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Manual del Sistema Integrado de GestiónCódigo: DG-100-MN-105 Versión: 11

Proceso: Direccionamiento Estratégico Vigencia: 19/06/2013

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOSINCI

BOGOTÁ, D.C

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................32. OBJETIVO...........................................................................................................33. ALCANCE............................................................................................................34. NORMATIVIDAD.................................................................................................35. RESPONSABLE..................................................................................................46. DESCRIPCIÓN....................................................................................................46.1 Presentación de la entidad................................................................................46.2 Planeación Estratégica......................................................................................46.2.1 Misión.........................................................................................................46.2.2 Visión.........................................................................................................56.2.3 Código de Ética y Buena Gobierno............................................................56.2.4 Estructura Organizacional..........................................................................56.2.5 Plan Estratégico y Plan de Acción Anual...................................................66.2.6 Clientes y Servicios....................................................................................76.2.7 Riesgos de Gestión....................................................................................76.3 Alcance del sistema de gestión de la calidad y sus exclusiones, justificaciones y detalles..........................................................................................76.3.1 Alcance del Sistema...................................................................................76.3.2 Exclusiones y justificaciones......................................................................86.4 Documentos Generales del Sistema Integrado de Gestión...........................86.4.1 Política de Calidad del Sistema Integrado de Gestión....................................86.4.2 Objetivos de Calidad del Sistema Integrado de Gestión................................86.4.3 Principios que rigen el Sistema Integrado de Gestión....................................96.4.4 Modelo de Operación por Procesos.............................................................106.5 Cumplimiento de los requisitos de la NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001: 2007, MECI 1000:2005 Y SISTEDA................136.5.1 Requisitos Generales...................................................................................146.5.2 Responsabilidad de la dirección...................................................................156.5.2.1 Comunicación............................................................................................166.5.3 Gestión de los Recursos...............................................................................176.5.4 Realización del producto o prestación del servicio.......................................176.5.5 Medición, Análisis y Mejora..........................................................................197. REQUISITOS LEGALES...................................................................................208. CONTROL DE CAMBIOS..................................................................................209. FIRMAS.............................................................................................................21

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1. INTRODUCCIÓN

El presente manual ha sido desarrollado con el fin de describir el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Nacional para Ciegos - INCI el cual incluye el Sistema Integrado de Gestión (SIG) bajo los requisitos ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, el Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2005), el Sistema de Gestión Ambiental (ISO 14001:2004), Sistema de Gestión en Seguridad y Salud (OHSAS 18001:2007) y el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).

Dicho manual suministra las bases documentales para la operación conjunta de los sistemas mencionados y para el desarrollo de las auditorías externas e internas, garantizando la continuidad del Sistema y el constante cumplimiento de sus requisitos durante las cambiantes circunstancias del entorno del Instituto.

2. OBJETIVO

El Manual tiene por objeto describir el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Nacional para Ciegos - INCI, su alcance, el modelo de operación y la documentación del Sistema, dando claridad en la forma como el Instituto da cumplimiento a los requisitos de las normas que lo integran.

3. ALCANCE

El presente manual aplica a todos los procesos del Instituto Nacional para Ciegos

4. NORMATIVIDAD

El presente manual se elabora con base en las siguientes normas:

Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2008 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009 Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Norma Técnica de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 Norma Técnica de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS

18001.2007 Ley 87 de 1993 ( Se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en

las Entidades y Organismos del Estado) Decreto 1599 de 2005 ( Se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para

el Estado Colombiano)

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Ley 872 de 2003 (Se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público)

Decreto 4110 de 2004 (Se adopta la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública).

Decreto 4485 de 2009 (modifica el decreto 4110 de 2004 y adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009).

Ley 892 de 1998 (Establece el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA). Decreto 2641 de 2012, por medio del cual se señala la metodología para

diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano de que trata el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la establecida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

5. RESPONSABLE

La revisión del Manual del Sistema Integrado de Gestión se hace anualmente, y la coordina el Representante de la Dirección con el propósito de verificar el cumplimiento de éste con respecto a los requisitos del Sistema Integrado de Gestión. También debe ser revisado por solicitud del Director General o cuando se presenten cambios que impliquen su actualización.

La aprobación del documento está en cabeza del Director General y sus actualizaciones, modificaciones y distribución se realizan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Control de Documentos.

6. DESCRIPCIÓN

6.1 Presentación de la entidad

El Instituto Nacional para Ciegos, INCI, es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Educación Nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente.

Está ubicado en la ciudad de Bogotá en la carrera 13 No. 34-91 y carrera 13A Nº 34-66. El número del conmutador es 3846666, la página web es www.inci.gov.co y el horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm.

