Manual de Usuario - InterActive Software,...

Manual de Usuario

Manual de Usuario CRMit

2 www.interactivesoftware.es [email protected]

INDICE DE CONTENIDO

1.INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 4

2.MANTENIMIENTOS eCRM....................................................................................................................... 5

2.1.FUNCIONALIDADES AVANZADAS eCRM ....................................................................................... 5

2.1.1.Navegación/Entorno .................................................................................................................... 8

2.1.2.Segmentación/Filtros .................................................................................................................. 12

2.2.ENTIDADES ..................................................................................................................................... 20

2.2.1.Clientes ..................................................................................................................................... 24

2.2.2.Potenciales ................................................................................................................................. 33

2.2.3.Competencia ............................................................................................................................. 38

2.2.4.Contactos .................................................................................................................................. 44

2.2.5.Vendedores ............................................................................................................................... 47

2.3.AUXILIARES ..................................................................................................................................... 51

3.eCRM OPERACIONAL ............................................................................................................................ 53

3.1.MARKETING .................................................................................................................................... 53

3.1.1.Marketing ................................................................................................................................... 53

3.1.1.a) Campaña ............................................................................................................................ 53

3.1.1.b) Oportunidades.................................................................................................................... 58

3.1.2.Actividades ................................................................................................................................. 63

3.1.2.a) Reuniones ........................................................................................................................... 65

3.1.2.b) Tareas ................................................................................................................................ 67

3.2.VENTAS............................................................................................................................................ 69

3.3.SERVICIOS ....................................................................................................................................... 70

3.3.1.eMail .......................................................................................................................................... 70

3.3.2.Call Center ................................................................................................................................ 73

3.3.3.Fax Center ................................................................................................................................. 75

4.eCRM ANALÍTICO Y DOCUMENTAL .................................................................................................... 79

4.1.INFORMES ....................................................................................................................................... 79

4.1.1.Análisis ....................................................................................................................................... 79

http://www.interactivesoftware.es

mailto:[email protected]



4.1.2.Informes .................................................................................................................................... 87

4.2.DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 88

5.eCRM SEGURIDAD ................................................................................................................................. 88

5.1.ADMIN ............................................................................................................................................. 89

5.1.1.Importación de datos ................................................................................................................. 89

5.1.3.Visibilidad horizontal ................................................................................................................... 90

5.2.SEGURIDAD .................................................................................................................................... 90

5.2.1.Mis detalles ................................................................................................................................ 90

5.2.2.Roles ......................................................................................................................................... 90

5.2.3.Usuarios .................................................................................................................................... 92

DERECHOS DE USO:

La presente documentación es propiedad de InterActive Software, S.L., tiene carácter de confidencial y no podrá ser objeto de reproducción total o parcial, tratamiento informático ni transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, telemático, mecánico, por fotocopia, registro o cualquier otro. Asimismo tampoco podrá ser objeto de préstamo, alquiler o cualquier forma de cesión de uso sin el permiso previo y por escrito de de InterActive Software, S.L., titular del copyright. El incumplimiento de las limitaciones señaladas por cualquier persona que tenga acceso a la documentación será perseguido conforme a ley.





1. INTRODUCCIÓN

MantenimientoseCRM

eCRMAnalítico y

Documental

eCRM Operacional

eCRM Seguridad

eCRM

Entidades

Marketing

Actividades

Auxiliares

Ventas Servicios

Marketing

Informes Documentos

Entidades externas- Clientes- PotencialesEntidades- Competencia- Contactos- Vendedores

- Tipo de documento, dirección, teléfono, tarea y reunión.- Área- Departamento- Área de negocio- CNAE- País

- Informes/cubosde información.- Diseñador de informes

- Consulta gestión documental

- Consulta de Ventas - Call Center- Fax Center- Incidencias- e-mail

- Reuniones- Tareas

- Campañas- Oportunidades

Admin

Seguridad

- Importaciónde datos-cuentas de correo- Visibilidad horizontal

- Definición de usuarios, roles y permisos

Figura 1 à Estructura CrmIt





2. MANTENIMIENTOS CrmIt

Cuando hablemos de mantenimientos, estaremos refiriéndonos a los maestros que habrá que ir alimentando para posteriormente explotar su información.

Previo a esto, vamos a detallar la funcionalidad de la carcasa, de manera que se conozca el modo de navegación por la aplicación así como su capacidad de segmentar o filtrar por diferentes búsquedas.

2.1. FUNCIONALIDADES AVANZADAS CrmIt

La estructura intuitiva y modular de CrmIt nos va a permitir desplazarnos entre los diferentes menús, de manera que la información sea accesible a distintos niveles. Esto nos permitirá obtener una misma información desde diferentes lugares.

La estructura está compuesta de la siguiente manera:

La estructura de los menús la podemos ver en la Figura 1. Cada menú estará compuesto de diferentes programas, los cuales podremos añadir, editar, eliminar, etc. mediante opciones de la barra superior o mediante navegación por la aplicación.





El uso de los distintos tipos de filtro se detallará en el apartado 2.1.2: Filtro avanzado, filtro por texto, filtro local, filtro por iniciales y edición de filtro por pantalla.

La barra superior está compuesta de diferentes pestañas:

• Principal. • Herramientas.

PESTAÑA PRINCIPAL

• Atrás-siguiente à Esto nos permitirá desplazarnos por todo el historial de programas que no se ha cerrado previamente mientras navegamos por los diferentes programas.

• Nuevo à Se crea un nuevo programa, de manera que dependiendo de la pantalla de consulta en la que te encuentres, te ofrecerá:

o Parte superior à Te llevará a la creación del mantenimiento que tengas en pantalla. o Parte inferior à Te ofrece un desplegable donde puedes seleccionar el nuevo elemento a

crear. • Eliminar à Elimina los registros seleccionados en la consulta • Refrescar à Actualiza los datos en pantalla. • Anterior-siguiente à Nos permite desplazarnos por la consulta que estemos realizando. • Filtrar por texto à Ver 2.1.2 Segmentación/filtros • Opción de search à Esta opción está creada para poder consultar mediante google-earth las

direcciones de las diferentes entidades creadas en el programa. Para ello, es necesario la previa instalación de Google-earth

o Recalcular coordenadas à En principio, cada vez que se inserta una nueva dirección en cualquier entidad, CrmIt calcula la longitud y la latitud de esa dirección para poder después trabajar con Google-earth. Como se pueden dar casos en que la dirección ya venga predeterminada de antemano, se ha establecido la posibilidad de recalcular las coordenadas de la misma entidad. Para ello, hay que marcar la entidad y seleccionar recalcular coordenadas, tras lo cual aparecerá un mensaje validando la actualización de las mismas.

o Ver en Google Earth: Se ofrece la posibilidad de seleccionar varias entidades, de manera que te permita ejecutar diferentes acciones en Google-earth.

• Mostrar/ocultar más info. à Marcando estar opción, CrmIt nos mostrará, dependiendo de la pantalla de consulta en la que estemos situados, las observaciones insertadas por línea, de todo lo que muestre la pantalla.





Abrir objeto à Esta acción posibilita modificar el objeto, sin la necesidad de entrar dentro del elemento en cuestión y modificar ese dato que proviene de una tabla. Esta opción sólo estará activa para objetos que provengan de una tabla propia de la Base de datos.

Ej.: Cambiar el teléfono de un cliente.

Habiéndonos dado cuenta de que el teléfono de este cliente es incorrecto tendríamos 2 opciones para modificarlo: 1- Abrir el cliente (doble clic sobre el mismo) y modificar el teléfono. 2- Seleccionar el campo de Teléfono y abrir el objeto. Esto nos llevará a la tabla del teléfono donde

se podrá modificar sin tener que entrar en el cliente.





PESTAÑA HERRAMIENTAS

Opciones de impresión:

o Configuración página à Te permite seleccionar el tamaño, la orientación y los márgenes. o Vista previa à Vista previa de la impresión. o Imprimir à Impresión de la consulta.

Opciones de exportación à Te permite exportar los datos que tienes en pantalla a diferentes formatos (Excel, txt, HTML o XML)

Skin à Se puede alterar el diseño de CrmIt, aplicándole diferentes apariencias.

Barra de navegación à Podremos mostrar/ocultar la barra de navegación del panel izquierdo, que nos permite desplazarnos entre menús. También se puede fijar/ocultar esta barra mediante la chincheta.

Salir à Salir de CrmIt.

2.1.1. Navegación/Entorno

Vamos a comentar las funcionalidades que trae CrmIt para poder explotar de una manera óptima la información.

Todos los programas a los que se acceden a través de los menús tienen una estructura interactiva que nos permite segmentar los datos que deseamos desde diferentes localizaciones.

Cada mantenimiento presenta su pantalla de consulta, pero las funcionalidades que se van a detallar a continuación son trasladables a todos los mantenimientos.

La navegación a través de las pantallas de consulta, presenta la siguiente estructura:





Fila superior à En esta fila podremos establecer el orden que queremos que nos muestren las columnas. El botón derecho sobre la misma, nos permitirá realizar una serie de operaciones que comentaremos a continuación.

Zona de campos à Nos permitirá abrir los objetos que seleccionemos. Así mismo, el botón derecho nos permite realizar operaciones similares a las que ofrece la barra de herramientas y la barra principal. Se detallará a continuación.

Fila inferior à No permite realizar una serie de operaciones con las columnas.

En las pantallas de consulta interactiva tendremos distintas opciones.

FILA SUPERIOR

Con el botón derecho sobre la fila superior, se nos abrirá un cuadro con las siguientes opciones:

• Orden ascendente: ordenará los datos de la columna de manera ascendente. • Orden descendente: Ordenará los datos de la columna de manera descendente. • Quitar orden: En los casos en los que una columna esta ordenada, te ofrece la opción de quitar este orden. Si se hace sobre una columna que no está ordenada la opción estará deshabilitada.





Agrupar por esta columna: esta opción nos permitirá segmentar por la información que deseamos buscar. Se podrán establecer niveles para segmentar en cualquier consulta interactiva de la aplicación. Ponerse sobre la columna que se quiera agrupar. Internamente está recogiendo las diferentes agrupaciones a pesar de no ver el área de agrupación.

Cuadro agrupar por: Nos muestra el área de agrupación.

En este podremos arrastrar y soltar (drag&drop) los campos deseados para realizar diferentes niveles de agrupaciones.

Ajuste perfecto: Dependiendo de la resolución de la pantalla, ajusta el ancho de la columna al campo más largo.

Ajuste perfecto (todas las columnas): Ídem que la función anterior, pero ajustando el total de columnas.

Editor de filtros: Abre el editor de filtros.

Quitar esta columna: Eliminará la columna de la consulta. Esta se podrá añadir posteriormente a través del selector de columnas.

Selector columnas: Esta opción nos abre un cuadro para seleccionar los campos que queremos mostrar en la consulta. Los campos se arrastrarán y soltarán (drag & drop) en la fila superior en ambas direcciones (Añadir o quitar columnas). Así mismo se podrá establecer áreas de agrupación para segmentar la información.

NOTA: El selector de columnas variará dependiendo del mantenimiento en el que nos encontremos, de manera que el selector de columnas nos ofrecerá los campos que estén relacionados con ese mantenimiento.





En el selector de columnas existen varias opciones, a través de las cuales podemos añadir o quitar objetos del propio cuadro de personalización.

• Añadir à Con este botón, CrmIt nos trae un árbol relacional, donde se muestran todas las dependencias y relaciones del mantenimiento con el que estamos trabajando.

o Los objetos en gris nos indican que el campo ya está presente en el cuadro de personalización.

o Ej.: Consulta de clientes: se puede ver que el objeto principal es el cliente, y que a su vez tiene relaciones con el resto de mantenimientos. De esta manera, se podría añadir al cuadro de columnas todos los objetos que dependan indirectamente del cliente.

• Quitar à Nos permite quitar los campos del selector de columnas. Se pueden añadir posteriormente mediante la opción de añadir.

ZONA DE CAMPOS

Para modificar o eliminar un objeto en la pantalla de consulta (Un fila) se puede acceder al objeto deseado pinchando 2 veces en él, o en su defecto presionar el botón derecho del ratón para acceder a un submenú con las siguientes funciones.

• Nuevo à Cumple la misma función que la de la pestaña principal.

• Eliminar à Elimina el objeto/s seleccionado/s.

• Refrescar à Actualiza la pantalla. Útil para situaciones en las que se han modificado o introducido nuevos datos y la pantalla de consulta no los ha refrescado.

• Abrir objeto à Ídem pestaña principal.

• Mostrar/ocultar más info. à

• Configuración Página… à Te permite seleccionar el tamaño, la orientación y los márgenes.

• Imprimir à Impresión de la consulta.

• Vista previa à vista previa de la impresión.





• Exportar à Posibilidad de exportación a diferentes formatos: Excel, HTML, txt o XML.

