12. Verifique los procedimientos operativos y la uniformidad en la aplicación

de los mismos.

13. Verifique la existencia de mecanismos adecuados de archivo y

salvaguarda de documentos y libros de la dependencia y la protección de

los registros contables.



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAALLL PPPRRREEESSSUUUPPPUUUEEESSSTTTOOO

OBJETIVO: Evaluar la forma como se elabora, aplica, ejecuta y controla el presupuesto general de la entidad y verifica el cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas y fiscales. PROCEDIMIENTOS:

1. Revise el procedimiento sobre las actividades desarrolladas por la entidad

para elaborar y ejecutar el presupuesto; describa los controles aplicados

por la entidad a los procesos descritos.

2. Verifique que los sistemas de registros estén actualizados y auditados y

que los registros y modificaciones se encuentren autorizados y

soportados.

3. Constate la presentación de informes consolidados a los niveles de

decisión correspondiente.

4. Determine el grado de participación y coordinación de las dependencias

en la elaboración del proyecto anual de presupuesto y en los traslados y

modificaciones.

5. Determine el control ejercido sobre la ejecución activa y pasiva del

presupuesto de la entidad.

6. Solicite y examine selectivamente certificados de disponibilidad

presupuestal expedidos.

7. Solicite las reservas de apropiaciones constituidas para el año anterior y

el vigente y verifique que estén legalmente constituidas y debidamente

soportados; además examine el control ejercido para su ejecución.

8. Verifique que la dependencia produzca los informes presupuestales al

final del ejercicio fiscal.



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9. Verifique la elaboración del programa anual de caja P.A.C.

10. Solicite los traslados presupuestales y verifique el cumplimiento de sus

objetivos.

11. Verifique los procedimientos seguidos para ejecutar el presupuesto de

gastos.

12. Verifique la ejecución presupuestal de las dependencias respectivas y

constate la consolidación de las mismas.

13. Compare el incremento de presupuesto aprobado con la tasa de

crecimiento promedio de ejecución de tres vigencias anteriores.

14. Verifique la existencia de déficit o superávit fiscal de la vigencia anterior y

su inclusión en el presupuesto vigente.

15. Analice el presupuesto inicial y las modificaciones a este.

16. Establezca indicadores de composición y variación.

17. Establezca indicadores de financiación del gasto.

18. Analice la capacidad de auto sostenimiento de la entidad teniendo en

cuenta el ahorro corriente.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA PPPAAARRRAAA

EEELLL AAANNNÁÁÁLLLIIISSSIIISSS DDDEEE LLLOOOSSS EEESSSTTTAAADDDOOOSSS CCCOOONNNTTTAAABBBLLLEEESSS

OBJETIVOS: 1 Verificar las operaciones que haya dado lugar a los estados contables,

seleccionados mediante una muestra representativa.

2 Observar que los registros contables de la muestra seleccionada se

encuentren acordes con el Plan General de Contabilidad Pública.

3 Evaluar los controles internos existentes en las áreas críticas del resultado de

ésta evaluación y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

4 Evaluar la razonabilidad de las cifras presentadas en la cuenta de Propiedad

Planta y Equipo, de conformidad con la información suministrada por

Presupuesto y el inventario de bienes.

5 Determinar y evaluar el método de depreciación aplicado a los activos.

6 Analizar el procedimiento utilizado para el manejo de cuentas por pagar.

7 Establecer que el registro contable de causación de nómina sea el correcto.

8 Comprobar si se lleva a cabo el método de causación para el registro de

operaciones.

9 Verificar que los saldos presentados en las cuentas auxiliares de bancos,

sean consecuentes con los saldos según extractos.

10 Determinar si las inversiones reflejadas en las cuentas de activo tienen un

registro contable adecuado.

11 Evaluar si los pasivos, se encuentran debidamente contabilizados a nivel de

cuenta.



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12 Describir errores e irregularidades de los registros (ajustes).

PROCEDIMIENTOS:

1. Recopilar información donde se indique los saldos de todas las cuentas y

documentos por pagar.

2. Seleccione un grupo de partidas representativas, confróntelas con los

documentos y facturas que los sustenta.

3. Confronte y concilie los estados de cuenta mensuales de los acreedores

con los saldos que figura en los registros auxiliares.

4. Investigue partidas antiguas pendientes de pago.

5. Verificar que exista contratos de arrendamiento y otros documentos que

se le haya asignado un código contable.

6. Elaboración de comprobante de cuentas por cobrar de corto y largo plazo.

7. Que se lleven libros donde se especifiquen nombre del arrendatario,

periodo de pago y el número de recibo de pago.

8. Verificar los actos administrativos por medio de los cuales se cancelaron

las cuentas bancarias y en corporaciones donde tenga cuenta la entidad.

9. Verifique el pago reflejados en las cuentas auxiliares de bancos y

corporaciones con los extractos bancarios.

10. Compruebe el pago de los cheques pendientes de cobro al 31 de

diciembre anterior en los meses de enero y febrero siguientes.

11. Totalice los aportes que se encuentren adjuntos al comprobante de

contabilidad de los 12 meses por concepto de avances y anticipos en

contratos o en compra de bienes y servicios, luego compárelos con el

valor registrado en los compromisos de diario.



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA RRREEEAAALLLIIIZZZAAACCCIIIÓÓÓNNN

DDDEEE AAARRRQQQUUUEEEOOO DDDEEE CCCAAAJJJAAA MMMEEENNNOOORRR OBJETIVOS: 1 Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.

2 Verificar que las operaciones generales con relación al recibo, manejo y

custodia de los fondos asignados a las cajas menores, cumplan con las

disposiciones administrativas, fiscales y legales vigentes.

3 Determinar si los gastos asociados tienen el carácter de imprescindibles,

urgentes y necesarios para el buen funcionamiento de la entidad, de acuerdo

con la relación existente en la Resolución de Caja Menor.

PROCEDIMIENTOS:

1. Solicite la Resolución General de creación de la caja menor, resúmala en

el papel de trabajo.

2. Determine el monto, responsable del manejo, ordenador del gasto y

ubicación para que cuando elabore el formato de acta de arqueo lo

incluya. Plásmelo en papeles de trabajo.

3. Solicite la póliza de manejo y verifique vigencia, suficiencia del valor

asegurado y amparos.

4. Consulte en la Sección de Contabilidad los reembolsos y verifique

soportes, cuantías, legalidad, plasme los hallazgos en papeles de trabajo.

5. Practique arqueo a:

Efectivo: Solicite el efectivo que se encuentre en la caja, proceda a

verificar monedas, billetes y determine número y cantidad, regístrelo en papel de trabajo en presencia de la persona responsable del manejo.



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Soportes: Verifique que los comprobantes presentados sean originales y sin enmendaduras, que se encuentren firmados por los receptores, con clara identificación del nombre o razón social y el número de documento de identidad.

Revise que la fecha de los comprobantes corresponda con el periodo que

se esté legalizando.

6. Compruebe que el gasto se haya efectuado, habiéndose constituido la

caja menor y existiendo la disponibilidad de fondos de la misma.

7. Que se hayan efectuado los descuentos de Ley como Retención en la

Fuente, Impuesto de Industria y Comercio e IVA.

8. Que el gasto este autorizado por la persona encargada y que a su vez se

encuentre dentro de los gastos fijados en la Resolución de caja menor.

9. Verifique que los comprobantes sin legalizar posean numeración, fecha,

valor, objeto, nombre y cédula del tercero a quien se le entregó el dinero,

el cual debe entrar a legalizar en el tiempo que tiene estipulada la

resolución de caja menor de la entidad.

10. Sume el efectivo más los comprobantes legalizados y por legalizar, con el

fin de determinar el estado de la caja menor y corrobore si existen

faltantes o sobrantes, plásmelo en el acta de arqueo o papel de trabajo.

11. Verifique que el libro auxiliar cumpla con las normas contables

generalmente aceptadas, y que los registros asentados refleje los saldos

encontrados y que se encuentren sin enmendaduras.

12. Identifique los controles que ha ejercido la entidad sobre el manejo de la

caja menor.

13. Verifique el adecuado registro contable y presupuestal.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA PPPAAARRRAAA RRREEETTTEEENNNCCCIIIÓÓÓNNN EEENNN LLLAAA

FFFUUUEEENNNTTTEEE (((SSSEEERRRVVVIIICCCIIIOOOSSS ÁÁÁRRREEEAAA FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA))) OBJETIVOS: Evaluar la gestión en la administración de los recursos, el cumplimiento de las disposiciones y obligaciones de carácter tributario. Así mismo comprobar la integridad y validez de la información contenida en los estados financieros y en las declaraciones tributarias, analizar en qué forma se llevó a cabo la liquidación y pago de la retención en la fuente. PROCEDIMIENTOS:

1. Mediante la aplicación de las técnicas de auditoría, determine una

muestra representativa de los servicios que presta la entidad, elabore y

verifique:

1 La clase de servicio prestado.

2 Los documentos que soportan la transacción.

3 El adecuado registro del ingreso.

4 La correcta aplicación de la tarifa de acuerdo con el concepto.

5 Si la entidad es auto retenedor

2. Elabore una planilla con una muestra representativa, de las declaraciones

de retención en la fuente presentadas y evalúe:

1 Si es oportuno la presentación y pago.

2 La consistencia y uniformidad en la declaración de retención en la

fuente.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA

CCCOOOMMMPPPRRRAAASSS YYY SSSUUUMMMIIINNNIIISSSTTTRRROOOSSS

OBJETIVO: Verificar que el proceso de adquisición y suministro de bienes y servicio cumpla con las políticas trazadas por la entidad, observando las normas y procedimientos establecidos y considerando en la evaluación los parámetros de economía, eficiencia y efectividad. PROCEDIMIENTOS:

1. Verifique selectivamente si en las compras que se efectúan durante un

determinado período se procede de conformidad con las disposiciones

legales al respecto.

2. Determine la organización interna de la dependencia encargada de las

compras y con base en ellas verifique:

1 Número de funcionarios

2 Nivel jerárquico

3 Instalación y distribución física

4 Recursos técnicos utilizados

5 Conocimiento y cumplimiento de las responsabilidades asignadas

6 Cómo se delegan las responsabilidades de compras y se

coordinan con las demás actividades de la entidad.

3. Determine si existe Manual de Funciones y Procedimientos, verifique su

cumplimiento y si las responsabilidades de la función de compras esta

segregada de las actividades de solicitud, recepción y envío.

4. Determine si existen planes y políticas definidas a corto, mediano y largo

plazo para compras y si éstas son conocidas por los funcionarios

encargados de las mismas:

5. Verifique si el área financiera (presupuesto) solicita información oportuna

a las diferentes dependencias, acerca de sus necesidades.