6.2 Planeación Estratégica

6.2.1 Misión

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http://www.inci.gov.co/



El Instituto Nacional para Ciegos - INCI brinda asesoría y asistencia técnica a entidades del nivel nacional y territorial en la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de las políticas públicas educativas, sociales y culturales para la inclusión de la población con discapacidad visual.

Ver en el proceso de Direccionamiento Estratégico documento “Misión” identificado con el código DG-100-DE-016.

6.2.2 Visión

Para el año 2014, el INCI será una entidad reconocida a nivel nacional y territorial por la alta calidad de su asesoría y asistencia técnica en la gestión de políticas públicas educativas, sociales y culturales inclusivas e incluyentes de la población con discapacidad visual.Ver en el proceso de Direccionamiento Estratégico documento “Visión” identificado con el código DG-100-DE-017.

6.2.3 Código de Ética y Buena Gobierno

Se estableció de manera participativa con los funcionarios de la Entidad, el Código de Ética y Buen Gobierno, donde se reúnen los principios y valores que se espera de los Servidores Públicos del Instituto. Dentro de los principios establecidos se encuentra el del Servicio al Ciudadano, reiterando así el compromiso institucional con lograr la satisfacción del Cliente. Este documento se encuentra dentro del proceso de Direccionamiento Estratégico con el código DG-100-MN-124.

6.2.4 Estructura Organizacional

A continuación se detalla el Organigrama del Instituto Nacional para Ciegos

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DirectorDirectorDirector

Subdirección TécnicaSubdirección Técnica Secretaría General Secretaría General

Oficina Asesora Jurídica

Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora

de Planeación Oficina Asesora de Planeación

Consejo DirectivoConsejo Consejo DirectivoDirectivo

Cada instancia o dependencia del Instituto Nacional para Ciegos cumple con una función específica con la cual apoya el desarrollo de la misión institucional. Dichas funciones se encuentran establecidas en el Decreto 1006 de 2004.

Consejo Directivo: Formula a propuesta del representante legal del INCI, la política general del Instituto, los planes y programas, las políticas de mejoramiento continuo, las modificaciones a la estructura orgánica y aprueba el proyecto de presupuesto anual. (Artículo 76 Ley 489 de 1998).

Dirección General: Representa legalmente al Instituto, celebra los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones, lidera la organización y funcionamiento del INCI, con el ejercicio de la autonomía administrativa. (Artículo 78 Ley 489 de 1998 y Capítulo 1 artículo 7 del Decreto 1006 de 2004).

Oficina Asesora de Planeación: Asesora al Director General y demás dependencias, en la formulación y presentación de políticas, programas, planes y proyectos, así como su seguimiento y evaluación. Así mismo administra los sistemas de información de la Entidad. (Capítulo 1 artículo 10 del Decreto 1006 de 2004).

Oficina Asesora Jurídica: Asesora y representa en todos los aspectos de orden jurídico relacionados con las funciones del Instituto, elabora y actualiza en coordinación con las dependencias los proyectos de normas jurídicas de todo nivel y alcance, revisa y tramita contratos y demás actos administrativos relacionados con el objetivo del INCI. (Capítulo 1 artículo 11 del Decreto 1006 de 2004).

Secretaría General: Asesora y asiste al Director General en asuntos relacionados con las políticas administrativas, de talento humano y el establecimiento de procedimientos y normas que han de seguirse para el buen funcionamiento de la entidad; dirige, supervisa y coordina la administración de los recursos físicos y

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financieros al servicio de la Entidad. (Capítulo 1 artículo 12 del Decreto 1006 de 2004).

Subdirección Técnica: Promueve y realiza acciones de asesoría y asistencia técnica en procesos de inclusión educativa, social y cultural de la población con discapacidad visual a instituciones públicas y privadas, que propicien condiciones para mejorar la calidad de vida de la población con discapacidad visual. (Capítulo 1 artículo 13 del Decreto 1006 de 2004).

6.2.5 Plan Estratégico y Plan de Acción Anual

La Entidad realiza su planeación estratégica con base en el Plan Estratégico cuatrienal (2011-2014) y el Plan de Acción Anual. Mensualmente en las reuniones del Comité Directivo se da seguimiento a las metas trazadas dentro de la Planeación Estratégica y se evalúa el cumplimiento. La Entidad cuenta con un aplicativo denominado SSP en el cual se reporta mensualmente el avance en las metas trazadas. Las reuniones de seguimiento permiten identificar aquellas actividades que se encuentran retrasadas para tomar las acciones pertinentes con miras a lograr los objetivos propuestos, y garantizar el mejoramiento continuo.

6.2.6 Clientes y Servicios

La Entidad ha identificado sus Clientes y definido diversos canales para que éstos puedan acceder a los Servicios del Instituto. Estos canales son: Presencial, Telefónico, Celular, Página Web, Correo Electrónico, Skype, Redes Sociales, Aplicativo SAC con acceso desde la página WEB.