FILA INFERIOR

El botón derecho del ratón sobre la fila inferior permite realizar una serie de operaciones con las columnas, siempre que estas tengan una lógica.

• Suma: Suma del total de la columna en pantalla.

• Mín.: Mínimo estadístico de la columna en pantalla.

• Máx.: Máximo estadístico de la columna en pantalla

• Recuento: Recuento numérico de registros en pantalla.

• Promedio: Media de los valores en pantalla.

• Ninguno: No realiza ninguna operación.

2.1.2. Segmentación/Filtros

A la hora de segmentar la información en las diferentes consultas, existen diferentes modalidades de filtrar los datos. Todos estos funcionan en paralelo, es decir, la consulta ofrecerá los datos cumpliendo las restricciones de todos los filtros.

Nota importante: Como se ha dicho los filtros actúan en paralelo, por lo que cualquier búsqueda que hagamos los tendrá en cuenta a todos.

Ej.:

• Filtro por letras à Marcado por la letra A

• Filtro local à Sobre la columna sector buscamos el que queremos (Construcción).

• Filtro por texto à Nos buscará el texto que nosotros escribamos, mostrándonos los resultados en pantalla y teniendo en cuenta los filtros que se habían aplicado previamente.

La capacidad para segmentar vendrá determinada por los siguientes filtros:





A continuación explicamos la funcionalidad de cada uno:

Filtro de kilómetros: A excepción del resto de filtros que están presentes en todas las pantallas de consulta, el uso de esta opción sólo es trasladable a las entidades. Esto nos permitirá usarlo para clientes, potenciales, competencia, contactos, vendedores… Previo al uso de este filtro es necesario calcular las coordenadas de las entidades con las que vamos a trabajar.

Este filtro nos va a mostrar las entidades que se encuentran a una distancia X respecto de la que estamos haciendo la búsqueda.

Ej.: Partimos de la base de estamos trabajando en la consulta de clientes:

• Sabiendo que por cuestiones de mantenimiento, tenemos que pasar por el cliente Empresa, S.A, aprovechamos para ver que clientes están 2 kilómetros a la redonda del mismo, por si resultase interesante visitarlos

De esta manera, seleccionaríamos el Cliente Empresa, S.A, marcaríamos 2 km en el filtro de kilómetros, y nos mostraría el resultado en pantalla. Los marcaríamos todos y ejecutaríamos Google-earth.

Filtro local (pantalla): Podremos filtrar por columna, teniendo en cuenta que se usarán los resultados que están en pantalla. A la hora de buscar se podrán utilizar los asteriscos (*) como comodines.

Filtro por letras: Te filtrará la búsqueda en base a la letra por la que comience el nombre fiscal.

Filtro por texto: Este filtro buscará el texto por toda la Base de datos, con independencia de que el propio dato aparezca en la consulta.





Esta opción es muy útil para realizar una búsqueda rápida o para casos en que se recuerde vagamente lo que estamos intentando localizar. Muy útil también para buscar un dato que no tenemos en la pantalla de consulta (por qué no queremos añadir la columna con el dato que deseamos buscar), pero que está relacionado con la propia consulta.

Editor de filtros: Todo lo que se detalle a continuación sobre el editor de filtros será trasladable, tanto a la configuración del filtro avanzado, como al resto de la aplicación.

Está localizado en la parte inferior de la consulta. Se usa para crear/editar/eliminar diferentes criterios de filtro´. En esta sección te guardará el histórico de los filtros, por lo que la que si se sale y se vuelve a entrar en la aplicación, permanecerán los filtros.

Para crear y personalizar criterios de filtro se usará y .

En la siguiente representación se muestra la funcionalidad del editor de filtros

Un grupo de condición de filtro es un conjunto de condiciones combinadas por el mismo operador lógico. Por ejemplo, la siguiente expresión del filtro contiene dos grupos combinados por el operador lógico OR:

Producto = Chang Producto es alguno de Tofu , Konbu

y y

Cantidad > 20 Cantidad < 100

Ó





En el editor de filtros se representaría de la siguiente manera:

Asimismo CrmIt ofrece una amplia gama de operadores para establecer diferentes criterios de filtro.

La lista de operadores de comparación, muestra los operadores en base al tipo de datos de la columna actual. Por ejemplo, la columna de fecha es del tipo fecha, y la lista de operadores no muestra un calendario de fechas (el operador relacionado con esta cadena).

¿Cómo construir distintos criterios de filtrado que impliquen el uso de distintos operadores lógicos?

Algunos criterios de filtrado, contienen múltiples operadores lógicos combinando condiciones simples de filtro. Por ejemplo, quiero filtrar todas las agencias de viajes en Valencia y al mismo tiempo filtrar también las agencias de viajes de Castellón. Veámoslo en pantallazos:

1 cambiar el operador lógico a “O” . Para hacer esto , haces click en el “Y” actual, y lo cambias a “O.





2 à Añadir un nuevo grupo de condición de filtro haciendo clic en el

operador OR y seleccionar añadir Grupo .

3 à Para la condición creada , establece la columna de provincia, el operador = y el valor Valencia

4 Presiona el botón para añadir una nueva condición al grupo actual





5 à Para la nueva condición , establece la columna de sector , el operador “ =” y el valor Agencias de viajes

6 Añade un nuevo grupo de condiciones de filtro . Para ello , haz click en el operador raíz “O” y

añade un nuevo grupo .

7 Realiza los mismo pasos que en el anterior seleccionando el valor en la

provincia de Castellón .

Filtro avanzado: El filtro de búsqueda avanzada es una potente herramienta que permite guardar criterios de filtro para su posterior aplicación. Se pueden guardar tantas búsquedas (por mantenimiento) como el usuario desee.





Campos a filtrar

Edición de filtros

Búsquedas avanzadas guardadas

Campos a filtrar à En esta zona nos aparecerán los campos que queremos utilizar en la edición de los filtros.

• Cuando se marque la casilla de un campo , este se activará en la zona de edición de filtros, permitiéndonos así usarlo como criterio. La búsqueda está estructurada de esta manera, tanto para ofrecer toda la gama de posibilidades, como para no tener en la edición de filtros campos que posiblemente no se usen.

• Cuando la casilla de un campo no esté activada, esta no aparecerá en la zona de edición de filtros.

• Habrán unos campos que tendrán un tratamiento especial (colecciones), ya que podrán mostrar una serie de datos filtrando por distintos operadores. Los campos relacionados serán principalmente decimales, tales como, cantidad o importe. Esto se pueden encontrar en ventas, evolución de facturación…





Muestra el número de líneas

Muestra el valor mínimo

Muestra la suma

Muestra la media aritmética

Muestra el valor máximo

Ejemplos à En los siguientes ejemplos, vamos extraer información del mantenimiento de clientes. Téngase en cuenta, que esto es trasladable al uso del filtro en cualquier pantalla que ofrezca el uso de colecciones.

En este caso se está filtrando la información de la siguiente manera à Se muestran los clientes del sector de la maquinaria comercial, con un numero de empleador menor o igual a 10, cuyas ventas del mes de marzo de 2008 tienen la suma de su importe menor o igual a 5000 euros

Búsquedas guardadas à Se podrán guardar las búsquedas avanzadas para:

• Tener tantas búsquedas avanzadas como se desee y no tener que crear ese criterio de segmentación cada vez que se inicie CrmIt.

• Podremos aplicar esta búsqueda avanzada en otros programas

Ejemplo: Los criterios de segmentación propuestos en la búsqueda avanzada, nos servirán para obtener el público objetivo de nuestras campañas

Nota: Actualmente, tanto las configuraciones de pantalla, como las ediciones de filtros se guardan por máquina.

Edición de filtros à La funcionalidad de la edición de filtros es idéntica a la explicada en el apartado anterior.





2.2. ENTIDADES

Como se puede ver en la Estructura de CrmIt, se va a diferenciar entre dos tipos de entidades:

• Entidades externas

o Clientes y potenciales.

• Resto de Entidades

o Competencia, contactos y vendedores.

Además de las pantallas de consulta que existen por entidad (pantalla de clientes, competencia, potenciales, contactos y vendedores), en el menú de inicio, CrmIt ofrece diferentes formas de consultar las entidades.

• Consulta de entidades à Aquí podremos realizar consultas de todas las entidades incluidas las externas (Clientes, potenciales, competencia, contactos y vendedores).

• Consulta de entidades externas à Aquí podremos consultar y segmentar información de todas las entidades externas (Clientes y potenciales).

Nota: Existe un comportamiento genérico a toda la edición y grabación de los diferentes mantenimientos de CrmIt (tanto entidades, auxiliares, documentos, actividades, etc.). Esta vendrá determinada por lo que se puede ver en la pestaña superior de cada uno de los mantenimientos. En este caso vamos a mencionar las opciones genéricas y a medida que vayamos ahondando en los diferentes tipos de mantenimientos, detallaremos las opciones más específicas.

La pestaña siguiente está presente en la gran mayoría de mantenimientos. Como hemos citado, esta variará en función de lugar de la aplicación donde nos encontremos.





• Nuevo à Se crea una nuevo mantenimiento, de manera que dependiendo de la pantalla de consulta

en la que te encuentres, te ofrecerá: o Parte superior à Te llevará a la creación del mantenimiento que tengas en pantalla. o Parte inferior à Te ofrece un desplegable donde puedes seleccionar el nuevo elemento a

crear.

• Guardar à Guarda el mantenimiento que estamos añadiendo/editando.

• Guardar y cerrar àGuarda y cierra el mantenimiento con el que estamos trabajando.

• Guardar y nuevo à Esta opción guarda y crea un nuevo mantenimiento. Dependiendo de la pantalla de consulta en la que te encuentres, te ofrecerá:

o Parte superior à Guardará el mantenimiento y llevará a la creación del mantenimiento que se tenga en pantalla.

o Parte inferior à Guardará el mantenimiento que estamos modificando/creando y ofrece un desplegable donde se puede seleccionar el nuevo elemento a crear.

• Cancelar à Cancela la edición o creación del nuevo elemento.

• Eliminar à Elimina el mantenimiento en el que nos encontramos

• Refrescar à Actualiza los datos en pantalla.

• Asignar a campaña à En los casos de entidades externas (Mantenimiento de clientes y de potenciales), CrmIt permite asignar un cliente, o un potencial a una campaña determinada previamente creada. Una vez marcada, pregunta la campaña a la que se le quiere asignar la entidad externa.

• Abrir objeto à Esta acción posibilita modificar el objeto, sin la necesidad de entrar dentro del elemento en cuestión y modificar ese dato que proviene de una tabla. Esta opción sólo estará activa para objetos que provengan de una tabla propia de la Base de datos.

• Configuración página à Permite seleccionar tamaño, orientación y márgenes.

• Imprimir à Impresión

• Vista preliminar à Vista previa de la impresión.

• Validar à Comprueba que los campos obligatorios del mantenimiento que estamos alimentando son correctos. Se realiza la misma función cuando se graba el mantenimiento que estamos creando/modificando.

• Anterior y siguienteà Esto nos permitirá desplazarnos entre elementos, siempre dentro del mismo mantenimiento.

• Cerrar à Se cierra el mantenimiento. Si éste no se ha guardado previamente preguntará si se quiere guardar.

Como ya se ha tratado la funcionalidad de las pantallas de consulta interactiva en apartados anteriores, a continuación se va a detallar los mantenimientos de las mencionadas entidades uno por uno.





La gran mayoría de mantenimientos, inclusive el mantenimiento de clientes están compuestos de:

• Cabecera: Recoge datos principales propios de este mantenimiento en concreto.

• Pestañas inferiores: En estas pestañas se recogen datos propios de este mantenimiento que pueden venir de otras tablas o mantenimientos.

o Ej.: Un cliente que tiene asociado un Sector, pero hay un mantenimiento propio de sectores que se ha de alimentar previamente

Nota para búsquedas internas à Cuando se vayan a crear/modificar entidades (y una gran mayoría de mantenimientos), éstas se tendrán que alimentar de mantenimientos auxiliares que se habrán de crear previamente. De tal manera, cuando vinculamos un nuevo elemento al mantenimiento que estamos creando/editando (Por ejemplo: asociar contactos, características, etc. a clientes) CrmIt usa una búsqueda interna que funcionará de la siguiente manera:

CrmIt ofrecerá un desplegable donde podrá seleccionar el elemento que se quiere.

Para situaciones en las que se encuentran muchos registros (actualmente más de 25 registros), CrmIt no muestra su totalidad, ofreciendo como contrapartida un buscador interno para poder filtrar y marcar el elemento que se busca. Actualmente, cada vez que se abre un mantenimiento de este tipo, y éste consta de más de 25 registros se podrá optar por 2 opciones:

Cabecera

Pestañas





• Pulsar Enter o hacer clic en GO! à mostrará todos los resultados, ofreciendo la posibilidad de seleccionar el deseado.