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6. Verifique si en la elaboración del plan de adquisiciones participan las

distintas dependencias de la entidad y si dichos planes son compatibles

con la disponibilidad presupuestal.

7. Verifique si la dependencia encargada de las compras prepara informes

periódicos y oportunos para la Dirección.

8. Verifique si existen o se mantienen estadísticas actualizadas que

proporcionen información cuando fuese necesario, sobre:

1 Registro de proveedores debidamente calificado y clasificado.

2 Evaluación del cumplimiento de cada proveedor, de modo continuo

y sistemático.

3 Experiencia obtenida con los proveedores respecto a la calidad,

precio, oportunidad y seguridad.

4 Sistema de oferta para conseguir el precio más bajo posible.

9. Analice y justifique las excepciones contra los programas de compras

establecidas en la entidad.

10. Verifique la existencia y eficacia de un comité de compras u otro

organismo asesor que cumpla sus funciones y determine:

Composición

2 Funciones y competencias

3 Frecuencia de las reuniones

4 Que esté aprobado por la Dirección.

5 Que las actas se encuentren firmadas por todos los integrantes.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA TTTEEESSSOOORRREEERRRIIIAAA OBJETIVO: Verificar que las operaciones generadas en tesorería con relación al recibo, manejo y custodia de dineros públicos, cumplan con las disposiciones administrativos fiscales y legales, comprobando la validez de los documentos que lo soportan y acreditan la eficiencia con que efectuaron las transacciones. PROCEDIMIENTOS:

1 Evalúe el control interno y verifique el cumplimiento de los procedimientos

administrativos, normas legales y fiscales vigentes.

2 Verifique la elaboración de boletines diarios de ingresos y egresos de

fondos, analizando la razonabilidad y confiabilidad de los mismos,

constatando la revisión por un empleado diferente a quien los prepara.

3 Determine la periodicidad, oportunidad y efectividad con que se realizan las

conciliaciones y evalúe los sistemas utilizados para el control de recaudos y

pagos.

4 Analice los procedimientos de apertura, cancelación de cuentas bancarias y

compruebe que éstos se hayan realizado de conformidad con las

disposiciones vigentes.

5 Analice que la papelería utilizada para respaldar las operaciones realizadas

por la tesorería cumpla con los requisitos administrativos y legales de la

entidad que esté debidamente autorizada y aprobada.

6 Verifique si en el área financiera se realizan transacciones y operaciones de

fondos y títulos valores.

1 Verifique que los funcionarios responsables de las transacciones que



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comprometen los recursos de la entidad, estén debidamente autorizados y

actualizados.

2 Evalúe la efectividad de las medidas de seguridad utilizadas por la entidad

para el control y custodia de los títulos valores, chequeras etc.

AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLOOOSSS MMMEEECCCAAANNNIIISSSMMMOOOSSS DDDEEE

PPPAAARRRTTTIIICCCIIIPPPAAACCCIIIÓÓÓNNN CCCIIIUUUDDDAAADDDAAANNNAAA

OBJETIVO: Evaluar los mecanismos de participación ciudadana que en cumplimiento del mandato constitucional y legal, ha implementado la entidad. PROCEDIMIENTOS:

1 Evalúe el cumplimiento en la implementación de los mecanismos de

acuerdo a la ley

2 Determine el responsable del proceso de organización, promoción y

capacitación de la comunidad en general sobre los mecanismos de

participación ciudadana.

3 Evalúe el cumplimiento de los procedimientos de participación ciudadana

en los procesos de elaboración y discusión de dichos planes.

4 Verifique la existencia de políticas y programa al interior de la

administración que hagan efectiva la participación ciudadana.

5 Determine los procedimientos adoptados por la entidad, que le permitan a

la comunidad participar en el proceso de control.

6 Verifique la existencia de indicadores que permitan evaluar la participación

de la comunidad en la vigilancia en la prestación del servicio.



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7 Determine la existencia de un método de evaluación coordinado con las

diferentes dependencias sobre el cumplimiento en la Ley.

8 Evalúe el cumplimiento en la generación periódica de informes que

permitan analizar el comportamiento participativo y comunitario.

PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA DDDEEE

PPPEEETTTIIICCCIIIOOONNNEEESSS,,, QQQUUUEEEJJJAAASSS YYY RRREEECCCLLLAAAMMMOOOSSS

OBJETIVO: Evaluar en la entidad la implementación del Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes. PROCEDIMIENTOS:

1 Determine el responsable de recibir, tramitar y resolver las quejas y

reclamos que los ciudadanos formulen.

2 Verifique la existencia de la línea gratuita a disposición de la ciudadanía.

3 Evalúe si la entidad ha establecido los mecanismos necesarios para darle

cumplimiento a la Ley.

4 Evalúe si existen políticas claras para el manejo del sistema de

Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes.

5. Verifique si el área encargada de responder las Peticiones, Quejas,

Reclamos y Solicitudes, informa periódicamente a la Gerente sobre el

desempeño de sus funciones.

6. Determine la existencia de indicadores que permitan detectar los servicios

sobre los que se presenta el mayor número de quejas.

7. Evalúe si las quejas y reclamos se resuelven o contestan siguiendo los

principios, términos y procedimientos establecidos en el Código

Contencioso Administrativo en ejercicio del Derecho de Petición



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAATTTEEENNNCCCIIIÓÓÓNNN

AAALLL CCCLLLIIIEEENNNTTTEEE

OBJETIVO: Optimizar el tiempo de atención a los clientes proyectando el respectivo indicador en aras de satisfacer al máximo los servicios prestados. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1 Obtener mediante observación directa los tiempos empleados y el

número de Clientes atendidos durante un periodo respectivo.

2 Obtener e inferir el Indicador: Tiempo Promedio en atención al cliente

(Tanto interno como externo).

3 Proyectar modelos de mejoramiento continuo, teniendo como base el

indicador Tiempo promedio en atención al cliente en el área analizada.

PROCEDIMIENTOS GENERALES: El análisis, simulación y evaluación del indicador Tiempo promedio de atención al cliente, se adelantará de acuerdo con la siguiente metodología:

1 Obtener un modelo de simulación a través de observación directa con los

funcionarios que atienden directamente a los clientes.

2 Diseñar el formato de anotación de intervalos de tiempo empleados en la

atención de los clientes tanto internos como externos.

3 Diligenciar el formato de los intervalos de tiempo en atención de los clientes

en el área estudiada.

1 Analizar las planillas o formatos diligenciados del tiempo empleado en la

atención de los clientes del área en cuestión.

2 Obtener el indicador tiempo utilizado en atender los clientes por el área o



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aéreas encargadas y formular planes de mejoramiento en la optimización y

reducción del tiempo de atención del cliente.

PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLAAA CCCOOONNNTTTRRRAAATTTAAACCCIIIÓÓÓNNN

DDDEEE OOOBBBRRRAAASSS PPPÙÙÙBBBLLLIIICCCAAASSS

OBJETIVO: Evaluar en términos de calidad y oportunidad, los resultados de las actuaciones relativas a la planeación, construcción, servicio y mantenimiento de los proyectos de obra pública. PROCEDIMIENTOS:

1. Mediante una muestra representativa de los contratos de obra pública,

evalúe los contratos, terminados, vigentes sin ejecutar y en ejecución,

que incluya la siguiente información:

1 Número del contrato principal

2 Contratos complementarios por proyecto

3 Objeto

4 Contratista

5 Fecha de perfeccionamiento y plazo de vencimiento

6 Valor del contrato principal

7 Número y valor de los contratos adicionales

8 Observaciones generales

2. Para los contratos terminados y en ejecución, evalúe los estudios de pre

factibilidad y factibilidad de los proyectos seleccionados y con base en los

resultados, prepare un cuadro resumen que contenga:

1 Cantidades de obras contratadas y especificaciones.

2 Divergencia en el porcentaje de la programación propuesta y la

ejecutada, soportada en las actas.

3 Causas que generaron los contratos adicionales y su justificación

técnica y legal, obras no previstas, cambios de especificaciones e



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imprevistos.

4 Observaciones del interventor.

5 Existencia o no de estudios sobre impacto ambiental.

6 Existencia o no de estudios de impacto socioeconómico en la

región.

7 Existencia o no de estudios de vulnerabilidad y de falla estructural

o funcional.

3. Compruebe en las obras, el cumplimiento de las especificaciones

técnicas generales y particulares, teniendo en cuenta: La evaluación, el

diseño licitado, contratado, ejecutado y lo cancelado por actas de obra.

Lo anterior, con el objeto de establecer el real estado en que se

encuentra la obra, efectuar la valoración técnica y determinar si los ítems

cobrados están comprendidos dentro del contrato y si los precios son los

ofrecidos en la propuesta financiera.

4. Compruebe la liquidación final del contrato conforme a la Ley

PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA CCCOOONNNSSSTTTRRRUUUCCCCCCIIIOOONNN

DDDEEE OOOBBBRRRAAA PPPÚÚÚBBBLLLIIICCCAAA YYY AAARRREEEAAA TTTEEECCCNNNIIICCCAAA

OBJETIVOS: Evaluar en términos de calidad y oportunidad, los resultados de las actuaciones relativas a la planeación, construcción, servicio y mantenimiento de un proyecto de obras públicas; así mismo la eficiencia y economía en el uso de los fondos, la calidad de los receptores, la distribución de los costos y beneficios. Determinar que el sistema contable permita medir los costos en los cuales se incurrió, el cumplimiento de las leyes, normas y reglamentaciones con sujeción al marco legal que lo rige; así como el cumplimiento de las políticas ambientales, en cuanto a la preservación y deterioro de los ecosistemas naturales. PROCEDIMIENTOS:

1. Mediante una muestra representativa de los contratos de obra pública,



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evalúe los contratos terminados, vigentes sin ejecutar y en ejecución que

incluya la siguiente información:

1 Número de contrato principal.

2 Contratos complementarios por proyecto.

3 Objeto.

4 Contratista

5 Fecha de perfeccionamiento y plazo de vencimiento.

6 Valor del contrato principal.

7 Número de contratos adicionales.

8 Observaciones generales.

2. Para los contratos terminados y en ejecución, evalúe los estudios de

prefactibilidad y factibilidad de proyectos seleccionados y con base en los

resultados prepare un cuadro resumen que contenga:

1 Calificación y clasificación del contratista en el registro único de

proponentes.

2 Cantidades de obras contratadas y especificaciones.

3. Divergencia en el porcentaje de la programación propuesta y la

ejecutada, soportada en las actas.

4. Causas que generaron los contratos adicionales, obras no provistas,

cambios de especificaciones e imprevistos.

5. Observaciones del interventor.

6. Existencia o no de estudios sobre impacto ambiental.

7. Existencia o no de estudios de impacto socioeconómico en la región.

8. Existencia o no de estudios de vulnerabilidad y de falla estructural o

funcional.