Los servicios que la Entidad ha definido son:

1. Asesoría y asistencia técnica en procesos de inclusión y atención integral de las personas con discapacidad visual, en los ámbitos educativo y sociocultural.

2. Producción y distribución de materiales especializados de apoyo a la inclusión de la población con discapacidad visual.

Asesoría y asistencia técnica en procesos de inclusión y atención integral de las personas con 6.2.7 Riesgos de Gestión

La Entidad ha identificado para cada uno de los procesos los riesgos que afectan la gestión institucional, y dicha información se encuentra en el Cuadro Consolidado de Administración del Riesgo. Cada riesgo se analiza y valora con base en la probabilidad de ocurrencia y la gravedad del impacto si llegara a ocurrir, y se establecen las acciones necesarias para lograr controlarlo.

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Los procesos reportan periódicamente el resultado de las acciones que han implementado con lo cual se monitorea permanentemente el riesgo.

6.3 Alcance del sistema de gestión de la calidad y sus exclusiones, justificaciones y detalles

6.3.1 Alcance del Sistema

La certificación con la cual cuenta el Instituto Nacional para ciegos tiene el siguiente alcance:

“Asesoría y asistencia técnica en procesos de inclusión educativa, social y cultural, así como la incidencia en políticas públicas inclusivas y la promoción de estrategias de movilización social de la población con discapacidad visual. Diseño, producción y mercadeo de materiales y productos especializados (libro hablado digital, títulos impresos en tinta, tinta – braille, braille y relieve) y elementos tiflotécnicos”.

6.3.2 Exclusiones y justificaciones

No aplica para el Instituto Nacional para Ciegos ninguna exclusión del numeral 7 de las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.

6.4 Documentos Generales del Sistema Integrado de Gestión

6.4.1 Política de Calidad del Sistema Integrado de Gestión

La Política de Calidad establecida en el Instituto es la siguiente:

Nuestro compromiso es asesorar y promover la inclusión educativa, social y cultural de la población con discapacidad visual, mediante la gestión de políticas públicas inclusivas e incluyentes, con la participación de actores sociales e institucionales, mejorando permanentemente nuestra eficacia, eficiencia y efectividad para lograr la satisfacción de nuestros clientes. Para ello, se promueve el desarrollo del talento humano, la identificación y control de riesgos e impactos prioritarios, se generan acciones enfocadas a la prevención de lesiones, enfermedades laborales, daño a la propiedad, prevención de la contaminación y se cumple con la asignación de recursos, los requisitos legales vigentes aplicables y otros.

Este documento se encuentra dentro del proceso de Direccionamiento Estratégico con el código DG-100-DE-044.

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6.4.2 Objetivos de Calidad del Sistema Integrado de Gestión

Los Objetivos de Calidad definidos en el Instituto se encuentran directamente relacionados con los objetivos estratégicos plasmados dentro del Plan Estratégico 2011-2014. Estos objetivos son:

1. Promover la inclusión educativa de la población con discapacidad visual, mediante la asesoría y asistencia técnica a las entidades del Sistema Público Educativo y del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

2. Promover condiciones socioculturales y políticas que favorezcan la inclusión de la población con discapacidad visual, mediante la incidencia en políticas públicas, en la transformación cultural de la sociedad colombiana y en el fortalecimiento de la participación ciudadana.

3. Fortalecer la capacidad de gestión del Instituto Nacional para Ciegos, para el cumplimiento de sus objetivos misionales.

4. Generar acciones de gestión en seguridad, salud y ambiente, enfocadas a la prevención de lesiones, enfermedades laborales, daños a la propiedad, prevención de la contaminación y uso racional de recursos, en cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

Este documento se encuentra dentro del proceso de Direccionamiento Estratégico con el código DG-100-DE-142.

El cumplimiento de éstos objetivos de calidad se mide mediante indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, establecidos por cada uno de los procesos. Mensualmente en el Comité Directivo, que actúa como Comité del Sistema Integrado de Gestión, se revisan los resultados periódicos con el fin de hacer seguimiento y establecer las acciones que permitan el mejoramiento continuo del Sistema.

6.4.3 Principios que rigen el Sistema Integrado de Gestión

El Sistema Integrado de Gestión del Instituto Nacional para Ciegos, se rige por los siguientes principios:

1.- Enfoque al cliente: La Entidad entiende la importancia de lograr la satisfacción de los ciudadanos-clientes, por lo cual busca cumplir sus necesidades y superar sus expectativas. Se realizan encuestas a los Clientes Internos y Externos para determinar su grado de satisfacción y se establecen acciones para atender las

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peticiones, quejas o reclamos que se presenten a la Entidad, de manera oportuna, eficaz y efectiva.