• Buscar filtrando por texto, mostrándote los resultados a medida que vas escribiendo y seleccionar el elemento buscado.

Se puede llegar a situaciones en las que queramos seleccionar un elemento que no está creado, por lo que se permite la opción de generar uno nuevo sin tener que salir de la edición/creación del mantenimiento con el que estamos trabajando. Haciendo clic en nuevo, nos llevará a la generación del elemento en cuestión, que tras haberlo validado, nos permitirá seleccionarlo.

Esta funcionalidad de búsqueda interna es trasladable a toda la aplicación, por lo que se obviará su explicación en apartados posteriores.





2.2.1. Clientes

En principio los datos de los clientes se importarán a CrmIt desde el ERP particular del cliente, si éste existiese.

Cabecera de cliente

Idcliente à Código auto numérico que se irá creando con un contador interno. Si se ha realizado una importación desde un ERP o desde una base de datos de gestión/contabilidad se podrá mantener el mismo.

Clasificación à Clasificación informativa de la calidad del cliente, para ofrecer la posibilidad de segmentar la importancia de los mismos. Actualmente la clasificación se realiza manualmente y no se modifica en base a ninguna regla. Ésta ofrece 5 posibilidades (Muy bueno, bueno, medio, malo, muy malo)

Estado entidad à Clasificación manual informativa del estado de la entidad. Ofrecerá 3 estados diferentes (Activo, bloqueado y baja).

Propietario à Se asociará el cliente a un propietario de CrmIt.

• Ver apartado 5.2.Seguridad à 5.2.3.Usuarios

• Esta asignación nos servirá para establecer jerarquías mediante la visibilidad horizontal (En el caso de que su desease utilizar). Ver apartado 5.1.3.à Visibilidad horizontal.





Datos generales cliente à Nombre fiscal, nombre comercial, CIF/NIF, CCC (código de la cuenta contable del cliente).

Sector à Criterio de segmentación para poder definir las actividades del cliente. No vendrán predefinidas y el usuario final será el encargado de alimentarlas previamente.

C.N.A.E à Código nacional de actividad económica asociada a este cliente, usado para clasificar y agrupar a las empresas.

Vendedor à Se ofrece la posibilidad de vincular el vendedor/comercial que tenemos asociado contra este cliente. Ver apartado 2.2.5à Vendedores

Pestañas de cliente

Localización

Calle, Código postal, ciudad y Provincia à Datos genéricos del cliente

País à Se asocia el país a este cliente. à

e-mail principal à e-mail del cliente. Presionando ‘enviar email’, permite la opción de enviar un correo enlazándolo con Outlook.

• No enviar email à Esta marca se habilitará para casos en los cuales las entidades externas no quieren recibir información comercial, tanto mediante e-eMailing como con Mailing. Activar la marca, implicará no incluir automáticamente a estas entidades externas en las campañas que se realicen mediante selección de clientes automática.

Web à Web del cliente en el caso de que el cliente tuviese

• Navegar à Permitirá acceder a la página web, mediante el navegador predeterminado.





Clasificación geográfica à Permite asignar una agrupación geográfica, previamente estructurada para posteriores segmentaciones.

Teléfonos à Permite asociar/crear números de teléfono para este cliente, previa tipificación de los tipos de teléfonos.

• Se ofrecerá la posibilidad de crear/eliminar desde el mismo mantenimiento de clientes, para no tener que salir de la creación del mismo.

Contactos y relaciones

Contactos

En esta sección se vincularán los (previamente creados) con este cliente.

Vincular à Vinculará un contacto creado con el cliente que estamos alimentando.

Desvincular à Desvinculara el contacto de este cliente.

Eliminar à A diferencia de la desvinculación, esta opción eliminará el contacto. Esto eliminará el contacto de la Base de datos. Implicaría la misma función que acceder al contacto y eliminarlo, pero CrmIt permite eliminarlo desde esta sección.

La búsqueda de contactos permitirá también el acceso a la creación de contactos à Ver apartado 2.2.4à Contactos

Entidades externas

Permite relacionar clientes o potenciales al cliente con el que estamos trabajando. El usuario final será el que establezca la manera en que se entiende esta relación, ya que actualmente no está implementado un criterio de tipos de relaciones.

También es posible à asociar estas entidades externas a una campaña determinada que te pide una vez has marcado la opción de asignarla.





Características

Permite asociar una característica al cliente. La característica permite en CrmIt representar alguna información característica del cliente. De esta manera, se pueden usar para establecer elementos que reflejen su comportamiento actual.

Estas características vendrán tipificadas por un tipo de característica, que se creará en base a la actividad de la empresa.

De esta manera, si se lleva una tipificación muy concreta, es posible realizar posteriores segmentaciones.

Ejemplo: Empresa instaladora aparatos análisis farmacéuticos

Tipo de característica Valor numérico Valor texto

Aparato actual ---------------------------------------- Descripción aparato actual

Número licencias 15 ----------------------------------------

Oportunidades





Histórico de oportunidades de este cliente, permitiendo la posibilidad de asociar una oportunidad al cliente. à Ver apartado 3.1.1.a) àOportunidades

Condiciones de venta

En el caso de tener una aplicación de gestión o un ERP, es posible traer los datos del mismo. Si no se diese el caso, se pueden integrar los datos manualmente.

Forma de pago à Establecerá la forma de pago con la que se paga al cliente. Dato descriptivo.

Tarifa à Establecerá la tarifa utilizada contra este cliente. Dato descriptivo.

Días de pago à Varios días de pago para el cliente.

Descuento comercial y por pronto pago à Posibilidad de establecer los descuentos aplicables a este cliente.

Condiciones varias à Condiciones no tipificadas que se crearán manualmente en base al criterio del usuario final. Se podrás asociar un valor identificativo a la condición.

Ventas





En el caso de tener una aplicación de gestión o un ERP, es posible traer los datos del mismo. Si no se diese el caso, se pueden integrar los datos manualmente. El cliente será el que determine si la migración de los datos es de albaranes o de facturas.

Las ventas serán útiles para poder realizar segmentaciones dependiendo de las ventas de cada cliente. Así mismo nos permitirá conocer las ventas realizadas contra cada cliente.

Ventas recoge los siguientes datos:

• Año, mes y día.• Cliente, artículo y vendedor .• Cantidad e importe .

Datos para realizar diferentes

segmentaciones en la consulta de

Ventas

Ver Apartado 3.2 à Ventas

.

Competencia

Nos permite asociar competidores que pueden representar una amenaza contra nuestro cliente, de manera, que se pueda indicar en qué me hace competencia y una valoración numérica de cómo nos afecta la actuación de ese competidor.

Ver Apartado 2.2.3 à Competencia

Evolución facturación






A diferencia de la consulta de las ventas, la evolución de facturación sacará el volumen anual de la misma, es decir el importe de facturación anual del cliente.

Servicios

Esta pestaña nos ofrecerá un histórico de todos los inputs que se han realizado contra este cliente. De esta manera, no se permitirá la inserción de nuevos inputs desde esta sección.

Los inputs en concreto serán:

• Llamadas à Ver Apartado 3.3.2. à Call-Center

• Fax à Ver Apartado 3.3.3 à Fax-Center

• Incidencias à Ver Apartado 3.3.4. à Incidencias

• Los e-mails se tratarán por otra pestaña

à Se ofrece también la posibilidad de marcar las estos inputs como terminadas, aplicándole automáticamente 100 del servicio completado, así como, cambiando su estado a completada.





Emails

Ver Apartado 3.3.1. à eMail

Permite ver un historial de todos los gestionados con este cliente (tanto enviados como recibidos), así como poder ejecutar diversas operaciones contra los mismos correos.

Una de ellas es la de crear un nuevo mail dirigido al cliente contra el que estamos trabajando.

NOTA à Para poder enviar/recibir correos desde CrmIt es necesario crear y configurar la cuenta.

Marcar como leído à Marcará el correo como leído.

Marcar como no leído à Marcará el correo como no leído

Asignar carpeta à Una vez creadas las carpetas email, se podrá organizar la información en estas para clasificar los mensajes.

Tareas

Se muestra un histórico de las tareas realizadas contra este cliente. Así mismo se pueden insertar las tareas desde aquí.

Ver Apartado 3.1.2.a) à Tareas

Reuniones

Se muestra un histórico de las visitas realizadas contra este cliente. Se ofrece la posibilidad de insertar la reunión con este cliente desde la opción Nuevo.

Ver Apartado 3.1.2.b) à Reuniones

Campañas

Este histórico muestra las campañas en las que participa este cliente, permitiendo también la posibilidad de marcar manualmente que la campaña ha sido enviada mediante el procedimiento que se marque en la misma campaña (mail o e-mail).





Una vez se haya cambiado el estado del participante de la campaña, la fecha de envío se rellenará automáticamente.

Ver apartado 3.1.1.a) à Campañas

Otras direcciones

Se podrán crear diferentes direcciones para el cliente, estando estas tipificadas mediante el tipo de dirección. El mantenimiento de tipo de dirección lo alimentará el usuario final, pudiendo establecer por ejemplo la dirección de facturación, envío, etc.

Observaciones

Campo libre para establecer lo que se desee.

Documentos

Histórico de la gestión documental de este cliente. Así mismo, CrmIt permite adjuntar un nuevo documento a este cliente, guardándolo así en la base de datos.

Crear nuevo documento à Crea un nuevo documento à Ver Apartado 4.2 à Documentos

Adjuntar à Adjunta un archivo desde la ruta que se marque.

Eliminar à Eliminará el archivo adjunto.

Abrir à Abre el archivo seleccionado.

Guardar como à Permite guardar el archivo en la ruta que le indiquemos.





Exportar à Diferentes modalidades de exportación.

2.2.2. Potenciales

Cabecera de potencial

Id Potencialà Código auto numérico que se irá creando con un contador interno. Si se ha realizado una importación desde un ERP o desde una base de datos de gestión/contabilidad se podrá mantener el mismo.

Propietario à Se asociará el potencial a un propietario de CrmIt.

• Ver apartado 5.2 Seguridad à5.2.3. Usuarios

• Esta asignación nos servirá para establecer jerarquías mediante la visibilidad horizontal (En el caso de que su desease utilizar). Ver apartado 5.1.3.à Visibilidad horizontal.

Datos generales del potencial à Nombre fiscal, nombre comercial, CIF/NIF, CCC (código de la cuenta contable del cliente), número de empleados.

Origen à Se puede establecer el origen de este potencial contra el que vamos a generar campañas y enviarle información para poder convertirlo así en cliente. Ej.: Puede venir de una BBDD comprada, a través de otro cliente, Internet, etc…

Para establecer el origen del cliente potencial, CrmIt permite la generación de tipos de origen, para concretando así la procedencia de los potenciales

Sector à Criterio de segmentación para poder definir las actividades del potencial. No vendrán predefinidas y el usuario final será el encargado de alimentarlas previamente.

C.N.A.E à Código nacional de actividad económica asociada a este potencial, usado para clasificar y agrupar a las empresas.

Vendedor à Se ofrece la posibilidad de vincular el vendedor/comercial que tenemos asociado contra este potencial. Ver apartado 2.2.5à Vendedores

Pestañas de potencial

Localización






Calle, Código postal, ciudad y Provincia à Datos genéricos del potencial

País à Se asocia el país a este potencial.

e-mail principal à e-mail del potencial. Presionando ‘enviar email’, permite la opción de enviar un correo enlazándolo con Outlook.

• No enviar email à Esta marca se habilitará para casos en los cuales las entidades externas no quieren recibir información comercial, tanto mediante eMailing como con Mailing. Activar la marca, implicará no incluir automáticamente a estas entidades externas en las campañas que se realicen mediante selección automática.

Web à Web del potencial en el caso de que tuviese.


Teléfonos à Permite asociar/crear números de teléfono para este potencial, previa tipificación de los tipos de teléfonos.

• Se ofrecerá la posibilidad de crear/eliminar desde el mismo mantenimiento de potenciales, para no tener que salir de la creación del mismo.

Contactos y relaciones

Contactos

En esta sección se vincularán los contactos (creados previamente) con el potencial que estamos trabajando.

Vincular à Vinculará un contacto creado con el potencial que estamos alimentando.

Desvincular à Desvinculara el contacto de este potencial.







Entidades relacionadas

Permite relacionar clientes o potenciales al potencial con el que estamos trabajando. El usuario final será el que establezca la manera en que se entiende esta relación, ya que actualmente no está implementado un criterio de tipos de relaciones.

También es posible à asociar estas entidades externas a una campaña determinada. Una vez has marcado la opción, la aplicación solicita la campaña a la que se quiere asignar este potencial.

Características

Vincula una característica al potencial. La característica permite en CrmIt representar alguna información característica del potencial. De esta manera, se pueden usar para establecer elementos que reflejen su comportamiento actual.