9. Verifique los registros contables, los comprobantes y documentos que los

soportan, como son: Facturas, actas, informes de Interventoría, anticipos.



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10. Compruebe la existencia de partidas por mantenimiento.

11. Compruebe en las obras, el cumplimiento de las especificaciones

técnicas generales y particulares, teniendo en cuenta lo diseñado,

licitado, contratado, ejecutado y lo cancelado por actas de avance. Lo

anterior, con el objeto de establecer mediante suscripción del acta de

verificación de obra, el real estado en que se encuentre y efectuar una

valoración técnica.

PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLAAA IIINNNTTTEEERRRVVVEEENNNTTTOOORRRIIIAAA

DDDEEE LLLOOOSSS CCCOOONNNTTTRRRAAATTTOOOSSS

OBJETIVO: Verificar el adecuado ejercicio de la Interventoría que garantice el cumplimiento de los fines de la contratación. PROCEDIMIENTOS.

1 En una muestra representativa verifique la asignación del interventor en la

minuta del contrato y que este la haya firmado.

2 Verifique sobre una muestra seleccionada de comunicación al interventor

de las funciones y responsabilidades que asume.

3 Verifique en una muestra representativa si el interventor posee el perfil

adecuado para cumplir con su función.

4 En una muestra representativa verifique el cumplimiento punto por punto de

la labor de Interventoría de acuerdo a la Ley 80 de 1993 y el manual que

para tal efecto tenga la entidad.

5 En una muestra seleccionada constate si en el evento de daño o perjuicio

imputable al interventor en la ejecución del correspondiente contrato, la

entidad ha iniciado las acciones correspondientes.



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PPPRRROOOCCCEEESSSAAAMMMIIIEEENNNTTTOOO EEELLLEEECCCTTTRRRÓÓÓNNNIIICCCOOO DDDEEE DDDAAATTTOOOSSS

El control interno al procesamiento electrónico de datos (PED), se ocupa de verificar los controles y la seguridad de los sistemas de información de la Empresa, con el fin de determinar su razonabilidad y efectividad. Los objetivos principales del control interno para el PED, están orientados a prevenir o detectar errores en la población, es decir, que todas las transacciones sean apropiadas y no estén duplicadas. Así también, se busca detectar o prevenir errores de exactitud o precisión como codificación, cantidades, montos, etc. Este control al PED se divide, en dos categorías: Ambiente de control y controles de aplicación.

1 Ambiente de Control El ambiente de control en el PED no tiene un efecto directo absoluto sobre la precisión de registros, producción de reportes e informes; pero sí puede afectar los controles específicos. La evaluación del ambiente de control se puede dividir así:

- Evaluación de la dotación física y lógica - Organización y Administración - Desarrollo de sistemas y cambios posteriores a la

implantación.

2 Controles de Aplicación Los controles de aplicación tienen efecto directo sobre los registros y están orientados a prevenir o detectar errores en la población o errores en la exactitud o precisión de los registros. Dentro de los controles de aplicación existen los siguientes:

1 Control de usuarios 2 Validación de datos 3 Controles manuales del PED 4 Controles computarizados



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EEEVVVAAALLLUUUAAACCCIIIOOONNN AAALLL SSSIIISSSIIITTTEEEMMMAAA DDDEEE

CCCOOONNNTTTRRROOOLLL IIINNNTTTEEERRRNNNOOO --- MMMEEECCCIII

Rol de las Oficinas de Control Interno

El Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar que la gestión administrativa de las entidades y organismos del Estado logren el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos de acuerdo con la normatividad y políticas del Estado. En este orden de ideas a la Oficina de Control Interno como elemento asesor, evaluador y dinamizador del Sistema de Control Interno le corresponde desarrollar los siguientes roles:

111... VVVAAALLLOOORRRAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEELLL RRRIIIEEESSSGGGOOO

La administración del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la Alta Dirección y las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las Oficinas de Control Interno. Acciones de la Auditoría Interna frente a la Administración del Riesgo

1 Incluir los riesgos dentro de los hallazgos en los informes de evaluación

del Sistema de Control Interno.

2 Asesorar en la elaboración de los mapas con enfoque sistemático.

3 Realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas y seguimiento a la

evolución de los riesgos.

4 Velar porque al interior de la entidad se implementen políticas de

administración del riesgo.

5 Verificar que se den mecanismos reales para la administración del riesgo

6 Brindar elementos para determinar si la evaluación de los riesgos es



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correcta.

7 Evaluar los procesos de administración del riesgo.

8 Evaluar reportes de riesgos institucionales.

9 Consolidación de reportes sobre riesgos.

10 Revisar el manejo de los riesgos institucionales.

6 Entrenamiento a la Alta Dirección sobre respuesta a riesgos

7 Coordinación de actividades de administración del riesgo.

8 Mantenimiento y desarrollo del marco de administración del riesgo.

9 Defender la implementación de la administración del riesgo.

10 Desarrollo de estrategias de administración del riesgo para aprobación de la alta dirección.

222... AAASSSEEESSSOOORRRIIIAAA YYY AAACCCOOOMMMPPPAAAÑÑÑAAAMMMIIIEEENNNTTTOOO

Para el éxito en la función de acompañamiento y asesoría es indispensable una buena relación y comunicación con la alta dirección, la cual depende en gran medida del perfil de la persona que está ejerciendo dicho cargo. Dicha labor requiere un trabajo conjunto entre la administración y las Oficinas de Control Interno para facilitar la identificación de necesidades y el planteamiento de soluciones. ACCIONES PARA EL ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA:

1 Evitar desviaciones en los planes, procesos, actividades y tareas.

2 Mejorar los procesos y la eficacia de las operaciones.

3 Identificar riesgos a través de la auditoria y evaluar la administración de los mismos.



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4 Implementar y fortalecer el Control Interno en general, principalmente en los procesos críticos;

5 Incrementar la calidad y veracidad de la información.

6 Evaluar el desarrollo de cada uno de los Dos Módulos de Control (a la

Planeación y a la Gestión Institucional) y el eje transversal (la Comunicación) del MECI.

333... EEEVVVAAALLLUUUAAACCCIIIÓÓÓNNN YYY SSSEEEGGGUUUIIIMMMIIIEEENNNTTTOOO La Evaluación es un proceso permanente, mediante el cual, a partir de la información que se obtiene de diversas fuentes, se emite un juicio de valor acerca del rendimiento o desempeño de un área, un proceso o una actividad, cualquiera que sea el objeto de estudio. La Evaluación Independiente, se ejecuta a través de dos elementos:

1 Evaluación del Sistema de Control Interno

2 Auditoria Interna La función evaluadora de la Oficina de Control Interno, no se limita exclusivamente a lo relacionado con la evaluación del Sistema de Control Interno y el de calidad, sino que igualmente debe realizar seguimiento y evaluación a otros siguientes aspectos de la entidad como son:

1 A la gestión de la entidad con el fin de asegurar que los planes, programas y proyectos, esté acordes con los objetivos establecidos en el plan institucional.

2 De la ejecución presupuestal que se adelanta en la entidad.

3 A que la entidad cuente con los procesos identificados y que sus

procedimientos tengan información acerca de: qué, quién, cómo, cuándo hacerlos, así como los puntos de control previamente definidos.

4 Asesoría y seguimiento a los procesos de contratación, verificando la

necesidad y justificación de todas las adquisiciones y el cumplimiento de la normatividad que lo regula.



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5 Seguimiento a la legalidad de los actos administrativos expedidos por la

entidad.

6 A los planes de mejoramiento de las Contralorías, la Oficina de Control Interno y la autoevaluación de las dependencias, en cuanto al desarrollo y cumplimiento de la corrección de las debilidades encontradas.

7 A la fluidez y oportunidad en las interrelaciones entre los procesos

misionales y de apoyo, para el logro de los objetivos institucionales.

8 A las recomendaciones sobre la racionalización de los procesos y los trámites en la entidad,

LA EVALUACIÓN

Es un proceso permanente, Obtiene información de diversas fuentes, Es mucho más amplio que la medición, Se basa en criterios objetivos Emite un juicio de valor acerca del rendimiento o desempeño de un

área, proceso o actividad. LA AUDITORIA ES: Una actividad de evaluación independiente que busca asesorar y efectuar recomendaciones, basada en la revisión de:

1 Las operaciones contables financieras y administrativas

2 Las políticas, planes y procedimientos

3 Los controles establecidos

4 Los sistemas de información vigentes

444... FFFOOOMMMEEENNNTTTOOO DDDEEE LLLAAA CCCUUULLLTTTUUURRRAAA DDDEEELLL AAAUUUTTTOOOCCCOOONNNTTTRRROOOLLL

Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico dentro la entidad para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una función administrativa



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transparente y eficaz. Para lograr la cultura del autocontrol, es necesario que se implemente un proceso de sensibilización, capacitación y divulgación en pro de la interiorización y compromiso de la misma. ACCIONES:

1 La Oficina de Control Interno debe ser la luz del faro que señala el camino sobre los valores que es preciso compartir para alcanzar los objetivos institucionales.

2 La Oficina de Control Interno debe ser un instrumento facilitador,

orientador y dinamizador en el proceso de identificación y sensibilización de los principios y valores institucionales.

3 Su papel fundamental es proporcionar los medios para que las personas

ejecuten sus propias actividades asumiendo su propia responsabilidad y para generar en las personas una actitud de hacer bien las cosas en condiciones de calidad, oportunidad y transparencia

Realiza evaluación y seguimiento a aspectos tan importantes como: CULTURA LABORAL: Son los valores básicos, las creencias que están presentes en las organizaciones, comprende los comportamientos que resultan de estos significados o propósitos compartidos y los símbolos que los expresan CLIMA ORGANIZACIONAL Es la cualidad relativamente permanente del ambiente interno de una organización que:

1 Experimentan sus miembros, 2 Influye en su comportamiento y se puede describir en función de los

valores de un conjunto particular de actitudes de la organización AUTOCONTROL

1 Es la actitud de hacer bien las cosas en condiciones de justicia, calidad,



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oportunidad, transparencia y participación. 2 Es la capacidad de control sobre sí mismo, se acompaña de la autocrítica

y autoevaluación. 3 Es la capacidad que tienen las entidades y las personas de auto regularse

y tomar decisiones que beneficien a todos EL AUTOCONTROL se manifiesta mediante: Un alto sentido de responsabilidad social, Ambiente laboral estable y cooperativo, Armonía en las relaciones entre personas. El conocimiento de los objetivos, las metas, planes y programas de la entidad. Respeto de los recursos públicos y naturales, así como por las normas. DEBE CONTAR CON:

1 Espacios para la reflexión institucional 2 Mecanismos de participación 3 Ejercicios de control mediante la autoevaluación 4 Generar confianza en los mecanismos de control

555... RRREEELLLAAACCCIIIÓÓÓNNN CCCOOONNN EEENNNTTTEEESSS EEEXXXTTTEEERRRNNNOOOSSS Teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno, es un componente dinamizador del Sistema de Control Interno, debe ser quien facilite los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación en los informes de la Entidad, es así como se convierte en conducto transmisor del hacer, materializado en documentos, informes y reportes que contienen una presunción legal de la veracidad. ACCIONES FRENTE A LOS ENTES EXTERNOS:

1 La Oficina de Control Interno debe ser quien suministre los requerimientos de los organismos de Control Externos.

2 Debe facilitar al interior y al exterior, el flujo de información contenida en la organización.

3 Es el conducto transmisor del hacer, materializado en los reportes que



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tienen presunción legal de veracidad y objetividad.