2.- Liderazgo: Cada uno de los procesos definidos tiene un líder que conoce su función y su interrelación con los otros procesos. Se trabaja en conjunto para el logro de los objetivos institucionales.

3.- Participación del personal: Por medio de las reuniones generales que se realizan mensualmente, se promueve la participación del personal, al igual que con los Comités que se han creado en la Entidad. Se promueve en los funcionarios la participación para reportar actos y condiciones que puedan conducir a un evento fatal, accidente, lesión, enfermedad o daño al medio ambiente en el Instituto Nacional para Ciegos.

4.- Enfoque basado en procesos: El modelo de gestión de la Entidad se basa en procesos. El Instituto cuenta con 14 procesos entre Estratégicos (1), Misionales (3), de Apoyo (9) y de Evaluación y Mejoramiento (1).

5.- Enfoque de sistema para la gestión: Todos los procesos se interrelacionan para lograr cumplir las metas y objetivos establecidos por la Entidad. Esta interrelación se refleja en las caracterizaciones de proceso.

6.- Mejora continua: Se generan acciones correctivas, preventivas y de mejora, que contribuyen al mejoramiento continuo de la Entidad. El proceso de Evaluación y Mejoramiento se encarga de dar seguimiento a los planes de acción de los diferentes procesos, para garantizar su cumplimiento y efectividad.

7.- Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: La Alta Dirección toma decisiones basadas en el análisis de los datos de indicadores y riesgos.

8.- Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Se establecen condiciones claras durante el proceso de contratación, siguiendo los lineamientos establecidos en la normatividad vigente.

9.- Predicción/prevención: Se busca evitar que sucedan eventos que causen afectación al medio ambiente o a la salud y seguridad de los funcionarios.

10.- Conciencia: Crear conciencia en todos los funcionarios de la Entidad incluyendo contratistas y visitantes de lo que involucra un evento fatal, accidente, lesión, enfermedad o daño al medio ambiente durante la ejecución de sus actividades.

6.4.4 Modelo de Operación por Procesos

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El modelo de operación del Instituto Nacional para Ciegos, se basa en el trabajo por procesos. Cada uno de estos procesos se encuentra documentado y mediante el Mapa de Procesos, se define la secuencia e interacción entre estos.

El Mapa de Procesos del INCI se presenta en la siguiente gráfica. No obstante, puede ser consultado en el proceso Direccionamiento Estratégico Código: DG-100-DE-10:

Todos los procesos cuentan con una caracterización donde se definen claramente las entradas y salidas del proceso, las normas que le aplican y los documentos y formatos que tiene asociados. Cada proceso cuenta con la identificación de riesgos de gestión, la cual es fuente de acciones preventivas dentro del Instituto y con unos indicadores que permiten medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso según aplique. Igualmente, se tienen procedimientos con sus correspondientes puntos de control y se llevan registros que permiten evidenciar las actividades realizadas.

A continuación se describe cada uno de los procesos definidos en el Instituto Nacional para Ciegos:

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Proceso estratégico:

Direccionamiento estratégico. Define las políticas institucionales, los planes, programas y proyectos para la inclusión educativa y sociocultural de la población con discapacidad visual, así como su seguimiento y evaluación, en coordinación con las entidades del Sistema Nacional de Discapacidad y la cooperación con actores nacionales e internacionales.

Procesos misionales:

Gestión Técnica: Promueve y realiza acciones de asesoría, acompañamiento, formación y generación de conocimiento con los departamentos e instituciones públicas y privadas, que propicien condiciones para mejorar la calidad de vida de la población con discapacidad visual.

Gestión de Políticas Públicas Inclusivas. Desarrolla acciones que permitan incorporar la temática de discapacidad visual en el ciclo de las políticas públicas, así como en los planes, programas y proyectos a nivel nacional y territorial.

Producción y Mercadeo Social: Produce y distribuye material especializado, como apoyo a los procesos de atención y acceso a la información de la población con discapacidad visual y la comunidad en general.

Procesos de apoyo:

Gestión Humana: Promueve el desarrollo del talento humano mediante acciones que generen un ambiente laboral propicio e impacten positivamente la productividad y mejoren la calidad de la vida laboral

Financiero: Provee y controla los recursos presupuestales, financieros y contables para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Administración Documental: Administra en forma sistemática, ágil y segura la documentación que se genera a nivel interno y externo.

Administrativo: Asegura la adecuada administración de los bienes muebles, inmuebles y de consumo, y la prestación de los servicios generales.

Gerencia Jurídica: Asesora en asuntos jurídicos de interés del Instituto; lo representa judicial, extrajudicial y administrativamente en las acciones en donde sea parte; y adelanta las acciones de cobro persuasivo y coactivo cuando haya lugar.