Oportunidades





Histórico de oportunidades de este potencial, permitiendo la posibilidad de asociar una oportunidad al mismo. à Ver apartado 3.1.1.b) à Oportunidades

Campañas

Este histórico muestra las campañas en las que participa o ha participado este potencial. También permite marcar manualmente la campaña como enviada mediante el procedimiento con el que se haya realizado la misma (mail o e-mail).

Una vez se haya cambiado el estado del participante de la campaña, la fecha de envío se rellenará automáticamente.

Ver apartado 3.1.1.a) à Campaña

Tareas

Se muestra un histórico de las tareas realizadas contra este potencial. Así mismo, también se permite insertar tareas desde esta sección.

Ver apartado 3.1.2.b) à Tareas

Competencia

Nos permite asociar competidores que pueden representar una amenaza contra este potencial cliente, de manera, que se pueda indicar en qué me hace competencia (área) y una valoración numérica de la amenaza.

Ver apartado 2.2.3 à Competencia

Reuniones

Se muestra un histórico de las visitas realizadas a este potencial. Se ofrece la posibilidad de insertar la reunión con el potencial desde la opción Nuevo.

Ver apartado 3.1.2.a) à Reuniones

Servicios

Esta pestaña nos ofrecerá un histórico de todos los inputs que se han realizado contra este potencial. Siendo así, no se permite la inserción de nuevos inputs desde esta sección.

Los inputs en concreto serán:

• Llamadas à Ver apartado 3.3. Servicios à 3.3.2.Call-Center

• Fax à Ver apartado 3.3. Servicios à 3.3.3.Fax-Center

• Incidencias à Ver apartado 3.3. Servicios à 3.3.4.Incidencias

• Los e-mails se tratarán por otra pestaña

à Se ofrece también la posibilidad de marcar estos inputs como terminados, aplicándole automáticamente el 100% del servicio completado, así como, cambiando su estado a completada.





eMails

Ver Apartado 3.3 Servicios à 3.3.1.email

Permite ver un historial de todos los emails gestionados con estos potenciales (tanto enviados como recibidos), así como poder ejecutar diversas operaciones contra los mismos correos.

Una de ellas es la de crear un nuevo mail dirigido al potencial contra el que estamos trabajando.



Marcar como no leído à Marcará el correo como no leído.




A diferencia de la consulta de las ventas, la evolución de facturación sacará el volumen anual de la misma, es decir el importe de facturación anual del potencial. Información útil para conocer el volumen de facturación del potencial, y en base a esa información realizar campañas adecuadas a su volumen.

Otras direcciones

Se podrán crear diferentes direcciones para el cliente, estando éstas tipificadas mediante el tipo de dirección. El mantenimiento de tipo de dirección lo alimentará el usuario final, pudiendo establecer por ejemplo la dirección de facturación, envío, etc...

Observaciones


Documentos

Histórico de la gestión documental de este cliente. Así mismo, CrmIt permite adjuntar un nuevo documento a este cliente, guardándolo así en la base de datos.











2.2.3. Competencia





Cabecera de Competencia

Datos generales del potencial à Nombre fiscal, nombre comercial, CIF/NIF.

Sector à Criterio de segmentación para poder definir las actividades de la competencia. No vendrán predefinidas y el usuario final será el encargado de alimentarlas previamente.

C.N.A.E à Código nacional de actividad económica asociada a este competidor, usado para clasificar y agrupar a las empresas.





Pestañas de Competencia

Localización


Calle, Código postal, ciudad y provincia à Datos genéricos del competidor

País à Se asocia el país a este competidor. à

e-mail principal à e-mail del competidor. Presionando ‘enviar email’, permite la opción de enviar un correo enlazándolo con Outlook.

Web à Web del competidor en el caso de que tuviese


Teléfonos à Permite asociar/crear números de teléfono para este competidor, previa tipificación de los tipos de teléfonos.

• Se ofrecerá la posibilidad de crear/eliminar desde el mismo mantenimiento de competencia, para no tener que salir de la creación del mismo.

Contactos

En esta sección se vincularán los contactos (previamente creados) de este competidor.





Vincular à Vinculará un contacto creado con el competidor que estamos alimentando.

Desvincular à Desvinculara el contacto de este competidor.



¿En qué me hace competencia?

Para determinar en qué me hace competencia un competidor determinado, CrmIt posibilita la tipificación mediante áreas de negocio. Siendo la tipificación muy genérica, será el usuario final el que determine el criterio de creación de las áreas de negocio.

Ver apartado 2.3 à Auxiliares à Áreas de negocio (Competencia área de negocio).

Se permite asociar la/s área/s de negocio donde el competidor representa una amenaza. Así mismo, también se pueden crear desde esta misma sección.

¿Dónde me hace competencia?

CrmIt también, permite asociar donde representa una amenaza este competidor.

Ver apartado 2.3 à Auxiliares à Áreas de negocio (Competencia área de negocio entidad externa).





Cuando se crea un nuevo elemento à Competencia área de negocio entidad externa nos sale la siguiente pantalla.

En que área representa este competidor una amenaza para este cliente/potencial

Criterio cualitativo (valoración) de la amenaza que representa este competidor

con mi cliente/potencial

Competidor relacionado

Campo libre de observacionesinformativas

Cliente o potencial amenazado

Características

Permite asociar una característica al competidor. La característica permite en CrmIt representar alguna información característica del competidor. De esta manera, se pueden usar para establecer elementos que reflejen su comportamiento actual.








Para el caso en el que se conozca la evolución de facturación del competidor, CrmIt permite establecerla en esta sección. Esta evolución, mostrará el volumen anual de la misma, es decir el importe de facturación anual del competidor.

eMails

Ver Apartado 3.3.1.à eMail

Permite ver un historial de todos los emails gestionados con este competidor (tanto enviados como recibidos), así como poder ejecutar diversas operaciones contra los mismos correos.

Una de ellas es la de crear un nuevo mail dirigido al competidor en el que nos encontramos.









Otras direcciones

Se podrán crear diferentes direcciones para el competidor, estando estas tipificadas mediante el tipo de dirección. El mantenimiento de tipo de dirección lo alimentará el usuario final, pudiendo establecer por ejemplo la dirección de facturación, envío, etc.

Observaciones


Documentos

Histórico de la gestión documental de este competidor. Así mismo, CrmIt permite adjuntar un nuevo documento a este competidor, guardándolo así en la base de datos.

Ofrece una serie de opciones para tratar los documentos:







2.2.4. Contactos

Cabecera de Contactos

Área à Clasificación tipificada creada previamente por el usuario final, útil para designar las áreas departamentales de las empresas. Ej.: Dirección, administración, informática, calidad, etc…

Estado entidad à Clasificación manual informativa del estado de la entidad. Ofrecerá 3 estados diferentes (Activo, bloqueado y baja).

Propietario à Se asociará el contacto a un propietario de CrmIt.

• Ver apartado 5.2.Seguridad à 5.2.3.Usuarios

• Esta asignación nos servirá para establecer jerarquías mediante la visibilidad horizontal (En el caso de que su desease utilizar). Ver apartado 5.1.Admin à 5.1.3.Visibilidad horizontal.

Cargo àCampo no tipificado útil para designar el cargo profesional del contacto.

Nombre fiscal y nombre comercialàCampos para designar libremente el nombre del contacto.





CIF/NIF

Pestañas de Contactos

Localización

Calle, Código postal, ciudad y Provincia à Datos genéricos del cliente

País à Se asocia el país a este cliente. à

e-mail principal à e-mail del contacto. Presionando ‘enviar email’, permite la opción de enviar un correo enlazándolo con Outlook.

Web à Web del cliente en el caso de que el cliente tuviese


Teléfonos à Permite asociar/crear números de teléfono para este contacto, previa tipificación de los tipos de teléfonos.

• Se ofrecerá la posibilidad de crear/eliminar desde el mismo mantenimiento de contactos, para no tener que salir de la creación del mismo.

Clientes/potenciales

Entidades asociadas al contacto en el que nos encontramos. Se podrá vincular/desvincular entidades de este contacto.

Vincular à Vinculará una entidad previamente creada con el contacto que estamos alimentando.

Desvincular à Desvinculara la entidad de este contacto.

Eliminar à A diferencia de la desvinculación, esta opción eliminará la entidad. Esto eliminará la entidad de la Base de datos. Implicaría la misma función que acceder a la entidad y eliminarla, pero CrmIt permite eliminarla desde esta sección.

Características

Permite asociar una característica al contacto. La característica permite en CrmIt representar alguna información característica del contacto. De esta manera, se pueden usar para establecer elementos que reflejen su comportamiento actual.







eMails

Ver Apartado 3.3 Servicios à 3.3.1.eMail

Permite ver un historial de todos los gestionados con este contacto (tanto enviados como recibidos), así como poder ejecutar diversas operaciones contra los mismos correos.

Una de ellas es la de crear un nuevo mail dirigido al contacto contra el que estamos trabajando.









Otras direcciones

Se podrán crear diferentes direcciones para el cliente, estando estas tipificadas mediante el tipo de dirección. El mantenimiento de tipo de dirección lo alimentará el usuario final, pudiendo establecer por ejemplo la dirección de facturación, envío, etc.

Observaciones


Documentos

Histórico de la gestión documental de este cliente. Así mismo, CrmIt permite adjuntar un nuevo documento a este cliente, guardándolo así en la base de datos. Ofrece diversas opciones para la gestión documental







2.2.5. Vendedores

Cabecera de Vendedores

Códigoà Código alfa-numérico que establecerá el usuario final manualmente

Usuario CRM à Se asociará al vendedor un usuario CRM.

• Ver Apartado 5.2 Seguridad à5.2.3.Usuarios

• Esta asignación nos servirá para establecer jerarquías mediante la visibilidad horizontal (En el caso de que su desease utilizar). Ver Apartado 5.1.Admin à 5.1.3.Visibilidad horizontal.

Estado de la entidad à Clasificación manual informativa del estado de la entidad. Ofrecerá 3 estados diferentes (Activo, bloqueado y baja).





CIF/NIF

Nombre à Nombre del vendedor

Pestañas de Vendedores

Localización


Calle, Código postal, ciudad y Provincia à Datos genéricos del vendedor

País à Se asocia el país a este vendedor.

e-mail principal à e-mail del vendedor. Presionando ‘enviar email’, permite la opción de enviar un correo enlazándolo con Outlook.

Web à Web del vendedor en el caso de que este tuviese


Teléfonos à Permite asociar/crear números de teléfono para este vendedor, previa tipificación de los tipos de teléfonos.

• Se ofrecerá la posibilidad de crear/eliminar desde el mismo mantenimiento de vendedores, para no tener que salir de la creación del mismo.

Entidades asignadas

Esta pestaña nos muestra las entidades externas asociadas al vendedor. Cada vendedor podrá tener muchas entidades externas asociadas, pero una entidad sólo puede tener un vendedor asociado.

Desde esta pestaña es posible vincular/desvincular el vendedor a una entidad externa previamente creada. Como un vendedor sólo puede tener una única entidad asignada, si se vinculase una entidad (ya asignada a otro vendedor), la aplicación vinculará esta entidad al vendedor en el que nos encontramos, y la desvinculará del vendedor antiguo.

Vincular à Vinculará una entidad externa previamente creada con el vendedor que estamos alimentando.

Desvincular à Desvinculara la entidad externa de este vendedor.





Eliminar à A diferencia de la desvinculación, esta opción eliminará la entidad externa. Esto eliminará la entidad externa de la Base de datos. Implicaría la misma función que acceder a la entidad externa (cliente o potencial) y eliminarla, pero CrmIt permite eliminarla desde esta sección.

Ventas

En el caso de tener una aplicación de gestión o un ERP, es posible traer los datos del mismo, de manera que desde esta sección se puedan ver las todas las ventas realizadas por este vendedor. Si no se diese el caso, se pueden integrar los datos manualmente. El usuario final será el que determine si la migración de los datos es de albaranes o de facturas.

Las ventas serán útiles para poder realizar segmentaciones dependiendo de las ventas de cada cliente. Así mismo nos permitirá conocer las ventas realizadas contra cada cliente y asignadas a cada vendedor.

Ventas recoge los siguientes datos:

• Año, mes y día.• Cliente, artículo y vendedor .• Cantidad e importe .

Datos para realizar diferentes

segmentaciones en la consulta de

Ventas

Ver Apartado 3.2 à Ventas

.

Características

Permite asociar una característica al vendedor. La característica permite en CrmIt representar alguna información característica del vendedor. De esta manera, se pueden usar para establecer elementos que reflejen su comportamiento actual.







Otras direcciones

Se ofrece la posibilidad de crear diferentes direcciones para el vendedor, estando estas tipificadas mediante el tipo de dirección.

Observaciones


Documentos

Histórico de la gestión documental de este vendedor. Así mismo, CrmIt permite adjuntar un nuevo documento a este vendedor, guardándolo así en la base de datos.











eMails

Ver Apartado 3.3 Servicios à 3.3.1.eMail

Permite ver un historial de todos los mails gestionados con este vendedor (tanto enviados como recibidos), así como poder ejecutar diversas operaciones contra los mismos correos.