4 La Oficina de Control Interno es la encargada de velar porque la información suministrada cuente con el ingrediente de cohesión y participación de las áreas necesarias para el mantenimiento y normal funcionamiento del Sistema de Control Interno

RRROOOLLL DDDEEE LLLAAASSS OOOFFFIIICCCIIINNNAAASSS DDDEEE CCCOOONNNTTTRRROOOLLL IIINNNTTTEEERRRNNNOOO

FFFRRREEENNNTTTEEE AAALLL SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA DDDEEEGGGEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLAAA

CCCAAALLLIIIDDDAAADDD,,, NNNOOORRRMMMAAA NNNTTTCCCGGGPPP 111000000000:::222000000444...

Una vez implementado el Sistema de Gestión de la Calidad en la Administración Pública bajo la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004, uno de los objetivos por los que debe velar la Oficina de Control Interno, es el aseguramiento de la Calidad, enfocado a verificar que se mantiene el control. La Circular 06 de 2005, emanada del Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, asigna a las Oficinas de Control Interno, la responsabilidad de asumir su rol de evaluador independiente, realizando evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme al plan de acción previamente establecido por la misma. En ese orden de ideas, la Oficina de Control Interno debe planificar y desarrollar procesos de auditoría, los cuales serán parte integral del Programa Anual de Auditorías aprobado formalmente por el Comité de Coordinación de Control Interno, para la vigencia correspondiente, con el objeto de:

1 Determinar el grado de cumplimiento de los requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, establecidos en el Artículo 4º de la Ley 872 de 2003.

2 Determinar el grado de avance en la implementación del Sistema de

Calidad de acuerdo con lo establecido en la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004,

3 Identificar dificultades en la implementación del Sistema

4 Identificar oportunidades de mejora del Sistema.



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5 Cumplir los requisitos exigidos por la Norma Técnica de Calidad.

6 Informar a la Alta Dirección de la entidad acerca del estado en que se encuentra el Sistema de Calidad, con el objeto de que se pueda evaluar su eficacia para alcanzar los objetivos especificados.

La Oficina de control Interno tiene una participación que se enmarca en tres dimensiones:

1 Asesorando y acompañando la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

2 Realizando la Auditoría independiente al Sistema de Gestión de la

Calidad

3 Participando en los procesos de calidad de la organización y desarrollando un proceso de calidad dentro de la misma Oficina de Control Interno

RESUMEN ROL DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO FRENTE A LA NORMA NTCGP 1000:2004

ROLES ISTEMA DE CONTROL

NTERNO

NUMERAL DE LA NTCGP 1000:2004

ROLES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

FRENTE AL SGC

Valoración del Riesgo

Numeral 4.1, literal

g Numeral 8.5.3

En relación con los requisitos generales para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad, las Oficinas de Control Interno deben controlar que se identifiquen y diseñen con la participación de todos los servidores, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia. Así mismo, dentro de su función asesora, deben efectuar seguimiento a los mapas de riesgos y planes de manejo de riesgos de las diferentes dependencias, a fin de



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aplicar y sugerir correctivos y ajustes necesarios para asegurar un manejo efectivo de los mismos. Igualmente, es función de las Oficinas de Control Interno, evaluar la eficiencia y efectividad de las acciones correctivas adoptadas por los responsables de las áreas/ procesos. En todo caso, el monitoreo debe estar a cargo de los responsables de los Procesos y de la Oficina de Control Interno

Acompañamiento y

Asesoría

Numerales 4,5,6,7

y 8

La Oficina de Control Interno a través del equipo de auditores de calidad, deberá asesorar y acompañar en lo relacionado con la implementación del sistema, a partir de su función legal de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad

Evaluación y Seguimiento

Numerales 4,5,6,7

y 8

En su función de asesoría y acompañamiento, el Jefe de la Oficina de Control interno, a través del equipo de auditores de calidad, deberá evaluar el cumplimiento de los DEBES que se constituyen en los requisitos que una entidad debe cumplir para lograr la implementación del SGC. De igual forma, de acuerdo con la Circular 06 de 2005, la Oficina de Control Interno, asumiendo el rol de evaluador independiente, deberá realizar



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evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, comprobando que se cumplen los requisitos establecidos y que son realmente efectivos. Una vez implementado el sistema y cuando surjan cambios importantes al mismo, en el ámbito de política de calidad, documentación, nuevas acciones, éstas deberán practicar nuevas auditorias

Fomento de la cultura

del Autocontrol

Numeral 1.2 Numeral 6.2.2. Numeral 6.4

Numeral 5.5.2, literal c

Los principios de gestión de la calidad incluyen el enfoque hacia el cliente y el liderazgo, que buscan satisfacer las necesidades del cliente a través de una conciencia hacia la calidad y esto se convierte en actividades de autocontrol; las Oficinas de Control Interno deben controlar y verificar el cumplimiento de estos principios. Los numerales 5 y 6 de la Norma de Calidad, contienen obligaciones que deben cumplir las entidades en relación con la toma de conciencia de los servidores públicos sobre la pertinencia e importancia de sus actividades, así como la permanente comunicación interna que debe existir al respecto y cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad; la Oficina De Control Interno tienen la obligación de controlar que esto se cumpla.

Relación con Entes

Externos

Numeral 1.2, literal

i

Entre los principios de gestión de la calidad se incluyen las relaciones mutuamente beneficiosas y la



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Numeral 7.2.3 transparencia, que buscan facilitar el control social, a través de un proceso que garantice el acceso a la información; los procesos que facilitan el cumplimiento de lo anterior, deben ser controlados por parte de los Jefes de Control Interno. El numeral 7.2.3, de la Norma de Calidad tiene que ver con la comunicación con los clientes y mecanismos de participación ciudadana y contiene las obligaciones que tienen las entidades al respecto, los cuales deben controlar la Oficina de Control Interno.

EEEVVVAAALLLUUUAAACCCIIIÓÓÓNNN AAAMMMBBBIIIEEENNNTTTEEE DDDEEE CCCOOONNNTTTRRROOOLLL

EL CONTROL CIRCUNDANTE Y SU IMPORTANCIA DENTRO DE LA PLANIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN. SI NO OBSERVACIONES

Es la estructura de la Organización propicia a la conciencia de control?

Existen responsabilidades claras para:

El Comité Directivo? El Comité de Control Interno?

Se especifican los limites de autoridad de los funcionarios para autorizar transacciones:

Por escrito Son conocidas por los funcionarios y

demás entidades relacionadas con el proceso?



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Existen descripciones de trabajo adecuadas y por escrito para:

El personal de contabilidad? El personal de PED (procesamiento

electrónico de datos)?

Existe una dependencia que realice labores de Control Interno eficaz a la cual la gerencia no haya colocado restricciones sobre el enfoque de su trabajo.

SUPERVISION SI NO OBSERVACIONES

Existe un método establecido y eficaz para comunicar al personal los cambios en la normatividad y legislación, las políticas contables, procedimientos, controles internos (Ej: Manuales de contabilidad, instrucciones escritas etc.)

Asegura la máxima autoridad y los Jefes de cada dependencia, que los sistemas contables y el control Interno están debidamente diseñados y se han realizado pruebas de aceptación?

Vigila y supervisa la máxima autoridad y los Jefes de cada dependencia, los sistemas contables y los controles internos?

Existen políticas para la adquisición de los elementos de sistemas y se utilizan todos los programas comprados o desarrollados internamente?

Existen políticas uniformes para los cambios de programas existentes?

En estas políticas participan activamente los usuarios?

INFORMES SI NO OBSERVACIONES

Son los informes de la Gerencia

Preparados regularmente? Preparados oportunamente? Preparados con suficiente detalle? Conciliados con los registros contables?

Se utilizan los informes de la gerencia para



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controlar la seriedad de la información financiera a través de:

Comparaciones con presupuestos Comparaciones con información

financiera. Seguimiento a variaciones de los

informes.

Existen procedimientos para asegurar que los informes financieros u operacionales que dependen de listados generados por computador sean exactos?

SEGREGACIÓN DE FUNCIONES SI NO OBSERVACIONES

Es adecuada la Estructura Organizacional para proveer una adecuada segregación de funciones?

Se mantiene la segregación de funciones durante la ausencia del personal Ej: vacaciones, enfermedad o vacantes?

Se requiere que todo el personal tome vacaciones?

COMPETENCIA DEL PERSONAL SI NO OBSERVACIONES

Existen Métodos adecuados para seleccionar al personal orientados a conseguir personal competente en los cargos del nivel Directivo?

Existen Métodos adecuados para seleccionar al personal orientados a conseguir personal competente en los cargos de los niveles administrativo y operativo?

Existen métodos para entrenar al personal, manuales de inducción y reinducción?

Existen métodos para supervisar al personal?

Los métodos de evaluación y remuneración del personal aseguran que los funcionarios asuman sus cargos con responsabilidad?

Es relativamente estable la fuerza laboral?

Indican los siguientes factores la competencia del personal:

Baja frecuencia en los ajustes contables



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internos? Pocos errores que requieran del personal

de sistemas? Bajo nivel de quejas por parte de los

clientes externos? Baja frecuencia de ajustes de las

recomendaciones de control interno o auditorias anteriores?

PROTECCIÓN DE ACTIVOS O REGISTROS SI NO OBSERVACIONES

Existe una seguridad física adecuada sobre:

El efectivo Los documentos valiosos (cheques,

acciones, escrituras, discos de seguridad etc.)

Inventarios Otros activos móviles y valiosos?

Existen por escrito métodos adecuados para impedir el acceso no autorizado a :

Oficinas (Almacén, cajas donde se recibe dinero, archivo general etc.)?

Documentos de contabilidad? Terminales de computadores? Programas de computadores, cintas,

discos y otros medios de almacenamiento de datos?

Determinada documentación en papel?

Existe una política para proteger la Información confidencial?

Existen procedimientos (controles de contraseña) para restringir el acceso lógico a:

Datos contables Programas de aplicación Sistemas operativos Entrada de datos en línea

Existe una política para asegurar que los registros cumplen con los requisito legales?