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Gestión Contractual : Gestiona la contratación de bienes y servicios de conformidad con la normatividad vigente.

Informática y Tecnología: Gestiona los recursos de tecnología de información y comunicaciones para soportar las operaciones institucionales en un marco de confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información mediante la administración de la plataforma tecnológica institucional y la prestación del soporte técnico requerido.

Comunicaciones: Desarrolla acciones comunicativas que fortalezcan la cultura organizacional, la imagen corporativa de la Entidad y los procesos de inclusión educativa, y sociocultural de la población con discapacidad visual.

Servicio al Ciudadano: Brinda atención y orientación oportuna y veraz a las solicitudes de los ciudadanos-clientes tanto internas como externas de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

Proceso de control y evaluación:

Evaluación y Mejoramiento Institucional : Evalúa el nivel de conformidad, eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión Institucional asegurando la transparencia, confiabilidad y mejoramiento continuo de los procesos del Sistema Integrado de Gestión.

6.5 Cumplimiento de los requisitos de la NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001: 2007, MECI 1000:2005 Y SISTEDA.

Con el fin de precisar de qué forma el Instituto Nacional para Ciegos da cumplimiento a los requisitos de las normas que forman parte del Sistema Integrado de Gestión, se tomará como base los requisitos de las Normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 haciendo relación cuando aplique a los numerales de MECI o SISTEDA que están relacionados. Las normas que forman parte del Sistema Integrado de Gestión del Instituto son complementarias por lo cual los requisitos que se solicitan en una norma aplican a las otras.

Mediante el sistema integrado de gestión, se busca armonizar en el Instituto Nacional para Ciegos, todas las herramientas de gestión que permitan un mejor desempeño institucional. En razón a que el Modelo Estándar de Control Interno proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los mecanismos propios para la evaluación de los procesos, se convierte en un complemento importante para el Sistema Integrado de Gestión.

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La implementación de la norma ISO 14001 en el Instituto, busca reducir el impacto negativo en el medio ambiente, y potencializar los impactos positivos, lo que creará beneficios económicos internos, bienestar y generará conciencia en el uso adecuado de los recursos.

De otra parte, la implementación de la norma OHSAS 18001, garantizará por medio de acciones y actividades de gestión que todos los funcionarios del Instituto, actúen con base en la prevención de riesgos y enfermedades laborales, y a la vez permitirá que sean actores importantes en los procesos de mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.

6.5.1 Requisitos Generales

La Entidad ha definido sus procesos, e identificado la secuencia e interacción entre éstos mediante el Mapa de Procesos. En adición, se han definido las caracterizaciones de los procesos, donde se identifica para cada uno de éstos su objetivo y políticas de operación, buscando siempre la satisfacción de las partes interesadas, la seguridad de los funcionarios y el mínimo impacto ambiental.

La gestión de los procesos se mide mediante indicadores, que son reportados de acuerdo a la periodicidad establecida y se consolidan en el Cuadro de Mando Integral.

Dentro de cada proceso se han documentado los procedimientos necesarios para llevar a cabo las actividades, incluyendo cuando sea necesario, los puntos de control que garantizan que la gestión se realice adecuadamente.

Adicionalmente se definen matrices de análisis de riesgos que permiten identificar los peligros, valorar y controlar los riesgos; y matrices ambientales para identificar los aspectos, valorar y controlar los impactos: En adición a las matrices, se han establecido acciones que se encuentran incluidas dentro de los planes y programas de la Entidad, y que permiten controlar los riesgos e impactos ambientales, identificados en las matrices.

La alta dirección asigna los recursos necesarios para el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, y los apropia en el presupuesto de cada vigencia.

Los documentos del sistema son elaborados de acuerdo con los lineamientos establecidos en la norma fundamental y se controlan mediante el procedimiento de Control de Documentos. Toda la documentación del sistema se encuentra publicada en la Intranet para su uso y consulta. Toda copia impresa se manejará como copia no controlada.

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El control, conservación y manejo de los registros se realiza de acuerdo con lo establecido en el proceso de Administración Documental, en el procedimiento de Administración de Archivos y Registros, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental conforme a las disposiciones del Archivo General de la Nación.

Adicionalmente, la gestión documental en el Instituto Nacional para Ciegos se controla a través de los listados maestros de documentos, formatos y registros.

6.5.2 Responsabilidad de la dirección

La Alta Dirección del Instituto Nacional para Ciegos, se encuentra comprometida con el desarrollo, implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. Se ha establecido y socializado una Política y unos objetivos del Sistema Integrado de Gestión, con un claro enfoque hacia el Cliente, los trabajadores y el medio ambiente.

La Dirección General ha demostrado su compromiso con el Sistema Integrado de Gestión a través de varias acciones:

Ha desarrollado el presente Manual y asegura que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema Integrado de Gestión.