Una de ellas es la de crear un nuevo mail dirigido al cliente contra el que estamos trabajando.





2.3. AUXILIARES

Tipo de documento à Debido a la gran de cantidad de documentos de diferentes tipos que pueden utilizarse en la aplicación, CrmIt segmenta la gestión documental tipificando los documentos. El uso de la tipificación de los documentos no es obligatoria, por lo que se puede llevar una gestión documental sin tener que tipificar los documentos.

Ejemplos a utilizar podrían ser: Contratos, ofertas comerciales, presupuestos, informes, etc…

Ver Apartado 4.2 à Documentos

Tipo de dirección à CrmIt posibilita la tipificación de direcciones, de manera que se puedan establecer diferentes tipos de direcciones Ej.: Segunda dirección, dirección de facturación, dirección de envío, etc…

Tipo de teléfono à CrmIt posibilita la tipificación de teléfonos, de manera que se puedan establecer diferentes tipos de teléfonos. Ej.: Teléfono fijo, móvil, fax, etc…

Área à Área departamental asociada a los contactos, de manera que permita posteriormente realizar segmentaciones por área y realizar campañas a un área determinada.





Departamento à Departamentos internos de mi empresa para poder asociar a los usuarios de CrmIt.

Área de negocio à CrmIt trata el área de negocio, como el ámbito en el cual los competidores pueden representar una amenaza para nuestros clientes y potenciales.

CNAE à Mantenimiento que recoge el Código nacional de actividad económica.

País à Mantenimiento que recoge los países dados de alta en el sistema. Junto con la descripción del país

Tipo de incidencia à Mantenimiento que tipifica las incidencias, de manera que se puedan crear diferentes tipos de incidencias y se puedan segmentar por ellas. También es posible, desde el propio mantenimiento de tipos de incidencias, marcar estas como completadas.





Ver Apartado 3.3.Servicios à3.3.4.Incidencias

Tipo de resolución de incidencia à Mantenimiento simple con descripción para establecer el tipo de resolución de la incidencia. Ej.: Completada con éxito, fracaso, etc…

Ver Apartado 3.3.Servicios à3.3.4.Incidencias

3. CrmIt OPERACIONAL

La sección operacional de CrmIt será la responsable de la gestión de las siguientes funciones de automatización:

• 3.1 àMarketing

• 3.2 à Ventas

• 3.3 à Servicios

Así mismo integrará los diferentes datos existentes en la empresa, provenientes de su ERP o aplicación de gestión, de manera que quede cubierto todo el front-office de la empresa.

3.1. MARKETING

CrmIt integra en esta sección tanto la posibilidad de generar campañas (Mailing o eMailings) masivas a partir de segmentaciones realizadas sobre clientes o potenciales de la misma aplicación. También posibilita la creación de oportunidades de mercado con distintas etapas de ejecución. Permite también la posibilidad de gestionar reuniones y tareas sobre clientes y potenciales.

3.1.1. Marketing

3.1.1.a) Campaña





Mantenimiento de tipo cabecera y pestañas, donde se podrán ejecutar Mailings o eMailings a entidades externas y que ofrecerá diversas posibilidades, tales como generar masivamente destinatarios para campañas, diseñar formato de cartas para los Mailings, etc…

Para explicar la funcionalidad de las campañas, vamos a detallar los pasos para la generación de la misma:

• Dar de alta cabecera de la campaña. • Asociar un filtro avanzado en la pestaña de destinatarios (previamente creado) y a posteriori generar

destinatarios. Para situaciones en las que no se desea generar destinatarios automáticamente, se ofrece la posibilidad de vincular las entidades manualmente.

• Para la ejecución del eMailings, se tendrá que tener una cuenta interna de correo configurada. Se rellenará el asunto, la descripción del mensaje, documentos asociados y se procederá e ejecutar el eMailings.

• Para la ejecución del Mailing, habrá que diseñar previamente el informes que se quiera tratar y a posteriori ejecutar el Mailing.

La fila superior ofrece una serie de opciones propia de la creación de campañas. Entre ellos se encuentra:

è Esta opción duplicará el objeto-campaña que estemos tratando, de manera que se pueda duplicar campañas con la finalidad para no tener que generar una campaña desde el inicio

è En base a la búsqueda avanzada asociada, se podrá generar el total de

destinatarios a los que irá dirigida la campaña à Ver pestaña de destinatarios





è Permitirá ejecutar el eMailings masivo a los destinatarios generados. Previo a la ejecución del eMailing será necesario cumplir una serie de requisitos:

o Tendrá que estar configurada como mínimo una cuenta de correo desde la cual lanzar el eMailing à Ver apartado 5.1. Admin à 5.1.2.Cuentas de correo.

o Los destinatarios tendrán que estar generados previamente, o manualmente o mediante un proceso automático de generación mediante búsquedas avanzadas. à Ver pestaña de destinatarios.

o Habrá que rellenar las opciones propias del lanzamiento del eMailing. Ver pestaña eMailing. è Permite diseñar la carta que se va a utilizar la generación de Mailing masivo. Es obligatorio

haber seleccionado previamente un modelo de carta. Se podrá crear una nueva desde la pestaña de Mailing o desde el propio diseñador de informes à Ver Anexo I. à Diseñador de informes.

è Ejecuta el Mailing contra los destinatarios generados y con el diseño de carta previamente seleccionado.

Cabecera de campaña

Descripción à Descripción de la campaña.

Área à Se permite segmentar las campañas por áreas. El usuario final será el que determinará la configuración de las áreas, de manera que si se estructura por áreas departamentales se podrán realizar campañas por enfocadas a determinados departamentos.

Estado campaña à CrmIt, propone de manera fija 3 estados diferentes de situación para la campaña: No comenzada, en curso y terminada.

Fecha inicio àFecha de inicio de la campaña. CrmIt propone la fecha de sistema como fecha de inicio.

Fecha Fin à Fecha de finalización de la campaña.

Objetivo à Descripción del objetivo de la campaña. Ej. Dar a conocer determinado producto/servicio.

Justificación à Descripción de la justificación de la campaña. Motivo de la realización de la misma.

Pestañas de campaña





Destinatarios

Desde esta sección es posible vincular los filtros avanzados previamente guardados en las correspondientes consultas de las entidades à Ver Apartado 2.1.2. Segmentación/filtros.

Así mismo, se pueden vincular todos los filtros avanzados que se quieran acumulándose estos

Ej. à En el ejemplo de la captura anterior, los destinatarios generados provienen de dos filtros avanzados previamente configurados. De tal manera, esta campaña va dirigida tanto a potenciales con email, como a clientes con email.

Fecha envío y estado à Una vez generados los destinatarios, CrmIt nos muestra el listado de los mismos sin fecha de envío y con el estado del mismo “sin enviar”. En el momento en el que se ejecuta el Mailing se podrán producir 2 situaciones:

1) Si el destinatario tiene correo y el envío se produce sin ningún error se rellenarán el campo de estado con “enviado” y el campo de fecha de envío con la fecha de envío del sistema.

2) Si el destinatario no tiene correo o se ha producido algún error, se rellenará el campo de estado marcando “con error” y la fecha de envío se rellenará con la fecha de sistema.

Para solucionar la segunda opción es posible realizar tantas veces como se deseé las siguientes opciones:

• à Marcará el correo como enviado señalando la fecha de envío como la fecha de sistema.

• à Marcará el correo como no enviado.

eMailing





Enviado con à descripción del correo interno establecido para la generación de eMailings masivos. Ver apartado 5.1.Admin à 5.1.2.Cuentas de correo.

De: à Dirección de correo electrónico, con el cual se realizan los eMailings. Ver apartado 5.1 à Admin à 5.1.2.Cuentas de correo.

La sección de adjuntos, permite vincular un documento de nuestro equipo para que vaya adjunto al correo. Así mismo, se permite eliminarlo, abrirlo desde aquí o exportarlo a diferentes formatos. Esta última opción es muy útil para casos en que hay que revisar la información mediante una lista como podría ser Excel.

Asunto à Asunto del mensaje que se va a enviar.

Cuerpo à Cuerpo del mensaje que se podrá configurar con distintas opciones de diseño y con total compatibilidad con office.

Mailing

En esta pestaña se asocia la carta modelo previa a la generación del Mailing. Ver Anexo I à Diseñador de informes.

è Si la carta modelo creada con anterioridad, no es totalmente compatible con el diseño que deseamos, siempre podremos acudir al diseñador de informes desde el botón de la barra superior.





Tareas

Se muestra un histórico de las tareas realizadas en esta campaña. Así mismo se pueden insertar las tareas desde el mismo mantenimiento de campañas.

Ver Apartado 3.1.2.Actividades à 3.1.2.b) Tareas.

Reuniones

Se muestra un histórico de las tareas realizadas en esta campaña. Así mismo se pueden insertar las tareas desde el mismo mantenimiento de campañas.

Ver Apartado 3.1.2.Actividades à3.1.2.a) Reuniones.

Oportunidades generadas

Histórico de oportunidades generadas a partir de esta campaña, que ofrece la posibilidad, tanto de ver todas los las entidades externas (clientes o potenciales).asociadas a esta oportunidad, como poder asociar a esta oportunidad un nuevo cliente/potencial.à Ver Apartado 3.1.1à Marketing à 3.1.1.b) Oportunidades.

3.1.1.b) Oportunidades

CrmIt gestiona la oportunidad como si se tratase de una oferta, de manera que se vaya controlando tanto la ejecución de la oportunidad, como determinados aspectos de la misma. Algunos de ellos son:

• Origen de la oportunidad, probabilidades de éxito o fracaso medido, tanto en porcentajes, como en importes.

• Control de las distintas etapas de ejecución de cada oportunidad, midiendo en porcentajes su ejecución.

• Control de la competencia, así como gestión de las reuniones, tareas o gestión documental particular de cada oportunidad.

Remarcar que las oportunidades no se van a tratar solo con potenciales, sino que la oportunidad también puede surgirnos en algún cliente de nuestra propia cartera.

Previo a la funcionalidad de las oportunidades, vamos a detallar una serie de mantenimientos que afectará a la elaboración de las oportunidades.

Origen oportunidad à Tipificación libre establecida por el usuario final, que nos permita delimitar la procedencia de la oportunidad. Este mantenimiento consta sólo de una descripción. EJ à Una oportunidad





nos puede llegar por diferentes vías: nuestra web, telemarketing, algún tipo de evento, publicidad, procedente de nuestra propia cartera de clientes, etc.

Grupo de etapas à Como su nombre indica es un conjunto que engloba distintas etapas. La tipificación es necesaria, ya que incluso dentro de una misma empresa, las distintas oportunidades se pueden tratar con diferentes fases/etapas

Ej. à El siguiente ejemplo muestra un grupo de etapas compuesto por diferentes etapas de oportunidad.

Cabecera à Descripción del grupo de etapas

Líneas à Distintas etapas creadas previamente. Ver siguiente apartado à Etapa oportunidad

Viendo el grupo de etapas, se puede observar el porcentaje de ejecución desde la etapa inicial hasta la etapa final.

Una vez seleccionado el grupo de etapas, se mostrarán las etapas en la pestaña de etapas del mantenimiento de oportunidades.

Etapa oportunidad à Si nos fijamos en una de las etapas anteriores, podremos ver su estructura.

Grupo de etapas à Grupo de etapas al que se asigna esta etapa

Descripción à Descripción de la etapa.

% sb Total à Este porcentaje mide el % total de consecución de la oportunidad. Es decir, mide el % de probabilidad de ejecución sobre el total el grupo de etapas.

Periodo ejecución (días) à Tiempo en días, para determinar el periodo de ejecución de esta etapa.

Oportunidad





Cabecera de oportunidades

Descripción à Campo libre para establecer la descripción de la oportunidad.

Cliente/Potencial à Selección del cliente o potencial relacionado con la oportunidad.

Tipo de Oportunidad àCombo que ofrece la posibilidad de diferenciar la oportunidad:

• Negocio nuevo • Negocio existente

Grupo de etapas à Ver grupo de etapas. Una vez seleccionado el grupo de etapas, se comprueba como la solapa de las etapas se carga con las etapas de las que consta este grupo de etapas.

Etapa actual à Indica la etapa actual de la oportunidad. Ésta no es modificable y se recoge automáticamente teniendo en cuenta cual es la primera fase no finalizada





Estado oportunidad à CrmIt ofrece 4 posibles estados de la oportunidad: pendiente, abierta, cerrada con éxito y cerrada con fracaso.

Origen à Mantenimiento tipificado que contiene solo la descripción del origen. Útil para establecer la procedencia de la oportunidad, como podría ser: marketing directo, campañas, tele-marketing, web, clientes en cartera, etc.

Fecha de apertura à Fecha de apertura de la oportunidad.