Tiene la entidad seguro adecuado para: Daño a activos? Perdida? Robo? Responsabilidad civil? Manejo Vehículos? Otros?



Página 81

FFFOOORRRMMMAAATTTOOOSSS YYY DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTOOOSSS DDDEEE AAAPPPOOOYYYOOO AAA LLLAAA

EEEVVVAAALLLUUUAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEELLL CCCOOONNNTTTRRROOOLLL IIINNNTTTEEERRRNNNOOO...

Los formatos y documentos de apoyo sirven como modelos para diseñar los papeles de trabajo, con los cuales nos apoyamos para las labores de auditoría. Entre estos tenemos modelos de cuestionarios que se pueden aplicar para la evaluación del Sistema de control Interno en general, ambiente de control o dependencias especificas como el área de tesorería, presupuesto, bienes, recaudo entre otros; nos ayudan además a conocer el estado del área o proceso que vamos a evaluar para detectar mas rápidamente los puntos críticos o de mayor cuidado. Sirven como apoyo para aplicar las diferentes técnicas de evaluación tales como:

1 Técnicas de verificación ocular:

Observación: Cerciorarse de hechos dados en la ejecución de actividades o procedimientos.

Comparación: Establecer la relación que hay entre dos o mas conceptos.

Revisión selectiva: Examen ocular rápido para identificar una operación fuera de lo común, en el aspecto sujeto a revisión.

Rastreo: Examen de manera regresiva o progresiva al seguimiento de actividades o procesos de la entidad.



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2Técnicas de verificación verbal:

Indagación: Averiguar sobre un hecho, es útil para descubrir situaciones que requieran ser investigadas.

Entrevista: Para averiguar sobre un hecho con la persona responsable.

3 Verificación escrita

Cuestionario: preguntas por escrito,

Conciliación

Confirmación 4 Verificación documental

Comprobación

Computación

5 Verificación física:

Inspección

6 Verificación gráfica:

Diagrama de flujo



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA

El propósito de estas guías es servir de herramienta de trabajo a los funcionarios en la ejecución de programas de auditoría integral en las entidades, pudiendo ser ajustados de acuerdo a las necesidades de cada auditoría.

TTTAAALLLEEENNNTTTOOO HHHUUUMMMAAANNNOOO,,, JJJUUURRRIIIDDDIIICCCAAA EEE IIINNNFFFOOORRRMMMAAATTTIIICCCAAA Objetivo de Análisis: Adelantar una revisión integral de la organización y operación del área del Proceso de Gestión Humana, con el fin de determinar su adhesión a las normas legales y estatutarias vigentes. Enfoque y Alcance: El análisis y la evaluación de los Procesos de Gestión Humana, jurídico e informáticos, se adelantarán de acuerdo a la siguiente metodología:

1 Análisis documental de las normas expedidas por la entidad sobre la materia, así como las de carácter nacional, a los trabajadores oficiales y servidores públicos enmarcados en la estructura de la entidad .

2 Comunicación a los responsables de los procesos relacionados sobre la

auditoria con indicación de fechas y objetivos que se persiguen.

3 Entrevista a funcionarios del área mediante la modalidad de encuestas.

4 Análisis y evaluación de:

Resoluciones de Nombramiento

Actualización de Hojas de Vida y demás documentos necesarios

5 Análisis y evaluación mediante la modalidad de Encuesta Informal, directamente con el funcionario o funcionarios responsables de los procedimientos vinculados con:

6 Eficiencia, Oportunidad y Veracidad en la liquidación y pago de nominas. 7 Vacaciones.



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8 Prestaciones Sociales. 9 Análisis del Bienestar Social. 10 Definición de Políticas y Programas de Bienestar Social. 11 Análisis Ocupacional. 12 Régimen de Protección y Seguridad Industrial. 13 Programas de Capacitación 14 Planeación de Programas de Retiros Voluntarios 15 Análisis Manual de Funciones y Cargos de los funcionarios involucrados

en el área.

16 Consolidación del informe de la situación actual, hallazgos y recomendaciones.

17 Reunión donde se discutirá con el área intervenida los hallazgos,


EEEVVVAAALLLUUUAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLOOOSSS PPPRRROOOCCCEEESSSOOOSSS DDDIIISSSCCCIIIPPPLLLIIINNNAAARRRIIIOOOSSS OBJETIVO: Verificar que el ejercicio de la acción disciplinaria se desarrolle en cumplimiento de los principios rectores del Código Único Disciplinario y de conformidad con las normas internas que para tal fin se expide. PROCEDIMIENTOS: 1 Analice la normatividad que regula la acción disciplinaria e identifique los

criterios de evaluación.

2 Verifique si está claramente establecida la titularidad de la acción

disciplinaria.

3 Verifique si el proceso disciplinario cumple con los principios rectores de la

Ley

4 Verifique si el archivo y custodia de los expedientes es técnico y seguro.



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5 Determine la cantidad de procesos iniciados y fallados en un período

determinado.

6 Verifique el cumplimiento de términos en cada instancia y de los fallos

emitidos.

AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLAAA CCCOOONNNTTTRRRAAATTTAAACCCIIIÓÓÓNNN OBJETIVO: Establecer el cumplimiento de los objetivos, ejecución, liquidación y pago de las obligaciones contraídas en el proceso contractual; considerando los parámetros de economía, eficacia, equidad, eficiencia y costos ambientales. PROCEDIMIENTOS: Tome una muestra representativa de los contratos por ejecutar, en ejecución o ejecutados correspondientes a un determinado período y con base en ellos, constate:

1 Revise el certificado y registro presupuestal.

2 Si durante el proceso de contratación se dio cumplimiento a las leyes,

normas específicas de la entidad, en relación con los requisitos previos y

posteriores de los contratos.

3 Si se dio cumplimiento a los procedimientos de adjudicación de los

contratos sujetos a licitación o concurso de méritos y contratación directa

(por Aviso, con 1 y 2 ofertas) de conformidad con las exigencias legales y

fiscales vigentes.

4 Si la licitación, adjudicación o celebración de los contratos de la muestra, se

efectuó con personas naturales o jurídicas debidamente inscritas y

calificadas en el registro de proponentes de la Cámara de Comercio.

5 Si los proveedores se encuentran inscritos en el SICE, cuando se requiere



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6 Existe competencia del funcionario contratante y autorización para

contratar.

7 Determine si existen políticas a corto, mediano y largo plazo para la

contratación, y si los contratos celebrados, en ejecución o ejecutados,

obedecieron y consultaron los planes y programas de la entidad, así como

las necesidades reales de ésta.

8 Establezca si fue compatible la programación de los contratos celebrados

con las partidas presupuestales asignadas.

9 Selectivamente verifique en los contratos la estipulación de todas las

cláusulas que según la ley, estatuto o normas fiscales, debieron pactarse. 10

10 Examine que se hubieren constituido las pólizas a que hubiere lugar de

conformidad con el Estatuto Contractual de la entidad.

11 Establezca que el contratista pagó los impuestos de timbre en la cuantía y

términos señalados por la ley.

12 Verifique que los contratos se encuentren debidamente firmados por el

representante legal de la entidad contratante y por el contratista

debidamente autorizado.

13 Establezca que los contratos hubieran sido revisados en su legalidad, por la

autoridad competente, según las normas generales y específicas vigentes.

14 Compruebe que los contratos se hubieren publicado en la Gaceta municipal,

o cualquier otro medio utilizado en el Municipio, el área, la nación o el

departamento según el caso, a costa del interesado dentro de los términos

establecidos en normas vigentes.

15 Verifique que la ejecución de los contratos se inició sólo después de su

legalización, salvo las excepciones previstas en la ley (urgencia

manifiesta).

11 Determine si existe adecuada segregación de funciones entre las personas



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que intervienen en el proceso de adjudicación y legalización, con las que

efectúan supervisión y vigilancia en las etapas de ejecución, liquidación y

pago de los contratos.

17 Compruebe que el contrato se haya ejecutado dentro del tiempo previsto y

que el objeto se hubiere cumplido dentro de los plazos pactados.

18 Compruebe que el anticipo haya sido amortizado de conformidad y en

cumplimiento de los términos pactados en el contrato.

19 Determine la economía en la ejecución del contrato, medidos en cantidad y

calidad al menor costo.

20 Determine si la selección del contratista fue la más económica y

conveniente dentro de las ofertas presentadas.

21 Verifique si los contratos ejecutados, satisfacen los requerimientos o

prioridades señalados en los anteproyectos o estudios de prefactibilidad.

22 Establezca si la entidad realiza estudios que puedan determinar el impacto

socioeconómico en la región, del proyecto que se pretende desarrollar

mediante el contrato celebrado.

23 Verificar que la liquidación definitiva de los contratos, se ajusten a las

normas legales, y fiscales vigentes.



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAALLL PPPAAAGGGOOO DDDEEE LLLAAA NNNOOOMMMIIINNNAAA

OBJETIVO GENERAL: Auditar los pagos efectuados por los diferentes conceptos a los empleados públicos y de carrera que laboran en la entidad, de acuerdo con los procedimientos legales establecidos. ESPECÍFICOS:

1 Verificar en una muestra representativa, el cumplimiento de los

procedimientos y las normas aplicables a los desembolsos que la entidad

realiza, por concepto de pagos laborales a los funcionarios.

2 Verificar en una muestra representativa el correcto reporte, liquidación y

pago de salarios y prestaciones, (horas extras y recargos nocturnos a

trabajadores oficiales) si es del caso realizados, por el área de Gestión

Humana

PROCEDIMIENTOS:

1 Determine la existencia de manuales de funciones por cargo y

procedimientos administrativos, verificando su conocimiento y

cumplimiento por parte de los funcionarios del proceso de Gestión

Humana, encargados de la nómina de funcionarios de la entidad.

2 Verifique sobre una muestra selectiva, la liquidación precisa y clara de la

nómina de funcionarios; la cual debe ser realizada por un funcionario

idóneo y con la adecuada supervisión de la labor ejecutada por el superior

inmediato.

3 Verifique que toda erogación por concepto de viáticos se ajuste a la

Resolución interna vigente en la entidad.

4 Constate que la liquidación y pago de los funcionarios, este correcta y



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cumpla con lo estipulado en la Ley y Decretos Reglamentarios.

5 Verifique que los documentos mediante los cuales se hacen los pagos

por los diferentes conceptos en la nómina de los funcionarios, estén

acompañados por los soportes estipulados en la normatividad vigente y la

reglamentación interna.