Se formuló de manera participativa un Código de Ética y Buen Gobierno en el cual que se establecen compromisos explícitos en relación con el servicio al ciudadano para desarrollar el enfoque al cliente; En adición se tiene definido un proceso de Servicio al Ciudadano.

Establece y revisa la política de calidad (ver documento DG-100-DE-044) y los objetivos de calidad (ver documento DG-100-DE-142). Los objetivos de calidad se encuentran incorporados y desplegados en sus estrategias y acciones desde la planeación estratégica (ver Plan Estratégico y Plan de Acción en el proceso Direccionamiento Estratégico).

Mediante Resolución 20121020002213 del 29 de junio de 2012 se establecen los roles y responsabilidades del Equipo Directivo quien actuará como Comité del Sistema Integrado de Gestión y los roles y responsabilidades del Equipo Facilitador.

Así mismo, la Dirección General ha designado como representante de la Alta Dirección al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, mediante Resolución

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20131000002133 del 28 de mayo de 2013, en la cual adicionalmente se detallan sus roles y responsabilidades.

Se promueven acciones de mejora y revisión de los procesos con miras a su adecuación y conveniencia continuas.

Con el fin de asegurar la conveniencia, eficacia, eficiencia, efectividad y adecuación continúa del Sistema de Gestión de la Calidad, la Dirección General anualmente realiza la Revisión por la Dirección. Como resultado de esta revisión se deciden acciones de mejora del mismo, de sus procesos, servicios y productos de acuerdo con los requisitos de los clientes.

De igual manera se planifican los recursos tanto humanos, como de infraestructura, tecnológicos y financieros, para garantizar la efectividad del Sistema Integrado de Gestión.

Las responsabilidades y autoridades se encuentran definidas en el Manual de Funciones, el cual ha sido comunicado a todos los funcionarios.

6.5.2.1 Comunicación

Con el compromiso y apoyo de la Alta Dirección, el proceso de Comunicaciones es quien lidera los temas relacionados con la Comunicación Informativa, Organizacional y Comunitaria, para lo cual cuenta con una política de comunicaciones, una estrategia de comunicaciones, una política editorial y un plan de comunicaciones.

Dentro de la Estrategia de Comunicaciones, se establecen las pautas de comunicación, participación y consulta, tanto interna como externa, en aspectos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión; así como los mecanismos de actuación, para que cualquier trabajador, contratista, visitante o parte interesada realice consultas y participe en la identificación de peligros y aspectos ambientales como también en la prevención y control de riesgos laborales e impactos ambientales.

Mediante la Matriz de Información Primaria y Secundaria que se encuentra en el proceso de Direccionamiento Estratégico se define la información que recibimos de las Entidades Externas, y la información que debemos reportar a Entidades Externas.

El Instituto Nacional para Ciegos cuenta un sistema de información para el manejo de inventarios, nómina, recursos físicos, llamado SAFI (Sistema de Administración Financiera), y con el sistema SIIF 2 del Ministerio de Hacienda y Crédito Pública en el cual se procesan las operaciones relacionadas con la gestión presupuestal, contable y de tesorería. Adicionalmente cuenta con el sistema de atención al ciudadano (SAC)

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donde se reciben los requerimientos, peticiones, quejas y/o sugerencias de los ciudadanos clientes.

Para divulgar información a la ciudadanía y partes interesadas, el Instituto tiene su página Web, y realiza anualmente la rendición de cuentas. Internamente se utiliza el correo electrónico, las carteleras, la intranet y las reuniones.

6.5.3 Gestión de los Recursos

Con el objeto de poder asegurar los recursos necesarios para poder cumplir con los programas propuestos, el Instituto elabora anualmente su presupuesto y formula los proyectos de inversión, que permiten asegurar los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas dentro de la normatividad del estado para tal fin. Este presupuesto incluye los recursos para la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

La planta de personal se encuentra regulada por el decreto 1007 de 2004 y la descripción de cada cargo se encuentra en el Manual de Funciones y Requisitos mínimos (publicado en la página www.inci.gov.co). Anualmente se realiza la evaluación de desempeño a los funcionarios y esto sirve de insumo para determinar las necesidades de capacitación. El Instituto cuenta con un Plan Estratégico de Recursos Humanos que incluye lineamientos para capacitación, bienestar y salud ocupacional e incentivos. La inducción se da de manera personalizada la cual se practica al funcionario que ingresa a la Entidad; de esta actividad se deja registro en el formato SG-110-FM-115 Registro de Inducción; adicionalmente se cuenta con un manual de inducción para consulta en temas puntuales de la Entidad o del servidor público. El proceso de Gestión Humana, mediante sus procedimientos y demás documentos constitutivos del mismo, realiza la gestión asociada a estos requisitos.