Fecha estimada de cierre à Fecha prevista de cierre de la oportunidad.

Fecha de cierre à Fecha real de cierre de la oportunidad.

Probabilidad (%) à Probabilidad global de que se lleve a término la oportunidad.

Importe à Importe total del objeto de la oportunidad. Habrá que insértalo manualmente para valorar económicamente la oportunidad.

Probabilidad real àResultado del producto de la probabilidad actual de la etapa (la primera etapa que no está cerrada) por la probabilidad de la cabecera.





Etapa actual

Prob real = % * prob (%)5% = 10% * 50%

Importe Ponderado à Campo de cálculo automático y no modificable. Resultado del producto del Importe por la probabilidad real.

Pestaña de oportunidades

Etapas

Las etapas de las oportunidades, se cargan automáticamente, una vez se ha cumplimentado el campo de grupo de etapas.

Para establecer la evolución de estas etapas, hay que rellenar manualmente las fechas reales de fin de cada etapa, de manera que se vayan calculando las nuevas probabilidades.

Cuando establecemos la fecha real de cierre de la etapa nos formula siguiente pregunta:

Para situaciones en las que no coincida la fecha final prevista con la real, tendremos dos opciones:

NO à No recalculará las fechas previstas de inicio de las siguientes etapas en base a los días de ejecución.

SI à Si marcamos que sí, establecerá como fecha de inicio de la siguiente etapa la misma que hayamos puesto como fecha real de fin y recalculará el resto de fechas en base a los días de ejecución que tenga establecida cada etapa. Veamos un ejemplo a continuación:





En esta situación, establecemos la fecha real de fin de la etapa diferente de la fecha prevista, por lo que nos pregunta si quiere recalcular las siguientes.

Como podemos ver, ha establecido las nuevas fechas de las siguientes etapas, marcando como inicio le fecha real de la etapa anterior, y el resto las ha recalculado en base a los días de ejecución de cada periodo.

Reuniones

Permite establecer reuniones contra esta oportunidad, de manera que permita por ejemplo marcar las visitas realizadas, etc.

Ver Apartado 3.1.2.Actividades à 3.1.2.a) Reuniones.

Tareas

CrmIt permite insertar una tarea para que permanezca reflejada en la oportunidad sobre la que trabajamos.

Ver Apartado 3.1.2.Actividades à 3.1.2.b) Tareas.

Observaciones

Campo de texto libre donde se pueden establecer observaciones propias de esta oportunidad realizada contra un cliente/potencial.

Documentos

Permite vincular documentos relacionados con esta oportunidad, así como mantener un histórico de esta gestión documental referenciada en concreto con esta oportunidad.





Competencia

En esta sección y siempre que se conozca, se puede establecer cuál o cuáles son las ofertas de la competencia respecto a esta oportunidad.

• Oferta competencia à Oferta económica de la competencia. • Valoración à Valoración cualitativa de la oferta de la competencia. • Ventajas y desventajas à Se pueden establecer ventajas o desventajas respecto a la oferta de la

competencia. Éstas vendrán tipificadas, de manera que se podrán ir dando de alta a medida que van surgiendo nuevas. En la captura anterior, se pueden ver algunos ejemplos.

3.1.2. Actividades

CrmIt incluye como actividades las siguientes opciones:

• Reuniones à se podrán insertar reuniones en el calendario de CrmIt, permitiendo tipificarlas, así como asignarlas contra un cliente/potencial o una campaña. Dependiendo de los permisos (Ver Apartado 5.2.Seguridad à 5.2.2. Roles) podrá existir un administrador que se encargue de la gestión de las reuniones del resto de usuarios

• Tareas à Se pueden relacionar con clientes/potenciales y con campañas. Así mismo se puede controlar la evolución de las mismas y se ofrece un sistema de alertas al inicio de CrmIt con aviso de tareas vencidas.

Para explicar la funcionalidad de las actividades en CrmIt, vamos a partir de la base de que la visibilidad horizontal está desactivada:

Visibilidad horizontal à Permanece desactivada. Ver apartado 5.1.Adminà 5.1.3. Visibilidad horizontal.





3.1.2.a) Reuniones

A continuación se muestra la consulta reuniones, y se comenta las opciones que ofrece CrmIt.

REUNIONES

Recursos/usuarios marcados para

visualizar

Aumentar/disminuir el número de recursos a

visualizar

12 3

CALENDARIO GLOBAL

CONSULTA DE REUNIONES

• Importar Outlook (1) à Esta opción nos ofrece la posibilidad de importarnos el calendario de Outlook, para tener reflejadas las reuniones en ambos sitios.

• Agrupar por (2) à Tiene dos maneras de agrupar o Por recursos à Nos muestra el calendario semanal agrupándolo por recursos. o Por Fecha à Nos muestra los recursos agrupándolos por fecha.

• Ver como (3) à Varias opciones:

o Por defecto à Muestra la consulta como se ve en la captura anterior. o Lista à Muestra las reuniones en modo listado, permitiendo realizar clasificaciones y

agrupaciones al igual que en el resto de la aplicación.

El botón secundario sobre el calendario ofrece un menú contextual con diferentes opciones:

• Nuevo à Genera una nueva reunión con el intervalo seleccionado para que se complete con el resto de datos. • Nuevo evento Todo el día à Crea una nueva reunión habilitando la marca de todo el día. • Nuevo evento periódico à Crea una nueva reunión habilitando un patrón de recurrencia.





• Hoy à estando en otro punto del calendario, te traslada a la fecha del sistema.

• Ir a la fecha à permite marcar la fecha a la que se quiere acudir. • Cambiar vista à Permite mostrar la vista del calendario de distintas formas: Por día, semana, semana

laboral, etc.

Cabecera de Reuniones

• Inicio à Fecha y hora de inicio de la reunión. • Fin à fecha y hora de fin de la reunión. • Todo el día à Marca para habilitar la reunión para todo el día. • Tipo de reunión à Mantenimiento simple para tipificar las reuniones. • Propietario à Usuario de la aplicación, que por defecto estará integrado en esta reunión. • Cliente/potencial à Campo no obligatorio que asocia el Cliente/potencial a la reunión. • Campaña à Campo no obligatorio que asocia una campaña a la reunión. • Asunto à Texto libre para establecer el asunto de la reunión. • Ubicación à Campo descriptivo para establecer la localización de la reunión. • Descripción à Campo libre para insertar un texto descriptivo sobre la reunión. • Recurrencia y patrón de recurrencia à Opción útil para definir reuniones recurrentes, tales como

reuniones internas con departamentos, etc. • Etiqueta à Combo de opciones que permite establecer a la reunión una etiqueta (Ca etiqueta posee

un color). Esto permite obtener una estructura muy visual y facilita la localización de mails al poder filtrar por etiqueta.





• Estado à CrmIt propone diferentes estados de la reunión.

Pestañas de Reuniones

Asistentes internos

Por defecto, se asigna como integrantes de la reunión el propietario. Se pueden asignar y desasignar usuarios manualmente, así como dar de alta un nuevo usuario para asociarlo a la reunión.

à Vincular un usuario a la reunión.

à Desvincular un usuario de la reunión.

Documentos

Permite vincular documentos relacionados con esta oportunidad, así como mantener un histórico de esta gestión documental referenciada en concreto con esta oportunidad.

Reportes internos

Reportes que se puedan usar en la reunión, tales como formularios, encuestas, cuestionarios de satisfacción, evaluaciones, etc.

Estos vienen tipificados mediante un Tipo de reporte que está compuesto, a su vez, de unos tipos de respuesta. Tenemos 3 tipos de respuestas:

• Texto à Se podrá establecer el texto que desee el usuario final, pero hay que tener en cuenta que muchos textos libres no permitirán realizar clasificaciones a posteriori.

• Si/No à Respuesta positiva o negativa a la cuestión.





• Valoración à Ofrece 5 estados de valoración, desde muy poco a mucho.

Todos los tipos de respuesta, tienen asociado también una línea de observaciones.

El procedimiento consiste en cargar previamente el tipo de reporte que se vaya a usar. Posteriormente se carga en la reunión el tipo de reporte anterior, modificando los tipos de respuesta en base a las respuestas.

En la consulta de reporte reunión, se podrá ver todos los reportes asociados a las reuniones.

3.1.2.b) Tareas

La consulta que ofrece la pantalla de Tareas sigue la misma funcionalidad que el resto de la aplicación, pero para facilitar su carga inicial nos muestra por defecto todas las tareas que estén pendientes, es decir, mostrará por defecto todas aquellas tareas que tengan un estado distinto al de completada

Cabecera de Tareas

Tipo de tarea à Mantenimiento simple de tipos de tareas para estructurar la información en base a tipos de tareas.





Cliente/Potencial àSi se diese el caso, se puede asociar esta tarea con un cliente/potencial.

Campaña à Si la tarea está vinculada a una campaña, CrmIt permite asociarlo a la misma.

Propietario à Usuario actual de CrmIt.

Tarea asignada a à Campo obligatorio que permite asignar la tarea a otro usuario de CrmIt.

Asunto à Asunto propio de la tarea.

Fecha Comienzo à Fecha de comienzo de la tarea.

Fecha de Vencimiento à Fecha de vencimiento de la tarea.

Fecha Fin à Fecha final de la tarea. Una vez validado el estado de la tarea ha finalizado, se rellena automáticamente la fecha fin cogiendo la fecha de sistema.

Avisar à Marca para avisar a los usuarios vinculados a esta tarea. Cada vez que el usuario entre en la aplicación, se mostrará el siguiente mensaje:

Si desea verlas, CrmIt mostrará las tareas marcadas con la casilla de avisar del usuario que está entrando en la aplicación. Para deshabilitar la opción de recordar las tareas pendientes, habrá que desmarcar la opción de “Avisar”.

% Completado à Evolución de % de la tarea. Su uso dependerá de que el tipo de tarea sea medible con % de evolución, aunque esto siempre dependerá del usuario final.

Estado à Proposición de diferentes estados:

• No comenzado à La tarea aún no está comenzada. • En curso à Estado intermedio de libre criterio por parte del usuario final. • Esperando a alguien à Estado intermedio de libre criterio por parte del usuario final. • Diferida à La tarea está enviada a una persona. • Completada à La tarea está completada. Se puede marcar la tarea como completada de 2 maneras.

o Cambiando el estado manualmente.

o Marcando la tarea como completada desde la barra superior .

Pestañas de Tareas

Descripción





Campo de texto libre para establecer una descripción extendida de la tarea.

Documentos

Gestión documental de las tareas, permitiendo insertar documentos vinculados con la misma.

3.2. VENTAS

Consulta interactiva de las ventas realizadas a los clientes, permitiendo realizar filtros y agrupaciones, tanto a nivel de cliente como de vendedor. Así mismo, los datos vendrán importados desde el ERP o programa de gestión de la empresa.

Tener las ventas importadas desde el ERP, permitirá también, la posibilidad de generar campañas, previamente segmentadas por importes mediantes la búsqueda avanzada.

Ver Apartado 2.1.2 à Segmentación/filtros.

3.3. SERVICIOS

CrmIt integra en esta sección, la gestión de soluciones de servicios, tales como:

• Gestión de emails. • Gestión de llamadas telefónicas à Call Center. • Gestión de fax à Fax Center • Gestión de incidencias, reclamaciones.

La consulta de los servicios (excluyendo los eMails) tienen incorporado en la barra superior, un filtro de estado, asignando por defecto todos los servicios que se encuentren pendientes. CrmIt entiende como pendiente todos aquellos servicios que se encuentran en un estado que no sea el de terminado o completado. Los estados que propone CrmIt son:

• Todos à Se muestran en pantalla todos los servicios. • Pendientes à Se muestran en pantalla todos los servicios con estado diferente a completado. • No comenzados y vencidos à Se muestra en pantalla todos los servicios que tengan el estado de no

comenzado y que posean la fecha de vencimiento superior a la fecha de sistema. Este estado es aplicable a las incidencias.

• No comenzados à Se muestra en pantalla todos los servicios no comenzados. • En progreso à Se muestra en pantalla todos los servicios en progreso. Aplicable a las incidencias. • Esperando a alguien àSe muestra en pantalla los servicios con el estado de esperando a alguien.

Aplicable a las incidencias. • Diferidas à Se muestra en pantalla los servicios con el estado de diferido. Aplicable a las incidencias. • Completadas à Se marca el servicio como completado. Generalmente se puede aplicar desde la

barra superior o desde el propio mantenimiento de llamadas, faxes o incidencias.

3.3.1. eMail

Los emails afectan al total de entidades de CrmIt (clientes, potenciales, competencia, contactos y vendedores)





• Ver pestaña eMails Clientes. • Ver pestaña eMails Potenciales. • Ver pestaña eMails Competencia. • Ver pestaña eMails Contactos. • Ver pestaña eMails Vendedores.