RRREEEVVVIIISSSIIIÓÓÓNNN DDDEEE AAACCCTTTOOOSSS AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAATTTIIIVVVOOOSSS

OBJETIVOS: Establecer si las actuaciones de la oficina Jurídica fueron oportunas y adecuadas, si se observaron las exigencias legales en la celebración de los contratos y en la ejecución de las obras, y si éstas responden a las especificaciones técnicas según el pliego de condiciones. PROCEDIMIENTOS:

1 En los contratos de obra pública de mayor cuantía, solicite:

2 Los antecedentes que dieron origen a la contratación. 3 Las resoluciones de adjudicación. 4 Los contratos.

5 Revise las resoluciones de adjudicación y verifique:

Que estén debidamente expedidas.

Que estén correctamente motivadas.

Que estén firmadas por el representante legal o por su delegado,

en este último evento determine si existe el acto administrativo de

delegación y si esta se hizo por funcionario legalmente autorizado.

Que estén debidamente notificadas y comunicadas en forma legal.

6 Constate que las cláusulas de los contratos, están constituidas conforme

a la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios y la ley 1150 de 2007 y



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el decreto 2474 de 2008.

7 Analice las actas de anticipo, de recibo parcial y final de obra: establezca

si los pagos por estos conceptos se hicieron de acuerdo con las

estipulaciones de cada contrato.

8 Tome una muestra selectiva de las obras contratadas y verifique si estas

se realizaron.

9 Verifique los programas de ejecución de obra, compárelos con las actas

de recibo parcial y constate si se cumplieron los plazos establecidos en

dichos programas.

10 Verifique la oportunidad de las actuaciones de la dependencia encargada

del proceso de cada contratación.

11 Cuando detecte diferencia entre la entidad y el contratista, analice el

informe del interventor y determine la oportunidad de la actuación por

parte de la dependencia encargada del proceso de cada contrato.

12 Cuando considere conveniente, solicite el apoyo de un ingeniero civil o de

un arquitecto, verifique la cantidad de los materiales utilizados en una

obra y las especificaciones de la misma contenidas en el pliego de

condiciones.

13 Revise las actas de liquidación de los contratos y determine:

Si aparecen firmadas por los funcionarios y personas autorizadas.

Si la liquidación se hizo oportunamente.



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAALLL SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA DDDEEE IIINNNFFFOOORRRMMMAAACCCIIIÓÓÓNNN,,,

OOORRRGGGAAANNNIIIZZZAAACCCIIIÓÓÓNNN YYY DDDIIIRRREEECCCCCCIIIÓÓÓNNN:::

OBJETIVOS: Evaluar si la estructura organizacional de la entidad permite detectar unidad de mando, autoridad, responsabilidad, dirección y control operativo y administrativo. Revisar los sistemas de información determinando agilidad en los procedimientos de recopilación informativa, coordinación entre las diferentes dependencias de la entidad que permitan la oportuna y acertada toma de decisiones a cada nivel y la correspondencia con las necesidades presentes y futuras de información. PROCEDIMIENTOS:

1 Entreviste selectivamente jefes de dependencia para determinar la

información requerida para el desempeño de sus funciones.

2 Revise selectivamente los manuales de procedimientos y analice las

fuentes de información y los informes que genera.

3 Determine si los planes, políticas, programas y proyectos de la entidad

están encaminados al cumplimento del objeto social de la entidad.

4 Elabore cuestionarios, encuestas y entrevistas que determine el

conocimiento de los funcionarios de su responsabilidad en el cumplimiento

de los planes de la entidad y su papel en la dirección, ejecución y control

de los programas.

5 Verifique el flujo de la información entre las diferentes dependencias de la

entidad, y la exactitud y oportunidad en el reporte de la misma.

6 Realice un inventario de formas de papelería y determine si es adecuado,

claro y funcional.



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7 Revise los procedimientos y evalúelos.

8 Analice selectivamente los manuales de funciones para determinar

niveles de autoridad y responsabilidad de cada funcionario en el

cumplimiento de sus funciones.

9 Verifique la forma como se procesa la información, si es manual o

mecánica, su volumen y frecuencia de proceso.

10 En la visita a la dependencia verifique el sistema de archivo, si el manejo

y conservación de la documentación es adecuado y seguro, de acuerdo

con el grado de reserva de la información y con los niveles autorizados de

consulta y manejo.

11 Revisar si los equipos de procesamiento de la información, su capacidad

y las aplicaciones están acordes con las necesidades actuales y futuras

de la entidad.

12 Revise la información que llega al usuario, cómo se divulga, con qué

periodicidad, y si es confiable y oportuna.

13 Revise las fuentes de información que se utilizan para la elaboración de

planes y programas y si conllevan a la toma de decisiones y el grado de

participación de cada dependencia en la misma.

14 Verifique los planes de inducción y capacitación, para la actualización y

mejoramiento.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA PPPAAARRRAAA EEELLL

AAARRREEEAAA DDDEEE PPPLLLAAANNNEEEAAACCCIIIOOONNN OBJETIVOS: Analizar y evaluar el grado de eficacia y efectividad de los procedimientos desarrollados por la Unidad de Planeación en la coordinación, elaboración, seguimiento y control de los planes, proyectos y programas ejecutados por la entidad. PROCEDIMIENTOS:

1 Determinar la responsabilidad del proceso de planeación y su relación con

las áreas de gestión.

2 Evalúe los métodos de diagnóstico para examinar los aspectos internos y

externos, que permitan elaborar estrategias que aprovechen al máximo los

aspectos positivos y minimicen los negativos.

3 Evalúe el método y la fuente de información para elaborar el proyecto de

presupuesto, en conjunto con las demás dependencias; verifique el sistema

de participación y coordinación en el proceso y la oportunidad en la entrega

de los datos.

4 Verifique la existencia de planes, programas, proyectos y determine:

Grado de ejecución.

Asignación de los recursos.

5 Establezca la aplicación de los indicadores de gestión y medidores de

efectividad que le permitan a la entidad la toma de correctivos.

6 Verifique en el organigrama de la entidad, la ubicación de la dependencia

de planeación y procedimientos sobre las actividades desarrolladas.



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7 Solicite los manuales de funciones y procedimientos, verifique que estén

claramente definidos y actualizados conforme a las necesidades exigidas

para el proceso de planeación.

8 Constate la periodicidad y mecanismos que se utilizan para llevar a cabo

el seguimiento, control y evaluación de los planes, proyectos y programas

de la entidad que permita efectuar los correctivos y ajustes necesarios.

9 Verificación a la proyección de Ingresos.

10 Verificación del Plan Anual de Inversión y Plan Financiero.

11 Revisión y análisis a los procesos de formación, actualización y

conservación del Banco de Estadísticas de la entidad.

12 Revisión y análisis a los estudios realizados al crecimiento de los

mercados y los tipos de servicios demandados.

13 Consolidación del informe de la situación actual hallazgos y

recomendaciones.

14 Reunión donde se discutirá con el área intervenida los hallazgos, y las

recomendaciones.

PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLOOOSSS

PPPLLLAAANNNEEESSS DDDEEE AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN OBJETO GENERAL. Evaluar la existencia y cumplimiento de los planes de acción formulados para cada vigencia así como la gestión de cada área. PROCEDIMIENTOS:



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1 Inspeccione uno a uno los planes de acción formulados por las

dependencias de la Organización, al inicio de cada vigencia.

2 Verifique trimestralmente los avances de ejecución en los planes de acción

formulados por las dependencias, acatando planes de mejoramiento

continuo en los que presenten bajos índices de avance.

3 Presente informes trimestrales a la gerencia informando sobre los avances

del plan de acción formulado por las dependencias.

4 Paute con los responsables de cada plan de acción formulado que

presenten bajos niveles de avance, compromisos para alcanzar las metas

fijadas en éstos.

AAARRREEEAAA FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA

Objetivo:

Realizar un análisis detallado de los procesos que se ejecutan en el área Financiera, que permita determinar el grado de oportunidad, veracidad y confiabilidad de los informes que se generan y que reflejan la situación real de la entidad y que sirven de soporte o base para toma de decisiones. PROCEDIMIENTOS:

1 Revisión de la documentación del proceso de Control Interno, mediante el

análisis de las normas de carácter local y nacional expedidas sobre la

materia y su aplicabilidad.

2 Comunicación a los responsables del Área Financiera sobre la

intervención con indicación de fechas y objetivos que se persiguen.

3 Análisis al Manual de Proceso y Procedimientos.

4 Análisis al proceso de legalidad y trámite de cuentas y su integración con



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las demás áreas que intervienen.

5 Encuestas o cuestionarios dirigidos con relación a:

Manual de funciones por cargos, idoneidad y perfil del personal adscrito a esta área.

Procedimientos seguidos en la ejecución de cada una de las transacciones.

6 Análisis selectivo cuentas del balance.

7 Análisis y evaluación de los estados financieros.

8 Consolidación del informe de la situación actual, hallazgos y

recomendaciones.

9 Reunión donde se discutirá con el área intervenida los hallazgos,


AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLAAA CCCOOONNNTTTAAABBBIIILLLIIIDDDAAADDD

OBJETIVO: Determinar la veracidad y oportunidad en el registro de las transacciones realizadas por la entidad, la confiabilidad de los estados financieros y la eficiencia de los controles internos en estas dependencias, así como la aplicación y cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados. PROCEDIMIENTOS:

1 Verifique la existencia de manuales de funciones y procedimientos

contables.

2 Observe el funcionamiento de la dependencia y constate:



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Nivel jerárquico


Funciones y responsabilidades

Instalaciones físicas

Sistema de Control Interno

3 Evalúe los sistemas contables que maneja la dependencia y determine

aplicabilidad y funcionalidad de los mismos.

4 Examine el plan de cuentas con que opera la contabilidad y determine si

es acorde con las necesidades y tamaño de la entidad.

5 Selectivamente escoja algunas cuentas y constate si la cifra extraída de

los libros corresponde a los movimientos reales de la cuenta y la

información presentada en los estados financieros.

6 Inspeccione el procesamiento de la información y determine la

contabilidad de la misma.

7 Revise selectivamente los soportes de los registros contables

determinando la autenticidad y veracidad de la información extraída.

8 Determine si las conciliaciones bancarias se elaboran mensualmente en

forma oportuna y si se analizan los rubros pendientes corrigiendo las

diferencias.

9 Revise la papelera que maneja la dependencia y determine la

operatividad en el proceso contable y los controles internos en la misma.

10 Evalúe la oportunidad y veracidad en la presentación de los estados

financieros.

11 Verifique aplicabilidad de ajustes por inflación a los estados financieros y

el sistema utilizado.

12 Verifique los procedimientos operativos y la uniformidad en la aplicación

de los mismos.



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13 Verifique la existencia de mecanismos adecuados de archivo y

salvaguarda de documentos y libros de la dependencia y la protección de

los registros contables.

AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAALLL PPPRRREEESSSUUUPPPUUUEEESSSTTTOOO

OBJETIVO: Evaluar la forma como se elabora, aplica, ejecuta y controla el presupuesto general de la entidad y verifica el cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas y fiscales. PROCEDIMIENTOS: 1 Revise el procedimiento sobre las actividades desarrolladas por la entidad

para elaborar y ejecutar el presupuesto; describa los controles aplicados por

la entidad a los procesos descritos.

2 Verifique que los sistemas de registros estén actualizados y auditados y que

los registros y modificaciones se encuentren autorizados y soportados.

3 Constate la presentación de informes consolidados a los niveles de decisión

correspondiente.

4 Determine el grado de participación y coordinación de las dependencias en

la elaboración del proyecto anual de presupuesto y en los traslados y

modificaciones.

5 Determine el control ejercido sobre la ejecución activa y pasiva del

presupuesto de la entidad.

6 Solicite y examine selectivamente certificados de disponibilidad presupuestal

expedidos.

7 Solicite las reservas de apropiaciones constituidas para el año anterior y el



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vigente y verifique que estén legalmente constituidas y debidamente

soportados; además examine el control ejercido para su ejecución.

8 Verifique que la dependencia produzca los informes presupuestales al final

del ejercicio fiscal.

9 Verifique la elaboración del programa anual de caja P.A.C.

10 Solicite los traslados presupuestales y verifique el cumplimiento de sus

objetivos.

11 Verifique los procedimientos seguidos para ejecutar el presupuesto de

gastos.

12 Verifique la ejecución presupuestal de las dependencias respectivas y

constate la consolidación de las mismas.

13 Compare el incremento de presupuesto aprobado con la tasa de crecimiento

promedio de ejecución de tres vigencias anteriores.

14 Verifique la existencia de déficit o superávit fiscal de la vigencia anterior y su

inclusión en el presupuesto vigente.

15 Analice el presupuesto inicial y las modificaciones a este.

16 Establezca indicadores de composición y variación.

17 Establezca indicadores de financiación del gasto.

18 Analice la capacidad de auto sostenimiento de la entidad teniendo en cuenta

el ahorro corriente.



Página 100

PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA PPPAAARRRAAA EEELLL AAANNNÁÁÁLLLIIISSSIIISSS

DDDEEE LLLOOOSSS EEESSSTTTAAADDDOOOSSS CCCOOONNNTTTAAABBBLLLEEESSS

OBJETIVOS: 1 Verificar las operaciones que haya dado lugar a los estados contables,

seleccionados mediante una muestra representativa.

2 Observar que los registros contables de la muestra seleccionada se

encuentren acordes con el Plan General de Contabilidad Pública.

3 Evaluar los controles internos existentes en las áreas críticas del resultado de

ésta evaluación y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

4 Evaluar la razonabilidad de las cifras presentadas en la cuenta de Propiedad

Planta y Equipo, de conformidad con la información suministrada por

Presupuesto y el inventario de bienes.

5 Determinar y evaluar el método de depreciación aplicado a los activos.

6 Analizar el procedimiento utilizado para el manejo de cuentas por pagar.

7 Establecer que el registro contable de causación de nómina sea el correcto.

8 Comprobar si se lleva a cabo el método de causación para el registro de

operaciones.

9 Verificar que los saldos presentados en las cuentas auxiliares de bancos,

sean consecuentes con los saldos según extractos.

10 Determinar si las inversiones reflejadas en las cuentas de activo tienen un

registro contable adecuado.

11 Evaluar si los pasivos, se encuentran debidamente contabilizados a nivel de

cuenta.



Página 101

12 Describir errores e irregularidades de los registros (ajustes).

PROCEDIMIENTOS: 1 Recopilar información donde se indique los saldos de todas las cuentas y

documentos por pagar.

2 Seleccione un grupo de partidas representativas, confróntelas con los

documentos y facturas que los sustenta.

3 Confronte y concilie los estados de cuenta mensuales de los acreedores con

los saldos que figura en los registros auxiliares.

5 Investigue partidas antiguas pendientes de pago.

6 Verificar que exista contratos de arrendamiento y otros documentos que se

le haya asignado un código contable.

7 Elaboración de comprobante de cuentas por cobrar de corto y largo plazo.

8 Que se lleven libros donde se especifiquen nombre del arrendatario, periodo

de pago y el número de recibo de pago.

9 Verificar los actos administrativos por medio de los cuales se cancelaron las

cuentas bancarias y en corporaciones donde tenga cuenta la entidad.

10 Verifique el pago reflejados en las cuentas auxiliares de bancos y

corporaciones con los extractos bancarios.

11 Compruebe el pago de los cheques pendientes de cobro al 31 de diciembre

anterior en los meses de enero y febrero siguientes.

12 Totalice los aportes que se encuentren adjuntos al comprobante de

contabilidad de los 12 meses por concepto de avances y anticipos en

contratos o en compra de bienes y servicios, luego compárelos con el valor

registrado en los compromisos de diario.



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA RRREEEAAALLLIIIZZZAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE

AAARRRQQQUUUEEEOOO DDDEEE CCCAAAJJJAAA MMMEEENNNOOORRR

OBJETIVOS: 1 Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.

2 Verificar que las operaciones generales con relación al recibo, manejo y

custodia de los fondos asignados a las cajas menores, cumplan con las

disposiciones administrativas, fiscales y legales vigentes.

3 Determinar si los gastos asociados tienen el carácter de imprescindibles,

urgentes y necesarios para el buen funcionamiento de la entidad, de acuerdo

con la relación existente en la Resolución de Caja Menor.

PROCEDIMIENTOS:

1 Solicite la Resolución General de creación de la caja menor, resúmala en el

papel de trabajo.

2 Determine el monto, responsable del manejo, ordenador del gasto y

ubicación para que cuando elabore el formato de acta de arqueo lo incluya.

Plásmelo en papeles de trabajo.

3 Solicite la póliza de manejo y verifique vigencia, suficiencia del valor

asegurado y amparos.

4 Consulte en la Sección de Contabilidad los reembolsos y verifique

soportes, cuantías, legalidad, plasme los hallazgos en papeles de trabajo.

5 Practique arqueo a:

o Efectivo: Solicite el efectivo que se encuentre en la caja, proceda

a verificar monedas, billetes y determine número y cantidad, regístrelo en papel de trabajo en presencia de la persona responsable del manejo.



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o Soportes: Verifique que los comprobantes presentados sean

originales y sin enmendaduras, que se encuentren firmados por los receptores, con clara identificación del nombre o razón social y el número de documento de identidad.

6 Revise que la fecha de los comprobantes corresponda con el periodo que

se esté legalizando.

7 Compruebe que el gasto se haya efectuado, habiéndose constituido la caja

menor y existiendo la disponibilidad de fondos de la misma.

8 Que se hayan efectuado los descuentos de Ley como Retención en la

Fuente, Impuesto de Industria y Comercio e IVA.

9 Que el gasto este autorizado por la persona encargada y que a su vez se

encuentre dentro de los gastos fijados en la Resolución de caja menor.

10 Verifique que los comprobantes sin legalizar posean numeración, fecha,

valor, objeto, nombre y cédula del tercero a quien se le entregó el dinero, el

cual debe entrar a legalizar en el tiempo que tiene estipulada la resolución

de caja menor de la entidad.

11 Sume el efectivo más los comprobantes legalizados y por legalizar, con el

fin de determinar el estado de la caja menor y corrobore si existen faltantes

o sobrantes, plásmelo en el acta de arqueo o papel de trabajo.

12 Verifique que el libro auxiliar cumpla con las normas contables

generalmente aceptadas, y que los registros asentados refleje los saldos

encontrados y que se encuentren sin enmendaduras.

13 Identifique los controles que ha ejercido la entidad sobre el manejo de la

caja menor.

14 Verifique el adecuado registro contable y presupuestal.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA PPPAAARRRAAA RRREEETTTEEENNNCCCIIIÓÓÓNNN EEENNN LLLAAA

FFFUUUEEENNNTTTEEE (((SSSEEERRRVVVIIICCCIIIOOOSSS ÁÁÁRRREEEAAA FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA))) OBJETIVOS: Evaluar la gestión en la administración de los recursos, el cumplimiento de las disposiciones y obligaciones de carácter tributario. Así mismo comprobar la integridad y validez de la información contenida en los estados financieros y en las declaraciones tributarias, analizar en qué forma se llevó a cabo la liquidación y pago de la retención en la fuente. PROCEDIMIENTOS:

1 Mediante la aplicación de las técnicas de auditoría, determine una

muestra representativa de los servicios que presta la entidad, elabore y

verifique:

La clase de servicio prestado.

Los documentos que soportan la transacción.

El adecuado registro del ingreso.

La correcta aplicación de la tarifa de acuerdo con el

concepto.

Si la entidad es auto retenedor

2 Elabore una planilla con una muestra representativa, de las declaraciones

de retención en la fuente presentadas y evalúe si es oportuno la

presentación y pago.

3 La consistencia y uniformidad en la declaración de retención en la fuente.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA CCCOOOMMMPPPRRRAAASSS

YYY SSSUUUMMMIIINNNIIISSSTTTRRROOOSSS

OBJETIVO: Verificar que el proceso de adquisición y suministro de bienes y servicio cumpla con las políticas trazadas por la entidad, observando las normas y procedimientos establecidos y considerando en la evaluación los parámetros de economía, eficiencia y efectividad. PROCEDIMIENTOS:

1 Verifique selectivamente si en las compras que se efectúan durante un

determinado período se procede de conformidad con las disposiciones

legales al respecto.

2 Determine la organización interna de la dependencia encargada de las

compras y con base en ellas verifique:


Nivel jerárquico

Instalación y distribución física

Recursos técnicos utilizados

Conocimiento y cumplimiento de las responsabilidades

asignadas

Cómo se delegan las responsabilidades de compras y se

coordinan con las demás actividades de la entidad.

3 Determine si existe Manual de Funciones y Procedimientos, verifique su

cumplimiento y si las responsabilidades de la función de compras esta

segregada de las actividades de solicitud, recepción y envío.

4 Determine si existen planes y políticas definidas a corto, mediano y largo

plazo para compras y si éstas son conocidas por los funcionarios

encargados de las mismas:

5 Verifique si el área financiera (presupuesto) solicita información oportuna



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las diferentes dependencias, acerca de sus necesidades.

6 Verifique si en la elaboración del plan general de compras participan las

distintas dependencias de la entidad y si dichos planes son compatibles

con la disponibilidad presupuestal.

7 Verifique si la dependencia encargada de las compras prepara informes

periódicos y oportunos para la gerencia.

8 Verifique si existen o se mantienen estadísticas actualizadas que

proporcionen información cuando fuese necesario, sobre:

Registro de proveedores debidamente calificado y

clasificado.

Evaluación del cumplimiento de cada proveedor, de modo

continuo y sistemático.

Experiencia obtenida con los proveedores respecto a la

calidad, precio, oportunidad y seguridad.