El Instituto cuenta con una política de seguridad informática, un plan de desarrollo informático y un plan de contingencia informático que permite administrar los equipos de tecnología tanto hardware como software que son fundamentales para la operación diaria de la Entidad y para realizar el control de la información (hardware, software, redes internas de comunicaciones, etc.). Con esta herramienta se hace el seguimiento en forma permanente. El proceso de Informática y Tecnología, mediante sus procedimientos y demás documentos asociados gestiona estos requisitos.

De otro lado, la Entidad cuenta con un plan de mantenimiento, un plan de aseo y cafetería; y un Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA. El responsable de gestionar estos requisitos es el Proceso Administrativo.

6.5.4 Realización del producto o prestación del servicio

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http://www.inci.gov.co/



El Instituto para dar cumplimiento a los requisitos asociados a la identificación, documentación e implementación de las etapas de planificación, desarrollo y prestación de los servicios de la Entidad formula los programas y los proyectos siguiendo la metodología orientada por el proceso de Direccionamiento Estratégico:

a. El diseño, desarrollo y suministro de productos y prestación de servicios se realiza conforme a lo establecido en los procesos misionales y sus documentos asociados.

b. Cada proceso misional está alineado con los objetivos de calidad. Los procesos de apoyo cuentan con un objetivo en el Plan Estratégico. La planta de producción de material impreso en Braille cuenta con un Plan de producción y distribución, conforme se explica en los procedimientos correspondientes del proceso de Producción y Mercadeo Social.

c. Los requisitos del cliente, se especifican desde el proceso de Producción y Mercadeo Social para la producción de material especializado en braille, relieve o tinta -braille. Adicionalmente se sigue el procedimiento de Control de Producto no conforme, cuando el producto o servicio prestado no cumple con los requisitos especificados.

d. Para la comunicación con los clientes, se realizan acciones de asesoría y asistencia técnica a entidades públicas y privadas del orden territorial y nacional, y a la población con discapacidad visual. En adición se implementan diversas estrategias de participación ciudadana. El proceso de Servicio al ciudadano presta asesoría y apoyo a los ciudadanos clientes por medio de la atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. El proceso de Informática y Tecnología dispone de los apoyos informáticos para difundir en la página Web y el portal del estado colombiano la información pertinente según las políticas de Gobierno en Línea.

e. Para el diseño de material especializado, se cuenta con un manual de operación del procedimiento de producción material impreso especializado en el proceso de Producción y Mercadeo Social.

f. Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, se encuentran especificadas en los procedimientos, para los procesos misionales. Para los trabajos realizados en el proceso de producción y mercadeo social se utiliza la información suministrada en los respectivos instructivos de trabajo incluidos en el manual de operación del procedimiento de producción material impreso especializado.

g. Los registros necesarios para proporcionar evidencia de los resultados se encuentran debidamente documentados en los procedimientos asociados a los procesos misionales.

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Los requisitos relacionados con el producto y/o servicio, así como los del cliente, se encuentran documentados en las caracterizaciones de bienes y servicios de los procesos misionales.

La adquisición de bienes y servicios se realiza de acuerdo con lo establecido en el proceso Gestión Contractual y la normatividad vigente.

6.5.5 Medición, Análisis y Mejora

Con el fin de lograr el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, el Instituto Nacional para Ciegos planifica e implementa acciones para el seguimiento, la medición y el análisis de la gestión de los procesos.

Las acciones que se llevan a cabo son. Para determinar la satisfacción del cliente, se aplican encuestas a los clientes

internos y externos. Para los clientes externos los procesos misionales cuentan con encuestas de satisfacción del cliente externo, y el proceso de servicio al ciudadano también aplica una encuesta de satisfacción a los ciudadanos-clientes que realizan requerimientos en la oficina de atención al ciudadano. Adicionalmente, en las audiencias de rendición de cuentas se recogen inquietudes de la comunidad. En cuanto a los clientes internos se cuenta con encuestas de satisfacción y la encuesta de clima laboral que se aplica según los criterios de la normatividad vigente.

Las auditorías internas son planeadas y lideradas por el proceso de Evaluación y Mejoramiento Institucional, y permiten determinar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión con las Normas de Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno y el SISTEDA. Se ha capacitado un grupo de auditores internos que participan en las auditorías y que son evaluados por parte de los auditados.

El Sistema de Control interno se evalúa periódicamente, y se diligencia la Encuesta de Autoevaluación del Modelo Estándar de Control Interno, utilizando el instrumento proporcionado por el DAFP.

Se realizan Evaluaciones Independientes que son actividades adelantadas por Control Interno de la Entidad en el ejercicio de sus funciones, con el fin de evaluar la efectividad de los sistemas de control que se han definido en la Entidad.