La consulta de emails en CrmIt está diseñada para la gestión de un centro donde agrupar todos los emails. Así mismo también se pueden generar nuevos correos electrónicos y enviarlos desde la aplicación. Para posibilitar el envío y recepción de emails, es necesaria una previa configuración de la cuenta o cuentas de correo que va a gestionar CrmIt.

Ver Apartado 5.1.Admin à 5.1.2.Cuentas de correos

La barra superior de la consulta de eMails, además de las consecuentes opciones de filtro, incorpora la posibilidad de ejecutar una serie de opciones:

Abrir objeto à Esta acción posibilita modificar el objeto, sin la necesidad de entrar dentro del elemento en cuestión y modificar ese dato que proviene de una tabla. Esta opción sólo estará activa para objetos que provengan de una tabla propia de la Base de datos.

Marcar como leído à Marca el correo o correos seleccionados como leídos, recogiéndolo mediante un estado interno.

Marcar como no leído à Marca el correo o correos seleccionados como NO leídos, recogiéndolo mediante un estado interno.

Asignar Entidad à Asigna una entidad al correo o correos seleccionados para situaciones en las que por cualquier motivo no tienen asociadas entidades. Cuando se crea un nuevo email, se le asigna entidad, pero esta opción permite modificar la entidad con la que está referenciada. Las entidades agruparían a clientes, potenciales, competencia, contactos y vendedores.

Asignar carpeta à Utilidad masiva para mover correos entre carpetas de correos previamente creadas. Como el volumen de correos puede ser muy grande, CrmIt ofrece un mantenimiento simple para agrupar los eMails.

è Mantenimiento simple con una descripción, que posibilita la agrupación de eMails, mediante procesos masivos como el de Asignar carpeta.





è El menú contextual que ofrece el botón derecho del ratón sobre la consulta de eMails ofrece una serie de opciones. Estas son las mismas opciones que se brindan en las barras superiores de herramientas y principal.

A continuación se detallan los pasos para la generación de un nuevo eMail:

Cabecera de eMail

Entidad relacionada à En este campo se indica con qué entidad de CrmIt está relacionado el email que se está confeccionando

De à Campo no modificable, que se rellena automáticamente una vez asignada la cuenta de correo con la que se va a enviar el email.





Enviado con à Selección de la cuenta con la que se envían emails, para situaciones en las que hay configurada más de una cuenta de correo. Ver Apartado 5.1.2.Cuentas de correo

Carpeta à Carpeta, previamente creada (Ver Carpetas email), donde se agrupará

Destino à Datos de destino del email generado.

• Para à Destinatarios del correo electrónico. • CC à Destinatarios con copia • CCO à Destinatarios con copia oculta, no visibles a los otros destinatarios

Asunto à Asunto del mensaje que se va a enviar.

Pestañas de eMail

Mensaje

Cuerpo del mensaje donde se establece el contenido del correo.

Adjuntos

En esta pestaña, se pueden adjuntar archivos o elementos con el correo electrónico.

El elemento se puede adjuntar mediante un icono de clip .

3.3.2. Call Center

Canal de comunicación enfocado a la recepción de llamadas telefónicas. La consulta del centro de llamadas nos permite realizar todo tipo de consultas gracias a las herramientas de CrmIt, tales como los filtros avanzados y la segmentación de datos.

Ver Apartado 2.1.2 à Segmentación/Filtros.

Con el centro de llamadas se pueden registrar todas las llamadas relacionadas con las entidades externas (Clientes y/o potenciales), pero sólo se permitirá el registro desde el Call-Center. De esta manera el centro de llamadas estaría focalizado en la centralita o una persona/s que recibirían todas las llamadas telefónicas, asignando las mismas a los usuarios de CrmIt a las que van dirigidas.

Antes de detallar la funcionalidad de la recepción de llamadas, hay que resaltar que la gestión de incidencias que realiza CrmIt es similar al Call-Center, con la diferencia de que la gestión de incidencias tienen asignada un número de incidencia, permitiendo así poder gestionarlas de una manera más estructurada con su seguimiento correspondiente. Será por tanto el usuario final, el que determine el uso de cada opción pudiendo seguir la siguiente estructura:

1) Call-Center à Recepción de llamadas con carácter comercial, funcionalidad interna.





2) Incidencias à Recepción de llamadas con carácter más técnico, de manera que permita realizar un seguimiento, asignar tareas o reuniones, tipos de resolución, etc.

Cuando se da de alta una nueva llamada , aparece el siguiente mantenimiento para rellenar:

Cabecera de llamada

Fecha à Fecha de recepción de la llamada.

Hora de inicio à Hora de recepción de la llamada.

Hora Fin à Hora de finalización de la llamada.

Duración à Campo automático auto calculado en base a la hora de inicio y la de fin.

Propietario à usuario con el que se ha entrado a la aplicación.

Cliente/Potencial à Campo obligatorio donde se asocia el cliente/potencial que ha realizado la llamada. Esta relación se podrá ver en la pestaña de Servicios de clientes y potenciales.

Persona de contacto àcampo obligatorio que identifica al emisor de la llamada.

Asunto à Breve asunto para describir el contenido de la llamada.

Dirigida a à Campo obligatorio donde se introduce el usuario de CrmIt al que se vincula esta llamada. Para situaciones en las que hay una centralita encargada de centralizar la recepción de llamadas, los pasos serían:

1) La centralita asocia la llamada (Servicio) a un usuario CrmIt, al mismo tiempo que lo vincula con un cliente/potencial.

2) Este servicio quedará como pendiente, hasta que el mismo se marque como completado.





3) Al usuario CrmIt le aparecerá este servicio como pendiente y se procederá a marcar como completado por diferentes vías:

a. Desde la consulta de llamadas, y siempre que se tengan permisos, marcar la tarea como completada desde la barra superior.

b. Tras haber accedido a la llamada, marcarla como completada. c. Desde el propio cliente o potencial, acceder a la llamada desde la pestaña de servicios y

marcar la llamada como completada.

Pestañas de llamada

Descripción

Campo libre para introducir una descripción extendida de la temática tratada en la llamada.

Se puede usar Asunto para introducir un asunto corto, mientras que en descripción se puede poner una descripción más extendida.

Documentos

Gestión documental de las llamadas, permitiendo insertar documentos vinculados con las mismas.

Ver Apartado 4.2 à Documentos.

3.3.3. Fax Center

Gestión de recepción de fax, donde se puede establecer manualmente todos los faxes recibidos, así como vincularlos a un cliente/potencial y asociarlos a un usuario CrmIt.





Fecha à Fecha de recepción del fax.

Hora de recepción à Hora de recepción del fax.

Propietario à Usuario con el que se ha entrado a la aplicación.

Cliente/Potencial à Campo obligatorio donde se asocia el cliente/potencial que ha enviado el fax. Esta relación se podrá ver en la pestaña de Servicios de clientes y potenciales.

Persona de contacto àCampo obligatorio que identifica al emisor del fax.

Asunto à Breve asunto para describir el contenido del fax.

Dirigida a à Campo obligatorio donde se introduce el usuario de CrmIt al que se vincula este fax. Para situaciones en las que hay una centralita encargada de centralizar la recepción de faxes, los pasos serían:

1) La centralita asocia el fax (Servicio) a un usuario CrmIt, al mismo tiempo que lo vincula con un cliente/potencial.

2) Este servicio quedará como pendiente, hasta que el mismo se marque como completado. 3) Al usuario CrmIt le aparecerá este servicio como pendiente y se procederá a marcar como

completado por diferentes vías: a. Desde la consulta de faxes, y siempre que se tengan permisos, marcar la tarea como

completada desde la barra superior. b. Tras haber accedido al fax, marcarlo como completado. c. Desde el propio cliente o potencial, acceder al fax desde la pestaña de servicios y marcar el

fax como completado.

Pestañas de fax

Descripción

Campo libre para introducir una descripción extendida del tema tratado en el fax.

Documentos

Gestión documental de las faxes, permitiendo insertar documentos vinculados con la misma. En este caso si el documento está contenido en formato digital, se puede vincular el documento físico con el fax insertado en CrmIt.


3.3.4. Incidencias

Canal de comunicación enfocado a la recepción de incidencias. La consulta incidencias nos permite realizar todo tipo de consultas gracias a las herramientas de CrmIt, tales como los filtros avanzados y la segmentación de datos.

Ver Apartado 2.1.2 à Segmentación/Filtros.





El centro de recepción de incidencias estaría focalizado en la centralita o una persona/s que recibirían todas las incidencias, asignando las mismas a los usuarios de CrmIt a las que van dirigidas.

Antes de detallar la funcionalidad de la recepción de incidencias, hay que resaltar que la gestión de incidencias que realiza CrmIt es similar al Call-Center, con la diferencia de que la gestión de incidencias tienen asignada un número de incidencia, permitiendo así poder gestionarlas de una manera más estructurada con su seguimiento correspondiente. Será por tanto el usuario final, el que determine el uso de cada opción pudiendo seguir la siguiente estructura:

1) Incidencias à Recepción de llamadas con carácter más técnico, de manera que permita realizar un seguimiento, asignar tareas o reuniones, tipos de resolución, etc.

2) Call-Center à Recepción de llamadas con carácter comercial, funcionalidad interna.

Cabecera de incidencias

Número de incidencia à Contador interno de incidencias, para posibilitar a posteriori la localización de las mismas.

Fecha comienzo à Fecha de comienzo de la incidencia. Es decir, es la fecha en la que nos comunican la existencia de una incidencia.

Fecha Vencimiento à Fecha vencimiento para la incidencia.

Fecha Fin à Fecha de finalización de la incidencia. Esta se rellena marcando el servicio como completado o modificando el estado ha completado.

Tipo de incidencia à Tipificación de las incidencias. El usuario final será el que establezca el criterio de uso de la misma.

Cliente/Potencial à Campo obligatorio donde se asocia el cliente/potencial que ha presentado la incidencia. Esta relación se podrá ver en la pestaña de Servicios de clientes y potenciales.





Persona de contacto à Campo obligatorio que identifica el nombre de la persona que ha presentado la incidencia.

Tarea asignada a à Campo obligatorio donde se introduce el usuario de CrmIt al que se vincula esta incidencia. Para situaciones en las que hay una centralita encargada de centralizar la recepción de incidencias, los pasos serían:

1) La centralita asocia la incidencia (Servicio) a un usuario CrmIt, al mismo tiempo que lo vincula con un cliente/potencial.

2) Esta incidencia quedará como pendiente, hasta que la misma se marque como completada. 3) Al usuario CrmIt le aparecerá este incidencia como pendiente y se procederá a marcar como

completada por diferentes vías: a. Desde la consulta de incidencias, y siempre que se tengan permisos, marcar la incidencia

como completada desde la barra superior. b. Tras haber accedido a la incidencia, marcarla como completada. c. Desde el propio cliente o potencial, acceder a la incidencia desde la pestaña de servicio y

marcar la incidencia como completada.

% Completado à Porcentaje de evolución de la incidencia. Va de acuerdo con el estado, de manera que:

o Si establecemos 0% à La incidencia se mantiene en el estado de ‘no comenzada’. o Si establecemos un porcentaje entre 1% y 99% à La incidencia pasa al estado ‘en curso’. o Si establecemos un porcentaje del 100% à La incidencia pasa al estado de ‘completada’.

Estado à Combo de posibilidades para delimitar el estado de la incidencia:

• No comenzado à Aún no se ha aplicado ninguna medida correctiva sobre esta incidencia. • En curso à La incidencia se está tramitando. • Esperando a alguien à Estado para indicar que la resolución de la misma está en espera de que

alguien ejecute algún procedimiento. Estado libre por parte del usuario final. • Diferidas à Estado que indica que la incidencia se ha enviado, y se encuentra en fase de espera tras

el envío. Estado libre por parte del usuario final. • Completada à La incidencia está completada.

Tipo de resolución à Tipificación de las resoluciones, de manera que sea el usuario final el que establezca el criterio a usar. Consiste en un mantenimiento simple, que consta de una descripción para establecer el tipo de resolución de la incidencia. Ej.: Completada con éxito, fracaso, etc…

Asunto à Breve asunto para describir el contenido de la incidencia.

Pestañas de incidencias

Descripción

Descripción más extensa para detallar el motivo de la incidencia, así como los procedimientos y medidas correctoras que se hayan usado para su solución.





Reuniones

Esta sección posibilita la creación de reuniones para la resolución de las incidencias que estemos tratando.

Ver Apartado 3.1.2.a) à Reuniones.

Tareas

Esta sección posibilita la creación de tareas para la resolución de las incidencias que estemos tratando. De tal manera, es posible asignar la tarea a un usuario CrmIt

Ver Apartado 3.1.2.b) à Tareas.

Documentos

Gestión documental de las incidencias, permitiendo insertar documentos vinculados con la misma.