Sistema de oferta para conseguir el precio más bajo posible.

9 Analice y justifique las excepciones contra los programas de compras

establecidas en la entidad.

10 Verifique la existencia y eficacia de un comité de compras u otro

organismo asesor que cumpla sus funciones y determine:

Composición

Funciones y competencias

Frecuencia de las reuniones

Que esté aprobado por la gerencia.

Que las actas se encuentren firmadas por todos los integrantes.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA TTTEEESSSOOORRREEERRRIIIAAA OBJETIVO: Verificar que las operaciones generadas en tesorería con relación al recibo, manejo y custodia de dineros públicos, cumplan con las disposiciones administrativos fiscales y legales, comprobando la validez de los documentos que lo soportan y acreditan, la eficiencia con que efectuaron las transacciones. PROCEDIMIENTOS:

1 Evalúe el control interno y verifique el cumplimiento de los procedimientos

administrativos, normas legales y fiscales vigentes.

2 Verifique la elaboración de boletines diarios de ingresos y egresos de

fondos, analizando la razonabilidad y confiabilidad de los mismos,

constatando la revisión por un empleado diferente a quien los prepara.

3 Determine la periodicidad, oportunidad y efectividad con que se realizan las

conciliaciones y evalúe los sistemas utilizados para el control de recaudos y

pagos.

4 Analice los procedimientos de apertura, cancelación de cuentas bancarias y

compruebe que éstos se hayan realizado de conformidad con las

disposiciones vigentes.

5 Analice que la papelería utilizada para respaldar las operaciones realizadas

por la tesorería cumpla con los requisitos administrativos y legales de la

entidad que esté debidamente autorizada y aprobada.

6 Verifique si en el área financiera se realizan transacciones y operaciones de

fondos y títulos valores.

7 Verifique que los funcionarios responsables de las transacciones que

comprometen los recursos de la entidad, estén debidamente autorizados y

actualizados.

8 Evalúe la efectividad de las medidas de seguridad utilizadas por la entidad

para el control y custodia de los títulos valores, chequeras etc.



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AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLOOOSSS MMMEEECCCAAANNNIIISSSMMMOOOSSS DDDEEE

PPPAAARRRTTTIIICCCIIIPPPAAACCCIIIÓÓÓNNN CCCIIIUUUDDDAAADDDAAANNNAAA

OBJETIVO: Evaluar los mecanismos de participación ciudadana que en cumplimiento del mandato constitucional y legal, ha implementado la entidad. PROCEDIMIENTOS:

1 Evalúe el cumplimiento en la implementación de la Ley 134 de 1994.

2 Determine el responsable del proceso de organización, promoción y

capacitación de la comunidad en general sobre los mecanismos de

participación ciudadana.

3 Evalúe el cumplimiento de los procedimientos de participación ciudadana

en los procesos de elaboración y discusión de dichos planes.

4 Verifique la existencia de políticas y programa al interior de la

administración que hagan efectiva la participación ciudadana.

5 Determine los procedimientos adoptados por la entidad, que le permitan a

la comunidad participar en el proceso de control.

6 Verifique la existencia de indicadores que permitan evaluar la

participación de la comunidad en la vigilancia en la prestación del servicio.

7 Determine la existencia de un método de evaluación coordinado con las

diferentes dependencias sobre el cumplimiento en la Ley.

8 Evalúe el cumplimiento en la generación periódica de informes que permitan

analizar el comportamiento participativo y comunitario.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA DDDEEE

PPPEEETTTIIICCCIIIOOONNNEEESSS,,, QQQUUUEEEJJJAAASSS YYY RRREEECCCLLLAAAMMMOOOSSS

OBJETIVO: Evaluar en la entidad la implementación del Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes. PROCEDIMIENTOS:

1 Evalúe el cumplimiento de lo establecido en los artículos 49, 54 y 55 de la

Ley 190 de 1995.

2 Determine el responsable de recibir, tramitar y resolver las quejas y

reclamos que los ciudadanos formulen.

3 Verifique en la existencia de la línea gratuita a disposición de la ciudadanía.

4 Evalúe si la entidad ha establecido los mecanismos necesarios para darle

cumplimiento a la Ley.

5 Evalúe si existen políticas claras para el manejo del sistema de Peticiones,

Quejas, Reclamos y Solicitudes.

6 Verifique si el área encargada de responder las Peticiones, Quejas,

Reclamos y Solicitudes, informa periódicamente a la Gerente sobre el

desempeño de sus funciones.

7 Determine la existencia de indicadores que permitan detectar los servicios

sobre los que se presenta el mayor número de quejas.

8 Evalúe si las quejas y reclamos se resuelven o contestan siguiendo los

principios, términos y procedimientos establecidos en el Código

Contencioso Administrativo en ejercicio del Derecho de Petición.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAATTTEEENNNCCCIIIÓÓÓNNN AAALLL CCCLLLIIIEEENNNTTTEEE

OBJETIVO: Optimizar el tiempo de atención a los clientes proyectando el respectivo indicador en aras de satisfacer al máximo los servicios prestados. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1 Obtener mediante observación directa los tiempos empleados y el

número de

Clientes atendidos durante un periodo respectivo.

2 Obtener e inferir el Indicador: Tiempo Promedio en atención al cliente

(Tanto interno como externo).

3 Proyectar modelos de mejoramiento continuo, teniendo como base el

indicador Tiempo promedio en atención al cliente en el área analizada.

PROCEDIMIENTOS GENERALES: El análisis, simulación y evaluación del indicador Tiempo promedio de atención al cliente la Alcaldía, se adelantará de acuerdo con la siguiente metodología:

1 Obtener un modelo de simulación a través de observación directa con los

funcionarios que atienden directamente a los clientes.

2 Diseñar el formato de anotación de intervalos de tiempo empleados en la

atención de los clientes tanto internos como externos.

3 Diligenciar el formato de los intervalos de tiempo en atención de los clientes

en el área estudiada.

4 Analizar las planillas o formatos diligenciados del tiempo empleado en la

atención de los clientes del área en cuestión.

5 Obtener el indicador tiempo utilizado en atender los clientes por el área o

aéreas encargadas y formular planes de mejoramiento en la optimización y

reducción del tiempo de atención del cliente.



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PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLAAA CCCOOONNNTTTRRRAAATTTAAACCCIIIÓÓÓNNN

DDDEEE OOOBBBRRRAAASSS PPPÙÙÙBBBLLLIIICCCAAASSS

OBJETIVO: Evaluar en términos de calidad y oportunidad, los resultados de las actuaciones relativas a la planeación, construcción, servicio y mantenimiento de los proyectos de obra pública. PROCEDIMIENTOS:

1 Mediante una muestra representativa de los contratos de obra pública,

evalúe los contratos, terminados, vigentes sin ejecutar y en ejecución,

que incluya la siguiente información:

Número del contrato principal

Contratos complementarios por proyecto

Objeto

Contratista

Fecha de perfeccionamiento y plazo de vencimiento

Valor del contrato principal

Número y valor de los contratos adicionales

Observaciones generales

2 Para los contratos terminados y en ejecución, evalúe los estudios de

prefactibilidad y factibilidad de los proyectos seleccionados y con base en

los resultados, prepare un cuadro resumen que contenga:

Cantidades de obras contratadas y especificaciones.

Divergencia en el porcentaje de la programación propuesta

y la ejecutada, soportada en las actas.

Causas que generaron los contratos adicionales y su

justificación técnica y legal, obras no previstas, cambios de

especificaciones e imprevistos.

Observaciones del interventor.

Existencia o no de estudios sobre impacto ambiental.



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Existencia o no de estudios de impacto socioeconómico en

la región.

Existencia o no de estudios de vulnerabilidad y de falla

estructural o funcional.

3 Compruebe en las obras, el cumplimiento de las especificaciones

técnicas generales y particulares, teniendo en cuenta: La evaluación, el

diseño licitado, contratado, ejecutado y lo cancelado por actas de obra.

Lo anterior, con el objeto de establecer el real estado en que se

encuentra la obra, efectuar la valoración técnica y determinar si los ítems

cobrados están comprendidos dentro del contrato y si los precios son los

ofrecidos en la propuesta financiera.

4 Compruebe la liquidación final del contrato conforme a la Ley

PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAA DDDEEE AAAUUUDDDIIITTTOOORRRIIIAAA AAA LLLAAA IIINNNTTTEEERRRVVVEEENNNTTTOOORRRIIIAAA

DDDEEE LLLOOOSSS CCCOOONNNTTTRRRAAATTTOOOSSS

OBJETIVO: Verificar el adecuado ejercicio de la Interventoría que garantice el cumplimiento de los fines de la contratación. PROCEDIMIENTOS.

1 En una muestra representativa verifique la asignación del interventor en la

minuta del contrato y que este la haya firmado.

2 Verifique sobre una muestra seleccionada de comunicación al interventor

de las funciones y responsabilidades que asume.

3 Verifique en una muestra representativa si el interventor posee el perfil

adecuado para cumplir con su función.

4 En una muestra representativa verifique el cumplimiento punto por punto de



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la labor de Interventoría de acuerdo a la Ley 80 de 1993 y el manual que

para tal efecto tenga la entidad.

5 En una muestra seleccionada constate si en el evento de daño o perjuicio

imputable al interventor en la ejecución del correspondiente contrato, la

entidad ha iniciado las acciones correspondientes.

PPPRRROOOCCCEEESSSAAAMMMIIIEEENNNTTTOOO EEELLLEEECCCTTTRRRÓÓÓNNNIIICCCOOO DDDEEE DDDAAATTTOOOSSS

El control interno al procesamiento electrónico de datos (PED), se ocupa de verificar los controles y la seguridad de los sistemas de información de la Empresa, con el fin de determinar su razonabilidad y efectividad. Los objetivos principales del control interno para el PED, están orientados a prevenir o detectar errores en la población, es decir, que todas las transacciones sean apropiadas y no estén duplicadas. Así también, se busca detectar o prevenir errores de exactitud o precisión como codificación, cantidades, montos, etc. Este control al PED se divide, en dos categorías: Ambiente de control y controles de aplicación.

1 Ambiente de Control El ambiente de control en el PED no tiene un efecto directo absoluto sobre la precisión de registros, producción de reportes e informes; pero sí puede afectar los controles específicos. La evaluación del ambiente de control se puede dividir así:

- Evaluación de la dotación física y lógica - Organización y Administración - Desarrollo de sistemas y cambios posteriores a la

implantación.

2 Controles de Aplicación Los controles de aplicación tienen efecto directo sobre los registros y están orientados a prevenir o detectar errores en la población o errores en la



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exactitud o precisión de los registros. Dentro de los controles de aplicación existen los siguientes:

Control de usuarios

Validación de datos

Controles manuales del PED

Controles computarizados

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