El seguimiento y medición de los procesos se realiza con base en indicadores. Cada Indicador se encuentra documentado en una hoja de vida. La medición se presenta consolidada periódicamente en el Comité Directivo y en las actas se documenta los compromisos cuando es aplicable. Resultado de esta actividad se realiza el análisis de datos, que consta en la hoja de vida y se realiza un análisis general mediante los informes periódicos que presenta el Proceso Direccionamiento Estratégico.

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El seguimiento y medición del producto y/o servicio se realiza mediante las caracterizaciones de producto y/ servicio.

Control al Producto y/o Servicio No Conforme: Se establecen las actividades necesarias para la identificación, documentación, evaluación y disposición de los productos y servicios no conformes. El procedimiento se encuentra asociado al proceso de Evaluación y Mejoramiento Institucional.

Gestión de Acciones Correctivas y Gestión de Acciones Preventivas: Los diferentes procesos de la Entidad, como resultado de las auditorías internas, externas, de las evaluaciones independientes de control interno o por iniciativa propia establecen los mecanismos para investigar las causas de las no conformidades reales o potenciales del Sistema, a fin de definir acciones para su solución, seguimiento y verificación. El procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y Oportunidades de Mejora se encuentra asociado al proceso de Evaluación y Mejoramiento Institucional.

Se establecen Planes de Mejoramiento Institucionales, por procesos e individuales, a fin de garantizar el mejoramiento continuo de la Entidad. El seguimiento a estos planes es realizado por el proceso de Evaluación y Mejoramiento Institucional.

7. REQUISITOS LEGALES

El Instituto Nacional para Ciegos por medio del documento “Instructivo de Actualización del Normograma”, ha establecido la metodología para la actualización, identificación, acceso, evaluación y comunicación de requisitos legales vigentes y otros que sean aplicables a las actividades del Instituto Nacional para Ciegos INCI.

En adición, se ha establecido una Matriz de Requisitos Legales donde se identifica y evalúa el cumplimiento de los requisitos legales en seguridad, salud y ambiente.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHARELACIÓN DE LAS

SECCIONES Ó PÁGINAS MODIFICADAS

NATURALEZA DEL CAMBIO

1 03/06/2009 No aplica por ser versión inicial Adopción del manual

2 17/06/2009 Todo el Manual Actualización de acuerdo con el proyecto de rediseño.

3 23/06/20096.3.1. Numeral 4 – Sistema de Gestión de la Calidad Ajustes en la descripción de los

procesos

4 17/07/2009 Sección 6.2.1, SECCIÓN 6.3.1. Numeral 4 – Sistema de Gestión de la Calidad

Ajuste en el alcance, ajustes en los procedimientos asociados a los procesos e Inclusión de los

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y Sección 7 anexos requisitos de la norma ISO 9001:2008.

5 18/11/2009 Sección 6.2 Direccionamiento Estratégico

Ajuste a los objetivos de calidad

6 16/07/2010 Todo el documento Ajuste a los nuevos requisitos de la NTCGP 1000:2009

7 31/05/2011 Todo el DocumentoSe ajusta de acuerdo al nuevo Direccionamiento estratégico y el modelo de operación.

8 15/07/2011 Página 7

Se ajusta la imagen del mapa de procesos, corrigiendo el nombre del proceso Gestión de Políticas Públicas Inclusivas

9 20/04/2012 Todo el Documento

Se ajustó como consecuencia de la revisión general que hicieron todos los procesos a los documentos en el SIG. El alcance del Sistema Integrado de Gestion se modificó de acuerdo con lo estipulado en el certificado vigente.

10 31/08/2012

Se modificó todo el documento para convertirlo en un manual del Sistema Integrado de Gestión que incluya el Sistema Integrado de Gestion (SGC), Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).

Se ajustó de acuerdo a las observaciones recibidas en la Auditoría Interna.

11 19/06/2013

Se revisó todo el documento y se modificó para incluir el cumplimiento de los requisitos exigidos por las Normas ISO 14001 y OHSAS 18001.

Se ajustó de acuerdo a las observaciones recibidas en la Auditoría Interna y se adicionaron todos requisitos asociados a las normas de Gestión Ambiental y de Salud y Seguridad en el Trabajo.

9. FIRMAS

ELABORÓ(Funcionario solicitante):

REVISÓ:(Responsable del proceso):

APROBADO (Vo. Bo)(Jefe Dependencia a la que pertenece el Responsable del Proceso)

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NOMBRE: Olga Mercedes Gómez NOMBRE: José luis Buitrago NOMBRE: Javier

Sanclemente Arciniegas

FIRMA: FECHA FIRMA: FECHA

18/06/2013

FIRMA: FECHA

13/06/2013 19/06/2013

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