4. CrmIt ANALÍTICO Y DOCUMENTAL

CrmIt analítico y documental se va a encargar de varios puntos:

1) Análisis de información sobre toda la información de CrmIt (clientes, potenciales, campañas, actividades, etc.) mediante el uso de tablas dinámicas. Esto permitirá analizar la información desde otro punto de vista, y con una estructura que no nos permite las consultas dinámicas.

2) Configuración de informes pre-establecidos que no permita tanto la explotación de datos interna como la generación de procesos masivos de información externa, tales como los eMailings o Mailings.

3) Gestión documental de toda la información contenida en CrmIt, facilitada para su agrupación y segmentación.

4.1. INFORMES

Es subapartado agrupará varias opciones:

1) Análisis de datos (alimentados en CrmIt) mediante el uso de tablas dinámicas, con la posibilidad de generación de gráficos o exportaciones a diferentes formatos.

2) Diseñador de informes à Este diseñador permite la creación de nuevos informes, partiendo de cero y conectándolo a los datos de CrmIt. Además de la capacidad de edición de los mismos, también se permite mostrar la vista preliminar (mientras se modifica el informe), así como imprimirlo o exportarlo a diferentes formatos, tales como pdf, Excel, etc.

4.1.1. Análisis

En esta consulta se muestra todos los análisis creados por el usuario. De esta manera, se podrán crear nuevas tablas dinámicas o entrar en las que ya están creadas para consultar la información buscada.





A continuación, se detallan los pasos para la creación de una nueva tabla dinámica:

Cabecera de análisis

Descripción à Descripción de la tabla dinámica.

Tipo de datos à Este combo ofrece los diferentes orígenes de datos de los que se va a explotar la información. Los orígenes de datos proceden de todas las tablas de la aplicación, por lo que se podrá aprovechar información tan diversa como ventas, clientes, oportunidades, campañas, potenciales, etc.

Criterio à Para segmentar la información mostrada en la tabla dinámica, CrmIt permite el uso de criterios de filtrado de información. Ver Apartado 2.1.2. Segmentación/Filtros à Edición de filtros.

Opciones Barra Superior





Asignar datos de análisis à Una vez creada la tabla dinámica con su origen de datos y su descripción correspondiente, se usará esta opción para asignar todos los campos de la tabla a la pestaña de Pivot.

è Para situaciones, en las que los datos ya estén asignados, el botón de asignar datos de análisis se cambiará automáticamente por el de desasignar datos de análisis.

Exportar tabla dinámica a à CrmIt ofrece los siguientes formatos de exportación:

• MHT à También llamada como MHTML • XLS à Exportación en archivo de Excel. • PDF à Formato de documento que se abre con la herramienta Adobe Reader. • RTF à Texto enriquecido. • TXT à Texto plano. • HTML à formato para páginas web.

Exportar gráfico a à Permitirá exportar el gráfico generado

• MHT à También llamada como MHTML. • XLS à Exportación en archivo de Excel. • PDF à Formato de documento que se abre con la herramienta Adobe Reader • IMG à Posibilidad de exportación a diversos formatos de imagen, tales como jpg, bmp, png, etc. • HTML à formato para páginas web.

Asistente para gráficos à Ver apartado Chart (Gráfico)

Imprimir tabla dinámica à Junto con las opciones de impresión, permite imprimir la tabla dinámica.

Imprimir gráfico à Junto con las opciones de impresión, posibilita la impresión del gráfico.

Pestañas de análisis

Pivot

Antes de asignar los datos de análisis, la pestaña de pívot muestra la siguiente estructura





• Área de filtros: Cuando se asignan los datos de análisis, éstos se cargan automáticamente en esta área. Aquí mantendremos los campos que no deseamos visualizar inmediatamente, pero que deseamos tenerlos disponibles para su posterior filtro.

• Área de datos: Aquí se arrastraran los campos de los cuales queremos obtener la información. • Área de filas. • Área de columnas.

Para trabajar se aplicará la expresión informática de arrastrar y soltar (Drag & drop) los campos necesitados al área deseada, desde el área de filtros al resto de áreas de la tabla dinámica.

El usuario final, será el que establezca las posiciones de los campos en base a los datos que desea cruzar. En la siguiente captura, se muestran los campos que se han asignado tras marcar como origen de datos, la tabla de ventas.

EJEMPLO à En la siguiente tabla dinámica, se está mostrando las ventas mensuales por cada cliente de cada vendedor.





Para el trabajo con tablas dinámicas de CrmIt, vamos a comentar una serie de características propias de su funcionalidad:

Presentación de datos

1) Ordenar datos en TD

Todos los campos (a excepción de los situados en el área de datos) pueden estar en orden ascendente o descendente. El orden de clasificación se indica con una flecha hacia arriba o hacia abajo

Orden descendente

Orden ascendente





Para alternar el orden de clasificación de un campo, hay que hacer clic sobre el propio campo:

2) Filtrar datos en TD

Por defecto, una tabla dinámica, procesa todos los registros cuando calcula sus valores. Para ello se ofrece distintas formas de filtrar:

a. Filtrados simples à para filtrar contra un campo hay que situarse sobre el símbolo del embudo à . Al hacer clic en el botón de filtro, se muestra el filtro de la lista desplegable. Anular los valores que se desea tener ocultos, y seleccionar los campos que deben ser visibles. A continuación, se hace clic en Aceptar para cerrar la lista de filtros desplegable y aplicar así el filtro. De esta manera, se puede filtrar datos en diversos campos Para quitar el filtrado contra un campo específico, hay que invocar el desplegable del campo Lista de filtros y seleccionar (Mostrar todos). Se puede saber si un campo se está filtrando al mirar a su cabecera. Los botones de filtro, para estos campos, son visibles incluso cuando el cursor no está flotando sobre los encabezados de campo.

b. Criterio para la construcción de filtros complejos à Ver Apartado 2.1.2.Sementación/Filtros àEditor de filtros

Personalización de diseño

3) Expandir y contraer grupos en tablas dinámicas Expandir y contraer grupos de valores à Con el botón derecho del ratón sobre los datos que se muestran en las filas y en las columnas, se abre el siguiente menú contextual





Contraer à Contrae la agrupación de valores sobre la que estamos posados.

Expandir todos à Expande todas las agrupaciones de valores.

Contraer todos à Contrae todas las agrupaciones valores.

• Expandir y contraer grupos de campos à Para colapsar/expandir un grupo de campos, hay que hacer clic en el botón de expansión.

4) Ocultar y mostrar campos de la TD

• Ocultar campos à Para ocultar campos hay que hacer lo siguiente:

Hacer clic derecho en un espacio vacío dentro de la región de cabecera, y seleccionar Mostrar lista de campos en el menú contextual que se abre:





La lista de campos del cubo que permite el acceso a los campos ocultos se mostrará:

Luego, tenemos varias opciones:

• Arrastrar un campo lejos de la cabecera del panel, hasta que el cursor cambie su imagen a una gran 'X', y soltarlo.

• Arrastrar y colocar (Drag & Drop) el campo en la lista de campos del cubo:





El proceso para agregar nuevos campos a la tabla dinámica, sería el mismo, pero a la inversa

Chart (Gráfico)

4.1.2. Informes

CrmIt ofrece un sistema de cobertura de los informes, que permite realizar análisis pormenorizados de la información recogida.

La consulta de informes nos mostrará el total de informes elaborados permitiéndonos usar las herramientas avanzadas de filtrado y segmentación.

Ver Apartado 2.1.1.Navegación/Entorno

Ver Apartado 2.1.2.Segmentación/Filtros

Aparte de la opción de crear un nuevo informe, la barra superior de la consulta nos ofrecerá otro tipo de acciones:

è Con esta acción se ejecutará el informe seleccionado. Es el mismo procedimiento que hacer doble clic en el informe deseado.

è Modificar el informe seleccionado nos permite realizar las siguientes acciones:





• Nombre de informe à Nos permite modificar el nombre del informe. El origen del tipo de datos no es posible modificarlo.

• Mostrar en el objeto à Marcar esta casilla en el informe implicará que este mismo aparecerá en el mantenimiento al que lo hemos referido.

Ej. à En la captura anterior, podemos ver que, el informe hace referencia al tipo de datos de reunión. El marcar la opción de mostrar en objeto, nos habilitará en la barra superior de la consulta de reuniones, un desplegable con todos los informes asociados al mismo. Lo podemos ver a continuación:

è Abrirá el diseñador de informes. Ver Anexo IàDiseñador de informes.

4.2. DOCUMENTOS

La consulta de documentos, permite centralizar la gestión documental en una misma pantalla. Constituye la biblioteca de información de la empresa, permitiendo el acceso de la información a los usuarios (siempre que visibilidad horizontal esté desactivada). Ver Apartado 5.1.3.Visibilidad horizontal.

Con las herramientas de navegación y segmentación, el usuario final puede establecer el criterio de visualización deseado.

Ver Apartado 2.1.1.Navegación/Entorno

Ver Apartado 2.1.2.Segmentación/Filtros

Un buen criterio de segmentación, puede ser la tipificación de los documentos, de manera que te permita agrupar por los distintos tipos de documentos: presupuestos, ofertas, etc.

Los documentos se guardan en la base de datos, por lo que si se eliminan

5. CrmIt SEGURIDAD

CrmIt seguridad integra todas las herramientas necesarias para gestionar la seguridad de la aplicación. Distinguimos varias utilidades:

• Configurar la estructura y metodología de las importaciones desde la aplicación de gestión. • Configuración de las cuentas de correo con las que se quieren administrar los emails de CrmIt. • Configuración de la visibilidad horizontal.





• Creación de usuarios, departamentos, roles, permisos, etc.

5.1. ADMIN

5.1.1. Importación de datos

Desde esta sección, se configuran los métodos de importación de datos desde la correspondiente aplicación de gestión. Las importaciones serán personalizadas por cliente final. Una vez configurados los procedimientos y métodos de importación se puede ejecutar la importación de los datos cuantas veces se desee. Las veces que se ejecute la importación, dependerá de la política de importaciones del usuario final al igual que el hecho de generarlas recurrentemente como si se tratase de una tarea programada.

Los datos que se quieran importar también dependerán del usuario final, existiendo siempre estos datos en su programa de gestión. Se podrá importar por ejemplo:

• Entidades • Entidades externas • Ventas • Facturación • Mantenimientos tipificados.

5.1.2. Cuentas de correo

Mantenimiento para configurar la cuenta o cuentas de correo, con las que cuales se desea administrar la gestión de emails de CrmIt.

Descripción à Descripción de la cuenta o cuentas de correo usadas en CrmIt para gestionar los emails.

Datos de la cuenta à Datos generales de la cuenta de correo

• eMail à Cuenta de correo electrónico para el envío y recepción de correos electrónicos. • Nombre a mostrar à Nombre de la cuenta para situaciones en que tengamos varias cuentas

definidas.

Datos Servidores à Datos de configuración del correo electrónico.





• Servidor POP3 à Servidor de entrada de los emails. • Servidor SMTP à Servidor de salida de los emails.

Seguridad à Datos de seguridad del correo electrónico

• Usuario à Usuario de la cuenta de correo definida. • Contraseña à Contraseña de la cuenta de correo definida.

Para ver la funcionalidad y tratamiento de los emails à Ver Apartado 3.3.1. EMails

5.1.3. Visibilidad horizontal

5.2. SEGURIDAD

5.2.1. Mis detalles

En esta sección el usuario final podrá ver la configuración de su usuario CrmIt, siempre que tenga los permisos necesarios.

En el caso de que el usuario final tenga permisos de administrador podrá ver la configuración de todos los usuarios.

Para más información Ver Apartado 5.2.3.Roles.

5.2.2. Roles

Un rol es un conjunto de reglas y restricciones de acceso a la información. A la hora de configurar el rol, se tendrán en cuenta lo siguiente

• Restricciones y autorizaciones de acceso a los objetos • Restricciones y autorizaciones de edición del modelo à A esta restricción sólo podrá tener acceso un

administrador único.

Un mismo usuario puede tener varios roles asociados. Si se produce esta situación, siempre primará (de entre todos los roles asociados) el permiso más restrictivo sobre el menos restrictivo.





El proceso para establecer un rol sería el que se detalla a continuación:

1) Establecer la descripción del rol. 2) Establecer los permisos del rol (Conjunto de autorizaciones) en la pestaña de permisos. 3) Establecer los usuarios que van a tener el rol definido.

Pestañas de Roles

Permisos

Cundo se da de alta un nuevo permiso aparece el siguiente desplegable:

• Permiso de edición de modelo à Este permiso no tienen acceso los usuarios y es exclusivo del administrador de la aplicación.

• Permisos de accesos a objetos à Para establecer los permisos de acceso a objetos, hay que seleccionar el tipo de objeto al que hará referencia el permiso, y a posteriori delimitar los permisos.





• Tipo de objeto à

Usuarios

5.2.3. Usuarios

Previo a la creación de los usuarios de la aplicación, hay que determinar la estructura de permisos de los mismos y crear los roles necesarios.



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